Jurusan Ilmu Komputer FMIPA Unila 2. Jurusan Ilmu Komputer FMIPA Unila 3. Jurusan Ilmu Komputer FMIPA Unila. Abstract

Transkripsi

1 Pengembangan Sistem Pengarsipan Surat Di Bidang Sumber Daya Manusia dan Komunikasi Hukum Administrasi (SDM & KHA) Pada PT PLN (Persero) Wilayah Lampung Kurnia Muludi 2 Anie Rose Irawati 3 Eva Diana Sari Jurusan Ilmu Komputer FMIPA Unila 2 Jurusan Ilmu Komputer FMIPA Unila 3 Jurusan Ilmu Komputer FMIPA Unila Abstract As the development of technologies in computers, human beings are competing to create the newest technology in the form of hardware and software. The big companies are certainly use computer-based information system (CBIS) for example PT PLN (Persero) of Lampung Region. PT PLN (Persero) of Lampung Region is a company that supplies electricity for Lampung Province. They have activities that associated with mailing and receiving letter. The received letters are accommodated in the secretary and are documented and archived using computer in semi manual manner. The computer system used less efficient and with given amount of letters often cause mistakes and slowness in registering them. This caused the slowness of searching of the archives and as well in generating and recap for the letters reporting. Moreover the letters documentation security is absent. Because of that, the existing system needs to be developed to improve services and good security. This research goal is to make a system for a letters documentation that has security features such as logins, and a good encryption and decryption using Twofish algorithms. This research used Visual basic 6.0 programming language combined with MySQL database and Crystal Report. The system development methodology used in this research is Waterfall. Black Box testing results show that the letter archive system has been successfully developed in accordance with the needs of the user. Keywords: Algorithm Twofish, Crystal Report, Hardware, MySQL, Black Box Testing, Software, Mail Archiving System, Visual Basic. Pendahuluan Seiring dengan perkembangan teknologi di bidang komputer, manusia berlomba-lomba menciptakan teknologi terbaru di bidang komputer, baik berupa perangkat keras (hardware) maupun perangkat lunak (software) yang disebut sebagai aplikasi. Aplikasi-aplikasi yang dibuat ini adalah untuk memaksimalkan kemampuan komputer, yang tujuannya akhirnya tidak lain untuk membantu/memudahkan pekerjaan manusia. Pada perusahaan-perusahaan besar tentu sudah menggunakan sistem informasi berbasis komputer (CBIS), tidak terkecuali pada PT PLN (Persero) Wilayah Lampung. Perusahaan Listrik Negara (PLN) adalah perusahaan yang bergerak dibidang kelistrikkan negara dalam bertugas melaksanakan kegiatan perwujudan tenaga listrik, pelayanan pelanggan, pengoperasian dan pemeliharaan pembangkit dan jaringan distribusi tenaga listrik di wilayah kerjanya. PT PLN (Persero) Wilayah Lampung merupakan salah satu unit bisnis PT PLN (Persero) yang mempunyai misi untuk melakukan pengelohan kegiatan pengusahaan pendistribusian dan penjualan tenaga listrik dalam jumlah dan mutu yang memadai secara efisien sesuai tata kelola yang baik untuk memberikan kontribusi dalam pembangunan nasional, melakukan usaha sesuai dengan kaidah ekonomi yang sehat, memperhatikan kepentingan stakeholder serta meningkatkan kepuasan pelanggan. PT PLN (Persero) Wilayah Lampung mempunyai beberapa bidang seperti : Bidang Perencanaan, Bidang Tehnik, Bidang Niaga, Bidang Keuangan, dan Bidang Sumber Daya Manusia dan Komunikasi Hukum Administrasi (SDM & KHA). Hal 47 dari 30

