BAB I PENDAHULUAN I.1 Latar Belakang

Transkripsi

1 BAB I PENDAHULUAN I.1 Latar Belakang Tekstil merupakan material lembaran yang flexible terbuat dari benang dan pemintalan serat pendek atau serat berkesinambungan. Perkembangan industri tekstil di Indonesia cukup pesat, standarisasi manajemen telah menjadi salah satu isu utama yang lebih khusus lagi mengenai standarisasi sistem manajemen mutu. Segala sesuatu akan dilakukan oleh seluruh perusahaan di Indonesia khususnya perusahaan industri tekstil untuk menjadi yang terbaik dan dapat bersaing didalam dunia industri yang semakin maju dan berkembang dengan memberikan kualitas yang terbaik. Industri tekstil dan produk tekstil adalah penghasil devisa ekspor tertinggi. Dalam kurun waktu lima tahun terakhir ini, nilai ekspor mencapai USS 6 Miliar.Tenaga kerja yang terserap oleh industri dan produk tekstil dalam skala besar maupun jangka menengah pada tahun 2012 mencapai 1,53 juta orang. Maka dari itu, industri tekstil merupakan industri penyedia lapangan kerja terbesar di Indonesia ( Mutu merupakan suatu parameter yang sangat diperhatikan oleh customer dalam memilih produk atau jasa yang ditawarkan oleh sebuah perusahaan.hal yang sangat dibutuhkan oleh suatu perusahaan adalah peningkatan suatu mutu guna untuk mencapai produk yang bermutu dengan meningkatnya biaya produksi, namun dengan menghasilkan produk yang bermutu atau jasa yang memuaskan pelanggan akan mendatangkan manfaat yang lebih bagi perusahaan. Manfaat secara umum yang dapat secara langsung dirasakan setidaknya adalah peningkatan pangsa pasar sebagai dampak positif dari kepuasan konsumen. PT. DMC adalah sebuah perusahan yang bergerak dibidang industri textile yang berfokus pada proses pemintalan berbahan baku serat sehingga menghasilkan produk akhir menjadi benang.untuk menghasilkan sebuah produk menjadi benang, terdapat alur proses produksi seperti gambar di bawah ini : 1

2 Blowing Carding Drawing Simplex Ring Frame Winding Gambar I.1 Alur Proses Produksi (Sumber : PT.DMC) Pada Gambar I.1 menjelaskan mengenai alur proses produksi pembuatan benang di PT. DMC. Alur Proses setiap perusahan berbeda - beda sesuai dengan standar dan kebutuhan dari masing masing perusahaan tersebut. ISO 9001:2008 merupakan standar yang berkaitan dengan manajemen mutu suatu perusahaan atau organisasi. Oleh karena itu banyak perusahaan sekarang ini yang sedang marak dalam proses sertifikasi ISO. Sertifikasi ISO membuat suatu sistem manajemen mutu agar menjadi lebih baik dan sesuai standar yang ada. Dalam pengimplementasian ISO 9001:2008 dibutuhkan adanya Standard Operating Procedure (SOP). Seperti halnya diatur dalam ISO 9001:2008 klausul mengenai proses pengendalian dokumen dan mengenai proses pengendalian rekaman. SOP diperlukan untuk memudahkan dan menyamakan persepsi semua orang yang memanfaatkannya atau yang berkepentingan, untuk dapat lebih memahami dan mengerti tentang setiap langkah kegiatan yang harus dilaksanakannya dan untuk memastikan bahwa sebuah proses dilaksanakan dengan baik, konsisten, efektif dan efisien (Tathagati, 2013). Sesuai dengan klausul pada ISO 9001:2008, bahwa prosedur perlu ditetapkan, didokumentasikan dan dipelihara. Saat ini PT.DMC telah menerapkan klausul dan tetapi masih perlu beberapa penyempurnaan. Hal ini terlihat ketika ingin mencari dokumen dokumen yang akan digunakan sulit bagi mereka untuk menemukan dokumen dokumen tersebut dikarenakan tidak tertata dengan rapi baik dokumen baru maupun dokumen yang telah usang. Mekanisme peninjauanulang dan pembaharuan dokumen apabila diperlukan belum diatur dengan jelas. Informasi mengenai status revisi dalam setiap dokumen SOP belum secara tegas dicantumkan, hanya pada masterlist dokumen saja. Hal lainnya seperti penggunaan dokumen yang sudah kadaluarsa masih belum efektif pencegahannya. 2

