Bab 3. Kuningan Barat No. 8 Mampang Jakarta Selatan. Web Access, dengan slogannya The Worldwide Web Access ini merupakan

Transkripsi

1 Bab 3 Deskripsi Implementasi Teknologi Informasi 3.1 Gambaran Umum Perusahaan Latar Belakang PT Web Access Global Indo merupakan salah satu anak perusahaan dari PT Global Indo Group yang didirikan pada Juni 2008, berkantor pusat di Cyber Building Jl. Kuningan Barat No. 8 Mampang Jakarta Selatan. Web Access, dengan slogannya The Worldwide Web Access ini merupakan perusahaan yang bergerak di bidang pengembangan software aplikasi dengan platform web (Software Development Outsourcing Services), web hosting, domain registration, web design, server co location, advertising dan promotion online offline, dengan dukungan dari group perusahaan yang bergerak di jasa pelayanan internet (National Internet Service Provider), Network Services Solution, dan Data Center. Akses Web dilengkapi dengan Robust Data Center yang memastikan basis data akan aman, dan Layanan Internet dengan staf keamanan 24 jam. Dengan solusi dan layanan yang terpadu, Web Access dapat memberikan suatu layanan dan produk yang terbaik untuk diteruskan kepada perusahaan Visi, Misi, dan Budaya Perusahaan Visi PT Web Access Global Indo: 1. Menjadi layanan konten provider terkemuka dalam bidang web hosting, aplikasi ERP sistem yang terintegrasi di Indonesia dan menciptakan produk akses web terbaik di pasar internasional. 48

2 49 Misi PT Web Access Global Indo: 1. Membuat tim yang solid di setiap departemen perusahaan untuk mendukung sistem dan visi perusahaan. 2. Membuat layanan konten dan produk yang besar. 3. Membuat aplikasi standar multi internasional. 4. Menciptakan dukungan yang sangat baik dan jasa kepada konsumen. Budaya Web Access Global Indo: 1. Komposisi staff, dengan didominasi orang muda dengan dedikasi yang tinggi dan sifat yang profesional. 2. Suasana kerja yang nyaman, ditandai dengan kedekatan setiap karyawan antara pimpinan dengan bawahan serta penghargaan setiap kreatifitas menjadikan produktifitas yang tinggi.

3 3.1.3 Struktur Organisasi Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT Web Access Global Indo (Sumber : Berdasarkan hasil wawancara dengan pihak Web Access) 48

4 51 Struktur organisasi Web Access berhubungan dengan struktur organisasi GIG, dimana letak hubungannya berada pada bagian customer service. Karena bagian customer service merupakan bagian yang melayani seluruh customer dari semua perusahaan yang ada di dalam PT Global Indo Group Uraian Tugas dan Tanggung Jawab 1. Komisaris a. Melakukan pengawasan terhadap kinerja direksi perusahaan. b. Mengetahui dan menyetujui setiap keputusan yang di ambil oleh direksi terkait dengan kegiatan yang berhubungan masalah keuangan perusahaan. 2. Design & Creative Director a. Mengembangkan program program kreatif dan konsep desain yang memenuhi tujuan bisnis dan memajukan strategi perusahaan. b. Mengkoordinasikan pembuatan & desain divisi untuk menangani proyek eksternal & internal. 3. Creative & Design Head a. Pelaporan perubahan situs internal dan ide ide setiap minggu. b. Delegasi ke tim desainer, ide dan konsep desain. c. Memberikan hasil desain untuk pengembang atau pelanggan. 4. Creative & Design Division a. Membuat rancangan sitemap dan layout dari sebuah proyek baik itu yang bersifat website online atau design offline. b. Menjelaskan kepada pihak customer ide konsep yang ada dibalik rancangan yang telah dibuat.