2 Peningkatan kepuasan pelanggan dapat ditingkatkan dengan berbagai layanan. Salah satunya adalah bidang Sumber Daya Manusia dan Komunikasi Hukum Administrasi (SDM & KHA). Bidang Sumber Daya Manusia dan Komunikasi Hukum Administrasi (SDM & KHA) bertugas menangani pengarsipan surat dan surat. Dikarenakan jumlah surat-surat tersebut sangat banyak maka penanganan arsip yang masih manual menjadi kendala tersendiri. Dari segi keandalan, tingkat kesalahan yang terjadi masih sering terjadi. Sistem pengarsipan surat yang dilakukan secara manual menyebabkan lambatnya dalam melakukan pemberian nomor surat, lambatnya dalam pencarian arsip/dokumentasi surat, rekap surat dan pembuatan laporan surat. Dari segi teknologi, bidang Sumber Daya Manusia dan Komunikasi Hukum Administrasi (SDM & KHA) pada PT.PLN (Persero) Wilayah Lampung belum memaksimalkan teknologi komputer secara maksimal. Komputer yang ada hanya untuk membuat dan mencetak surat dan surat dengan menggunakan aplikasi Microsoft Word sedangkan untuk pencatatan surat dicatat pada buku agenda surat. Dari segi dokumen, Dokumen-dokumen atau berkas-berkas surat di bidang Sumber Daya Manusia dan Komunikasi Hukum Administrasi (SDM & KHA) pada PT.PLN (Persero) Wilayah Lampung masih berupa format-format surat dari Microsoft Word. Dari segi waktu, Waktu untuk pencarian data surat baik itu nomor urut surat, nomor arsip surat memerlukan waktu yang sedikit lama. Selain itu, Surat-surat yang di bidang Sumber Daya Manusia dan Komunikasi Hukum Administrasi (SDM & KHA) pada PT.PLN (Persero) Wilayah Lampung ada beberapa yang bersifat rahasia sehingga tidak semua staff diperbolehkan mengakses surat tersebut. Oleh karena itu, diperlukan fasilitas keamanan data. Melihat kondisi semacam ini, maka penulis mencoba mengembangkan Sistem Pengarsipan Surat di PT PLN (Persero) Wilayah Lampung dengan menambahkan keamanan data berupa password dan enkripsi data. Sistem ini dikembangkan agar surat dan surat dapat terdokumentasi dengan baik dan aman. Berdasarkan latar belakang tersebut, maka perlu dikembangkan sebuah Sistem Pengarsipan Surat dan surat di Bidang Sumber Daya Manusia dan Komunikasi Hukum Administrasi (SDM & KHA) pada PT PLN (Persero) Wilayah Lampung dengan menambahkan sistem keamanan berupa password dan enkripsi data. Manfaat penelitian ini adalah membantu proses pengarsipan dari manual menjadi terkomputerisasi serta menghasilkan informasi yang cepat dan akurat dalam proses pengarsipan surat. 2 Metodologi Metodologi yang digunakan dalam pembuatan Sistem Pengarsipan Surat di Bidang Sumber Daya Manusia dan Komunikasi Hukum Administrasi (SDM & KHA) PT PLN (Persero) Wilayah Lampung adalah waterfall model. Nama model ini sebenarnya adalah Linear Sequential Model. Model ini sering disebut dengan Classic Life Cycle atau model waterfall. Model ini pertama kali muncul pada tahun 970 yang diperkenalkan oleh Winston W. Royce. Disebut dengan waterfall karena tahap demi tahap yang dilalui harus menunggu selesainya tahap sebelumnya dan berjalan berurutan [3]. Tahapantahapan dalam metodologi waterfall dapat dilihat pada Gambar. Gambar Model Waterfall (Pressman, 200) Hal 48 dari 30

