ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN TUNAI DAN PENJUALAN KREDIT PT. KENTANIX SUPRA INTERNATIONAL

Transkripsi

1 1 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN TUNAI DAN PENJUALAN KREDIT PT. KENTANIX SUPRA INTERNATIONAL SK RIP SI Oleh : Andrian Hery Affandi ( ) Hanes ( ) Kwan Ming Tjun ( ) Kelas /Kelompok : 08PAA / 08 Univer sitas Bina Nusantara Jakarta 2005

2 2 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN TUNAI DAN PENJUALAN KREDIT PT. KENTANIX SUPRA INTERNATIONAL SK RIP SI Diajukan sebagai salah satu syarat untuk gelar k esarjan aan pada Jur usan Sistem Informasi Program Studi Komputerisasi Akuntasi Jenjang Pendidikan Strata-1 Oleh : Andrian Hery Affandi ( ) Hanes ( ) Kwan Ming Tjun ( ) Kelas /Kelompok : 08PAA / 08 Univer sitas Bina Nusantara Jakarta 2005

3 3 Universitas Bina Nusantara Abstrak Jur usan Sistem Informasi Program Studi Komp uterisasi Ak untansi Skripsi Sarj ana Komputer Semester VIII tahun 2004/2005 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN TUNAI DAN PENJUALAN KREDIT PT. KENTANIX SUPRA INTERNATIONAL Andrian Hery Affandi ( ) Hanes ( ) Kwan Ming Tjun ( ) Kelas /Kelompok : 08PAA / 08 Tujuan Pem buatan skrip si untuk m en ganalisa sistem inform asi penjualan tunai dan penjualan kredit PT. Kentanix supra International untuk m en getahui kelemahan-kelemahan yang terdapat pada sistem tersebut, kemudian merancang sistem informasi p enjualan tunai dan penjualan kredit unt uk m en gatasi kelemahankelemahan pada sistem tersebut. Metode yang digunakan adalah Metode penelitian lapangan, metode pustaka, dan metode peran can gan. Setelah melakukan wawancara dan mem peroleh data, maka dilakukan analisis terhadap data tersebut yang berguna untuk perancangan sistem yang baru. Dalam m erancan g sistem yang dilak ukan pem buatan diagr am aliran data, kamus data, diagram entitas, bagan terstr uktur, sp esifikasi m odul serta rancan gan masukan dan k eluar an. Hasil y an g dipero leh adalah Pengisisan data masih mengunakan tulisan tangan atau manual, dokumen yang tidak prenumbered, tidak adanya informasi mengenai piutang yang jatuh tempo dan tidak adanya laporan-laporan yang lebih rinci dan k uran gnya informasi yang dilaporkan kepada m anajemen, dan juga tidak adanya bagian penagihan. Kesimpulannya adalah Pengisisan secara manual mempunyai tingkat kesalahan yang cukup tinggi, terjadinya duplikasi nomor yang sama pada surat yang berbeda sehingga manajemen sulit mencari dokumen yang diinginkan, tidak adanya informasi mengenai piutang jatuh tempo sehingga sering terjadi keterlambatan penagihan, laporan yang dihasilkan kurang mendukung pengambilan keputusan manajemen. Kat a Kunci Analisis, Perancangan, Sistem Informasi, Penjualan Tunai dan Penjualan Kredit

4 4 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Bel akan g Perkembangan dunia usaha saat ini berkembang sangat pesat, hal ini menyebabkan semakin besarnya persaingan para pengusaha bisnis dalam merebut pasar dan pelanggan, salah satu kebut uhan terpenting manusia adalah tempat tinggal atau rumah, dan salah satu keberhasilan suatu perusahaan yang ber gerak di bidan g properti yait u terletak pada keberhasilan per usahaan dalam melakuk an transak si p enjualan dan pen gen dalian piutan g untuk mendapatkan keuntungan. Penjualan merupakan hal yang sangat penting dalam bagi kelangsun gan hidup perusahaan. Pada beberapa per usah aan untuk menin gkatkan penjualan dilak uk an baik den gan tunai maupun kredit, den gan adany a kegiatan penjualan secara kredit maka akan menimbulkan piutang dagang dan apabila penjualan dilakukan secara tunai maka tidak akan menimbulkan piutang dagang. Proses Penjualan dan Piutang Dagang merupakan salah satu kegiatan sehari-hari dunia usaha yang menghasilkan informasi, untuk mengatasi hal tersebut m aka diperluk an suatu SI berbasis com puter yang baik, sehin gga dapat memberikan informasi yang cepat dan akurat. PT. Kentanix Supra Internasional adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang penjualan property rumah. Dimana pengolahan data dan administrasi penjualan dan piutang dilakukan secara manual. Dengan adanya kelemahan-kelemahan ataupun masalah-masalah yang terdapat pada PT.Kentanix Supra Internasional penulis berusaha merancang suatu sistem informasi penjualan dan piutang yang terkomputerisasi dengan harapan dapat memberikan manfaat bagi pihak manajemen perusahaan dalam mengambil keputusan. 1.2 Ruang Lingkup Ruan g Lingk up penelitian pada skrip si ini adalah per ancan gan Sistem Inform asi penjualan t unai dan penjualan kr edit pada PT. Kentanix Supra Internasional dengan r uan g lin gk up : Analisis sistem penjualan pada transaksi penjualan secara kredit dan penjualan tunai yang dimulai dari penerimaan pesanan,pem buatan faktur sampai dengan pembuatan laporan-laporan penjualan kepada manajemen. Laporan-