5 52 c. Mendistribusikan hasil rancangan kepada tim developer yang sudah disetujui oleh pihak customer. 5. Chief Technical Officer a. Bertanggung jawab untuk menentukan bagaimana teknologi dapat digunakan untuk menerapkan strategi bisnis. b. Mengkoordinasikan pengembang divisi untuk menangani proyek eksternal atau internal. 6. Head of Developer a. Riset & pengembangan database administrator, analis sistem, pengembang koordinator produk, dan Keamanan. b. Pelaporan penyesuaian dan kemajuan proyek setiap minggu pertama. c. Rencana proyek distribusi kepada setiap divisi anggota. 7. Developer Division a. Membuat rancangan layar UI ( User Interface ), business rule, struktur data, dan tampilan report. 8. Operational Manager a. Mengatur dan untuk mendukung peningkatan efektifitas kerja antara divisi yang terkait dalam sebuah perusahaan. b. Melakukan perencanaan dan pengawasan proses operasional kegiatan perusahaan di semua divisi yang berjalan. c. Melakukan pengaturan dokumentasi proses operasional perusahaan.

6 53 9. Business Development a. Melakukan analisa terhadap pengembangan produk atau bisnis usaha terkait dengan trend pasar yang terjadi. b. Memberikan masukan kepada board of director konsep pemasaran atau bisnis usaha yang dapat dikembangkan oleh perusahaan di masa yang akan datang. 10. System Consultant a. Memberikan penjelasan informasi teknis dan non teknis terhadap kebutuhan calon pelanggan. b. Memberikan training atau penjelasan informal kepada pelanggan terkait proyek yang berjalan. 11. Operation Support a. Melakukan pengawasan atau monitoring apabila terjadinya trouble/ masalah. b. Membantu klien dalam menginstalasi server dan penjelasan jika terjadi masalah yang dihadapi pelanggan. 12. Technical Support a. Menangani masalah yang bersifat secara teknis dan berfokus pada CDC (Cyber Data Center). 13. Customer Service a. Memberikan pelayanan langsung kepada klien terkait dengan produk perusahaan. b. Menjawab pertanyaan dan komplain dari pihak klien.

7 Proses Bisnis PT Web Access Global Indo mengembangkan suatu proyek yang memiliki skedul, design layout, dan web development terkait dengan proyek tersebut. Misalnya web development pada Yamaha Music Indonesia, dimana PT Web Access Global Indo melakukan web development untuk keseluruhan cabang yang dimiliki Yamaha Music Indonesia di seluruh Indonesia. Adapun proses manajemen proyek tersebut adalah: 1. Proses Inisiasi Proses ini bermula dengan adanya permintaan pengerjaan suatu proyek pada PT Web Access. Permintaan berawal ketika klien menghubungi bagian sales. Kemudian sales memberikan Sales Confirmation. Sales Confirmation tersebut mencakup akan deskripsi jasa, rincian biaya, term pembayaran, dan ketentuan kerja. 2. Proses Perencanaan Perencanaan dalam proyek ini ditujukan agar seluruh aktifitas dapat disusun untuk memenuhi kebutuhan klien. Perencanaan tersebut meliputi: a. Rencana pengelolaan ruang lingkup Rencana ini mencakup batasan mengenai pembahasan yang terkait dengan jalannya proyek tersebut. b. Rencana pengelolaan jadwal Rencana pengelolaan jadwal meliputi keseluruhan dari jadwal pelaksanaan pengerjaan proyek yang dijalankan. c. Rencana manajemen komunikasi Rencana ini menggambarkan koordinasi yang dilakukan oleh PT Web Access dengan pihak klien. Dengan adanya komunikasi dan koordinasi yang baik

8 55 di dalam proyek akan menjamin keselarasan penyampaian informasi dalam proyek dan mengurangi kesalah pahaman antara pihak pihak terkait. 3. Proses Pelaksanaan Pada tahap ini dilakukan implementasi sesuai dengan rencana kerja yang telah ditentukan dan disepakati bersama oleh semua pihak yang terlibat. Setelah selesai diimplementasikan, maka akan dilakukan uji terima. Pada tahap ini pula akan di buat kesepakatan antara pihak yang terlibat dengan dibuatnya surat perjanjian jual beli integrated software. Kemudian Tim Web Access akan mengimplementasikan proses dan metodologi manajemen proyek agar pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan rencana pelaksanaan yang disepakati. 4. Proses Pengendalian Pada proses ini dilakukan pengendalian terhadap pelaksanaan proyek yang sedang berjalan, yang bertujuan agar pengerjaan proyek dapat berjalan se efektif dan se efisien mungkin untuk memenuhi kebutuhan bisnis perusahaan. 5. Proses Penutupan Pada tahap ini akan diberikan surat tagihan kepada klien, setelah tagihan tersebut dilunasi maka bagian sales akan memberikan sign off letter sebagai bukti resmi yang menunjukkan bahwa proyek telah selesai dan sistem yang telah diimplementasikan akan beroperasi secara penuh.

