FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI KESUKSESAN DAN KEGAGALAN SISTEM INFORMASI DI ORGANISASI (STUDY DI BADAN PUSAT STATISTIK)

Transkripsi

1 Page1----Tugas MK SIM FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI KESUKSESAN DAN KEGAGALAN SISTEM INFORMASI DI ORGANISASI (STUDY DI BADAN PUSAT STATISTIK) TUGAS MATA KULIAH SISTEM INFORMASI MANAJEMEN Dosen : Dr. Ir. Arif Imam Suroso, M.Sc(CS) Disusun oleh : Imam Wahyudi NRP. (P ) SEKOLAH PASCA SARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2013

2 Pagei----Tugas MK SIM KATA PENGANTAR Alhamdulillah, dapat menyelesaikan Tugas Makalah Sistem Informasi Manajemen sebagai bahan untuk melatih diri dan mengembangkan wawasan berpikir yang adaptif, adapun makalah ini berjudul Faktor-faktor yang mempengaruhi kesuksesan dan kegagalan Sistem Informasi di Organisasi. Makalah ini merupakan materi mata kuliah SIM yang diaplikasikan pada suatu organisasi. Data maupun teori diperoleh dari literatur, website dan sumber lainnya. Terimakasih pada semua pihak yang ikut memberikan masukan sehingga makalah ini dapat terselesaikan. Wassalam. Penyusun

3 DAFTAR ISI BAB 1. PENDAHULUAN Latar Belakang Maksud dan Yujuan 2 BAB II TINJAUAN PUSTAKA Sistem Informasi Manajemen Peranan Sistem Informasi Dalam Bisnis 7 BAB III PEMBAHASAN Implementasi Sistem Informasi Mengelola Implementasi Sistem Informasi Kesuksesan Sistem Informasi Mengukur Kesuksesan Sistem Informasi Kegagalan Sistem Informasi Penyebab Kesuksesan dan Kegagalan Sistem Informasi Tantangan dari rekayasa bisnis Sistem Informasi di BPS IT Resource 20 BAB IV KESIMPULAN 22 DAFTAR PUSTAKA 23 Pageii----Tugas MK SIM

4 Page1----Tugas MK SIM BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Informasi adalah sesuatu yang teramat penting dan berharga dalam sebuah organisasi dewasa ini. Informasi yang akurat dan cepat dapat sangat membantu tumbuh kembangnya sebuah organisasi, maka dari itu, pengelolaan informasi dipandang penting demi kelancaran sebuah pekerjaan dan untuk menganalisa perkembangan dari pekerjaan itu sendiri. Itulah sebabnya muncul apa yang dikenal dengan Sistim Informasi Manajemen. Sistem Informasi Manajemen (SIM) merupakan sebuah bidang yang mulai berkembang sejak tahun 1960an. Walau tidak terdapat konsensus tunggal, secara umum SIM didefinisikan sebagai sistem yang menyediakan informasi yang digunakan untuk mendukung operasi, manajemen, serta pengambilan keputusan sebuah organisasi. SIM juga dikenal dengan ungkapan lainnya seperti: Sistem Informasi, Sistem Pemrosesan Informasi, Sistem Informasi dan Pengambil Keputusan. SIM menggambarkan suatu unit atau badan yang khusus bertugas untuk mengumpulkan berita atau data dan memprosesnya menjadi informasi untuk keperluan manajerial organisasi dengan memakai prinsip sistem. Dikatakan memakai prinsip sistem karena berita atau data yang tersebar dalam pelbagai bentuknya dikumpulkan, disimpan serta diolah dan diproses oleh satu badan yang kemudian dirumuskan menjadi suatu informasi. Sistem informasi memiliki definisi yang berbeda menurut para ahli, namun secara umum, sistem informasi adalah kombinasi dari teknologi informasi dan aktivitas orang yang menggunakan teknologi itu untuk mendukung operasi dan manajemen. Istilah ini digunakan untuk merujuk tidak hanya pada penggunaan organisasi teknologi informasi dan komunikasi (TIK), tetapi juga untuk cara di mana orang berinteraksi dengan teknologi ini dalam mendukung proses bisnis. Sementara ada juga definisi lain yang mengatakan kalau sistem informasi adalah kumpulan informasi di dalam sebuah basis data menggunakan model dan media teknologi informasi digunakan di dalam pengambilan keputusan bisnis sebuah organisasi. Di dalam suatu organisasi, informasi merupakan sesuatu yang penting di dalam mendukung proses pengambilan keputusan oleh pihak manajemen. Sistem ini memanfaatkan perangkat keras dan perangkat lunak komputer, prosedur manual, model manajemen dan basis data.

