BAB II LANDASAN TEORI

Transkripsi

1 BAB II LANDASAN TEORI II.1 Sistem II.1.1 Pengertian Sistem O Brien, James A.(2006:29) mendefinisikan Sistem adalah sekelompok elemen yang saling berhubungan atau berinteraksi hingga membentuk kesatuan sedangkan menurut Gelinas, U. J. dan Dull, R. B. (2008:11) menyatakan, A system is a set of interdependent elements that together accomplish specific objectives. A system must have organization, interrelationship, integration, and central objectives. Berdasarkan kedua definisi diatas dapat disimpulkan bahwa sistem adalah sekelompok komponen yang saling berkaitan satu dengan yang lainnya untuk mencapai tujuan yang sama. II.2 Sistem Pengendalian Internal II.2.1 Pengertian Sistem Pengendalian Internal The Committee of Sponsoring Organizations (COSO) dalam buku Boynton, William C & Johnson, Raymond N. (2006:391) mendefinisikan pengendalian internal sebagai berikut: Internal control has been defined by COSO as a process established by management and directors and other personnel of the firm to achieve the broad objectives of (a) efficient and effective operations, (b) reliable financial reporting, and (c) compliance with applicable laws and regulations. Internal control includes day-to-day operation of business processes and business measurement processes and not include business decision processes. 9

2 Menurut Ikatan Akuntan Indonesia (2008:319) pengendalian internal adalah suatu proses yang dijalankan oleh Dewan Komisaris, manajemen, dan personil lain entitas yang didesain untuk memberikan keyakinan yang memadai tentang pencapaian 3 golongan tujuan berikut ini: 1. Keandalan laporan keuangan 2. Efektivitas dan efisiensi operasi 3. Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku Sedangkan menurut Arens dan Loebbecke yang diterjemahakan oleh Amir Abadi Jusuf (2003:258) mendefinisikan Sistem Pengendalian Internal terdiri dari kebijakan dan prosedur yang dirancang untuk memberikan manajemen keyakinan memadai bahwa tujuan dan sasaran yang penting dapat tercapai. Berdasarkan ketiga definisi diatas dapat diambil kesimpulan bahwa pengendalian internal merupakan metode yang dipergunakan oleh dewan direksi, manajemen dan personel lainnya untuk menjaga aset, memberikan informasi yang handal, mendorong kesesuaian dengan kebijakan yang telah diterapkan agar tujuan perusahaan tercapai. II.2.2 Fungsi pengendalian internal Menurut Romney dan Steinart yang diterjemahkan oleh Deny Arnos Kwary, M.Hum. dan Dewi Fitriasari,M.Si.(2006:230), pengendalian internal melaksanakan tiga fungsi penting meliputi: - Pengendalian untuk pencegahan (preventive control), Dibutuhkan untuk mencegah timbulnya suatu masalah sebelum mereka muncul.misalnya mempekerjakan personil akuntansi yang berkualitas tinggi, pemisahan tugas 10

3 pegawai yang memadai, dan secara efektif mengendalikan akses fisik atas aset, fasilitas dan informasi. - Pengendalian untuk pemeriksaan (detective control), Dibutuhkan untuk mengungkap masalah begitu masalah tersebut muncul. Misalnya pengendalian untuk pemeriksaan adalah pemeriksaan salinan atas perhitungan, mempersiapkan rekonsiliasi bank dan neraca saldo setiap bulan. - Pengendalian korektif (corrective control), Dibutuhkan untuk memecahkan masalah yang ditemukan oleh pengendalian untuk pemeriksaan. Pengendalian ini mencakup prosedur yang dilaksanakan untuk mengidentifikasikan penyebab masalah, memperbaiki kesalahan atau kesulitan yang ditimbulkan, dan mengubah sistem agar masalah dimasa mendatang dapat diminimalisasikan atau dihilangkan. II.2.3 Tujuan Sistem Pengendalian Internal Menurut Romney dan Steinart yang diterjemahkan oleh Deny Arnos Kwary, M.Hum. dan Dewi Fitriasari,M.Si.(2006:230), Committee of Sponsoring Organizations (COSO) mengidentifikasikan tiga tujuan utama, antara lain: - Efektivitas dan efisiensi operasional organisasi - Keandalan pelaporan keuangan - Kesesuaian dengan hukum dan peraturan yang berlaku II.2.4 Komponen Pengendalian Internal Menurut Boynton et.al yang diterjemahkan oleh Paul A.Rajoe, Gina Gania dan Ichasan Setio Budi (2004: ), menjelaskan dalam laporan COSO dan 11