5 5 laporan penjualan meliputi laporan penjualan persales, laporan penjualan perpelanggan, laporan penjualaan KPR, dan laporan penjualan Tunai Analisis Sistem Informasi dim ulai dari terjadinya transaksi penjualan kredit, sampai dengan pelunasan kredit pemilikan rumah beserta penyusunan laporanlaporan mengenai piutang dagan g kepada m anajem en. Laporan piutan g m elip uti laporan piutang pelanggan, laporan piutang jatuh tempo, laporan piutang KPR. 1.3 Tujuan dan Manfaat Penelitian Tujuan penelititan adalah : Membantu mencari solusi dan kelemahan-kelemahan pada sistem penjualan dan piutang yang sedang berjalan. Merancang sistem informasi penjualan dan piutang yang lebih baik pada PT. Kentanix Supra Internasional Manfaat Penelitian adalah : Menyediakan informasi yang baik, cepat, dan akurat pada PT.Kentanix Supra Internasional sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Mem udahkan m anajem en dalam pen gam bilan k ep utusan kh ususnya dalam hal pen jualan dan piutan g per usahaan. 1.4 Metodologi Penelitian Dalam metodologi penelitian, untuk mendapatkan data dan teori-teori pendukung, penulis melakukannya dengan 3 metode yaitu: 1. Metode Penelitian Lap an gan Penelitian lapangan ditempuh dengan melalui dua cara yait u : 1. Teknik wawancara Penulis mengadakan wawancara langsung dengan pihak perusahaan m engenai kon disi per usahaan dan sistem yang berjalan. 2. Teknik Observasi Penulis Mengadakan penelitian terhadap prosedur-prosedur yang berhubungan dengan penjualan dan piutang dagang. 2. Metode Pustaka Penelitian ini dilakukan dengan membaca buku-buku atau sumber-sum ber lainnya yan g dapat melen gkap i yang sudah ada untuk m emecahkan masalah. 3. Metode Perancangan

6 6 Dalam skrispsi ini metode yan g digun akan adalah p erancan gan den gan tahap-tahap sebagai berik ut: Pembuatan DFD (Data Flo wdiag ram ) terstruktur Pembuatan kamus data Pembuatan data base Pembuatan pseudocode Pembuatan ERD (entity relationship diagram ) Pembuatan bagan terstruktur 1.5 Sistem atika Penulisan Sistematika pen ulisan skripsi in i terdiri dari 5 bab. Isi bab tersebut secara gar is besar adalah sebagai ber ikut: Bab 1. Pendahuluan Pada Bab ini diur aikan m en genai latar belakan g, r uan g lin gk up, tujuan dan manfaat, m etodologi p enelitian dan sisitematika pen ulisan. Bab 2. Landasan Teori Dalam Bab in i, diuraikan tentang teori-teori dasar atau umum atas def inisi dari teori-teori pendukung unt uk pendekatan pemecahan masalah, serta landasan teori yang berkaitan dengan sistem informasi penjualan dan piutang. Bab 3. Sistem yang sedang berjalan Dalam Bab ini, berisi uraian singkat mengenai sejarah berdirinya perusahaan, gam baran umum sistem yang sedang berjalan, struktur organisasi perusahaan dan uraian tugas, tata laksana sistem, diagram alir an data dan masalah yang ditimbulkan serta usulan pemecahannya. Bab 4. Rancangan Sistem Yang Diusulkan Dalam Bab ini, berisikan tata laksana sistem dan diagram aliran data sistem informasi p enjualan dan piutang yan g diusulkan, k amus data, bagan terstr uktur, spesifikasi proses, spesifikasi database, rancangan masukan dan keluaran, diagram hubungan entitas dan rancangan implementasi. Bab 5. Kesimpulan dan Saran Pada Bab ini, berisikan kesimpulan dari pembahasan yang telah dilakukan dalam bab- bab sebelumnnya, dan saran- sar an yan g berguna bagi PT.Kentanix Supra Internasional.

