BAB II LANDASAN TEORI. II.1.1 Pengertian Pengendalian Internal dan Ruang Lingkup

Transkripsi

1 BAB II LANDASAN TEORI II.1 Pengendalian Internal II.1.1 Pengertian Pengendalian Internal dan Ruang Lingkup Setiap perusahaan memerlukan pengendalian internal untuk mengendalikan seluruh fungsi di dalamnya. Pengendalian ini berguna untuk mengarahkan laju perusahaan agar tetap mengikuti tujuan yang telah ditetapkan. Pengendalian dianggap penting karena akan mempengaruhi setiap aspek operasional perusahaan. Pengendalian internal merupakan alat bantu bagi manajemen dalam melaksanakan fungsi pengendalian, baik langsung maupun yang tidak langsung. Pengendalian diartikan sebagai suatu kegiatan untuk mengetahui apakah kegiatan telah berjalan sesuai dengan rencana dan kemudian hasil dari pengawasan tersebut dapat digunakan sebagai bahan untuk melakukan tindakan perbaikan. Boynton, Johnson, dan Kell yang diterjemakan oleh Rajoe, P.A., Gania, G., dan Budi, I.S. (2002) mendefinisikan, Pengendalian internal (internal control) sebagai suatu proses yang dilaksanakan oleh dewan direksi, manajemen, dan personel lainnya dalam suatu entitas yang dirancang untuk menyediakan keyakinan memadai berkenaan dengan pencapaian tujuan dalam kategori berikut ini: 1. Keandalan pelaporan keuangan. 2. Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku. 3. Efektivitas dan efisiensi operasi. (h.373). 7

2 Berdasarkan definisi pengendalian internal di atas, terdapat beberapa konsep dasar yaitu: Pengendalian internal merupakan suatu proses; Pengendalian internal merupakan suatu rangkaian tindakan menjadi bagian yang tidak terpisahkan, bukan sebagai tambahan, dari infrastruktur entitas untuk mencapai tujuan tertentu. Pengendalian internal dijalankan oleh orang; Pengendalian internal dijalankan oleh orang dari setiap jenjang organisasi, yang mencakup dewan komisaris, manajemen, dan personel lain. Pengendalian internal dapat diharapkan mampu memberikan keyakinan memadai, bukan keyakinan mutlak, bagi manajemen dan dewan komisaris entitas. Keterbatasan yang melekat dalam semua sistem pengendalian internal dan pertimbangan manfaat dan pengorbanan dalam pencapaian tujuan pengendalian menyebabkan pengendalian internal tidak dapat memberikan keyakinan yang mutlak. Pengendalian internal ditujukan untuk mencapai tujuan yang saling berkaitan: pelaporan keuangan, kepatuhan, dan operasi. Dari beberapa pengertian dan definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa pengendalian internal merupakan suatu sistem untuk: - Menjaga keamanan harta milik suatu organisasi - Memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi - Memajukan efisiensi dalam operasi - Membantu agar tidak ada yang menyimpang dari kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan terlebih dahulu. 8

3 II.1.2 Tujuan Pengendalian Internal Berdasarkan dari definisi pengendalian internal yang dikemukakan oleh Boynton, Johnson, dan Kell (2002), disebutkan bahwa tujuan pengendalian internal adalah untuk memberikan keyakinan yang memadai tentang pencapaian tiga kategori berikut ini : 1. Keandalan pelaporan keuangan 2. Efektivitas dan efisiensi operasi 3. Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku. Dari ketiga tujuan tersebut dapat diuraikan sebagai berikut : 1. Keandalan pelaporan keuangan Artinya pengendalian internal memberikan keyakinan yang memadai bahwa laporan keuangan disajikan secara wajar sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum. 2. Efektivitas dan efisiensi operasi Pengendalian internal dimaksudkan untuk mendorong sumber daya secara efektif dan efisien untuk pencapaian tujuan perusahaan. Hal ini berkaitan dengan pengalokasian sumber-sumber milik perusahaan, sehingga dapat dicegah kegiatan yang tidak perlu dan pemborosan dari semua aspek organisasi. 3. Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku Pengendalian internal adalah alat untuk memberikan jaminan bahwa prosedur dan peraturan yang telah ditetapkan dalam pencapaian tujuan diikuti oleh seluruh karyawan perusahaan. 9