5 Page2----Tugas MK SIM Sistim Informasi Manajemen kini tidak lagi berkembang dalam bidang usaha saja, tapi sudah digunakan dalam berbagai bidang, dari mulai pendidikan, kedokteran, indistri, dan masih banyak lagi. Ini menandakan bahwa Informasi yang akurat dan cepat dibutuhkan di berbagai bidang. Ada banyak teknologi yang mendukung SIM baik secara online atau offline. Tapi dasar dari aplikasi yang digunakan pada Sistim Informasi Manajemen adalah aplikasi databese. sistem ini harus mampu mengolah data yang dikumpulkan pada database menjadi sebuah produk informasi yang dibutuhkan penggunanya. Sistim ini juga harus bisa membagi informasi yang diproduksinya menjadi beberapa tingkatan, sehingga setiap tingkatan hanya mendapatkan informasi yang mereka butuhkan. Pada sebuah Instansi, manajemen selalu terlibat dalam serangkaian proses manajerial, yang pada intinya berkisar pada penentuan: tujuan dan sasaran, perumusan strategi, perencanaan, penentuan program kerja, pengorganisasian, penggerakan sumber daya manusia, pemantauan kegiatan operasional, pengawasan, penilaian, serta penciptaan dan penggunaan sistem umpan balik. Masing-masing tahap dalam proses tersebut pasti memerlukan berbagai jenis informasi dalam pelaksanaannya. Sistem Informasi Manajemen merupakan sistem informasi yang menghasilkan hasil keluaran (output) dengan menggunakan masukan (input) dan berbagai proses yang diperlukan untuk memenuhi tujuan tertentu dalam suatu kegiatan manajemen. ERP merupakan salah satu bagian dari komponen sistem manajemen informasi. ERP (Enterprise Resource Planning) adalah sebuah sistem informasi perusahaan yang dirancang untuk mengkoordinasikan semua sumber daya, informasi, dan aktifitas yang diperlukan untuk proses bisnis lengkap. Penerapan sistem informasi dalam dunia bisnis banyak dimanfaatkan untuk mendukung kecepatan dan ketepatan proses bisnis tersebut. Namun dalam penerapan sistem informasi di dalam suatu perusahaan pasti terdapat faktor-faktor yang dapat menghambat atau melancarkan penerapan sistem informasi tersebut. Dalam makalah ini akan dibahas mengenai faktor-faktor yang dapat memperlancar atau menghambat pengintegrasian SI ke dalam perusahaan Maksud dan Tujuan Penulisan makalah ini bertujuan untuk: 1. Menjelaskan tentang Sistem Informasi Manajemen beserta komponen-komponennya secara sederhana

6 2. Identifikasinya kesesuksesan dan kegagalan sistem informasi di suatu Organisasi. Page3----Tugas MK SIM

7 Page4----Tugas MK SIM BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Sistem Informasi Manajemen Sistem Informasi Manajemen merupakan sistem informasi yang menghasilkan hasil keluaran (output) dengan menggunakan masukan (input) dan berbagai proses yang diperlukan untuk memenuhi tujuan tertentu dalam suatu kegiatan manajemen. Tujuan Umum Sistem Informasi Manajemen : Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok jasa, produk,dan tujuan lain yang diinginkan manajemen. Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan. Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan. Ketiga tujuan tersebut menunjukkan bahwa manajer dan pengguna lainnya perlu memiliki akses ke informasi akuntansi manajemen dan mengetahui bagaimana cara menggunakannya. Informasi akuntansi manajemen dapat membantu mereka mengidentifikasi suatu masalah, menyelesaikan masalah, dan mengevaluasi kinerja (informasi akuntansi dibutuhkan dam dipergunakan dalam semua tahap manajemen, termasuk perencanaan, pengendalian dan pengambilan keputusan). Sistem informasi manajemen (SIM) bukan sistem informasi keseluruhan, karena tidak semuainformasi di dalam organisasi dapat dimasukkan secara lengkap ke dalam sebuah sistem yang otomatis.aspek utama dari sistem informasi akan selalu ada di luar sistem komputer. Sistem Informasi Manajemen merupakan sistem informasi yang menghasilkan hasil keluaran (output) dengan menggunakan masukan (input) dan berbagai proses yang diperlukan untuk memenuhi tujuantertentu dalam suatu kegiatan manajemen. Pengembangan SIM canggih berbasis komputer memerlukan sejumlah orang yang berketrampilan tinggi dan berpengalaman lama dan memerlukan partisipasi dari para manajer organisasi. Banyak organisasi yang gagal membangun SIM karena :1.Kurang organisasi yang wajar 2. Kurangnya perencanaan yang memadai 3. Kurang personil yang handal 4. Kurangnya partisipasi manajemen dalam bentuk keikutsertaan para manajer dalam merancangsistem, mengendalikan upaya pengembangan sistem dan memotivasi seluruh personil yang terlibat. SIM yang baik adalah SIM yang mampu menyeimbangkan biaya dan manfaat yang akan