9 Rich Picture Gambar 3.2 Rich Picture Proses Bisnis PT Web Access Global Indo (Sumber : Berdasarkan hasil wawancara dengan pihak Web Access)

10 Produk Produk 1. Domain, Hosting, & Server Co location a. Domain : memberikan layanan kepada klien yang ingin memiliki nama domain yang unik, dimana nama tersebut akan dibeli oleh pihak perusahaan kepada suatu badan khusus yang menyediakan domain. b. Hosting : suatu layanan yang menyediakan ruang atau tempat penyimpanan server klien dimana layanan ini akan memberikan kemudahan bagi klien dalam memplubikasikan situsnya sehingga mudah diakses. c. Server co location : memberikan layanan publikasi dimana klien yang sudah memiliki server dapat menitipkan server nya untuk dipublikasikan oleh pihak perusahaan. 2. Web SMS Suatu layanan berbasis web yang berguna untuk memberikan solusi berupa atau melalui SMS (Short Message Service), dimana layanan ini ditujukan sebagai media promosi, iklan, maupun pengumuman. Isi dari layanan tersebut disesuaikan dengan permintaan atau keinginan user. Biasanya pesan yang dikirimkan seperti broadcast message, dimana isi pesan yang sama dapat dikirimkan ke banyak pihak. Ex: layanan esia memberitahukan promo, mengenai kode nada dering yang baru kepada setiap pelanggannya. 3. Enterprise Resources Planning Menawarkan sebuah solusi aplikasi terintegrasi dan terpadu berbasis web (web application) dalam sistem SIP (System Integrated Program) untuk memenuhi kebutuhan yang ada di perusahaan klien.

11 58 4. Custom Web & Design Suatu layanan berbasis web yang berguna untuk menyediakan layanan pembuatan website suatu perusahaan sekaligus memberikan solusi mengenai website yang akan dibuat tersebut agar lebih menunjang keinginan klien atau perusahaan. Ex: dan Sistem dan Bahasa Pemrograman Sistem Sistem yang digunakan pada perusahaan yaitu sistem CMS (Content Management System), dimana sistem CMS ini dapat mempermudah pengembangan website suatu perusahaan tertentu. CMS merupakan sebuah aset penting bagi perusahaan untuk mengelola content situs web dan portal secara efisien dan efektif. Dengan adanya CMS yang terintegrasi dengan sebuah website maka akan memberikan suatu nilai lebih yang akan meningkatkan fungsionalitas dan fleksibiltas dari website tersebut Bahasa Pemograman Bahasa pemograman yang digunakan pada perusahaan terdiri dari dua jenis bahasa pemograman, yaitu : (1) PHP (Hypertext Preprocessor) dan (2) C# (C Sharp). 1. Bahasa Pemograman PHP (Hypertext Preprocessor) PHP merupakan script yang dijalankan di server, dimana kode yang menyusun program tidak diedarkan ke pemakai sehingga kerahasiaan kode dapat dilindungi, bahasa pemograman ini didesain khusus untuk aplikasi web. Dalam PT Web Access, PHP digunakan untuk mendesain aplikasi web yang diinginkan oleh klien. Ex: mendesain company profile perusahaan.

