TUJUAN INSTRUKSIONAL KHUSUS Materi dalam modul ini bertujuan untuk memberikan pengetahuan dan pemahaman mengenai

Transkripsi

1 POKOK BAHASAN Media promosi DESKRIPSI Pertemuan pertama ini membahas mengenai Bahan-bahan Promosi (POS Material) TUJUAN INSTRUKSIONAL KHUSUS Materi dalam modul ini bertujuan untuk memberikan pengetahuan dan pemahaman mengenai MENEMPATKAN MEDIA-MEDIA ATAU EVENT-EVENT APA SAJA DALAM JANGKA WAKTU KAMPANYE Semisal : menempatkan gebrakan iklan TV pada bulan pertama, kemudian pada bulan berikutnya menggunakan iklan media cetak, di tabloid, majalah, dan koran. Bulan berikutnya adalah event olahraga, dst. MENG-ESTIMASI BUDGET YANG DIGUNAKAN UNTUK KAMPANYE IKLAN Tim Kreatif/ Tim Desain harus berhati-hati dalam merencanakan suatu kampanye iklan. Yang harus diperhatikan adalah keinginan dari produsen/klien akan penekanan budget untuk beriklan. Karena tidak banyak Produsen/klien yang mau mengeluarkan biaya sangat besar untuk suatu kampanye iklan (apalagi hasilnya tidak maksimal). Berpikir realistis dan mencari iklan yang efektif tanpa banyak biaya akan lebih dipilih untuk direalisasikan. MENDESAIN IKLAN DAN PENJADWALAN KEGIATAN Setelah perencanaan media atau event telah direncanakan, mulai merancang media-media apa saja yang akan digunakan. 1

2 Beberapa media iklan yang lebih sering dipilih sekarang sebagai media yang paling efektif untuk meningkatkan penjualan adalah dengan memberikan kuis, doorprize, undian berhadiah, atau sejenis. Walaupun hal ini berkesan sedikit memaksa orang-orang yang mungkin bukan Target Konsumen inti, mengingat lebih menekankan lebih pada aspek penjualannya saja. Beberapa produsen membuat acara yang sangat berbeda dari jenis produk seperti : Fun Futsal Cup, digunakan untuk peningkatan penjualan rokok Dji Sam Soe, Liga Djarum, dan sejenis. Kebanyakan digunakan untuk iklan rokok. Di dalam periklanan kita juga mengenal : Media BTL (Below The Line) > media cetak/printing Media ATL (Above The Line) > menggunakan media fasilitas umum atau diterapkan pada objek-objek yang ada di sekitar kita. Media ini juga sering dianggap lebih efektif untuk jangka panjang. Bahan-bahan Promosi (POS Material) Leaflet (selebaran) Lembaran kertas cetak yang dilipat jadi dua halaman atau lebih Folder Lembahan cetak berupa map atau buku supaya mudah dibawa. Katalog Brosur yang berisi rincian produk/layanan usaha biasanya dilengkapi dengan gambargambar. Kartu Pos 2

3 Biasa digunakan oleh manajemen hotel, maskapai penerbangan dan cafe-cafe. Pelanggan biasanya suka dan mengkoleksinya. Stationery Set Berupa amplop, kop surat, pulpen, dan berbagai peralatan lain yang terdapat nama produk atau jasa, lengkap dengan alamat dan nomor telepon. Sisipan (stufler) Leaflet yang disisipkan atau ditempatkan dalam kotak kemasan suatu produk. Biasanya diberi penjelasan penggunaan produk tersebut. Hanging Mobile Alat pajang yang biasanya digantung, bisa dalam bentuk 2D atau 3D. 3

4 Wobler Alat pajang yang biasanya ditempel di dinding atau di rak penjualan menggunakan plastik mika atau sejenis sehingga gambar menjadi lentur. Biasanya dalam bentuk 2D. Self talker Media cetak yang mempromosikan suatu produk dengan menempatkannya langsung dirak (display). Flag Chain Rangkaian bendera kecil dengan menampilkan gambar produk, merek, slogan atau gabungan dari semua itu. Bahan yang digunakan bisa dari kertas, plastik, PVC, atau bahan sejenis. Poster Poster bergambar dan full poster biasa dipakai untuk dekorasi ruangan. 4