8 Page5----Tugas MK SIM diperoleh artinya SIM akan menghemat biaya, meningkatkan pendapatan serta tak terukur yang muncul dari informasi yang sangat bermanfaat. Organisasi harus menyadari apabila mereka cukup realistis dalam keinginan mereka, cermat dalam merancang dan menerapkan SIM agar sesuai keinginan serta wajar dalam menentukan batas biaya dari titik manfaat yang akan diperoleh, maka SIM yang dihasilkan akan memberikan keuntungan dan uang. Secara teoritis komputer bukan prasyarat mutlak bagi sebuah SIM, namun dalam praktek SIM yang baik tidak akan ada tanpa bantuan kemampuan pemrosesan komputer. Prinsip utama perancangan SIM: SIM harus dijalin secara teliti agar mampu melayani tugas utama. Tujuan sistem informasi manajemen adalah memenuhi kebutuhan informasi umum semua manajer dalam perusahaan atau dalam subunit organisasional perusahaan. SIM menyediakan informasi bagi pemakai dalam bentuk laporan dan output dari berbagai simulasi model matematika 4.Gambar 1. Komponen-komponen dalam SI (Sumber: O Brien, 2007) Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut blok bangunan (building blok), yang terdiri dari komponen input, komponen model, komponen output, komponen teknologi, komponen hardware, komponen software, komponen basis data, komponen kontrol, dan komponen jaringan. Semua komponen tersebut saling berinteraksi satu dengan yang lain membentuk suatu kesatuan untuk mencapai sasaran.

9 Page6----Tugas MK SIM 1. Komponen input Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi. Input disini termasuk metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen dokumen dasar. 2. Komponen model Komponen ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yag sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan. 3. Komponen output Hasil dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua pemakai sistem. 4. Komponen teknologi Teknologi merupakan tool box dalam sistem informasi, Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, neghasilkan dan mengirimkan keluaran, dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. 5. Komponen hardware Hardware berperan penting sebagai suatu media penyimpanan vital bagi sistem informasi.yang berfungsi sebagai tempat untuk menampung database atau lebih mudah dikatakan sebagai sumber data dan informasi untuk memperlancar dan mempermudah kerja dari sistem informasi. 6. Komponen software Software berfungsi sebagai tempat untuk mengolah,menghitung dan memanipulasi data yang diambil dari hardware untuk menciptakan suatu informasi. 7. Komponen basis data Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan berhubungan satu dengan yang lain, tersimpan di pernagkat keras komputer dan menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data di dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa supaya informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk efisiensi kapasitas penyimpanannya. Basis data diakses atau dimanipulasi menggunakan perangkat lunak paket yang disebut DBMS (Database Management System).

