SISTEM INFORMASI PEMBAYARAN SUMBANGAN PENGEMBANGAN PENDIDIKAN (SPP) PADA SMK PERIWATAS TASIKMALAYA

Transkripsi

1 Konferensi Nasional Ilmu Sosial & Teknologi (KNiST) Maret 2013, pp. 157~162 SISTEM INFORMASI PEMBAYARAN SUMBANGAN PENGEMBANGAN PENDIDIKAN (SPP) PADA SMK PERIWATAS TASIKMALAYA 157 Ratningsih 1, Yus Mardiani 2 1 AMIK BSI Bogor ratningsih.rnn@bsi.ac.id 2 AMIK BSI Tasikmalaa Abstrak Sumbangan pengembangan pendidikan (SPP) merupakan salah satu sumber dana untuk membiaa operasional sekolah. Sumbangan Pengembangan Pendidikan (SPP) ini sangat penting terutama bagi sekolah swasta. Keterlambatan laporan dapat mengganggu berbagai kebijakan di sekolah. Hal ini seringkali terjadi pada sistem pembaara SPP di SMK Periwatas Tasikmalaa. Sistem pembaaran Sumbangan Pengembangan Pendidikan (SPP) ang berjalan juga sulit mencari data siswa ang memiliki hutang SPP. Penggunaan kertas beresiko kehilangan data serta dokumentasi ang semakin banak juga membutuhkan tempat penimpan ang cukup besar. Untuk mengatasi berbagai permasalahan tersebut, diperlukan pengembangan sistem pembaaran Sumbangan Pengembangan Pendidikan (SPP). Dalam pengembangan sistem ini dilakukan melalui beberapa tahap aitu analisa sistem berjalan, perancangan sistem informasi dan penerapan sistem baru. Sistem informasi pembaaran Sumbangan Pengembangan Pendidikan (SPP) ang baru mampu mengolah data dengan cepat dan tepat serta mampu menediakan informasi ang dibutuhkan setiap saat sehingga dapat menghasilkan kebijakan ang tepat. Kewords: sistem informasi, pembaaran sumbangan pengembangan pendidikan 1. Pendahuluan SMK Periwatas Tasikmalaa adalah salah satu sekolah swasta ang ada di kota Tasikmalaa. Sumbangan pengembangan pendidikan (SPP) merupakan salah satu sumber dana untuk membiaai operasional sekolah. SPP ini bersumber dari siswa ang harus dibaarkan setiap bulanna. SPP ini sangat penting sekali untuk menunjang operasional sekolah. Dalam pencatatanna diperlukan ketelitian agar tidak terjadi kesalahan. Kesalahan pencatatan atau keterlambatan dalam pembuatan laporan dapat mengganggu kegiatan di sekolah. Pencatatan ang kurang baik juga menebabkan bendahara sekolah sulit mendeteksi siswa ang belum membaar SPP. Dari hasil pengamatan, didapatkan beberapa permasalahan dalam sistem ang sedang berjalan diantarana membutuhkan media kertas ang cukup banak, penggunaan media kertas membutuhkan tempat penimpanan ang lebih luas, kemungkinan kehilangan berkas serta membutuhkan waktu ang cukup lama untuk membuat berbagai laporan ang terkait dengan sistem ini. Terkait dengan berbagai permasalahan ang ditemukan, diperlukan perancangan sistem informasi pembaaran SPP ang dapat mengatasi berbagai permasalahan ang ada. Penggunaan sistem informasi pembaaran SPP diharapkan dapat mengurangi penggunaan kertas dan menghasilkan informasi ang dibutuhkan dengan cepat dan tepat serta tersediana informasi ang dibutuhkan setiap saat. 2. Metode Penelitian Perancangan sistem informasi pembaaran SPP ini menggunakan metode waterfall. Sistem informasi ini dirancang melalui beberapa tahapan, aitu: a. Menganalisa sistem ang sedang berjalan. Dalam hal ini peneliti Diterima 23 Januari 2013; Revisi 5 Februari 2013; Disetujui 15 Maret 2013