5 Sticker Bahan promosi yang paling banyak digunakan oleh banyak perusahaan karena sifatnya yang sangat fleksibel. Biasanya merupakan kebanggaan tersendiri bagi konsumennya. Kotak Dispenser tempat untuk meletakan leaflet atau brosur, bahan dari acrylic, strawboard atau kayu triplek Model Hiasan atau pajangan berupa miniatur Merchandise/souvenir POSTER Poster adalah adalah karya seni atau desain grafis yang memuat komposisi gambar dan huruf pada media cetak berukuran besar yang di pasang tembok atau permukaan sejenis, dengan sifat mencari perhatian mata sekuat mungkin. Poster biasanya dibuat dengan warna-warna kontras dan kuat. Poster terdiri dari teks dan elemen visual, selain itu ada juga poster yang berisi seluruhnya teks atau seluruhnya visual. Poster dirancang untuk menarik perhatian sekaligus menyampaikan informasi. Tipikal poster yang 'baik' : 5

6 1. Berhasil menyampaikan informasi secara cepat 2. Ide dan isi yang menarik perhatian 3. Mempengaruhi, membentuk opini / pandangan 4. Menggunakan warna-warna tepat 5. Menerapkan prinsip 'simplicity' PRINSIP DESAIN POSTER: 1. Balance, ada dua jenis keseimbangan yang bisa diterapkan: - Umumnya, keseimbangan bisa dicapai secara simetris - Garis-garis imajiner, baik vertikal atau horisontal dapat digunakan untuk mencapai keseimbangan,walaupun tidak simetris. 2. Movement, Alur baca yang diatur secara sistematis oleh desainer untuk mengarahkan 'mata membaca' dalam menelusuri informasi, satu bagian ke bagian lain pada poster. 3. Emphasis, penekanan. Prinsip ini yang terpenting dalam mendesain poster. Penekanan bisa dicapai dengan membuat slogan / judul, atau ilustrasi / foto jauh lebih menonjol dari elemen desain lain berdasarkan urutan prioritas. Penekanan bisa dicapai dengan: - Perbandingan ukuran - Latar belakang yang kontras dengan tulisan atau gambar - Perbedaan warna yang mencolok - Memanfaatkan 'white space' atau bidang kosong - Perbedaan jenis, ukuran dan warna huruf Anatomi Poster Headline ( judul acara) Sub Headline ( tempat dan tanggal pelaksanaan) Ilustrasi / Foto Body Copy (keterangan dan detail acara) Footer (sponsor, contact person) 4. Unity, kesatuan. Beberapa bagian dalam poster harus digabung atau dipisah sedemikian rupa menjadi kelompok-kelompok informasi. Misalnya nama gedung 6

7 harus dekat dengan teks alamat. Splash diskon jangan berjauhan dengan produk yang dimaksud. Kesatuan dapat dicapai dengan: - Mendekatkan beberapa elemen desain, dibuat 'overlapping' - Menggunakan bidang kotak / lingkaran - Memanfaatkan garis untuk pemisahan informasi - Perbedaan warna background 5. Specific appeal, penampilan / kesan. Karena poster dirancang untuk keperluan khusus berdasarkan suatu tema. Hal ini untuk memberikan 'kesan' suatu sentuhan yang sesuai dengan produk, acara atau layanan. Contoh: Poster untuk parfum wanita sebaiknya terkesanfeminin, lembut atau dekoratif. Poster untuk menjual truk, sebaiknya menggunakan warna-warna yang berat,huruf-huruf yang tebal dan masif. Brosur Ada ungkapan yang berbunyi, penjualan berawal dari sampulnya. Brosur sangat beragam, mulai dari hanya sekadar tulisan tangan pada selembar kertas murahan sampai dengan lembaran kertas yang dicetak khusus yang dilipat empat, dilipat khusus, atau brosur yang dicetak mewah mengkilat. Sekali lagi, informasi penting yang harus dicantumkan adalah lima W pemasaran: Who (siapa-yang harus terlibat dalam event)? What (apa-judul event)? Where (di mana-event akan diselenggarakan)? Why (mengapa harus berpartisipasi)? When (kapan-event akan diselenggarakan)? Pedoman Desain Grafis Meskipun ada pengecualian pada kondisi tertentu, terdapat pedoman umum untuk membantu mereka yang mendesain brosur event, yaitu: 1. Apabila menggunakan latar belakang warna terang, gunakan huruf warna gelap kontras. Huruf dengan warna-warna lembut mungkin indah, tetapi tidak terbaca. 2. Paragraph dan kalimat yang panjang akan mengurangi minat baca. Gunakan kalimat yang singkat, ringkas, dan mengena. 7