7 7 BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Teori-teori umum Pengertian sistem Menurut Mulyadi (2001,p3): sistem adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan yang lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk m encapai t ujuan tertentu Pengertian inform asi Menurut McLeod yang diterjemahkan oleh Teguh, H.(2001,p15): informasi adalah data yang telah diproses atau data yang memiliki arti Pengertian sistem inform asi Menurut Wilkinson yang diterjemhakan oleh Agus maulana(1993,p4): sistem inform asi a dalah suat u keran gk a kerja den gan sum ber daya m an usia dan komputer yan g dikoordinasikan ut uk m engubah m asukan data m enjadi keluaran informasi gun a m encapa i sasaran perusahaan Kualitas informasi Menurut Jogiyanto(2000,p30): kualitas dari sistem informasi tergantung dari tiga hal, yaitu informasi harus akurat( accura te), tepat pada wakt uny a( tim ely basis) dan relavan( relevan ce) Komponen utama sistem inform asi Menurut Mulyadi(2001,p11-14): komponen utama dari sistem informasi adalah sebagai berikut: o Blok masukan (input block) Masukan adalah data yan g dim asukkan kedalam sistem inform asi berserta metode dan media yan g digunak an untuk m enangkap dan m emasukkan data tersebut ke dalam sistem. Masukan ter diri dari transaksi, permintaan, pertanyaan, p erintah dan pesan o Blok model (m odel block) Block model terdiri dari logico-mathematical models yang mengolah masukan dan data yang di simpan den gan ber bagai m acam cara untuk memproduksi hasil yang dikehendaki atau keluaran. o Blok keluaran (output block)

8 8 o o o Keluaran suat u sistem merupakan faktor utama yang menentukan blokblok lain sistem informasi. Keluaran dapat berupa informasi yang bermutu dan dok um en unt uk suatu tingkat m anajem en dan sem ua pemakai informasi, baik pem akai intern maupun pemakai luar or ganisasi. Blok teknologi (technology block) Teknologi menangkap masukan, dan menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkandan menyampaikan keluaran, serta mengen dalikan seluruh sistem. Blok basis data (database block) Basis data merupakan tempat untuk m enyimpan data yang digunakan untuk melayani kebutuhan pemakai informasi Blok pengendalian (control block) Blok pengendalian merupakan blok unt uk menjamin perlindungan, integritas, dan kelancaran jalannya sistem informasi Pengertian sistem inform asi akuntansi Menurut Widjajanto(2001,p4): sistem informasi akuntansi adalah susunan berbagai formulir catatan, peralatan, termasuk komputer dan perlengkapannya serta alat komunikasi, tenaga pelaksanaannya, dan laporan yang terkoordinasikan secara er at yan g didisain untuk m entrasform asikan data keuan gan menjadi inform asi yan g dibut uhkan m anajem en Alur sistem informasi akuntansi Menurut Widjajanto(2001,p16): alur sistem informasi akuntansi terpengal menjadi 2 bagian, yaitu: A. Daur operasional, yang merupakan daur dari mulai terjadinya transaksi atau kejadian-kejadian ekonomis sampai terekamnya transaksi tersebut kedalam bent uk dok umen. Daur opr asioan ini pada um umnya terbagi kedalam 4 daur atau subsistem, yaitu: 1. Daur atau subsistem pendapatan (revenue cycle) yan g m encak up k egiatan penjualan, barang atau jasa yang merupakan faktor output atau produk perusah aan.

9 9 2. Daur atau subsistem pengeluaran ( expenditure scyle) yang mencakup kegiatan pengadaan bah an bak u, baran g dagangan, bah an pem bantu, berikut biaya faktor input lainnya. 3. Daur atau subsistem produk (product cyle) yang mencakup kegiatan manufaktur yang mengubah bahan baku menjadi produk. 4. Daur atau subsistem keuangan (finance cyle) yang mencakup kegiatan penerim aan dan pengeluar an uan g sebagai akibat dari daur pendapatan, pengeluaran, dan produksi. B. Daur penyusunan laporan yait u daur yang mengubah dokumen-dokumen hasil rekaman transaksi yang berasal dari daur oprasional menjadi laporan, baik dalam bentuk laporan keuangan untuk p ihak eksternal, m aup un laporan manajemen yang dit ugaskan untuk pihak internal perusahaan (manajemen) Pengertian analisis sistem Menurut McLeod yang diterjemahkan oleh Teguh, H.(2001,p190): analisis sistem adalah penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem baru atau diperbaiki Pengertian perancangan sistem Menurut Mulyadi(2001,p151): perancangan sisem adalah proses penterjemahan kebutuhan pemakai informasi kedalam alternatif rancangan sistem informasi yang diajukan k epada p emakai untuk dipertim ban gkan Pengertian sistem pengendalian intern Menurut Mulyadi(2001,p171): pengendalian intern adalah suatu proses yang di jalankan oleh dewan komisaris, manajemen, dan personal lain yang di disain untuk mem berikan keyak inan m emadai tentan g pencapaian 3 golongan berikut ini : 1. Kehan dalan laporan keuangan 2. Kepat uhan terhadap huk um dan per aturan y an g berlak u 3. Efektivitas dan efesiensi op erasi Langkah-langkah untuk merancang sistem Menurut Jogiyanto(1995,p211): perancangan sistem terbagi menjadi beberapa tahap: 1. Tahap perancangan model sistem informasi secara umum 2. Tahap perancangan keluaran secara umum