12 59 2. Bahasa Pemograman C# (C Sharp) C# adalah sebuah bahasa pemrograman yang dibuat setelah bahasa pemrograman Java, basis dari C# sebenarnya adalah C++, dimana bahasa pemrograman C# ini tersusun dari 70% Java, 20% C++ dan 10% baru. C# sangat kompatibel dan sangat di rekomendasikan untuk pengembangan aplikasi.net baik itu berbasis Web maupun aplikasi desktop. Dalam PT Web Access, bahasa pemograman ini digunakan untuk membuat suatu aplikasi berbasis web, seperti ERP dan web SMS. Ex: websms.net 3.2 Deskripsi Implementasi Teknologi Informasi Infrastruktur Teknologi Informasi Pada dasarnya infrastruktur teknologi informasi terdiri dari : (1) Hardware, (2) Software, (3) Network devices. PT Web Access memiliki dua jenis infrastruktur, yaitu : infrastruktur perusahaan dan infrastruktur produk Infrastruktur Perusahaan Gambar 3.3 Infrastruktur pada PT Web Access Global Indo (Sumber :Wawancara dengan Bpk Sukoco selaku Chief Technical Officer di WebAccess)

13 Infrastruktur Produk Gambar 3.4 Infrastruktur Produk pada PT Web Access Global Indo (Sumber :Wawancara dengan Bpk Sukoco selaku Chief Technical Officer di WebAccess) Aplikasi Teknologi Informasi Aplikasi Perusahaan 1. Hardware Peralatan hardware yang digunakan oleh perusahaan : a. Servers Server digunakan untuk melayani kebutuhan internal perusahaan seperti server, file server serta database server terdiri dari : i. 1BM System x3250 M2 2 buah ii. 1BM x series buah b. Clients Notebook yang digunakan oleh direktur, manajemen, marketing, bagian keuangan, dan bagian teknikal antara lain:

14 61 i. Compaq Presario V buah ii. iii. iv. Hp mini buah, Lenovo buah, Compaq Presario C700 2 buah v. Hp Compaq dx2300 microtower 2 buah vi. Notebook yang digunakan oleh PT Web Access rata rata memiliki spesifikasi intel Core2Duo 1.5 ghz, HD80gb, RAM 1024 MB, wifi, bluetooth, DVDRW. 2. Software Peralatan software yang digunakan untuk servers serta clients perusahaan : Servers : i. Windows 2003 standard server, Microsoft exchange 2003 server, Corporate Symantec antivirus, Firebird database server, accurate deluxe server Cients : i. Windows XP SP2, Symantec antivirus, Microsoft office 2003, Microsoft project management, manymoon, Accurate deluxe client 3. Network Devices Network devices yang digunakan oleh perusahaan : Switches : i. Alcatel OmniSwitch buah ii. LinkSys Srw 224p 2 buah

15 62 Router/Firewall : i. Fortigate FG 60 1 buah Aplikasi Produk 1. Hardware Peralatan hardware yang digunakan oleh perusahaan : a. Servers Server digunakan untuk melayani kebutuhan internal perusahaan seperti server, file server serta database server terdiri dari : i. 1BM System x3250 M2 2 buah ii. 1BM x series buah b. Clients Notebook yang digunakan oleh direktur, manajemen, marketing, bagian keuangan, dan bagian teknikal antara lain: i. Compaq Presario V buah ii. iii. iv. Hp mini buah Lenovo buah Compaq Presario C700 2 buah v. Hp Compaq dx2300 microtower 2 buah vi. Notebook yang digunakan oleh PT Web Access rata rata memiliki spesifikasi intel Core2Duo 1.5 ghz, HD80gb, RAM 1024 MB, wifi, bluetooth, DVDRW.

16 63 2. Software Peralatan software yang digunakan untuk servers serta clients perusahaan : Servers : i. Windows 2003 standard server, Microsoft exchange 2003 server, Corporate Symantec antivirus, Firebird database server, accurate deluxe server. Cients : ii. Windows XP SP2, Symantec antivirus, Microsoft office 2003, Microsoft project management, manymoon, Accurate deluxe client 3. Network Devices Network devices yang digunakan oleh perusahaan : Switches : i. Alcatel OmniSwitch buah ii. LinkSys Srw 224p 2 buah Router/Firewall : i. Fortigate FG 60 1 buah Kebijakan Pengelolaan Keamanan Aset Perusahaan 1. Ruangan tempat menyimpan semua server, router serta data backup berada di lantai yang berbeda dengan ruangan kerja pegawai. Ruangan tersebut selalu terkunci dan hanya dapat diakses oleh chief technical officer dan sistem administrator. Sistem administrator yang masuk dan keluar ruangan ini berada dalam pengawasan technical manager.

