1. Latar Belakang Masalah Di era globalisasi saat ini perkembangan teknologi informasi (TI) sangat pesat, yang menuntut manusia atau pengguna TI agar

Transkripsi

1 Pengembangan Aplikasi Sistem Deposit Library untuk Mahasiswa pada Perpustakaan Universitas Gunadarma dengan Berbasis Web Ibrahim Adha Suwignyo Jurusan Sistem Informasi, Fakultas Ilmu Komputer dan Teknologi Informasi Universitas Gunadarma, Jl Margonda Raya 100 Depok adha.player@gmail.com Abstrak Perpustakaan Universitas Gunadarma, sejak tahun 1987, telah mengembangkan Digital Library (perpustakaan digital), dimana di perpustakaan digital ini mahasiswa dapat mencari buku atau literatur yang diinginkan, mencari karya ilmiah yang tersedia di perpustakaan, mencari jurnal penulisan. Saat ini sudah ada program aplikasi yang digunakan untuk mengunggah karya ilmiah tersebut, tetapi hanya dapat diakses oleh petugas perpustakaan (Asisten). Aplikasi ini untuk menginput karya ilmiah yang dikumpulkan mahasiswa dalam bentuk CD yang kemudian akan di cocokkan dengan hard copy yang mahasiswa buat.. Setiap semester 20 Asisten mengunggah rerata karya ilmiah, hal ini menyebabkan beban kerja yang cukup berat. Berdasarkan hal tersebut, maka penulis mengembangkan aplikasi yang sudah ada dengan mengubah sistem yang telah berjalan, yaitu selain Assiten, mahasiwa juga dapat mengunggah hasil karya ilmiah, tanpa harus mengumpulkan CD. Aplikasi ini memanfaatkan student locker yang dimiliki mahasiswa atau studentsite ( ). Aplikasi di embeded dengan nama deposit library yang diletakan dalam listbox. Dalam penulisan ini dijelaskan tahapan pengembangan aplikasi meliputi struktur navigasi, rancangan tampilan output, rancangan tampilan form, rancangan Database, rancanganwebsite, Ujicoba aplikasi. Aplikasi ini menghasilkan 9 tabel, teridiri dari tabel jurusan, tabel fakultas, tabel lokasi, tabel user, tabel mahasiswa, tabel anggota, tabel mhs_penulisan, tabel penulisan dan tabel kelas yang dibuat menggunakan MY SQL. Terdapat 8 halaman diantaranya adalah, halaman utama, halaman login, halaman pencarian, halaman hasil pencarian, halaman informasi penulisan, halaman administrasi sidang, halaman pengecekan, halaman file unggah. Halaman halaman tersebut dibuat dengan menggunakan script PHP. Aplikasi ini sudah dapat diakses melalui internet dengan alamat atau mahasiswa dapat mengakses nya melalui Kata kunci : Aplikasi web,perpustakaan, PHP, My SQL

