EVALUASI KINERJA SISTEM ERP MARS PADA UNIT SALES & DISTRIBUTION DAN PENGADAAN BARANG DENGAN METODE GAP ANALYSIS DI PT.INDOMARCO ADI PRIMA - JAKARTA

Transkripsi

1 EVALUASI KINERJA SISTEM ERP MARS PADA UNIT SALES & DISTRIBUTION DAN PENGADAAN BARANG DENGAN METODE GAP ANALYSIS DI PT.INDOMARCO ADI PRIMA - JAKARTA Vivilia Indah Sari Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia Nataliany Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia dan Yovita Aprilia Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia Abstrak PT.Indomarco Adi Prima (IAP) merupakan perusahaan yang bergerak di bidang jasa pendistribusian consumer product. Tujuan penelitian skripsi ini ialah untuk memperoleh hasil analisis dari kinerja sistem ERP MARS yang digunakan pada bagian Sales and Distribution dan pengadaan barang yang berjalan di PT.Indomarco Adi Prima. Hal ini diharapkan dapat menjadi bahan pertimbangan evaluasi bagi perusahaan untuk mengatasi permasalahan yang ada, yaitu tidak terintegrasinya sistem ERP MARS antara Stock Point dengan Cabang. Metode penelitian yang digunakan adalah dengan menggunakan metode evaluasi gap

2 analysis yang dikemukakan oleh Ray (2011) dan Bens (2005) untuk mengetahui adanya kesenjangan antara kebutuhan perusahaan dengan sistem yang berjalan saat ini. Hasil yang dicapai adalah perusahaan dapat mengetahui kinerja dari sistem ERP MARS dan adanya delapan kesenjangan (gap) yang terjadi, serta dapat mengatasi kesenjangan tersebut melalui usulan yang diberikan. Simpulannya dari penulisan skripsi ini adalah masih terdapat beberapa masalah dan gap (kesenjangan) pada kinerja sistem ERP MARS, yaitu tidak terintegrasinya sistem ERP MARS antara Stock Point dengan Cabang. Sehingga mengajukan usulan untuk mengembangkan sistem yang terintegrasi secara keseluruhan dan melakukan perbaikan terhadap program aplikasi. Serta merancang User Interface yang dapat membantu dalam meningkatkan kepuasan user dalam prioritas pesanan (outstanding order) dan pemberian bonus. Kata Kunci : Evaluasi, Kinerja, Gap Analysis, Sales & Distribution, Pengadaan Barang. 1. Pendahuluan Pada saat ini, peranan Sistem Informasi (SI) tidak dapat dipungkiri lagi telah menjadi salah satu elemen penting dalam mendukung proses bisnis di perusahaan. Setiap perusahaan dituntut untuk selalu memperhatikan teknologi yang dimiliki perusahaan secara keseluruhan agar dapat terus mengikuti perubahan dari perkembangan teknologi. Dengan memanfaatkan teknologi informasi, perusahaan dapat menjalankan proses bisnis dengan lebih cepat dan dapat mengolah data dengan lebih akurat. Perusahaan yang dapat menerapkan teknologi informasi dengan efektif dan efisien menjadi lebih unggul dibandingkan dengan perusahaan yang lainnya. Dorongan inilah yang akhirnya melahirkan sebuah sistem informasi, yaitu sebuah sistem yang khusus dirancang untuk mendapatkan, mengelola, dan menghasilkan informasi

