dan keunggulan dibanding cara atau tipe bisnis konvensional ( 2005). Namun pada masa sekarang ini dimana banyak sekali

Transkripsi

1 PENDAHULUAN Dunia perekonomian merupakan dunia yang tidak akan pernah terpisahkan dari kehidupan manusia karena perekonomian merupakan faktor yang sangat esensial bagi kehidupan manusia. Perekonomian berkembang seiring dengan perkembangan manusia itu sendiri, dimulai dari jaman barter yakni saling tukar barang tanpa adanya alat bayar yang baku sampai dengan ditemukannya alat bayar yang disebut dengan uang. Dengan demikian perekonomian tidak pernah berada dalam kondisi stagnan, bahkan sampai sekarang yang sudah dikenal sebagai era teknologi yakni berbagai hal di sekitar kita merupakan hasil dari suatu teknologi. Pada era teknologi ini manusia mulai diakrabkan dengan suatu alat yang disebut dengan komputer dimana untuk saat ini bukan lagi merupakan barang yang langka. Tercatat sejak akhir tahun 90-an konsumsi masyarakat Indonesia terhadap komputer sampai ini telah beranjak naik hampir 30% setiap tahunnya ( 2005). Komputer merupakan salah satu produk teknologi yang sangat digemari karena alat ini memiliki banyak keunggulan baik untuk kebutuhan pribadi, hiburan, pendidikan, seni maupun untuk kebutuhan bisnis. Bahkan saat ini, dimulai sejak awal pertengahan abad ke-19 di Indonesia komputer tidak hanya digunakan sebagai alat perkantoran atau pendidikan tetapi juga digunakan sebagai sarana untuk bertukar informasi melalui teknologi yang disebut internet. Internet ini pertama kali ditemukan pada tahun 1969 yang digunakan oleh organisasi pertahanan Amerika Serikat dan kemudian dikenal dengan ARPHAnet sampai saat ini dikenal dengan Internet. Dengan adanya teknologi ini, manusia benar-benar dimanjakan dari mulai pencarian informasi, teman baru sampai dengan memasarkan barang dan berbisnis, yang terakhir ini kita kenal sebagai e-bisnis. E-bisnis dikenal juga dengan e-commerce dan e-tailling (untuk retail) yang merupakan suatu cara atau tipe bisnis baru yang menggunakan jasa media elektronik (internet) sebagai mediator pemasaran baik untuk produk barang maupun jasa. Gaya berbisnis seperti ini mulai banyak dilakukan karena memiliki beberapa keuntungan

2 dan keunggulan dibanding cara atau tipe bisnis konvensional ( 2005). Namun pada masa sekarang ini dimana banyak sekali perusahaan-perusahaan yang juga sudah menggunakan internet sebagai media bisnisnya, bahkan perusahaan-perusahaan berskala kecil sekalipun, maka perusahaan-perusahaan besar harus selalu mengupdate teknologi informasinya agar pasarnya tidak terebut oleh perusahaan-perusahaan pesaing. Teknologi informasi merupakan salah satu strategi perusahaan untuk dapat lebih kompetitif. Teknologi informasi akan mendukung terciptanya suatu sistim informasi yang di butuhkan oleh konsumennya. Definisi dasar yang membentuk sistim informasi itu sendiri adalah data, informasi dan sistem informasi. Sistem informasi ini dapat digunakan oleh pemerintah, perusahaan, dan konsumen sebagai media penyampai informasi. Informasi sebagai salah satu komponen terpenting dalam kehidupan, pada saat ini dianggap sebagai kunci utama dalam memenangkan persaingan. Semakin besarnya persaingan dunia usaha sejak era pasar global menuntut untuk adanya perubahan terutama untuk memperkuat posisi perusahaan di pasar. Kompetisi yang dihadapi tidak hanya dalam bentuk harga dan kualitas tetapi juga berbentuk pelayanan dan waktu. Penerapan sistem informasi dianggap sebagai suatu keunggulan kompetitif sehingga perusahaan berlomba-lomba untuk menerapkannya. Perusahaan dan sistem infomasi memerlukan kontribusi, komitmen dan kepedulian untuk mendapatkan potensi yang sesungguhnya. Efektifitas dan efisiensi dalam mentransfer teknologi memerlukan perubahan yang terus menerus dan berkelanjutan. Teknologi dan sistem informasi yang merupakan kolaborasi antara teknologi informasi dan komunikasi telah memainkan peran utama pengembangan sistem informasi. Mengaplikasikan suatu suatu sistim informasi yang berbasis teknologi di dalam suatu perusahaan dapat memberikan keuntungan bagi perusahaan tersebut antara lain: 1. Sebagai salah satu sumberdaya organisasi yang menunjang kegiatan operasional, dan manajerial.

3 2. Memberikan informasi yang akurat dan tepat waktu, dan tersaji dalam bentuk yang sesuai. 3. Menunjang keunggulan kompetitif perusahaan. Gambaran tentang keuntungan yang akan didapatkan tersebut, menjadi pemicu banyaknya perusahaan yang rela mengeluarkan dana yang sangat besar untuk investasi sistem informasi. Menurut data IDC Asia Pasifik, investasi TI perusahaanperusahaan Indonesia pada tahun 2001 sebesar US$ 858 juta, dan tahun 2002 diperkirakan sebesar US$ 896,6 juta, dari data tersebut kontribusi belanja software diperkirakan mencapai 40%. Berdasarkan data tersebut, nilai yang sudah dan hendak ditanamkan di bidang TI memang cukup signifikan. Alokasi dana yang bertujuan untuk mengintegrasikan semua proses bisnis, efisiensi, meningkatkan produktivitas, mengelola SDM, memuaskan dan mengoptimalkan pelanggan itu, memang sepantasnya diakukan. Sebab jika visi dan implementasi benar, hasil yang didapat amat luar biasa. Akan tetapi tidak sedikit yang mengalami kerugian karena sistem yang diterapkan tidak membawa perubahan pada kegiatan perusahaan. Keberhasilan ataupun kegagalan penerapan sistem informasi dalam suatu perusahaan atau organisasi ternyata tidak hanya tergantung kepada bagus tidaknya suatu sistem informasi yang diterapkan atau kecanggihan teknologi pendukung yang digunakan. Banyak faktor-faktor lain yang menentukan kesuksesan jalannya sistem informasi tersebut, dan faktor tersebut menjadi kombinasi yang kemudian menentukan apakah suatu perusahaan atau organisasi yang menerapkan sistem informasi kemudian dapat menuai keberhasilan atau malah mengalami kegagalan.

