BAB II TINJAUAN PUSTAKA

Transkripsi

1 BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Manajemen Rekod Rekod atau disebut juga arsip adalah dokumen yang tercipta sebagai akibat atau hasil kegiatan yang dilakukan suatu organisasi atau individu dalam rangka menjalankan fungsinya dan sehari-hari masih digunakan dalam proses pelaksanaan fungsi tersebut. Rekod menunjang kegiatan organisasi maupun perorangan dan menjadi bukti dari aktivitas tersebut. Berdasarkan Undang-Undang No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan Menggunakan sebutan arsip untuk rekod, yang artinya rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Menurut Ricks (1992:14) menyatakan bahwa Manajemen rekod merupakan sebuah sistem yang mencakup keseluruhan aktivitas dari daur hidup arsip (life cycle of a records). Sedangkan menurut Doyle yang dikutip oleh Pamanyayan (2008) bahwa Manajemen rekod adalah seluruh operasional dan teknik yang berhubungan dengan perencanaan, pengantar dan evaluasi dari sistem administratif sejak penciptaan dokumen hingga pemusnahan atau pemindahanya menjadi arsip. Berdasarkan beberapa definisi di atas bahwa manajemen rekod adalah pengendalian sistematis terhadap semua rekod, mulai dari penciptaan atau penerimaan, dan selanjutnya pemrosesan, distribusi, organisasi, penyimpanan dan temu kembali, hingga disposisi akhir Nilai Guna Rekod Rekod berfungsi sebagai memori suatu perusahaan. Rekod mendokumentasikan informasi Biasanya rekod digunakan dan disimpan karena rekod tersebut memiliki satu atau lebih nilai guna. 7

2 Suatu arsip atau rekod memiliki beberapa nilai atau kegunaannya. The Liang Gie yang dikutip oleh Wursanto (1991 : 23) mengemukakan 6 nilai dari arsip/rekod : 1. Nilai Administrasi ( administrative value ) Arsip yang dapat dipergunakan dalam proses penyelenggaraan kerja dalam usaha mencapai tujuan organisasi. 2. Nilai Hukum ( legal value ) a. Arsip yang mengandung peraturan-peraturan dan ketentuanketentuan yang berlaku oleh dan untuk orang banyak b. Arsip yang dapat dipergunakan sebagai bahan atau alat pembuktian dalam suatu peristiwa atau kejadian hukum. c. Termasuk arsip yang mempunyai nilai kegunaan hukum ialah segala keputusan (perimbangan) yang ditentukan oleh hakim dalam pengadilan. 3. Nilai Keuangan (fiscal value) Arsip yang berhubungan atau yang berisi tentang masalah keuangan. 4. Nilai Ilmiah (research value) Arsip yang dapat dipegunakan untuk pengembangan ilmu pengetahuan danpenelitian. 5. Nilai Pendidikan (educational value) a. Arsip yang dapat dipergunakan untuk pengembangan dalam dunia pendidikan. b. Arsip yang berisi tentang pendidikan. 6. Nilai Dokumentasi (documentary value) Arsip vital yang mempunyai kegunaan sebagai alat pengingat untuk selama-lamanya. Pada dasarnya setiap arsip mempunyai nilai informasi, hanya nilai informasinya yang berbeda-beda, yaitu informasi yang mempunyai nilai nonesensial, diperlukan, penting dan vital Siklus Hidup Rekod Siklus hidup Arsip merupakan konsep penting dalam Records Management. Ini adalah cara melihat bagaimana arsip diciptakan dan digunakan. Tentunya dalam mencari suatu informasi dari suatu kejadiaan yang mengacu pada arsip-arsip yang muncul saat kejadiaan itu berlangsung. Siklus hidup arsip dimulai sejak arsip tersebut muncul hingga nanti dimusnahkan. Menurut Wallace(1992 : 8) menyatakan bahwa : Manajemen kearsipan atau Records Managementpada dasarnya adalah melaksanakan fungsi-fungsi seluruh daur hidup arsip (life cycle of records), yang 8

