UNTUK PENENTUAN JUMLAH KARYAWAN YANG OPTIMAL DAN PENGALOKASIAN KARYAWAN PADA PEKERJAAN YANG SESUAI DENGAN KARAKTERISTIK DAN KEMAMPUANNYA

Transkripsi

1 WORKLOAD ANALYSIS DAN JOB ANALYSIS UNTUK PENENTUAN JUMLAH KARYAWAN YANG OPTIMAL DAN PENGALOKASIAN KARYAWAN PADA PEKERJAAN YANG SESUAI DENGAN KARAKTERISTIK DAN KEMAMPUANNYA (Studi Kasus di CV.Players.Com) Moses L. Singgih dan Yanti Anggraini, Jurusan Teknik Industri Institut Teknologi Sepuluh Nopember (ITS) Surabaya Kampus ITS Sukolilo Surabaya ABSTRAK CV. Players.Com merupakan perusahaan dagang yang menjual telepon seluler (ponsel), kartu seluler, aksesoris, dan jasa servis (reparasi). Saat ini CV.Players.Com memiliki satu counter pusat, yaitu Player POZ dan empat counter cabang, yaitu Player I, II, III, dan V. Player V terdiri dari dua bagian, yaitu Bagian Penjualan dan Servis. Player POZ dibagi menjadi tiga, yaitu Tim Perdana, Voucher, dan Elektrik. Dalam penelitian ini akan dilakukan perhitungan beban kerja pada setiap karyawan dan unit kerja di CV. Players.Com dengan pendekatan workload Analysis. Pengumpulan data waktu dilakukan dengan metode Stopwatch Time Study, Work Sampling dan wawancara. Data frekuensi pekerjaan yang tidak bersifat periodik, diperoleh dari data sekunder dari perusahaan. Setelah beban kerja setiap unit kerja diketahui, dilakukan analisa untuk menentukan jumlah karyawan yang optimal pada setiap unit kerja. Setelah diketahui jumlah karyawan optimal masing-masing tim, dilakukan Job Analysis untuk mengalokasikan karyawan pada pekerjaan berdasarkan kemampuannya. Dari hasil penelitian ini diketahui bahwa jumlah keseluruhan karyawan di CV. Players.Com sudah optimal yaitu 33 orang. Akan Tetapi jumlah karyawan pada tiap tim masih belum optimal dan beban kerja kurang merata Kata kunci : Workload Analysis, Job Analysis PENDAHULUAN CV.Players.Com merupakan perusahaan dagang yang menjual telepon seluler (ponsel), dan perlengkapannya. CV.Players.Com memiliki satu counter pusat dan empat counter cabang dan semua berada dalam satu gedung. Agar dapat bertahan, CV.Players.Com merasa perlu untuk meningkatkan efisiensi, terutama efisiensi sumber daya manusia, karena semua aktivitas masih dilakukan secara manual tanpa bantuan komputer. Selain itu, dengan meningkatkan efisiensi sumber daya manusia, CV.Players.Com dapat lebih memaksimalkan profit yang diperoleh. Efisiensi sumber daya manusia bertujuannya untuk mendapatkan jumlah sumber daya manusia yang tepat sehingga semua pekerjaan dapat terselesaikan dengan baik (tidak kekurangan atau kelebihan karyawan). Pengalokasian pekerjaan pada karyawan sebaiknya dilakukan berdasarkan karakteristik dan kemampuan masing-masing karyawan, sehingga karyawan dapat bekerja lebih efektif, memiliki motivasi yang lebih tinggi, dan menghindari terjadinya stres karena pekerjaan.

