= PANDUAN VENDOR = 3 HAL UTAMA UNTUK DIPERHATIKAN KETIKA BERTRANSAKSI DENGAN PT HM SAMPOERNA Tbk. DAN AFILIASINYA PENAGIHAN DAN FAKTUR PAJAK

Transkripsi

1 = PANDUAN VENDOR = PURCHASE ORDER (PO) PENGIRIMAN BARANG/JASA PENAGIHAN DAN FAKTUR PAJAK 3 HAL UTAMA UNTUK DIPERHATIKAN KETIKA BERTRANSAKSI DENGAN PT HM SAMPOERNA Tbk. DAN AFILIASINYA

2 2 1 3 HM Sampoerna Brebek Jl. Raya Surabaya Malang Km PASURUAN INDONESIA Nama perusahaan pemberi PO. Tagihan dan surat jalan atau berita acara wajib mengatasnamakan nama perusahaan yang sama. 2. Nomor PO. Wajib tertera di setiap tagihan dan surat jalan atau berita acara. 3. Alamat tujuan pengiriman barang/jasa. 4. Alamat tujuan pengiriman tagihan. 5. Informasi kontak pembuat PO. 6. Batas akhir tanggal pengiriman barang atau penyediaan jasa. 7. Syarat dan ketentuan. 8. Detil barang atau jasa yang dipesan beserta dengan keterangan tambahan masing-masing. 9. Total harga belum termasuk PPN sebesar 10% namun sudah termasuk PPh (jika ada). 10. Tanda tangan pihak vendor. - Mohon membaca Ketentuan dan Syarat-Syarat Order Pembelian Produk Dan/Atau Jasa di balik PO. - Harap mengirimkan kembali scan lembar PO yang telah ditandatangani melalui ke HMS.Purchasing@Sampoerna.com atau melalui fax ke paling lambat 2 (dua) hari setelah PO diterima.

3 ! HAL-HAL YANG PERLU DIPERHATIKAN PADA SAAT PENGIRIMAN 1. Pengiriman barang atau jasa sesuai dengan PO. 2. Surat jalan (untuk barang) atau berita acara (untuk jasa) masing-masing 1 (satu) untuk Sampoerna dan vendor. 3. Cantumkan nomor PO dan nomor baris PO (PO line) pada berita acara atau surat jalan. 4. Surat jalan atau berita acara wajib mencantumkan nomor surat jalan atau berita acara. 5. Tanda tangan vendor di surat jalan atau berita acara setelah barang atau jasa diterima oleh Sampoerna atau afiliasi. 6. Tanda tangan penerima atau PIC/user Sampoerna atau afiliasi atau tim Logistik di surat jalan atau berita acara setelah barang atau jasa diterima oleh Sampoerna atau afiliasi. 7. Deskripsi barang atau jasa pada surat jalan atau berita acara harus sesuai dengan yang tertera pada PO, tagihan dan faktur pajak. (di PO = di berita acara atau surat jalan = di tagihan = di faktur pajak)