10 10 3. Tahap perancangan masukkan secara um um Terdapat 3 tahap, yait u: A. Perancangan data capture B. Penyiapan data C. Dat a entry 4. Tahap perancan gan data base secara umum 5. Tahap perancangan teknologi perangkat keras 6. Tahap perancangan teknologi perangkat lunak 7. Tahap perancangan net work 8. Tahap perancangan kontrol 2.2 Teori-teori khusus Pengertian penjualan Menurut Arifin(2000,p163): sale (penjualan) adalah transfer hak atas barang untuk mendapatkan sumber dan lainnya, seperti kas atau janji untuk membayar kas Jenis-jenis penjualan Menur ut Niswon ger, Warren, Reeve, dan f ess yang diterjem ahkan oleh Alfonsis Sirait, M. Bus (1999,p ): pendapatan dari penjualan barang dagang biasanya di identifikasi pada buku besar sebagai penjualan. Perusahaan bisa m enjual baran g dagan g secara t unai maup un per usah aan mugkin melakukan penjualan secara kredit Fungsi yang terkait dalam sistem penjualan kredit Menurut Mulyadi(2001,p ): fungsi yang terkait dalam sistem penjualan kredit adalah: A. Fungsi penjualan B. Fungsi kredit C. Fun gsi gudang D. Fungsi pengiriman E. Fungsi penagihan F. Fungsi akuntansi Dokumen yang di gunakan dalam sistem penjualan kredit Menurut Mulyadi(2001,214): dokumen-dokumen yang di gunakan dalam prosedur penjualan kredit adalah:

11 11 A. Surat order pengiriman dan tembusan B. Faktur dan tembusannya C. Rekapitalasi harga pokok penjualan D. Bukti memorial Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penjualan kredit Menurut Mulyadi(2001,p218): catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penjualan kredit adalah: A. Jurnal p enjualan B. Kart u p i ut ang C. Kart u p erse dia an D. Kartu gudang E. Jurnal um um Contoh jurnal atas transaksi penjualan A. Pejualan t unai Kas xxx Penjualan xxx B. Penjualan Kredit Piutan g dagan g xxx Penjualan xxx Jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit Menurut Mulyadi(2001,p ): jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit adalah: A. Prosedur order penjualan B. Prosedur penjualan kredit C. Prosedur pengiriman D. Prosedur penagihan E. Prosedur pencatatan piutang F. Prosedur distribusi penjualan G. Prosedur pencatatan harga pokok penjualan Unsur pengendalian intern dalam sistem penjualan kredit Menurut Mulyadi(2001,p ): untuk merancang unsur-unsur pengendalian intern yang diterapkan dalam sistem penjualan kredit, unsur pokok pengendalian intern terdiri dari: A. Or gani sasi

12 12 B. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan C. Praktek yang sehat Pengertian piutang Menurut Niswonger, Warren, Reeve dan Fess yang diterjemahkan oleh Alfonsis Sirait, M. Bus (1999,p34): piutang adalah penjualan barang atau jasa secara kredit Dokumen pokok yang digunakan sebagai dasar pencatatan piutang Menurut Mulyadi(2001,p258): dokumen pokok yang digunakan sebagai dasar pencatatan kedalam kartu piutang adalah: A. Faktur penjualan B. Bukti kas masuk C. Memo kredit D. Bukti memorial Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat piutang Menurut Mulyadi(2001,p260): catatan akun yang digunakan untuk mencatat transaksi yan g m enyangkut piutan g adalah: A. Jurnal p enjualan B. Jurnal retur penjualan C. Jurnal um um D. Jurnal penerimaan kas E. Kart u p i ut ang Contoh jurnal atas pembayaran piutang Jurnal atas pem bayaran piutang adalah Kas xxx Piutan g dagan g xxx Metode pencatatan piutang Menurut Mulyadi(2001,p261): pencatatan piutang dapat dilakukan den gan salah satu dari metode berikut ini: A. Metode konvensional B. Metode postin g lan gsung k edalam kartu piutang atau pernyataan p iutang C. Metode pencatatan tanpa buku pembantu D. Metode pencatatan den gan menggun akan komputer Pengertian piutang tak tertagih