3 mencakup proses penciptaan (records creation), pendistribusian (records distribution), penggunaan arsip (records utilization), penyimpanan arsip aktif (storage active records), pemindahan arsip (records transfer), penyimpanan arsip inaktif (storage inactive records), pemusnahan arsip (records disposal) dan penyimpanan arsip secara permanen (permanent storage). Menurut Suzan Z. Diamond dalam Zainal (2011) mendefenisikan Siklus hidup arsip ada empat tahapan.pertama adalah penciptaan, ketika arsip ditulis pada data kertas yang dihasilkan oleh komputer atau informasi yang ditangkap pada pita film atau media lainnya. Kedua adalah pengunaan, yang bisa berkisar dari beberapa hari untuk beberapa tahun. Selama periode ini, pengguna sering referensi catatan, sehingga mereka membutuhkan akses cepat.periode ketiga pada siklus tidak aktif, ketika catatan di gudang.tahap terakhir dalam siklus ini kehancuran. Sedangkan menurut menurutricks (1992:12) Membagi daur hidup arsip dalam beberapa fase yakni penciptaan dan penerimaan (creation and received), pendistribusian (distribution), pengguna (use), pemeliharaan (maintenance), dan penyusutan (dispotition)arsip. Dari beberapa pendapat diatas maka siklus hidup arsip, yaitu mulai dari sistematis penciptaan arsip, kemudiaan penerimaan, pemeliharaan, penggunaan, dan terakhir pemusnahaan. Tidak semua arsip akan dimusnahkan karena beberapa arsip yang mempunyai informasi-informasi penting tetang suatu kejadiaan sehingga dalam proses penyimpanannya akan terus dipertahankan nilai-nilai dari suatu arsip tersebut. 9

4 Penciptaan Penyusutan (dispotition) Pendistribusian (distribution) Pemeliharaan (maintenance) Penggunaan (use) Sumber :Wallace ( 1992) Gambar 2.1 :Siklus Hidup Rekod 2.2 Rekam Medis Pengertian Rekam Medis Dalam pasal 1 Permenkes RI Nomor 269/Menkes/Per/III/2008 yang dikutip oleh Rustiyanto (2009 : 6) dijelaskan bahwa yang dimaksud dengan rekam medis adalah berkas yang berisi catatan dan dokumen antara lain identitas pasien, hasil pemeriksaan, pengobatan yang telah diberikan, serta tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Menurut Gemala Hatta yang dikutip oleh Firdaus (2008 : 8) Rekam medis merupakan kumpulan fakta tentang kehidupan seorang dan riwayat Penyakitnya, termasuk keadaan sakit, pengobatan saat ini dan saat lampau yang ditulis oleh para praktisi kesehatan dalam upaya mereka memberikan pelayanan kesehatan kepada pasien. Sedangkan menurut Edna K Huffman yang dikutip olehqauliyah (2009) rekam medis adalah berkas yang menyatakan siapa, apa, mengapa, dimana, 10

5 kapan dan bagaimana pelayanan yang diperoleh seorang pasien selama dirawat atau menjalani pengobatan. Dengan melihat ketiga pengertian diatas dapat dikatakan bahwa rekam medis merupakan bukti tertulis tentang proses pelayanan yang diberikan oleh dokter dan tenaga kesehatan lainnya kepada pasien dalam rangka penyembuhan pasien, rekam medis mencatumkan nilai administrasi, legal, finansial, riset, edukasi, dokumen, akurat, informatif dan dapat dipertanggung jawabkan Tujuan dan Kegunaan Rekam Medis Tujuan rekam medis menurut Permenkes No.749a adalah untuk menunjang tercapainya tertib administrasi dalam rangka peningkatan pelayanan kesehatan di rumah sakit. Tanpa didukung suatu sistem pengelolaan rekam medis yang baik dan benar, tidak mungkin tertib administrasi rumah sakit akan berhasil sebagaimana yang diharapkan. Sedangkan tertib administrasi merupakan salah satu faktor yang menentukan di dalam upaya pelayanan kesehatan di rumah sakit. Dalam perkembangan selanjutnya ternyata rekam medis sangat berguna dan dibutuhkan oleh banyak pihak untuk berbagai macam kepentingan. Kegunaan rekam medis dapat dilihat dari beberapa aspek menurut Dirjen Yankes dalam Awwalul (2012) 1. Aspek Administrasi Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai administrasi, karena Isinya menyangkut tindakan berdasarkan wewenang dan tanggung jawab sebagai tenaga medis dan para medis dalam mencapai tujuan pelayanan kesehatan. 2. Aspek Medis Sebagai dasar untuk merencanakan pengobatan atau perawatan yang harus diberikan kepada seorang pasien. 3. Aspek Hukum Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai hukum, karena isinya menyangkut masalah adanya jaminan kepastian hukum atas dasar keadilan, dalam rangka usaha untuk menegakkan hukum serta penyediaan bahan bukti untuk menegakkan keadilan. 4. Aspek Keuangan Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai uang, karena isinya mengandung data / informasi yang dapat dipergunakan sebagai aspek keuangan. 5. Aspek Penelitian Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai penelitian, karena isinya menyangkut data / informasi yang dapat dipergunakan sebagai aspek penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan dibidang kesehatan. 11