8 3. Penulis jangan memfinalkan sendiri tulisannya, sebaiknya minta pendapat orang lain. 4. Untuk member gambaran tampat, profil orang, dan spesifikasi produk bisa ditampilkan foto. 5. Semua foto, art-work, dan ilustrasi yang dipergunakan harus dicantumkan dengan seizing yang memiliki dan /atau yang membuat. 6. Jenis huruf yang dipergunakan secara tepat. 7. Terang, warna yang kontras akan mudah diingat, dan mudah dikenali. 8. Pembaca jangan dipaksa mencari sendiri mekanisme responnya. Formulir pendaftaran, formulir reservasi hotel maupun keterangan tentang hotel dan biayanya, informasi tentang sarana transportasi : pesawat/kereta api/bus harus ditempatkan sedemikian rupa sehingga bila formulir-formulir ini dipergunakan tidak menghilangkan semua informasi penting yang mungkin suatu saat nanti diperlukan lagi oleh semua peserta. Selain itu, nomor telepon, alamat , dan nomor faksimili, serta informasiinformasi lainnya yang sekiranya diperlukan agar respon cepat diberikan harus dicantumkan pada semua formulir pendaftaran maupun reservasi. Sebagai tambahan, ada baiknya menyertakan formulir permintaan khusus, misalnya untuk orang cacat atau orang-orang yang berkondisi khusus. 9. Jangan semua ruang dalam brosur dipenuhi dengan foto dan teks. Area kosong (atau putih kosong ) jangan terlalu banyak, tetapi penempatan ruang kosong yang baik akan memudahkan pembaca menangkap pesan brosur. 10. Melingkari atau mengkotaki atau menuliskan dengan huruf tebal merupakan cara efektif untuk memberikan tekanan pada fitur atau hal-hal penting yang akan menjadi pokok bahasan pembicara kunci. 11. Negosiasi dengan percetakan penting dilakukan terutama untuk mengendalikan biaya. 12. Sebelum brosur dicetak dalam jumlah banyak, sebaiknya dibuat contoh final atau mock-up-nya untuk didiskusikan bersama dan diteliti kejelasannya, kebenaran katakatanya, maupun tata bahasanya. Terkadang materi iklan sudah disiapkan untuk dicetak pada berbagai media. Oleh karena itu, ukuran iklan harus dibuat standar yang memungkinkan untuk dipasang di berbagai media cetak seperti majalah, bulletin, newsletter, atau brosur. Penyesuaian ukuran iklan dapat dilakukan oleh penerbit maupun percetakan dengan memperbesar atau mengurangi ukuran 8

9 iklan. Umumnya, ukuran iklan adalah ¼ halaman, ½ halaman, ¾ halaman dan satu halaman penuh. Terlepas dari apakah pemasangan iklan tersebut gratis atau tidak, desainer atau penulis iklan tetap harus memperhatikan tujuan dan sasaran iklan. Iklan yang baik akan mengandung beberapa prinsip berikut ini: 1. Memuat judul yang memiliki daya tarik sehingga mampu menyedot perhatian pembacanya. 2. Menggunakan bahasa yang dikenal pasar, lengkap dengan bahasa popular dan anekdot yang mudah dicerna. 3. Penulisan konten yang mengandung pesan dan semangat evetn. 4. Ditujukan kepada segmen pasar tertentu apakah keluarga, eksekutif, pemain golf, atau guru; dan pesan yang tertulis menekankan pemenuhan kebutuhan mereka. 5. Menyampaikan inovasi program yang akan memberikan manfaat baru dan unik bagi peserta. 6. Tekankan bahwa pimpinan salah satu perusahaan bisnis yang terkenal, atau professional bidang tertentu yang terenal, atau artis tertentu akan berpartisipasi pada event tersebut. 7. Buatlah pembaca mudah memberikan responnya, dengan mencantumkan nomor telepon, faksimili, alamat , dan alamat situs web yang dapat dihubungi. Insentif juga akan efektif bila diberikan bersamaan dengan iklan. Kupon diskon dan potongan biaya bagi peserta yang mendaftarkan sebelum tanggal tertentu akan dicantumkan dalan iklan. Insentif ini akan mempercepat respond dan membantu melakukan estimasi terhadap jumlah peserta sehingga kebutuhan ruang dan lain-lainnya bisa lebih diperkirakan secara pasti. Cara efektif untuk mengatur anggaran bagi beberapa media adalah sebagai berikut : Alokasikan anggaran untuk setiap media. Analisislah event lainnya yang lingkupnya sama/sejenis dan pelajari media iklan yang dipergunakan. Pelajari sejarah event asosiasi yang pernah diselenggarakan dan evaluasilah return on ivesment dari penggunaan media iklan yang telah dipergunakan. Bila informasinya tidak lengkap, sebaiknya tetap dilakukan penelusuran (misalnya dari situs web, dari kupon yang dipasang bersama iklan, formulir yang dikembalikan melalui faks, formulir pendaftaran yang dikirimkan kembali melalui pos, telepon, dll). 9

