ANALISIS MEKANISME ORDERSHEET PADA PERUSAHAAN KONVEKSI PT. MONDRIAN KLATEN

Transkripsi

1 1 ANALISIS MEKANISME ORDERSHEET PADA PERUSAHAAN KONVEKSI PT. MONDRIAN KLATEN Tugas Akhir Diajukan untuk Melengkapi Tugas-tugas dan Memenuhi Persyaratan Guna Mencapai Gelar Ahli Madya pada Program Studi Diploma III Bisnis Internasional Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret Surakarta Oleh : SEPTIA APIT WIDYANINGSIH F FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2010

2 2 ABSTRAKSI ANALISIS MEKANISME ORDERSHEET PADA PERUSAHAAN KONVEKSI PT. MONDRIAN KLATEN SEPTIA APIT WIDYANINGSIH F Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui mekanisme ordersheet yang diterapkan PT. Mondrian disertai dengan hambatan-hambatan. Penelitian ini menggunakan metode analisa deskripsi mengenai mekanisme ordersheet yang diterapkan PT. Mondrian dalam memenuhi pesanan buyer. Sumber data yang berisi tentang berbagai keterangan mengenai hal-hal yang berkaitan dengan penelitian diperoleh peneliti dengan cara wawancara pada pihak PT. Mondrian mengenai bagaimana mekanisme ordersheet yang diterapkan PT. Mondrian sampai saat ini. Peneliti juga melakukan observasi langsung di PT. Mondrian. Teknik pembahasan pada penelitian ini adalah pembahasan deskriptif yaitu teknik untuk membuat gambaran atau deskriptif secara sistematis, faktual, aktual, dan akurat mengenai obyek yang diteliti. Proses ordersheet yang diterapkan PT. Mondrian yaitu promosikomunikasi- offer (penawaran menggunakan telepon/ / fax)- order (berbentuk technical drawing dari buyer). Sedangkan teorinya yaitu promosi yang disertai brosur dan introduction letter, inquiry yang disertai dokumen letter of inquiry, offer yang disertai dokumen offersheet, order yang disertai dokumen ordersheet. Lalu hambatan dalam proses ordersheet adalah watak buyer yang kaku, klaim kerusakan barang, produksi yang kurang teratur, dan waktu penyelesaian pesanan sempit. Berdasarkan hasil penelitian di atas, peneliti memberikan beberapa saran antara lain tahapan ordersheet hendaknya berbentuk dokumen tertulis karena sebagai alat untuk mengikat kedua belah pihak untuk menjalankan hak dan kewajiban masing-masing. Dalam melakukan negoisasi hendaknya seller mempelajari karakteristik dari buyer agar negoisasi berjalan lancar. Permasalahan klaim kerusakan barang bapat diatasi dengan meningkatkan kualitas barang. Masalah kapasitas produksi kurang teratur diatasi dengan lebih meningkatkan koordinasi antara bagian PPIC (Production Planing Inventory Control) dengan manager produksi agar kegiatan tersebut bisa lebih terkontrol. Serta penyelesaian pesanan sempit, dapat dilakukan koordinasi dengan penjahit untuk mengerjakan pesanan dari buyer. Kata kunci: Ordersheet, Introduction Letter, Offersheet, Letter of Inquiry. ABSTRACT

3 3 AN ANALYSIS ON ORDERSHEET MECHANISM IN GARMENT COMPANY OF PT MONDRIAN IN KLATEN SEPTIA APIT WIDYANINGSIH F The objective of research is to find out the ordersheet mechanism applied by PT. Mondrian and its obstacles. This study employed a description analysis method about the ordersheet mechanism applied by PT. Mondrian in fulfilling the buyer order. The data source contained considerable information relevant to the research that was obtained by interviewing the PT. Mondrian party about the ordersheet mechanism applied in PT. Mondrian until today. The researcher conducted a direct observation in PT. Mondrian. The discussion technique used was descriptive one, that, is the one to make a systematic, factual, actual and accurate description about the object studied. The ordersheet process applied by PT. Mondrian includes: promotioncommunication-offer (via phone/ /fax) order (in the form of technical drawing from the buyer). Meanwhile the theory includes promotion accompanied by brochure and introduction letter, inquiry accompanied with letter of inquiry document, offer accompanied with offersheet, order accompanied with ordersheet document. The obstacle of ordersheet process include the buyer s rigid character, goods damage claim, less regular production, and limited time of order finishing. Based on the research above, the researcher gives the following recommendation: in the ordersheet stage should be in the form of written document because it serves as the binding means for both parties to undertake their own right and obligation. In doing negotiation, the seller should study the characteristics of buyer to make the negotiation runs smoothly. The goods damage claim problem can be coped with by improving the quality of goods. The less regular production capacity product can be solved by improving the coordination between PPIC (Production Planning Inventory Control) and the production manager in order that the activity can be more under control. The limited time of order finishing can be anticipated by coordinating with the sewer to work on the buyer s order. Keywords: Ordersheet, Introduction Letter, Offersheet, Letter of Inquiry

4 4

5 5

6 6 MOTTO Percobaan-percobaan yang kamu alami ialah percobaan-percobaan biasa, yang tidak melebihi kekuatan manusia. Sebab Allah setia dan karena itu ia tidak akan membiarkan kamu dicobai melampaui kekuatanmu. Pada waktu kamu dicobai ia akan memberikan kepadamu jalan keluar, sehingga kamu dapat menggungnya. (1 korintus 10:13) Janganlah takut, sebab Aku menyertai engkau, janganlah bimbang, sebab Aku ini Allahmu, Aku akan menenguhkan, bahkan akan menolong engkau, Aku akan memegang engkau dengan tangan kanan-ku yang membawa kemenangan (Yesaya 41:10)

7 7 HALAMAN PERSEMBAHAN Kupersembahkan karya ini kepada : v Ibu dan bapak tercinta, yang selalu mencurahkan kasih sayangnya dan memberi kebahagiaan dalam hidupku. v Kakakku Eni dan ponakan kembarq Mendy-Wendy yang sangat kusayangi dan kubanggakan. v Teman-teman seperjuangan angkatan 2007 D-3 Bisnis Internasional Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret yang telah memberikan banyak bantuan. v Sahabat-sahabatku yang telah memberikan dukungan. v Seseorang yang menjadi penyemangat hidupku. v Almamaterku, yang selalu memberikan semangat dan rasa kebanggaan kepada diriku.

8 8 KATA PENGANTAR Dengan mengucapkan puji syukur kepada Tuhan Yesus Kristus, atas berkat dan kasih karunia-nya sehingga penulis mampu menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan judul ANALISIS MEKANISME ORDERSHEET PADA PERUSAHAAN KONVEKSI PT. MONDRIAN KLATEN untuk memenuhi syarat guna memperoleh gelar Ahli Madya Ilmu Bisnis Internasional di Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret Surakarta. Penulis menyadari bahwa dalam menyusun Tugas Akhir ini mendapat banyak mendapat bantuan dari berbagai pihak karena keterbatasan penulis. Dalam kesempatan ini penulis menyampaikan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu dalam menyusun Tugas Akhir ini, yaitu: 1. Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret Surakarta. 2. Bapak Drs. Hari Murti, MSi, selaku Ketua Program Diploma III Bisnis Internasional Universitas Sebelas Maret Surakarta. 3. Ibu Nurul, selaku Dosen Pembimbing yang telah banyak memberikan bimbingannya sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir. 4. Segenap dosen pengajar Program Diploma III Bisnis Internasional Universitas Sebelas Maret Surakarta yang telah banyak memberikan ilmunya. 5. Direktur, staf, dan karyawan PT. Mondrian yang telah memberikan bantuan dan berbagi pengalaman kepada penulis. 6. Orang tua dan keluarga yang telah banyak memberikan doa dan dukungan.