17 64 2. Setiap aplikasi yang digunakan wajib menyediakan fungsi login yang memaksa pengguna untuk memasukkan user ID dan password setiap kali akan menggunakan aplikasi tersebut termasuk ketika melakukan koneksi jaringan. 3. Menyediakan drive drive secara terpisah sebagai tempat penyimpanan data server, hal ini mencegah terjadinya hal yang tidak diinginkan bila satu tempat mengalami gangguan maka data server drive lainnya tidak akan terganggu. 4. Setiap user ID dan password tidak untuk diberikan kepada orang lain. Setiap orang bertanggung jawab terhadap setiap transaksi yang dilakukan dengan menggunakan user ID-nya. 5. Dilarang untuk menggunakan fasilitas internet untuk mendownload file file yang tidak berhubungan dengan pekerjaan. Penggunaan fasilitas internet hanya pada kebutuhan perusahaan. 6. Setiap data dan laporan dari sistem tidak boleh diinformasikan/dipublikasikan kepada pihak yang tidak berhak, kecuali telah mendapatkan persetujuan dari pimpinan perusahaan. Sehingga menjadi tanggung jawab seluruh karyawan untuk menjaga kerahasiaan data perusahaan. 7. Semua karyawan yang menyalahgunakan peralatan komputer dan seluruh aset perusahaan serta yang melanggar peraturan akan dikenakan sangsi sesuai dengan kebijakan yang telah ditentukan oleh perusahaan.

18 Sampel Proyek Yamaha Music Indonesia Latar Belakang Proyek YMI PT Yamaha Music Indonesia yang bergerak di bidang sekolah musik yang ingin mengembangkan dan mengenalkan sekolah musiknya ke masyarakat luas, maka dari itu PT terebut membangun sebuah website. Namun website design dan sistem yang dibangun oleh PT Yamaha Music tersebut masih dalam bentuk HTML website. Karena hal tersebut maka dilakukan sebuah proyek yang dilakukan oleh PT Web Acces untuk memperbaharui design dan sistem yang telah ada menjadi CMS website dengan halaman Administrasi guna mempermudah dalam penambahan atau perubahan konten website dan membantu Yamaha Music Indonesia agar lebih mudah mempromosikan sekolah-sekolah musiknya serta membantu pengguna website agar lebih mudah mencari sekolah musik Yamaha yang terdekat di kota-nya dan di seluruh Indonesia dengan fitur MAP / Peta interaktif yang ada pada halaman Music School, selain itu dengan adanya halaman Artists, maka Yamaha Music Indonesia juga lebih mudah mempromosikan Artis-Artis Musik tanah air yang berada dibawah management Yamaha Music ke seluruh Indonesia bahkan ke seluruh dunia Ruang Lingkup Proyek YMI Berdasarkan latar belakang diatas, maka batasan pembuatan project hanya pada pengadaan website dan aplikasi berbasis web sebagai media promosi, eksistensi, dan keperluan internal perusahaan melalui jaringan dan internet.

19 Struktur Organisasi Proyek YMI Gambar 3.5 Struktur Organisasi Proyek Yamaha Music Indonesia (Sumber : Berdasarkan hasil wawancara dengan Bpk Riky selaku Project Manager) Project Manager : a. Memiliki tanggung jawab secara menyeluruh untuk menyelesaikan seluruh permintaan klien, sesuai fungsi dan spesifikasi sitem yang dimaksud, dengan tepat waktu. b. Memilih dan mengelola anggota tim yang sesuai. c. Mempersiapkan jadwal implementasi yang sesuai dengan kebutuhan penyelesaian proyek. System Analyst : a. Menganalisa sistem yang akan dan telah dibuat untuk disesuaikan dengan kebutuhan proyek. Head of Programmer : a. Pelaporan penyesuaian dan kemajuan proyek setiap minggu pertama. b. Rencana proyek distribusi kepada setiap anggota tim programmer.