3 yang dibutuhkan oleh penggunanya. Namun seiring dengan meningkatnya kompleksitas proses dan fungsi operasional dalam perusahaan, muncullah kebutuhan lain yaitu kebutuhan atas sebuah sistem informasi yang terintegrasi yang dapat memberikan informasi-informasi secara real time kepada para penggunanya. Kebutuhan tersebut terjawab dengan hadirnya ERP (Enterprise Resources Planning), yaitu sebuah sistem yang dirancang untuk mengintegrasikan seluruh area fungsional dalam sebuah organisasi demi mencapai titik efektifitas dan efisiensi tertinggi. Banyak perusahaan di Indonesia yang telah mengimplementasikan sistem ERP sebagai sistem utama dalam perusahaan untuk mendukung proses bisnis dan pengintegrasian informasi, salah satunya adalah PT.Indomarco Adi Prima (IAP). PT.Indomarco Adi Prima (IAP) merupakan anak perusahaan dari PT.Indofood Sukses Makmur Tbk, yang bergerak di bidang jasa pendistribusian consumer product. Selain menjadi distributor utama dari produk PT.Indofood Sukses Makmur Tbk, PT.IAP juga mendistribusikan beberapa produk dari pihak ketiga. PT.IAP telah menggunakan sistem ERP SAP (Systems, Application and Product) sejak tahun 2006 dan juga sistem ERP MARS (Market based Advance ERP System) sejak tahun 2007, sebagai back-office dan front-office perusahaan mereka. Penggunaan kedua sistem ERP tersebut dikarenakan ada beberapa kondisi yang tidak dapat memenuhi kebutuhan operasional perusahaan, apabila hanya menggunakan sistem ERP SAP saja. Dalam penggunaannya, PT.IAP tidak hanya harus memperhatikan keberhasilan penerapan sistem ERP dalam perusahaan, namun juga dalam penggunaannya. Hal ini dilakukan untuk melihat apakah fungsi yang terdapat di dalamnya telah dimanfaatkan dengan baik dan telah memenuhi kebutuhan perusahaan. Dalam upaya untuk mengidentifikasi hasil dari kinerja sistem ERP pada PT.IAP, dan kemungkinan adanya masalah dalam proses bisnis yang berjalan, serta upaya untuk

4 mengoptimalisasi hasil tersebut, maka diangkatlah topik skripsi ini yang berjudul Evaluasi Kinerja Sistem ERP MARS pada Unit Sales & Distribution dan Pengadaan Barang dengan Metode Gap Analysis di PT.Indomarco Adi Prima, Jakarta. 2. Metodologi Pembatasan ruang lingkup dalam penulisan skripsi yang akan dibahas mencakup evaluasi terhadap sistem yang berjalan, yaitu sistem ERP MARS versi dengan menggunakan metode Gap Analysis yang dikemukakan oleh Rajesh Ray (2011) dan Inggrid Bens (2005). Bagian yang akan dievaluasi terkait dengan penulisan skripsi ini, yaitu: 1. Inventory: yang terdiri atas proses pengolahan SP (Surat Pesanan) dari Cabang untuk stock point dan proses pengadaan barang dari cabang/principal. 2. Proses penjualan ke wet market: yang terdiri atas proses docking data customer ke PDA salesman, pengambilan data dari PDA, pengecekkan stock barang, pembuatan Sales Order pada sistem MARS, pengeditan Sales Order On Hold dan pembuatan invoice. (tidak termasuk sales canvass). 3. Proses distribusi ke wet market: yang terdiri dari proses loading sheet, pengiriman barang ke customer, penyesuaian invoice setelah pengiriman. 4. Proses Collection: yang terdiri atas pembuatan daftar tagihan, proses penagihan ke customer, penerimaan pembayaran dari customer, dan proses pengembalian barang dari customer (retur dari stock customers). 2.1 Gap Analysis Gap Analysis merupakan alat untuk merencanakan dan menganalisis kesenjangan ataupun langkah-langkah yang hilang yang diperlukan untuk mencapai tujuan di berbagai daftar kebutuhan bisnis.

5 Ada enam langkah dalam melakukan Gap Analysis, yaitu: 1. Mengidentifikasi situasi mendatang 2. Mengidentifikasi situasi sekarang. 3. Meminta anggota untuk bekerja dengan mitra untuk mengidentifikasi kesenjangan (gap) antara masa sekarang (present) dan masa depan (future). 4. Ketika mitra telah menyelesaikan diskusi mereka, berbagi ide sebagai kelompok total dan melakukan posting kesenjangan antara "sekarang" dan "masa depan". 5. Ketika ada kesepakatan mengenai kesenjangan, maka akan membagi kelompok besar menjadi beberapa subkelompok. Memberikan setiap kelompok satu atau lebih item kesenjangan untuk memecahkan masalah atau melakukan rencana tindakan. 6. Memasang kembali seluruh kelompok untuk mendengar rekomendasi dan rencana tindakan. Mintalah anggota untuk mengesahkan rencana, kemudian membuat mekanisme tindak lanjut ke depan. 2.2 Evaluasi Kinerja Untuk dapat meningkatkan serta mempertahankan bisnisnya, PT.IAP perlu mengetahui masalah apa saja yang terjadi pada sistem yang digunakan saat ini, dan juga membuat suatu pengelompokkan berdasarkan kesesuaian antara kebutuhan dan proses bisnis berjalan melalui sistem yang digunakan oleh IAP, yang digambarkan pada tabel berikut ini : No. Permasalahan Degree of Fit 1. Sistem di Cabang tidak terintegrasi langsung dengan Stock Point Partial 2. Pada saat akan melakukan pencetakan laporan, sistem tidak Gap merespon permintaan pencetakan tersebut dengan cepat. 3. Pada saat pencetakan faktur penjualan, sistem terkadang mengalami Partial error dimana data faktur tidak terbaca (hilang)