9 9 7. Teman-teman D-3 Bisnis Internasional Fakultas Ekonomi Universitas sebelas Maret angkatan 2007 khususnya sobatq : (vien, windhy, nitha) yang telah memberikan dukungan dan semangatnya. 8. My Fisrt Briptu Henry Ardi Nugroho, terima kasih atas semangat dan perhatiannya selama ini. 9. Semua pihak yang mendukung penulis yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu. Penulis menyadari masih banyak kekurangan dalam penyusunan Tugas akhir ini, untuk itu penulis mohon kritikan dan saran agar Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi semua pihak khususnya bagi pembaca dan PT. Mondrian sebagai obyek pengamatan. Surakarta, Juni 2010 Penulis,

10 10 DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL... HALAMAN ABSTRACT... HALAMAN PERSETUJUAN... HALAMAN PENGESAHAN... HALAMAN MOTTO... HALAMAN PERSEMBAHAN... KATA PENGANTAR... DAFTAR ISI... DAFTAR TABEL... DAFTAR GAMBAR... DAFTAR LAMPIRAN... i ii iii iv v vi vii ix xi xii xiii BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah B. Rumusan Masalah... 5 C. Tujuan Penelitian... 5 D. Manfaat Penelitian... 6 E. Metode Penelitian... 6 BAB II LANDASAN TEORI A. Pengertian Ekspor... 9 B. Mekanisme Kegiatan Ekspor... 10

11 11 C. Ordersheet D. Syarat Penyerahan Barang atau Incoterm E. Dokumen-Dokumen Dalam Ordersheet BAB III DESKRIPSI OBYEK PENELITIAN DAN PEMBAHASAN A. Sejarah Berdirinya PT. Mondrian Tujuan Berdirinya PT. Mondrian Lokasi PT. Mondrian Struktur Organisasi PT. Mondrian Produk Yang Dihasilkan Proses Produksi Volume Penjualan Personalia B. Pembahasan Mekanisme Ordersheet yang diterapkan PT. Mondrian Hambatan-hambatan dalam proses ordersheet PT. Mondrian BAB IV PENUTUP A. Kesimpulan B. Saran... DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN

12 12 DAFTAR TABEL Halaman Tabel 3.1 Jam Kerja Karyawan Tabel 3.3 Perbedaan Teori Ordersheet dengan Praktik Ordersheet pada PT. Mondrian Klaten... 72

13 13 DAFTAR GAMBAR Halaman Gambar 2.1 Bagan Mekanisme Kegiatan Ekspor Gambar 2.2 Proses Ordersheet Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Mondrian Gambar 3.2 Skema Proses Produksi Gambar 3.3 Prosentase Penjualan Produk Ekspor PT. Mondrian Tahun Gambar 3.4 Ordesheet PT. Mondrian... 67

14 14 DAFTAR LAMPIRAN 1. Surat Pernyataan 2. Surat Keterangan 3. Purchase Order 4. Commercial Invoice 5. Packing List 6. Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB) 7. Persetujuan Ekspor 8. Bill of Lading (B/L) 9. Aplikasi OCBC NISP 10. Consigment Order 11. Master Airway 12. Gambar Produk PT. Mondrian

15 15 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah Kegiatan ekspor impor pada hakikatnya adalah kegiatan jual beli antar negara. Ekspor adalah upaya melakukan penjualan komoditi yang di miliki suatu negara kepada bangsa lain atau negara asing, dalam mengharapkan pembayaran dalam valuta asing, serta melakukan komunikasi dalam bahasa asing. Sebaliknya, kegiatan impor adalah melakukan penjualan komoditi yang lebih berdaya guna di negara lain, serta bersedia membayar harganya dalam valuta asing pula. Ringkasnya kegiatan ekspor impor idetik dengan jual beli biasa. Bedanya hanyalah di lakukan dengan bangsa lain, dibayar dengan valuta asing dan terpaksa memakai bahasa asing dalam berkomunikasi. Perdagangan luar negeri atau ekspor impor sangat berbeda dengan perdagangan dalam negeri atau domestik, perbedaan tersebut terletak pada peraturan ekspor impor yang diatur pemerintah yang menerapkan peraturan kepabeanan,penerapan pajak dalam perdagangan ekspor, standar mutu, prosedur ekspor, ketentuan yang mengikat larangan terhadap barang yang diekspor dan lain-lain. Pemerintah juga memberikan kebijakan dalam perdagangan ekspor impor dan mengawasi semua kegiatan ekspor impor (Amir MS,2004 :1). Perdagangan lintas negara atau juga disebut juga ekspor impor tidak hanya memperdagangkan barang sebagai komoditi perdagangan tetapi juga jasa.

16 16 Pertukaran barang dan jasa ini terjadi karena kebutuhan barang atau jasa yang tidak terdapat pada suatu negara atau negara tersebut dapat memperoleh barang atau jasa yang lebih murah dan lebih baik mutunya dari negara lain. Pelaksanaan perdagangan lintas negara atau disebut juga ekspor impor berbeda dengan perdagangan dalam negeri. Perbedaan tersebut antara lain dalam peraturan kepabean, standar mutu produk, ukuran takaran dan timbangan serta peraturan perdagangan luar negeri yang diterapkan oleh pemerintah setempat (Amir MS, 2000:3). Perdagangan ekspor impor juga disebut dengan perdagangan dokumen (Amir, 2002:40). Hampir seluruh kegiatan transaksi ekspor dan impor dituangkan dalam bentuk dokumen sebelum melaksanakan kegiatan ekspor, lazimnya ada empat tahapan antara lainnya adalah promosi, inqury, offersheet, ordersheet,. Pengalaman ekspor sangat penting diperlukan untuk menjadikan usaha berkembang setiap strategi direncanakan, lalu dikerjakan dan pada akhirnya dievaluasi untuk perbaikan dimasa yang akan datang. Transaksi perdagangan antara penjual dengan pembeli diluar negeri tidak jauh berbeda dengan jual beli didalam negeri. Dalam artian setelah calon pembeli mengetahui spesifikasi barang dan menggetahui lebih lanjut tentang barang yang akan dibelinya selanjutnya calon pembeli tertarik maka calon pembeli akan mengirimkan pesanan (order) kepada penjual. PT. Mondrian adalah salah satu perusahaan yang terletak di kabupaten Klaten yang memiliki nilai ekspor yang cukup tinggi. PT. Mondrian merupakan perusahaan garment terbesar di tengah-tengah kabupaten Klaten yang sebagian