3 Tahap pertama pada metodologi waterfall yaitu tahap Analisis. Analisis kebutuhan dibagi menjadi dua, yaitu analisis kebutuhan sistem dan analisis kebutuhan user. Pada analisis kebutuhan sistem informasi Pengarsipan surat yang dibuat ini diharapkan dapat diakses dengan mudah pada berbagai jenis personal computer. Kebutuhan user dapat digambarkan dengan menggunakan use-case diagram. Gambar 2 menggambarkan use-case diagram untuk sistem pengarsipan surat. Actor yang terlibat pada sistem ini adalah seketaris bidang dan manager bidang. Seketaris bidang dapat melakukan seluruh fitur-fitur yang disediakan oleh sistem Tahap selanjutnya adalah desain sistem, pada tahap ini dibuat prosedur surat dan surat dengan menggunakan DAD, proses sistem dengan menggunakan DFD, dan desain data yang digunakan menggugunakan ERD. Prosedur surat dan surat ditampilkan pada Gambar 3 dan Gambar 4, desain DFD pada Gambar 5, dan ERD pada Gambar 6 Menerima / Pemberian nomor Agenda Seketariat Bidang Penerbitan formulir surat Membuat Laporan surat Pemberian nomor surat Melakukan enkripsi data surat Melakukan deskripsi data surat Manajemen Secret Key Menerima surat LOGIN Menerima formulir pengendalian surat Manajer Bidang Melakukan acc terhadap surat Gambar 2 Use-case Diagram Sistem Pengarsipan Surat Pada Gambar 2 dijelaskan bahwa setiap actor harus melakukan login terlebih dahulu untuk de sistem. Setelah actor melakukan login, maka actor dapat menggunakan fitur-fitur sistem yang disediakan. Fitur yang disediakan sistem tentunya berbeda untuk setiap actor. Fitur-fitur yang disediankan oleh sistem untuk masing-masing actor yaitu :. Seketaris Bidang dapat melakukan pengolah data surat /, membuat formulir pengendalian surat, membuat laporan rekap surat, enkripsi data surat dan manajemen secret key. 2. Manager Bidang dapat menerima surat, menerima formulir pengendalian surat,dan melakukan acc terhadap surat. Hal 49 dari 30

4 Prosedur SEKRETARIAT UMUM SEKRETARIAT BIDANG MANAJER BIDANG MULAI 3 2 Formulir yang telah di proses Formulir Pengendalian Terima Surat Pencatatan Surat di buku agenda dan diklasifikasika n berdasarkan bidang Buku Agenda Terima Surat Pemberian No.Agenda dan Penerbitan Formulir Pengendalian Surat Buku Agenda Diterima dan di proses Di arsip? Ya Formulir yang telah di proses Terima surat dan Formulir Pengendalian SuratMasuk Surat dibaca, formulir di proses berdasarkan isi surat Tidak D D Formulir Pengendalian D Prosedur Surat Keluar Formulir yang telah di proses Didistribusikan ke Sekretariat bidang sesuai tujuan 2 SELESAI Didistribusikan ke seketariat bidang untuk di prose dan di arsipkan 3 Gambar 3 DAD Prosedur Pada Gambar 3 dijelaskan bahwa surat pertama-tama dan diterima oleh seketariat umum, kemudian seketariat umum mencatat surat dibuku agenda dan diklasifikasikan berdasarkan bidang dan surat diedarkan ke seketariat bidang sesuai tujuan surat. Setelah surat dan diterima dari seketariat umum ke seketariat bidang, kemudian seketariat bidang mengagendakan surat, memberi nomor agenda dan membuat formulir pengendalian surat yang akan dilanjut ke manajer bidang. Surat serta formulir pengendalian surat yang sudah diterima manajer bidang kemudian diproses berdasarkan isi surat dan didistribusikan ke seketariat umum untuk dilanjut proses dan diarsipkan. Kemudian seketariat bidang mengarsipkan surat dan formulir serta memproses apakah cukup dengan diarsipkan atau tidak. Prosedur /Nota Dinas SEKRETARIAT BIDANG MANAJER BIDANG MULAI 2 Disetujui oleh manajer bidang Dicetak rangkap 3(tiga) Terima Surat Didistribusikan ke seketariat bidang untuk di proses dan diarsipkan Memberi nomor surat Di setujui? Ya Tidak 2 D Surat Dikirim SELESAI Gambar 4 DAD Prosedur Surat Hal 50 dari 30

5 Gambar 4 menjelaskan bahwa Nota Dinas dibuat oleh seketariat bidang dan kemudian didistribusikan ke Manajer Bidang untuk minta persetujuan. Nota Dinas yang sudah diterima oleh Manajer Bidang diproses dan ditandatangani sebagai bentuk persetujuan kembali ke seketariat bidang untuk dilanjut proses. Nota Dinas yang telah disetujui oleh Manajer Bidang kemudian di seketariat bidang memberi nomor surat dan prihal surat yang dilanjut untuk dicetak rangkap 3(tiga) yang selanjutnya dikirim ke tujuan surat, rekapannya akan didistribusikan keseketariat bidang dan seketariat Umum untuk di arsipkan. MANAGER BIDANG - Lap. Rekap Surat - Lap. - Lap. SISTEM PENGARSIPAN SURAT PT PLN (Persero) - Data - Data - Data Klasifikasi Surat - Lap. Rekap Surat - Lap. - Lap. SEKETARIAT BIDANG Gambar 5 DFD Sistem Pengarsipan Surat Gambar 5 menjelaskan bahwa sistem menerima input dari seketaris bidang berupa data surat, data surat, dan data klasifikasi surat. Selain itu, sistem juga mengeluarkan output berupa laporan rekap surat, laporan surat, dan laporan surat. Selain itu, output yang berupa laporan rekap surat, laporan surat, dan laporan surat juga diberikan untuk manajer bidang. Hal 5 dari 30