6 6. Aspek Pendidikan Suatu berkas rekam medis mempuny,ai nilai pendidikan, karena isinya menyangkut data / informasi tentang perkembangan kronologis dan kegiatan pelayanan medik yang diberikan kepada pasien. Informasi tersebut dapat dipergunakan sebagai bahan atau referensi pengajaran dibidang profesi si pemakai. 7. Aspek Dokumentasi Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai dokumentasi, karena isinya menyangkut sumber ingatan yang harus didokumentasikan dan dipakai sebagai bahan pertanggung jawaban dan rumah sakit Manfaat Rekam Medis Berdasarkan Dirjen Yanmed SK No. 78 tahun 1991 yang dikutip oleh Firdaus (2008 : 4), manfaat rekam medis adalah : 1. Sumber informasi medis; 2. Alat komunikasi; 3. Bukti teknik (documentary evidence); 4. Alat untuk melindungi kepentingan hukum; 5. Untuk penelitian dan pendidikan; 6. Untuk perencanaan dan pemanfaatan sumber daya; 7. Untuk keperluan lain yang ada kaitannya dengan rekam medis. Sedangkan dalam Manual Rekam Medis Yang disusun oleh konsil kedokteran tahun 2006 yang dikutip oleh Firdaus (2008 : 4) manfaat rekam medis adalah 1. Pengobatan Pasien Rekam medis bermanfaat sebagai dasar dan petunjuk untuk merencanakan dan menganalisis penyakit, serta tindakan medic yang harus diberikan ke pada pasien. 2. Peningkatan Kualitas Pelayanan Membuat rekam medis bagi penyelengggaraan praktik kedokteran dengan jelas dan lengkap akan meningkatkan kualitas pelayanan. 3. Pendidikan Dan Penelitian Rekam medis yang merupakan informasi perkembangan kronologis pe nyakit, pelayanan medik, pengobatan dan tindakan medik, bermanfaat un tuk bahan informasi bagi perkembangan pengajaran dan penelitian di bi dang profesi kedokteran dan kedokteran gigi 4. Pembiayaan Berkas rekam medis dapat dijadikan petunjuk dan bahan untuk mene tapkan pembiayaan dalam pelayanan kesehatan pada sarana kesehatan 5. Statistik Kesehatan Rekam medis dapat digunakan sebagai bahan statistik kesehatan, khusus nya untuk mempelajari perkembangan kesehatan, dan menentukan jumlah penderita pada penyakit tertentu 12

7 6. Pembuktian Masalah Hukum, Disiplin dan Etik Rekam medis merupakan alat bukti tertulis utama, sehingga bermanfaat dalam penyelesain masalah hukum, disiplin dan etik. Dari kedua manfaat rekam medis tersebut rekam medis mencatat semua hal yang berhubungan dengan perjalanan penyakit penderita dan terapinya selama dalam perawatan di unit pelayanan kesehatan. Karenanya, rekam medis dapat menjadi sumber informasi, baik bagi kepentingan penderita, maupun pihak pelayanan kesehatan, sebagai bahan pertimbangan untuk mengambil tindakan medik atau menentukan kebijakan tata laksana / pengelolaan Bentuk Pelayanan Rekam Medis Pelayanan rekam medis bukan pelayanan dalam bentuk pengobatan, tetapi merupakan bukti pelayanan, finansial, aspek hukum dan Ilmu Pengetahuan. Peran rekam medis sangat dibutuhkan untuk mengelola bahan bukti pelayanan kesehatan dengan aman, nyaman, efisien, efektif dan rahasia. Sehingga rekaman pelayanan kesehatan dapat berfungsi sebaik-baiknya untuk tindakan pelayanan yang diperlukan. Menurut Depkes RI (2008:10 ), bentuk pelayanan rekam medis meliputi: 1. Pelayanan rekam medis berbasis kertas Rekam medis manual (paper based documents) adalah rekam medis yang berisilembar administrasi dan medis yang diolah ditata/ assembling dan disimpansecara manual. 2..Pelayanan rekam medis manual dan registrasi komputerisasi Rekam medis berbasis komputerisasi, namun masih terbatas hanya pada pendaftaran(admission), data pasien masuk (transfer), dan pasien keluar termasuk meninggal (discharge). Pengolahan masih terbatas pada system registrasi secara komputerisasi. Sedangkan lembar administrasi dan medis masih diolah secara manual. 3. Pelayanan Manajemen Informasi Kesehatan terbatas Pelayanan rekam medis yang diolah menjadi informasi dan pengelolaannya secara komputerisasi yang berjalan pada satu sistem secara otomatis di unit kerja manajemen informasi kesehatan. 4. Pelayanan Sistem Informasi Terpadu Computerized Patient Record (CPR), yang disusun dengan men gambil dokumen langsung dari sistem image dan struktur system d okumen yang telah berubah. 5. Pelayanan MIK dengan Rekam Kesehatan Elektronik (WAN) System pendokumentasian telah berubah dari Electronic Medical Record (EMR) menjadi Electronic Patient Record sampai dengan 13