4 TINJAUAN PUSTAKA Definisi e-business Susilo (2004) mengatakan bahwa e-bisnis seringkali didefinisikan sebagai jual beli barang dan jasa melalui medium elektronik, khususnya melalui internet. Salah satu contoh adalah penjualan produk secara online melalui internet seperti yang dilakukan webstore Kompas Cyber Media. Dalam bisnis ini, dukungan dan pelayanan terhadap konsumen menggunakan sebagai alat bantu, mengirimkan kontrak melalui dan sebagainya. Julius (2004) menambahkan, sebenarnya ada banyak definisi mengenai e- bisnis. Tetapi yang pasti, setiap kali masyarakat berbicara tentang e-bisnis, mereka biasanya memahaminya sebagai bisnis yang berhubungan dengan internet. E-bisnis juga dikenal sebagai e-commerce, e-tailing (untuk penjualan ritel). E-bisnis merupakan bisnis pertukaran informasi, memelihara hubungan bisnis, dan melangsungkan transaksi bisnis melalui jaringan telekomunikasi. E-bisnis tradisional dilakukan dengan menggunakan teknologi informasi yang berpusat pada data elektronik antar jaringan (Electronic Data Interchange) yang kemudian berkembang menjadi internet sebagai pengendali utama dalam e-bisnis (Zwass, 2001). Yudhistira (2005) mengatakan bahwa e-bisnis merupakan satu cara atau metode bisnis yang sangat efektif dan efisien baik dilihat dari modal skill dan materi maupun peluang pasar yang sangat menjanjikan. Hal ini disebabkan oleh pasar yang tidak terbatas dalam negeri melainkan semua pengguna internet diseluruh dunia bisa menjadi calon pembeli. Beliau menambahkan bahwa untuk memulai bisnis elektronik ini tidak sesulit yang dibayangkan. Kita tidak perlu berbekal keilmuawan dibidang teknologi informasi yang tinggi. Cukup dengan bisa mengetik dan menggunakan internet saja bisnis ini sudah dapat dimulai. Ada pula yang mendefinisikan e-business sebagai suatu rangkaian kegiatan mengelola rantai pasok (supply chain), manajemen perusahaan (enterprise management) dan manajemen pelanggan (customer management).

5 Supply Chain Management meliputi: Logistics, Distribution planning, Demand planning, Forecasting, Warehouse management. Enterprise Management meliputi: Finance and Administration, Operations, Procurement, Human Resources, Inventory management, R & D. Customer Management meliputi: Sales channel management, Marketing automation, Customer relationship management, Personalization Paradigma e-commerce selama ini mayoritas dipengaruhi dan dikomandani oleh konsep-konsep dari dunia TI, padahal orang-orang TI bukanlah orang-orang bisnis. Selain itu, fakta bahwa program e-bisnis dari kebanyakan perusahaan menitikberatkan hanya pada sisi teknologinya saja dan proses bisnis itu sendiri. Namun inisiatif promosi dan pemasaran e-bisnis mereka tidak atau sangat sedikit dilakukan. Itulah sebabnya mengapa e-bisnis membuat banyakorang di Indonesia khususnya para investor merasa jera. Mereka menyangka bahwa belum saatnya mereka memasuki dunia e-bisnis, padahal yang salah bukan bisnisnya, namun konsep membangun e-bisnis yang salah. Padahal satu hal yang pasti bahwa internet tidak bisa dibendung lagi. Karena itu, sudah saatnya orang-orang bisnis dan pemasaran menjadi komandan dari strategi bisnis di Internet. Dan orang-orang TI sebagai support dari para marketer dan pelaku bisnis (Julius, 2005). Dalam dunia e-bisnis dipasarkan berbagai produk. Produk ini biasa disebut e- produk dengan sistem manajemen bisnis yang dikenal dengan e-manajemen, bahkan di beberapa negara mulai dikembangkan e-gold sebagai mata uang khusus dunia e- bisnis yakni alat pembayaran yang diakui di dunia e-bisnis. E-Gold adalah suatu mata uang seperti halnya rupiah dan dollar, bukan merupakan mata uang nasional suatu negara. Ini berarti tidak ada suatu negara yang mengeluarkan uang kertas maupun logam dalam mata uang E-Gold. Bahkan setiap transaksi dilakukan secara elektronis melalui internet. Nilai transaksi adalah berdasarkan berat emas murni. E-

6 Gold dapat ditukarkan ke dalam bentuk mata uang lain seperti US Dollar, Pounds, Deutche Mark dan sebaliknya. E-Gold sudah diakui oleh banyak merchant di seluruh dunia dalam melakukan transaksi online dan sebagai media pembayaran yang sah. Selain itu dana di E-Gold dapat ditarik melalui ATM khusus di semua mesin ATM berlogo Cirrus, Maestro dan Master Card (Moykor, 1996). Zwass (2001) menyatakan dalam International Jurnal of E-commerce yaitu dalam dunia e-bisnis dikenal suatu marketplace yang berarti tempat nyata di mana pembeli dan penjual bertemu atau melakukan transaksi. Lebih spesifik lagi ia menambahkan bahwa pasar merupakan fasilitas untuk menggabungkan, menyelaraskan pembeli dan penjual dengan penghargaan terhadap kombinasi produk dan tingkat transaksi, dan juga memfasilitasi transaksi dan pembayaran produk Web mendukung bisnis ini dalam memunculkan pasar global yang potensial yang disebut dengan Marketspace sebagai tempat nyata unruk menciptakan pasar. Keadaan dan ruang lingkup e-bisnis berbasis internet E-bisnis memiliki tiga hubungan yakni B2B (bisnis ke bisnis), B2C (bisnis ke konsumen) dan C2C (konsumen ke konsumen). 1. Business-to-Business (B2B). Semua partisipan di dalam B2B e-commerce adalah pebisnis atau organisasi lain. Sebagai contoh beberapa aplikasi Mark&Spencer's terdiri B2B dengan supplier. Saat ini, 85% dari volume EC adalah B2B (Cunningham 2001). Hubungan diantara pemasok (supplier) dan pembeli langsung (direct customer) dapat dideskripsikan sebagai istilah shopping (belanja), sedangkan hubungan diantara dua entitas bisnis dapat dideskripsikan sebagai procurement. Procurement dapat dilakukan dari beberapa dollar sampai jutaan dollar. Banyak individu yang terlibat dalam proses procurement, yang secara formal dan terekam. Seperti hubungan diantara pelanggan dan penjual, hubungan diantara dua entitas bisnis untuk satu sama lainnya dapat dijelaskan dalam istilah aktivitas yang membentuk siklus transaksi, sebagai berikut:

7 Gathering of market intellegence Perusahaan membeli suatu produk yang kompleks dan perlu untuk mendapatkan, seperti contoh:spesifikasi produk dan layanan yang ditawarkan, kualitasnya, dan garansinya. Bayangkan kompolesitas yang dipilih oleh vendor untuk rencana tenaga nuklir dan informasi yang dibutuhkan untuk membuat pilihan-pilihan seperti itu. Prepurchasing Terdiri dari langkah-langkah yang mengawali pemesanan. Aktivitas penting meliputi seperti RFP (request for proposal), mencari RFQ (request for quotation), menyediakan spesifikasi untuk vendor dan kondisi kontrak negosiasi. Purchasing Langkah-langkah ini meliputi semua aktivitas yang diperlukan di dalam penempatan order. Pengiriman harus disetujui dan order pembelian harus diketahui. Shipping dan receipt of goods Pembeli harus diberi informasi tentang skedul pengiriman dan penerimaan yang layak dari barang yang diperlukan. Banyak pengiriman yang diawali dengan pemberitahuan awal tentang pengiriman Paying vendors Vendor harus membayar sesuai dengan kontrak, instruksi pembayaran dan harus diisued ke Bank.