6 Gambar 6 ERD Sistem Pengarsipan Surat Gambar 6 merupakan ERD Sistem Pengarsipan Surat, dapat dilihat bahwa sistem menggunakan log secretkey yang digunakan untuk manajemen secretkey pada proses enkripsi dan deskripsi data surat. Tahap selanjutnya pada metodologi waterfall yaitu coding. Pada tahap ini, sistem d implementasikan ke dalam bahasa pemograman (code). Dalam hal ini Sistem Pengarsipan Surat diimplemantasikan menggunakan bahasa pemograman Visual Basic 6.0. Tahap selanjutnya adalah pengujian terhadap sistem yang telah diimplementasikan dalam kode pemograman. Pengujian sistem dilakukan oleh user (karyawan), bukan creator. Pengujian dilakukan dengan menggunakan metode Black-Box dengan teknik Equivalent partitioning, untuk melihat kelemahan yang ada pada sistem. Bila terdapat kesalahan atau kekurangan dalam penggunaan sistem, maka akan dirangkum dan dijadikan sebagai saran untuk pengembangan sistem selanjutnya. Bila tidak, sistem dapat langsung digunakan oleh user. Kesalahan atau kekurangan dijadikan saran oleh karena dalam penelitian ini metode yang digunakan adalah waterfall milik Pressman yang tidak bisa mengulang dari tahap awal lagi. Dalam pengujian ini hal-hal yang akan diuji adalah mengenai fungsi fitur-fitur yang tersedia dalam Sistem Pengarsipan Surat. Sedangkan sasaran pengujian adalah user yang menggunakan sistem pengarsipan surat, yaitu Seketaris Bidang dan Manajer Bidang. 3 Pembahasan Setelah semua tahap penelitian dilakukan, dihasilkan tampilan menu utama Sistem Pengarsipan Surat seperti pada Gambar 7. Pada menu utama Sistem Pengarsipan Surat terdapat 4 (empat) menu yang disediakan, yaitu Data Master, Arsip, Laporan dan Alat. Menu Data Master berisi data-data yang harus diisikan sebelum aplikasi pengarsipan dijalankan. Data Master yang harus diisikan seperti data bagian PLN, data jenis surat, data kode masalah dan data pengolahan. Menu Alat berisi lihat data user dan ganti password. Hal 52 dari 30

7 Gambar 7 Menu Utama Sistem Pengarsipan Surat Setelah implementasi program dijalankan, maka tahap selanjutnya dalam metodologi waterfall yaitu pengujian (testing). Pengujian Sistem Pengarsipan Surat dilakukan dengan metode Black Box- Equivalent partitioning. Ringkasan hasil pengujian sistem dapat dilihat pada Tabel. Tabel : Potongan Hasil Pengujian Black Box Equivalent Partitioning Kelas Uji Seketaris Bidang Fungsi yang Uji Login. Proses dengan login yang benar Pengelolaan Bagian PLN Pengelolaan Jenis surat Kasus Uji Hasil yang diharapkan Reaksi Sistem 2. Proses dengan login yang salah. Proses tambah data bagian PLN bagian PLN 3. Proses hapus data bagian PLN. Proses tambah data jenis surat. Sistem menampilkan menu utama dan user dapat menggunakan fitur-fitur yang ada sesuai hak aksesnya. 2. Sistem memberikan peringatan bahwa password yang dian salah, jika sudah tiga kali mean password salah, maka user akan secara otomatis dari sistem tambah data bagian PLN 2. Sisten dapat melakukan perubahan data bagian PLN 3. Sisten dapat melakukan hapus data bagian PLN tambah data Jenis Surat. Sistem menampilkan menu Utama beserta fitur-fitur yang ada sesuai hak akses user. 2. Sistem menampilkan dialog box berupa peringatan bahwa password yang dikan oleh user salah. Jika sudah tiga kali mekan password salah, maka user akan secara otomatis dari sistem dan tidak bisa melanjutkan ke menu utama.. Sistem dapat menambah data bagian PLN dan menyimpan data tersebut 2. Sistem dapat melakukan ubah data dan menyimpan data bagian PLN kedalam databases data bagian PLN dan secara otomatis data tersebut terhapus dari databases.. Sistem dapat menambah data Jenis surat dan menyimpan data tersebut Hal 53 dari 30