8 tingkat yang paling akhir daripengembangan Health Information System, yakni Electronic Health Record (EHR) Rekam Kesehatan Elektronik. 2.3 Sistem Pengelolaan Rekam Medis Sistem Penamaan Rekam Medis Nama seseorang merupakan identitas pribadi yang dimiliki seseorang sejak lahir sampai setelah ia meninggal. Sistem penamaan diberikan untuk membedakan antara pasien satu dengan pasien yang lain, sehingga mempermudah dan memperlancar sistem pelayanan rekam medik yang diberikan kepada pasien pada waktu berobat ke rumah sakit. Dalam penulisan nama formulir rekam medis harus sesuai dengan persyaratan penulisan dan kelengkapan nama seseorang untuk kemudian di indeks. Menurut Buku Pedoman Pengelolaan Rekam Medis Rumah Sakit Di Indonesia (1997 : 12) adalah sebagai berikut: Nama pasien minimal harus lengkap, minimal terdiri dari dua suku kata. Dengan demikian, nama pasien yang akan tercantum dalam rekma medis akan menjadi satu diantara kemungkinan ini : 1. Nama pasien sendiri apa bila sudah terdiri dari dua suku kata atau lebih. 2. Nama pasien sendiri dilengkapi dengan nama suami, bila seorang perempuan bersuami. 3. Nama pasien sendiri dilengkapi dengan nama orang tua (biasanya nama ayah). 4. Bagi pasien yang mempunyai nama keluarga/marga didahulukan dan kemudian dikuti dengan nama sendiri. Dalam sitem Penamaan Rekam Medis diharapkan : 1. Nama ditulis dengan huruf cetak dan mengikuti ejaan yang disempurnakan 2. Bagi pasien perempuan di akhir nama lengkap ditambah Ny.atau N.sesuai dengan statusnya. 3. Pencantuman titel selalu diletakkan sesudah nama lengkap pasien. 4. Perkataan tuan, saudara, bapak, tidak dicantumkan 2.3.2Sistem Penomoran Rekam Medis Pada hampir semua lembaga pelayanan kesehatan rekam medis disimpan meurut nomor, yaitu berdasarkan momor pasien masuk (admission number).nomor rekam medis mempunyai beberapa kegunaan dan tujuan yaitu, 14

9 sebagai petunjuk pemilik folder dokumen rekam medis pasien yang bersangkutan, untuk pedoman dalam tata-cara penyimpanan (penjajaran) dokumen rekam medis, dan sebagai petunjuk dalam pencarian dokumen rekam medis yang telah disimpan. Menurut Buku Pedoman Pengelolaan Rekam Medis Rumah Sakit Di Indonesia (1997 :17) ada 3 (tiga) macam sistem pemberian nomor pasien masuk (admission numbering system) yang umum dipakai yaitu : 1. Pemberian Nomor Cara Seri Pemberian nomor cara seri dikenal dengan nama Serial Numbering System (SNS) adalah suatu sistem ini setiap penderita mendapat nomor baru setiap kunjungan ke rumah sakit. Jika ia lima kali berkunjung, maka ia akan mendapatkan lima nomor yang berbeda semua nomor yang telah diberikan kepada pasien harus dicatat pada kartu indeks utama pasien yang bersangkutan. 2. Pemberian Nomor Cara Unit Pemberian nomor cara unit atau dikenal dengan Unit Numbering System (UNS) adalah suatu sistem ini memberikan satu unit rekam medis baik kepada pasien berobat jalan maupun pasien untuk dirawat. Kepadanya diberikan satu nomor (admitting number) yang akan dipakai selamanya untuk kunjungan seterusnya. Sehingga rekam medis penderita tersebut hanya tersimpan didalam berkas dibawah satu nomor. 3. Pemberian Nomor Cara Seri Unit Pemberian nomor cara seri unit atau dikenal Serial Unit Numbering System (SUNS) sistem nomor ini merupakan sintesis antara sistem seri dan sistem unit. setiap pasien berkunjung dibrikan satu nomor baru, tetapi rekam medis terdahulunya digabungkan dan disimpan dibawah nomor yang paling baru. Dengan cara ini terciptalah satu unit rekam medis. Apabila satu rekam medis lama diambil dan dipindahkan tempatnya ke nomor yang baru, ditempatnya yang lama harus diberi tanda petunjuk (out guide) yang menunjukkan keman rekam medis tersebut telah dipindahkan.tanda petunjuk tersebut diletakkan menggantikan tempat rekammedis yang lama.hal ini sangat membantu ketertiban sistem penyimpanan rekam medis. Dari ketiga macam sistem penomoran berdasarkan nomor pasien masuk diatas, pemberian nomor cara unit lah yang lebih baik digunakan karena memiliki kelebihan beberapa yaitu: 1. Semua rekam medis pasien memiliki satu nomor yang tersimpan dalam satu folder. 15