2 melakukan observasi aitu pengamatan dan penelitian secara langsung terhadap sistem berjalan pada SMK Periwatas Tasikmalaa, khususna pada sistem pembaaran sumbangan pengembangan pendidikan (SPP) serta melakukan Wawancara/tana jawab dengan pihakpihak ang terkait dengan sistem pembaaran sumbangan pengembangan pendidikan (SPP) baik siswa maupun bagian TU dan kepala sekolah. b. Merancang sistem informasi pembaaran SPP berdasarkan data ang didapat pada saat menganalisa sistem berjalan. c. Menerapkan sistem informasi pembaaran SPP dan mengevaluasi kekurangan dari sistem baru. 3. Pembahasan Sistem pembaaran SPP pada SMK Periwatas Tasikmalaa terdiri dari beberapa prosedur, aitu: a Prosedur pembaaran SPP Setiap siswa diberikan sebuah kartu untuk pencatatan pembaaran SPPna. Kartu ini wajib dibawa pada saat siswa melakukan pembaaran SPP setiap bulanna. Sebagai bukti pembaaran, staff tata usaha (TU) akan mencatat, menandatangai dan memberikan stempel lunas pada kartu tersebut sesuai dengan bulan pembaaran dan kartu SPP dikembalikan kepada siswa. staff TU juga mencatat pembaaran SPP kedalam buku harian transaksi pembaaran. b. Prosedur Rekapitulasi SPP Staff TU membuat rekapitulasi pembaaran SPP perhari berdasarkan data ang ada pada buku harian transaksi pembaaran kemudian rekapitulasi tersebut diserahkan kepada bendahara sekolah untuk direkap kembali kedalam buku LC ang merupakan bukti transaksi pembaaran b Prosedur Pembuatan Laporan Setiap akhir bulan, bendahara sekolah membuat laporan pembaaran siswa berdasarkan data pada buku LC. Selanjutna laporan ini diserahkan kepada kepala sekolah. Sistem pembaaran SPP pada SMK Periwatas Tasikmalaa digambarkan menggunakan tools sstem Diagram Alir (DAD). Pada sistem pembaaran SPP ang sedang berjalan, diagram alir data (DAD) ang dibuat adalah diagram konteks ang tampak pada Gambar 1 dan diagram nol pada Gambar 2. Sistem SPP SMK Periwatas Tasikmalaa Kepala Sekolah Laporan,, Laporan Laporan Gambar 1. Diagram Konteks Sistem Pembaararn SPP Staf Tata Usaha Bendahara 1.0 SPP, Staf Tata Usaha 2.0 Buku Harian Rekapitulasi Bendahara Kepala Sekolah Buku LC Laporan 3.0 Pembuatan Laporan Laporan Pmbaaran Gambar 2. Diagram Nol Sistem SPP 158

3 Berdasarkan pengamatan secara langsung pada setiap proses pembaaran SPP serta mengamati prosedur pada sistem ang sedang berjalan ditemukan beberapa permasalahan, diantarana sering terjadina keterlambatan dalam pembuatan dan penampaian laporan, kerangkapan data serta sulitna pencarian data. Untuk mengatasi berbagai permasalahan tersebut, dirancang sebuah sistem informasi pembaaran SPP dengan prosedur sebagai berikut: a Prosedur SPP membawa kartu SPP ang telah dibagikan sebelumna sebagai alat pencatatan bukti pembaaran SPP. Staff TU login kedalam aplikasi pembaaran SPP dan menginputkan data siswa tersebut. Aplikasi akan menampilkan tagihan SPP siswa tersebut, kemudian staff TU input data pembaaran dan dan klik tombol simpan. Kemudian staff TU menandatangani dan memberi stempel lunas pada kartu SPP siswa. b Prosedur Validasi SPP Setiap hari bendahara sekolah akan melihat data pembaaran SPP dan mencocokkan dengan jumlah uang ang diterima. Jika sesuai bendahara sekolah akan memberikan validasi. c Prosedur pembuatan laporan Staff TU maupun bendahara dapat melihat laporan data siswa ang memiliki hutang SPP melalui aplikasi ini untuk ditindaklanjuti Sebagai laporan pembaaran SPP, Kepala sekolah dapat melihat/mencetak sendiri melalui aplikasi pembaaran SPP sesuai dengan periode ang dipilih. BuktiSPP SPP Staff TU 0 Sistem Informasi Penggajian Benda hara ValidasiSPP pembaaranspp LapSPP Gambar 3. Diagram Konteks Sistem Informasi SPP Kepala Sekolah 159

4 SPP Gambar 4. Diagram Nol Sistem Informasi SPP Dalam pengolahan dan penimpanan datana, sistem informasi pembaaran SPP menggunakan database. Penulis menggunakan Enit Relationship Diagram (ERD) untuk merancang databasena. Rancangan database ang dibuat, dapat dilihat pada Gambar 3. Gambar 5. Entit Relationship Diagram Sistem Informasi SPP 160