4 AU 319 Consideration of Internal Control in The Financial Statement Audit (SAS 78) mengidentifikasikan lima komponen pengendalian internal yang saling berhubungan yakni: 1. Lingkungan Pengendalian Lingkungan pengendalian menetapkan suasana dari suatu organisasi yang mempengaruhi kesadaran akan pengendalian dari orang-orangnya. Lingkungan pengendalian merupakan pondasi dari semua komponen pengendalian internal lainnya yang menyediakan disiplin dan struktur. Sejumlah faktor membentuk lingkungan pengendalian antara lain: - Integritas dan nilai etika. Bagian bisnis seperti karyawan, pelanggan, pemasok, dan masyarakat meminta peningkatan yang lebih tinggi dari integritas dan etika sebagai bagian dari manajer bisnis. - Komitmen terhadap kompetensi. Komitmen terhadap kompetensi mencakup pertimbangan manajemen mengenai pengetahuan dan keahlian yang diperlukan, dan pengalaman yang diperlukan untuk mengembangkan potensi tersebut. - Dewan direksi dan komite audit. Komposisi dari dewan direksi dan komite audit dan cara mereka melaksanakan tanggung jawab atas kekuasaan dan kekeliruan memiliki dampak yang besar terhadap lingkungan pengendalian. - Filosofi dan gaya operasi manajemen. Banyak karakteristik yang dapat membentuk bagian dari filosofi dan gaya operasi manajemen dan memiliki dampak terhadap lingkungan pengendalian. 12

5 - Struktur organisasi. Berkontribusi terhadap kemampuan entitas untuk memenuhi tujuan dengan menyediakan kerangka kerja menyeluruh atas perencanaan, pelaksanaan, pengendalian, dan pemantauan aktivitas suatu entitas. - Penetapan wewenang dan tanggung jawab. Wewenang dan tanggung jawab merupakan penjelasan mengenai bagaimana dan kepada siapa wewenang dan tanggung jawab untuk semua aktivitas entitas dibebankan. - Kebijakan dan praktik sumber daya manusia. Kebijakan dan prosedur sumberdaya manusia yang diterapkan akan menjamin bahwa personel entitas memiliki tingkat integritas, nilai etika, dan kompensasi yang diharapkan. 2. Penilaian Resiko Penilaian resiko untuk tujuan pelaporan keuangan adalah identifikasi, analisis, dan pengolahan resiko suatu entitas yang relevan dengan penyusunan laporan keuangan yang disajikan secara wajar sesuai dengan prinsip-prinsip akuntansi yang berlaku umum. 3. Aktivitas Pengendalian Merupakan keijakan dan prosedur yang membantu memastikan bahwa perintah manajemen telah dilaksanakan. Aktivitas pengendalian membantu memastikan bahwa tindakan yang dilakukan berkenaan dengan risiko yang diambil untuk pencapaian tujuan entitas. Aktivitas pengendalian memiliki beberapa tujuan dan diaplikasikan pada berbagai tingkatan organisasional dan fungsional. 13