8 jenis surat 2. Sistem dapat melakukan perubahan data Jenis Surat 2. Sistem dapat melakukan ubah data dan menyimpan data Jenis surat kedalam databases Pengelolaan Kode masalah 3. Proses hapus data jenis surat. Proses tambah data kode masalah data Jenis Surat tambah data Kode masalah data Jenis surat dan secara otomatis data tersebut terhapus dari databases.. Sistem dapat menambah data Kode masalah dan menyimpan data tersebut kode masalah 2. Sisten dapat melakukan perubahan data Kode masalah 2. Sistem dapat melakukan ubah data dan menyimpan data Kode masalah kedalam databases 3. Proses hapus data kode masalah data Kode masalah data kode masalahdan secara otomatis data tersebut terhapus dari databases. Arsip Agenda. Proses tambah agenda arsip agenda 3. Proses simpan agenda 4. Proses hapus agenda 5. Proses enkripsi agenda 6. Proses deskripsi agenda 7. Proses cetak agenda tambah agenda 2. Sistem dapat melakukan edit agenda 3. Sistem dapat melakukan simpan agenda 4. Sistem dapat melakukan hapus agenda 5. Sistem dapat melakukan enkripsi agenda 6. Sistem dapat melakukan deskripsi agenda 7. Sistem dapat melakukan cetak agenda tambah agenda dan 2. Sistem dapat melakukan edit data arsip agenda dan 3. Sistem dapat melakukan simpan agenda dan 4. Sistem dapat melakukan hapus agenda dan secara otomatis data tersebut terhapus dari databases. 5. Sistem dapat melakukan enkripsi agenda dan menyimpan perubahan tersebut 6. Sistem dapat melakukan enkripsi agenda dan menyimpan perubahan data tersebut 7. Sistem dapat melakukan cetak agenda Arsip Agenda. Proses tambah agenda arsip agenda 3. Proses simpan agenda 4. Proses hapus agenda tambah agenda 2. Sistem dapat melakukan edit agenda 3. Sistem dapat melakukan simpan agenda 4. Sistem dapat melakukan hapus agenda tambah agenda dan 2. Sistem dapat melakukan edit data arsip agenda dan 3. Sistem dapat melakukan simpan agenda dan 4. Sistem dapat melakukan hapus agenda dan secara otomatis data tersebut terhapus dari databases Hal 54 dari 30