17 17 besar berproduksi mebel, furniture, serta kerajinan tangan. Produk yang diekspor oleh PT. Mondrian adalah kaos, bluss, dress dan pants. Dalam melakukan ekspor, PT. Mondrian mendapat beberapa pesanan barang dari mitra kerjanya yaitu CV. Dharma Abadi, Pan Brother dan Vinsa Mandira (sub) dengan melalui proses offersheet dan ordersheet yang sederhana. Yang dimaksud offersheet yaitu pernyataan kesanggupan dari penjual untuk memasok suatu komoditas kepada calon pembeli dengan syarat harga, waktu, penyerahan, dan pembayaran yang ditentukan oleh penjual, sedangkan ordersheet sendiri yaitu surat pernyataan persetujuan (akseptasi) dari importir atas penawaran eksportir yang sifatnya mengikat secara hukum. Salah satu hal yang menunjang dalam kegiatan ekspor dan impor adalah komunikasi. Komunikasi secara langsung dapat memudahkan eksportir mengerti keinginan buyer. Beberapa pembeli (buyer) datang langsung ke PT Mondrian untuk mengutarakan keinginan memesan barang. Pesanan barang dikenal dengan istilah ordersheet (surat pesanan), pada saat ordersheet dihantarkan atau dikirim secara hukum telah terjadi suatu kontrak dagang, karena ordersheet merupakan persetujuan dari importir untuk memesan sejumlah barang kepada eksportir. PT Mondrian adalah salah satu perusahaan eksportir konveksi yang berada di Klaten. Perusahaan ini telah memasarkan produk-produknya ke negara, Amerika (USA), Inggris (UK), Italy, Timur Tengah, Perancis. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam proses ekspor impor salah satunya adalah ordersheet dikirim oleh pembeli pada penjual yang berisi tentang: uraian barang dan harga barang, jumlah barang yang dipesan,

18 18 sistem pembayaran yang akan dilakukan dan yang paling penting adalah penyerahan barang yang memuat tentang tempat dan lokasi penyerahan barang. Dalam pelaksanaannya dilapangan banyak perusahaan yang kehilangan peluang untuk mengikat pembeli karena proses penentuan tempat penyerahan barang dilakukan oleh pembeli yaitu tidak mengisi ordersheet pada kolom condition. Akibatnya penjual akan kebingungan untuk melaksanakan pekerjaan yang tercantum di dalam ordersheet, dengan demikian proses ordersheet akan terhenti atau gagal dan proses pelaksanaan ekspor tidak terjadi. Ada beberapa sebab mengapa ordersheet ditolak atau gagal antara lain: 1. Harga tidak sepakat. 2. Kapasitas tidak tercukupi. 3. Sistem pembayaran tidak sepakat. 4. Waktu penyelesaian pesanan sempit. 5. Kesulitan desain yang diminta tidak dapat terpenuhi. 6. Syarat penyerahan barang tidak ada kata sepakat. Terkait dengan permasalahan tersebut studi ini ditujukan untuk mengetahui dan mempelajari mengenai proses ordersheet disuatu perusahaan dengan mengaplikasikan studi kasus dari PT. Mondrian yang mengandalkan transaksi ekspor. Dari hal itu penulis ingin mengangkatnya menjadi pokok permasalahan dalam penelitian dengan judul ANALISIS MEKANISME ORDERSHEET PADA PERUSAHAAN KONVEKSI PT.MONDRIAN KLATEN

19 19 B. PERUMUSAN MASALAH Perumusan masalah dimaksudkan untuk dijadikan pedoman melakukan penelitian secara cermat dan tepat sesuai prinsip suatu penelitian ilmiah. Dengan perumusan masalah diharapkan dapat mengetahui secara jelas obyek yang diteliti serta bertujuan agar tulisan dan ruang lingkup penelitian uraiannya terbatas dan terarah pada hal-hal yang berhubungan dengan masalah yang diteliti. Untuk memudahkan pembahasan masalah dan pemahamannya,maka perumusan masalah sebagai berikut ; 1. Bagaimanakah mekanisme Ordersheet atau purchase order yang diterapkan pada perusahaan konveksi PT. Mondrian Klaten dalam melakukan transaksi ekspor? 2. Apa saja hambatan yang dihadapi oleh PT. Mondrian dalam proses ordersheet? C. TUJUAN PENELITIAN Penelitian ini dilaksanakan dengan tujuan agar penelitian tersebut dapat memberikan menfaat yang sesuai dengan apa yang dikehendaki. Adapun tujuan penelitian ini adalah : 1. Untuk mengetahui mekanisme Ordersheet atau purchase order yang diterapkan pada perusahaan konveksi PT. Mondrian Klaten dalam melakukan transaksi ekspor 2. Untuk mengetahui hambatan-hambatan dalam proses ordersheet pada PT. Mondrian.

20 20 D. MANFAAT PENELITIAN 1. Bagi Penulis Sebagai penerapan ilmu yang diperoleh dibangku perkuliahan dengan kondisi nyata dan didunia usaha 2. Bagi Perusahaan Sebagai bahan masukan, pertimbangan dan perbandingan mengenai hal-hal yang berhubungan dengan aktivitas perusahaan sebagai evaluasi dalam menentukan kebijakan pengambilan keputusan dibidang ekspor serta sebagai acuan untuk menyusun strategi 3. Bagi Pemerintah Penelitian ini dapat dijadikan dasar dalam pembuatan kebijakan yang berkaitan dengan ekspor,dengan adanya kebijakan tersebut diharapkan dapat membawa angin segar bagi eksportir dan lebih mendorong pada kegiatan ekspor. E. METODE PENELITIAN Suatu penelitian pada dasarnya adalah bagian dari mencari, mendapatkan data dan selanjutnya dilakukan penyusunan dalam bentuk laporan hasil penelitian, supaya proses tersebut dapat berjalan lancar serta hasilnya dapat di pertanggung jawabkan secara ilmiah, maka diperlukan metode penelitian. Metode penelitian mengemukakan secara tertulis tata kerja dari suatu penelitian. Metode ini terdiri dari : 1. Ruang Lingkup Penelitian

21 21 Metode penelitian yang digunakan adalah dengan menggunakan metode penelitian deskriptif. Metode deskriptif merupakan prosedur pemecahan masalah yang diselidiki dengan menggambarkan atau melukiskan keadaan subyek atau obyek penelitian baik itu perseorangan, lembaga, ataupun masyarakat pada suatu komunitas tertentu pada saat sekarang dengan fakta-fakta yang nyata dan sebagaimana adanya jenis penelitian yang digunakan dalam tugas akhir ini adalah analisa deskkriptif mengenai mekanisme ordersheet, waktu penelitian selama 1 bulan mulai tanggal 18 Januari- 18 Februari 2010, lokasi penelitian berada pada di PT. Mondrian yang beralamat di Jl KH Hasyim Klaten. 2. Metode Pengumpulan Data a. Wawancara Wawancara merupakan teknik pengumpulan data dengan mengadakan tanya jawab secara langsumg atau tidak langsung dengan pimpinan perusahaan dan karyawan PT. Mondrian Klaten. b. Studi pustaka Studi pustaka merupakan teknik penyimpanan data dengan mempelajari buku, literatur serta pusataka lainnya yang berkaitan dengan masalah teliti. c. Observasi Observasi dilakukan dengan mengadakan pengamatan langsung mengenai kegiatan yang dilakukan pada PT Mondrian klaten.