8 Gambar Sistem B2B 2. Business-to-consumer (B2C). Meliputi transaksi eceran (Retail transaction) dari suatu produk dan jasa dari pebisnis ke pembeli individu. Tipe pembeli seperti di Mark&Spencer online atau pada Amazon.com adalah customer atau consumer. EC tipe ini disebut juga e-tailing. Dalam B2C, pelanggan secara langsung menggunakan platform internet, khususnya web, untuk melakukan aktivitas seperti browsing, ordering dan pembayaran. Internet bukan merupakan platform yang pertama yang menyediakan pelanggan dengan kemampuan untuk melakukan pembelian (shoping) dari rumah menggunakan media telekomunikasi. Sebagian besar dukungan ini tidak berhasil. Studi dari kegagalan ini akan membuat kita menjadi sensitif untuk bagaimana suatu faktor sosial berinteraksi dengan teknologi. Interaksi antara pebisnis dengan pelanggan terdiri dari beberapa aktivitas seperti : Promosi (promotion) Pemesanan (ordering) Penyampaian produk (product delivery) Layanan purna jual (after-sales support)

9 Tujuan dari semua bisnis adalah untuk mampu bertahan (survive) dan memaksimalkan nilai pemilik sahamnya. Ini dapat dibuat mungkin dengan mencapai tujuan perantara (intermediate goals) yang sering disebut dengan nilai-nilai bisnis (business values). Tiga jenis atau dimensi dari nilai-nilai bisnis bisnis pada B2C adalah: Operational exellence (operasional yang istimewa), dimana bisnis menekankan pada pembiayaan yang rendah (low cost), biaya operasional yang rendah (low overhead), respon yang cepat, proses yang terfokus (streamlined proses) Customer intimacy (hubungan dengan pelanggan), dimana fokus pada hubungan jangka panjang (lifelong relationship) dan memenuhi kebutuhan individu Product and service leadership (kepeloporan produk dan jasa), yang berlanjut pada inovasi (penemuan) produk dan jasa yang sejalan dengan intestasi di dalam pengembangan dan riset. Perusahaan yang sukses membangun strategi adalah yang menekankan kombinasi dari ketiga nilai-nilai bisnis diatas dengan definisi profile kompetisi mereka. 3. Consumer-to-consumer (C2C). Dalam kategori ini, konsumen yang satu akan menjual langsung kepada konsumen yang lain. Sebagai contoh seorang individu menjual mobil, rumah (property), dan seterusnya dalam klasifikasi online. Penawaran jasa individu melalui internet dan menjual pengetahuan dan keahlian secara online adalah contoh dari C2C. Sebagai tambahan, banyak situs pelelangan mengijinkan kepada perorangan/individu untuk menempatkan itemitem mereka untuk di lelang. Dalam dunia e-bisnis di Indonesia, para pelakunya mengadakan suatu rancangan bisnis yang berbeda-beda sesuai dengan kapasitas masing-masing. Pelaku e-bisnis yang menjadikan dirinya sebagai perantara pemasaran produk baik barang dan jasa. Dengan kata lain ia menjual produk

10 orang lain tanpa memiliki website sendiri tetapi bertanggung jawab terhadap semua transaksi dan perluasan pasar. Pelaku e-bisnis yang dalam bisnisnya berperan baik sebagai produsen maupun marketer. Dengan kata lain pelaku bisnis ini menawarkan produk ataupun jasa yang ia hasilkan kemudian memasarkanya sendiri melalui jaringan internet baik yang baik melalui situs pribadi ataupun situs perantara. Pelaku e-bisnis di Indonesia semakin berkembang dari waktu ke waktu, seperti diberitakan oleh (International Telecomunication Union dalam UNTAD s E- Commerce and Development Report 2002), bahwa di negara berkembang para pelaku e-bisnis dapat meraih keuntungan total sampai $2,8 triliun yang dihasilkan dari B2C e-bisnis sebanyak 94%. E-bisnis saat ini tidak hanya berdasarkan pada perkembangan web-internet saja tetapi juga perkembangan orgaisasi dan teknologi yang muncul dari kombinasi antar terlekomunikasi dan komputasi. Hal yang paling penting di dalamnya yaitu sistem informasi antar organisasional, standard pertukaran dokumen bisnis seperti electronic data interchange (EDI), sistem manajemen distribusi data dan kolaborasi teknologi. Gambar Contoh Arsitektur client/server e-business dalam Sistem Ticketing dan Model Bisnis B2C,B2B

11 Aplikasi e-business Gambar Arsitektur Aplikasi e-business Arsitektur aplikasi e-business seperti yang ditunjukkan pada gambar diatas, menunjukkan komponen-komponen aplikasinya, hubungan diantaranya, antarmuka (interface) dengan pelanggan, karyawan, rekan bisnis, dan stackholder yang lain di dalam suatu perusahaan e-business. Perhatikan ada beberapa paket solusi atau aplikasi e-business yang diintegrasikan kedalam gugusan (cluster) aplikasi perusahaan lintas fungsi (cross-functional enterprise application) seperti enterprise resource planningi (ERP), customer relationship management (CRM), supply chain management (SCM) dan selling chain management. Aplikasi-aplikasi e-business pada dasarnya adalah aplikasi berbasis jaringan, artinya kehadirannya adalah untuk menghubungkan pihak- pihak yang berkepentingan baik dari tempat yang sama maupun tempat yang berbeda. Aplikasiaplikasi ini yang kemudian akan berfungsi pada tempat-tempat tertentu. ERP dan SCM akan berfungsi sebagai Back-End, sedangkan CRM akan berfungsi sebagai Front-End. Banyak perusahaan yang menggunakan teknologi informasi untuk mengembangkan sistem perusahaan lintas fungsi yang terintegrasi yang melewati

12 batas-batas dari fungsi bisnis tradisional (seperti marketing dan finance), untuk meningkatkan semua proses-proses bisnis vital perusahaan. Perusahaan e-business melihat sistem perusahaan lintas fungsi ini sebagai suatu cara strategis menggunakan sumberdaya teknologi informasi dan meningkatkan efektivitas dan efisiensi proses bisnis. Jadi ini akan membantu perusahaan untuk mempertahankan obyek strategisnya, seperti yang ditunjukkan pada gambar di bawah ini. Gambar Proses Pengembangan Produk Dalam Perusahaan Manufaktur 1. ERP (Enterprise Resource Planning) Tantangan persaingan yang ketat dalam lingkungan bisnis dewasa ini semakin mendorong berbagai kalangan dunia usaha untuk menerapkan teknologi informasi (TI). Salah satu aplikasi yang paling banyak diterapkan adalah Enterprise Resource Planning (ERP), yang dianggap mendorong berbagai kegiatan bisnis, terutama operasional, menjadi lebih efisien, cepat dan mampu membuat prediksi ke depan. Pengambilan keputusan strategispun dapat dilakukan, karena tersedianya dukungan data dan informasi yang lebih baru dan terbarukan. Dengan ERP diharapkan dapat mengintegrasikan semua bagian atau departemen dan fungsi di dalam perusahaan melalui suatu sistem informasi yang terkomputerisasi. Sistem inilah yang harus dapat memenuhi semua kebutuhan departemen tadi dan mereduksi pekerjaan-pekerjaan yang ada. Ini sebenarnya tugas yang berat bagi suatu sistem atau aplikasi yang bisa menangani kebutuhan pada bagian gudang, bagian sumberdaya manusia dan juga bagian keuangan sekaligus.

