BAB I PENDAHULUAN. 1.1 Latar Belakang. Kemajuan teknologi informasi saat ini sangat besar pengaruhnya terhadap

Transkripsi

1 BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Kemajuan teknologi informasi saat ini sangat besar pengaruhnya terhadap kehidupan masyarakat. Segala hal menjadi lebih mudah dan cepat dengan adanya bantuan teknologi. Teknologi juga digunakan dalam hal menyederhanakan atau bahkan memecahkan masalah. Seperti halnya dalam pengelolaan keuangan dari suatu kegiatan ekonomi organisasi, peran teknologi informasi sangatlah penting dalam menunjang kemajuan kegiatan organisasi tersebut. Dengan adanya teknologi, informasi dapat dengan mudah sampai dan digunakan oleh para pemakai informasi. Sistem merupakan sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. Elemen-lemen tersebut berupa input, transformasi, output, mekanisme kontrol, dan tujuan. Menurut Jones dan Rama (2009 : 4), sistem informasi akuntansi adalah subsistem dari sistem informasi manajemen yang menyediakan informasi akuntansi, keuangan dan informasi lain yang diperoleh dalam proses rutin transaksi akuntansi. Transaksi memungkinkan perusahaan melakukan operasi, menyelenggarakan arsip dan catatan yang up to date, dan mencerminkan aktivitas organisasi. Transaksi akuntansi merupakan transaksi pertukaran yang mempunyai nilai ekonomis. Tipe transaksi dasar adalah: (1) penjualan produk atau jasa, 1

2 2 barang dagangan, jasa, dan aset tetap dari suplier, (2) penerimaan kas, (3) pengeluaran kas kepada suplier, (4) pengeluaran kas gaji karyawan. Sebagai pengolah transaksi, sistem informasi akuntansi berperan mengatur dan mengoperasionalkan semua aktivitas transaksi perusahaan. Teknologi informasi yang meliputi komputer dan telekomunikasi memampukan (enable) suatu entitas mengumpulkan data, menyimpan, mengolah, dan melaporkan serta mendistribusikan informasi kepada para pemakai dengan biaya yang relatif rendah. Teknologi informasi juga memampukan suatu entitas menangkap dan menanggapi informasi eksternal secara efektif (effective sensing radar). Teknologi informasi (TI) digunakan untuk melaksanakan bisnis perusahaan (Wilkinson, 1991 dalam Sistem Informasi Akuntansi Pendekatan Sistem dan Teknologi Informasi) dan menjadi mata rantai yang menghubungkan bisnis perusahaan dengan pemasok, bisnis perusahaan dengan pelanggan, dan antara pemasok dan pelanggan. Meningkatnya perkembangan teknologi informasi dewasa ini membuat Baitul Maal BMT AL FALAH juga meningkatkan teknologi informasinya. Salah satu informasi yang penting bagi perusahaan adalah informasi yang berkaitan dengan informasi akuntansi. Kebutuhan akan tersedianya suatu sistem informasi akuntansi yang dapat menghasilkan informasi yang berkualitas merupakan suatu hal yang harus dipenuhi oleh setiap perusahan karena informasi tersebut dapat menjadi dasar dan alat bantu bagi manajemen dalam kegiatan perusahaan yang semakin luas dan kompleks.