5 User NIS* Nama Kelas 1 SPP 1 Username* Nama Password HakAkses SPP TahunAjar* Biaa 1 M M No* Tanggal Bulan Tahun Jumlah NIS** TahunAjar ** Username** M Gambar 6. Logical Record Structure Sistem Informasi SPP Tanggal Date Bulan Date MM Tahun Date YYYY Jumlah Curren c NIS Text 8 ForeignKe Dari rancangan database pada ERD dan LRS, dijabarkan dalam spesifikasi file seperti ang tampak pada Tabel 1, Tabel 2, Tabel 3 dan Tabel 4. Tabel 1. Spesifikasi File Field Tipe Size Keterangan NIS Text 8 PrimarKe Nama Text 33 Kelas Text 4 TahunAjar Text 4 ForeignKe Username Text 17 ForeignKe Tabel 2. Spesifikasi File SPP Field Tipe Siz e Keteranga n TahunAja Text 4 PrimarKe r Biaa Currenc 33 Tabel 3. Spesifikasi File user Field Tipe Size Keterangan Username Text 17 PrimarKe Password Text 13 Nama Text 33 HakAkses Text 9 staff ; bendahara ; kepsek Tabel 4. Spesifikasi File SPP Field Tipe Siz e Keterang an NoPembaar an Text 9 PrimarKe Pada sistem ini beberapa data ang diolah menjadi kunci utama. Kunci utama ini memiliki struktur kode ang telah ditentukan. Adapun struktur kode tersebut terdiri dari: a. Struktur Kode NIS Tahun Ajar Masuk Contoh: Tahun Ajar Masuk No Urut Jurusan No Urut No Urut No Urut Jurusan 161

6 1213 tersebut masuk pada tahun ajar 2012/ No Urut Jurusan 1 untuk jurusan akuntansi 027 No Urut ke 27 b. Struktur Kode TahunAjar Contoh: 1213 untuk tahun ajar 2012/2013 c. Struktur Kode No Tanggal Transaksi No Urut ddmm transaksi contoh Informasi ang dibutuhkan tersedia setiap saat dengan cepat dan tepat. Untuk memaksimalkan penggunaan sistem informasi pembaaran SPP diperlukan pelatihan untuk pengguna sistem ini agar tidak terjadi kesalahan input data, back-up data harus dilakukan secara berkala untuk menghindari kehilangan data jika terjadi kerusakan pada database utama. Setiap pengguna harus menjaga kerahasiaan user dan passwordna agar tidak disalahgunakan. Sistem pembaaran SPP ini belum terintegrasi dengan sstem lain ang ada disekolah. Untuk pengembangan selanjutna dapat diintegrasi sstem ini dengan sistem lainna ang saling berkaitan Referensi Al Fatta, Hanif Analisa dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogakarta: CV. Andi Offset. Tanggal Transaksi ddmm No Urut transaksi Jogianto. HM Flow Diagram. Diambil dari: (15 Mei 2014) Transaksi terjadi pada tanggal 13 bulan Mei tahun No Urut transaksi pada tanggal tersebut 4. Simpulan Dari hasil penelitian mengenai sistem informasi pembaaran SPP, dapat diambil kesimpulan sebagai berikut: 1. Penggunaan sistem informasi pembaaran SPP mengurangi penggunaan kertas ang membutuhkan tempat penimpanan ang besar sebagai dokumentasina. 2. Mengurangi resiko kehilangan berkas/data 3. Sistem informasi pembaaran SPP dapat membantu meringankan pekerjaan dan mempercepat pembuatan berbagai laporan ang dibutuhkan dari data ang ada. Nugroho, Adi Flow Diagram. Diambil dari: (15 Mei 2014). Pahlevi, Said Mirza Tujuh Langkah Praktis Pembangunan Basis. Jakarta: PT. Elex Media Komputindo. Priadi, Yudi Kolaborasi SQL&ERD Dalam Implementasi base. Yogakarta: Penerbit ANDI. Sutabri, Tata Konsep Sistem Informasi. Yogakarta: Andi Offset. Supardi, Yuniar Koleksi Program TA dan Skripsi dengan Foxpro 9. Jakarta: PT. Elex Media Komputindo. Taufik, Rohmat Sistem Informasi Manajemen. Yogakarta: Graha Ilmu. 162