13 Demikian ilustrasi sederhananya dan pada kenyataannya departemen-departemen tadi biasanya sudah memiliki suatu sistem sendiri untuk mengatasi pekerjaan sehariharinya. Tapi dengan ERP maka semuanya bisa terintegrasi menjadi suatu sistem terpusat dengan suatu database dan menjadikan beberapa departemen bisa lebih mudah dalam berbagi informasi dan juga mudah dalam melakukan komunikasi. Misalnya sekarang ambil contoh sebuah sistem pelayanan pelanggan. Seorang pelanggan melakukan order. Pada perusahaan yang tidak menerapkan ERP maka biasanya order ini akan berjalan dari satu meja ke meja lain dan dari satu sistem komputer ke sistem komputer yang lain. Pertama ini akan menimbulkan delay dan takutnya order menjadi hilang di tengah jalan. Kedua dengan berpindahnya dari satu sistem ke sistem yang lain maka akan menimbulkan risiko terjadinya kesalahan. Ketiga akan sulit untuk melacak status dari ini karena orang di departemen A tidak mungkin masuk ke dalam sistem komputer pada departemen B atau sebaliknya. Orang di departemen A harus bertanya kepada orang di departemen B mengenai statusnya dan hal ini akan makan waktu yang tidak sedikit. ERP mengintegrasikan sistem komputer yang tadinya saling berdiri sendiri pada departemen-departemen yang ada. Tentunya setiap departemen akan masih memiliki sistem sendiri tapi bedanya sekarang semua sudah terhubung satu sama lain dan bisa memecahkan masalah pelacakan status order tadi. Banyak pembuat solusi ERP saat ini sudah membuat solusi yang fleksibel sehingga tidak perlu membeli semua paket ERP, tapi bisa dengan membeli modul-modul tertentu saja. Misalnya ada perusahaan yang ingin menerapkan modul pengelolaan sumberdaya manusia dan keuangan saja pada tahap awalnya. Modul lain akan dilengkapi secara bertahap di kemudian hari. Seperti ditunjukkan pada gambar di bawah ini bahwa aktivitas di dalam enterprise resource planning dapat dikelompokan menjadi 5 bagian, yang merupakan komponen utama aplikasi enterprise resource planning, yaitu: fungsi logistik, manufaktur/produksi, sumberdaya manusia, distribusi serta akuntansi dan keuangan.

14 Komponen Utama Aplikasi ERP Aliran proses perusahaan dan aliran informasi pelanggan dan pemasok yang didukung oleh Sistem ERP Lintas Fungsi Berikut ini merupakan alasan-alasan yang mengharuskan kenapa suatu perusahaan menerapkan sistem ERP. Mengintegrasikan informasi keuangan dengan keharusan seorang CEO untuk mengetahui performa dari perusahaan maka dia harus mendapatkan informasi yang akurat mengenai hal ini. Seringkali mendapatkan informasi yang berbeda-beda dan jugajauh dari kebenaran. Bagian keuangan mungkin punya versi

15 angka sendiri. Sedangkan bagian penjualan juga memilki versinya sendiri. Sistem ERP mengeliminasi semua ini dan mengintegrasikan informasi yang akurat yang didapat dari konsolidasi semua departemen. Dengan ini semua bisa dipertanggungjawabkan karena semua pihak dalam perusahaan menggunakan sistem yang sama. Mengintegrasikan informasi pelanggan, maksudnya disini adalah dengan sistem ERP akan memudahkan dalam melacak semua order yang dilakukan pelanggan dengan cepat juga berbagai macam koordinasi dengan departemen lain misalnya dengan departemen manufaktur, inventori dan juga shipping. Semuanya bisa diketahui dengan cepat dan akurat. Menstadarisasi dan mempercepat proses manufakatur, pada perusahaan manufaktur sering kali terjadi misalnya dalam banyak unit bisnis dalam menghasilkan sesuatu menggunakan metode yang berbeda dan juga sistem komputerisasi yang berbeda pula. Sistem ERP datang dengan menggunakan metode standar untuk melakukan otomatisasi dalam proses manufaktur. Standarisasi ini akan menghemat waktu dan meningkatkan produktivitas perusahaan. Semuanya dilakukan dengan menggunakan sistem yang sama dan komputer yang terintegrasi. Minimalisasi inventori, dengan sistem ERP maka proses manufaktur bisa berjalan dengan lebih mulus dan bisa melihat dengan jelas mengenai suatu proses order yang sedang ditangani dalam perusahaan tersebut. Dengan demikian akan mampu untuk mengurangi inventori yang ada untuk membuat suatu produk dan akan mampu untuk melakukan proses pengiriman ke pelanggan dengan baik dan mengurangi stok barang dari gudang. Untuk hal ini sebenarnya dibutuhkan solusi tambahan yaitu Supply Chain Management. Namun demikian ERP juga bisa membantu meskipun tidak optimal tanpa solusi tambahan tersebut. Standarisasi dalam informasi sumberdaya manusia, pada kasus perusahaan dengan banyak unit bisnis maka sumberdaya manusianya biasanya terbagi dalam sistem yang berbeda-beda. Dengan ERP masalah ini bisa terpecahkan.

16 Dalam memecahkan masalah-masalah tersebut terkadang perusahaan lupa bahwa faktanya sistem ERP itu sebenarnya adalah representasi dari suatu perusahaan yang melakukan bisnis secara normal. Sebagian besar paket-paket modul ERP sifatnya umum dan komprehensif, tetapi beberapa tipe industri memiliki keunikan tersendiri. Banyak sistem ERP saat ini didesain untuk suatu proses manufaktur secara diskrit. Maksudnya adalah perusahaan-perusahaan yang menghasilkan sesuatu yang nyata dan dapat dihitung. Ini akan berbeda dengan perusahaan manufaktur yang berbasis proses (seperti minyak, kimia dan perusahaan utilitas yang mengukur produk mereka dengan suatu aliran, bukan suatu unit individu). Industri-industri spesifik inilah yang akan berjuang dengan penyedia solusi ERP untuk memodifikasi sistem ERP menjadi sesuai kebutuhan mereka. 2. CRM (Customer Relationship Management) Customer Relationship Management (CRM) menjadi istilah yang pada beberapa tahun terakhir ini semakin populer. Ditambah dengan perkembangan teknologi informasi yang semakin merambah berbagai aplikasi bisnis, CRM menjadi salah satu proses bisnis yang menarik untuk diperbincangkan. Customer Relationship Management meliputi semua aspek yang berkenaan dengan interaksi suatu perusahaan dengan pelanggannya. Hal ini bisa berupa penjualan jasa ataupun barang. Semuanya berawal dari kegiatan marketing terhadap pelanggan. Kegiatan marketing mengelola seluruh aspek dari daur hidup pelanggan, mulai dari sales, acquisition, fulfillment, hingga retention. Menurut Gartner Group, CRM adalah strategi bisnis yang fokus pada pelanggan yang didesain untuk mengoptimasi profitabiliti, revenue, dan customer satisfaction.

