SISTEM INFORMASI PEMBAYARAN SPP PADA SMA IBU KARTINI SEMARANG

Transkripsi

1 8 INFOKAM Nomor II / Th. IX/ September / 13 SISTEM INFORMASI PEMBAYARAN SPP PADA SMA IBU KARTINI SEMARANG Putri Vita Wiweko Setyadie (Dosen AMIK JTC Semarang) Abstrak : Pembayaran uang iuran perbulan atau SPP mempunyai peran penting dalam aktivitas sekolah. Didalam aktivitas tersebut SMA Ibu Kartini Semarang selama ini masih melakukan sistem secara manual, dimana pencatatan laporan masih menggunakan buku besar.karena itu perlu adanya peningkatan sistem secara komputerisasi pada pencatatan laporan pembayaran SPP di SMA Ibu Kartini Semarang Untuk itu penulis mencoba membuat suatu sistem aplikasi pembayaran spp yang bertujuan untuk meningkatkan keakuratan, kecepatan, serta ketepatan dalam pembuatan laporan sehingga mengurangi banyak kesalahan.pembuatan aplikasi ini berbasiskan bahasa pemprogaman vb 6.0 dengan microsoft access 2007 sebagai databasenya. Proses pembangunan program pembayaran SPP ini menggunakan model pengembangan waterfall yaitu model pengembangan sistem secara bertahap mulai dari analisa, perancangan awal sampai pada tahap implementasi program dengan metode terstruktur yaitu DFD (Data Flow Diagram) dan Flowchart, dengan teknik pengumpulan data yaitu observasi, dokumentasi, wawancara. Kesimpulan yang diperoleh dari program pembayaran SPP ini yaitu dapat melakukan pencatatan data siswa, data bayar per kelas, data transaksi, serta mencetak rekap pembayaran dalam bentuk laporan. Kata kunci : pembayaran spp, metode waterfall,vb 6.0 A. Pendahuluan Pada era globalisasi sekarang ini perkembangan teknologi informasi di Indonesia khususnya Kota Semarang telah berkembang dengan begitu pesat. Teknologi informasi yang berkembang sekarang ini membuat kita harus selalu siap dan tanggap mengikuti berbagai perkembangannya. Dampak dari berkembangnya teknologi informasi ini yaitu kehidupan yang semakin maju dan modern yaitu tuntutan bagi setiap orang akan kebutuhan informasi. Oleh sebab itu informasi yang cepat, akurat dan terpercaya menjadi bagian yang paling penting dalam kehidupan manusia sekarang ini. Begitu pula dalam sebuah organisasi atau perusahaan, salah satu aspek yang terpenting dalam organisasi atau perusahaan adalah pengolahan data, hal ini disebabkan karena penggolahan data diperlukan dalam menentukan berbagai kegiatan suatu organisasi atau perusahaan. Akan menjadi hal yang kurang efektif dan efisien bila pengolahan data masih dilakukan dengan cara manual pada sebuah organisasi atau perusahaan. Terbatasnya kemampuan manusia dalam pengolahan data pada sebuah organisasi atau perusahaan yang semakin komplek adalah kurangnya daya mengingat, kecepatan, ketepatan dan daya menghitung. Hal tersebut menyebabkan semakin banyaknya kertaskertas kerja yang menumpuk dan pelayanan yang kurang memuaskan menjadi masalah dalam sebuah organisasi atau perusahaan. Untuk itulah diperlukan suatu alat yang mempunyai kemampuan melakukan kegiatan rutin, memberikan informasi dalam jumlah besar dalam waktu yang cepat serta mengefisiensikan penggunaan bahan seperti kertas. Dalam hal ini komputer merupakan alat yang paling tepat untuk digunakan sekarang ini. Dengan pengunaan komputer sebagai alat bantu dalam berbagai kegiatan manusia,