13 13 Menurut Horngren, Sundem, dan Elliott(1998,265): piutang tak tertagih adalah piutang dari pelanggan kredit baik karena tidak dapat atau tidak m au mem bayar Metode untuk mencatat piutang tak tertagih Menur ut Niswon ger, Warren, Reeve, dan f ess yang diterjem ahkan oleh Alfonsis Sirait, M. Bus(1999,p327): terdapat dua metode akuntansi untuk m encatat piutan g yang di p erkirak an tidak akan tertagih yaitu : 1. Metode Penyisihan (allowance m ethod) 2. Metode pen ghapusan langsun g (direct write-off method) Standar kredit Menur ut Niswon ger, Warren, Reeve, dan f ess yang diterjem ahkan oleh Alfonsis Sirait, M. Bus(1999,p326): standar kredit digunakan oleh banyak perusahaan unt uk memutuskan pelanggan mana yang pantas mendapatkan kredit dan seberapa besar kredit yang dapat mereka terima. Penentuan standar kredit m enghar uskan per usahaan untuk menilai kredibilitas atau kualitas kredit pelanggan. Secara tradisional, penilaian kredibilitas pelanggan melibatkan pertimbangan atas 5K, masing-masing dari K tersebut akan dijelaska sebagai berikut: A. Karakt er. B. Kapasitas C. Kapital D. Kolatera l E. Kondisi

14 14 BAB 3 ANALISIS SISITEM YANG BERJALAN 3.1 Sejarah Singkat Perusahaan PT. Kentanix Supra Internasion al (PT Kentanix) didirikan pada tanggal 27 October 1980 berdasarkan akta notaris Samsul Hadi,SH di Jakarta. Akta perusahaan di perbaharui oleh notaris yang sama pada tanggal 09 October Akta perusahaan dilegalisir oleh Menteri Kehakiman dengan surat keputusan No. Ya. 5/239/1 tertanggal 20 Maret Pada tanggal 24 December 1997, saham kapital resmi bernilai Rp. 40 miliar meliputi saham yang bernilai Rp per unit saham. Saham kapital yang telah dimiliki dan diterbitkan terdiri dari Rp. 30 miliar didasarkan oleh Akta notaris nomor.105 yang dibuat oleh Irawan Soerodjo, SH. Pem egang Saham dan Str uktur Manajem en PT GLASSANTO PT BAD RA ARTA PT PANCA MUARA JAYA PT B ATU 4.37% 51.83% 31.25% 12.55% PT KENTANIX SUPRA INTERNA TIONA L Struktur Manajemen Jajaran Komisaris Komisaris Jajaran Dikert ur Direkt ur : KRISHNAN RABINDRA SJARIF YUDI WIJAYA : SENTOT SUDARYONO MARTANEGARA SHALIM

15 Man Aku St Ac 15 PT KENTANIX SUPRA INTERNASIONAL KABUPATEN BEKASI KABUPATEN TANGERANG TERMASUK CILEGON DAN LEBAK KABUPATEN BOGOR DAN SEKITARNYA Vila Nusa Inda h 1 Parahu Villa Bogor Indah 1 Villa Nusa Indah 2 Sukam anah Villa Bogor Indah 2 Villa Nusa Indah 3 Bumi Maja Wiratam a Bumi Mutiara 1 Taman Krakatau Bumi Mutiara 2 Griya Permaya Asri 3.2 Struktur Organisasi Perusahaan

16 16 Komisaris Direktur GM.Marketing Gm T ekn ik GM.Akunting & K euangan Marketing Pertanahan PIMPRO Umum& P.R Personalia Keuangan Akunting Ass Promosi Ass Sales SP V D ata Marketing Supervisor Legal Site Site Supervisor Keuangan Supervisor Akunting EDP Sale Data Marketing Pertanahan Legal Teknik Proyek Teknik Proyek Umum Teknik Pusat Personalia Keuanga Acc Gambar 3.1. Strukur Organisasi PT.Kentanix Supra International