17 Aplikasi Utama dari CRM CRM merupakan suatu pendekatan sistematis dalam memanfaatkan informasi dan juga komunikasi untuk untuk membangun hubungan yang berkesinambungan dan saling menguntungkan dengan pelanggan. CRM merupakan strategi komprehensif dari perusahaan agar setiap proses dari daur hidup pelanggan itu dapat dimanfaatkan dengan optimal. Pelanggan adalah raja. Tetapi perusahaan tidak dapat memberikan pelayanan yang sama kepada semua pelanggan karena pada kenyataannya tidak semua pelanggan memberikan keuntungan maksimal kepada perusahaan. Sesuai dengan hukum 80/20, di antara 100% pelanggan yang dimiliki perusahaan, hanya sekitar 20% yang dapat memberikan keuntungan maksimal. Software/aplikasi CRM sekarang ini sudah cukup banyak beredar di pasaran, kebanyakan dibuat oleh perusahaan Amerika dan Eropa yang lebih dulu mengimplementasikan aplikasi CRM di perusahaan mereka. Aplikasi CRM berguna bagi perusahaan dalam banyak hal. Pertama, proses otomatisasi dari seluruh data yang ingin dipakai perusahaan dalam membangun database pelanggan. Dapat dibayangkan betapa sulitnya mengumpulkan data-data pelanggan, mencatat berapa kali mereka menghubungi perusahaan dalam satu bulan, berapa kali mereka menggunakan produk atau layanan perusahaan, dan berbagai data lain jika dilakukan secara manual. Kedua, aplikasi CRM memberikan laporan-laporan dari data yang dikumpulkan sehingga dapat menjadi informasi yang berguna bagi manajemen untuk

18 proses pengambilan keputusan. Aplikasi CRM akan menjadi Decision Support System, dimana pihak manajemen tidak lagi direpotkan pada urusan teknis dalam membuat laporan dan menyusun informasi yang dibutuhkan. Namun demikian, inisiatif CRM pada perusahaan tidaklah semata hanya berhenti pada implementasi aplikasi CRM. Aplikasi CRM hanyalah sekedar teknologi yang menjadi alat (tool) bagi perusahaan. Untuk menjamin implementasi CRM yang sukses, banyak faktor harus dibenahi terlebih dahulu oleh perusahaan. Ada 3 aspek penting yang perlu dibenahi perusahaan dalam proses implementasi CRM: (1) Orang. Orang meliputi internalisasi cara berpikir orang tentang bagaimana melayani konsumen. Visi implementasi CRM harus jelas terlebih dahulu dan dipahami secara benar oleh semua karyawan dalam perusahaan. Selanjutnya adalah aspek kesiapan dari sisi pengetahuan dan keterampilan. Perusahaan perlu mengadakan pelatihan-pelatihan dan proses belajar yang membuat karyawan lebih siap dalam proses implementasi CRM. (2) proses dan prosedur adalah proses dan prosedur. Dari sisi proses dan prosedur, perusahaan harus mendefinisikan secara lebih jelas targetmarket yang akan dibidik dan prosedur perusahaan secara lebih rinci dalam melayani konsumen. Hal ini penting agar karyawan yang berhubungan langsung dengan konsumen memiliki aturan yang jelas tentang bagaimana melayani pelanggan mereka. Selain itu, satu hal yang juga penting adalah bagaimana perusahaan menghubungkan antara kepuasan pelanggan dengan kinerja karyawan. Artinya, tidak hanya menjadi slogan dan jargon, tetapi proses layanan pelanggan menjadi sistem yang harus dijalankan oleh seluruh karyawan (3) sistem dan teknologi. strategi pemilihan dan pengembangan teknologi CRM. Perusahaan perlu membuat cetak biru tentang teknologi CRM seperti apa yang akan

19 digunakan, bagaimana proses implementasinya, training, dan juga penerapannya yang berhubungan dengan sistem yang sudah ada sekarang. Pada aspek implementasi ini, sebelum mengimplementasikan ke seluruh perusahaan, perlu dilakukan proyek percontohan implementasi yang dievaluasi secara intensif dan menyeluruh. Proyek percontohan ini penting agar menjaga proses implementasi keseluruhan dapat berjalan dengan sukses. Implementasi Customer Relationship Management (CRM) di banyak perusahaan ke depannya akan semakin banyak dilakukan, terutama disebabkan oleh persaingan antar perusahaan yang semakin ketat dan juga tuntutan konsumen yang semakin tinggi. Walaupun ada biaya yang harus dikeluarkan oleh perusahaan, tetapi dibandingkan potensi keuntungan yang diperoleh tentu saja dapat dihitung sebagai investasi yang menguntungkan. Implementasi CRM pada akhirnya tidak hanya menyangkut teknologi, tetapi lebih pada strategi perusahaan secara keseluruhan. Strategi ini menyangkut persiapan karyawan perusahaan dan persiapan prosedur yang benar dalam proses pelayanan untuk kepuasan pelanggan. Teknologi pada akhirnya adalah lebih sebagai alat agar implementasi CRM berjalan dengan sukses, walaupun sebaliknya tanpa dukungan teknologi yang memadai, akan sulit mengimplementasikan CRM yang komprehensif bagi sebuah perusahaan. CRM menggunakan teknologi informasi untuk membuat sistem perusahaan lintas fungsi yang mengintegrasikan dan mengotomasi berbagai proses layanan pelanggan di dalam penjualan, pemasaran, dan layanan produk yang dapat berinteraksi dengan pelanggan perusahaan. Sistem CRM ini terdiri dari modul software yang melakukan aktivitas bisnis seperti proses front-office. Software CRM menyediakan tool yang membuat bisnis dan karyawannya untuk menyediakan layanan kepada pelanggan secara cepat, tepat, bebas dan konsisten

20 Faktor Pendorong dan Penghalang Implementasi CRM 3. SCM (Supply Chain Management) Tantangan bisnis dan kebutuhan untuk meningkatkan daya saing membuat banyak perusahaan semakin memperhatikan efisiensi dan efektivitas internalnya. Bisnis logistik, seperti yang diungkapkan oleh Marc Linster, CTO Avicon merupakan operasi bisnis yang sangat taktis. Bisnis ini selalu digambarkan sebagai pemindahan bisnis dari satu tempat ke tempat lainnya, secara langsung dan mudah untuk diekskusi. "Masa depan itu sekarang" tutur sejumlah pakar teknologi informasi (TI) dan manajemen pada akhir abad lalu. Revolusi di bidang TI telah mengubah lanskap bisnis secara drastis. Menurut Profesor Eli Snir, perubahan kemampuan mentransmisikan secara instan yang berkelanjutan dari TI telah mengubah lingkungan komunikasi. Peningkatan efisiensi pada bisnis ini berasal dari perbaikan infrastruktur fisik, seperti sarana angkutan yang lebih besar dan lebih cepat, jangkauan yang lebih luas dan murah dari sarana angkutan, jejaring pergudangan yang lebih luas dan pembekalan yang tepat. Linster melihat bahwa proses pemindahan barang tidak banyak berubah sejak revolusi industri dimulai. Pengiriman produk, apakah itu sebuah lentera minyak tanah dari abad ke 19 atau produk elektronik dari abad ke 20, urutan bisa digambarkan