2 1. Latar Belakang Masalah Di era globalisasi saat ini perkembangan teknologi informasi (TI) sangat pesat, yang menuntut manusia atau pengguna TI agar dapat mengikuti perkembangannya dalam memperoleh informasi yang terbaru. Informasi dapat diperoleh dengan berbagai cara dan melalui bermacam media cetak seperti buku, jurnal, majalah, koran, media elektronik seperti komputer, handphone, internet, ataupun media lainnya yg lebih mudah untuk dimengerti. Aplikasi WEB merupakan salah satu sumber untuk memperoleh informasi yang akurat, efesien dan real time. Aplikasi WEB biasanya dijalankan melalui media elektronik seperti komputer. Pada umumnya informasi di sajikan dengan menggunakan konsep multimedia seperti, teks, gambar, animasi, suara (audio), ataupun film. Universitas Gunadarma merupakan universitas yang berbasis TI dengan peringkat 7 se-indonesia berdasarkan sumber Webometric ini telah memanfaatkan aplikasi WEB untuk menyampaikan berbagai macam informasi akademik mahasiswa, serta semua kegiatan yang mendukung proses belajar mengajar. Setiap mahasiswa Universitas Gunadarma memiliki account untuk memperoleh informasi akademik melalui aplikasi WEB yang diberi nama Student Site, sedangkan unit lain yang berhubungan dengan kegiatan akademik seperti Biro Administrasi Akademik Kemahasiswaan (BAAK), Jurusan, UPT Komputer menggunakan aplikasi WEB Sistem Akademik untuk mengunggah data akademik atau memperoleh informasi akademik, serta masih banyak aplikasi WEB lainnya, seperti Perpustakaan. Perpustakaan Universitas Gunadarma, sejak tahun 1987, telah mengembangkan Digital Library (perpustakaan digital), dimana di perpustakaan digital ini mahasiswa dapat mencari buku atau literatur yang diinginkan, mencari karya ilmiah yang tersedia di perpustakaan, mencari jurnal penulisan. Setiap mahasiswa Universitas Gunadarma pada semester 6 diwajibkan untuk menulis karya ilmiah yaitu Penulisan Ilmiah (PI), dan pada semester 8 untuk mahasiwa yang memenuhi ketentuan akademik diwajibkan menulis Tugas Akhir/Skripsi, dimana mahasiswa wajib yang telah menyelesaikan karya ilmiah diharuskan menyerahkan karya ilmiah tersebut pada Perpustakaan, yaitu hardcopy dan softcopy. Hardcopy karya ilmiah tersebut merupakan koleksi referensi yang dapat dibaca oleh mahasiswa lain yang membutuhkan. Sedangkan softcopy ditulis melalui media Compact Disk, Melalui aplikasi yang telah dikembangkan softcopy akan ditransfer sesuai dengan format Perpustakaan, untuk dijadikan koleksi dari digital library. Saat ini sudah ada program aplikasi yang digunakan untuk mengunggah karya ilmiah tersebut, tetapi aplikasi tersebut hanya dapat diakses oleh petugas perpustakaan (Asisten). Aplikasi ini untuk menginput karya ilmiah yang dikumpulkan mahasiswa dalam bentuk CD yang kemudian akan di cocokkan dengan hard copy yang mahasiswa buat. Pada setiap semester rerata mahasiswa yang menyerahkan CD berjumlah orang. Dengan rerata 20 orang asisten yang mengerjakan proses pengunggahan, hal ini menyebabkan beban kerja yang cukup berat. Sedangkan secara fisik semakin banyak CD yang harus disimpan diruang koleksi. Dapat di bayangkan berapa banyak CD yang ada di perpustakaan universitas Gunadarma yang akan terbuang sia-sia di setiap semesternya. CD tersebut tidak mungkin akan di simpan terus menerus di perpustakaan, CD tersebut hanya menjadi sampah yang akan sulit di daur ulang meskipun di tanam di dalam tanah dalam kurun waktu 30