4 Sedangkan menurut Suharli (2006), dalam pengendalian internal terdapat berbagai tujuan. Tujuan pengendalian internal tersebut adalah : 1. Otoritas ( wewenang) Setiap transaksi harus mendapat otoritasi semestinya berdasarkan struktur dan kebijakan perusahaan. Dalam keadaan atau masalah-masalah tertentu sangat mungkin diperlukan otorisasi khusus. 2. Pencatatan Pencatatan atas transaksi harus dilaksanakan sebagaimana mestinya dan pada waktu yang tepat dengan uraian yang wajar. Transaksi yang dicatat adalah transaksi yang benar-benar terjadi dan lengkap. 3. Perlindungan Harta fisik berwujud tidak boleh berada di bawah pengawasan / penjagaan dari mereka yang bertanggung jawab. Dalam hal ini pengendalian internal memperkecil resiko terjadinya kecurangan oleh karyawan atau manajemen sekalipun. 4. Rekonsiliasi Rekonsiliasi secara berkelanjutan dan periodik antar pencatatan dengan harta fisik harus dilakukan misalnya mencocokkan jumlah persediaan barang antara kartu persediaan dengan persediaan fisik di gudang. 10

5 II.1.3 Pihak Yang Bertangung Jawab Atas Pengendalian Internal Menurut Mulyadi (2002), Pihak-pihak yang bertanggung jawab terhadap pengendalian internal yaitu sebagai berikut ini : 1. Manajemen Manajemen bertanggung jawab untuk mengembangkan dan menyelenggarakan secara efektif pengendalian internal organisasinya. 2. Dewan komisaris dan komite audit Dewan komisaris bertanggung jawab untuk menentukan apakah manajemen memenuhi tanggung jawab mereka dalam mengembangkan dan menyelenggarakan pengendalian internal. Fungsi komite audit yang secara langsung berdampak terhadap auditor adalah: - Menunjuk auditor yang melaksanakan audit tahunan terhadap laporan keuangan perusahaan. - Membicarakan lingkup audit dengan auditor. - Meminta auditor untuk melakukan komunikasi langsung mengenai masalahmasalah besar yang ditemukan oleh auditor dalam auditnya. - Me-review laporan keuangan dan laporan audit pada saat audit selesai dilakukan. 3. Auditor intern Bertanggung jawab untuk memeriksa dan mengevaluasi mamadai atau tidaknya pengendalian internal entitas dan membuat rekomendasi peningkatannya. 11

6 4. Personel lain entitas Peran dan tanggung jawab semua personel lain yang menyediakan informasi atau menggunakan informasi yang dihasilkan oleh pengendalian internal harus ditetapkan dan dikomunikasikan dengan baik. 5. Auditor Independen Sebagai bagian dari prosedur auditnya terhadap laporan keuangan, auditor dapat menemukan kelemahan pengendalian internal kliennya, sehingga ia dapat mengkomunikasikan temuan auditnya tersebut kepada manajemen, komite audit, atau dewan komisaris. 6. Pihak luar lain Pihak luar lain yang bertanggung jawab atas pengendalian internal entitas adalah badan pengatur, seperti Bank Indonesia dan Bapepam. (h.183). II.1.4 Komponen Pengendalian Internal Pengendalian internal yang baik harus memenuhi beberapa kriteria atau unsurunsur. Pengendalian internal terdiri dari lima komponen yang saling terkait. Komponen pengendalian internal telah dikemukakan oleh Committee of Sponsoring Organizations of the Treatway Commissin (COSO) seperti yang tertera dalam laporan COSO. Adapun lima komponen pengendalian internal tersebut adalah: 1. Control Environment (Lingkungan Pengendalian) Menurut IAI (2001), Lingkungan pengendalian yaitu menetapkan corak suatu organisasi, mempengaruhi kesadaran pengendalian orang-orangnya. Lingkungan pengendalian merupakan dasar untuk semua komponen pengendalian internal, menyediakan disiplin dan struktur. (h.319.2). 12