10 Page7----Tugas MK SIM 8. Komponen kontrol Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti bencana alam, api, te,peratur, air, debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan-kegagalan sistem itu sendiri, ketidak efisienan, sabotase dan lain sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa halhal 6 yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi. 9. Komponen Jaringan Untuk menghubungkan komputer-komputer perangkat keras dalam sebuah kesatuan diperlukan media untuk menghubungi antara hardware dan software sistem informasi yang digunakan di suatu perusahaan. Komponen jaringan terdiri dari hardware dan software jaringan. Hardware komponen jaringan berupa kartu penghubung jaringan (Network Interface Card), media penghubung jaringan, HUB (konsentrator), repeater, bridge, dan router. Komponen software jaringan berupa sistem operasi jaringan, network adapter drive, dan protokol jaringan Peranan Sistem Informasi dalam Bisnis Sistem informasi adalah suatu sistem yang saling berinteraksi dengan lingkungan dan melalui suatu siklus yang disebut siklus sistem informasi. Siklus tersebut terdiri dari input, process, dan output (IPO). Siklus IPO menggambarkan bagaimana sistem memperoleh input dari luar dan kemudian diproses sehingga menghasilkan suatu output. Output yang dihasilkan akan dikembalikan sebagai information service. Ada tiga bagian utama dari sistem informasi: a yang mendukung informasi Orang yang membuat produk, memecahkan masalah, membuat keputusan dan menggunakan sistem informasi Sistem informasi, baik mulai pada tahap operasional (pemrosesan transaksi) hingga penggunaan internet (e-commerce/e-business) mempunyai tiga peran utama: 1. Mendukung proses bisnis dan operasional 2. Mendukung pengambilan keputusan oleh karyawan dan manajemen 3. Mendukung strategi untuk memperoleh keunggulan kompetitif Kebutuhan informasi di dalam suatu organisasi ditentukan oleh level manajemen dan pihak non-manajemen yang akan menggunakan informasi. Oleh karena itu, sistem informasi yang dibangun atau dipakai dalam sebuah organisasi perlu 7 mengakomodasi kebutuhan

11 Page8----Tugas MK SIM pemakai berdasarkan level manajemen. Namun sebelum membicarakan sistem informasi seperti itu, berbagai level manajemen dalam suatu organisasi akan dibahas terlebih dulu. Di dalam organisasi tradisional umumnya terdapat 4 kelompok, yaitu manajemen tingkat atas, manajemen tingkat menengah, manajemen tingkat bawah, dan pegawai non-manajemen. Manajemen tingkat atas (atau sering disebut manajemen strategis) adalah manajemen pada level paling atas yang menangani keputusan-keputusan strategis. Keputusan strategis adalah keputusan yang sangat kompleks dan jarang sekali menggunakan prosedur yang telah ditentukan. Manajemen tingkat menengah (atau disebut manajemen taktis) adalah manajemen yang bertanggung jawab terhadap keputusan-keputusan taktis, yaitu keputusan-keputusan yang mengimplementasikan sasaran-sasaran strategis suatu organisasi. Manajemen tingkat bawah adalah manajemen yang bertanggung jawab terhadap kegiatan-kegiatan operasional dalam suatu organisasi. Fokus utama kejadian-kejadian sehari-hari, dan melakukan tindakantindakan koreksi jika sewaktu-waktu dibutuhkan. Para pegawai non-manajemen adalah semua pegawai yang tidak termasuk dalam manajemen. Di dalam organisasi, arus informasi dalam perusahaan mengalir secara vertikal dan horisontal. Arus informasi vertikal dibedakan menjadi arus informasi vertikal ke atas dan vertikal ke bawah. Arus informasi vertikal ke bawah berupa strategi, sasaran, dan pengarahan. Arus informasi vertikal ke atas berupa ringkasan kinerja organisasi.

12 Page9----Tugas MK SIM BAB III PEMBAHASAN Dengan adanya komputer untuk membantu teknologi informasi, berbagai organisasi telah mangalokasikan dana yang cukup besar untuk sistem informasi. Untuk itu diperlukan analisa mengenai faktor-faktor apa saja yang menunjang sistem informasi yang bagus. Meskipun suatu organisasi telah menerapkan sistem informasi untuk menunjang aktivitasnya, penerapan tersebut bisa berhasil ataupun tidak. Seringkali penerapan sistem informasi, terutama yang berbasis IT menjadi gagal. Kegagalan tersebut bisa berarti proyeknya tidak selesai ataupun telah diimplementasikan namun penggunaannya tidak efektif Implementasi Sistem Informasi Masalah-masalah berikut perlu diperhatikan secara khusus dalam setiap tahap pengembangan sistem ketika proses implementasi dikelola secara tidak sempurna: 1. Analisis Waktu, uang dan sumber daya belum dialokasikan untuk menemukan masalah. Waktu yang diperlukan dalam perencanaan pendahuluan sangat sedikit bahkan tidak ada. Penempatan staf pada proyek tidak tepat. Beberapa requirement didapatkan dari dokumentasi sistem yang tidak mencukupi. Pengguna menolak menghabiskan waktu untuk membantu tim proyek. Analisis proyek tidak dapat mewawancarai pengguna secara baik. 2. Desain Pengguna tidak memiliki tanggung jawab terhadap input untuk aktifitas desain. Sistem di desain hanya untuk melayani kebutuhan saat ini. Perubahan yang drastis dalam prosedur-prosedur klerikal atau staffing direncanakan tanpa dilakukan analisa dampak organisasi. Spesifikasi fungsional tidak di dokumentasikan secara cukup.