17 18 Berikut ini akan diuraikan tugas, wewenang dan tanggung jawab bagian-bagian diatas: Job Description. Direkt ur o Bertanggung jawab atas keseluruhan operasional perusahaan dalam skala strategis dalam rangka mencapai tujuan strategis jangka pendek dan jangka panjang bagi perusahaan. o Memberi pertanggung-jawaban kepada Komisaris. o Memberi pertanggung-jawaban kepada Dewan Pemegang Saham dalam RUPS. General (Marketing, Tehnik, Akunting & Keuangan) o Menentukan tujuan manajerial bagi masing-masing Departemen baik jangka pendek maupun jangka panjang. o Mengkoordinasi serta memonitor para dalam melaksanakan tugas-t ugas yang diberikan o Bertanggung jawab kepada Direktur (Pertanahan, Pimpro, Umum, Personalia, Keuangan, Akunting) o Melaksanakan aplikasi tujuan manajerial masing-masing Departemen baik jangka pendek maupun jangka panjang. o Mengkoordinasikan serta memonitor para Assisten dan Supervisor dalam melaksanakan t ugas-tugas yang diberikan o Bertanggung jawab kepada General. Asisten & Supervisor (Promosi, Sales, Data, Legal, Site,, Keuangan, Akunting) o Membantu dalam melaksanakan tugas-tugas o Mengkoordinasi serta memonitor para dalam melaksanakan tugas-t ugas yang diberikan o Bertanggung jawab kepada. (Sales, Data Marketing, Pertanahan, Legal, Teknik Proyek, Tekhnik Pusat, Umum, Personalia, Keuangan, Akunting, EDP)

18 19 o Melaksanakan t ugas-tugas operasional sehari-hari o Bertanguung jawab kepada Asisten /Supervisor 3.3 Tata Laksana Sistem Yang Sedang Berjalan PT Kentanix Supra Internasional melakukan penjualan dengan 4 cara, yaitu: penjualan tunai langsung, penjualan t unai bertahap, penjualan kredit Bank DP bertahap dan penjualan kredit Bank DP langsung yang dikelola oleh pihak Bank. Dasar-dasar prosedur penjualannya adalah sebagai berikut : Penjualan T unai Langsung, Penjualan Tunai Bertahap, KPR DP Langsung, dan KPR DP Bertahap. 3.5 Permasalahan yang di hadapi 1. Pengisian data pembeli ke dalam Surat Persetujuan Pembelian asli masih menggunakan t ulisan tangan. Setelah penjualan diset ujui dan pelanggan membayar kepada sales.maka bagian Administrasi Marketing akan mengisikan data-data pem beli ke dalam Surat Persetujuan Pembelian yang asli. Pengisian Surat Perset ujuan Pem belian yang asli seharusnya tidak di t ulis dengan tulisan tangan.karena manusia mempunyai tingkat kesalahan yang cukup tinggi. Hal ini terjadi karena perusahaan belum mempunyai suatu otomasi dalam pengisian Surat Persetujuan Pembelian.Kesalahan karena pengisian faktur seharusnya dapat diminimalkan dengan otomasi. 2. Dokumen yang tidak prenumbered Formulir yang digunakan perusahaan tidak mempunyai nomor urut tercetak.dokumen-dokumen tersebut seperti :surat persetujuan pembelian,voucher,tanda terima sementara. Seharusnya dokumen-dokumen tersebut mempunyai nomor urut yang tercetak.hal ini dimaksudkan agar perusahaan dapat mengawasi semua transaksi keuangan yang terjadi dalam perusahaan melalui pengawasan penggunaan formulir yang merupakan media bagi otorisasi transaksi yang terjadi. 3. Sistem yang berjalan tidak menghasilkan informasi mengenai piutang yang akan jatuh tempo, sehingga sering terjadi keterlam batan penagihan piutang.

19 20 4. Laporan-laporan yang dihasilkan oleh sistem saat ini kurang membantu manajemen dalam membuat keputusan sehingga dalam pengambilan keput usan yang dilakukan pihak manajemen kurang akurat. 5. Tidak adanya Bagian penagihan sehingga pembayaran yang dilakukan oleh pelanggan sering tidak tepat waktu. 3.6 Pemecahan Masalah Melihat permasalahan yang di hadapi diatas, maka kami mengusulkan beberapa alternative pemecahan masalah, sebagai berikut: 1. Sebaiknya terdapat suatu otomasi dalam pengisian data pembeli ke dalam dokumendokumen.dengan adanya otomasi maka kesalahan dapat diminimalkan. 2. Sebaiknya formulir yang digunakan menggunakan nomor urut tercetak.dengan adanya hal ini maka pertanggungjawaban dari bagian yang terkait dapat diminta. 3. Membuat batas waktu pembayaran yang jelas agar pelanggan dapat melakukan pembayaran pada saat jatuh tempo.dalam hal ini,sistem dapat menampilkan pelanggan yang piutangnya telah jatuh tempo dan membuat surat penagihan unt uk dit ujukan kepada pelanggan. 4. Dibuatnya laporan-laporan tambahan yang menyajikan informasi yang berguna untuk manajemen dalam pengambilan keputusan. Adapun laporan-laporan yang diusulkan adalah: Laporan Piutang jat uh tempo Laporan Penjualan Kredit Company Laporan Pelanggan Laporan Piutang Pelanggan Laporan Stat us booking dan Uang Muka Laporan Stat us Pem bayaran (Tunai Langsung, T unai Bertahap, Kredit DP langsung,dan Kredit DP Bertahap) 5. Dibuatnya bagian penagihan yang berfungsi unt uk memberikan surat penagihan ke pelanggan. Dan juga Bagian credit control bertugas unt uk menganalisa pelanggan yang akan melakukan pembelian secara kredit company.

