PERANCANGAN APLIKASI PENILAIAN PEGAWAI DI UNIVERSITAS X DENGAN METODE FUZZY

Transkripsi

1 PERACAGA APLIKASI PEILAIA PEGAWAI DI UIVERSITAS X DEGA METODE FUZZY Andreas Handojo 1, Joko Lianto Buliali 2 1) Jurusan Teknik Informatika Universitas Kristen Petra, Surabaya, handojo@petra.ac.id 2) Magister Manajemen Teknologi, Institut Teknologi Sepuluh opember ABSTRAK Saat ini dengan semakin berkembangnya suatu perusahaan, semakin dibutuhkan juga tenaga kerja/pegawai yang memiliki performance/kinerja yang berkualitas. Untuk hal tersebut dibutuhkan suatu pemantauan secara terus menerus terhadap kompetensi dan kemampuan pegawai tersebut, dimana dibutuhkan suatu penilaian kinerja pegawai yang dapat digunakan untuk memantau dan memberikan pengukuran terhadap tingkat dari performance/kinerja pegawai yang ada sehingga bila diperlukan dapat diperlukan perbaikan. Seperti perusahaan lain, universitas X juga membutuhkan suatu penilaian kinerja pegawai yang dimilikinya. Dimana yang dimaksudkan sebagai pegawai di sini adalah karyawan dan dosen. Mengingat penilaian performance/kinerja lebih bersifat perkiraan/approimate daripada sesuatu yang pasti/precise, maka pada penelitian ini digunakan pendekatan penilaian dengan metode Fuzzy. Faktor-faktor penilaian dan standart nilai beserta bobotnya ditentukan berdasarkan policy/kebijaksanaan dari pimpinan universitas X. Dalam penelitian ini, kinerja pegawai dinilai dari sisi kinerja secara kuantitatif maupun kualitatif. Dimana dilakukan uji coba dengan mengambil sampel terhadap beberapa dosen dan pegawai yang ada dilingkungan universitas X dengan cara penilaian secara pribadi/self assestment yang kemudian hasilnya dibandingkan dengan penilaian atasan dosen/karyawan yang bersangkutan. Dari uji mean statistik didapatkan bahwa terdapat kesamaan hasil sehingga dapat disimpulkan penilaian yang dihasilkan cukup obyektif. Kata kunci : penilaian kinerja, performance, fuzzy, pegawai LATAR BELAKAG Perkembangan teknologi di bidang informasi telah membawa banyak perubahan di semua bidang, termasuk pada kegiatan belajar mengajar dan kegiatan administratif di dunia pendidikan lainnya. Universitas X sebagai salah satu institusi pendidikan juga telah menjadi perguruan tinggi yang menggunakan teknologi informasi sebagai salah satu pendukung kegiatan perkuliahan dengan memfokuskan setiap upaya yang dilakukan pada pengembangan dan peningkatan kualitas pendidikan. Maka kualitas dari sumber daya manusia yang ada pada universitas merupakan salah satu faktor penting yang mampu menunjang terlaksananya visi tersebut (dalam hal ini proses belajar mengajar/proses pendidikan, proses penelitian, dan publikasi ilmiah, serta pengabdian masyarakat). Adapun sumber daya manusia yang merupakan pegawai universitas yang dimaksud disini adalah meliputi karyawan dan dosen. Saat ini kinerja dari pegawai universitas dilakukan dengan menggunakan Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan/DP3. Penilaian kinerja dari pegawai ini dilakukan secara menyeluruh terhadap pegawai (karyawan dan dosen), dimana DP3/penilaian