10 2. Secara tepat memberikan informasi kepada klinis dan manajemen, satu gambaran yang lengkap mengenai riwayat penyakit dan pengobatan seorang pasien. 3. Menghilangkan kerepotan mencari dan mengumpulkan rekam medis seorang pasien yang terpisah pisah dalam sistem seri. 4. Menghilangkan kerepotan mengambil rekam medis, untuk disimpan ke nomor baru dalam seri unit Sistem Penyimpanan Rekam Medis Menurut Buku Pedoman Pengelolaan Rekam Medis Rumah Sakit Di Indonesia (1997 : 76) Rekam medis harus disimpan dan dirawat dengan baik Karena rekam medis merupakan harta benda rumah sakit yang sangat berharga.ada 2 (dua) cara pengurusan penyimpanan dalam pengelolaan rekam medis yaitu Sentralisasi Sistem penyimpanan dokumen rekam medis secara sentral yaitu suatu sistem penyimpanan dengan cara menyatukan formulirformulir rekam medis milik seorang pasien kedalam satu folder. a. Kelebihan cara ini yaitu: 1) Data dan informasi hasil-hasil pelayanan dapat berkesinambungan karena menyatu dalam satu folder sehingga riwayatnya dapat dibaca seluruhnya. 2) Mengurangi terjadinya duplikasi dalam pemeliharaan dan penyimpanan rekam medis. 3) Mengurangi jumlah biaya yang dapat dipergunakan untuk peralatan dan ruangan. 4) Tata kerja dan peraturan mengenai kegiatan pencatatan medis mudah distandarisasi. 5) Memungkinkan peningkatan efisiensi kerja petugas penyimpanan karena dokumen rekam medis milik seorang pasien berada dalam satu folder. 6) Mudah menerapkan sistem unit. b. Kekurangan sistem sentralisasi ini yaitu: 1) Petugas menjadi lebih sibuk karena harus menangani unit rawat jalan dan unit rawat inap. 16

11 2) Filing (tempat penyimpanan) dokumen rekam medis harus jaga 24 jam karena sewaktu-waktu diperlukan untuk pelayanan di UGD yang buka 24 jam. 3) Tempat penerimaan pasien harus bertugas selama 24 jam, karena KIUP akan digunakan sewaktu-waktu bila pasien datang tidak membawa KIB, padahal KIUP tersimpan di TPPRJ Desentralisasi Sistem penyimpanan dokumen rekam medis secara desentralisasi yaitu suatu sistem penyimpanan dengan cara memisahkan milik seorang pasien antara dokumen rekam medis rawat jalan, dokumen rekam medis gawat darurat dan rawat inap pada folder tersendiri dan atau ruang atau tempattersendiri. a. Kelebihan sistem penyimpanan ini yaitu: 1) Efisiensi waktu, sehingga pasien mendapat pelayanan lebih cepat. 2) Beban kerja yang dilaksanakan petugas lebih ringan. b. Kekurangan sistem penyimpanan ini yaitu: 1) Terjadi duplikasi dalam pembuatan rekam medis. 2) Biaya yang diperlukan untuk peralatan dan ruangan lebih banyak. Dari kedua sistem penyimpanan tersebut cara sentralisasi dianggap yang lebih baik. Tetapi pelaksanaannya sangat tergantung pada situasi dan kondisi masing-masing rumah sakit, karena ada beberapa hal yang mempengaruhi yaitu : 1. Karena terbatasnya tenaga kerja yang terampil, khususnya yg menangani pengelolaan rekam medis 2. Kemampuan dana rumah sakit Sistem Penjajaran Rekam Medis Menurut Nomor Tujuan dari sistem penjajaran adalah untuk mempermudah dan mempercepat ditemukan kembali dokumen rekam medik yang disimpan dalam rak filing.menurut Depkes (1997) Sistem penjajaran dibagi menjadi 3 (tiga), yaitu 17

12 Sistem Angka Akhir ( Terminal Digit filing system ) Sistem ini menggunakan nomor dengan 6 angka, yang dikelompokkan menjadi 3, masing-masing terdiri dari 2 angka. Angka pertama adalah kelompok 2 angka yang terletak paling kanan, angka kedua adalah kelompok 2 angka yang terletak di tengah dan angka ketiga adalah kelom pok 2 angka yang terletak paling kiri. Contoh : angka ketiga angka kedua angka pertama (tertiary digits) (secondary digits) (primary digits) Dalam penyimpanan dengan sistem angka akhir ada 100 kelompok angka pertama yaitu 00 sampai dengan 99. pada waktu menyimpan, petugas harus melihat angka pertama dan membawa rekam medis tersebut kedaerah rak penyimpanan untuk kelompok angka pertama yang bersangkutan. Pada kelompok angka pertama ini rekam medis disesuaikan urutan letaknya menurut angka kedua, ke mudian rekam medis dimpan didalam urutan sesuai dengan kelompok angka ketiga, sehingga dalam setiap kelompok penyimpanan nomor pada kelompok angka ketigalah yang selalu berlainan. Contoh : a. Kelebihan menggunakan sistem ini yaitu: 1) Penambahan jumlah dokumen rekam medis selalu tersebar secara merata ke-100 kelompok (section) di dalam rak penyimpanan. 2) Petugas-petugas penyimpanan tidak akan terpaksa ber desak-desak di suatu tempat dimana rekam medis ha rus disimpan di rak. 18