2 INFOKAM Nomor II / Th. IX/ September / 13 9 organisasi maupun perusahaan dihrapkan mampu mengatasi berbagai masalah yang telah ada, sehingga diharapkan nantinya dapat memberikan peranan yang paling besar bagi suatu organisasi atau perusahaan. Sejalan dengan meningkatnya perkembangan teknologi informasi yang semakin pesat di dunia pendidikan khususnya di tingkat SMA, dimana Sekolah Menengah Atas Ibu Kartini Semarang sebagai salah satu sekolah menengah atas yang sedang berkembang, termotivasi untuk meningkatkan pelayanan seoptimal mungkin bagi sekolah itu sendiri dan juga siswanya. Untuk itulah dengan adanya komputer yang keberadaannya dibutuhkan untuk membantu dan mendukung kelancaran proses pengolahan data yang terdapat didalamnya. Adapun proses tersebut yaitu pengolahan informasi pembayaran SPP, merupakan proses yang cukup komplek dan rumit. Sehingga hal ini akan menemui banyak kesulitan apabila penyelesaianya masih menggunakan cara manual, misalnya dalam pengolahan data Pembayaran SPP dan pembuatan laporan pembayaran SPP Siswa. Oleh karena itu, kehadiran sistem informasi sangat penting bagi Yayasan atau Sekolah tersebut terutama dalam hal Informasi Pembayaran SPP siswa SMA Ibu Kartini Semarang. Karena dengan adanya sistem informasi ini akan dapat mempercepat pekerjaan yang tepat guna terutama dalam memberikan informasi pembayaran SPP siswa SMA Ibu Kartini Semarang. B. Metode Penelitian Suatu penelitian maupun penulisan ilmiah memerlukan suatu metode yang akan diterapkan dalam melaksanakan kegiatan tersebut. Hasil dalam penelitian maupun penulisan tersebut dipengaruhi oleh metode yang dipakai dan penerapan konsisten. Metodologi adalah kerangka teoritis yang dapat dipergunakan untuk menganalisis, mengerjakan, atau mengatasi masalah yang dihadapi itu (Gorys Keraf, 2004). 1. Jenis Data dan Sumber Data 1.1. Jenis Data Dalam proses pengumpulan data, data yang diperoleh harus sesuai dengan persoalan yang dihadapi, saling berkaitan dan dapat digunakan dengan tepat. Adapun jenis data yang digunakan dalam proses penelitian adalah : Jenis Data menurut sifatnya Jenis data menurut sifatnya dibagi menjadi dua yaitu : a. Data kualitatif Data kualitatif adalah data yang diukur secara tidak langsung seperti keterampilan, aktivitas, sikap, dan sebagainya. (Marzuki, 2002:55). b. Data kuantitatif Data kuantitatif adalah data yang bisa dihitung atau diukur secara langsung. Misalnya lama bekerja, jumlah gaji, jumlah karyawan dan sebagainya. (Marzuki, 2002:55) Sumber Data Adapun sumber data yang digunakan dalam penulisan penelitian ini adalah menggunakan data primer yaitu data yang berasal dari objek yang diteliti, dalam hal ini adalah para staff dan para guru SMA Ibu Kartini Semarang. Meliputi antara lain sejarah berdirinya, struktur organisasinya, sarana dan prasarana yang dimiliki, job description, prosedur Pembayaran SPP siswa.