20 67 Design & Creative Division : a. Membuat rancangan sitemap dan layout dari sebuah proyek baik itu yang bersifat website online atau design offline. b. Menjelaskan kepada pihak klien ide konsep yang ada dibalik rancangan yang telah dibuat. c. Mendistribusikan hasil rancangan kepada tim developer yang sudah disetujui oleh pihak klien. Programmer : a. Membuat bahasa program untuk membangun website. Tester : a. Melakukan uji coba terhadap aplikasi yang telah dibangun untuk mencari kesalahan atau bugs (error) yang mungkin terjadi Metodologi Pelaksanaan Proyek YMI Gathering Analisis Sistem Design Layout Development Transfer Content Testing Instalasi Maintenance Gambar 3.6 Metodologi Pelaksanaan Proyek YMI (Sumber : Berdasarkan hasil wawancara dengan Bpk Riky selaku Project Manager) 1. Tahap Gathering Pada tahap ini dilakukan pengumpulan data dan informasi perusahaan klien sesuai dengan yang dibutuhkan atau diinginkan, dimana data tersebut digunakan untuk melakukan update pada sistem aplikasi berbasis web yang sudah ada.

21 68 2. Tahap Analisis Sistem Tahap dimana pihak Web Access membuat gambaran rancangan sistem yang akan dibuat dan memberikannya kepada klien untuk dilihat apakah gambaran rancangan tersebut sudah sesuai dengan yang diinginkan, apabila belum sesuai maka akan dilakukan revisi kembali dalam rancangan gambar tersebut tetapi apabila sudah sesuai makan dapat dilakukan ke tahap selanjutnya. 3. Tahap Design Layout Pembuatan design layout sesuai gambaran rancangan yang sudah dibuat pada analisis sitem yang kemudian diberikan kembali kepada klien untuk meminta persetujuan dari hasil design layout yang diberikan, apabila ada kekurangan maka dapat dilakukan revisi kembali sebelum dilakukannya tahap development. 4. Tahap Development Setelah design layout yang dibuat sudah disetujui oleh klien maka pihak perusahaan, akan memulai melakukan developmet terhadap rancangan layout yang sudah dibuat. 5. Tahap Transfer Content Untuk menyempurnakan tahap development maka dilakukan tahap transfer content dimana dalam tahap ini smua data dan informasi yang dibutuhkan dan yang diinginkan perusahaan akan dimasukkan ke dalam sistem development. 6. Tahap Testing Dimana sistem yang sudah dirancang dan dibangun dilakukan testing apakah sistem tersebut sudah berjalan dengan baik dan dapat digunakan oleh pihak klien. Apabila pihak klien merasa sistem yang dijalankan tersebut masih memilki

22 69 kekurangan atau ketidaksesuaian maka akan dilakukan revisi kembali. Pada tahap ini sekaligus dilakukan training kepada pihak klien agar dapat menjalankan sistem yang ada. 7. Tahap Instalasi Tahap testing dilakukan dan sudah disetujui oleh pihak klien maka akan dibuat sign off letter yang akan diberikan ke klien untuk ditanda tangani sekaligus menunjukkan bahwa proyek tersebut sudah selesai. Setelah sign off letter itu sudah ditanda tangani maka sistem tersebut akan segera dilakukan upload data ke dalam server. 8. Tahap Maintenance Sistem yang sudah ada tersebut akan terus dilakukan maintenance selama (1) satu bulan. Apabila ingin dilakukan maintenance kembali setelah satu bulan itu maka pihak perusahaan dapat menghubungi kembali pihak Web Access, maintenance ini akan dikenakan biaya lagi karena diluar dari sign off letter.

23 Jadwal Pelaksanaan Proyek YMI SCHEDULE FOR PROJ ECT DEVELOPMENT PROJECT NAME: YAMAHA MUSIC INDONESIA TAHUN : 2010 PROCESS ITEM PIC MARET Gathering Information Analisi s si stem mengenai permintaan klien Design layout website PM SA DCD User approval atas hasil design layout USER Revi si l ayout sesuai permintaan klien PM PROCESS ITEM PIC APRIL 2010 Website development : Slicing image DCD - Style sheet design DCD - CMS module research & implementation PM - Website development P