22 22 3. Sumber Data a. Sumber data primer Yaitu data yang diperoleh langsung dari sumbernya ini diperoleh dengan cara wawancara langsung pada PT Mondrian yaitu kepala bagian produksi dan pemasaran. b. Sumber data sekunder Yaitu data yang di peroleh dari sumber lain yang berkaitan dengan masalah yang diteliti, Data ini dipeoleh dengan mempelajari bukubuku, literatur, karangan ilmiah dan referensi yang berhubungan dengan masalah yang di teliti.

23 23 BAB II LANDASAN TEORI A. EKSPOR Kegiatan ekspor maupun impor, identik dengan kegiatan jual beli barang biasa, bedanya hanyalah dilakukan dengan bangsa lain, dibayar dengan valuta asing dan memakai bahasa asing (Amir, 2004:1) yang di mengerti kedua belah pihak. Kegiatan ekspor terdapat beberapa pengertian ekspor yaitu sebagai berikut: 1. Ekspor adalah : upaya melakukan penjualan komoditi yang kita miliki kepada bangsa lain atau negara asing, dengan mengharapkan pembayaran dalam valuta asing, serta melakukan komunikasi dengan memakai bahasa asing (Amir, 20004:1). 2. Ekspor adalah : kegiatan mengeluarkan barang dari daerah pabean (pasal 1 ayat 14 UU 10/95 dalam Syarif Arbi, 1999:167). 3. Amir (2000:106) membedakan cara pemasaran barang keluar negara menjadi 2(dua) yaitu barter dan ekspor. Dalam hal ini penulis akan fokuskan ke ekspor. Ekspor yang biasanya dilakukan adalah barang dikirim keluar negeri sesuai dengan peraturan umum yang berlaku, yang ditunjukan kepada pembeli diluar negeri untuk memenuhi suatu transaksi yang sebelumnya sudah diadakan dengan importir diluar negeri, sesuai dengan peraturan yang berlaku maka devisa yang diperoleh dari ekspor

24 24 ini dikuasai oleh pemerintah. Sedangkan eksportir menerima pembayaran dalam mata uang rupiah sesuai dengan penetapan nilai lawan (kurs valuta) valuta asing yang ditentukan dalam bursa valuta. B. Mekanisme Kegiatan Ekspor Mekanisme kegiatan ekspor adalah serangkaian tugas-tugas yang berhubungan dengan waktu dan cara-cara tertentu untuk melaksanakan pekerjaan yang harus diselesaikan dengan menjual barang atau jasa kepada konsumen yang berada diluar negeri dengan melintasi kawasan pabean Indonesia. Prosedur ekspor terdiri dari dua belas (12) langkah, yaitu: 1. Korespondensi Eksportir melakukan korespondensi dengan importir untuk menawarkan dan menegosiasikan komoditi yang akan dijualnya. Dalam surat penawaran barang harus tercantum janis barang, mutu barang, harga barang, syarat-syarat pengiriman, dan sebagainya. 2. Pembuatan Kontrak Dagang Apabila importir menyetujui penawaran yang diajukan oleh eksportir, maka eksportir dan importir membuat dan menandatangani kontrak dagang. Dalam kontrak dagang tercantum hal-hal yang disepakati bersama.

25 25 3. Penerbitan Letter Of Credit Setelah kontrak dagang ditandatangani maka importir membuka L/C melalui bank koresponden dinegaranya dan mengirimkan L/C tersebut ke Bank Devisa yang ditunjuk eksportir di Indonesia. Kemudian Bank Devisa yang ditunjuk memberitahukan diterimanya L/C tersebut kepada eksportir. 4. Mempersiapkan Barang Ekspor Dengan diterimanya L/C tersebut, maka eksportir mempersiapkan barang-barang yang dipesan importir. Keadaan barang-barang yang dipersiapkan harus sesuai dengan persyaratan yang tercantum dalam kontrak dagang dan L/C. 5. Mendaftarkan Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB) Selanjutnya eksportir mendaftarkan Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB) ke Bank Devisa dengan melampirkan surat sanggup barang apabila barang ekspornya terkena pajak ekspor. 6. Pemesanan Ruang Kapal Eksportir memesan ruang kapal ke perusahaan pelayaran atau perusahaan penerbangan. 7. Pengiriman Barang ke Pelabuhan

26 26 Eksportir sendiri dapat mengirimkan barang ke pelabuhan. Pengiriman dan pengurusan barang dapat juga dilakukan oleh perusahaan jasa pengiriman barang yaitu Freight Forwading atau EMKL. Dokumendokumen ekspor disertakan dalam pengiriman barang ke pelabuhan dan ke kapal. 8. Pemeriksaan Bea Cukai/ PEB Di pelabuhan, dokumen ekspor diperiksa oleh pihak Bea Cukai. Apabila diperlukan barang-barang yang akan diekspor diperiksa juga oleh pihak Bea Cukai. Apabila barang-barang dan dokumen yang menyertainya telah sesuai dengan ketentuan maka Bea Cukai menandatangani persyaratan persetujuan muat yang ada pada PEB. 9. Pemuatan Barang ke Kapal Setelah pihak Bea Cukai menandatangani PEB maka barang dapat dimuat ke kapal. Segera setelah barang dimuat ke kapal, pihak pelayaran menerbitkan Bill Of Lading (B/L) yang kemudian diserahkan pada eksportir. 10. Surat Keterangan Asal Barang (SKA) Eksportir sendiri atau perusahaan freight forwading atau EMKL/EMKU melihat pemuatan barangnya dan mengajukan permohonan ke Kantor Departemen Perindustrian dan Perdagangan untuk memperoleh SKA apabila diperlukan. 11. Pencairan Letter Of Credit

27 27 Apabila barang sudah dikapalkan, maka eksportir sudah bisa ke bank untuk mencairkan L/C. Dokumen-dokumen yang diserahkan ke bank adalah B/L, Commercial Invoice, Packing List, dan PEB. 12. Pengiriman Barang ke Importir Barang dalam perjalanan dengan kapal dari Negara eskportir ke pelabuhan negara importir. Dibawah ini adalah bagan prosedur ekspor dan pihak yang terkait dalam kegiatan ekspor: Gambar 2. 1 Bagan Mekanisme Kegiatan Ekspor DALAM NEGERI LUAR NEGERI EKSPORTIR IMPORTIR 1.Korespondensi & Pembuatan kontrak 5.Penyiapan barang 4.Meneruskan L/C 2.Pembukaan L/C 11.Menyiapkan dok. 3.Mengirimkan L/C PRODUKSI BARANG CORESPONDENT/ RECEIVING BANK OPENING BANK 6.Pemesanan kapal 10.Pengiriman dokumen sesuai L/C PELAYARAN/ PENERBANGAN 9.Negoisasi L/C 12.Pengeluaran barang

28 28 7.Pendaftaran & Flatmuat PEB/PEBT 8a.Pengurusan SKA BEA & CUKAI PELABUHAN MUAT INSTANSI PENERBIT SKA 8.Pemuatan barang PENGAPALAN BARANG PELABUHAN TUJUAN Sumber: PPEI, 2009:17 1. Eksportir dan importir melakukan korespondensi, yang diakhiri dengan pembuatan sales contract. 2. Importir mengaplikasikan pembukaan L/C pada bank devisanya diluar negeri atau opening bank. 3. Opening bank mengirim L/C confirmation pada bank korespondensinya diluar negeri untuk memberitahukan pada eksportir. 4. Advising bank memberitahukan kepada eksportir melalui L/C advice. 5. Eksportir mempersiapkan barang. 6. Eksportir memesan ruang kapal pada shipping company. 7. Eksportir mengurus formalitas ekspor, dengan mengisi PEB dan pembayaran pajak ekspor, kemudian PEB difiatmuatkan. 8. Pemuatan barang diatas kapal shipping company memberikan Bill of Lading (B/L) pada eksportir.

