BAB I PENDAHULUAN. 1.1 Latar Belakang. Setiap perusahaan dalam melakukan produksinya akan

Transkripsi

1 BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Setiap perusahaan dalam melakukan produksinya akan membutuhkan barang/jasa, tidak terkecuali PT Pertamina (Persero) RU IV Cilacap yang merupakan unit pengolahan terbesar milik PT Pertamina (Persero). Barang/jasa akan diperoleh dengan pengadaan barang/jasa yang pada dasarnya dilaksanakan secara kompetitif dan terbuka dengan mengikutsertakan calon Penyedia Barang/jasa yang memenuhi syarat berdasarkan kemampuan dan kinerja yang sesuai dengan yang diharapkan. Beberapa metode yang digunakan PT Pertamina (Persero) antara lain: Pelelangan, Pemilihan Langsung, Penunjukan Langsung, Strategic Sourcing, Pembelian Langsung (Cash & Carry), dan Swakelola. Area luas yang dimiliki RU IV membuat setiap kegiatan produksinya menjadi lebih berhati-hati. Oleh karena itu pengadaan barang/jasa yang dilakukan pun harus efektif dan efisien. Dalam rangka pelaksanaan pengadaan barang/jasa perusahaan yang efektif dan efisien, RU IV memenuhi biaya operasionalnya melalui Uang Muka Kerja (UMK). Uang Muka Kerja (UMK) adalah pembayaran kepada penerima UMK sebagai dana yang akan digunakan untuk keperluan pelaksanaan operasional Perusahaan. 1

2 Uang Muka Kerja (UMK) di PT Pertamina (Persero) RU IV Cilacap sendiri dibagi menjadi dua yaitu secara Swakelola dan Pengadaan Barang/jasa secara Cash & Carry. Swakelola merupakan pelaksanaan pengadaan barang/pekerjaan jasa yang direncanakan, dikerjakan dan diawasi sendiri dengan menggunakan tenaga sendiri, alat sendiri, atau upah borongan kerja. Sedangkan Cash & Carry merupakan merupakan pelaksanaan pengadaan/pekerjaan jasa yang pengadaannya atau pekerjaannya dilaksanakan oleh Fungsi Pengadan dengan volume nilai uang sesuai ketentuan yang berlaku. Pembayaran Uang Muka Kerja (UMK) yang dilakukan PT Pertamina (Persero) RU IV Cilacap antara lain pembelian sparepart, pengadaan workshop, gathering, jamuan tamu, dan lain-lain. Kegiatan yang dilakukan dengan Uang Muka Kerja ini memiliki anggaran sebesar Rp ,-. Jika ada kelebihan dana di akhir kegiatan, maka dana harus dikembalikan ke perusahaan. Sistem pembayaran Uang Muka Kerja (UMK) di PT Pertamina (Persero) RU IV Cilacap dilakukan berdasarkan Tata Kelola Organisasi Permintaan Uang Muka Kerja dan Pertanggunggjawaban secara Swakelola serta Pengadaan Barang/jasa secara Cash & Carry dan Tata Kelola Organisasi Pemotongan Kompensasi Pekerja atas Uang Muka Kerja yang Belum Dipertanggungjawabkan. Tata Kelola Organisasi ini dikeluarkan oleh PT Pertamina (Persero). 2

3 Sistem pembayaran Uang Muka Kerja (UMK) di PT Pertamina (Persero) RU IV Cilacap dapat dibagi menjadi 2 prosedur, yaitu Prosedur Permintaan, dan Pertanggungjawaban Uang Muka Kerja (UMK). Permintaan Uang Muka Kerja (UMK) dilakukan dengan penyerahan dokumen-dokumen syarat oleh penerima UMK yang kemudian akan diverifikasi oleh Fungsi Account Payables (AP). Setelah lolos verifikasi, Fungsi Account Payables (AP) akan memberikan perintah pada Fungsi Cash untuk mengirim/mentransfer uang atau memberikan cek pada penerima Uang Muka Kerja (UMK) serta mengirimkan request pembukuan UMK pada Fungsi Shared Processing Center (SPC). Pertanggungjawaban Uang Muka Kerja (UMK) dilakukan dengan menyerahkan dokumen pertanggungjawaban UMK, pungutan pajak, dokumen pendukung antara lain: PO, invoice atau kuitansi bermaterai cukup, bukti pembayaran sah lainnya dan faktur pajak (jika ada) kepada Fungsi Account Payables (AP). Fungsi Account Payables (AP) akan melakukan verifikasi dokumen Pertanggungjawaban UMK. Kemudian meneruskannya ke Fungsi Cash dan Fungsi Tax, serta mengirim request pembukuan ke Fungsi Shared Processing Center (SPC). Indikator dan ukuran keberhasilan Proses Pertanggungjawaban Uang Muka Kerja pada PT Pertamina Pertanggungjawaban UMK telah tertulis dalam TKO Permintaan Uang Muka Kerja dan Pertanggunggjawaban secara Swakelola serta Pengadaan Barang/jasa secara Cash & Carry. 3