2 Workload Analysis Menurut Moekiyat (1985), workload analysis adalah prosedur yang memberikan atau menghasilkan alat-alat pengukur tenaga kerja yang menunjukkan jumlah-jumlah yang dipekerjakan untuk masing-masing jabatan. Sedangkan National Institutes of Health (2001) mendefinisikan workload analysis sebagai sebuah garis dasar deskriptif dari kebutuhan beban kerja oleh suatu disiplin dalam suatu organisasi. Workload analysis ini dapat membantu organisasi untuk mengambil keputusan dalam hal alokasi sumber daya, prioritas komunikasi, dan mengidentifikasi kemampuan dan pelatihan yang dibutuhkan oleh pekerja untuk menyelaraskan beban kerja (workload). Woarkload analysis terdiri dari dua bagian. Bagian yang pertama adalah penentuan jumlah aktivitas kerja yang dibutuhkan dan yang akan diselesaikan pada satu tahun dan yang akan datang pada setiap unit organisasi. Setiap aktivitas kerja, unit pengukuran, sumber daya yang digunakan, dan pertimbangan lainnya harus jelas, konsisten, dan akurat. Bagian yang kedua adalah penentuan jumlah waktu yang dibutuhkan yang dibutuhkan dalam menyelesaikan aktivitas-aktivitas tersebut. Setiap hasil kerja, perlu dilakukan analisa waktu. Analisa waktu terdiri atas dokumentasi waktu yang dibutuhkan oleh tiap jabatan yang berbeda untuk menyelesaikan tugasnya masingmasing. Model dasar dari workload analysis yang akan digunakan dalam penelitian ini adalah model menurut National Institutes of Health (2001) yang ditunjukkan pada rumus 1. Time Data x Number of work Activities next year = Total Time Required (1) Sedangkan untuk menentukan staffing Level digunakan rumus 2 Total Time Required (jam) / 2080 jam = Workforce Required (2) Ket : 2080 jam = total jam kerja setahun yang digunakan National Institutes of Health. Pada penelitian ini standar yang digunakan adalah menit per bulan Job Analysis Menurut Bernandin dan Russell (Gomes, 1995), Job analysis adalah proses pengumpulan informasi mengenai suatu pekerjaan yang dilakukan oleh seorang pekerja, yang dilaksanakan dengan cara mengamati atau mengadakan inteview terhadap pekerja, dengan bukti-bukti yang benar dari supervisor. Secara sederhana, dapat dikatakan bahwa analisa pekerjaan merupakan usaha untuk merumuskan hal-hal yang dilakukan oleh seorang pekerja ke dalam kata-kata. Salah satu tujuan dari Job Analysis adalah Job design restructuring, yaitu meliputi usaha-usaha untuk merealokasi dan merestrukturisasikan kegiatan-kegiatan pekerjaan ke dalam berbagai kelompok. Dalam analisis pekerjaan terdapat tujuh langkah utama yang harus dilakukan (WSD Personnel, 2005), yaitu : Langkah I : Mengidentifikasikan aktivitas pekerjaan Apa fungsi (peran), tugas -tugas utama (langkah -langkah, gerakan, dan prosedur), dan tanggung jawab dari posisi itu? Apa tujuan dari adanya posisi itu? Langkah II : Memberi peringkat pada tiap aktivitas pekerjaan Bagaimana frekuensi aktivitas tersebut dilakukan? Berapa banyak waktu yang dibutuhkan untuk aktivitas tersebut? Apa konsekuensinya jika aktivitas tidak dilakukan dengan baik? Langkah III : Mengidentifikasi fungsi penting A-41-2