6 Aktivitas pengendalian yang relevan dengan audit laporan keuangan dapat dikategorikan dalam beberapa cara. Salah satu cara adalah sebagai berikut: - Pemisahan tugas - Otorisasi yang memadai atas transaksi dan aktivitas - Dokumen dan catatan yang memadai - Pengecekan independen atas pelaksanaan 4. Informasi dan Komunikasi Informasi dan komunikasi yang relevan dengan tujuan pelaporan keuangan, yang memasukkan sistem akuntansi, terdiri dari metode-metode, dan catatancatatan yang diciptakan untuk mengidentifikasi, mengumpulkan, dan menganalisis, mengklasifikasikan, mencatat dan melaporkan transaksitransaksi entitas dan juga kejadian-kejadian serta kondisi dan untuk memelihara akuntabilitas dari aktiva-aktiva dan kewajiban-kewajiban yang berhubungan. Komunikasi melibatkan penyediaan suatu pemahaman yang jelas mengenai peran dan tanggung jawab individu berkenaan dengan pengendalian internal atas pelaporan keuangan. 5. Pemantauan Suatu proses yang menilai kinerja pengendalian internal pada suatu saat. Pemantauan melibatkan penilaian rancangan dan pengoperasian pengendalian dengan dasar waktu dan mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan. Pemantauan dapat dilaksanakan melalui aktivitas yang berkelanjutan, pengevaluasian periodic secara terpisah. 14

7 II.2.5 Ciri-ciri Pengendalian Internal Yang Efektif Menurut Akmal (2007:25),ciri-ciri pengendalian internal yang efektif yakni: 1. Tujuannya jelas Jika pengendalian internal tidak dapat dimengerti, maka prosedur pengendalian tersebut tidak akan digunakan dan jika tidak mempunyai tujuan yang jelas, maka pengendalian tersebut tidak memiliki nilai. 2. Dibangun untuk tanggung jawab bersama Suatu pengendalian internal harus dapat dimanfaatkan oleh seluruh pengguna atau oleh seluruh pihak yang berkaitan. 3. Biaya yang dikeluarkan dapat mencapai tujuan Biaya yang dikeluarkan harus dapat mencapai tujuan yang ditetapkan, namun biaya tersebut tidak boleh melebihi dari manfaat yang dihasilkannya. 4. Didokumentasikan Proses dokumentasi yang baik adalah proses dokumentasi yang sederhana dan dapat mudah dimengerti, serta jelas hubungannya dengan risiko ke pengendalian dan memberikan keyakinan kepada manajemen bahwa pengendalian internal ini berada pada tempatnya. 5. Dapat diuji dan di review Proses pengendalian dan manajemen dan dokumentasinya dapat diuji dan di review agar dapat disempurnakan atau dapat diperbaharui jika proses pengendalian internal yang dilakukan sudah tidak sesuai dengan kondisi pada saat pengendalikan dilakukan. 15

8 6. Dapat dikelola Maksudnya adalah bahwa pengendalian internal harus dapat ditambah jika terdapat kekurangan, dan dirubah jika telah tidak terdapat kesesuaian, atau diperbaharui jka sudah tidak sesuai dengan kondisi sekarang. II.2.6 Keterbatasan Pengendalian internal Menurut Boynton et.al yang diterjemahkan oleh Paul A.Rajoe, Gina Gania dan Ichasan Setio Budi (2004:376), mengidentifikasikan keterbatasan yang melekat (inherent limitations) pada pengendalian internal, yakni: 1. Kesalahan dalam pertimbangan (Poor Judgement) Terkadang, manajemen dan personel lainnya dapat melakukan pertimbangan yang buruk dalam membuat keputusan bisnis atau dalam melaksanakan tugas rutin karena informasi yang tidak mencukupi, keterbatasan waktu, atau prosedur lainnya. 2. Gangguan (Breakdown) Gangguan dalam melaksanakan pengendalian dapat terjadi ketika personel salah memahami instruksi atau membuat kekeliruan akibat kecerobohan, atau kelelahan. Perubahan sementara atau permanen dalam personel atau dalam sistem atau prosedur juga dapat berkontribusi pada terjadinya gangguan 3. Kolusi (Collusion) Individu yang bertindak bersama, seperti karyawan yang melaksanakan suatu pengendalian penting bertindak bersama dengan karyawan lain, konsumen atau pemasok, dapat melakukan sekaligus menutupi kecurangan sehingga tidak terdeteksi oleh pengendalian internal. 16