7 Sedangkan menurut Boyton, Johnson, dan Kell yang diterjemahkan oleh Rajoe, P.A., Gania, G., dan Budi, I.S. (2002), Lingkungan Pengendalian menetapkan suasana dari suatu organisasi yang mempengaruhi kesadaran akan pengendalian dari orang-orangya. Lingkungan pengendalian merupakan pondasi dari semua komponen pengendalian internal lainnya yang menyediakan disiplin dan struktur. Adapun unsur-unsur lingkungan pengendalian, yaitu : a. Integritas dan Nilai Etika Dalam rangka menekankan pentingnya integritas dan nilai etika di antara semua personel dalam organisasi, CEO dan anggota manajemen puncak lainnya harus : Menetapkan suasana melalui contoh mendemonstrasikan integritas dan mempraktikan standar yang tinggi dari perilaku etis. Mengkomunikasikan kepada semua karyawan, baik secara verbal maupun melalui pernyataan kebijakan tertulis dan kode etik perilaku, bahwa hal yang sama diharapkan dari mereka, bahwa setiap karyawan memiliki tanggung jawab untuk melaporkan pelanggaran yang ia ketahui atau yang mungkin akan terjadi kepada tingkat yang lebih tinggi dalam organisasi, dan bahwa pelanggaran akan dikenai denda. Memberikan bimbingan moral kepada karyawan yang memiliki latar belakang moral kurang baik yang telah mengakibatkan mereka tidak mempedulikan mana yang baik dan yang buruk. Mengurangi atau menghilangkan insentif dan godaan yang dapat mengarahkan individu untuk melakukan tindakan yang tidak jujur, 13

8 melawan hukum, atau tidak etis. Contoh insentif untuk perilaku negatif termasuk memberikan penekanan yang berlebihan kepada hasil jangka pendek atau berusaha untuk memenuhi target kinerja yang tidak realistis, dan bonus serta rencana pembagian laba dengan syarat bahwa hilangnya pengendalian yang diperlukan akan mendorong pelaporan keuangan yang curang. Contoh dari godaan termasuk hilangnya faktor penting lain dalam lingkungan pengendalian seperti dewan direksi yang tidak efektif atau kurangnya kejelasan dalam memberikan wewenang dan tanggung jawab. b. Komitmen terhadap kompetensi Untuk mencapai tujuan entitas, personel pada setiap tingkatan dalam organisasi harus memiliki pengetahuan dan keahlian yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan mereka secara efektif. Komitmen terhadap kompetensi mencakup pertimbangan manajemen mengenai pengetahuan dan keahlian yang diperlukan, dan bauran dari intelegensi, pelatihan, dan pengalaman yang diperlukan untuk mengembangkan kompetensi tersebut. Sebagai contoh, memenuhi tujuan pelaporan keuangan dalam perusahaan yang dimiliki masyarakat secara umum memerlukan tingkat kompetensi yang lebih tinggi pada bagian chief financial officer dan personel akuntansi daripada pada perusahaan kecil yang dimiliki sendiri. Juga penting bagi manajemen senior untuk memperhatikan kompetensi dan pelatihan individu yang mengembangkan atau bekerja dengan teknologi informasi. c. Dewan direksi dan Komite Audit Dewan komisaris dan panitia audit secara signifikan mempengaruhi kesadaran pengendalian suatu entitas. Panitia audit merupakan subpanitia 14

9 dari dewan direksi yang biasanya terdiri dari direktur-direktur yang bukan merupakan bagian dari tim manajemen. Dewan komisaris dan panitia audit adalah orang-orang yang terpercaya dan secara aktif mengawasi akuntansi entitas, kebijakan dan prosedur pelaporan. d. Filosofi dan Gaya Operasi Manajemen Menetapkan, mempertahankan, dan memonitor pengendalian internal suatu entitas merupakan tanggung jawab manajemen. Filosofi manajemen dan gaya operasi dapat secara signifikan mempengaruhi mutu pengendalian internal. e. Struktur Organisasi Struktur organisasi mendefinisikan bagaimana pembagian wewenang dan pembebanan tanggung jawab didelegasikan dan dimonitor di dalam suatu organisasi dalam mencapai tujuan organisasi. Struktur organisasi memberikan kerangka untuk perencanaan, pelaksanaan, pengendalian, dan pemantauan aktivitas entitas. f. Penetapan Wewenang dan Tanggung Jawab Faktor lingkungan pengendalian mencakup bagaimana wewenang dan tanggung jawab untuk aktivitas operasi diberikan dan bagaimana hubungan pelaporan dan hirarki otorisasi ditetapkan. Pemberian wewenang dan tanggung jawab mencakup kebijakan yang berkaitan dengan praktik bisnis yang dapat diterima, pengalaman dan pengetahuan personil kunci. Dan sumber daya yang diberikan untuk melaksanakan kewajiban. Juga termasuk kebijakan dan komunikasi yang diarahkan untuk memastikan bahwa semua personil memahami tujuan entitas. 15