3 tahun. Berdasarkan hal tersebut, maka penulis ingin mengembangkan aplikasi penyimpanan penulisan dalam bentuk CD dan hanya dapat diunggah oleh assiten, maka nantinya dapat diunggah oleh mahasiwa dengan memanfaatkan student locker yang dimiliki mahasiswa melalui aplikasi web studentsite ( ). Aplikasi yang akan dikembangkan di embeded dengan nama deposit library yang diletakan dalam listbox. Web student ( ) tersebut merupakan account pribadi yang setiap mahasiswa Universitas Gunadarma wajib memiliki, karena account tersebut bersifat pribadi maka account tersebut hanya dapat diakses oleh mahasiswa sesuai dengan username dan password yang telah dibuat oleh masing-masing mahasiswa. Selain itu sistem Deposit Library tersebut dikembangankan agar dapat mempermudah dalam pencarian referensi penulisan serta mempermudah mahasiswa untuk mengunggah penulisan ilmiah ataupun skripsi. Selain mempermudah mahasiswa, petugas perpustakaan dalam melakukan pemeriksaan Penulisan Ilmiah ataupun skripsi yang akan disimpan kedalam database, selain membantu gerakan free to be green sebagai dorongan untuk melindungi bumi ini dari bertambah parahnya pemanasan global Dengan melihat kenyataan tersebut, penulisan mengangkat masalah diatas kedalam Tugas Akhir (Skripsi) yang diberi judul Pengembangan Aplikasi Sistem Deposit Library untuk Mahasiswa pada Perpustakaan Universitas Gunadarma dengan Berbasis Web. 2. Batasan Masalah Pembuatan aplikasi ini hanya dibatasi pembuatan menggunakan PHP dan MYSQL, untuk penggunaan kalangan mahasiswa Universitas Gunadarma unggah file karya ilmiah yang nantinya hasil penulisan dapat digunakan sebagai wacana yang sudah ada dengan mengubah sistem yang telah berjalan yang awalnya oleh kalangan akademik melalui internet. Untuk keseragaman pada sistem, jenis file yang diunggah harus berjenis PDF. 3. Perumusan Masalah Pada umumnya setiap mahasiswa ingin mendapatkan informasi dengan cepat dan akurat serta meringankan tugas para pustakawan untuk mengolah data atau memperoses penulisan mahasiswa yang diserahkan kepada pihak perpustakaan dan menggantikan penulisan yang berupa buku menjadi buku digital. Sehubungan dengan hal tersebut maka dapat dirumuskan masalah yang dihadapi penulis dalam pembuatan aplikasi ini, yaitu bagaimana mendesain, membuat, dan menghasilkan suatu sistem informasi yang berbasis web aplikasi untuk dapat mengunggah dan mencari penulisan mahasiswa tanpa harus datang ke perpustakaan. 4. Tujuan Penelitian Tujuan penelitian ini adalah untuk mengembangkan sistem yang sudah ada saat ini agar dapat memberikan kemudahan bagi Mahasiswa dalam mengunggah karya ilmiah dalam bentuk full text sebagai salah satu tugas penulisan serta memudahkan kerja asisten Perpustakaan dalam pemeriksaan karya ilmiah yang telah diunggah oleh mahasiswa dan akan di simpan pada database selanjutnya kalangan mahasiswa Universitas Gunadarma yang ingin mencari informasi tentang penulisan ataupun yang akan unggah karya ilmiah. Selain itu berguna untuk mengurangi global warming yang akhir-akhir ini gencar dilakukan oleh pemerintah indonesia karena dapat mengurangi jumlah "sampah" yang tak berguna seperti CD dengan menggunakan teknologi internet yaitu web. Aplikasi ini di buat menggunakan PHP dan MYSQL.