9 4. Pengabaian oleh manajemen (Management Override) Manajemen dapat mengabaikan kebijakan atau prosedur tertulis untuk tujuan tidak sah seperti keuntungan pribadi atau presentasi mengenai kondisi keuangan suatu entitas yang dinaikkan. Praktik pengabaian termasuk membuat penyajian yang salah dengan sengaja seperti menerbitkan dokumen palsu untuk mendukung pencatatan transaksi penjualan fiktif. 5. Biaya lawan manfaat (cost versus benefit) Biaya pengendalian internal suatu entitas seharusnya tidak melebihi manfaat yang diharapkan. Pengukuran yang tepat baik dari biaya dan manfaat biasanya tidak memungkinkan, manajemen harus membuat sendiri estimasi kuantitatif maupun kualitatif dalam mengevaluasi hubungan antara biaya dan manfaat. II.3 Pengertian Penjualan Kredit Definisi penjualan kredit menurut Boynton et.al yang diterjemahkan oleh Rajoe, A.P., Gania, G. dan Budi, I.S. (2004: 20) menyatakan, Penjualan kredit dapat dilakukan secara over-the-counter, atau melalui telepon, surat, representatif penjualan traveling, fax, atau pertukaran data elektronik. Barang-barang dapat diambil sendiri oleh pelanggan atau dikirimkan oleh penjual. II.3.1 Dokumen dan catatan yang digunakan dalam sistem penjualan kredit Menurut Boynton et.al yang diterjemahkan oleh Paul A.Rajoe, Gina Gania dan Ichasan Setio Budi (2004:21), sejumlah dokumen dan catatan yang digunakan 17

10 oleh perusahaan besar dalam pemrosesan transaksi penjualan kredit seringkali mencakup hal hal berikut: - Pesanan pelanggan. Permintaan barang dagang oleh pelanggan yang diterima langsung dari pelanggan atau wiraniaga. Pesanan ini dapat berupa formulir yang disiapkan oleh penjual atau formulir pesanan pembelian dari pembeli. - Pesanan Penjualan. Formulir yang menunjukkan deskripsi, kuantitas, dan data lainnya yang berkaitan dengan pesanan pelanggan. Pesanan ini berfungsi sebagai dasar dimulainya transaksi dan pemrosesan internal atas pesanan pelanggan oleh penjual - Dokumen pengiriman. Formulir yang digunakan untuk menunjukkan rincian dan tanggal setiap pengiriman. Dokumen ini dapat berupa bill of lading, yang berfungsi sebagai pemberitahuan formal atas penerimaan barang yang dikirimkan oleh kurir. Dokumen pengiriman lainnya termasuk slip pengepakan yang merinci item-item yang dikirimkan. - Faktur penjualan. Formulir yang menyatakan penjualan tertentu, termasuk jumlah yang terutang, syarat, dan tanggal penjualan. Formulir ini digunakan untuk menagih pelanggan dan memberikan dasar untuk mencatat penjualan. - Daftar harga yang diotorisasi.daftar atau file induk komputer yang berisi harga barang-barang yang diotorisasi yang ditawarkan untuk dijual. - File transaksi penjualan. File komputer yang berisi transaksi penjualan yang telah diselesaikan. File ini digunakan untuk mencetak faktur penjualan, jurnal penjualan, dan memperbarui file induk piutang usaha, persediaan, buku besar. - Jurnal penjualan. Daftar jurnal dari transaksi penjualan yang telah diselesaikan 18

11 - File induk pelanggan. File yang berisi informasi tentang pengiriman dan penagihan pelanggan serta batas kredit pelanggan. - File induk piutang usaha. File yang berisi informasi tentang transaksi dan saldo dari setiap pelanggan. File ini berfungsi sebagai dasar untuk menyusun buku pembantu piutang. - Laporan bulanan pelanggan. Laporan yang dikirimkan ke setiap pelanggan yang menunjukkan saldo awal, transaksi selama bulan berjalan, saldo akhir. II.3.2 Fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem penjualan kredit: Menurut Boynton et.al yang diterjemahkan oleh Rajoe, A.P., Gania, G. dan Budi, I.S. (2004:22), fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem penjualan kredit: 1. Memprakarsai penjualan. Permintaan oleh sebuah perusahaan untuk melakukan transaksi penjualan dengan perusahaan lain, meliputi: - Penerimaan pesananan pelanggan - Persetujuan kredit 2. Pengiriman barang dan jasa. Pengiriman fisik atau penyerahan barang dan jasa, meliputi: - Pemenuhan pesanan penjualan 19