3 3 Peran teknologi informasi dalam membantu proses akuntansi dalam perusahaan atau organisasi telah lama berlangsung. Alasan utama penggunaan teknologi informasi dalam akuntansi ialah efisiensi, penghematan waktu dan biaya. Alasan lain termasuk peningkatan efektifitas, mencapai hasil/output laporan keuangan dengan benar. Alasan lainnya yaitu ditambah dengan perlindungan atas aset perusahaan. Koperasi Jasa Keuangan Syari ah Baitul Maal Wa Tamwil AL FALAH (KJKS BMT AL FALAH) merupakan lembaga kuangan Mikro Syariah yang sudah dipercaya lebih dari 13 tahun. Dengan berbadan hukum koperasi No. 09/BH/KDK-10.17/IX/1998 BMT AL FALAH mampu berperan aktif memberdayakan ekonomi masyarakat melalui berbagai produk layanan syariah yang menarik, kompetitif dan halal. Pelayanan yang diberikan BMT AL FALAH mencakup 3 aspek layanan : 1. Layanan Baitul Maal : Pelayanan Sosial yang mengelola dana Zakat, Infaq dan Shodaqoh untuk langsung disalurkan kepada masyarakat yang berhak dan membutuhkan. 2. Layanan Baitut Tamwil : Pelayanan yang bersifat bisnis yang berbagi hasil menarik melalui Layanan Simpanan dan Pembiayaan. 3. Layanan Jasa Lainnya seperti : Pembayaran Listrik, Telepon, Token PLN, Pulsa dll. Dalam pelaksaannya BMT AL FALAH sebagai Baitut Tamwil dan Baitul Maal memiliki kegiatan usaha yang berbeda. Baitut Tamwil melayani masyarakat melalui berbagai produk Simpanan dan menyalurkan kembali dana tersebut dalam

4 44 bentuk pembiayaan. Sedangkan Baitul Maal mengelola dana dari zakat, infak, shodaqoh dan dana sosial yang berasal dari Dinas Sosial setempat. Penulis melakukan observasi pada bagian pengelolaan dana sosial yang digunakan antara lain diinvestasikan dalam bentuk usaha riil berupa Kios, yg diberi nama Kios Baitul Maal. Pengelolaan dana untuk usaha riil Kios tersebut tidak lepas dari adanya transaksi-transaksi yang berkaitan dengan informasi akuntansi meliputi transaksi masuk dan keluarnya dana sehingga perlu diterapkan suatu Sistem Informasi Akuntansi yang baik dan efisien. Berdasarkan hasil wawancara dan observasi langsung saat kerja praktik di bagian Baitul Maal BMT AL FALAH, penulis melihat sistem informasi akuntansi yang digunakan dalam pengelolaan Kios Baitul Maal belum berjalan maksimal. Sistem informasi akuntansi Baitul Maal masih menggunakan sistem manual. Setiap harinya petugas Baitul Maal menginput data transaksi harian ke dalam jurnal harian dan buku besaar menggunakan Microsoft Excel dan melaporkannya dalam bentuk laporan keuangan Kios setiap tiga bulan sekali. Sistem seperti ini mengakibatkan kurang efektif dan kurang efisiennya operasional usaha karena memakan banyak waktu dan tenaga dalam pencatatan dan pelaporan. Berdasarkan uraian diatas, penulis tertarik untuk mengetahui lebih lanjut tentang sistem akuntansi pada Baitul Maal AL FALAH. Oleh karena itu, penelitian Tugas Akhir ini mengambil judul ANALISIS DAN PERANCANGAN SPESIFIKASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI KAS PADA KIOS BAITUL MAAL BMT AL FALAH CIREBON. 4

5 5 1.2 Identifikasi Masalah Dari latar belakang di atas dapat dirumuskan masalah penelitian sebagai berikut : 1. Bagaimana sistem informasi akuntansi di Kios Baitul Maal BMT AL FALAH Cirebon. 2. Bagaimana merancang sistem informasi akuntansi pada Kios Baitul Maal BMT Al Falah agar dapat berjalan lebih efektif dan efisien dari sebelumnya. 1.3 Pembatasan Masalah Dalam mengembangkan suatu sistem, perlu dilakukan langkah-langkah yang menurut Gelinas J. Ulric Jr, dan Steve G. Sutton (2002: ) dalam bukunya Accounting Information System disebut dengan System Development Life Cycle, yang terdiri dari : 1. Analisis Sistem 2. Desain (perancangan) sistem 3. Implementasi Sistem 4. Operasi Sistem Berdasarkan pengertian tersebut penulis membatasi ruang lingkup masalah penelitian tugas akhir ini sebagai berikut : 1. Penelitian tugas akhir ini adalah analisis dan perancangan sistem informasi akuntansi pada Kios Baitul Maal BMT AL FALAH. 2. Perancangan sistem informasi akuntansi disini mencakup dua sub pokok bahasan yaitu sistem penerimaan dan pengeluaran kas.