4 5. Metode Penelitian Metodologi yang digunakan untuk membangun perangkat lunak Sistem Informasi yaitu dengan metodologi SDLC (Software Development Life Cycle) adalah metode atau cara-cara atau teknik yang digunakan untuk menganalisa dan merancang sistem dimana sistem tersebut telah dikembangkan dengan baik melalui penggunaan siklus penggunaan penganalisis dan pemakai secara spesifik. Ada 6 fase / siklus dalam metodologi SDLC (Software Development Life Cycle),pada kasus ini SDLC yang digunakan tipe waterfall yaitu : 1. Fase Analisis Kelayakan dan Eksplorasi Konsep Dalam tahap ini dilakukan suatu analisis yaitu analisis kebutuhan untuk menghasilkan spesifikasi kebutuhan aplikasi yang akan dibuat. Dalam hal ini adalah Perpustakaan Gunadarma dan mahasiswa. Proses yang dilakukan pada tahap ini adalah memeriksa data yang diberikan oleh pihak perpustakaan,contoh data yang didapatkan seperti jumlah mahasiswa dalam tiga tahun terakhir,rata rata penyerahan penulisan dalam tiga terakhir,dan juga rata rata jarak tempuh para mahasiswa terhadap lokasi Universitas Gunadarma sehingga dengan demikian dapat diketahui apa saja yang menjadi kebutuhan pemakai aplikasi yang ingin ditampilkan pada aplikasi. 2. Fase Spesifikasi Persyaratan Spesifikasi persyaratan/analisa artinya menganalisa segala sesuatu yang dibutuhkan oleh sistem sesuai dengan kebutuhan pengguna / pemakai sistem, dalam hal ini pihak Perpustakaan Gunadarma dan mahasiswa. Dari data yang didapatkan akan di bentuk beberapa keperluan user seperti form pencarian penulisan,form hasil pencarian, form upload Penulisan Ilmiah/Skripsi,form informasi Penulisan,form informasi administrasi sidang,informasi pengecekan,form browse file upload. 3. Fase Desain Desain aplikasi merupakan langkah awal untuk menerapkan dan membahas permasalahan yang dihadapi aplikasi yang dibuat. Proses yang dilakukan pada tahap ini adalah merancang ER Diagram Deposit Library, Database Deposit Library dan membuat algoritma (Flowchart) dari program yang akan dibuat. 4. Fase Implementasi Dalam tahap ini dibuatkan kode program terhadap desain sistem yang telah dirancang pada tahap sebelumnya, dengan bahasa pemrograman Php, database MySql. 5. Fase Pengujian Pada fase merupakan uji coba pada program yang telah dibuat dalam hal ini adalah Deposit Library, apakah sesuai dengan hasil yang diharapkan. Dengan mengadakan testing pada software yang dibuat dengan menggunakan web client untuk diketahui apakah aplikasi yang dibuat sudah berhasil dijalankan atau masih terdapat kesalahan/error. 6. Fase Perawatan Pada fase perawatan ini program yang telah selesai dibuat akan coba diterapkan langsung oleh pemakai dalam hal ini Perpustakaan Gunadarma dan mahasiswa. Dengan demikian dapat di evaluasi hasil dari program yang telah dibuat agar dapat di perbaiki kesalahan yang ada dan dapat kembangkan untuk tahap berikutnya.

5 6. Hasil dan Pembahasan Pembuatan halaman Website ini menggunakan PHP, untuk model struktur database menggunakan Mysql dan untuk tampilan form menggunakan HTML. Langkah langkah yang dilakukan penulis dalam pembuatan aplikasi website ini adalah : 1. Merancang struktur navigasi. 2. Merancang tampilan output. 3. Merancang tampilan form. 4. Merancang Database. 5. Merancang Website. Pada pembuatan Web ini penulis menggunakan struktur navigasi campuran. Index Informasi Penulisan Tampilan utama Pencarian Hasil Informasi Administrasi Log in Manu Unggah Unggah PI/ Informasi Pengecekan keluar Browse File unggah Struktur Navigasi Untuk merancang tampilan output pada aplikasi ini penulis menggunakan UML(Unified Modeling language). Unified Modeling language adalah sebuah bahasa yang telah menjadi standar dalam industri untuk visualisasi, merancang dan mendokumentasikan system perangkat lunak. UML menawarkan sebuah standar model sistem. Dalam hal ini penulis mencoba menjelaskan alur program menggunakan beberapa standarisasi dari UML itu sendiri. Sebagai berikut:

6 Use Case Diagram Penggambaran diagram untuk use case ini, terdapat 2 aktor didalamnya yaitu mahasiswa dan asisten perpustakaan. Mahasiswa melakukan proses verifikasi data mahasiswa dan pengisian beberapa data informasi mengenai penulisan, sedangkan untuk asisten perpustakaan melakukan fungsinya dalam pengecekan data kemahasiswaan. Gambar Sequence Diagram Class Diagram Merupakan penggambaran objek dan class oleh mahasiswa beserta file yang akan di unggah kedalam aplikasi pengunggahan, dari class mahasiswa hingga file unggah Gambar Use case Diagram Sequence Diagram Penggambaran proses pada suatu waktu terjadi pada diagram ini, dimulai dari mahasiswa melakukan proses login, mengisi informasi mengenai penulisan, hingga unggah file yang berikutnya dilakukan pengecekan oleh asisten perpustakaan yang nantinya akan di simpan pada bagian database penulisan. Gambar Class Diagram