12 - Pengiriman pesanan penjualan 3. Pencatatan penjualan Pengakuan formal atas pendapatan oleh perusahaan, meliputi - Penagihan pelanggan - Pencatatan penjualan. II.3.3 Unsur-unsur pengendalian internal dalam sistem penjualan kredit Menurut Mulyadi (2001:164) Unsur pokok pengendalian intern dalam penjualan kredit terdiri dari : 1. Organisasi - Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kredit. - Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penjualan dan fungsi kredit. - Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi kas. - Transaksi penjualan kredit harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi kredit, fungsi pengiriman, fungsi penagihan, dan fungsi akuntansi. Tidak ada transaksi penjualan kredit yang dilaksanakan secara lengkap oleh satu fungsi tersebut. 2. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan - Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan menggunakan formulir surat order pengiriman. - Persetujuan pemberian kredit diberikan oleh fungsi kredit dengan membubuhkan tanda tangan pada credit copy (yang merupakan tembusan surat order pengiriman). 20

13 - Pengiriman barang kepada pelanggan diotorisasi oleh fungsi pengiriman dengan cara menandatangani dan membubuhkan cap sudah dikirim pada copy surat order pengiriman. - Penetapan harga jual, syarat penjualan, syarat pengangkutan barang, dan potongan penjualan berada di tangan direktur pemasaran dengan penerbitan surat keputusan mengenai hal tersebut. - Terjadinya piutang diotorisasi oleh fungsi penagihan dengan membubuhkan tanda tangan pada faktur penjualan. - Pencatatan ke dalam kartu piutang dan ke dalam jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas, dan jurnal umum diotorisasi oleh fungsi akuntansi dan dengan cara memberikan tanda tangan pada dokumen sumber (fungsi penjualan, bukti kas masuk, dan memo kredit). - Pencatatan terjadinya piutang didasarkan pada faktur penjualan yang didukung dengan surat order pengiriman dan surat muat 3. Praktik yang sehat - Surat order pengiriman bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan - Faktur penjualan bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penagihan - Secara periodik fungsi akuntansi mengirim pernyataan piutang kepada setiap debitur untuk menguji ketelitian catatan piutang yang diselenggarakan oleh fungsi tersebut. - Secara periodik diadakan rekonsiliasi kartu piutang dengan rekening kontrol piutang dalam buku besar. 21

14 4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya Unsur mutu karyawan merupakan unsur sistem pengendalian intern yang paling penting. Jika perusahaan mempunyai karyawan yang kompeten dan jujur, unsur pengendalian intern dapat dikurangi sampai batas minimum, dan perusahaan tetap dapat menghasilkan pertanggungjawaban keuangan yang dapat diandalkan. Untuk mendapatkan karyawan yang kompeten dan jujur, beberapa cara berikut ini ditempuh: a. Seleksi calon karyawan berdasarkan persyaratan yang dituntut oleh pekerjaannya, tuntutan tanggung jawab yang akan dipikulnya, manajemen harus mengadakan analisis jabatan yang ada dalam perusahaan dan menentukan syarat-syarat yang harus dipenuhi oleh calon karyawan yang akan menduduki jabatan tersebut. b. Pengembangan pendidikan karyawan selama menjadi karyawan perusahaan, sesuai dengan tuntutan perkembangan pekerjaannya. II.4 Pengertian Piutang Menurut Boyton et.al yang diterjemahkan oleh Paul A.Rajoe, Gina Gania dan Ichasan Setio Budi (2004:40), Piutang meliputi jumlah yang yang harus dibayar pelanggan, karyawan, dan afiliasi atas akun terbuka, wesel, serta pinjaman, dan bunga akrual atau saldo semacam itu. Menurut Suharli, M. (2006), Piutang dagang adalah jumlah piutang dari pelanggan yang terjadi karena transaksi penjualan barang dan jasa, Sedangkan menurut pendapat Weygandt, Kieso, dan Kimmel (2005:363), memberikan definisi yakni Account Receivable 22