13 3) Pekerjaan akan terbagi rata mengingat setiap petugas rata-rata mengerjakan jumlah rekam medis yang hampir sama setiap harinya untuk setiap section sehingga mudah mengingat letak dokumen rekam medis. 4) Dengan terkontrolnya jumlah rekam medis, membantu memudahkan perencanaan peralatan penyimpanan (jumlah rak). a. Kekurangan sistem ini, yaitu: 1) Latihan dan bimbingan bagi petugas penyimpanan dalam hal sistem angka akhir, mungkin lebih lama dibandingkan latihan menggunakan sistem nomor langsung. 2) Membutuhkan biaya awal lebih besar karena harus menyiapkan rak penyimpanan terlebih dahulu Sistem Angka Tengah (Middle Digit Filing system ) Sistem penyimpanan dengan mensejajarkan dokumen rekam medis berdasarkan urutan nomor rekam medis pada 2 angka kelompok tengah. Cara menjalankannya sama dengan sistem angka akhir, yang membedakan pengurutannya sistem ini menggunakan 2 angka kelompok tengah. Contoh : Pada contoh ini terlihat bahwa kelompok 100 buahrekam medis ( sampai dengan ) berada dalam urutan langsung. a. Kelebihan sistem angka tengah adalah : Memudahkan pengambilan 100 buah rekam medis yang nomornya berurutan 1) Penggantian dari sistem no mor langsung ke sistem angka tengah lebih muda daripada penggantian sistem nomor langsung ke sistem angka akhir 19

14 2) Penyebaran nomor-nomor lebih merata jika dibandingkan dengan sistem 3) Nomor langsung, tetapi masih tidak menyamai sistem angka akhir b. kekurangan sistem ini, yaitu : 1) Memerlukan latihan dan bimbingan yang lebih lama bagi petugas 2) Terjadi rak lowong pada beberapa section, bila rekam medis dialihkan ke tempat penyimpanan in-aktif Sistem Angka Langsung ( Straight Numerical Filing System) Suatu cara penyimpanan dokumen rekam medis dengan mensejajarkan dokumen rekam medis berdasarkan urutan langsung nomor rekam medisnya pada rak penyimpanan.misalnya, , , , a. Kelebihan menggunakan cara ini yaitu: 1) Bila akan mengambil dokumen rekam medis banyak secara berurutan akan lebih mudah. 2) Mudah melatih petugas-petugas yang harus melaksanakan pekerjaan penyimpanan tersebut. b. kelemahan menggunakan cara ini yaitu: 1) Kesibukan tidak merata. pekerjaan paling sibuk terjadi pada rak penyimpanan yaitu rekammedis dengan nomer terbaru. 2) Terjadi konsentrasi dokumen rekam medis pada rak penyimpanan untuk nomor besar. 3) Pengawasan kerapian penyimpanan sangat sukar dilakukan Tata Cara Pengambilan Rekam Medis Seluruh rekam medis yang diberkaskan setiap saat bisa dimintakan oleh dokter-dokter yang memerlukan baik untuk keperluan penderita yang bersangkutan maupun untuk kepentingan pendidikan dan penelitian. Suatu sistem filing yang baik adalah ditentukan dengan mudahnya menemukan kembali file apabila diminta. pengambilan rekam medis juga memiliki tata cara tertentu. Menurut Depkes (1991 : 27) adapun tata cara pengambilan rekam medis pasien adalah sebagai berikut : 1. Pengeluaran Rekam Medis Ketentuan pokok yang harus ditaati di tempat penyimpanan adalah a. Rekam medis tidak boleh keluar dari ruangan rekam medis, tanpatanda keluar/kartu permintaan. 20