3 Fungsi yang mendasar dan tidak dapat digantikan oleh karyawan lain Kebutuhan khusus yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan itu Langkah IV : Mengidentifikasi faktor-faktor kesiap-siagaan Bagaimana kondisi kerja dan tingkat kesulitan dari pekerjaan tersebut? Langkah V : Mengidentifikasi kompetensi yang paling penting untuk suatu aktivitas kerja Pengetahuan, Keterampilan, kemampuan, dan karakteristik apa yang diperlukan agar untuk melaksanakan aktivitas dengan baik? Langkah VI : Mengidentifikasi karakteristik tiap karyawan Bagaimana Kemampuan dan karakteristik dari tiap karyawan? Langkah VII : Mengalokasikan karyawan pada pekerjaan Mengalokasikan karyawan pada pekerjaan yang sesuai dengan minat, kemampuan, dan karakteristiknya. METODOLOGI PENELITIAN Penelitian ini dilakukan dalam tiga tahap, yaitu Tahap Identifikasi, Tahap Pengumpulan dan Pengolahan Data, Tahap Analisa dan kesimpulan. Tahap identifikasi terdiri dari perumusan masalah dan studi pustaka serta studi sistem perusahaan. Tahap kedua merupakan tahap dimana seluruh data yang diperlukan dikumpulkan dan diolah sesuai dengan langkah pengerjaan yang ditetapkan. Data yang dibutuhkan diantaranya data kapal job description, data waktu kerja rata-rata tiap aktivitas, data penjualan, dan data karyawan untuk job analysis. Tahap ketiga merupakan tahap akhir dari penelitian yang terdiri atas analisa dan interpretasi data serta kesimpulan dan saran. Proses Pengumpulan dan Pengolahan Data Data Aktivitas Pada Penelitian ini Pengukuran beban kerja mengacu pada job description dari tiap karyawan. Ada 33 karyawan yang diteliti. Karena perusahaan tidak memiliki job description resmi, maka data aktivitas diperoleh dari hasil pengamatan dan wawancara. Aktivitas kerja Counter Cabang 1. Melayani pelanggan 2. Melakukan order barang 3. Melakukan penagihan 4. Melakukan stok barang (perdana, voucher, voucher elektrik, ponsel, aksesoris) 5. Pembukuan kas Aktivitas kerja Counter Pusat Tim Perdana 1. Melayani penjualan kartu perdana dan ponsel grosir 2. Menerima kiriman barang 3. Menangani konsinasi ponsel 4. Menangani pemesanan barang dari luar kota 5. Melakukan stok barang (perdana, ponsel) 6. Pembukuan kas Tim Voucher 1 Melayani penjualan voucher isi ulang grosir 2 Menerima kiriman barang (voucher) 3 Menangani pembayaran dengan Debit / Kartu Kredit 4 Melakukan stok voucher A-41-3

4 Tim Elektrik 1. Melayani penjualan voucher isi ulang grosir 2. Menerima kiriman barang (voucher) 3. Menangani pembayaran dengan Debit / Kartu Kredit 4. Melakukan stok voucher elektrik (5 jenis) Data Waktu Aktivitas a) Pengumpulan Data Waktu dengan Stopwatch Aktivitas kerja yang dapat diukur dengan menggunakan stopwatch time study antara lain adalah : Kasir Memproses isi ulang elektrik Menerima dan mengecek kiriman barang Peminjaman no cantik Menerima pembayaran dengan kartu kredit Untuk rekap data aktivitas di Players.com dapat dilihat pada Tabel 1. Tabel 1 Rekap Data Observasi Langsung dengan Stopwatch No Aktivitas Operator 1 Kasir Memproses isi ulang elektrik Menerima dan mengecek kiriman barang Peminjaman no cantik Menerima pembayaran dengan kartu kredit Ratarata EST 0.79 LNY 0.89 FFE 0.67 WLY 0.97 YTK 3.17 INA 2.45 ERN 2.68 ENY 2.6 DNA 2.74 NRM 2.81 VVN 2.76 LIA 2.96 INA 8.2 TTK 9.28 IDA 9.09 WLY 8.31 HRT KRS 13.4 HNY 3.22 HRY 3.18 IND 2.89 ETK 3.17 RTN 3.17 KRS 2.68 b) Pengumpulan Data Waktu dengan Work Sampling Work sampling hanya dilakukan untuk mengukur waktu aktivitas melayani pelanggan dan reparasi saja, karena sifatnya tidak repetitif dan uniform. Sebelum melakukan work sampling perlu dilakukan pre work sampling, yaitu sebanyak 100 pengamatan random selama dua jam. A-41-4