15 is amounts owed by customers on account. They result from the sales of goods or services. Dari kedua definisi diatas dapat diambil kesimpulan bahwa piutang merupakan jumlah yang harus dibayar pelanggan yang timbul dari transaksi pembelian barang atau jasa. II.4.1 Dokumen dan catatan yang digunakan dalam pencatatan piutang Menurut Mulyadi (2001:238), dokumen pokok yang digunakan sebagai dasar pencatatan piutang adalah: 1. Faktur Penjualan. Digunakan sebagai dasar pencatatan timbulnya piutang dari transaksi penjualan kredit. Dokumen ini dilampiri dengan surat muat (bill of lading) dan surat order pengiriman sebagai dokumen pendukung untuk mencatat transaksi penjualan kredit. 2. Bukti Kas Masuk. Digunakan sebagai dasar pencatatan berkurangnya piutang dari transaksi pelunasan piutang oleh debitur. 3. Memo Kredit. Digunakan sebagai dasar pencatatan retur penjualan. Dokumen ini dikeluarkan oleh Bagian Order Penjualan dan jika dilampiri dengan Laporan Penerimaan Barang yang dibuat oleh Bagian Penerimaan. 4. Bukti Memorial (Journal Voucher). Digunakan sebagai dasar pencatatan penghapusan piutang. Dokumen ini dikeluarkan oleh Fungsi Kredit yang memberikan otorisasi penghapusan piutang yang sudah tidak dapat ditagih. 23

16 II.4.2 Pengendalian Internal Dalam Piutang Dagang Menurut Warren et.al yang diterjemahkan oleh Farahmita, A, Amanugrahani, dan Hendrawan, T (2008:325), pengendalian internal untuk piutang dagang adalah pemisahan fungsi persetujuan kredit, fungsi penjualan, fungsi akuntansi, dan fungsi penagihan. Karyawan yang bertanggung jawab menangani penjualan harus dipisahkan dari karyawan yang menangani akuntansi untuk piutang dagang dan persetujuan kredit. Dengan begitu, fungsi akuntansi dan persetujuan kredit bertindak sebagai pemeriksa independen atas fungsi penjualan. Karyawan yang menangani akuntansi untuk piutang dagang tidak boleh terlibat dalam penagihan piutang dagang. II.4.3 Seleksi Dan Standar Kredit Menurut Helmi, S. (2009), Seleksi kredit melibatkan aplikasi dari teknikteknik untuk menentukan pelanggan mana yang layak menerima kredit. Proses ini melibatkan evaluasi terhadap kelayakan kredit dan membandingkannya dengan standar kredit, yaitu persyaratan minimum untuk memperpanjang kredit kepada seorang pelanggan. Salah satu teknik seleksi kredit yang popular adalah 5C yakni: - Character (Kepribadian) : penilaian untuk memperkirakan kemungkinan pelanggan mau memenuhi kewajibannya. - Capacity (Kemampuan) : kemampuan pelanggan untuk membayar - Capital (Modal) : penilaian atas posisi keuangan secara umum 24

17 - Collateral (Jaminan) : penilaian atas jaminan harta atas kredit. jumlah asset pemohon yang dijadikan agunan atas kredit yang diminta. Semakin besar nilai asset yang diagunkan, maka semakin besar pula kemungkinan pemohon dapat menutup kreditnya bila gagal bayar. - Condition (Kondisi) : penilaian atas dampak kecenderungan perekonomian secara umum, industri, maupun hal-hal khusus sehubungan dengan bisnis/transaksi yang dihadapi pemohon kredit tersebut. Analisis 5C ini akan menghasilkan keputusan bagi pemberi kredit untuk menerima atau menolak permohonan kredit yang diajukan oleh pemohon. II.5 Penerimaan Kas Definisi penerimaan kas menurut Warren et.al yang diterjemahkan oleh Farahmita,A,Amanugrahani, dan Hendrawan,T (2008:291) adalah, Perusahaan menerima kas dari dua sumber utama yaitu penerimaan kas dari pelanggan dan penerimaan wesel atau kiriman uang dari pelanggan yang melakukan pembayaran atas utang usaha. II.5.1 Dokumen dan catatan yang digunakan dalam penerimaan kas Menurut Boynton et.al yang diterjemahkan oleh Paul A.Rajoe, Gina Gania dan Ichasan Setio Budi (2004:33), dokumen dan catatan penting yang digunakan dalam pemrosesan penerimaan kas adalah sebagai berikut: - Bukti penerimaan uang (remittance advice). Dokumen yang dikirim ke pelanggan bersama dengan faktur penjualan, yang kemudian akan dikembalikan bersama pembayaran yang menunjukkan nama 25