10 Misalnya, hasil iklan atau pengiriman langsung relative lebih mudah diukur, tetapi hasil publikasi sangat sulit dikuantifikasi. Mengapa demikian? Karena iklan mejelaskan tentang event itu sendiri, sedangkan publikasi menghasilkan pendapat pihak lain tentang organisasi dan event, yang seringkali membingungkan dan tidak praktis. Dan yang terkait dengan strategi pemasaran adalah iklan dikendalikan oleh pemasar yang memasang iklan; merekalah yang menentukan desain, waktu, penempatan, dan pesan yang harus dituliskan/disampaikan. Sedangkan untuk publikasi, pihak yang melakukan publikasi tidak memiliki wewenang untuk mengarahkan pendapat/opini public. Keberhasilan publikasi biasanya lebih bermanfaat bagi investasi daripada iklan dan brosur, karena respon terhadap publikasi murni datang dari pihak ketiga yang tidak dipengaruhi oleh sponsor atau pemrakarsa event. Apa pun yang dikatakan oleh pihak ketiga akan lebih mencerminkan kredibilitas daripada yang dikatakan oleh pemrakarsa atau sponsor cenderung mengandung kepentingan pribadi atas keberhasilan event. Publikasi Internal Para pemasar event untuk asosiasi dagang atau professional, sebaiknya harus mencari sumber internal terlebih dahulu, yaitu para stakeholders. Dewan pimpinan, staf, pengurus, kepala-kepala fungsional/cabang, mantan pimpinan, mantan partisipan, dan sebagainya yang mempunyai kepentingan terhadap keberhasilan event. Mereka adalah orang-orang yang, paling tidak tertarik, dan bahkan mungkin sangat bersemangat untuk membantu mempromosikan/menjual event. Advertorial pada majalah atau surat kabar bidang industry tertentu. Terbitan-terbitan seperti ini biasanya sangat senang dengan adanya advertorial event atau produksi tertentu yang merupakan iklan terselubung suatu event maupun asosiasi. Panjang advertorial tergantung pada ketersediaan halaman. Fitur adalah komponen program untuk mewujudkan manfaat yang ditawarkan. Sangat penting untuk menampilkan fitur event dalam brosur, tetapi jauh lebih penting mencantumkannya pada halaman depan brosur. Sebaiknya manfaat ditulis secara singkat dan ringkas, seperti Anda akan mampu menulis lebih cepat dan tepat. Katakan kepada mereka apa yang akan anda sampaikan, Ini merupakan pengiriman yang sifatnya menggugah (kartu pos atau selembar pemberitahuan) yang berisi tentang lima W dan memicu pembaca untuk ingat tanggal mainnya! Paling tidak berisi tentang manfaat (bukan fitur) yang akan diperoleh bila menghadirinya. 10