15 b. Apabila rekam medis dipinjam, wajib dikembalikan dalam keadaanbaik dan tepat waktunya. Seharusnya setiap rekam medis kembali lagikeraknya pada setiap akhir kerja pada hari yang bersamaan. c. Rekam medis tidak di benarkan diambil dari rumah sait, kecualiatas perintah pengadilan. d. Permintaan rutin terhadap rekam medis yang datang dari poliklinik, dari dokter yang melakukan riset, harus diajukan kebagian rekammedis setiap hari pada jam yang telah ditentukan. Petugas harusmenulis dengan benar dan jelas nama pasien dan nomor rekammedisnya. 2. Petunjuk Keluar (Outguide) Petunjuk keluar adalah suatu alat yang penting untuk mengawasi penggunaan rekam medis.petunjuk keluar ini digunakan sebagai pengganti pada tempat rekam medis yang diambil dari rak penyim panandan tetap berada di rak tersebut sampai rekam medis yang di ambilkembali. 3. Kode warna untuk map (sampul) rekam medis Kode warna adalah untuk memberikan warna tertentu pada sampul, untuk mencegah keliru simpan dan memudahkan mencari map yangsalah simpan. Garis-garis warna dengan posisi yang berbeda pada pinggiranfolder, menciptakan bermacam- macam posisi warna yang berbeda-beda untuk tiapsectionpenyimpanan rekam medis. Terputusnyakombinasi warna dalam satu seksi penyimpa nan menunjukkan adanya kekeliruan menyimpan. Cara yang digu nakan adalah 10 macam warnauntuk 10 angka pertama dari 0 sampai Retensi dan Pemusnahan Rekam Medis Retensi atau penyusutan dokumen rekam medis yaitu suatu kegiatan memisahkan antara dokumen rekam medis yang masih aktif dan yang non aktif atau in-aktif. Tujuannya adalah mengurangi beban penyimpanan dokumen rekam medis dan menyiapkan kegiatan penilaian nilai guna rekam medis untuk kemudian diabadikan atau dimusnahkan. Kegiatan retensi dilakukan oleh petugas penyimpanan (filing) secara periodik. dan dokumen yang sudah diretensi harus disimpan pada ruang terpisah dari dokumen rekam medis aktif dengan mengurutkan sesuai tanggal terakhir berobat. Menurut Permenkes RI Nomor 269/MenKes/Per/III/2008 yang dikutip oleh Firdaus (2008 : 24) Rekam medis pasien rawat inap dirumah sakit wajib disimpan sekurangkurangnya untuk jangka waktu 5 (lima) tahun terhitung dari tanggal terakhir pasien berobat atau dipulangkan. Setelah batas waktu 5 (lima) tahun, rekam medis 21

16 dapat dimusnahkan, kecuali ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medik. Ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medik harus disimpan untuk jangka waktu 10 (sepuluh) tahun terhitung dari tanggal dibuatnya ringkasan tersebut. Penyimpanan rekam medis dan ringkasan pulang dilaksanakan oleh petugas yang ditunjuk oleh pimpinan sarana pelayanan kesehatan. 2.4 Sistem Temu Balik Rekam Medis Pengertian Temu Balik Informasi Salah satu hal terpenting dan menjadi bagian tak terpisahkan adanya proses temu kembali informasi (retrieval). Temu kembali rekam medis sendiri merupakan kegiatan yang bertujuan untuk menyediakan catatan dokumen informasi riwayat penyakit bagi pasien sebagai jawaban atas permintaan atau berdasarkan kebutuhan pasien. Menurut Saltea dalam Janu dan Purwono (2006) menjelaskan bahwa Secara sederhana temu kembali informasi merupakan suatu sistem yang menyimpan informasi dan menemukan kembali informasi tersebut. Menurut Salton (1983:3) mendefinisikan : Sistem temu balik sebagai Suatu proses untuk mengidenfikasi dan memanggil/menemukan (retrieve) dokumen tertentu dari suatu simpanan (file) sebagai jawaban atas permintaan informasi. Dapat tidaknya suatu dokumen terpanggil dari suatu file (situs) adalah tergantung pada kesamaan antara dokumen dan query. Sedangkan menurut Hasugian (2009:53) lebih jelas lagi menyatakan bahwa Sistem temu balik informasi adalah suatu proses untuk mengidenfikasi dan memanggil/menemukan (retrieve) dokumen tertentu dari suatu simpanan (file) sebagai jawaban atas permintaan informasi. Dari pendapat di atas bahwa temu balik informasi merupakan kegiatan untuk mengidentifikasi, kemudian memanggil suatu dokumen dari suatu penyimpanan, sebagai jawaban atas pemintaan sebuah informasi yang berhubungan dengan representasi, penyimpanan, pencarian dengan pemanggilan informasi yang relevan dengan kebutuhan informasi yang diinginkan pengguna. 22