4 Pertanggungjawaban UMK hendaknya dilakukan dengan tepat waktu guna kelancaran operasional perusahaan. Pertanggungjawaban UMK memiliki batas waktu maksimal 10 hari setelah kegiatan/pengadaan barang/jasa dilaksanakan. Akan tetapi berdasarkan rekap data UMK tahun yang dilakukan penulis pada saat melaksanakan kerja praktik/magang, cukup banyak kasus UMK yang belum dipertanggungjawabkan hingga batas waktu maksimal yang telah ditentukan di RU IV. Selain itu kemungkinan penyerahan dokumen pertanggungjawaban yang salah (Nominal di PO tidak sesuai dengan bukti bayar, tidak adanya otorisasi) serta kesalahan input oleh Penerima UMK juga memicu keterlambatan Proses Pertanggungjawaban UMK. Berdasarkan uraian diatas, peneliti akan melakukan analisis mengenai keterlambatan proses pertanggungjawaban UMK pada PT Pertamina (Persero) RU IV Cilacap dan membahas masalah diatas untuk tugas akhir dengan judul Analisis Keterlambatan Proses Pertanggungjawaban Uang Muka Kerja pada PT Pertamina (Persero) RU IV Cilacap. 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang yang telah dijelaskan, peneliti merumuskan beberapa permasalahan sebagai berikut: 4

5 Bagaimana kesesuaian pelaksanaan pertanggungjawaban Uang Muka Kerja PT Pertamina (Persero) RU IV Cilacap terhadap kebijakan pertanggungjawaban Uang Muka Kerja pada Pedoman Permintaan Uang Muka Kerja PT Pertamina (Persero)? 1.3 Tujuan Penulisan Tujuan yang ingin dicapai dari penulisan ini : Untuk mengetahui kesesuaian pelaksanaan pertanggungjawaban Uang Muka Kerja PT Pertamina (Persero) RU IV Cilacap terhadap kebijakan pertanggungjawaban Uang Muka Kerja pada Pedoman Permintaan Uang Muka Kerja PT Pertamina (Persero) 1.4 Manfaat Penulisan Hasil penulisan ini diharapkan dapat memberikan manfaat bagi semua pihak, antara lain sebagai berikut : Sebagai sarana untuk menambah pengetahuan mengenai pertanggungjawaban Uang Muka Kerja Dapat digunakan sebagai referensi bagi berbagai pihak untuk mengadakan penulisan lebih lanjut mengenai pertanggungjawaban Uang Muka Kerja (UMK). 5

6 1.5 Kerangka Pemikiran Kerangka penelitian Tugas Akhir merupakan garis besar penyusunan yang dimaksudkan sebagai perantara yang mengungkapkan jalan pikiran penulis dalam memahami penyusunan Tugas Akhir secara keseluruhan. Berikut ini adalah gambaran alur berpikir penulis: 6

7 Keterlambatan pertanggungjawaban Uang Muka Kerja Observasi dan Pengamatan Tata Kerja Organisasi Permintaan Uang Muka Kerja dan Pertanggungjawaban secara Swakelola serta pengadaan barang/jasa secara Cash and carry Pedoman Permintaan Uang Muka Kerja Prosedur Pertanggungjawaban Uang Muka Kerja Kebijakan Pertanggungjawaban Uang Muka Kerja Membuat bagan alir dari keseluruhan prosedur sehingga dapat dipahami dengan lebih jelas Kesesuaian Pelaksanaan Pertanggungjawaban UMK terhadap Kebijakan Terkait Observasi dan Pengamatan Wawancara Melakukan analisis berdasarkan observasi dan wawancara Kesimpulan Saran Gambar 1. Kerangka Pemikiran 7

8 1.6 Sistematika Penulisan Bagian Awal 1. Halaman Sampul 2. Halaman Persetujuan 3. Halaman Pernyataan Orisinalitas (Keaslian Penulisan TA) 4. Halaman Kata Pengantar 5. Halaman Daftar Isi 6. Halaman Daftar Tabel 7. Halaman Daftar Gambar/Grafik 8. Halaman Daftar Lampiran 9. Halaman Intisari/Abstrak Bagian Inti 1. BAB I PENDAHULUAN Dalam bab pendahuluan dibahas mengenai latar belakang, rumusan masalah, tujuan penulisan, manfaat penulisan, dan kerangka penulisan. 2. BAB II GAMBARAN UMUM PENULISAN Dalam bab ini dibahas tentang kondisi umum, tinjauan pustaka, metodologi penulisan, dan data dan/atau sumber data. 3. BAB III ANALISIS DAN PEMBAHASAN 8

9 Dalam bab ketiga ini membahas mengenai analisis keterlambatan proses pertanggungjawaban UMK pada PT Pertamina (Persero) RU IV Cilacap. 4. BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN Dalam bab terakhir ini dibahas tentang kesimpulan dari penulisan tugas akhir dan saran Bagian Akhir 1. DAFTAR PUSTAKA 2. LAMPIRAN 9