13 3. Pemrograman Jumlah waktu dan uang yang diisyaratkan untuk pengembangan software adalah terlampau rendah. Programmer disuplai dengan spesifikasi yang tidak lengkap. Tidak cukupnya waktu yang diberikan untuk pengembangan program secara logis, terlalu banyak waktu terbuang dalam penulisan kode. Programmer tidak menggunakan kesempatan secara maksimal dari desain struktur atau teknik-teknik yang berorientasi pada objek. Program tidak didokumentasikan secara cukup. Sumber daya yang diperlukan tidak dijadwalkan. 4. Pengujian Jumlah waktu dan uang yang diperlukan untuk testing lebih rendah. Tim proyek tidak mengembangan rencana tes secara terorganisasi. Pengguna tidak terlibat didalam testing secara cukup. Tim implementasi tidak mengembangkan tes penerimaan yang cocok untuk manajemen review. 5. Konversi Waktu dan uang untuk aktivitas konversi, khususnya untuk konversi data dianggarkan tidak cukup. Tidak semua individual yang akan menggunakan sistem dilibatkan sampai konversi dimulai. Dokumentasi sistem dan pengguna tidak cukup. Evaluasi kinerja tidak dilakukan. Persediaan untuk perbaikan sistem tidak cukup Mengelola Implementasi Sistem Informasi Peluang untuk berhasilnya sebuah sistem dapat ditingkatkan melalui antisipasi masalah-masalah implementasi yang mungkin terjadi dan menerapkan strategi koreksi yang paling tepat. Berbagai manajemen proyek, penentuan kebutuhan, dan metodologi perencanaan dikembangkan untuk masalah yang spesifik. Strategi juga telah diformulasikan Page10----Tugas MK SIM

14 untuk memastikan bahwa pengguna memainkan peran yang tepat pada keseluruhan periode implementasi dan untuk mengelola proses perubahan organisasi Kesuksesan Sistem Informasi Peluang kegagalan penerapan sistem informasi terutama yang berbasis komputer sangat besar, maka sebaiknya dalam pembuatan sistem informasi harus melalui proses yang tepat. Salah satu tantangan yang dihadapi sistem informasi adalah teknologi dan keadaan perusahaan yang terus mengalami perkembangan sehingga menimbulkan masalah-masalah yang lebih kompleks. Oleh karena itu perusahaan perlu mengetahui langkah-langkah yang tepat agar sistem informasi bisa terus diterapkan dengan sukses mengikuti perkembangan perusahaan. Fuadi (1995) menyebutkan empat langkah-langkah yang perlu diketahui perusahaan untuk penyempurnaan suatu sistem informasi. Langkah pertama adalah analisa sistem. Pada langkah ini dilakukan survei intensif atas sistem yang ada dan kebutuhan pengolahan data informasi di masa depan. Suatu analisa dilakukan atas informasi yang diperoleh dalam survei. Selanjutnya, analisa tersebut mencoba untuk mengetahui apa masalah-masalah utama yang terdapat dalam sistem yang telah ada. Selanjutnya, dilakukan sintese system, yaitu pengumpulan hasil survei dan analisa untuk merancang rekomendasi bagi revisi sistem yang telah ada atau mengembangkan suatu sistem baru. Analisa tersebut harus mencakup evaluasi mengenai kebutuhan informasi bagi para manajer dan para pemakai sistem lainnya. Dengan begitu, akan diketahui kelemahankelemahan yang ada dalam sistem tersebut. Langkah kedua dalam penyempurnaan sistem informasi adalah desain sistem. Desain sistem merupakan proses penyiapan spesifikasi yang terperinci untuk pengembangan suatu sistem baru. Untuk itu, harus dibuat rencana pengembangan yang disiapkan pada langkah analisa sistem. Desain sistem harus dimulai dengan spesifikasi output sistem yang diperlukan yang mencakup isi, format, volume, serta frekuensi laporan dan dokumen. Selanjutnya menentukan isi dan format input sistem dan file. Setelah itu dilakukan desain mengenai langkah-langkah pengolahan, prosedur-prosedur, dan pengendalian. Serta kegiatan untuk menyiapkan suatu sistem implementasi sistem yang baru. Langkah ketiga dalam penyempurnaan sistem informasi adalah implementasi sistem. Pertama-tama dilakukan perencanaan dan penjadwalan aktivitas implementasi agar dapat dikordinasi dengan baik. Selain itu, bila perlu, dilakukan penerimaan pegawai baru dan pelatihan kepada pegawai baru baru serta realokasi pegawai-pegawai yang ada. Setelah itu Page11----Tugas MK SIM

