Kementerian Komunikasi dan Informatika Republik Indonesia

Transkripsi

1 Kementerian Komunikasi dan Informatika Republik Indonesia Menuju Masyarakat Informasi Indonesia simaya Administrasi Perkantoran Maya Monika Suharko Dit E-Gov, Aptika, Kominfo

2 Landasan Hukum 1. Peraturan Pemerintah No. 82 tahun 2012 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik 2. Peraturan Menteri Negara PAN dan RB N0. 6 Tahun 2011 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas Elektronik di Lingkungan Instansi Pemerintah 3. Surat Edaran MENPAN No.5 Tahun 2013 tentang Penggunaan Aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik Pada Instansi Pemerintah 4. Peraturan Menteri PAN dan RB No 80 tahun 2012 tentang tata naskah dinas

3 Tanda Tangan Digital Pasal 1 angka 19 PP PSTE menyatakan bahwa tanda tangan elektronik adalah tanda tangan yang terdiri atas informasi elektronik yang dilekatkan, terasosiasi atau terkait dengan informasi elektronik lainnya yang digunakan sebagai alat verifikasi atau autentifikasi. Fungsi authentifikasi harus bisa memastkan bahwa hanya orang/pihak yang bersangkutan yang memiliki akun tersebut.

4 Mengapa menggunakan simaya? efisiensi waktu dimana saja dan kapan saja Sesuai dengan proses bisnis alur persuratan MENPAN dapat dikustomisasi

5 Akses simaya

6 simaya

7 Modul simaya Manajemen Surat Masuk Manajemen Surat Keluar Disposisi Surat Tanggapan Disposisi / Surat Inisiatif Fitur simaya

8 Tingkatan Pengguna simaya Pengguna admin lokal Pengguna Tata Usaha Pengguna Pimpinan Instansi (eselon 2 &eselon 1 atau yang diberi wewenang kirim surat) Pengguna Biasa (staf, eselon 4 dan eselon 3)

9 Admin Lokal Kab/Kota- Contoh Instansi

10 Admin Lokal- Step by step 1 Membuatkan Instansi Tidak menggunakan karakter ($, &, / dll) 2 Membuatkan Nama Jabatan, pilih drop down bagian, isi masing-masing jabatan di tiap bagian 3 Membuatkan username, menggunakan nama asli huruf kecil tidak boleh menggunakan spasi, karakter format penulisan nama depan.nama belakang (ex : budi.susanto) tanpa gelar

11 Admin Lokal- Step by step [lanjutan] 5 Mengisi kolom nama lengkap, boleh dengan gelar, bisa huruf besar dan kecil, bisa spasi 6 Aktivasi wewenang pengguna 7 Memilih drop down asal instansi, jabatan, jenjang serta golongan 8 Mengisikan NIP 18 digit 9 Men-check kotak aktifasi

12 Admin Lokal- Wewenang Pengguna Pegawai yang ditunjuk untuk menjadi admin untuk mengelola akun simaya Kewenangan Modul local admin Aktifitas Membuat akun username dan password, melakukan update/ membuat struktur organisasi, melakukan update apabila ada mutasi, aktifasi pengguna dan pemberian wewenang pada pengguna.

13 Jenjang Admin Lokal- Wewenang Admin Kab/Kota/ Prov Admin SKPD Admin SKPD Admin SKPD dll

14 Admin Lokal Kab/Kota- Buat Instansi- q Apakah Gubernur/Walikota/Bupati bisa langsung disposisi ke Kepala Dinas? Identifikasi SOTK q Apakah Gubernur/Walikota/Bupati untuk disposisi harus melalui sekda? q Mana yang paling sering?