6 4. Sistem mengalami error dan keluar dari program aplikasi pada saat Partial penggabungan faktur-faktur ke dalam SLnD/RKAB, apabila terlalu banyak item didalamnya. 5. Stok barang tidak dapat ditampilkan secara online. Gap 6. Fungsi pada menu sistem MARS yang tidak digunakan Gap 7. Jumlah barang fisik dengan data yang ada di MARS jarang sesuai Partial 8. Apabila stok barang tidak mencukupi atau kosong, pesanan dari Gap customer akan dihapus sehingga pesanan tersebut tidak diprioritaskan. 2.3 Usulan Pemecahan Masalah Setelah mengelompokkan masalah-masalah yang ditemukan sebelumnya dengan menggunakan metode Gap Analysis, maka akan dipaparkan rekomendasi alternatif atau usulan dari masalah-masalah yang ditemukan, beserta prioritas alternatif yang dapat dilakukan terlebih dahulu, yaitu sebagai berikut: No. Category Alternatif Prioritas 1. Strategis Mengembangkan sistem MARS yang terintegrasi High 2. Strategis dan Operational secara keseluruhan Melakukan perbaikan dan juga melakukan upgrade hardware dengan spesifikasi tertentu High 3. Operasional Melakukan evaluasi terhadap program (coding) Medium untuk pengolahan dan pencetakan SLnD/RKAB 4. Operasional Mengembangkan aplikasi yang terhubung dengan High internet dan terintegrasi dengan sistem MARS

7 5. Operasional Menghapus fungsi-fungsi yang tidak digunakan Low dan membuat role menu sesuai dengan fungsi yang dibutuhkan user 6. Operasional Kustomisasi untuk form Sales Order Process Medium dengan menambahkan fungsi pada button Discount Calculation 7. Operasional Kustomisasi form Sales Order Process dengan Medium menambahkan button Ready Stock 3. Kesimpulan Berdasarkan dari hasil keseluruhan evaluasi yang telah dilakukan dengan menggunakan metode gap analysis pada PT. Indomarco Adi Prima, maka dapat ditarik kesimpulan bahwa: 1. Kinerja sistem ERP MARS yang ada pada PT.IAP sebenarnya telah berjalan dengan cukup baik, namun masih belum berjalan secara optimal dan juga masih ada beberapa masalah dan gap (kesenjangan). Masalah dan gap tersebut adalah jumlah barang di gudang yang terkadang berada dibawah batas minimum, sistem sering mengalami error pada saat pencetakan beberapa dokumen, stok barang yang tidak dapat ditampilkan secara online, fungsi menu yang tidak terpakai, perbedaan jumlah barang fisik dengan data jumlah barang yang ada di MARS dan tidak adanya prioritas pesanan (outstanding customer). 2. Melalui metode Gap Analysis, telah ditemukan adanya enam hal yang sesuai antara kebutuhan pengguna dengan sistem yang berjalan (fit), empat hal kesenjangan yang kurang sesuai (partial) dan empat hal kesenjangan yang perlu diperhatikan oleh perusahaan (gap).

8 3. Mengembangkan sistem MARS yang terintegrasi secara keseluruhan dan melakukan perbaikan terhadap program aplikasi, agar dapat mendukung proses bisnis perusahaan, khususnya dalam proses penjualan. Hal ini merupakan usulan, terkait adanya gap pada sistem MARS dalam keakuratan data stok barang. 4. Kustomisasi terhadap menu Sales Order yang ada pada sistem MARS, dapat membantu dalam meningkatkan kepuasan customer dalam prioritas pesanan (outstanding order) dan pemberian bonus yang belum diberikan.