20 21 BAB 4 RANC ANGAN SIS TEM YANG DIUS ULKAN Setelah memahami dan menganalisis sistem yang berjalan seperti yang telah di uraikan dalam bab 3, maka pada bab 4 ini akan dirancang suatu sistem bar u yang diharapkan dapat mengatasi masalah-masalah yang dihadapai oleh sistem yang lama. 4.1 Rancangan Struktur Organisasi Perusahan Perubahan utama dalama rancangan ini adalah penambahan bagian penagihan dan credit control yang bertanggung jawab kepada GM. Akunting dan Keuangan.. Dihalaman berikut ditampilkan struktur organisasi yang baru. 4.2 Bagan Aliran Dokumen Mengam barkan aliran dokumen pada sistem yang ada. Sekaligus fungsifungsi yang terkait dalam penggunaan dalam dokumen tersebut. Perubahan terjadi pada : 1. Penjualan Tunai langsung, bertahap, kredit DP langsung dan juga Kredit DP bertahap pada saat penyerahan uang ke perusahaan yait u ditambahkannya sat u surat yang bernama Kwitansi pada saat dilakukan pembayaran oleh konsumen kepada Perusahaan, Hal ini berguna unt uk sebagai tanda bukti atas pem bayaran kepada pihak perusahaan. 2. Pada Penjualan Tunai bertahap dan juga Kredit dengan DP Bertahap ditambahkan bagian Penagihan yang berfungsi untuk memberitahukan ke pada pelanggan waktu jatuh tempo pembayaran yang harus dilakukan oleh pelanggan tersebut. 3. Kami juga mengusulkan Penjualan kredit company. Pada halaman berikut akan ditampilkan bagan aliran dokumen yang diusulkan.

21 23 Komisaris Direktur GM.Marketing Gm Teknik GM.Akunting & Keuangan Ass Promosi Marketing Ass Sales SPV Data Marketing Pertanahan Supervisor Legal PIMPRO Site Site Umum& P.R Personalia Keuangan Supervisor Keuangan Akunting Supervisor Akunting EDP credit control Sale Data Marketing Pertanahan Legal Teknik Proyek Teknik Proyek Umum Teknik Pusat Personalia Keuanga Acc St af penagihan Credit analyst Gambar 4.1. Strukur Organisasi PT.Kentanix Supra Internasional Yang Diusulkan

22 Rancangan keluaran yang dihasilkan oleh sistem ini adalah 1. Dokumen yang terdiri dari: - Tanda Terima Sementara (TTS) - Surat Persetujuan Pembelian(SPP) - Payment Voucher (PV) - Receipt Voucher (RV) - Surat Kontrak Kredit (SKK) - Surat Tolakan Kredit (STK) - Surat Kontrak KPR (SKKPR) - Surat Tolakan KP R (ST KKP R) - Kwitansi - Form Pembiayaan (FP) - Surat Penagihan Down Payment (SPDP) - Surat Tagihan Cicilan Kredit (STCK) 2. Laporan yang terdiri dari: - Laporan Stock Rumah - Laporan Stat us Pem bayaran - Laporan Penjualan PerPelanggan - Laporan Penjualan Persales - Laporan Penjualan T unai - Laporan Penjualan Kredit - Laporan Penjualan KPR - Laporan Piutang KPR - Laporan Piutang Pelanggan - Laporan Piutang Jatuh Tempo - Laporan Analisis Piutang Tak Tertagih

23 Rancangan Menu Transaksi Surat Perset ujuan Pem belian 25

24 26 Rancangan Menu Transaksi Piutang Bank Rancangan Menu Transaksi Piutang Pelanggan