29 29 9. Setelah mempersiapkan seluruh dokumen yang dipersyaratkan pada L/C, eksportir menegosiasikan kepada negotiating bank untuk mendapat pembayaran. 10. Pengiriman dokumen L/C dari negotiating bank ke opening bank. 11. Opening bank meneruskan dokumen tersebut kepada importir. 12. Importir menyerahkan dokumen tersebut pada shipping agent untuk ditukarkan dengan delivery cargo. C. ORDERSHEET 1. Pengertian Ordersheet Ordersheet atau Purchase Order merupakan dasar dari eksportir untuk melakukan kegiatan produksi karena semua syarat yang diinginkan oleh pembeli, yang harus dipenuhi oleh eksportir ada didalam ordersheet. Secara harfiah purchase berarti pembelian dan order diartikan sebagai pesanan (Pruchase Order) (Edward G. Heinkel, 1994:165). Jadi ordersheet atau Puchase Order menurut Heinkel G. Erward dalam bukunya Dictionary of International Trade adalah pesanan pembelian. Sedangkan menurut Amir MS. dalam bukunya Kontrak Dagang Ekspor tahun 2002:32 mengartikan ordersheet atau purchase order sebagai suatu pernyataan persetujuan (akseptasi) dari importir atas penawaran eksportir yang sifatnya mengikat secara hukum. Ordersheet atau purchase order adalah pernyataan resmi yang diterbitkan oleh pembeli kepada penjual yang dalam pernyataan itu

30 30 dilengkapi dengan segala syarat dan kondisi dari transaksi yang akan dilakukan (Edward G Hinkel, 1985:165). Berdasarkan pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa ordersheet atau purchase order (PO) merupakan bukti tertulis yang menyatakan bahwa pembeli benar-benar berminat melakukan jual beli. Dalam ordersheet atau purchase order (PO) tertulis secara lengkap informasi yang diinginkan pembeli tentang barang yang dipesan, jumlahnya, harganya baik harga satuan maupun harga total, kapan barang dikirim, tujuan barang, cara pembayaran, syarat penyerahan barang, volume dan catatan lain bila ada. Dengan diterimanya ordersheet atau purchase order maka penjual akan memproduksi barang seperti yang dipesan oleh pembeli. Seandainya didalam ordersheet atau purchase order (PO) terdapat hal-hal yang tidak disetujui oleh penjual, maka penjual akan menolak purchase order (PO) tersebut dengan cara mengirim kembali ordersheet atau purchase order (PO) disertai dengan konfirmasi penolakan purchase order itu sendiri mempunyai kekuatan seperti halnya sales contract. Penjual akan melakukan proses produksi sampai barang siap untuk dikirim berdasarkan purchase order (PO). Jadi penjual melakukan aktivitas ekspor dengan menjadikan purchase order (PO) sebagai pedoman (Amir, 2000:23). 2. Proses Ordersheet

31 31 Ordersheet atau Purchase Order mempunyai proses tidak mudah karena ada beberapa tahapan yang harus dilalui untuk ordersheet bisa terbit dari pembeli kepada penjual. Di dalam ordersheet terdapat syarat-syarat yang di inginkan oleh kedua belah pihak. Adapun mekanisme terbitnya ordesheet dari pembeli kepada penjual adalah sebagai berikut: GAMBAR 2.2 PROSES ORDERSHEET Sumber : ICC Guide to Business Eksport Import E K S P O R T I R 1 3 PROMOSI INQUIRY OFFERSHEET ORDERSHEET TT 2 4 I M P O R T I R Menurut gambar tersebut, proses ordersheet melalui tahapan sebagai berikut: 1. Eksportir mempromosikan komoditas yang diekspornya melalui promosi seperti pameran dagang, iklan dikoran, majalah, radio, maupun televisi, baik diluar negeri maupun didalam negeri atau melalui badan-badan khusus urusan promosi ekspor seperti Badan

32 32 Pengembangan Ekspor Nasional (BPEN), Lembaga Penunjang Ekspor (LPE), Kamar Dagang dan Industri Indonesia (Kadin Indonesia), Atas Perdagangan RI di tiap kedutaan besar asing yang ada di jakarta, Kamar Dagang dan Industri negara asing di Jakarta dan kota-kota besar lainnya di Indonesia seperti : American Chamber of Commerce (AMCHAM), China External Trade Association (CETRA), Japan External Trade Organization (JETRO), Korea Trade Agency (KOTRA), dan lain-lain. Tujuan promosi adalah untuk menarik minat calon importir terhadap komoditas yang akan diekspor 2. Importir yang berminat mengirimkan surat permintaan harga atau letter of inquiry kepada eksportir. Letter of Inquiry lazimnya berisikan permintaan penawaran harga dengan memberitahukan mutu barang yang diinginkan, kuantum yang dibeli, harga satuan dan total harga dalam valuta asing (US$ atau lainnya), waktu pengiriman (shipment date), nama pelabuhan tujuan yang diinginkan. 3. Eksportir memenuhi permintaan importir dengan mengirimkan surat penawaran harga yang lazimnya disebut offersheet, offersheet berisikan keterangan sesuai permintaan importir, seperti uraian barang, mutu, kuantum, waktu penyerahan, harga dan tempat penyerahan barang, syarat pembayaran, wktu pengapalan, cara pengepakan barang, brosur, dan bila perlu contoh barang yang ditawarkan. Penawaran itu juga menyebutkan apakah penawaran bersifat free offer ataukah frim offer. Free offer (penawaran bebas)

33 33 dipadang dari sudut hukum akan dianggap tetap berlaku sampai pada waktu penawaran tersebut dibatalkan. Sedangkan frim offer (penawaran tetap), dipadang dari sudut hukum tidak beda dengan penawaran lainnya, namun bila ada alasan untuk mempertahankan penawaran tersebut untuk jangka waktu tertentu, maka hal itu mengikat pihak yang menentukan batas waktu. 4. Setelah mempelajari dengan seksama offersheet dari eksportir, importer menempatkan surat pesanan dalam bentuk ordersheet atau purchase order yang berisi tentang uraian barang, harga barang, jumlah barang yang dipesan, kapal barang dikapalkan, tujuan yang dikirim, sistem pembayaran yang akan dilakukan dan yang terpenting adalah syarat penyerahan barang (Amir MS:2002:52). D. SYARAT PENYERAHAN BARANG ATAU INCOTERMS 2000 Syarat penyerahan barang yang terdapat dalam ordersheet bisa disebut incoterms (international term), pertama kali dibuat oleh kamar dagang internasional (international chamber of commerce) tahun 1962 dan terakhir incoterm 2000 (Sudjiono:catatan perkuliahan:transportasi Ekspor Impor). Incoterm mempunyai arti yang penting karena didalamnya terdapat kewajiban penjual (eksportir) dan kewajiban pembeli (importir) untuk menanggung biaya asuransi, ongkos angkut, mempertanggungjawabkan resiko