3 Beberapa persyaratan yang belum sesuai dengan standard ISO 9001:2008, diantaranya ada pada Tabel I.1 Tabel I.1 Kesesuaian Persyaratan Klausul dan dengan kondisi Aktual Perusahaan No. Klausul (Sumber : Gasperz 2013);hasil wawancara) Isi Klausul Pengendalian Dokumen Ya Kondisi Aktual Perusahaan Tidak Tidak Sesuai Ada Apakah ada prosedur tertulis yang ditetapkan untuk mengendalikan semua dokumen yang dibutuhkan oleh Sistem Manajemen Mutu ISO 9001? Apakah prosedur tertulis itu telah mencakup pengendalian untuk: a) Persetujuan kesesuaian dokumen sebelum diterbitkan? b) Peninjauan-ulang, pembaharuan apabila diperlukan, dan persetujuanulang dokumen-dokumen? c) Identifikasi status revisi dari dokumen-dokumen? d) Menjamin bahwa versi yang relevan dari dokumen yang diterapkan itu tersedia pada tempat-tempat yang diperlukan? e) Menjamin bahwa dokumendokumen itu dapat dibaca, teridentifikasi dan mudah untuk ditemukan kembali? 3

4 No. Klausul Isi Klausul f) Menjamin bahwa dokumen- Ya Kondisi Aktual Perusahaan Tidak Tidak Sesuai Ada dokumen yang berasal dari eksternal adalah teridentifikasi dan pendistribusiannya terkendali? g) Mencegah penggunaan dokumendokumen yang usang atau tidak berlaku lagi, dan menerapkan cara identifikasi yang tepat untuk dokumen-dokumen itu apabila masih dipertahankan untuk suatu maksud tertentu? Pengendalian Rekaman atau Catatan Kualitas Apakah prosedur tertulis telah ditetapkan untuk identifikasi, penyimpanan, pengambilan kembali, pencegahan, waktu pemeliharaan, dan disposis dari catatan catatan kualitas? Apakah organisasi telah mengidentifikasi catatan-catatan kualitas yang diperlukan untuk memberikan bukti kesesuaian terhadap persyaratan-persyaratan dan efektivitas operasional dari Sistem Manajemen Mutu ISO 9001? Berdasarkan tabel kesesuaian diatas, masih terdapat Gap antara kondisi eksisting PT.DMC, dengan persyaratan klausul dan ISO 9001:2008. Oleh karena itu, penting bagi PT. DMC untuk melakukan proses evaluasi terhadap prosedurprosedur yang telah dijalankan. Proses ini dilakukan untuk menentukan apakah 4