15 dilakukan pengujian terhadap prosedur baru dan bila perlu dilakukan modifikasi. Standar dan pengendalian atas sistem yang baru harus diciptakan. Dokumentasi sistem yang lengkap perlu dibuat. Penggunaan sistem baru dan sistem lama dapat dilakukan secara simultan untuk periode yang singkat dan hasilnya kemudian dibandingkan untuk meyakinkan bahwa sistem baru tidak mempunayi kelemahan seperti sistem lama. Tahap akhir dari implementasi adalah mengganti sistem lama dengan sistem baru. Langkah keempat dalam penyempurnaan sistem informasi adalah review sistem. Review tersebut dilakukan tidak lama setelah sistem baru dioperasikan untuk mengetahui kekurangan-kekurangan yang ada dan mengoreksinya. Hal ini dilakukan supaya hal-hal kecil yang mungkin tidak tampak atau tidak jelas saat penggantian sistem dapat diketahui. Review tersebut harus dilakukan secara periodik. Terkadang review akan menunjukkan modifikasi besar atau penggantian yang perlu dilakukan dan prosesnya akan dimulai lagi seperti pada langkah pertama Mengukur Kesuksesan Sistem Informasi Laudon yaitu: Faktor-faktor yang dijadikan ukuran keberhasilan penerapan suatu sistem menurut 1. Sistem tersebut tingkat penggunaannya relatif tinggi yang diukur melalui polling terhadap pengguna, pemanfaatan kuesioner, atau monitor parameter seperti volume transaksi on-line. 2. Kepuasan pengguna terhadap sistem yang diukur melalui kuesioner atau interview. 3. Sikap yang menguntungkan para pengguna terhadap sistem informasi dan staff dari sistem informasi. 4. Tujuan yang dicapai. 5. Imbal balik keuangan untuk organisasi baik melalui pengurangan biaya atau peningkatan penjualan dan profit. Kelima ukuran tersebut dipertimbangkan menjadi limited value walaupun telah diambil keputusan untuk mengembangkan sistem tertentu. Manfaat dari sistem informasi tidak seluruhnya dapat dikuantitatifkan. Page12----Tugas MK SIM

16 3.5. Kegagalan Sistem Informasi Tidak perlu diragukan lagi bahwa sebuah perusahaan/instansi mengharapkan suatu sistem yang dapat bekerja secara cepat dan akurat sehingga produktivitas kerja di perusahaan/instansi lebih meningkat dan akan memperoleh keuntungan yang besar dari penerapan sistem informasi tersebut. Hal ini menyebabkan banyak perusahan mengeluarkan dana yang sangat besar untuk investasi dalam pengembangan dan penerapan sistem informasi. Berikut kegagalan penerapan sistem informasi menurut Rosemary Cassafo dalam O Brien (1999): Kurangnya dukungan dari pihak eksekutif atau manajemen Pihak eksekutif perusahaan menyerahkan seluruh penerapan sistem informasi pada bagian TI, dan enggan untuk mempelajari sistem informasi yang baru atau mereka tidak mengerti sama sekali. Hal ini dapat menjadi faktor penghambat atau kegagalan dalam penerapan SI dalam suatu perusahaan yang besar. Hal ini diakibatkan karena rasa kurang memilki terhadap sistem informasi yang diterapkan oleh perusahaan. Hal ini akan menyebabkan banyak satuan kerja dalam perusahaan belum dapat mengoptimalkan fungsi dan potensi SI untuk mempermudah komunikasi antar satuan kerja, transfer informasi, dan data perusahaan, serta sharing pengetahuan dan teknologi yang bertujuan untuk memajukan perusahaan. Tidak memiliki perencanaan memadai mengenai tahapan dan arahan yang harus dilakukan. Dalam hal ini penerapan sistem informasi dalam perusahan tidak didukung dengan perencanaan yang matang dan tidak dapat menjembatani keinginan dan kepentingan orang-orang dalam perusahaan dengan pihak yang mengerti dan membuat sistem informasi tersebut. Hal ini menyebabkan sistem yang akan dijalankan menjadi tidak terarah sesuai dengan tujuan perusahaan. Inkompetensi secara teknologi Kurangnya keterampilan dari tenaga-tenaga yang digunakan oleh perusahaan untuk menjalankan TI dan kurangnya inisiatif dan keaktifan SDM dalam mensosialisasikan keuntungan dan kemudahan dari sistem informasi yang ada akan menyebabkan sistem yang diterapkan tidak akan 11 berjalan seperti yang diinginkan. Hal ini sering terjadi terutama pada perusahaan yang pengetahuan di bidang TI-nya masih rendah. Kesalahannya adalah perusahaan sering memaksakan SDM yang ada untuk menjalankan investasi TI, padahal SDM tersebut belum mampu. Strategi dan tujuan tidak jelas ketika akan menerapkan sistem informasi Kebanyakan pimpinan perusahaan tidak mengetahui apa visi, misi, strategi ataupun rencana bisnis yang berkenaan dengan implementasi sistem informasi pada perusahaannya. Strategi dan tujuan merupakan faktor penting yang menjadi penentu seberapa besar pencapaian yang Page13----Tugas MK SIM