2 kinerja menilai tentang hal-hal yang berhubungan dengan kinerja kerja pegawai seperti kejujuran, loyalitas, kerjasama, kemampuan berkomunikasi, kemampuan kepemimpinan. Penilaian kinerja ini belum mengakomodasi hal-hal penting lainnya seperti penghargaan/hukuman yang pernah diterima dan lama kerja, prestasi kerja. Selain hal tersebut dalam penilaian kinerja selama ini dosen diperlakukan/dinilai dengan kriteria yang sama dengan karyawan, padahal dosen dalam kerjanya sehari-hari melakukan hal-hal yang lain (yang seharusnya menjadi faktor penilaian juga) seperti pengajaran, penelitian, dan pengabdian masyarakat, oleh sebab itu dibutuhkan suatu rancangan penilaian kinerja tambahan bagi kinerja dosen yang melibatkan ketiga faktor tridharma perguruan tinggi tersebut. Karena penilaian yang dilakukan oleh manusia lebih bersifat perkiraan/approimate daripada sesuatu yang bersifat pasti/precise (seperti jelek, lumayan, bagus, sangat bagus, normal, dan lain sebagainya), maka dibutuhkan suatu metode yang mampu mengakomodasi hal tersebut. Dalam hal ini metode fuzzy dapat mengakomodasi hal tersebut, karena metode fuzzy cocok digunakan untuk penilaian yang bersifat perkiraan/approimate. Selain itu metode ini juga mengadopsi metode AHP dalam hal teknik pemilihan kriteria dan pembobotan terhadap kriteria yang dipilih tersebut, sehingga dapat memberikan penilaian berdasar kriteria dan pembobotan yang telah ditentukan berdasar kebijaksanaan/policy dari pimpinan universitas. Pembobotan dengan mengadopsi metode AHP ini cocok digunakan mengingat penilaian yang dilakukan akan memiliki tingkatan/hirarki berdasarkan kebijaksanaan dan kepentingan dari pimpinan universitas. Dengan makin berkembangnya universitas maka makin besar pula kebutuhan akan suatu rancangan aplikasi penilaian kinerja pegawai (dosen dan karyawan) yang mampu melakukan penilaian terhadap kinerja pegawai baik dosen maupun karyawan sesuai dengan spesifikasi tugas masing-masing dengan pembobotan yang dapat ditentukan sesuai kebijaksanaan/policy dari pimpinan universitas. PEILAIA KIERJA Penilaian kinerja merupakan suatu sistem yang digunakan untuk menilai dan mengetahui bahwa seseorang telah melaksanakan pekerjaannya masing-masing dengan baik dan tepat (Mondy, 1993). Pelaksanaan pekerjaan secara keseluruhan bukan berarti hanya dilihat atau dinilai pada hasil fisiknya saja tetapi juga meliputi berbagai hal, seperti kemampuan pekerja, kedisiplinan, hubungan kerja, dan hal-hal khusus sesuai dengan bidang pekerjaannya. Penilaian kinerja juga merupakan suatu sistem formal yang ditujukan untuk memperlajari ulang dan mengevaluasi kinerja seseorang (Mayfield, 1984). Penilaian kinerja mempunyai beberapa kegunaan antara lain (Mondy, 1993) : Hasil penilaian kinerja dapat digunakan untuk pengalokasian dan penempatan karyawan pada posisi yang tepat Hasil penilaian kinerja dapat memprediksikan kemampuan karyawan untuk menduduki jabatan yang sesuai dengan kemampuannya di masa mendatang Hasil penilaian kinerja juga memberikan informasi mengenai kebutuhan pendidikan maupun training yang dibutuhkan oleh karyawan Hasil penilaian kinerja juga dapat digunakan untuk menentukan pemberian promosi jabatan, penurunan tingkat jabatan, pemutusan hubungan kerja (PHK), dan pemindahan posisi ke bagian lain Hasil penilaian kinerja dapat digunakan sebagai dasar untuk menentukan kompensasi yang layak C-11-2

3 Hasil penilaian kinerja ini juga dapat menunjukkan kelemahan dan keunggulan perusahaan 1. FUZZY SET Fuzzy sets adalah himpunan obyek-obyek yang memiliki derajat keanggotaan yang berada dalam interval [0,1]. Dimana derajat keanggotaan adalah pernyataan tentang keanggotaan dilihat dari derajat keanggotaannya. Fuzzy sets dapat didefinisikan secara matematis dengan menentukan setiap kemungkinan secara individual dalam seluruh bidang dari suatu nilai yang menggambarkan suatu angka dari keanggotaan di dalam fuzzy sets. Penelitian tentang teori fuzzy berkembang terus menerus sejak permulaan dari teori ini pada pertengahan AALYTICAL HIERARCHY PROCESS Analytical Hierarchy Process adalah teknik pengambilan keputusan yang memasukkan kriteria ganda, baik yang bersifat nyata atau tidak nyata, kuantitatif maupun kualitatif, dan juga memperhitungkan adanya konflik maupun perbedaan (Saaty, 2001). Langkah-langkah dasar dari AHP adalah sebagai berikut : 3.1 Menentukan tujuan AHP secara keseluruhan 3.2 Mendefinisikan persoalan dan merincikan pemecahan yang diinginkan 3.3 Menentukan orang yang memberikan kontribusi dalam pengambilan keputusan 3.4 Menentukan kriteria-kriteria yang perlu dipertimbangkan untuk mencapai tujuan AHP 3.5 Menentukan sub kriteria yang berada di tingkat bawah kriteria 3.6 Menentukan alternatif yang digunakan untuk mencapai tujuan Model AHP dapat dilihat pada gambar di bawah ini : Goal Goal Level 1 Level 2 Sub Sub Sub Sub Alternatif Alternatif Alternatif Alternatif Gambar 1. Model Analytical Hierarchal Process 3. FUZZY SYTHETIC DECISIO MAKIG Fuzzy synthetic decision making ini adalah suatu metode yang digunakan untuk menghitung suatu performance dengan cara menghasilkan nilai akhir atau score dari performance tersebut. Metode ini bekerja dengan memperhitungkan setiap faktor yang C-11-3