6 6 3. Penulis membatasi perancangan sistem informasi akuntansi disini hanya sampai pada tahap perancangan spesifikasi umum dalam bentuk DFD (Data Flow Diagram) dan Flowchart, serta perancangan spesifikasi rinci meliputi desain input, output dan proses. Tidak mencakup pembuatan program aplikasi. 1.4 Tujuan dan Manfaat Penelitian Tujuan Penelitian Tujuan penelitian Tugas Akhir ini adalah : 1. Mengetahui dan menganalisis sistem informasi akuntansi pada Kios Baitul Maal BMT AL FALAH. 2. Merancang spesifikasi umum dan spesifikasi rinci sistem informasi akuntansi berbasis komputer sehingga dapat menciptakan sistem informasi akuntansi yang efektif dan efisien Manfaat Penelitian Manfaat yang di harapkan dari penulisan Tugas Akhir ini adalah : 1. Bagi Instansi Sebagai pertanggungjawaban kepada Politeknik Negeri Bandung serta sebagai persyaratan untuk menyelesaikan program Diploma III di Politeknik Negeri Bandung. 2. Bagi Perusahaan Dapat memberikan gambaran sebuah Sistem Informasi Akuntansi dalam pengelolaan keuangan Kios Baitul Maal, sehingga efektif dan efisien serta memudahkan dalam pelaporan keuangan setiap periodenya. Harapannya

7 7 dengan adanya sistem informasi akuntansi berbasis komputer ini, pengelolaan keuangan di Kios Baitul Maal BMT Al Falah Cirebon menjadi lebih efektif dan efisien. 3. Bagi Penulis Hasil penelitian ini dapat menambah pengetahuan dan hasanah keilmuan penulis, serta penerapan pengetahuan teoritis yang didapat selama kuliah dalam dunia kerja. 4. Bagi pihak lain Dapat dijadikan bahan referensi atau masukan tambahan bagi yang membutuhkan dan sebagai sarana untuk penelitian selanjutnya. 1.5 Pendekatan Masalah Penulis memulai langkah penelitiannya dengan mengambil satu pendekatan dari dua pendekatan yang ada, yaitu pendekatan formal dan informal. Dalam hal ini penulis memilih pendekatan informal dengan dua metode, metode fenomenology dan metode pengalaman. Metode fenomenology (phenomenology method) adalah metode dimana masalah penelitian ditentukan berdasarkan hasil observasi terhadap fakta atau kejadian. Sedangkan metode pengalaman (experience method) adalah metode yang dalam penemuan masalahnya didasarkan pada pengalaman perusahaan atau orang-orang dalam perusahaan. Penulis menggabungkan kedua metode tersebut untuk melakukan pendekatan dalam menemukan masalah penelitian. Penulis melakukan observasi ke lokasi yang dijadikan tempat penelitian, yaitu di BMT Al Falah Cirebon, tepatnya di bagian Baitul Maal. Melihat fakta yang terjadi dan kejadian-kejadian digabungkan