17 Terjadinya temu balik infomasi dapat dilihat pada gambar berikut : User Query Index Document Matcher Machine RelevantDocument Sumber : Hasugian ( 2009 : 54 ) Gambar 2.2 : Sistem Temu Balik Informasi ( Information Retrieval system) Tujuan dan Fungsi Sistem Temu kembali Informasi Sistem temu kembali informasi digunakan untuk menemukan kembali informasi-informasi yang relevan terhadap kebutuhan pengguna dari suatu kumpulan informasi. Menurut Belkin(1980 : 133) mengemukakan sebagai berikut: 1. Penulis mempresentasikan sekumpulan ide dalam sebuah dokumenmenggunakan sekumpulan konsep. 2. Terdapat beberapa pengguna yang memerlukan ide yang dikemukakan oleh penulis tersebut, tapi mereka tidak dapat mengidentifikasikan dan menemukannya dengan baik. 3. Sistem Temu-kembali Informasi bertujuan untuk mempertemukan ide yangdikemukakan oleh penulis dalam dokumen dengan kebutuhan informasipengguna yang dinyatakan dalam bentuk pertanyaan (kueri). 23

18 Berkaitan dengan sumber informasi disatu sisi dan kebutuhan informa pengguna disisi yang lain, sistem temu kembali informasi berperan untuk: 1. Menganalisis isi sumber informasi dan pertanyaan pengguna. 2. Mempertemukan pertanyaan pengguna dengan sumber informasi untuk mendapatkan dokumen yang relevan. Adapun fungsi utama Sistem temu kembali Informasi seperti dikemukakanoleh Lancaster dan Kent dalam Tarto (2008) adalah sebagai berikut: 1. Mengidentifikasi sumber informasi yang relevan dengan minat masyarakatpengguna yang ditargetkan. 2. Menganalisis isi sumber informasi (dokumen) 3. Merepresentasikan isi sumber informasi dengan cara tertentu yangmemungkinkan untuk dipertemukan dengan pertanyaan (kueri) pengguna. 4. Merepresentasikan pertanyaan (kueri) pengguna dengan cara tertentu yangmemungkinkan untuk dipertemukan sumber informasi yang terdapat dalambasis data. 5. Mempertemukan pernyataan pencarian dengan data yang tersimpan dalambasis data. 6. Menemu-kembalikan informasi yang relevan. 7. Menyempurnakan unjuk kerja sistem berdasarkan umpan balik yangdiberikan oleh pengguna. Berdasarkan pendapat diatas sistem temu kembali informasi merupakan sistem yang berfungsi untuk menemukan informasi yang relevan dengan kebutuhan pemakai.temu kembali informasi berkaitan dengan representasi, penyimpanan, dan akses terhadap dokumen representasi dokumen. Dokumen yang ditemukan tidak dapat dipastikan apakah relevan dengan kebutuhan informasi pengguna yang dinyatakan dalam query. pengguna sistem temu kembali informasi sangat bervariasi dengan kebutuhan informasi yang berbeda-beda Komponen Sistem Temu-kembali Informasi Menurut Lancaster dalam Tarto (2008) Sistem Temu-kembali Informasi terdiri dari 6(enam) subsistem, yaitu: 1. Subsistem dokumen 2. Subsistem pengindeksan 3. Subsistem kosa kata 4. Subsistem pencarian 5. Subsistem antarmuka pengguna-sistem 6. Subsistem penyesuaian. 24

19 Dokumen sebagai objek data dalam sistem temu kembali informasi merupakan sumber informasi. Dokumen biasanya dinyatakan dalam bentuk indeksatau kata kunci. Kata kunci dapat diekstrak secara langsung dari teks dokumenatau ditentukan secara khusus oleh spesialis subjek dalam proses pengindeksanyang pada dasarnya terdiri dari proses analisis dan representasi dokumen.pengindeksan dilakukan dengan menggunakan sistem pengindeksan tertentu, yaituhimpunan kosa kata yang dapat dijadikan sebagai bahasa indeks sehinggadiperoleh informasi yang terorganisasi. Sementara itu, pencarian diawali dengan adanya kebutuhan informasi pengguna. Dalam hal ini sistem temu kembali informasi berfungsi untuk menganalisis pertanyaan(query) pengguna yang merupakan representasi dari kebutuhan informasi untuk mendapatkan pernyataanpernyataan pencarianyang tepat Selanjutnya pernyataan-pernyataan pencarian tersebut dipertemukan dengan informasi yang telah terorganisasi dengan suatu fungsi penyesuaian (matching function) tertentu sehingga ditemukan dokumen atau sekumpulan dokumen Sementara itu Tague-Sutcliffe (1996:23 ) melihat sistem temu kembali informasi sebagai suatu proses yang terdiri dari 6 (enam) komponen utama yaitu: 1. Kumpulan dokumen 2. Pengindeksan 3. Kebutuhan informasi pemakai 4. Strategi pencarian 5. Kumpulan dokumen yang ditemukan 6. Penilaian relevansi Bila diperhatikan dengan seksama, perbedaan komponen sistem temu kembali informasi menurut Tague-Sutcliffe (1996:86) terletak pada penilaian relevansi, yaitu suatu tahap dalam temu kembali untuk menentukan dokumen yang relevan dengan kebutuhan informasi pemakai. 25