10 g. Kebijakan dan Praktik Sumber Daya Manusia Mutu pengendalian internal merupakan fungsi langsung dari mutu personil yang menjalankan sistem. Entitas harus mempunyai kebijakan personil yang baik untuk penerimaan, pelatihan, evaluasi, konseling, promosi, kompensasi, dan tindakan perbaikan. Contohnya dalam menerima karyawan, standarstandar yang menekankan mencari individu yang paling berkualifikasi, dan penekanan pada latar belakang pendidikan, pengalaman kerja sebelumnya, dan bukti integritas dan perilaku etis yang menyatakan komitmen entitas untuk mempekerjakan orang yang kompeten dan dapat dipercaya. (h.379). 2. Risk assessment (Penaksiran Risiko) Menurut Arens, Elder, dan Beasley (2006) tentang penaksiran resiko sebagai berikut : Risk Assessment for financial reporting is managements identifications, and analysis, of risk relevant to the preparation of financial statements in conformity with GAAP. (p.277). Dari uraian di atas dapat diketahui, penetapan atau perkiraan risiko untuk pelaporan keuangan adalah pengidentifikasian, penganalisisan, dan pengelolaan risiko-risiko yang relevan terhadap penyiapan laporan keuangan yang sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum dalam pencapaian tujuannya. Sedangkan menurut Mulyadi (2002), Penaksiran risiko untuk tujuan pelaporan keuangan adalah identifikasi, analisis, dan pengelolaan risiko entitas yang berkaitan dengan penyusunan laporan keuangan, sesuai dengan prinsip akuntansi berterima umum di Indonesia. Proses penaksiran risiko harus mempertimbangkan kejadian dan keadaan ekstern dan intern yang mungkin 16

11 timbul dan secara tidak baik mempengaruhi kemampuan entitas untuk mencatat, mengolah, mengikhtisarkan, dan melaporkan data keuangan konsisten dengan asersi manajemen dalam laporan keuangan. Resiko yang relevan dengan pelaporan keuangan mencakup peristiwa dan keadaan intern maupun ekstern yang dapat terjadi dan secara negatif mempengaruhi kemampuan entitas untuk mencatat, mengolah, meringkas, dan melaporkan data keuangan konsisten dengan asersi manajemen dalam laporan keuangan. (h.188). Menurut IAI (2001), Risiko dapat timbul atau berubah karena keadaan berikut ini : Perubahan dalam lingkungan operasi Personel baru Sistem informasi yang baru atau yang diperbaiki Teknologi baru Lini produk, produk, atau aktivitas baru Restrukturisasi korporasi Operasi luar negeri Standar akuntansi baru 3. Information and Communication (Informasi dan Komunikasi) Pengertian informasi dan komunikasi menurut IAI (2001), Informasi dan komunikasi adalah pengidentifikasian, penangkapan, dan pertukaran informasi dalam suatu bentuk dan waktu yang memungkinkan orang melaksanakan tanggung jawab mereka. (h.319.2). 17