9 Daftar Pustaka [1] Bens, I. (2005). Facilitating with Ease! : core skills for facilitators, team leaders, and members, managers,consultants, and trainers. San Fransisco: John Wiley & Sons. [2] Bhatt, P.C.P. (2010). An Introduction to Operating Systems : Concepts and Practice (3 rd edition). New Delhi : PHI Learning Private Limited. [3] Birch, P. (2006). Instant Leadership: 66 Cara Instan Memiliki Kepemimpinan Praktis. (P. Hendrardjo, Penerj.) Indonesia: Erlangga. [4] Hermawan, A. (2006). Penelitian Bisnis Paradigma Kuantitatif. Jakarta: Gramedia Widiasarana Indonesia. [5] Ibrahim, D. (2004). Smart Selling " Fish Where the Fish Are ". Jakarta: PT. Elex Media Komputindo. [6] Leon, A. (2008). Enterprise Resource Planning. New Delhi: Tata McGraw-Hill. [7] Leonard, T. J., & Laursen, B. (2008). The Laws of Attraction : Saatnya Kesuksesan Mengejar Anda. (Y. Liputo, Penerj.) Ujung Berung, Bandung: Kaifa. [8] Mahyuddin, K. (2010). Panduan Lengkap Agribisnis Patin. Depok: Penebar Swadaya. [9] Muchtar, A. F. (2010). Panduan Praktis Strategi Memenangkan Persaingan Usaha Dengan Menyusun Business Plan. Jakarta: PT. Elex Media Komputindo. [10] Nuraida, I. (2008). Manajemen Administrasi Perkantoran. Yogyakarta: Kanisius. [11] O'Brien, J. A., & Marakas, G. M. (2008). Management Information System (8 th edition). New York: Mc. Graw-Hill Inc. [12] Praptiwi, D., & Senda, I. (2010). Cara Mudah bagi UKM Mendobrak Kebekuan Bisnis. Jakarta: PT. Elex Media Komputindo. [13] Rama,D.V., & Jones,F.I. (2008). Sistem Informasi Akuntansi. (M.S.Wibowo, Penerj.) Jakarta: Salemba Empat.

10 [14] Ray, R. (2011). Enterprise Resource Planning: Text & Cases. New Delhi: McGraw Hill. [15] Regan, E.A., O Connor, B.N. (2002). End-user Information Systems: Implementing [16] Individual and Work Group Technologies (2 nd edition). New Jersey : Prentice-Hall, Inc. [17] Royan, F.M. (2007). SMART LAUNCHING NEW PRODUCT: Strategi Jitu Memasarkan Produk Baru Agar Meledak di Pasar. Jakarta: PT.Elex Media Komputindo. [18] Satzinger, J.W., Jackson, R.B., & Burd, S.D. (2004). Systems Analysis and Design in a Changing World (3 rd edition). Boston: Thomson Course Technology. [19] Sharma, S.C. (2006) Operation Research : Inventory Control and Queuing Theory. New Delhi : Discovery Publishing House. [20] Stair, R. M., & Reynolds, G. W. (2010). Principles of Information Systems, a managerial Approach (9 th edition). USA:Course Technology. [21] Sugiyono. (2008). Metode Penelitian Bisnis : (pendekatan kuantitatif, kualitatif dan R&D). (12 th edition). Bandung: Alfabeta. [22] Umar, H. (2005). Evaluasi Kinerja Perusahaan: Teknik Evaluasi Bisnis dan Kinerja Perusahaan secara Komprehensif, Kuantitatif, dan Modern. Jakarta : PT.Gramedia Pustaka Utama. [23] Vidgen, R., Avison, D., Wood, B., & Wood-Harper, T. (2002). Developing Web Information Systems: from strategy to implementation. London : Butterworth-Heinemann. [24] Vincent, H. (2006). Understanding e-government (Information Systems in Public Administration). New York : Taylor & Francis Books. [25] Whitten, J. L., Bentley, L. D., & Dittman, K. C. (2004). Systems analysis and design methods (6 th edition). New York: McGraw-Hill. [26] Wijaya, S.F., & Darudiato, S. (2009). ERP & Solusi Bisnis. Yogyakarta: Graha Ilmu.

11 [27] Yunarto, H.I. (2006). Business Concepts Implementation Series in Sales and Distribution Management. Jakarta: PT.Elex Media Komputindo. [28] Zaharuddin, H. (2006). Menggali potensi Usaha ( 2 nd edition.). Bekasi: CV Dian Anugerah Prakasa.