34 34 kehilangan ataupun kerusakan barang dan incoterm juga berisi tentang tempat penyerahan barang yang dipesan. Produk yang dipesan harus diserahkan oleh eksportir kepada importir sesuai dengan tempat yang sudah ditentukan, sehingga penjual ataupun pembeli harus memahami berbagai jenis incoterm yang ada. Hal ini penting karena untuk menghidari resiko nonpayment yang disebabkan oleh penjual yang tidak menyerahkan barang sesuai dengan tempat yang diminta pembeli yang telah tertera didalam ordrsheet. Pengetahuan tentang jenis incoterm bagi pihak penjual juga penting karena jenis incoterm tertentu yang digunakan dalam kesepakatan bisnis yang tertuang didalam ordersheet tersebut dapat digunakan sebagai tolok ukur dalam kalkulasi harga jual agar pihak jual mendapat laba yang diinginkan. Ada banyak jenis incoterm yang digunakan dalam kegiatan ekspor impor, untuk lebih jelasnya peneliti akan menjelaskan tentang jenis incoterm dan kewajiban penjual serta kewajiban pembeli. Diterjemahkan dari : INCOTERMS 2000, Mulai berlaku sejak 1 Januari 2000, Jakarta, 14 November 1999Sumber (diolah) : Amir MS, 2000: Ex Works (ExW)..(disebut nama tempat) Ex Works berarti bahwa penjual melakukan penyerahan barang, bila tidak menempatkan barang untuk pembeli di tempat kediaman penjual atau tempat lain yang ditentukan (yakni tempat kerja, pabrik, gudang,dll), belum diurus formalitas ekspornya dan juga tidak memuat ke atas kendaraan pengangkut manapun.

35 35 Syarat ini merupakan kewajiban yang paling ringan bagi penjual, dan pembeli wajib memikul semua biaya dan resiko yang terkait dengan kewajiban untuk mengambil barang dari tempat penjual. Namun bila pihak-pihak terkait menginginkan penjual bertanggung jawab untuk memuat barang pada saat pemberangkatan dan memikul semua resiko dan biaya pemuatan itu, maka hal ini harus dijelaskan dengan cara menambahkan kata-kata yang tegas dalam kontrak jual-beli, Syarat ini jangan dipakai bila pembeli tidak mungkin mengurus formalitas ekspor, baik secara langsung maupun tidak langsung. Dalam hal seperti ini, maka sebaiknya dipakai syarat FCA, asal saja penjual setuju bahwa dia akan melakukan pemuatan barang atas biaya dan risikonya sendiri. 2. Free Carrier (FCA).. (disebut nama tempat) Free Carrier berarti bahwa penjual melakukan penyerahan barang, yang sudah mendapat ijin ekspor, kepada pengangkut ditunjuk pembeli di tempat yang disebut. Harus dicatat bahwa pemilihan tempat penyerahan mempunyai dampak pada kewajiban muat bungkar barang. Jika penyerahan terjadi di tempat penjual, maka penjual bertanggung jawab untuk memuat. Jika penyerahan terjadi di tempat lain, penjual tidak bertanggung jawab untuk membongkar.

36 36 Syarat ini dapat dipergunakan tanpa memandang jenis alat angkut, termasuk alat angkut aneka wahana. Pengangkut berarti setiap orang dalam kontrak angkutan yang bertanggung jawab untuk mengangkut atau menjamin mengangkut dengan kereta api, jalan raya, udara, laut, sungai, atau dengan kombinasi dari alat angkut itu. Jika pembeli menunjuk orang selain dari pengangkut untuk menerima barang. maka penjual dianggap telah memenuhi kewajibannya menyerahkan barang bila barang telah diserahkan kepada orang itu. 3. Free Alongside Ship (FAS)...(disebut nama kapal pelabuhan pengapalan) Free Alongside Ship berati bahwa penjual melakukan penyerahan barang, bila barang itu ditempatkan disamping kapal di pelabuhan pengapalan ( Port Of Loading) yang disebut. Ini berarti pembeli menanggung biaya dan resiko hilang atau kerusakan yang timbul saat barang tiba di samping kapal. Syarat FAS menuntut penjual mengurus formalitas ekspor. Syarat ini berlawanan dengan versi incoterm sebelumnya yang menuntut pembeli untuk mengurus formalitas ekspor. Namun bila pihak-pihak terkait menginginkan supaya pembeli mengurus formalitas ekspor, maka hal ini harus ditegaskan dengan cara menambahkan kata yang tegas dalam kontrak jual-beli. Syarat ini hanya dapat dipakai untuk angkatan laut dan sungai saja.

37 37 4. Free On Board (FOB)...(disebut nama pelabuhan pengapalan). Free On Board berarti bahwa penjual menyerahkan barang bila barang melewati pagar kapal dipelabuhan pengapalan yang disebut. Ini berarti pembeli wajib memikul semua biaya dan risiko atas kehilangan dan kerusakan barang mulai dari titik itu. Syarat FOB menuntut penjual untuk mengurus formalitas ekspor. Syarat ini hanya dapat dipakai untuk angkutan laut dan sungai saja. Jika pihak-pihak terkait tidak bermaksud untuk menyerahkan barang melewati pagar kapal, maka syarat FCA yang harus dipakai. 5. Cost And Freight (CFR) (disebut nama pelabuhan tujuan) Cost And Freight berarti bahwa penjual melakukan penyerahan barang bila barang melewati pagar kapal di pelabuhan pengapalan. Penjual wajib membayar biaya-biaya dan ongkos angkut yang perlu untuk mengangkut barang sampai ke pelabuhan tujuan yang di sebut. Tetapi risiko hilang atau ke rusakan atas barang, termasuk setiap biaya tambahan sehubungan dengan peristiwa yang terjadi setelah waktu penyerahan, berpindah dari penjual kepada pembeli. Syarat CFR menuntut penjual untuk mengurus formalitas ekspor. Syarat ini hanya dapat dipakai untuk angkutan laut dan sungai saja. Jika pihakpihak terkait tidak bermaksud melakukan penyerahan.

38 38 6. Cost Insurance And Freight (CIF) ( disebut nama pelabuhan tujuan ) Cost Insurance And Freight berarti bahwa penjual melakukan penyerahan barang bila barang itu melewati pagar kapal dipelabuhan pengapalan. Penjual wajib membayar semua biaya dan ongkos angkut yang perlu untuk mengangkut barang sampai ke pelabuhan yang di sebut. Tetapi risiko hilang atau ke rusakan atas barang, termasuk setiap biaya tambahan sehubung dengan peristiwa yang terjadi setelah waktu penyerahan, berpindah dari penjual kepada pembeli. Namun, dalam syarat CIF penjual wajib pula menutup asuransi angkutan laut terhadap risiko rugi atau kerusakan barang atas barang yang mungkin diderita pembeli selama barang dalam perjalanan. Berkenan dengan hal itu, penjual wajib menutup asuransi dan membayar premi. Pembeli perlu mencatat bahwa dengan syarat CIF penjual diwajibkan menutup asuransi hanya dengan syarat pertangggungan minimal. Jika pembeli menginginkan perlindungan terhadap barang yang lebih besar, maka pembeli perlu ada suatu kesepakatan dengan penjual secara tegas, atau pembeli sendiri harus mengurus tambahan itu. Syarat CIF menuntut penjual untuk mengurus formalitas ekspor. Syarat ini hanya dipakai untuk angkutan laut dan sungai. Jika pihak-pihak terkait tidak bermaksud untuk menyerahkan barang melewati pagar kapal, maka syarat CIF yang harus dipakai.