18 pelanggan serta nomor akun, nomor faktur, dan jumlah yang dibayarkan (misalnya, bagian tagihan telepon yang dikembalikan bersama dengan pembayaran) - Pradaftar. Daftar penerimaan kas yang diterima melalui pos - Lembar perhitungan kas. Daftar kas dan cek dala register kas. Daftar ini digunakan dalam merekonsiliasi total penerimaan dengan total yang dicetak oleh register kas. - Ikhtisar kas harian. Laporan yang menunjukkan total penerimaan melalui kasir (over-the-counter) atau pos penerimaan dalam setoran tersebut. - Slip deposit yang disahkan. Daftar yang dibuat oleh penyetor dan distempel oleh bank yang menunjukkan tanggal serta total setoran yang diterima bank dan rincian penerimaan dalam setoran tersebut. - File transaksi penerimaan kas. File komputer atas transaksi penerimaan kas yang telah disahkan yang diterima untuk pemrosesan; file ini digunakan untuk memperbarui file induk piutang usaha. - Jurnal penerimaan kas. Jurnal yang berisi daftar penerimaan kas dari penjualan tunai dan penagihan piutang usaha. - II.5.2 Fungsi yang terkait dalam sistem penerimaan kas Fungsi yang terkait dalam sistem penerimaan kas dari piutang adalah sebagai berikut: 1. Fungsi Sekretariat. Dalam sistem penerimaan kas dari piutang, fungsi seketariat bertanggung jawab dalam penerimaan cek dan surat pemberitahuan (remittance ad-vice) melalui pos dari para debitur perusahaan. Fungsi ini 26

19 bertugas untuk membuat daftar surat pemberitahuan atas dasar surat pemberitahuan yang diterima bersama cek dari para debitur. 2. Fungsi Penagihan. Fungsi penagihan bertanggung jawab untuk melakukan penagihan kepada para debitur perusahaan berdasarkan daftar piutang yang ditagih yang dibuat oleh Fungsi Akuntansi. 3. Fungsi Kas. Fungsi ini bertanggung jawab atas penerimaan cek dari Fungsi Sekretariat (jika penerimaan kas dari piutang melalui pos) atau dari Fungsi Penagihan (jika penerimaan kas dari piutang melalui penagih perusahaan). Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyetorkan kas yang diterima dari berbagai fungsi tersebut segera ke bank dalam jumlah penuh. 4. Fungsi Akuntansi. Fungsi akuntansi bertanggung jawab dalam pencatatan penerimaan kas dan berkurangnya piutang kedalam kartu piutang. 5. Fungsi Pemeriksa Internal. Fungsi pemeriksaan internal bertanggung jawab dalam melaksanakan perhitungan kas yang ada ditangan fungsi kas secara periodik. Dan juga bertanggung jawab dalam melakukan rekonsiliasi bank, untuk mengecek ketelitian catatan kas yang dilakukan oleh fungsi akuntansi. II.5.3 Unsur pengendalian internal dalam sistem penerimaan kas dari piutang Menurut Mulyadi (2001:491) Unsur pokok pengendalian internal dalam penerimaan kas terdiri dari organisasi, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan, dan praktik yang sehat. 1. Organisasi - Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penagihan dan fungsi penerimaan kas 27