11 Ada ungkapan yang berbunyi, penjualan berawal dari sampulnya. Brosur sangat beragam, mulai dari hanya sekadar tulisan tangan pada selembar kertas murahan sampai dengan lembaran kertas yang dicetak mewah mengkilat. Sekali lagi, informasi penting yang harus dicantumkan adalah lima W pemasaran : Who(siapa-yang harus terlibat dalam event)? What (apa-judul event)? Where (dimana-event akan diselenggarakan)? Why (mengapa-harus berpartisipasi)? When (kapan-event akan diselenggarakan)? Dalam brosur awal ini tanggal dan tempat penyelenggaraan sudah bias dijelaskan secara detail, program dijelaskan secara garis besar saja dan detailnya akan dikirimkan kemudian. Hal- hal ini yang harus dicantumkan di dalam brosur adalah : detail dari poin-poin penting dari event ini, jadwal, informasi pendaftaran, formulir pengisian yang harus dikembalikan, formulir penginapan, bila diperlukan, informasi perjalanan dan formulirnya, permintaan fasilitas bantuan atau akomodasi khusus, biografi pembicara, dan informasiinformasi lain yang terkait. Pedoman desain grafis meskipun ada pengecualian pada kondisi tertentu, terdapat pedoman umum untuk membantu mereka yang mendesain brosur event, yaitu : 1. Apabila menggunakan latar belakang warna terang, gunakan huruf warna gelap kontras. 2. Paragraf dan kalimat yang panjang akan mengurangi minat baca. Gunakan kalimat yang singkat, ringkas, dan mengena. 3. Penulis jangan memfinalkan sendiri tulisannya. Sebaiknya minta pendapat orang lain. 4. Untuk memberi gambaran tempat, profil orang, dan spesifikasi produk bisa ditampilkan foto. 5. Semua foto, art-work, dan ilustrasi yang dipergunakan harus dicantumkan dengan seizing yang memiliki dan / atau yang membuat. 6. Jenis huruf harus dipergunakan secara tepat. 7. Terang, warna yang kontras akan mudah diingat, dan mudah dikenali. 8. Pembaca jangan dipaksa mencari sendiri mekanisme responnya. Formulir pendaftaran, formulir reservasi hotel maupun keterangan tentang hotel dan biayanya, informasi tentang sarana transportasi : pesawat/kereta api/bus harus ditempatkan sedemikian rupa sehingga bila formulir-formulir ini dipergunakan tidak menghilangkan semua informasi penting yang mungkin suatu saat nanti diperlukan lagi oleh peserta. Selain itu, nomor telepon, alamat , dan nomor faksimili, serta informasi-informasi lainnya yang sekitarnya diperlukan agar pendaftaran maupun reservasi. Sebagai tambahan, ada baiknya menyertakan formulir permintaan khusus, misalnya untuk orang cacat atau semua orang-orang yang berkondisi khusus. 11

12 9. Jangan semua ruang dalam brosur dipenuhi dengan foto dan teks. Area kosong ( atau putih kosong ) jangan terlalu banyak, tetapi penempatan ruang kosong yang baik akan memudahkan pembaca menangkap pesan brosur. 10. Melingkari atau mengotaki atau menuliskan dengan huruf tebal merupakan cara efektif untuk memberikan tekanan pada fitur atau hal-hal penting yang akan menjadi pokok bahasan pembicara kunci. 11. Negosiasi dengan percetakan penting dilakukan terutama untuk mengendalikan biaya. 12. Sebelum brosur dicetak dalam jumlah banyak, sebaiknya dibuat contoh final atau mock-up-nya untuk didiskusikan bersama dan diteliti kejelasannya, kebenaran katakatanya, maupun tata bahasanya. Terkadang materi iklan sudah disiapkan untuk dicetak pada berbagai media. Oleh karena itu, ukuran iklan harus dibuat standar yang memungkinkan untuk dipasang di berbagai media cetak seperti majalah, bulletin, newsletter, atau brosur. Penyesuaian ukuran iklan dapat dilakukan oleh penerbit maupun percetakan dengan memperbesar atau mengurangi ukuran iklan. Umumnya, ukuran iklan adalah ¼ halaman, ½ halaman, ¾ halaman, dan satu halaman penuh. Terlepas dari apakah pemasangan iklan tersebut gratis atau tidak desainer atau penulis iklan tetap harus memperhatikan tujuan dan sasaran iklan. Iklan yang baik akan mengandung beberapa prinsip berikut ini : 1. Memuat judul yang memiliki daya tarik sehingga mampu menyedot perhatian pembacanya. 2. Menggunakan bahasa yang dikenal pasar, lengkap dengan bahasa populer dan anekdot yang mudah dicerna. 3. Penulisan konten yang mengandung pesan dan semangat event. 4. Ditujukan kepada segmen pasar tertentu apakah keluarga, eksekutif, pemain golf, atau guru ; dan pesan yang tertulis menekankan pemenuhan kebutuhan mereka. 5. Menyampaikan inovasi program yang akan memberikan manfaat baru dan uni bagi peserta. 6. Tekankan bahwa pimpinan salah satu perusahaan bisnis yang terkenal, atau professional bidang tertentu yang terkenal atau artis tertentu akan berpartisipasi pada event tersebut. 7. Buatlah pembaca mudah memberikan responnya, dengan mencantumkan nomor telepon, faksimili, alamat , dan alamat situs web yang dapat dihubungi. 12