24 71 PROCESS ITEM PIC APRIL 2010 MEI 2010 MAP development : Analisa si stem map HOP - Map module research & implementation SA - Map development P PROCESS ITEM PIC MEI Transfer & pengisian konten website P Testing (internal) Instalasi di web hosting server T P PROCESS ITEM PIC MEI Pembuatan sitemap utk. User PM User testing USER Sign off application PM Tabel 3.1 Jadwal Pelaksanaan Proyek YMI (Sumber: Berdasarkan hasil wawancara dengan Bpk Riky selaku Project Manager)

25 72 Keterangan Tabel 3.1 : PM SM : Project Manager : System Analyst DCD : Desain Creative and Division HOP P T : Head of Programmer : Programmer : Tester : Proses yang telah dijalankan : Proses yang akan dijalankan : Proses yang melibatkan user 3.4 Sampel Proyek pada Salah Satu Perusahaan Waralaba Latar Belakang Proyek Perusahaan Waralaba Perusahaan waralaba yang bergerak diberbagai bidang penyediaan jasa, seperti cafe, internet, ticketing dan lain lain, dimana perusahaan ini sudah mempunyai sistem untuk setiap masing masing usaha yang sudah berjalan, untuk mendukung bisnis mereka. Namun sistem yang berjalan tersebut masih belum terintegrasi dari masing masing sistem. Karena hal tersebut perusahaan waralaba ini bekerja sama dengan PT Web Access untuk melakukan sebuah proyek untuk membangun sebuah aplikasi yang menghubungkan atau mengintegrasikan seluruh sistem yang sudah berjalan di perusahaan tersebut. Aplikasi yang ingin dikembangkan adalah menggunakan aplikasi Point of Sales/POS.

26 Ruang Lingkup Proyek Perusahaan Waralaba Berdasarkan latar belakang diatas, maka batasan pembuatan proyek hanya pada implementasi sistem ERP berbasis web untuk modul akuntansi, keuangan, pembelian, penjualan, pengendalian stock, sumber daya, pembayaran, dan sistem administrasi Struktur Organisasi Proyek Perusahaan Waralaba Gambar 3.7 Struktur Organisasi Proyek Perusahaan Waralaba (Sumber : Berdasarkan hasil wawancara dengan Bpk Supiandi selaku Project Manager) Project Manager : a. Memiliki tanggung jawab secara menyeluruh untuk menyelesaikan seluruh permintaan klien, sesuai fungsi dan spesifikasi sitem yang dimaksud, dengan tepat waktu. b. Memilih dan mengelola anggota tim yang sesuai c. Mempersiapkan jadwal implementasi yang sesuai dengan kebutuhan penyelesaian proyek.

27 74 System Analyst : a. Menganalisa sistem yang akan dan telah dibuat untuk disesuaikan dengan kebutuhan proyek. Head of Programmer : a. Pelaporan penyesuaian dan kemajuan proyek setiap minggu pertama. b. Rencana proyek distribusi kepada setiap anggota tim programmer. Programmer : a. Membuat bahasa program untuk membangun website. Tester : a. Melakukan uji coba terhadap aplikasi yang telah dibangun untuk mencari kesalahan atau bugs (error) yang mungkin terjadi Metodologi Pelaksanaan Proyek Perusahaan Waralaba Analisa Awal Design Layout Analisa Integrasi Sistem Design Struktur Development Desearch & Implement Testing Installation Maintenance Gambar 3.8 Metodologi Pelaksanaan Proyek Perusahaan Waralaba (Sumber : Berdasarkan hasil wawancara dengan Ibu Rosa selaku System Analyst) 1. Tahap Analisa Awal Tahap awal dimana pihak klien memberikan data atau informasi yang dibutuhkan untuk dilakukan analisis awal terhadap data atau informasi yang diberikan, sekaligus penyesuaian dengan sistem yang diinginkan oleh klien.