12 Sedangkan menurut Boyton, Johnson, dan Kell yang diterjemahkan oleh Rajoe, P.A., Gania, G., dan Budi, I.S. (2002), Sistem informasi dan komunikasi (information and communication system) yang relevan dengan tujuan pelaporan keuangan, yang memasukkan sistem akuntansi (accounting system), terdiri dari metode-metode dan catatan-catatan yang diciptakan untuk mengidentifikasi, mengumpulkan, menganalisis, mengklasifikasi, mencatat, dan melaporkan transaksi-transaksi entitas (dan juga kejadian-kejadian serta kondisi-kondisi) dan untuk memelihara akuntabilitas dari aktiva-aktiva dan kewajiban-kewajiban yang berhubungan. (h.384). 4. Control Activities (Aktivitas pengendalian) Sebagai tambahan terhadap lingkungan pengendalian dan informasi dan komunikasi, suatu entitas memerlukan kebijakan dan prosedur untuk memberikan keyakinan bahwa tujuan perusahaan akan tercapai. Kebijakan dan prosedur tersebut tertuang dalam aktivitas pengendalian. Menurut Sunarto (2003), Aktivitas pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang membantu meyakinkan bahwa perintah manajemen telah dijalankan. (h.148). Sedangkan menurut Mulyadi (2002), Aktivitas pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang dibuat untuk memberikan keyakinan bahwa petunjuk yang dibuat oleh manajemen dilaksanakan. (h.189). Kebijakan dan prosedur ini memberi keyakinan bahwa tindakan yang diperlukan telah dilaksanakan untuk mengurangi risiko dalam pencapaian tujuan entitas. Aktivitas pengendalian memiliki berbagai macam tujuan dan diterapkan dalam berbagai tingkat dan fungsi organisasi. Aktivitas pengendalian yang relevan 18

13 dengan audit laporan keuangan dapat digolongkan ke dalam berbagai kelompok. Salah satu cara penggolongan adalah sebagai berikut : a. Pengendalian pengolahan informasi : - Pengendalian umum - Pengendalian aplikasi : 1. Otorisasi yang memadai Di dalam organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu, di dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi. 2. Perancangan dan penggunaan dokumen dan catatan memadai Formulir merupakan media yang digunakan untuk merekam penggunaan wewenang untuk memberikan otorisasi terlaksananya transaksi di dalam organisasi. Oleh karena itu, penggunaan formulir harus diawasi sedemikian rupa guna mengawasi pelaksanaan otorisasi. Di lain pihak, formulir merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar untuk pencatatan transaksi di dalam catatan akuntansi. Prosedur pencatatan yang baik akan menjamin data yang direkam di dalam formulir dicatat di dalam catatan akuntansi dengan tingkat ketelitian dan keandalan yang tinggi. 3. Pengecekan secara independen Mencakup verifikasi terhadap pekerjaan yang dilaksanakan sebelumnya oleh individu atau departemen lain atau penilaian semestinya terhadap 19

14 jumlah yang dicatat. Kunci penting yang diperlukan dalam pelaksanaan verifikasi intern ini adalah independensi karyawan yang melaksanakan verifikasi tersebut. b. Pemisahan fungsi yang memadai Tujuan pokok pemisahan fungsi ini adalah untuk mencegah dan untuk dapat dilakukannya deteksi segera atas kesalahan dan ketidakberesan dalam pelaksanaan tugas yang dibebankan kepada seseorang. Pembagian tugas di dalam organisasi ini didasarkan pada prinsip-prinsip berikut ini : - Pemisahan fungsi penyimpanan aktiva dari fungsi akuntansi - Pemisahan fungsi otorisasi transaksi dari fungsi penyimpanan aktiva yang bersangkutan - Pemisahan fungsi otorisasi dari fungsi akuntansi c. Pengendalian fisik atas kekayaan dan catatan Cara yang paling baik dalam perlindungan kekayaan dan catatan adalah dengan menyediakan perlindungan secara fisik. Perlindungan fisik juga diperlukan untuk catatan dan dokumen. d. Review atas kinerja 5. Monitoring (Pemantauan) Menurut Mulyadi (2002), Pemantauan (monitoring) adalah penilaian kualitas kerja pengendalian internal sepanjang waktu. (h.195). Pemantauan dilaksanakan oleh personel yang semestinya melakukan pekerjaan tersebut, baik pada tahap desain maupun pengoperasian pengendalian, pada waktu yang tepat, untuk menentukan apakah pengendalian internal beroperasi sebagimana yang 20