13 Insentif juga akan lebih efektif bila diberikan bersamaan dengan iklan. Kupon diskon dan potongan biaya bagi peserta yang mendaftarkan sebelum tanggal tertentu akan dicantumkan dalam iklan. Insentif ini akan mempercepat respon dan membantu melakukan estimasi terhadap jumlah peserta sehingga kebutuhan ruang dan lain-lainnya bisa lebih diperkirakan secara pasti. Setelah event berakhir kirimkan kepada peserta promosi event berikutnya, dan lakukan semacam riset kuantitatif dan kualitatif. Kebanyakan orang, senang bila namanya dicantumkan dan terbaca oleh kolega. Meskipun demikian, sebelum nama dicantumkan sebaiknya meminta izin kepada pemiliknya. Kemudian katakan kepada mereka untuk membeitahukan kepada lainnya apa yang telah diketahui. Publikasi Eksternal (Menciptakan awareness) Publikasi eksternal dilakukan untuk mencapai seluruh keluarga asosiasi dan dimaksudkan sampai kepaa orang-orang yang tidak memahami event tetapi berpotensi sebagai pendukung. Mungkin mereka akan menjadi stakeholders bila memahami manfaat event bagi organisasi maupun kalangannya. Melakukan Konferensi Pers Konferensi pers merupakan salah satu cara terbaik untuk memberikan informasi dan menjalin hubungan dengan lembaga yang dapat membantu meliput, mengakomodasi iklan dan advertorial, serta memberikan waktunya bagi Anda untuk mengudarakan program promosi event yang akan diselenggarakan. Terdapat beberapa hal yang sebaiknya diperhatikan pada saat akan melakukan konferensi pers : 1. Lakukan konferensi pers di tempat yang strategis mudah dijangkau dari sebagian besar lokasi stasiun media elektornik dan media cetak. Tempat yang umum untuk menlakukan konferensi pers adalah hotel, di press room, atau ditempat-tempat umum lainnya. 2. Bertanyalah kepada beberapa insan pers tentang waktu yang tepat. Buatlah pertemuan pada jam yang terbaik bagi mereka. Untuk stasiun televise, mungkin waktu yang terbaik adalah pagi menjelang siang agar laporannya bisa diudarakan pada sore atau petang. Untuk surat kabar mungkin lebih tepat dilakukan di tengah minggu untuk menghindari menumpuknya tugas-tugas mereka di akhir minggu. 13

14 3. Sediakan minuman dan makanan ala kadarnya dan jangan lupa tuliskan pada undangan. 4. Pastikan bahwa yang hadir pada konferensi pers adalah orang-orang yang ditunjuk oleh pihak yang berwenang, perhatikan identitasnya, siapkan tanda peserta di meja pendaftaran. 5. Bila pembicara utama disertakan pada konferensi pers, siapkan panggung dan perangkatnya sebaik munkin (lampu yang cukup) agar bisa diliput dengan kamera televise dan kamera fotografer. Biografi pembicara disiapkan dan dibagikan kepada peserta yang hadir. Hal lain yang sebaiknya dipertimbangkan adalah : Tunjuklah moderator untuk memberikan perkenalan, mengumpulkan pertanyaam, dan mengendalikan acara sesuai dengan waktu yang direncanakan. Sediakan tempat yang lega untuk kemudahan gerak kamera. Informasikan terlebih dahulu hal-hal yang perlu kepada pembicara. Sediakan fasilitas telepon, feksimili, fotokopi, sambungan internet, dan ruang untuk wawancara bagi media-media yang memerlukan. 14