21 sebagai mata rantai yang bermula dari pembuatan perkiraan kebutuhan terhadap produk, pemesan bahan baku, membangun inventaris agar bisa mencukupi kemudahan tersebut, mengambil pesanan agar inventaris bisa dikeluarkan ke pasar; dan kembali lagi ke urutan semula. Dari sudut pandang pelaku logistik ada supply chain literal, organisasi yang sifatnya sekuensial yang terbentang dari pemasok bahan baku ke produsen dan akhirnya ke konsumen. Komunikasi yang terjadi hanya pada dua titik terdekat baik sebelum atau sesudahnya. Seperti sebuah rantai, setiap mata rantainya adalah kekuatan sekaligus kelemahannya. Setiap kegagalan dalam setiap mata rantai supply chain tersebut akan bisa mengancam kelangsungan keseluruhan proses. TI dan Supply Chain Management Credit Suisse First Boston, pada tahun 2000 lalu melihat bahwa perkembangan internet mendorong sejumlah perusahaan untuk mengadopsi bahasa yang sama, yang bisa secara efektif mentransfer data real time dengan biaya yang sangat rendah. Perusahaan semacam ini berusaha untuk mengeksploitasi bahasa elektronik internet dengan membangun aturan baru yang canggih dan mengotomatisasikan sebagian atau seluruh pengelolaan supply chain logistiknya.

22 Kemudian mulailah muncul perusahaan-perusahaan elogistics. elogistics didefinisikan sebagai pergerakan yang sarat otomasi dari barang, dana dan informasi mulai dari pemasok bahan baku dan produsen barang hingga ke pelanggan sepanjang mata rantai pasokan (supply chain management). Konten dari SCM Keunggulan e-business Keunggulan e-bisnis secara umum yakni: Menghemat Dana dalam Advertising Anda tidak perlu membayar untuk iklan yang mahal, cukup hanya dengan mengiklankan alamat website, kemudian masukkan informasi bisnis anda dalam website. Menghasilkan uang melalui Toko Online Luaskan distribusi informasi bisnis anda dan jual produk secara online, akan dapat memudahkan (calon) customer membeli produk anda. Kemudahan dalam Penyampaian Pesan Melalui website, pesan informasi bisnis dapat disampaikan lebih mudah dan up to date. Tidak perlu mencetak brosur yang mahal. Menghemat dalam Berkomunikasi

23 Informasi tentang produk baru, dapat secara mudah dikirim kepada customer Anda melalui dan website. Peluang Mendapatkan Customer baru - Lebih Besar Jangkauan klien bertambah, tidak hanya lokal, tapi nasional, bahkan pasar global. Mempunyai Image Lebih Profesional Semua bisnis menggunakan telepon, namun kebanyakan customer sekarang mengharapkan Anda memiliki website. Menghemat Waktu Jangan membuang banyak waktu untuk menjelaskan kepada customer, produk ataupun servis apa yang Anda tawarkan, langsung saja melalui website, akan lebih efektif. Tidak memerlukan "pabrik". Tidak perlu pengemasan. Tidak ada produk Anda yang jatuh dari truk pada saat pengiriman barang. Semuanya otomatis. Bahkan pada saat tidur pun terjadi penjualan. (Dengan menggunakan third-party payment gateway kita bisa menerima pembayaran dan pengiriman produk).

24 PEMBAHASAN Masa bagi suatu perusahaan perlu memanfaatkan TI adalah ketika: (1) sebagian besar proses operasionalnya (produksi, pemasaran, keuangan, dan lainnya) sudah bersifat repetitif; (2) kinerja perusahaan tidak dapat lagi ditingkatkan outputnya dengan menambah input manusia; (3) marginal cost cenderung meningkat sementara marginal revenue tetap (flat). Seperti sudah kita ketahui bersama, banyak perusahaan yang sudah memenuhi persyaratan-persyaratan seperti itu, baik di dunia pada umumnya maupun di Indonesia khususnya. Yang belum banyak kita ketahui adalah banyak dari perusahaan-perusahaan tersebut yang telah memanfaatkan TI, tetapi mengalami kegagalan dalam pengimplementasiannya. Apabila kita mengacu pada pemikiran Nolan Norton dalam Measuring & Managing IT Benefit, terdapat empat fase yang mesti dilalui perusahaan dalam pengelolaan manfaat TI. Fase pertama tahap visi, kedua masa investasi, ketiga masa pengolahan, dan keempat masa memanen yang diperkirakan setelah melewati masa 2-3 tahun. Kesalahan-kesalahan fatal yang sering terjadi pada perusahaan-perusahaan yang berusaha mengimplementasikan TI di perusahaannya banyak terjadi pada tahap kedua yaitu masa investasi karena pada tahap inilah banyak terjadi kesalahankesalahan yang dapat menyebabkan kegagalan dalam pengimplementasian TI pada perusahaan-perusahaan yang sudah menerapkan e-business. Langkah yang perlu dilakukan oleh pihak perusahaan untuk mengimplementasikan TI dalam perusahaannya adalah melakukan analisa terhadap piranti TI apa yang telah ada diperusahaan tersebut, apakah perlu dioptimalkan atau memang perlu investasi baru karena perangkat yang dibutuhkan belum tersedia. Dalam fase kedua yaitu masa investasi, memilih peranti TI merupakan isu penting, karena mempengaruhi dana yang mesti dikucurkan. Ada dua faktor yang perlu

25 diperhatikan dalam memilih peranti TI yaitu: Kapasitas pengolahan, dan frekuensi pemanfaatan TI. Banyak kesalahan yang terjadi pada fase investasi, karena perusahaan tidak mengetahui apa yang sebenarnya dibutuhkan. Salah satu hal yang dipertimbakan dalam hal pemilihan investasi TI adalah pengetahuan tentang pelanggan. Misalnya bank yang ingin membuat ATM bersama yang bisa digunakan seluruh dunia. Sebaiknya hitung dulu pelanggannya lalu berapa besarnya biaya yang akan diterapkan. Tentunya sebelum menentukan semuanya lebih baik dilakukan survey terlebih dahulu. Dengan survey ini perusahaan dapat menentukan peranti mana dan seperti apa yang tepat dipakai. Selain masalah pengetahuan tentang pelanggan, masih terdapat hal lain yang kerapkali tidak dimengerti oleh perusahaan yaitu: 1. Bagaimana mengukur manfaat yang akan dikejar dari investasi yang telah ditanamkan. 2. Bagaimana operasionalisasi investasi ini, dipisahkan dari aktivitas perusahaan dalam SBU dengan account tersendiri atau tetap sebagai bagian/divisi perusahaan. Ketidaktahuan dalam fase investasi akan membawa akibat yang buruk yaitu investasi yang dilakukan akan menjadi beban karena peranti TI-nya melebihi kebutuhan bisnis. Selain itu dapat pula terjadi hilangnya dana yang dipergunakan dalam investasi, terlebih bila pserusahaan yang menggunakan peranti mahal yang semestinya tidak digunakan. Kegagalan dalam fase investasi akan memberikan dampak pada fase selanjutnya yaitu fase masa pengolahan. Kegagalan suatu perusahaan dalam menerapkan sistem teknologi informasi tidak hanya dialami perusahaan di Indonesia tetapi juga perusahaan di tingkat dunia. Dalam banyak riset skala dunia, terungkap tingkat kegagalan proyek TI mencapai 50% lebih, bahkan hingga 70% lebih. Salah satunya riset The Standish Group mengungkapkan hanya 28% proyek TI skala besar yang mampu mencapai harapan. Lalu, Gartner Group melaporkan sekitar 2/3 proyek implementasi CRM gagal