15 diharapkan, dan untuk menentukan apakah pengendalian internal tersebut telah memerlukan perubahan karena terjadinya perubahan keadaan. Pemantauan dapat muncul melalui : Aktivitas yang berkelanjutan Evaluasi periode yang terpisah. Pemantauan dapat meliputi masukan dari : Sumber internal seperti manajemen dan Audit Internal Sumber eksternal seperti konsumen, pemasok, pembuat aturan, dan auditor eksternal. II.1.5 Keterbatasan Pengendalian Internal Menurut Mulyadi (2002), Pengendalian internal setiap entitas memiliki keterbatasan bawaan. Berikut ini adalah keterbatasan bawaan yang melekat dalam setiap pengendalian internal : Kesalahan dalam pertimbangan Seringkali, manajemen dan personel lain dapat salah dalam mempertimbangkan keputusan bisnis yang diambil atau dalam melaksanakan tugas rutin karena tidak memadainya informasi, keterbatasan waktu, atau tekanan lain. Gangguan Gangguan dalam pengendalian yang telah ditetapkan dapat terjadi karena personel secara keliru memahami perintah atau membuat kesalahan karena kelalaian, tidak adanya perhatian, atau kelelahan. Perubahan yang bersifat sementara atau permanen dalam personel atau dalam sistem dan prosedur dapat pula mengakibatkan gangguan. 21

16 Kolusi Tindakan bersama beberapa individu untuk tujuan kejahatan disebut dengan kolusi. Kolusi dapat mengakibatkan rusaknya pengendalian internal yang dibangun untuk melindungi kekayaan entitas dan tidak terungkapnya ketidakberesan atau tidak terdeteksinya kecurangan oleh pengendalian internal yang dirancang. Pengabaian oleh manajemen Manajemen dapat mengabaikan kebijakan atau prosedur yang telah ditetapkan untuk tujuan yang tidak sah seperti keuntungan pribadi manajer, penyajian kondisi keuangan yang berlebihan, atau kepatuhan semu. Contohnya adalah manajemen melaporkan laba yang lebih tinggi dari jumlah sebenarnya untuk mendapatkan bonus lebih tinggi bagi dirinya atau untuk menutupi ketidakpatuhannya terhadap peraturan perundangan yang berlaku. Biaya lawan manfaat Biaya yang diperlukan untuk mengoperasikan pengendalian internal tidak boleh melebihi manfaat yang diharapkan dari pengendalian internal tersebut. Karena pengukuran secara tepat baik biaya maupun manfaat biasanya tidak mungkin dilakukan, manajemen harus memperkirakan dan mempertimbangkan secara kuantitatif dan kualitatif dalam mengevaluasi biaya dan manfaat suatu pengendalian internal. (h.181). 22

17 II.1.6 Pengujian Pengendalian Menurut Mulyadi (2002), Untuk menguji kepatuhan terhadap pengendalian internal, auditor melakuka dua macam pengujian : 1. Pengujian adanya kepatuhan terhadap pengandalian internal 2. Pengujian tingkat kepatuhan terhadap pengendalia internal. (h.198). Berikut ini akan dijelaskan masing-masing dari kedua pengujian di atas : 1. Pengujian adanya kepatuhan terhadap pengendalian internal Untuk menentukan apakah informasi mengenai pengendalian yang dikumpulkan oleh auditor benar-benar ada, auditor melakukan dua macam pengujian : a. Pengujian transaksi dengan cara mengikuti pelaksanaan transaksi tertentu Dalam membuktikan adanya kepatuhan pengendalian interrnal, auditor dapat memilih transaksi tertentu, kemudian melakukan pengamatan adanya unsurunsur pengendalian internal dalam pelaksanaan transaksi tersebut, sejak transaksi tersebut dimulai sampai dengan selesai. b. Pengujian transaksi tertentu yang telah terjadi dan yang telah dicatat Dalam hal ini auditor harus memilih transaksi tertentu kemudian mengikuti pelaksanaannya sejak awal sampai selesai, melalui dokumen-dokumen yang dibuat dalam transaksi tersebut dan pencatatannya dalam catatan akuntansi. 2. Pengujian tingkat kepatuhan Dalam pengujian pengendalian terhadap pengendalian internal, auditor tidak hanya berkepentingan terhadap eksistensi unsur-unsur pengendalian internal, namun auditor juga berkepentingan terhadap tingkat kepatuhan klien terhadap pengendalian internal. 23