4 mempengaruhi penilaian dengan setiap grade yang ada dalam suatu evaluasi penilaian beserta nilai bobot dari tiap kriteria yang ada. Rumus-rumus yang digunakan dalam Fuzzy Synthetic Decision adalah sebagai berikut : U = {u1,u2,,un} U merupakan faktor-faktor yang mempengaruhi penilaian (pertanyaan - pertanyaan yang ada dalam kuisioner) V = {v1,v2,,vn} Dimana V merupakan kumpulan grade yang ada dalam evaluasi penilaian. Dari kedua variabel di atas dapat membentuk suatu fuzzy relation matri R (dari U dengan penilaian V). r11 r12 r1 m R= (rij) = r21 r22 r2 m rn1 rn 2 rnm rij = rata-rata jumlah komite penilai yang memberikan grade evaluasi j pada i 1,2,...,n dan j 1,2,...,m. faktor i. Untuk ij = jumlah komite penilai yang memberikan penilaian dengan grade vj untuk faktor ui, dimana ij I (bilangan bulat positif). = total jumlah komite penilai yang memberikan penilaian V dengan faktor U. Jumlah komite penilai (ij) yang menilai faktor ui dengan grade nilai vj. v v v total u u u 1 2 i i i2 r ij 1 j 2 j ij j ij Matriks penilaian R tidak cukup untuk menganalisis maka ditambah fuzzy subset Wdi U. Dimana W= weight distribution. W = (w 1,w2,,wn) yang mana wn > 0 dan W n = 1.W menggambarkan tingkat kepentingan relatif dari berbagai macam faktor penilaian ditentukan oleh pembuat keputusan yang memiliki otoritas. D menggambarkan penilaian fuzzy secara menyeluruh dari seluruh komite penilai terhadap sesuatu yang dinilai. Fuzzy subset Ddirumuskan sebagai berikut : D = W. R = [d 1,d2,,dm] n W r, j 1,2 m d i i ij,..., i 1 C-11-4

5 HASIL DA DISKUSI Adapun urutan kerja pembentukan faktor penilaian kinerja ini dapat dilihat pada gambar 2. dimana pertama-tama dilakukan pengumpulan data awal terhadap beberapa narasumber yang merupakan sampel dari pimpinan universitas, pimpinan fakultas, pimpinan jurusan, pimpinan unit, karyawan dan dosen. Kemudian langkah berikutnya adalah mengumpulkan faktor penilaian sesuai masukan dari narasumber yang ada. Setelah faktor penilaian terbentuk maka dibentuk dicari tingkat kepentingan/pembobotan terhadap faktor-faktor tersebut dengan cara membagikan kuestioner pembandingan tingkat kepentingan elemen penilaian kinerja terhadap narasumber. Dari hasil kuestioner tersebut didapatkan tingkat kepentingan terhadap tiap elemen yang ada dalam penilaian kinerja. Proses pengambilan tingkat kepentingan ini diulang terus menerus hingga nilai consistency ratio (CR) yang dimiliki tingkat kepentingan elemen tersebut kurang dari 0,1. Proses perhitungan tingkat kepentingan tiap elemen penilaian kinerja ini dilakukan dengan mengguna program epert choice. Setelah faktor penilaian kinerja didapatkan maka dibentuklah suatu kuestioner penilaian kinerja pegawai yang kemudian dibagikan kepada beberapa narasumber yang akan memberikan penilaian terhadap beberapa dosen dan karyawan sebagai sampel uji coba terhadap data yang ada. Kuestioner penilaian tersebut kemudian dihitung dengan menggunakan metode fuzzy dan dilakukan pembandingan terhadap hasil penilaian tersebut dengan melakukan uji statistik. Dari hasil tersebut didapatkan kesamaan hasil, sehingga penilaian yang dihasilkan dapat dianggap cukup obyektif. Start Pengumpulan Data Awal Uji Coba Penilaian Kinerja terhadap Dosen dan Karyawan Pembentukan Faktor Penilai Kinerja Pegawai Penghitungan Hasil Kuestioner Penilaian dengan Fuzzy Penentuan Pembobotan Faktor Penilaian Kinerja Pegawai Uji Coba Statistik untuk Mengetahui Tingkat Kesamaan Hasil Kuestioner Pembuatan Kuestioner Penilaian Kinerja Pegawai Penarikan Kesimpulan Gambar 2. Diagram Alur Proses Pembentukan Faktor Penilaian Kinerja Pegawai Faktor penilaian kinerja pegawai yang ada kemudian dikelompokkan ke dalam 2 bagian yang terpisah yaitu penilaian kinerja karyawan dan penilaian kinerja dosen. Hal ini disebabkan karena penilaian kinerja karyawan dan penilaian kinerja dosen keduanya memiliki elemen penilaian yang berbeda karena pada kinerja karyawan, faktor tridharma perguruan tinggi tidaklah menjadi suatu faktor penilaian. Adapun pengelompokan dan susunan hirarki dari faktor-faktor kinerja karyawan dapat dilihat pada gambar 3 End C-11-5

