Administrasi Perkantoran Maya simaya. Dirgantara Manurung Pranata Komputer Direktorat e-government

Transkripsi

1 Administrasi Perkantoran Maya simaya Dirgantara Manurung Pranata Komputer Direktorat e-government

2 Seputar simaya Aplikasi Perkantoran yang ditujukan memberikan kemudahan bagi PNS untuk dapat berkerja dimana saja Aplikasi yang di design sebagai portal aplikasi generik Landasan Kebijakan UU ITE ( UU Informasi dan Tanda Tangan Elektronik) PP PSTE (Penyelenggaraan Sistem Transaksi Elektronik) Permen PAN dan RB No 80 Tahun 2012 tentang Tata Naskah Dinas SE Menpan No.05 Tahun 2013 tentang Sistem Informasi Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) pada instansi pemerintah

3 Transisi Perubahan Budaya Konvensional simaya Bekerja harus dikantor Proses Disposisi lama Memakan banyak cost seperti kertas, tinta dll Butuh Storage untuk penyimpanan dokumen/arsip Arsip fisik dapat rusak Kebergantungan fasilitas kantor Efisisien, Efektif bekerja dimana saja Disposisi bersifat real time Hemat pembiayaan atk Penyimpanan bersifat elektronik Teknologi mobile aplikasi

4 VISI simaya

5 Grand Design simaya Citizent Tracking System Melalui Inter-relasi identitas NIP BKN - Verifikasi user - Biodata - User account - Profile simaya Update data PNS NPWP Govt Service Bus NIK Kode Surat ArNas Keterangan : NPWP ektp Existing/Online Direncanakan

6 Statistik Pengguna simaya Kementerian Provinsi Kabupaten Kota Lembaga Dll 0 Kementerian Category 1 Provinsi Kabupaten Kota Lembaga Dll Total : 182 Instansi Pemerintah

7 Fitur simaya Managemen Surat Masuk Managemen Surat Keluar Disposisi Surat Kalender Kegiatan Lini Masa Penyimpanan Berkas

8 Klasifikasi Pengguna 4 Jenis klasifikasi tipe pengguna di simaya : 1. Pimpinan Instansi/Satker/Unitkerja 2. Tata Usaha / Administrasi Surat 3. Pengguna Biasa 4. Admin / Lokal Admin

9 PIMPINAN Fungsi Pimpinan : ü Menerima Surat Masuk ü Men disposisi Surat ü Tanda Tangan Surat

10 TATA USAHA Fungsi TataUsaha : ü Scan Surat Masuk Fisik ü Menerima dan Menggagendakan Surat Masuk ü Mengirim dan Menggagendakan Surat Keluar

11 PENGGUNA BIASA Fungsi Pengguna Biasa : ü Menerima Disposisi ü Mengirim Disposisi ü Membuat Konsep Surat ü Memeriksa Konsep Surat

12 LOKAL ADMIN Fungsi Lokal Admin : ü Membuat Struktur Organisasi ü Membuat Nama Jabatan ü Membuat Pengguna ü Mengatur Pengguna

13 Korelasi Antar Pengguna Tata Usaha Scan Surat Administrasi Surat Disposisi Surat Approval Surat Pimpinan Penerima Disposisi Konseptor Surat Pengguna Biasa

14 Administrasi Surat Masuk

15 SURAT MASUK Surat Masuk terbagi menjadi: 1. Surat Masuk Manual adalah surat fisik yang dikonversikan menjadi elektronik 2. Surat Masuk simaya adalah surat yang diterima dari instansi yang terintegrasi simaya

16 Alur Surat Masuk Tata Usaha - Scan Surat - Administrasi Surat Pimpinan - Disposisi Surat Pejabat Pejabat

17 Alur Kerja Surat Masuk Manual Surat Masuk Fisik Scan Surat (ext.pdf) AdministrasiInput surat (.pdf) ke simaya Surat Masuk Pimpinan Pimpinan Disposisi Surat Disposisi Masuk

18 Alur Kerja Surat Masuk antar simaya Surat Masuk simaya Surat Masuk Pimpinan Penomoran Agenda Surat Disposisi Surat Disposisi Masuk ke Penerima Ket : Surat Keluar dikirim melalui simaya

19 Administrasi Surat Keluar

20 SURAT KELUAR Surat Keluar terbagi menjadi : 1. Surat Keluar Manual adalah Surat yang dibuat melalui aplikasi dan dikirim secara manual 2. Surat Keluar simaya adalah Surat yang dibuat melalui aplikasi simaya dan dikirimkan ke instansi pengguna aplikasi simaya

21 Alur Surat Keluar Staff / Pejabat Pembuat Konsep Pejabat Pemeriksa berjenjang Pimpinan Approval Suratl Tata Usaha

22 SURAT KELUAR simaya GUBERNUR TATA USAHA GUBERNUR TATA USAHA SEKRETARIAT DAERAH TATA USAHA DINAS A TATA USAHA DINAS B TATA USAHA DINAS C

23 ALUR SURAT KELUAR MANUAL Pembuatan Konsep Surat Pemeriksaan Konsep Pemeriksaan Konsep oleh Pimpinan Administrasi Surat Cetak/Print Surat Pengiriman secara Manual

24 ALUR SURAT KELUAR simaya Pembuatan Konsep Surat Pemeriksaan Konsep Approval Konsep oleh Pimpinan Penomoran/ Administrasi Surat Surat dikirim

25 TERIMA KASIH Mulai Menggunakan simaya Tahap Awal Surat Masuk Manual dan Disposisi Mari bergabung di FB simaya Bantuan, kontak kami via: monika.suharko@kominfo.go.id ( ) dirgantara.manurung@kominfo.go.id ( )