18 II.2 Penjualan Kredit II.2.1 Sistem Penjualan Kredit Sistem penjualan kredit merupakan bagian dari siklus pendapatan yang terdiri dari berbagai prosedur yaitu : prosedur order penjualan, prosedur persetujuan kredit, prosedur pengiriman barang, prosedur penagihan, prosedur pencatatan piutang, prosedur pendapatan penjualan kredit, prosedur pencatatan harga pokok produk jadi yang dijual. Menurut Mulyadi (2001), Penjualan kredit dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mengirimkan barang atau jasa sesuai dengan order yang diterima dari pembeli dan untuk jangka waktu tertentu perusahaan mempunyai tagihan kepada pembeli tersebut. Untuk menghindari tidak tertagihnya piutang, setiap penjualan kredit yang pertama kepada seorang pembeli selalu didahului dengan analisis terhadap dapat atau tidaknya pembeli tersebut diberi kredit. (h.210). II.2.2 Fungsi Yang Terkait Dalam Penjualan Kredit Pelaksanaan prosedur penjualan kredit yang baik dapat dilakukan dengan cara memisahkan fungsi dan tanggung jawab yang terkait dalam penjualan kredit. Tujuan pokok dari pemisahan fungsi dan tanggung jawab tersebut adalah untuk mencegah serta dapat dilakukan deteksi atas kesalahan dan ketidakberesan dalam pelaksanaan tugas yang dibebankan kepada masing-masing bagian. Menurut Mulyadi (2001), Fungsi yang terkait dalam sistem penjualan kredit, yaitu : 1. Fungsi Penjualan Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima surat order dari pembeli, mengedit order dari pelanggan untuk menambahkan informasi yang belum ada apada surat order tersebut, meminta otorisasi kredit, 24

19 menentukan tanggal pengiriman dan dari gudang mana barang akan dikirim, dan mengisi surat order pengiriman. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk membuat back order pada saat diketahui tidak tersedianya persediaan untuk memenuhi order pelanggan. 2. Fungsi Kredit Fungsi ini berada di bawah fungsi keuangan yang dalam transaksi penjualan kredit, bertanggung jawab untuk meneliti status kredit pelanggan dan memberikan otorisasi pemberian kredit kepada pelanggan. 3. Fungsi Gudang Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk menyimpan barang yang dipesan oleh pelanggan, serta menyerahkan barang ke fungsi pengiriman. 4. Fungsi Pengiriman Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyerahkan barang atas dasar surat order pengiriman yang diterimanya dari fungsi penjualan. Fungsi ini bertanggung jawab untuk menjamin bahwa tidak ada barang yang keluar dari perusahaan tanpa ada otorisasi dari yang berwenang. 5. Fungsi Penagihan Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat dan mengirimkan faktur penjualan kepada pelanggan, serta menyediakan copy faktur bagi kepentingan pencatatan transaksi penjualan oleh fungsi akuntansi. 6. Fungsi Akuntansi Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat piutang yang timbul dari transaksi penjualan kredit dan membuat serta mengirimkan pernyataan piutang kepada 25

20 para debitur, serta membuat laporan penjualan. Di samping itu, fungsi ini juga bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan yang dijual ke dalam kartu persediaan. (h.211). II.2.3 Dokumen Yang Digunakan Setiap transaksi yang terjadi di dalam perusahaan hanya dapat terjadi atas dasar otorisasi dari yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Formulir merupakan salah satu media yang digunakan untuk merekam penggunaan wewenang terlaksananya transaksi di dalam perusahaan. Menurut Mulyadi (2001), Formulir merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar untuk pencatatan transaksi ke dalam pencatatan akuntansi. Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan kredit adalah : - Surat Order Pengiriman dan tembusannya Surat order pengiriman merupakan dokumen pokok untuk memproses penjualan kredit kepada pelanggan. - Faktur dan tembusannya Faktur penjualan merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar untuk mencatat timbulnya piutang. - Rekapitulasi Harga Pokok penjualan Merupakan dokumen pendukung yang digunakan untuk menghitung total harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu. - Bukti Memorial Merupakan dokumen sumber untuk dasar pencatatan ke dalam jurnal umum. (h.214). 26