39 39 7. Carriage Paid To (CPT) ( disebut nama tujuan ). Carriage Paid To berarti bahwa penjual menyerahkan barang kepada pengangkut yang ditunjuknya sendiri, tetapi penjual wajib pula membayar ongkos angkut yang perlu untuk mengangkut barang sampai ketempat tujuan yang disebut. Ini berarti pembeli memikul resiko dan membayar setiap ongkos yang timbul setelah barang diserahkan secara demikian. Carrier berarti setiap orang yang mengadakan kontrak angkutan bertanggung jawab melakukan atau menjamin terlaksananya pengangkutan kereta api, jalan darat, udara, laut, sungai atau dengan kombinasi dari alat angkut itu. Sekiranya dipakai pengangkut pengganti untuk meneruskan pengangkutan sampai ketempat tujuan yang dijanjikan, maka resiko (penjual) berakhir bila barang telah diserahkan kepada pengangkut pertama. Syarat CPT mewajibkan penjual mengurus formalitas ekspor. Syarat ini boleh dipakai untuk alat angkut apa saja, termasuk alat angkut aneka wahana (multimodal transport). 8. Carriage and Insurance Paid To (CIP)..( disebut nama tempat tujuan ) Carriage and Insurance Paid To berarti bahwa penjual menyerahkan barang kepada pengangkut yang ditunjuk sendiri tetapi penjual wajib pula membayar ongkos angkut yang perlu untuk mengangkut barang sampai ketempat tujuan yang disebut. Ini berarti pembeli memikul semua resiko dan

40 40 membayar setiap ongkos yang timbul setelah barang diserahkan secara demikian. Namun dalam hal CIP, penjual wajib menutup asuransi terhadap resiko rugi dan kerusakan atas barang yang menimpa pembeli selama barang dalam perjalanan. Pembeli perlu mencatat bahwa dengan syarat CIP, penjual dituntut untuk menutup asuransi hanya dengan syarat minimum. Sekiranya pembeli menginginkan perlindungan yang lebih besar, maka pembeli perlu mengadakan persetujuan dengan penjual secara tegas atau pembeli sendiri harus mengurus asuransi tambahan itu. Carrier berarti setiap orang yang mengadakan kontrak angkutan bertanggung jawab melakukan atau menjamin terlaksananya pengangkutan kereta api, jalan darat, udara, laut, sungai atau dengan kombinasi dari alat angkut itu. Sekiranya dipakai pengangkut pengganti untuk meneruskan pengangkutan sampai ketempat tujuan yang dijanjikan, maka resiko (penjual) berakhir bila barang telah diserahkan kepada pengangkut pertama. Syarat CIP mewajibkan penjual mengurus formalitas ekspor. Syarat ini boleh dipakai untuk alat angkut apa saja, termasuk alat angkut aneka wahana (multimodal transport). 9. Delivered At Frontier (DAF) ( disebut tempat ). Delivered At Frontier berarti bahwa penjual menyerahkan barang bila barang telah ditempatkan kedalam kewenangan pembeli pada saat

41 41 datangnya alat angkut, belum dibongkar, sudah diurus formalitas ekspornya, namun belum diurus formalitas impornya, ditempat atau pada titik yang disebut wilayah perbatasan, tetapi belum memasuki wilayah pabean dari negara yang bertetangga. Istilah frontier boleh dipakai untuk daerah perbatasan mana saja, termasuk perbatasan dari Negara pengekspor itu sendiri. Oleh karena itu, penting skali untuk merumuskan secara tepat tentang perbatasan dengan selalu menyebut titik dan tempat dalam syarat itu. Namun, bila pihak-pihak terkait menginginkan penjual untuk bertanggung jawab membongkar barang dari alat angkut yang baru dan memikul semua resiko serta biaya pembongkaran, maka hal ini harus dibuat sejelas-jelasnya dengan menambahkan kata-kata yang tegas dalam kontrak jual-beli bersangkutan. Syarat ini boleh dipakai untuk alat angkut apa saja bilamana barang harus diserahkan di perbatasan daratan. Bila penyerahan itu harus dilakukan dipelabuhan tujuan, di atas kapal, atau di dermaga, dipakai syarat DES dan DEQ. 10. Delivered Ex Ship (DES).. (disebut nama pelabuhan tujuan ) Delivered Ex Ship berarti penjual menyerahkan barang bila barang itu ditempatkan kedalam kewenangan pembeli diatas kapal, belum diurus formalitas impornya, dipelabuhan tujuan yang disebut. Penjual wajib memikul semua biaya dan resiko yang terkait dengan pengangkutan barang sampai kepelabuhan tujuan yang disebut sebelum

42 42 dibongkar. Bila pihak-pihak terkait menginginkan penjual memikul biaya dan resiko pembongkaran barang, maka sebaiknya dipakai syarat DEQ. Syarat ini hanya dapat dipakai bila barang akan diserahkan melalui laut atau sungai atau dengan alat aneka wahana di atas kapal di pelabuhan tujuan. 11. Delivered Ex Quay (DEQ).. (disebut nama pelabuhan tujuan). Delivered Ex Quay berarti penjual menyerahkan barang bila barang dalam kewenangan pembeli di atas dermaga, belum diurus formalitas impornya, dipelabuhan tujuan yang disebut. Penjual wajib memikul semua biaya dan resiko yang terkait dengan pengangkutan barang sampai kepelabuhan tujuan yang disebut dan membongkar barang di atas dermaga. Syarat DEQ menuntut pembeli mengurus formalitas impor dan membayar biaya resmi, bea masuk, pajak, dan biaya-biaya yang dipungut atas impor. Syarat ini merupakan kebalikan dari versi incoterms sebelumnya yang mengharuskan penjual mengurus formalitas impor Jika pihak-pihak terkait menginginkan semua atau sebagian dari biaya pengimpornya atau barang menjadi tanggungan pihak penjual. Maka hal ini harus dijelaskan dengan cara menambahkan kata-kata yang tegas dalam kontrak jual-beli. Syarat ini hanya dapat dipakai bila barang akan diserahkan melalui laut, sungai, atau alat angkut aneka wahana yang dibongkar dari suatu kapal dari atas dermaga di pelabuhan tujuan. Namun bila pihak-pihak terkait