6 Gambar 3. Hirarki Faktor Penilaian Kinerja Karyawan. Sementara faktor penilaian kinerja dosen dapat dilihat pada gambar 4. Gambar 4. Hirarki Faktor Penilaian Kinerja Dosen Desain sistem dari aplikasi penilaian kinerja pegawai universitas ini dapat digambarkan sebagai berikut. Seperti terlihat pada gambar 5. aktor dari sistem akan terdiri dari dua bagian yaitu Biro Administrasi Umum dan Kepegawaian (B AUK) dan Pimpinan (unit/jurusan dan universitas). Sedangkan use case yang ada adalah entri pengajaran kuantitatif, entri penelitian kuantitatif, entri PPM kuantitatif, entri penilaian kinerja kualitatif, entri pengajaran kualitatif, entri penelitian kualitatif, entri PPM kualitatif, perhitungan hasil kinerja dengan fuzzy, view rekap kinerja, dan penilaian kinerja. C-11-6

7 Gambar 5. Use Case Diagram Sistem Penilaian Kinerja Pegawai Adapun desain Class Diagram dari sistem dapat dilihat pada gambar 6. dimana nilai bobot level 3 akan disimpan dalam masing-masing kriteria dan untuk bobot level 2 dan 1 akan disimpan pada tabel pembobotan. Gambar 6. Class Diagram Sistem Penilaian Kinerja Pegawai C-11-7

8 KESIMPULA Dari hasil perancangan kinerja pegawai dapat ditarik beberapa kesimpulan, yaitu: 1. Berdasarkan hasil pembobotan AHP diperoleh 9 variabel penilai kinerja dosen dan 6 variabel penilai kinerja pegawai dengan masing-masing terdiri dari 3 level. 2. Rancangan penilaian kinerja pegawai dibagi menjadi dua bagian yaitu penilaian secara kuantitatif dan kualitatif, dimana hasil penilaian kualitatif dihitung dengan menggunakan metode fuzzy yang kemudian hasilnya dijumlahkan dengan hasil penilaian kuantitatif berdasar pembobotan hasil pengolahan AHP. 3. Rancangan penilaian kinerja pegawai ini telah mengadopsi tugas pokok dosen yaitu pengajaran, penelitian, dan pengabdian pada masyarakat (tridharma perguruan tinggi), selain itu rancangan juga telah mengadopsi faktor lama kerja dan penghargaan/hukuman sebagai salah satu faktor penilaian. 4. Rancangan sistem penilaian kinerja pegawai telah di validasi dengan pengujian antara hasil penilaian terhadap diri sendiri/self assessment dengan penilaian dari orang lain (pimpinan dan rekan kerja) dengan mengambil sampel terhadap 5 orang dosen dan 5 orang karyawan. Hasil pengujian menunjukkan tidak terdapat perbedaan signifikan diantara keduanya dengan nilai α = 5%. DAFTAR PUSTAKA Davis, William S. and David C. Yen (1998) The Information System Consultant's Handbook - Systems Analysis & Design, CRC Press, ew York Kuo,Ying-Feng & Ling Show Chen (2002) Using the fuzzy synthetic decision approach to assess the perfomance of university teachers in Taiwan. International Journal of Management Vol.19 o.4, Desember Saaty, Thomas L., The Analytical Hierarchy Process, Pittssburgh :RWS Publication 2001 Statuta Universitas X (2004) Wikipedia, the free encyclopedia (2006) IBM Rational Unified Process C-11-8