5 Ringkasan data dari keseluruhan work sampling dapat dilihat pada Tabel 2. P (menit) adalah waktu yang digunakan oleh karyawan yang digunakan untuk aktivitas melayani pelanggan atau reparasi. Waktu ini akan digunakan untuk perhitungan beban kerja Tabel 2. Rekap Data Work Sampling No Counter P(%) P (Menit) 1 Player I (24 April - 1 Mei 2006) EST INA HNY DVD Player II (2 5 Mei 2006) LNY ERN HRY TTK Player III ( 6-9 Mei 2006) FFE Enny IND IDA Player V (10-11 Mei 2006) YNT Willy NRA ETK Tim Servis (12-15 Mei 2006) Player POZ MMT FNY Tim Perdana (16-19 Mei 2006) RTN ELY NTA IWN Harto Tim Voucher (20-24 Mei 2006) KRS KRS KRS Tim Elektrik (26-30 Mei 2006) DNA NRM VVN LIA FRS Ratarata N' c) Pengumpulan Data Waktu dengan Wawancara Wawancara digunakan untuk mengetahui waktu aktivitas yang bersifat periodik (harian, mingguan, bulanan) yang tidak mungkin diukur secara langsung karena keterbatasan waktu penelitian. Hasil wawancara pada tiap karyawan kemudian A-41-5

6 dirangkum dan digunakan pada saat menghitung beban kerja tiap karyawan. Akumulasi Waktu Kerja Perhitungan total akumulasi waktu kerja efektif dalam satu bulan dilakukan pada tiap karyawan sesuai dengan deskripsi kerjanya, dihitung dalam satuan menit, dan harus memperhatikan ketentuan awal sebagai berikut 1. Aktivitas Harian dikali 25 (Diasumsikan jumlah hari kerja rata-rata dalam satu bulan adalah 25 hari) 2. Aktivitas mingguan dikali 4 3. Aktivitas bulanan dikali 1 4. Aktivitas Kasir dikali Jumlah transaksi (jumlah nota) rata-rata per bulan. 5. Aktivitas Pengisian pulsa elektrik dikali jumlah pengisian elektrik rata-rata per bulan. 6. Aktivitas Menerima dan mengecek kiriman barang dikali jumlah kiriman barang rata-rata per bulan 7. Aktivitas Peminjaman nomor cantik dikali jumlah peminjaman nomor cantik ratarata per bulan 8. Aktivitas menerima pembayaran dengan debit/kartu kredit dikali dengan jumlah pembayaran dengan debit/kartu kredit rata-rata per bulan Penentuan Allowance Sebelum menghitung beban kerja karyawan, maka harus ditetapkan waktu longgar (allowance) yang diperlukan masing2 karyawan. Dalam penelitian ini penetapan allowance mengacu pada standar yang telah ditetapkan oleh International Labor Office (1990). Hasil dari penetapan allowance secara garis besar adalah sebagai berikut Kepala Toko Pusat : 21% Kepala Toko Cabang : 17% Teknisi : 24% Karyawan Perempuan : 12% Karyawan Laki-laki : 10% Perhitungan Beban kerja Setelah allowance ditentukan, langkah selanjutnya adalah melakukan perhitungan beban kerja karyawan. Beban kerja ( workload) karyawan dapat dihitung dengan rumus 3. Total Waktu Aktivitas Allowance (3) Beban Kerja Total Waktu Tersedia Total waktu tersedia yang dimaksud di atas adalah jumlah total waktu kerja karyawan selama sebulan. Dengan 8 jam kerja per hari dan asumsi 25 hari kerja per bulan maka total waktu tersedia dapat dihitung sebagai berikut : Total Waktu Tersedia = 25 hari x 8 Jam x 60 menit = menit Hasil Perhitungan beban kerja tiap karyawan dapat dilihat pada bagian Analisa Data, sedangkan rekap data beban kerja untuk tiap Unit kerja dapat dilihat pada tabel 3. A-41-6