20 - Fungsi penerimaan kas harus terpisah dari fungsi akuntansi 2. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan - Debitur diminta untuk melakukan pembayaran dalam bentuk cek atas nama atau dengan pemindahbukuan (Giro Bilyet) - Fungsi penagihan melakukan penagihan hanya atas dasar daftar piutang yang harus ditagih yang dibuat oleh fungsi akuntansi - Pengkreditan rekening pembantu piutang oleh fungsi akuntansi harus didasarkan atas surat pemberitahuan yang berasal dari debitur. 3. Praktik yang sehat - Hasil penghitungan kas direkam dalam berita acara penghitungan kas dan disetor penuh ke bank dengan segera - Para penagih dan kasir harus diasuransikan (fidelity bond insurance) - Kas dalam perjalanan ( Baik yang ada di tangan bagian kasir maupun di tangan penagih perusahaan) harus diasuransikan (Cash-in-safe dan Cashin-transit Insurance) II.6 Flowchart Menurut Romney dan Steinart yang diterjemahkan oleh Deny Arnos Kwary, M.Hum. dan Dewi Fitriasari,M.Si.(2006:230), Bagan alir (flowchart) adalah Teknik analisis yang dipergunakan untuk mendeskripsikan beberapa aspek dari sistem informasi secara jelas, ringkas, dan logis. Bagan alir menggunakan serangkaian simbol standard untuk mendeskripsikan melalui gambar prosedur pemrosesan transaksi yang digunakan perusahaan, dan arus data yang melalui sistem. 28

21 II.7 Penelitian Pendahuluan Sebelumnya telah terdapat penelitian terdahulu yang dilakukan oleh Irina Dewi. Penelitiannya berjudul Evaluasi Sistem Pengendalian Intern atas Penjualan Kredit dan Piutang Usaha Pada PT. Target Makmur Sentosa yang dilakukan pada tahun Hasil dari penelitian tersebut adalah sebagai berikut: - Perusahaan tidak memiliki limit kredit bagi pelanggan - Tidak adanya tanggal jatuh tempo penagihan yang tertulis pada dokumen - Terdapat perangkapan jabatan antara bagian akuntansi, penagihan dengan bagian keuangan yang digabung menjadi bagian keuangan dan bagian pengiriman, pembelian, produksi, gudang menjadi satu yakni bagian gudang. - Tidak adanya identitas karyawan yang mengeluarkan barang dan yang mengirim barang pada dokumen yang terkait. - Tidak memiliki kriteria terhadap retur barang yang dilakukan oleh pelanggan. Berdasarkan kelemahan-kelemahan yang ditemukan, Irina Dewi memberikan beberapa saran kepada perusahaan yakni: menetapkan kebijakan kredit bagi pelanggannya, mencantumkan tanggal jatuh tempo pada faktur penjualan, membuat kebijakan retur, adanya pemisahaan tugas dan wewenang, mencantumkan identitas pada dokumen terkait untuk menghindari kecurangan. Sedangkan dalam penelitian yang dilakukan oleh Suwardi dalam penelitiannya yang berjudul Evaluasi Pengendalian Internal terhadap Penjualan dan Penerimaan Kas pada PT. Arezda Purnama Loka. Hasil dari penelitian tersebut adalah : - Tidak ada pemisahan fungsi yang melakukan pencatatan dan penerimaan kas. 29

22 - Tidak terdapat internal audit - Perusahaan tidak memiliki kebijakan limit kredit dan prosedur analisa kredit. - Perusahaan tidak memiliki sistem analisis umur piutang - Dokumen pengiriman barang belum bernomor urut cetak - Tidak ada opname kas untuk memeriksa kas perusahaan secara mendadak. Berdasarkan kelemahan-kelemahan yang ditemukan, Suwardi memberikan beberapa saran kepada perusahaan yakni: pemisahan fungsi pencatatan dan penerimaan kas, membentuk adanya internal audit, membuat prosedur analisa kredit dan adanya limit kredit, menetapkan adanya sistem analisis umur piutang, membuat dokumen pengiriman dengan bernomor urut cetak serta melakukan opname kas untuk menghindari kesalahan pencatatan dan kecurangan. Berdasarkan penelitian sebelumnya ini, maka penulis memiliki gambaran mengenai apa saja yang harus diamati dalam melakukan penelitian ini dan dapat memperoleh gambaran atas beberapa kemunginan adanya kelemahan dari sistem pengendalian internal suatu perusahaan. Penulis berharap dapat memberikan saran yang bisa berguna dalam memperbaiki dan meningkatkan sistem pengendalian internal atas kelemahan yang terdapat pada perusahaan. 30