21 II.2.4 Sistem Pengendalian Internal Penjualan Kredit Menurut Mulyadi (2001), Untuk merancang unsur-unsur pokok pengendalian internal yang diterapkan dalam sistem penjualan kredit, terdiri dari : a. Organisasi - Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kredit - Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penjualan dan fungsi kredit - Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi kas - Transaksi penjualan kredit harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi kredit, fungsi penagihan, fungsi pengiriman, dan fungsi akuntansi. Tidak ada transaksi penjualan kredit yang dilaksanakan secara lengkap hanya oleh satu fungsi tersebut. b. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan - Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan menggunakan formulir surat order pengiriman - Persetujuan pemberian kredit diberikan oleh fungsi kredit dengan membubuhkan tanda tangan pada credit copy yang merupakan tembusan surat order pengiriman - Pengiriman barang kepada pelanggan diotorisasi oleh fungsi pengiriman dengan cara menandatangani dan membubuhkan cap sudah kirim pada copy surat order pengiriman - Penetapan harga jual, syarat penjualan, syarat pengangkutan barang, dan potongan penjualan berada di tangan Direktur Pemasaran dengan penerbitan surat keputusan mengenai hal tersebut 27

22 - Terjadinya piutang diotorisasi oleh fungsi pengihan dengan membubuhkan tanda tangan pada faktur penjualan - Pencatatan ke dalam kartu piutang dan ke dalam jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas, dan jurnal umum diotorisasi oleh fungsi akuntansi dengan cara memberikan tanda tangan pada dokumen sumber (faktur penjualan, bukti kas masuk, dan memo kredit) - Pencatatan terjadinya piutang didasarkan pada faktur penjualan yang didukung dengan surat order pengiriman dan surat muat. c. Praktik Yang Sehat - Surat order pengiriman bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan. - Faktur penjualan bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penagihan. - Secara periodik fungsi akuntansi mengirimkan pernyataan piutang (account receivable statement) kepada setiap debitur untuk menguji ketelitian catatan piutang yang diselenggarakan oleh fungsi tersebut. - Secara periodik diadakan rekonsiliasi kartu piutang dengan rekening kontrol piutang dalam buku besar. (h.220). II.2.5 Pengertian Piutang Usaha Niswonger, Warren, dan Fees yang diterjemahkan oleh Sirait, M. dan Gunawan, H. (1999) mendefinisikan, Piutang meliputi semua klaim dalam bentuk uang terhadap perorangan, organisasi, atau debitor lainnya. (h.352). Bila suatu barang atau pun jasa dijual secara kredit, biasanya sebagian dari klaim terhadap pelanggan tersebut tidak tertagih. Beban operasi yang timbul karena tidak tertagihnya piutang, disebut beban atau 28

23 kerugian dari piutang tak tertagih (uncollectible accounts), piutang ragi-ragu (doubtful accounts), atau piutang macet (bed debts). Terdapat dua metode mengenai piutang yang diperkirakan tidak tertagih : 1. Metode Penyisihan (Allowanced Method) Metode penyisihan ini disebut juga metode cadangan, yaitu dibuat suatu taksiran atas tidak tertagihnya piutang, yang dihitung atas dasar presentase dari daftar umur piutang dan juga dengan memperhatikan pengalaman perusahaan pada periode sebelumnya. 2. Metode Pengahapusan Langsung (Direct Write-off Method) Dalam metode ini tidak ada taksiran atas piutang tidak tertagihnya sampai dengan piutang tersebut benar-benar tidak tertagih. II.3 Pengertian Efektivitas dan Efisiensi Efektivitas dapat digambarkan sebagai sesuatu keadaan yang menunjukkan tingkat keberhasilan atau kegagalan kegiatan manajemen dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu. Menurut Syahril (2004), Efektivitas adalah tingkat dimana kinerja yang sesungguhnya (aktual) sebanding dengan kinerja yang ditargetkan. (h.326). Dari definisi yang telah diuraikan, dapat diketahui bahwa secara garis besar efektivitas adalah kemampuan perusahaan dalam usahanya untuk mencapai tujuan yang diinginkan oleh perusahaan. Sedangkan menurut Danfar (2009), Efisiensi merupakan suatu ukuran keberhasilan yang dinilai dari segi besarnya sumber / biaya untuk mencapai hasil dari kegiatan yang dijalankan. 29