5 prosedur pengendalian dokumen dan rekaman perusahaan sudah sesuai dengan SOP yang ada, dan untuk menentukan apakah SOP pengendalian dokumen dan rekaman Aktual perusahaan telah memenuhi dan sesuai dengan prosedur reqirement SMM ISO 9001:2008. Dengan melihat dari permasalahan diatas, maka dalam tugas akhir ini akan membahas mengenai perancangan perbaikan SOP pengendalian dokumen dan rekaman (klausul dan 4.2.4) berdasarkan requirement ISO 9001:2008.SOP Aktual akan dirancang dengan menggunakan metode Business Process Improvement(BPI) karena PT.DMC telah memilki dan menjalankan SOP terkait klausul dan ISO 9001:2008.Hasil dari tugas akhir ini dapat menjadi referensi PT. DMC untuk merancang Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 I.2 Perumusan Masalah Berdasarkan uraian dari latar belakang masalah, maka dapat disimpulkan perumusan masalah yang akan dibahas pada proses perancangan perbaikan prosedur pengendalian dokumen dan rekaman (klausul dan 4.2.4) ISO 9001:2008.Adapun permasalahan pokok dalam penelitian Tugas Akhir ini, yaitu : 1. Bagaimana rancangan perbaikan Standar Operating Procedure (SOP) berdasarkan prosedur pengendalian dokumen dan rekaman ISO 9001:2008 (Klausul dan 4.2.4) di PT. DMC? I.3 Tujuan Penelitian Adapun tujuan penelitian dari Tugas Akhir ini, yaitu : 1. Merancang perbaikan SOP berdasarkan prosedur pengendalian dokumen dan rekaman ISO 9001:2008 (Klausul dan 4.2.4) di PT. DMC I.4 Batasan Penelitian Batasan masalah dari penelitian ini adalah : 1. Data Implementasi ISO 9001:2008 yang digunakan adalah data pada tahun Penelitian ini hanya sampai pada tahap usulan, tidak sampai pada tahap implementasi. 5

6 3. Penelitian ini berfokus pada perbaikan SOP yang dibutuhkan untuk memenuhi syarat prosedur wajib requirement ISO 9001:2008 dengan menggunakan metode BPI. 4. Penelitian ini hanya sampai pada tahap perbaikan. I.5 Manfaat Penelitian Adapun manfaat yang diperoleh dari penelitian tugas akhir ini adalah sebagai berikut: 1. Memberikan rekomendasi SOP prosedur pengendalian dokumen dan rekaman(klausul dan 4.2.4)ISO 9001: Membantu PT. DMCuntuk merancang pengembangan SOP berdasarkan persyaratan dokumen dan rekaman(klausul dan 4.2.4) ISO 9001: Dapat menjadi dasar pertimbangan untuk perbaikansopprosedur penegendalian dokumen dan rekaman (klausul dan 4.2.4). I.6 Sistematika Penulisan Penelitian ini diuraikan dengan sistematika penulisan sebagai berikut: Bab I Pendahuluan Pada bab ini berisi uraian mengenai latar belakang penelitian, perumusan masalah, tujuan penelitian, batasan penelitian, manfaat penelitian, dan sistematika penulisan. Bab II Tinjauan Pustaka Pada bab ini berisi literatur yang relevan dengan permasalahan yang diteliti dan dibahas pula hasil-hasil penelitian terdahulu. Bagian kedua membahas hubungan antar konsep yang menjadi kajian penelitian dan uraian kontribusi penelitian. Bab III Metodologi Penelitian Pada bab ini dijelaskan langkah-langkah penelitian secara rinci meliputi: tahap merumuskan masalah penelitian, merumuskan 6

7 hipotesis, dan mengembangkan model penelitian, mengidentifikasi dan melakukan operasionalisasi variabel penelitian, merancang pengumpulan dan pengolahan data, melakukan uji instrumen, merancang analisis pengolahan data. Bab IV Bab V Pengumpulan dan Pengolahan Data Pada bab ini dijelaskan mengenai pengumpulan data yang terdiri dari data primer dan data sekunder. Dan akan dilakukan pengolahan data berupa identifikasi gap proses bisnis aktual berdasarkan ISO 9001:2008. Perancangan dan Analisis Pada bab ini dijelaskan mengenai proses analisis aktivitas terhadap proses bisnis eksisting berdasarkan requirement wajib ISO 9001:2008 dan pembuatan SOP usulan. Bab VI Kesimpulan dan Saran Pada bab ini dijelaskan mengenai tahapan kesimpulan dan saran terhadap hasil penelitian tugas akhir yang menjawab dari tujuan penelitian serta saran untuk penelitian selanjutnya. 7