4 ! PASTIKAN HAL-HAL INI TERDAPAT DALAM TAGIHAN ANDA 1. Nama perusahaan pemberi PO (lihat lembar PO nomor 1). 2. Nomor PO (lihat lembar PO nomor 2). 3. Alamat tujuan pengiriman tagihan (lihat lembar PO nomor 4). 4. Materai Rp 3.000,- untuk transaksi di atas Rp ,- hingga Rp ,-. Materai Rp 6.000,- untuk transaksi di atas Rp ,-.! DOKUMEN YANG DIBUTUHKAN UNTUK PENAGIHAN 1. Tagihan asli. Khusus tagihan valas, harap menambahkan 1 lembar fotokopi. 2. Faktur pajak (untuk vendor PKP) lembar ke-1 asli dan 1 (satu) lembar fotokopi. 3. Surat jalan asli disertai tanda tangan, nama terang dan stempel sesuai nama perusahaan yang tertera pada PO oleh penerima atau PIC/user Sampoerna atau tim Logistik (untuk barang). Berita acara asli yang sudah ditandatangani oleh PIC/user Sampoerna (untuk jasa). 4. Fotokopi PO (opsional) (dua) lembar fotokopi asli SKB (Surat Keterangan Bebas) yang telah dilegalisasi khusus bagi vendor yang mengajukan pembebasan pemotongan atau pemungutan PPh (berdasarkan PER/32/PJ/2013). 6. Dokumen pendukung lainnya yang dipersyaratkan sesuai dengan jenis transaksi.! INFORMASI LEBIH LANJUT MENGENAI PENAGIHAN 1. Kirimkan seluruh dokumen lengkap untuk penagihan ke alamat kantor Accounting Sampoerna sesuai yang tertera pada lembar PO nomor 4. Note: Batas waktu untuk penyerahan tagihan secara langsung ke kantor Accounting Sampoerna adalah pukul WIB pada hari kerja (satu) tagihan dapat merupakan gabungan tagihan dari beberapa PO (satu) PO dapat ditagihkan melalui beberapa tagihan secara terpisah. Khusus vendor Fleet tidak diperbolehkan untuk menggabungkan tagihan yang PPN-nya dapat direstitusikan dan yang PPN-nya tidak dapat direstitusikan ke dalam 1 (satu) tagihan. Contohnya: tagihan untuk kendaraan benefit dan operasional wajib dipisahkan. 4. Khusus bagi vendor Marketing dan Sales dengan transaksi yang berkaitan dengan pajak daerah atau perizinan (contoh: mini billboard, street signage, baliho, billboard, dll.), proses penagihan dapat dilakukan setelah Surat Izin Pemasangan Media diterbitkan. Jika dirasa dalam waktu 90 hari setelah media tayang surat izin belum dapat diterbitkan, maka vendor dapat menagihkan senilai 1 (satu) bulan jasa pemasangan dan PPN atas total nilai PO. Jika izin untuk pemasangan tetap tidak dapat diterbitkan hingga masa tayang selesai, maka pembayaran kepada vendor akan dilakukan pada akhir masa pelaksanaan jasa dengan didukung Surat Pernyataan Vendor dan titik OOH tersebut tidak dapat diperpanjang untuk periode selanjutnya. 5. Dokumen untuk penagihan wajib diterima Accounting Sampoerna paling lambat 3 (tiga) bulan sejak barang atau jasa diterima Sampoerna atau afiliasi.

5 ! HAL-HAL YANG PERLU DIPERHATIKAN PADA FAKTUR PAJAK 1. Lembar 1 (satu) untuk pembeli. 2. Nomor seri faktur pajak sesuai PER-24/PJ/ Identitas pembeli BKP atau penerima JKP lihat daftar identitas pada halaman berikutnya. 4. Nama dan kuantitas BKP atau JKP sesuai dengan yang tertera pada PO. 5. Harga jual atau penggantian atau uang muka atau termin (harap coret yang tidak diperlukan). 6. DPP dan PPN. 7. Tempat dan tanggal faktur pajak dibuat (tidak boleh expired). 8. Nama terang, stempel dan tanda tangan basah selain e-faktur. Untuk e-faktur harus menyertakan QR code. 9. Valuta asing untuk transaksi dalam mata uang asing. 10. Kurs untuk transaksi dalam mata uang asing. - Tanggal faktur pajak wajib sesuai dengan tanggal yang tertera pada surat jalan atau berita acara dan tidak boleh melebihi tanggal tagihan. - Jika ada uang muka, faktur pajak wajib diterbitkan pada saat penagihan uang muka. - Faktur pajak wajib diterima oleh Accounting Sampoerna maksimal 3 (tiga) bulan sejak tanggal faktur pajak dibuat karena selebihnya faktur pajak telah expired.