25 27 BAB 5 KES IMPULAN DAN S ARAN 5.1 Kesimpulan Dari Pembahasan yang dilakukan pada Bab sebelumnya, dapat di simpulkan sebagai ber ikut : 1. Pengisian data Pembeli ke dalam Surat Persetujuan Pembelian asli masih secara manual, karena pengisian secara manual mempunyai tingkat kesalahan yang cukup tinggi. 2. Dokumen yang dibuat dalam pembuatan penomoran di lakukan secara manual, sehingga banyak Dokumen yang mempunyai nomor yang sama, yang membuat Manajemen susah mencari dokumen yang diinginkan. 3. Sistem yang berjalan tidak menghasilkan informasi mengenai piutang yang akan jatuh tempo, sehingga terjadi keterlamabatan penagihan piutang. 4. Laporan-Laporan yang di hasilkan oleh sistem saaat ini kurang membant u manajemen dalam membuat keputusan sehingga dalam pengambilan keputusan yang dilakukan pihak manajemen kurang akurat. 5. Tidak adanya Bagian Penagihan sehingga pembayaran yang dilakukan oleh pelanggan sering tidak tepat waktu. 5.2 Saran. Untuk menghasilkan sistem informasi penjualan tunai dan penjualan kredit yang lebih baik,maka terdapat beberapa alternatif yang disarankan antara lain: 1. Sistem yang dirancang ini dapat diterapkan dan dikembangkan sesuai dengan perkembangan usaha perusahaan yang berkaitan dengan penanganan penjualan tunai dan penjualan kredit agar sistem ini dapat berfungsi sebagaimana mestinya 2. Pihak manajemen perlu memantau aktivitas perusahaan dengan mengevaluasi laporan-laporan yang dihasilkan agar dapat melakukan penilaian terhadap hasil yang telah di capai perusahaan selama periode tersebut. 3. Dengan sistem yang diusulkan diharapkan perusahaan dapat mengatur pengendalian intern terhadap transaksi-transaksi yang terjadi di perusahaan. 4. Pelatihan karyawan dalam memakai aplikasi program perusahaan.

26 28 5. Menambah performa aplikasi sistem perusahaan sesuai dengan perkembangan teknologi saat ini.

27 29 Daftar Pustaka Ariffin, J. (2000). Trik Akuntansi Dengan Doc Easy Accounting dan MYOB Accounting. Jakarta: Penerbit PT Flex Media Komputindo. Bodnar, G. H. & Hopwood, W. S. (2000). Sistem Akuntansi dan Informasi, edisi-ketiga Terjemahan Jusuf, A. A. & Tambunan, R. M. Salemba Empat, Jakarta. Horngren, C. T, Harrison, W. T, Robinson, M. A, & Secokusumo (1997). Akuntansi di Indonesia, buku-1. Terjemahan Kosasih, R. Salemba Empat, Jakarta Jugiyanto, H. M. (2000). SI Berbasis Komputer (edisi-2), Yogyakarta: Penerbit BPFE. McLeod, R. Jr. (2001). Sistem Informasi Manajemen, Jilid-1. Terjemahan Teguh, H. Penerbit PT. Prehallindo, Jakarta. Mulyadi (2001). Sistem Akuntansi. Edisi-5. Universitas Gajah Mada, STIE. Niswonger, C. R, Warren, C. S, Reeve, J. M. dan Fess, P. E (1999). Prinsip-Prinsip Akuntansi, edisi ke-19, Jiid-1. Penerbit Erllanga, Jakarta. Senn, James A (1999). Analysis and Design of Information System. McGraw Hil, Singapura. Supriyono, R. A (2001) Akuntansi Manajemen 2 ; Struktur Pengendalian Manajemen, Edisi Pertama. Penerbit BPFE,Yogyakarta. Widjajanto, N (2001). Sistem Informasi Akuntansi. Penerbit Erllanga, Jakarta Wikinson, J. W. (1993). Sistem Akuntansi dan Informasi, edisi-ketiga Terjemahan Maulana, A. Penerbit Binarupa Aksara, Jakarta.

28 30 Riwayat Hidup Nama : Andrian Hery Affandi Tempat, Tanggal Lahir : Jakarta, 24 September 1983 Jenis Kelamin : Pria Alamat : Jl. DI Panjaitan No.2, GG Remaja III Cip. Besar Utara Jakarta Telepon : (021) Pendidikan Formal SD Kristen Berkat, Jakarta SMP Kristen Berkat, Jakarta SMA Cahaya Sakti, Jakarta Universitas Bina Nusantara, Jakarta

29 31 Riwayat Hidup Nama : Kwan Ming Tjun Tempat, Tanggal Lahir : Jakarta, 28 September 1982 Jenis Kelamin : Pria Alamat : Jl. Bukit Duri Tanjakan No.49 Bukit Duri Jakarta Telepon : (021) Pendidikan Formal SD PAX, Matraman, Jakarta SMP Marsudirini, Matraman, Jakarta SMA Budhaya 1 Santo Agustinus, Jakarta Universitas Bina Nusantara, Jakarta

30 32 Riwayat Hidup Nama : Hanes Tempat, Tanggal Lahir : Medan, 14 Januari 1984 Jenis Kelamin : Pria Alamat : Jl. KavPolri Blok F7, No 1571B Jelambar Jakarta Telepon : (021) Pendidikan Formal SD Bhinneka T unggal Ika, Jakarta SMP Bhinneka Tunggal Ika, Jakarta SMA Dharma Jaya, Jakarta Universitas Bina Nusantara, Jakarta