8 8 dengan pengalaman dan pengetahuan penulis, kemudian dapat ditemukan masalah yang ingin penulis bahas dalam tahapan pengembangan sistem. 1.6 Metodologi Tugas Akhir Metode Tugas Akhir Metode yang digunakan dalam penyusunan laporan tugas akhir ini adalah metode deskriptif, yaitu metode penelitian yang tujuannya adalah untuk memecahkan, menganalisa, dan mengklasifikasikan data-data yang diperoleh dan ditarik kesimpulan sehingga dapat memberikan gambaran yang jelas mengenai objek yang diteliti dengan masalah yang akan dibahas dalam laporan tugas akhir ini. Dengan metode ini penulis dapat mengetahui keadaan sebenarnya sistem informasi akuntansi pada Kios bagian Baitul Maal BMT Al Falah Cirebon dan merancang sistem informasi akuntansi yang efektif untuk digunakan di Kios Baitul Maal sebagai suatu solusi bagi permasalahan yang ada di BMT AL FALAH terkait sistem informasi akuntansi Kios Baitul Maal Data Tugas Akhir Penentuan metode pengumpulan data dipengaruhi oleh bebrapa faktor, antara lain jenis data dan sumber data yang dibutuhkan Jenis Data Jenis data penelitian yang dibutuhkan penulis adalah data dokumenter (documentary data), antara lain berupa faktur penjualan, nota pembelian, kuitansi, jurnal transaksi harian, surat-surat, notulen rapat, memo atau dalam bentuk laporan program dan laporan keuangan. Data-data tersebut dapat digambarkan

9 9 dalam data fisik (phisycal Data) yang dikumpulkan melalui observasi ke lapangan Sumber Data Jenis data yang digunakan berdasarkan cara memperolehnya seperti yang dikemukakan Hariwijaya dan Triton (2008:57-58) yaitu : Data Primer (Primary Data), data penelitian yang diperoleh secara langsung dari sumber asli tidak melalui media perantara. Data Sekunder (Secondary Data), yaitu sumber data penelitian yang diperoleh secara tidak langsung melalui media perantara (diperoleh dari pihak lain). Penulis menggunakan data primer berupa catatan-catatan dan fakta-fakta yang didapat dari sumbernya langsung yaitu pihak Baitul Maal BMT AL FALAH Cirebon. Data sekunder yang digunakan berupa dokumen dan laporan historis yang tersimpan dalam arsip Baitul Maal BMT Al FALAH Cirebon Teknik Pengumpulan Data Setelah menentukan jenis data dan sumber data yang dibutuhkan, langkah selanjutnya adalah menemukan serta mengumpulkan data-data tersebut. Masalah yang diteliti adalah berkenaan dengan manajemen, yaitu pengelolaan pencatatan dan pelaporan keuangan. Serta erat pula kaitannya dengan proses kerja, dalam hal ini sistem informasi akuntansi yang diterapkan. Oleh karena itu, agar hasil penelitian dapat lebih lengkap dan akurat, penulis tidak hanya melakukan pengamatan, namun ikut serta berpartisipasi dalam aktivitas yang dilakukan sumber data. Sehingga dapat merasakan langsung proses kerja dan dampaknya untuk perusahaan. Adapun teknik pengumpulan data adalah sebagai berikut :

10 10 1. Studi Lapangan Adalah teknik mengumpulkan data dengan cara terjun langsung ke lapangan. Mengamati objek penelitian dan mengumpulkan data yang cukup. Teknik yang dilakukan penulis di lapangan antara lain sebagai berikut : a. Wawancara Wawancara adalah proses tanya jawab berkenaan dengan penelitian secara lisan dan bertatap muka dengan nara sumber. Penulis bertatap muka dan mendengarkan secara langsung keterangan-keterangan dan informasi tentang penelitian dari nara sumber. b. Observasi Observasi adalah proses pengamatan terhadap objek penelitian dan mencatat segala gejala-gejala dan fakta yang ditemukan. Penulis melakukan observasi saat melaksanakan kerja praktik di Baitul Maal BMT AL FALAH selama kurang lebih satu bulan hari kerja. 1.7 Lokasi dan Waktu Penelitian Dalam memperoleh data untuk penyusunan tugas akhir ini penulis melakukan kerja praktik langsung di bagian baitul Maal BMT Al Falah Cirebon yang berlokasi di Jl. Sultan Agung No. 9, Cirebon. Sedangkan waktu kerja praktik dilakukan mulai bulan April sampai dengan Mei 2012.