26 mencapai tujuannya. Adapun CRM forum melaporkan 50% lebih proyek CRM di AS dan 85% lebih proyek serupa di Eropa juga gagal. Meskipun tidak semua perusahaan di Indonesia yang menerapkan sistem teknologi informasi mengalami kegagalan, tetapi kalau dilihat dari data statistiknya menurut Realta Chakradarma (Ketua Asosiasi Pengusahan Komputer Indonesia) di Indonesia kemungkinan hanya 20% investasi TI tang mengenai sasaran dan bisa terpakai optimal. Contoh perusahaan yang berhasil menerapkan sistem teknologi informasi adalah BCA. Dengan mengandalkan kekuatan infrastrukturnya-delivery channel dan sistem back office berbasis TI-BCA dengan cepat dan sukses meluncurkan produk dan layanannya. Hasilnya memang kelihatan yaitu dengan adanya peningkatan volume bisnis ATM BCA sebesar Rp. 185 triliun pada akhir tahun Sementara itu M-BCA meningkat volume bisnisnya dari Rp. 151 milyar pada tahun 2001 menjadi Rp. 2,13 triliun diakhir tahun Kegagalan proyek TI atau penggunaannya di bawah kapasitas sebenarnya lebih mengarah kepada low utilization. Masalah itu terjadi karena adanya argumen bisnis yang menyebutkan bahwa TI adalah bagian dari program besar menata strategi, proses, organisasi/sdm dan sistem yang perlu dilakukan secara terpadu untuk dapat memperoleh manfaat. Karena proyek TI jadi sangat besar, menyangkut hal non TI yang cakupannya luas dan kompleks. Argumen ini sulit diterima perusahaan, karena cara mereka berfikir umumnya berangkat dari organisasi manajemen yang fungsional. Selain itu pula adanya keengganan dari pihak eksekutif senior untuk melakukan perubahan terhadap kultur manajemen. Hasil survey tentang implementasi sistem teknologi informasi pada perusahaan di Indonesia menunjukkan umumnya perusahaan mengimplementa sikan TI dalam taraf yang relatif sederhana. Dilihat dari jumlah PC yang digunakan masih dibawah 100 unit, paket software yang dipakai masih jarang yang memakai aplikasi canggih seperti ERP atau Lotus Notes) dan kebanyakan merasa cukup mengembangkannya sendiri. Selain itu setiap perusahaan masih belum mengetahui bagaimana caranya mengukur keberhasilan investasi TI-nya. Jika dilihat dari inisiatif jangka panjang, perusahaan belum memiliki guidance book investasi. Di sisi lain,

27 ketersediaan SDM yang ahli dan terampil dalam mengoptimalkan sistem TI merupakan salah satu faktor penyebab kegagalan. Akar dari semua masalah diatas adalah eksekutif puncak. Banyak eksekutif senior yang tidak mau mengambil tanggung jawab kepemimpinan (leadership role) dalam implementasi TI. Padahal adopsi sistem TI baru bukan hanya menghadapi tantangan teknologi tetapi juga tantangan bisnis. Menurut Ross dan Weill dua pakar dari CISR MIT setidaknya ada enam kebijakan yang membutuhkan kepemimpinan eksekutif puncak untuk menjawabnya. Tiga kebijakan pertama menyangkut strategi yaitu: 1. Seberapa besar anggaran TI yang direncanakan. 2. Proses bisnis apa yang akan memperoleh investasi TI. 3. Kemampuan TI apa yang perlu diperluas ke seluruh bagian perusahaan. Adapun tiga kebijakan yang menyangkut eksekusi yakni: 1. Seberapa bagus jasa TI yang dibutuhkan. 2. Sejauh mana resiko keamanan dan privasi yang diberlakukan. 3. Siapa yang bertanggung jawab kalau inisiatif TI itu gagal. Kegagalan implementasi TI dalam satu perusahaan muncul dikarenakan kesalahan eksekutif senior yang tidak mampu menciptakan perubahan diorganisasinya, baik kultur, struktur maupun proses bisnis. Aspek perubahan organisasi menyumbang delapan persoalan dalam hal kegagalan implementasi TI yaitu: 1. Sedikitnya keterlibatan pengguna. 2. Rendahnya dukungan manajemen. 3. Ekspetasi yang kurang realistis. 4. Kurangnya keterampilan 5. Tidak adanya rasa kepemilikan 6. Kurangnya keterlibatan 7. Sumberdaya tak memadai 8. Tidak adanya kontrol terhadap fungsi TI

28 Sedangkan Aspek teknologi hanya menyumbangkan satu persoalan terhadap kegagalan implementasi TI yaitu: Teknologi yang tidak membuktikan hasil (unproven). Keterlibatan pengguna (end user) yang terbatas disebabkan oleh ketidak mengertian pihak manajemen perusahaan terhadap kompleksitas TI yang akan diterapkan. Mereka akan menyerahkan pengerjaan sistem kepada orang-orang TI yang tidak mengerti fungsi bisnis yang dijalankan perusahaan. Orang-orang TI hanya mengerti untuk mengubah bahasa bisnis kedalam bahasa sistem komputer. Akibatnya akan muncul permasalah ketika implementasi sistem telah berjalan. Sistem tidak sesuai dengan yang diinginkan dan dibutuhkan oleh perusahaan, bahkan mungkin tidak memadai untuk memenuhi kebutuhan bisnis yang dijalankan perusahaan. Minimnya peran pengguna dalam dalam perencanaan sistem informasi akan berakibat pada terhambatnya proses identifikasi input data yang diperlukan sehingga ini berakibat pada tidak cocoknya setting software yang akan digunakan. Bahkan bisa menyebabkan kesalahan dalam pemilihan software sehingga tidak kompatibel dengan kebutuhan. Rendahnya dukungan eksekutif senior dalam masalah TI dikarenakan kurangnya pengetahuan mereka tentang TI. Padahal dalam implementasi TI diperlukan adanya manajemen perubahan atau change management yang dimulai dari pimpinan. Implementasi TI akan berhasil bila didukung oleh tiga faktor yaitu adanya kepemimpinan, perubahan paradigma, dan kultur serta road map (planning). Tujuan dari change management adalah bagaimana agar perubahan TI yang diikuti perubahan proses bisnis dan organisasi, bisa dirangkul sebaik-baiknya oleh pelaksana bisnis. Pakar manajemen Michael Hammaer mengungkapkan kesalahan nomor satu dalam implementasi aplikasi ERP adalah tidak cukupnya investasi dalam hal manjemen perubahan (change management (cm)). Sumberdaya keuangan yang tidak cukup menjadi satu bagian yang menyebabkan kegagalan dalam penerapan sistem informasi. Perusahaan dalam melakukan perhitungan untuk kebijakan investasinya sering melewatkan perhitungan untuk investasi dalam melakukan manajemen