6 Nama Alamat NPWP PT HANJAYA MANDALA SAMPOERNA TBK. PT PHILIP MORRIS INDONESIA PT ASIA TEMBAKAU PT PERSADA MAKMUR INDONESIA PT HARAPAN MAJU SENTOSA Jl. Rungkut Industri Raya No. 18, Gunung Anyar, Surabaya, Jawa Timur One Pacific Place Building Lt. 20, SCBD, Jl. Jend. Sudirman Kav Lot 3 & 5, Senayan, Kebayoran Baru, Jakarta Selatan, DKI Jakarta Raya Jl. Rungkut Industri Raya No , Rungkut Tengah, Gunung Anyar, Surabaya, Jawa Timur One Pacific Place Lt. 18, SCBD, Jl. Jend. Sudirman Kav , Kebayoran Baru, Jakarta Selatan, DKI Jakarta Raya 12190! INFORMASI LEBIH LANJUT MENGENAI FAKTUR PAJAK Jl. Berbek Industri I/22, Berbek, Waru, Sidoarjo Vendor dapat menerbitkan faktur pajak pengganti jika terdapat kesalahan pada faktur pajak dengan ketentuan sebagai berikut: a. Vendor menyerahkan lembar asli (lembar ke-1) faktur pajak yang digantikan. b. Faktur pajak pengganti wajib memuat keterangan tentang nomor seri dan tanggal faktur pajak yang digantikan. Bagi vendor yang telah menggunakan e-faktur, harap untuk tetap menncetak faktur pajak elektronik ketika bertransaksi dengan Sampoerna dan afiliasinya, sampai diinformasikan lebih lanjut.! SURAT KETERANGAN BEBAS (SKB) Berdasarkan PER-32/PJ/2013, Sampoerna tidak akan memotong PPh atas tagihan jasa yang ditagihkan selama vendor memenuhi ketentuan berikut: a. Menyerahkan 2 (dua) lembar fotokopi asli SKB yang telah dilegalisasi (cap asli) setiap kali mengirimkan tagihan. b. Fotokopi asli SKB yang dilegalisasi tersebut wajib mencantumkan nilai tagihan sesuai yang tercantum pada tagihan, mencantumkan identitas dan NPWP Sampoerna atau afiliasi sebagai lawan transaksi, serta menyebutkan jenis transaksi sesuai tagihan (1 legalisasi SKB berlaku untuk 1 tagihan). c. Fotokopi asli SKB yang dilegalisasi tersebut diserahkan bersamaan pada saat mengirimkan tagihan. Sampoerna tidak menerima susulan fotokopi asli SKB. Jasa yang ditagihkan akan tetap dipotong PPh dengan tarif normal yang berlaku jika pada saat proses tagihan fotokopi asli SKB yang dilegalisasi belum diterima.

7 ! TATA CARA PENGISIAN SURAT KETERANGAN BEBAS (SKB) Wajib terisi Identitas vendor wajib terisi Masa berlaku SKB wajib terisi Pengesahan dari KPP vendor wajib diisi 1. Identitas WP pemotong, nama dan NPWP (Sampoerna atau afiliasinya sesuai tagihan) 2. Nilai transaksi wajib sesuai total tagihan 3. Jenis transaksi harus diisi 4. Cap legalisasi KPP asli (stempel basah)

8 ! BUKTI POTONG PPh YANG DITERBITKAN SAMPOERNA 1. Penerbitan bukti potong PPh: a. Sampoerna dan afiliasinya akan menerbitkan dan mengirimkan bukti potong PPh setiap 3 (tiga) bulan ke alamat koresponden masing-masing vendor di akhir bulan berikutnya. Contoh: Tagihan diproses di bulan Januari Maret, bukti potongnya akan diterbitkan dan dikirimkan pada akhir bulan April. b. Tanda terima yang diberikan bersamaan dengan bukti potong harus ditandatangi segera setelah bukti potong diterima dan di-scan atau dikirim kembali ke Sampoerna (alamat tercantum pada tanda terima tersebut). 2. Revisi bukti potong PPh: a. Bukti potong tidak akan direvisi apabila terjadi kelebihan pemotongan PPh. Vendor dapat meminta kembali kelebihan potong atas nilai PPh tersebut ke Kantor Pelayanan Pajak (KPP) sesuai dengan Peraturan Menteri Keuangan No. 10/PMK.03/2013. b. Revisi NPWP, nama dan alamat pada bukti potong tidak akan dilakukan apabila sebelumnya vendor tidak pernah menginformasikan adanya perubahan data yang menyebabkan data master vendor di sistem Sampoerna tidak diperbarui. c. Bukti potong hanya dicetak sebanyak 1 (satu) kali. Jika bukti potong sudah dikirimkan ke vendor dan tidak ada pengembalian dari kurir (misalnya karena salah alamat), maka berikutnya vendor hanya dapat diberikan fotokopi bukti potong saja. Jika Anda memiliki pertanyaan lebih lanjut mengenai tagihan dan pembayaran, mohon menghubungi HMS Accounting Service Center di Ext. 922 atau ke Accounting.Service@Sampoerna.com. Jika ada perubahan terhadap informasi dasar vendor seperti alamat lengkap, nomor telepon, nomor fax, alamat , rekening bank, contact person atau NPWP, harap segera informasikan ke Procurement Support Center di Ext. 123 atau ke 123ProcurementSupportCenterHMS@Sampoerna.com.