3 10 INFOKAM Nomor II / Th. IX/ September / Metode Pengumpulan Data Untuk mendukung penulisan tugas ini, penulis berusaha untuk mendapatkan data-data yang diperlukan. Metode yang digunakan penulis untuk mengumpulkan data adalah sebagai berikut : a. Metode Wawancara (Interview) Yaitu metode pengumpulan data dengan menanyakan secara langsung kepada seorang petugas atau seorang autoris (ahli yang berwenang dalam bidangnya). Penulis melakukan wawancara mengenai prosedur Pemberian informasi Pembayaran SPP siswa, struktur organisasi, dan dokumen yang digunakan dalam pemberian informasi pembayaran SPP. b. Metode Observasi (Observation Method) Teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan mengadakan pengamatan langsung terhadap kegiatan-kegiatan yang terjadi pada objek yang diamati dalam hal ini SMA Ibu Kartini Semarang. c. Studi pustaka Mencari data-data ke perpustakaan guna mendapatkan landasan teoritis berupa pendapat atau tulisan dari para ahli untuk memperoleh informasi baik dalam bentuk ketentuan formal maupun data melalui naskah resmi yang ada. 3. Metode Analisis Data Dalam menganalisis data, penulis menggunakan metode analisis kualitatif. Adapun metode kualitatif adalah analisis yang dilakukan dengan cara menjabarkan melalui uraian-uraian sekumpulan data. Dalam program aplikasi ini penulis akan menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic 6.0 dengan alat bantu analisa dan perancangan yaitu konteks diagram, Tingkatan DFD, Kamus Data, Diagram Hubungan Entitas, Normalisasi dan Diagram Alir Data. C. Hasil dan Pembahasan 1. Analisa Sistem Lama Sistem pembayaran SPP pada SMA Ibu Kartini sekarang ini masih menggunakan sistem manual, karena keberadaan media komputer masih belum dimanfaatkan secara optimal. Hal ini mengakibatkan proses pembayaran serta perhitungan nominalnya kurang efisien selain itu sistem ini mengakibatkan banyaknya kesalahankesalahan dalam memasukkan data dalam pembukuannya Gambaran Kerja Sistem Lama Prosedur Pembayaran SPP di SMA Ibu Kartini yaitu siswa memberikan uang beserta kartu SPP kepada wali kelas masing-masing setelah itu wali kelas mencatat pembayaran tersebut kedalam kartu pembayaran SPP, kemudian wali kelas mencatatnya dalam sebuah buku khusus yang dipergunakan untuk mencatat pembayaran SPP yang dipegang oleh setiap wali kelas, setelah dicatat kartu SPP dikembalikan kepada siswa yang bersangkutan, selanjutnya wali kelas menyerahkan buku catatan pembayaran SPP tersebut beserta uangnya kepada bagian tata usaha yang selanjutnya oleh petugas tata usaha dicatat dalam buku jurnal pembayaran SPP dan membuat laporan yang akan dilaporkan kepada Kepala Tata Usaha dan Kepala Sekolah Diagram Alir Data Sistem Lama Berikut gambaran aliran data sistem lama yang di peroleh penulis dari riset yang dilakukan secara garis besarnya saja, yaitu sebagai berikut :

4 INFOKAM Nomor II / Th. IX/ September / Analisa Sistem Baru 2.1. Gambaran Kerja Sitem Baru Gambaran sistem kerja baru yang penulis lakukan pada Sekolah Menengah Atas SMA Ibu Kartini Semarang diharapkan dapat membantu memudahkan proses pembayaran SPP sehingga dapat berjalan dengan efektif dan efisien. Adapun gambaran dari sistem pembayaran SPP yang baru adalah sebagai berikut : a. Siswa membawa kartu pembayaran SPP beserta sejumlah uang yang akan dibayarkan kepada petugas bagian tata usaha (TU) yang khusus menangani pembayaran SPP. b. Setelah itu petugas akan menginput data siswa yang akan membayar SPP sesuai dengan bulan yang siswa bayarkan selanjutnya petugas juga mencatat pembayaran tersebut dalam kartu pembayaran SPP, kemudian petugas mencetak kwitansi pembayaran SPP sebagai bukti bahwa siswa tersebut telah membayar SPP. Kwitansi dan kartu SPP di berikan kembali kepada siswa. c. Dari transaksi pembayaran SPP yang telah dilakukan petugas akan mencetak laporan pembayaran SPP baik harian, bulanan atau per-kelas yang nantinya akan dilaporkan kepada Kepala Tata Usaha dan Kepala Sekolah Diagram Alir Data Sistem Baru Gambaran dari sistem diagram alir data baru ini dirancang oleh penulis yang diharapkan dapat menunjang proses pengolahan data. 3. Perancangan Sistem 3.1. Diagram Kontek Si swa bukti pembayaran 0 Si stem Pembayaran SPP daftar pembayaran SPP data siswa, data SPP TU Lap. data siswa, Lap. data spp, Lap. Cetak SPP per siswa Lap. Cetak SPP per kelas Kepala TU Gambar 1. Diagram Context Sistem Pembayaran SPP Siswa