29 perubahan dan hanya memfokuskan keuangannya kepada TI saja. Padahal menurut Harvard Bussines Review dalam Sugiarsono (2003), TI hanya 20 persen dari implementasi tersebut sedangkan sisanya adalah untuk mengelola perubahan yang terjadi dalam tubuh perusahaan setelah implementasi dilakukan. Akibatnya setelah sistem diimplementasikan perusahaan tidak memiliki keuangan untuk mengantisipasi perubahan yang diakibatkan sistem baru, sehingga akhirnya sistem baru tidak digunakan dengan semestinya. Menurut Betty Alisyahbana, faktor yang mengakibatkan kegagalan proyek TI di Indonesia adalah perusahaan yang ingin menerapkan sistem informasi TI tidak memiliki arahan dan tahapan yang baik. Tahapan-tahapan itu antara lain terdiri dari: 2. Evaluasi kondisi bisnis (kondisi perubahan, kompetisi dan makroekonomi) 3. Penentuan tujuan bisnis yang ingin dicapai dengan implementasi TI 4. Pembuatan strategi bisnis dan inisiatif yang hendak dilakukan 5. Pendefinisian kebutuhan TI untuk menunjang strategi bisnis dan inisiatif tersebut 6. Pembuatan desain arsitektur TI yang disesuaikan dengan kebutuhan 7. Evaluasi opsi yang tersedia (termasuk teknologi) dan metode perhitungan manfaat-biayanya 8. Memilih opsi yang terbaik 9. Proses implementasi secara terencana 10. Evaluasi keberhasilan implementasi Pelaksanaan tahapan-tahapan dalam implementasi sistem TI dapat dilakukan secara mandiri oleh perusahaan yang bersangkutan ataupun dibantu oleh konsultan. Peran konsultan dalam hal ini adalah menjembatani antara staf TI dan non TI. Selain itu, konsultan dapat mengatasi adanya masalah dalam kompetensi SDM suatu perusahaan yang tidak memadai untuk menjalankan investasi TI.Kebutuhan akan outsourcer juga muncul ketika perusahaan merasa tidak mampu menangani masalah investasi sistem TI. Faktor-faktor pemilihan konsultan dan outsourcer adalah sebagai berikut:

30 1. Pemahaman Konsultan/ Outsourcer terhadap bisnis sang klien 2. Pengalaman kompetensi SDM-nya 3. Memiliki alat analisis manfaat-biaya (business case) yang jelas 4. Menyediakan service level agreement yang menjamin layanan prima 5. Reputasi dan komitmen jangka panjang Sebagai contoh, berikut ini adalah kisah salah satu perusahaan yang telah berhasil dalam menerapkan salah satu aplikasi TI khususnya dalam bidang e- business. Tidak seperti kebanyakan perusahaan yang gagal karena tidak mengikuti langkah-langkah yang seharusnya, perusahaan Anugerah Argon Medika (AAM) berhasil menerapkan aplikasi ERP di dalam perusahaannya karena mengikuti langkah-langkah yang sudah ada sehingga berhasil menerapkan aplikasi e-business berupa ERP di dalam perusahaannya sehingga meningkatkan kinerja dan profit perusahaan. Pemanfaatan TI di AAM dimulai pada tahun 1993 tetapi hanya sebatas otomasi. Program yang digunakan sangat sederhana yaitu dbase dan Clipper sementara antarbagian dalam organisasi belum terintegrasi satu sama lain. Tahun 1999 AAM memulai investasi TI dengan mengimplementasi ERP. Langkah yang dilakukan oleh perusahaan adalah melakukan kajian Visi terlebih dahulu. Setelah sepakat dengan visi yang ingin dicapai, langkah berikutnya mencari vendor. AAM menggunakan model big bang dengan aplikasi-aplikasi yang terintegrasi secara penuh. Artinya TI diterapkan disemua aktivitas dan bagian perusahaan, baik di front office maupun di back office. Secara lebih detail, implementasi TI di AAM dibagi tiga fase. Pertama membangun fondasi di tahun 2000, yaitu dengan implementasi ERP dan supplay chain. Kedua fase utilisasi yaitu dengan aplikasi ERP dibangun apliksi strategis penunjang bisnis perusahaan seperti business intelligence, performance management, security system, B2B dan beberapa aplikasi lain yang berjalan secara paralel selama tahun Ketiga fase integrasi dengan pelanggan dan prinsipal. Yakni menggunakan aplikasi customer relationship management yang akan dibangun dengan sistem terintegrasi dan advance.

31 Manfaat yang didapat oleh AAM dalam mengimplementasikan sistem TI amat banyak, setidaknya oleh tiga lapisan yaitu lapisan operasional, lapisan manajer, dan lapisan top management. Manfaat yang didapat ditingkat operasional adalah dengan ERP laporan dapat dibuat melalui sistem dengan sistem alert sehingga perkembangan pejualan dapat dipantau secara real time. Selain itu manfaat yang didapat dirasakan pula pada sejumlah departemen. Bagian keuangan misalnya dapat melakukan proses pencatatan keuangan perusahaan dengan lebih mudah dan cepat karena otomasi yang terintegrasi teleh dilakukan untuk manajemen piutang, utang, general ledger dan manajemen arus kas. Pada bagian pemasaran manfaat yang didapat adalah memudahkan manajemen penjualan dan penentuan harga diskon seta memungkinkan order via Internet. Manfaat paling signifikan adalah di bidang logistik. Sebab inventory lebih efisien dan terhindar dari penumpukan. Kemudian, pembelian dan persediaan lebih tanggap terhadap klien, perencanaan reantai pasokan lebih lancar karena segalanya termonitor secara online dan real time. Bahkan dimungkinkan untuk melakukan forecasting terhadap permintaan dan pasokan ke depan. Akan tetapi tidak semua perusahaan yang menerapkan aplikasi TI, khususnya aplikasi e-business di perusahaannya, berhasil dan meningkatkan kinerja dan profit perusahaan tersebut. Banyak juga perusahaan-perusahaan yang bukannya mendapatkan keuntungan dari implementasi aplikasi e-business, malah mengalami kerugian yang tidak sedikit karena untuk menerapkan TI dan aplikasi e-business, perusahaan harus menginvestasikan uang yang tidak sedikit. Disinilah letak permasalahannya, banyak perusahaan-perusahaan termasuk perusahaan-perusahaan besar sekalipun yang mengalami kegagalan dalam penerapan TI, khususnya aplikasi e-business. Berikut ini adalah beberapa alasan mengenai kenapa perusahaan-perusahaan mengalami kegagalan dalam penerapan aplikasi e-business, khususnya aplikasi ERP. Mengapa Implementasi ERP gagal? Solusi ERP diciptakan memang untuk menjawab pekerjaan yang berbeda