15 Admin Lokal Kab/Kota- Contoh Instansi- SOTK Alt 1

16 Admin Lokal Kab/Kota- Contoh Instansi- SOTK Alt 2

17 Studi Kasus 1 : Admin Lokal Kab/Kota- Contoh Instansi-Sekda

18 Admin Lokal Kab/Kota- Contoh Instansi- Sekda[1]

19 Admin Lokal Kab/Kota- Contoh Instansi- Sekda[2]

20 Admin Lokal Kab/Kota- Contoh Jabatan[1]

21 Admin Lokal Kab/Kota- Contoh Jabatan- Sekda[1]

22 Studi Kasus 2:Admin Lokal Kab/Kota- Contoh Instansi-Dinas

23 Admin Lokal Kab/Kota- Contoh Instansi- Dinas

24 Admin Lokal Kab/Kota- Contoh Instansi- Dinas

25 Admin Lokal Kab/Kota- Contoh Jabatan- Dinas[1]

26 Admin Lokal Kab/Kota- Contoh Jabatan- Dinas[2]

27 Aktivasi Wewenang- Tambah Pengguna

28 Aktivasi Wewenang- Edit Wewenang[2]

29 Kesimpulan Aktivasi wewenang Pimpinan Instansi Surat Masuk TataUsaha Surat Masuk Pengguna Biasa Surat Masuk Admin Lokal Lokal admin Surat Keluar Surat Keluar Disposisi SuratKeluar Disposisi Letter Log Disposisi Letter Log Template PLH Template Tata USaha Letter Log Template Agenda Agenda Agenda Sender

30 Latihan : Akun Admin Lokal admin.dinkominfo.babelprov admin.diperindag.babelprov admin.dinkes.babelprov admin.dinkessos.babelprov admin.dinhub.babelprov admin.dinbudpar.babelprov admin.dinhut.babelprov admin.dinpu.babelprov admin.dinkp.babelprov admin.dikbud.babelprov

31 Tata Usaha 1 Melakukan scan surat, dibuat dalam bentuk pdf 2 Input surat kedalam simaya 3 Parameter : tanggal surat, tanggal diterima, nomer surat, nomer surat agenda 4 Cari arsip surat 5 Memberi penomeran surat, acc pimpinan instansià kirim

32 Tata Usaha- Wewenang Pengguna Pegawai yang mempunyai tugas mengirim surat keluar, menerima surat dan mengagendakan Kewenangan Modul surat masuk, modul surat keluar, modul disposisi, modul letterlog, modul template, modul agenda dan modul tata usaha Aktifitas Disposisi, menanggapi disposisi, surat inisiatif, menerima surat masuk, meneruskan surat masuk ke pimpinan, mengagendakan surat, memberi nomer surat keluar dan mengirim surat keluar

33 Pimpinan Instansi 1 Melakukan disposisi surat (mobile atau tidak) 2 Melakukan persetujuan atau penolakan konsep surat

34 Pimpinan Instansi Pengguna Eselon 2, eselon 1 dan > eselon 1 Kewenangan Modul surat masuk, modul surat keluar, modul disposisi, modul letterlog, modul template, modul agenda, modul plh dan modul agenda Aktifitas Disposisi, menanggapi disposisi, surat inisiatif, pemeriksa terakhir, yang menandatangani surat keluar

35 Pengguna Biasa 1 Melakukan disposisi surat (es 3 atau 4) 2 Membuat draft konsep surat

36 Pengguna Biasa- Wewenang Pengguna Eselon 3, eselon 4 dan staf Kewenangan Modul surat masuk, modul surat keluar, modul disposisi, modul letterlog, modul template dan modul agenda Aktifitas Disposisi, menanggapi disposisi, surat inisiatif, membuat template, mencari agenda

37 Latihan : 1.Disposisi simaya 1. Surat Masuk di scan oleh TU, konvert ke tipe file pdf 2. Tata Usaha melakukan input surat 3. Pimpinan instansi melakukan disposisi surat 4. Pengguna biasa (eselon 3, eselon 4 dan staf) membaca disposisi dan proses lebih lanjut

38 2.Tanggapan Disposisi simaya 1. Surat Masuk di scan oleh TU 2. Tata Usaha melakukan input surat 3. Pimpinan instansi melakukan disposisi surat 4. Pengguna biasa (eselon 3, eselon 4 dan staf) membaca disposisi dan proses lebih lanjut

39 3.Melihat agenda surat 1. Lihat dari agenda surat masuk 2. Amati status surat yang belum dibaca dan yang sudah dibaca

40 helpdesksimaya@mail.kominfo.go.id Telepon : Facebook group: Simaya.id Contact Person : Helpdesk Online simaya Monika : monika.suharko@kominfo.go.id Dirga : dirgantara.manurung@kominfo.go.id