5 12 INFOKAM Nomor II / Th. IX/ September / ER Diagram tlahir SPP UAS Alamat tgllahir Kelas Tambah pelajaran Nama jkelamin Thajaran Blain Nis Agama m 1 SPP membayar Siswa Kelas nokuintansi tglbayar blbayar jmlbayar Nis Gambar 2. Diagram ER Sistem Pembayaran SPP Siswa 3.3. Perancangan Database Dalam perancangan database terdapat dua file yaitu : file master dan file transaksi, dua file tersebut akan menjalankan program yang nantinya akan membantu dalam mengetahui penggambaran dari file yang digunakan untuk membentuk serangkaian database dalam Sistem Informasi Pembayaran SPP : a. File Master 1. File data siswa No Filed Type With 1 NIS Text 9 2 Nama Text 20 3 Jenis Kelamin Text 10 4 Agama Text 10 5 Tempat lahir Text 20 6 Tgl Lahir Date 8 7 Alamat Text 30 8 Kelas Text 10 Tabel 1 File Database Tabel SISWA Nama File Key Filed Nama indeks Type file Fungsi : SISWA : NIS : TBSISWA : Master : mencatat data siswa 2. File data SPP No Filed Type With 2 Tahun Ajaran Text 9 3 Kelas Text 10 4 SPP Double 8 5 UAS Double 8 6 Tambahan pelajaran Double 8 7 Biaya lain-lain Double 8 Tabel 2 File Database Tabel Biaya

6 INFOKAM Nomor II / Th. IX/ September / Nama File Key Filed Nama indeks Type file Fungsi : BIAYA : TAHUNAJAR : BIAYADX : Master : mencatat data SPP b. File Transaksi File transaksi yang peneliti ajukan adalah sebagai berikut : No Filed Type With 1 No. Kwitansi Text 9 2 Tahun Ajaran Text 9 3 NIS Text 9 4 Tgl Bayar Date 8 5 Bulan Bayar Text 12 6 Jumlah Bayar Double 8 Tabel 3 File Database Tabel Transaksi Pembayaran SPP Nama file Key field Type file Fungsi : PEMBAYARAN. Dbf : No. Kwitansi, Tahun Ajaran, Nis, Kelas dan Pembayaran SPP : Transaksi : Untuk mencatat kejadian yang berhubungan dengan pembayaran SPP 3.4. Perancangan Input/Output a. Tampilan Menu Gambar 3. Menu Utama

7 14 INFOKAM Nomor II / Th. IX/ September / 13 b. Tampilan Menu Siswa Gambar 4. Menu Siswa c. Tampilan Menu SPP Gambar 5. Menu Master Biaya d. Tampilan Menu Pembayaran SPP Gambar 6. Menu Pembayaran SPP

8 INFOKAM Nomor II / Th. IX/ September / e. Tampilan Laporan Bukti Pembayaran SPP Gambar 7. Menu Pembayaran SPP f. Tampilan Laporan SPP Per Kelas Gambar 8. Menu Laporan SPP per kelas g. Tampilan SPP Per Siswa Gambar 9. Menu Laporan SPP per siswa