7 6. KESIMPULAN Pada umumnya setiap mahasiswa ingin mendapatkan informasi dengan cepat dan akurat untuk bahan penulisan ilmiah ataupun tugas yang menjadi kewajiban mahasiswa. Selain itu juga agar tugas pustakawan untuk mengolah data atau memperoses karya ilmiah yang telah mahasiswa buat dan diserahkan kepada pihak Perpustakaan Universitas Gunadarma menjadi lebih ringan. Melalui Aplikasi Deposit Library yang telah dikembangkan untuk Perpustakaan Universitas Gunadarma maka dapat dimanfaatkan oleh : a. Mahasiswa, sebagai sarana untuk mempermudah dalam memperoleh informasi sebagai bahan karya ilmiah dan mengunggah karya ilmiah tersebut dalam bentuk full text. Pengunggahan karya ilmiah tersebut merupakan salah satu syarat pengambilan sertifikat sebuah penulisan yang telah dibuat. b. Asisten Perpustakaan, dalam hal ini untuk membantu pemeriksaan karya ilmiah yang telah diunggah oleh mahasiswa. c. untuk mengurangi global warming yang akhir-akhir ini gencar dilakukan oleh pemerintah indonesia karena dapat mengurangi jumlah "sampah" yang tidak berguna seperti CD dengan menggunakan teknologi internet yaitu web. Dengan adanya aplikasi Deposit Library jumlah CD yang masuk ke Perpustakaan Universitas Gunadarma sangat berkurang dari tahun tahun sebelumnya yang berjumlah sekitar keping CD disetiap tahunnya, saat ini hanya berjumlah keping CD untuk 6 bulan terakhir ini. Perubahan jumlah keeping CD tersebut diharapkan perpustakaan universitas gunadarma dapat membantu pemerintah dalam melindungi bumi ini dari pemanasan global. Aplikasi ini mempunyai struktur navigasi yang berjenis campuran,terdiri dari 9 tabel sebagai tempat untuk menyimpan data. Tabel-tabel yang terdapat di dalamnya antara lain : tabel jurusan, tabel fakultas, tabel lokasi, tabel user, tabel mahasiswa, tabel anggota, tabel mhs_penulisan, tabel penulisan dan tabel kelas yang dibuat menggunakan MY SQL. Di dalam aplikasi ini juga memiliki 8 halaman diantaranya adalah, halaman utama, halaman login, halaman pencarian, halaman hasil pencarian, halaman informasi penulisan, halaman administrasi sidang, halaman pengecekan, halaman file unggah. Halaman halaman tersebut dibuat dengan menggunakan script PHP. Aplikasi ini sudah dapat diakses melalui internet dengan alamat atau mahasiswa dapat mengakses nya melalui 8. SARAN Aplikasi Deposit Library untuk Pengunggahan PI/skripsi ini masih dapat dikembangkan dengan penambahan fiturfitur menarik juga menampilkan tampilan yang lebih menarik dari segi user-friendly, lebih memudahkan pengguna dalam penyerahan penulisan, kemudian file yang diunggah dapat dijadikan satu file tidak per bab, selain itu diharapkan nantinya aplikasi ini dapat digabungkan dengan website dari Perpustakaan itu sendiri. 9. DAFTAR PUSTAKA 1. Didik Dwi Prasetyo, Modul Pelatihan Pemrograman PHP, Pelatihan IT Profesional AKAKOM, Yogyakarta, Farid Muhamadad Azis, Pemograman PHP4 bagi web programmer, PT. Elex Media Komputindo, Jakarta, Purwanto Yudhi, Pemograman web dengan PHP, PT. Elex Media Komputindo, Jakarta, 2001.

8 4. Sunarfrihantono Bimo, ST. PHP dan Mysql Untuk Web, Andi Offset. Yogyakarta Gunadarma, Pengantar Rekayasa Perangkat Lunak, Gunadarma, Depok, M. Syafi i, Membangun Aplikasi Berbasis PHP dan MySQL, Andi Offset, Yogyakarta, Supriyanto Dodit, Buku Pintar Pemrograman PHP, Oase Media, Bandung,