9 Cetak Laporan Agenda 5. Proses enkripsi agenda 6. Proses deskripsi agenda 7. Proses cetak agenda. Proses mencetak laporan agenda 2. Proses mencetak rekap agenda 5. Sistem dapat melakukan enkripsi agenda 6. Sistem dapat melakukan deskripsi agenda 7. Sistem dapat melakukan cetak agenda. Sistem dapat mencetak laporan agenda 2. Sistem dapat mencetak laporan rekap agenda 5. Sistem dapat melakukan enkripsi agenda dan menyimpan perubahan data tersebut 6. Sistem dapat melakukan deskripsi agenda dan menyimpan perubahan data tersebut kedalam databases 7. Sistem dapat melakukan cetak agenda.. Sistem dapat mencetak laporan agenda sesuai dengan nomor surat yang dipilih 2. Sistem dapat mencetak laporan agenda sesuai dengan detail yang dipilih Cetak Laporan Agenda. Proses mencetak laporan agenda 2. Proses mencetak rekap agenda Data User. Proses tambah data user Ganti Password Manajemen SecretKey user 3. Proses hapus data user Proses ganti password Proses ganti SecretKey. Sistem dapat mencetak laporan agenda 2. Sistem dapat membuat laporan rekap agenda tambah data User 2. Sisten dapat melakukan perubahan data User 3. Sisten dapat melakukan hapus data User. Sistem dapat melakukan ganti password user Sistem dapat melakukan ganti SecretKey/kunci Enkripsi dan Deskripsi. Sistem dapat mencetak laporan agenda sesuai dengan nomor surat yang dipilih 2. Sistem dapat membuat laporan agenda sesuai dengan detail yang dipilih. Sistem dapat menambah data User dan menyimpan data tersebut 2. Sistem dapat melakukan ubah data dan menyimpan data User kedalam databases data dan menyimpan data User kedalam databases Sistem dapat melakukan ganti password sesuai yang diinputkan user. Sistem dapat melakukan ganti SecretKey/kunci Enkripsi dan Deskripsi sesuai yang diinputkan user Dari Tabel dapat dilihat bahwa fitur-fitur yang disediakan oleh sistem ada dan sesuai dengan fitur yang diinginkan. Berdasarkan kasus uji yang diberikan, terlihat bahwa hasil yang diharapkan sesuai dengan hasil yang muncul, sehingga dapat dikatakan proyek pengembangan sistem telah berhasil. Seperti Pengujian pada kelas uji seketaris bidang yang dilakukan oleh seketaris pada sistem menunjukkan hasil yang diharapkan seperti pengujian pada login jika username dan password yang diinputkan tidak sesuai dengan data admin yang ada, maka sistem secara otomatis memberikan peringatan dan admin bisa mencoba melakukan proses login sebanyak tiga kali. Namun jika tiga kali berturut-turut username dan password yang diinputkan tidak sesuai dengan data admin yang ada, maka sistem secara otomatis akan dan admin tidak bisa melanjutkan ke menu utama. Pengujian pada login jika username dan password yang diinputkan sesuai, maka sistem secara otomatis ke menu utama. Pengujian pada pengelolaan bagian PLN sistem dapat melakukan tambah data, ubah data, dan hapus data pengelolaan bagian PLN dan sistem berhasil melakukan perubahan data dan menyimpan perubahan tersebut Pengujian pada arsip agenda dan agenda juga menunjukkan hasil sesuai kebutuhan user seperti menyimpan dan enkripsi agenda dan agenda. Kemudian proses deskripsi agenda dan agenda admin diminta terlebih dahulu untuk mekan kunci deskripsi, Hal 55 dari 30

10 namun jika kunci yang dikan tidak sesuai maka sistem secara otomatis memberikan peringatan dan admin bisa mencoba mekan kunci deskripsi sebanyak tiga kali. Jika kunci deskripsi yang di kan admin tiga kali berturut-turut salah maka proses deskripsi tidak bisa dilanjutkan. 4 Kesimpulan Berdasarkan hasil analisis dan pengujian yang dilakukan dapat diambil kesimpulan bahwa sistem pengasipan surat di bidang Sumber Daya Manusia dan Komunikasi Hukum Administrasi (SDM & KHA) pada PT PLN (Persero) Wilayah Lampung telah berhasil dikembangkan sehingga mempunyai fitur yang berjalan sesuai dengan kegunaan user sebagai berikut :. Sistem pengarsipan surat mempunyai kemampuan melakukan enkripsi dan deskripsi data 2. Sistem dapat membuat laporan surat agenda dan agenda sesuai dengan keinginan user. Untuk pengembangan sistem pengarsipan surat selanjutnya adalah : sistem dapat secara otomatis mengambil data- agenda surat yang diperlukan langsung dari gambar yang di upload untuk membuat laporan agenda surat, sehingga diharapkan proses pengelompokkan surat berdasarkan jenis surat maupun kode masalah dapat juga dilakukan secara otomatis. 5 Refference [] Adji, Muljo Petunjuk Pelaksanaan Tatalaksana Surat dan Kearsipan PT PLN (Persero). Jakarta [2] Ariyus, Dony Pengantar Ilmu Kriptografi Teori, Analisis, dan Implementasi. Yogyakarta : ANDI [3] Pressman, Roger S. Software Enginnering : A Practioner s Approuch Fifth Edition. McGraw Hill. United States Of America. (200) [4] Siddik, M.H.Soboo Encryption and Descrytion of Data Using Twofish Algorithm. ISSN : NCETIT-Vol 2 (202) Hal 56 dari 30