43 43 menginginkan untuk memasukan menjadi tanggung jawab penjual, semua resiko dan biaya pengelolaan barang mulai dari dermaga ke tempat-tempat lain (gudang, terminal, stasiun angkutan, dll) dalam kawasan pelabuhan atau di luar kawasan, dipakai syarat DDU atau DDP. 12. Delivery Duty Unpaid (DDU).. (disebut nama tempat tujuan) Delivery Duty Unpaid berarti penjual menyerahkan barang kepada pembeli, belum diurus formalitas impornya, dan belum dibongkar dari atas alat angkut yang baru datang ditempat tujuan yang disebut. Penjual wajib memikul semua biaya dan resiko yang terkait dengan pengangkutan barang tersebut sampai kesana, kecuali bea masuk (istilah ini termasuk tanggung jawab mengurus formalitas pabean, pembayaran biaya resmi atau formalitas, bea masuk, pajak, dan biaya lainnya) yang diperlukan di negara tujuan. Bea masuk semacam itu harus di pikul oleh pembeli termasuk oleh semua biaya dan resiko yang disebabkan oleh kegagalan pengurus formalitas impor pada waktunya. Namun bila pihak-pihak mennginginkan penjual yang akan mengurus formalitas kepabeanan dan memikul biaya dan resiko yang ditimbulkan, termasuk biaya impor lainnya, maka hal ini harus ditegaskan dengan cara menambahkan kata-kata yang jelas dalam kontrak jual-beli. Syarat dapat dipakai untuk alat angkut apa saja, tetapi bila penyerahan barang akan dilakukan di pelabuhan tujuan di atas kapal atau di atas dermaga dipakai syarat DES dan DEQ.

44 Delivered Duty Paid (DDP)..(disebut tempat tujuan) Delivered Duty Paid berarti penjual menyerahkan barang kepada pembeli, sudah diurus formalitas impornya, namun belum dibongkar dari atas alat angkut yang baru datang ditempat tujuan yang disebut. Penjual wajib memikul semua biaya dan resiko yang terkait dengan pengangkutan barang sampai ke sana, termasuk tanggung jawab mengurus bea masuk (istilah ini termasuk tanggungjawab mengurus formalitas pabean, pembayaran biaya resmi, atau formalitas, bea masuk, pajak, dan biaya lainnya yang diperlakukan di negara tujuan). Sementara syarat EXW menggambarkan tanggung jawab yang minimal dari penjual, maka syarat DDP memberikan gambaran suatu tanggungjawab yang maksimal kepada penjual. Syarat janganlah dipakai bila penjual tidak mungkin memperoleh izin impor. Namun, bila pihak-pihak terkait ingin mengeluarkan dari tanggungjawab penjual beberapa jenis biaya yang dikenakan atas impor barang (seperti Pajak Pertambahan Nilai atau VAT ), maka hal ini harus dijelaskan dengan cara menambahkan kata-kata yang tegas dalam kontrak jual-beli. Bila pihak-pihak terkait menginginkan pembeli yang akan memikul semua resiko dan biaya pengimporan ini, maka dipakai syarat DDU.

45 45 Syarat ini boleh dipakai untuk jenis alat angkut mana saja, tetapi bila penyerahan barang akan dilakukan dipelabuhan tujuan di atas sebuah kapal atau di atas dermaga, maka dipakai syarat DES atau DEQ. E. DOKUMEN-DOKUMEN DALAM ORDERSHEET Dalam proses ordersheet, diperlukan dokumen-dokumen sebagai berikut: 1. Introduction letter. Sebesar apapun potensi produk yang akan diekspor tetapi harus diperkenalkan dengan pasar atau peminat posisi produk itu untuk mencapai target penjualan, yang menguntungkan kedua belah pihak. Pada umunnya media yang digunakan adalah surat menyurat atau lebih dikenal dengan korespondensi karena penjual dan pembeli berdomisili di dua negara yang berbeda. Media korespondensi dipilih kerena relatif murah jika dibandingkan dengan negosiasi tatap muka yang mengharuskan pertemuan kedua belah pihak dari negara yang berbeda dan pada akhirnya hasil negosiasi juga dikonfirmasikan pada bentuk tertulis. Hakekat dari korespondensi adalah pertukaran informasi mengenai produk yang diperdagangkan dan tawar menawar, syarat-syarat perdagangan termasuk didalamnya delivery, packing, payment, dan lain-lain. Seiring kemajuan zaman, korespondensi dapat dilakukan dengan cara pengiriman , teleks ataupun faksimeli (Mery Maryati:Pelatihan Ekspor Costing And Pricing).

46 46 Langkah yang pertama didalam korespondensi dengan calon pembeli adalah penjual mengirimkan introduction letter kepada calon pembeli melalui , faksimeli atau melalui teleks bahkan surat biasa. Pada intinya introduction letter atau surat pengenalan diri dari penjual kepada pembeli yang berisi tentang informasi mengenai produk yang akan dijual dengan disertai katalog produk, brosur, contoh barang ataupun foto barang tersebut. Introduction letter dikirim oleh penjual kepada pembeli dengan tujuan agar penjual dapat memperkenalkan produknya kepada calon pembeli sehingga calon pembeli bisa memahami spesifikasi produk tersebut. Pemahaman terhadap spesifikasi produk oleh pembeli adalah hal yang penting karena dapat meminimumkan resiko perbedaan persepsi tentang jenis produk, keunggulan produk, ukuran dan kualitas barang ekspor yang ditawarkan oleh penjual. Peneliti akan menyertakan sebuah contoh introduction letter, yang ditulis oleh PT. SINAR ELEKRONIKA (penjual) kepada HILTON HOTEL Ltd (calon pembeli). Contoh introduction letter akan berisi tentang hal-hal yang seharusnya ditulis dalam sebuah introduction letter. Contoh introduction letter adalah sebagai berikut Sumber : Amir MS :2004:27 : Jakarta : 17 Agustus 2000 No. : 01/UK/2000 Subject : Electric Warmer PT. SINAR ELEKTRONIKA Jl. Kenari 17 Jakarta Pusat Indonesia Messrs, HILTON HOTEL (London) Ltd 13, Euston Road London C-4 Dear sir, Here is an information about a brand new product-food and towel electric warmer sinar brand.

47 47 2. Inquiry Calon pembeli menyatakan minatnya dengan mengirim letter of inquiry yang meminta eksportir menawarkan produknya dengan permintaan jumlah, quality, pelabuhan tertentu. Adapun tujuan surat pernyataan minat adalah agar calon pembeli mengetahui informasi lebih lengkap mengenai : 1. Mutu barang ekspor 2. Waktu penyerahan barang ekspor 3. Kuantum barang ekspor 4. Contoh barang, serta keterangan lainnya dari komoditas yang di promosikan ( Mery Maryati : Pelatihan Ekspor Costing And Pricing).

48 48 Penyampaian inquiry dari calon pembeli kepada eksportir dapat dilakukan dengan melalui teleks, faksimeli, surat biasa bahkan bisa langsung melalui telepon, teleconference. Letter of inqury adalah surat pernyataan minat yang dibuat oleh calon importir yang ditujukan kepada eksportir yang berisi permintaan harga dari barang yang dipromosikan oleh eksportir tersebut (Amir MS, 2002:18). Contoh letter of inquiry adalah sebagai berikut : TRAYO TRADING COMPANY Ltd. Kokusay Building Marunouci Chiyoda-ku Tokyo,Japan July 24, 1986 PT XYZ Jalan Nusantara No.1 Jakarta-Indonesia. Dear Sir, Subject : inquiry of X Machines We have beeninformend by your commercial attache here in tokyo, that your company is realible, X Machines produces We are very interested to import those X Machines to japan and therefore, please