9 16 INFOKAM Nomor II / Th. IX/ September / 13 D. Kesimpulan dan Saran 1. Kesimpulan Berdasarkan data-data yang diperoleh melalui penelitian dan analisa yang dilakukan di SMA Ibu Kartini Semarang, dapat diambil kesimpulan bahwa dengan adanya komputer dan di dukung oleh aplikasi program dalam menyelesaikan masalah pendataan transaksi pembayaran SPP dapat menjadi solusi alternatif untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas pada sistem informasi pembayaran SPP. Kelebihan dari sistem berbasis komputer adalah segala aktifitas pendataan transaksi pembayaran SPP dan penyajian data laporan transaksi pembayaran SPP lebih efisien dan efektif, yang artinya adalah sebagai berikut : a. Informasi yang dibutuhkan dapat terpenuhi secara cepat dan tepat waktu, karena dalam pengerjaan laporan-laporan yang dibutuhkan telah tertangani oleh komputer. b. Pengawasan atas kelancaran arus data pembayaran SPP lebih mudah karena pengawasan sewaktu-waktu dapat dilakukan. c. Dengan adanya sistem komputerisasi pada transaksi pembayaran spp ini dapat membantu dalam kegiatan pendataan transaksi pembayaran SPP sehingga menjadi lebih efektif dan efisien, serta mempermudah kerja petugas TU. d. Keseragaman informasi yang dihasilkan sehingga akan mempermudah para pengguna informasi untuk mendapatkan data atau informasi yang dibutuhkan. e. Tingkat keamanan yang tinggi pada data maupun prosesnya seperti data dan laporan pembayaran. 2. Saran Penulis berharap bahwa dengan adanya perancangan sistem baru yang direncanakan akan berpengaruh dan berdampak baik bagi kemajuan dan perkembangan SMA Ibu Kartini Semarang. Saran untuk terwujudnya suatu sistem informasi penggolahan data pembayaran SPP SMA Ibu Kartini Semarang yang berbasis Komputer berjalan dengan baik dan lancar, maka penulis memberikan saran sebagai berikut : a. Untuk menjaga agar sistem yang telah berjalan ini tetap dalam kondisi baik sebaiknya perlu dilakukan perawatan terhadap sistem tersebut. b. Penambahan beberapa sarana Komputer sangat dibutuhkan dalam sistem baru ini sehingga mnfaatnya benar-benar dapat terasa bagi seluruh sistem kerja SMA Ibu Kartini. c. Untuk menerapkan program tersebut diperlukan pelatihan bagi petugas TU yang menangani transaksi pembayaran SPP, sehingga program yang akan diterapkan dapat beroperasi secara maksimal. d. Sistem komputerisasi yang baru ini diharapkan tidak hanya berhenti disini saja tetapi setidaknya harus dapat melahirkan ide / gagasan pengembangan sistem komputerisasi secara terpadu, efisien dan efektif. Misalnya dikembangkan juga dengan metode jaringan / networking. Daftar Pustaka Al Fatta, Hanif. (2007), Analisis & Perancangan Sistem Informasi, Andi, Yogyakarta Hariyanto, Bambang. (2008), Dasar Informatika & Ilmu Komputer, Graha Ilmu, Yogyakarta Hartono, Jogiyanto. (2005) Analisa dan Desain Sistem Informasi, Andi, Yogyakarta. Keraf, Gorys (2004), Komposisi Sebuah Pengantar Kemahiran Bahasa, Nusal Indah, Flores Krismiaji. (2005), Sistem Informasi Akuntansi, unit penerbit dan percetakan-akademi Manajemen Perusahaan YKPN, Yogyakarta. Sanjaya, Ridwan. (2008), Kolaborasi Visual Basic 6.0 dan Access 2007, PT Elex Media Komputindo, Kelompok Gramedia, Jakarta. Ladjamudin, bin Al-Bahra. (2005), Analisis Dan Desain Sistem Informasi, Graha Ilmu, Yogyakarta.

10 INFOKAM Nomor II / Th. IX/ September / Sangadji,Etta Manang dan Sopiah. (2010). Metodologi Penelitian Pendekatan Praktis dalam Penelitian. Andi Yogyakarta. Sutabri, Tata (2004). Analisa Sistem Informasi. Andi Yogyakarta