28 75 2. Tahap Design Layout Pembuatan design layout sesuai gambaran rancangan yang sudah dibuat pada analisis sistem yang kemudian diberikan kembali kepada klien untuk meminta persetujuan dari hasil design layout yang diberikan, apabila ada kekurangan maka dapat dilakukan revisi kembali sebelum dilakukannya tahap development. 3. Tahap Analisa Integrasi Sistem Menganalisa hubungan dari masing masing sistem yang telah didesain apakah dapat dijalankan dan terhubung dengan baik antara satu sistem dengan sistem yang lainnya. 4. Tahap Design Struktur Rancangan keseluruhan bagian sistem yang akan dibangun sesuai dengan keinginan dan kebutuhan pihak klien. Rancangan ini akan diberikan ke pihak klien untuk meminta persetujuan klien agar dapat dilakukan tahap development. 5. Tahap Development Setelah design struktur yang dibuat sudah disetujui oleh klien maka pihak perusahaan, akan memulai melakukan development terhadap rancangan layout yang sudah dibuat. 6. Tahap Desearch & Implement Tahap pengimplementasian dari sistem development dimana sistem yang sudah dibangun dilakukan implementasi kepada pihak klien untuk dilihat kinerja atau dari jalannya sistem tersebut.

29 76 7. Tahap Testing Dimana sistem yang sudah dirancang dan dibangun dilakukan testing apakah sistem tersebut sudah berjalan dengan baik dan dapat digunakan oleh pihak klien. Apabila klien merasa sistem yang dijalankan tersebut masih memilki ketidaksesuaian maka akan dilakukan revisi kembali. Pada tahap ini sekaligus dilakukan training kepada pihak klien agar dapat menjalankan sistem yang ada. 8. Installation Tahap testing dilakukan dan sudah disetujui oleh pihak klien maka akan dibuat sign off letter yang akan diberikan ke klien untuk ditanda tangani sekaligus menunjukkan bahwa proyek tersebut sudah selesai. Setelah sign off letter ditanda tangani maka sistem tersebut akan segera dilakukan upload data ke dalam server. 9. Tahap Maintenance Sistem yang sudah ada tersebut akan terus dilakukan maintenance selama (6) enam bulan. Apabila ingin dilakukan maintenance kembali setelah satu bulan itu maka pihak perusahaan dapat menghubungi kembali pihak Web Access, maintenance ini akan dikenakan biaya lagi karena diluar dari sign off letter.

30 Jadwal Pelaksanaan Proyek Perusahaan Waralaba SCHEDULE FOR PROJ ECT DEVELOPMENT PROJECT NAME: PERUS AHAAN WARALABA TAHUN : 2010 PROCESS ITEM PIC JULI analisa awal modul dan item yg dibutuhkan sesuai aplikasi transight perancangan layout modul POS PM SA PROCESS ITEM PIC JULI analisa integrasi si stem modul POS dengan modul Accounting perancangan struktur data modul POS user approval atas hasil rancangan & dokumentasi HOP SA USER PROCESS ITEM PIC AGUSTUS development modul POS : - Master & Configuration table TEAM P

31 78 PROCESS ITEM PIC AGUSTUS POS Café P - POS Internet P - POS Membership P - POS Shipping P - POS Grafik Design P - POS Fotocopy & Binding - POS Trading (Stationery) P P - POS Ticketing P - POS Voucher P Research & development implementation di outlet P

32 79 PROCESS ITEM PIC SEPTEMBER POS Café P - POS Internet P - POS Membership P - POS Shipping P - POS Grafik Design P - POS Fotocopy & Binding - POS Trading (Stationery) P P - POS Ticketing P - POS Voucher P Research & development implementation P PROCESS ITEM PIC SEPTEMBER POS Café P - POS Internet P - POS Membership P - POS Shipping P

33 80 - POS Grafik Design P - POS Fotocopy & Binding - POS Trading (Stationery) P P - POS Ticketing P - POS Voucher P Research & development implementation di outlet P Testing (internal) P PROCESS ITEM PIC OKTOBER testing (internal) P installation server P user testing USER sign off application USER Tabel 3.2 Jadwal Pelaksanaan Proyek Perusahaan Waralaba (Sumber : Berdasarkan hasil wawancara dengan Ibu Rosa selaku System Analyst)

34 81 Keterangan Tabel 3.2 : PM SA : Project Manager : System Analyst HOP : Head od Programmer T P : Tester : Programmer : Proses yang telah dijalankan : Proses yang akan dijalankan : Proses yang melibatkan user