7 ANALISA Tabel 3. Rekap Data Beban Kerja Unit Kerja Jumlah Karyawan Beban Kerja Player I 4 3,02 Player II 4 3,55 Player III 4 3,92 Player V Bagian Penjualan 4 4,38 Bagian Servis 2 2,34 Player POZ Tim Perdana 7 6,59 Tim Voucher 3 2,45 Tim Elektrik 5 5,09 Total 33 31,34 Setelah beban kerja dan jumlah karyawan yang diperlukan untuk tiap unit kerja diketahui, langkah selanjutnya adalah melakukan job analysis untuk mengalokasikan karyawan ke masing-masing Player sehingga didapatkan beban kerja yang seimbang. Untuk menyeimbangkan beban kerja, diusulkan untuk memindahkan beberapa karyawan, antara lain Tim Servis dipindahkan Ke Player I Anggota Tim Servis ditambah satu orang, yaitu IWN untuk membantu pekerjaan servis dan juga administrasi IDA (Bagian Ponsel Player III) ditukar dengan HNY (Bagian Perdana dan Voucher Player I) INA (Bagian Elektrik Player I) ditukar dengan ERN (Bagian Elektrik Player II) DVD (Bagian Ponsel Player I) dipindkan ke Tim Perdana Player POZ untuk menggantikan IWN Setelah melakukan pemindahan pekerjaan dan karyawan, maka rekap jumlah karyawan yang dibutuhkan tiap unit kerja dapat dilihat pada Tabel 4. Tabel 4. Jumlah Karyawan Optimal dari Hasil Analisa Unit Kerja Jumlah Karyawan Saat ini Usulan Player I Penjualan 4 3 Teknisi 0 3 Player II 4 4 Player III 4 4 Player V Penjualan 4 4 Teknisi 2 0 Player POZ Tim Perdana 7 7 Tim Voucher 3 3 Tim Elektrik 5 5 Total A-41-7

8 KESIMPULAN Kesimpulan yang dapat diambil dari penelitian ini adalah sebagai berikut : 1. Beban kerja di CV.Players.Com tidak merata. Dari 33 karyawan, ada 14 orang karyawan yang kelebihan beban kerja dan 19 orang karyawan yang mengalami kekurangan beban kerja. 2. Counter yang kelebihan beban kerja adalah Bagian Penjualan Player V (0,38), Bagian Servis Player V (0,34), Tim Elektrik Player POZ (0.09). Counter yang kekurangan beban kerja adalah Player I (0,98). 3. Jumlah Karyawan yang dimiliki CV.Players.Com saat ini sudah optimal, yaitu 33 orang, tetapi beban kerja tidak merata 4. Setelah melakukan Job Analysis pada tiap karyawan, diusulkan untuk memindahkan beberapa karyawan, antara lain Tim Servis dipindahkan Ke Player I Anggota Tim Servis ditambah satu orang, yaitu IWN untuk membantu pekerjaan servis dan juga administrasi IDA (Bagian Ponsel Player III) ditukar dengan HNY (Bagian Perdana dan Voucher Player I) INA (Bagian Elektrik Player I) ditukar dengan ERN (Bagian Elektrik Player II) DVD (Bagian Ponsel Player I) dipindkan ke Tim Perdana Player POZ untuk menggantikan IWN Saran Saran yang dapat diberikan bagi penelitian selanjutnya adalah : 1. Untuk penelitian selanjutnya sebaiknya melakukan pengumpulan data primer dan tidak menggunakan metode wawancara ataupun kuisioner bersifat subyektif dan kurang dapat menggambarkan keadaan sebenarnya. 2. Pengukuran beban kerja ini dapat dilanjutkan hingga penyusunan karyawan dan job description untuk perusahaan supaya dapat lebih bermanfaat bagi perusahaan. DAFTAR PUSTAKA Dessler, G., (2003), Human Resource management, Prentice Hall International, Inc., New Jersey Gomes, F.C., (1995), Manajemen Sumber Daya Manusia, Andi Offset, Jakarta Julianto, O.N., (2004), Penentuan jumlah karyawan optimal berdasarkan Workload Analysis (Studi Kasus di Departemen HRA, PT. ISM;Bogasari Fluor Mills), Tugas Akhir Jurusan Teknik Industri, Institut Teknologi Sepuluh November, Surabaya. Moekiyat, (1985), Analisa Jabatan, Penerbit Alumni, Bandung National Institute of Health, (2001), Workload Analysis, Searle, B. (2003), Preliminary findings on Australian practices relating to person-job fit, motivation, and occupational stress, Departement of Psychology, Macquarie University, Sidney bsearle/hrm&orgpsy_searle_03.pdf Wignjosoebroto, Sritomo (1995), Ergonomi studi gerak dan waktu, PT. Guna Widya, Jakarta. A-41-8

9 A-41-9

10 A-41-10

11 A-41-11