17 diinginkan ketika perusahaan akan melakukan sesuatu. Tanpa strategi dan tujuan yang jelas maka apapun yang dilakukan menjadi tidak terarah karena tidak ada batasan dimana sistem yang digunakan dapat dianggap berhasil ataupun tidak. Tidak jelasnya kebutuhan terhadap sistem Mengidentifikasi kebutuhan terhadap sistem dalam suatu perusahaan merupakan bagian dari perencanaan sistem informasi yang merupakan komponen penting dalam perencanaan perusahaan. Implementasi sistem tertentu harus dapat membantu perusahaan mencapai tujuannya yaitu memperkuat bisnis, memberikan keunggulan kompetitif, mempermudah pengelolaan sumber daya perusahaan dan penerapan teknologi dalam perusahaan. Kegagalan dari sistem informasi bukan hanya pada bagian-bagiannya saja, tetapi pada keseluruhan sistem yang tidak dapat digunakan sebagaimana yang diharapkan. Pengguna harus memahami sistem informasi dan mengembangkan prosedur manual paralel untuk membuat sistem bekerja secara sempurna. Masalah Pokok Sistem Informasi terdapat faktor penyebab munculnya masalah pada sistem informasi. Faktor tersebut dapat bersifat teknis dan nonteknis. Faktor-faktor tersebut yaitu: 1. Desain Informasi mungkin tidak disediakan secara cepat atau tersedia dalam sebuah format yang tidak memungkinkan bagi pengguna atau menampilkan data yang salah. Pengguna tidak memahami secara teknis dan harus berinteraksi dengan sistem sering menjadi sangat kompleks dan membingungkan. Sistem informasi dikatakan gagal jika desainnya tidak sesuai dengan struktur, budaya, dan tujuan organisasi secara keseluruhan. 2. Data Data dalam sistem mempunyai tingkat ketidakakurasian dan konsistensi yang tinggi. Informasi dalam bidang-bidang tertentu bahkan membingungkan atau tidak ditunjukan secara tepat untuk tujuan-tujuan bisnis. Informasi yang disyaratkan dalam fungsi bisnis yang spesifik mungkin tidak dapat diakses karena datanya tidak sesuai. 3. Biaya Sistem sangat diperlukan, namun sering dalam implementasi dan pengoperasiannya memerlukan biaya di atas anggaran. Harus diperhitungkan manfaat yang akan dihasilkan ketika diberlakukannya suatu sistem agar tidak terjadi lebih besar biaya yang dikeluarkan daripada manfaat yang diperoleh. Page14----Tugas MK SIM

18 4. Operasi Sistem tidak akan berjalan dengan baik jika informasi tidak disediakan secara tepat waktu dan efisien karena operasi komputer yang mengendalikan pemrosesan informasi tidak berjalan semestinya. Pekerjaan-pekerjaan yang gagal sering mengakibatkan pengulanganpengulangan atau penundaan-penundaan dan tidak dapat memenuhi jadwal penyampaian informasi Penyebab Kesusksesan dan Kegagalan Sistem Informasi Sistem informasi menjadi prioritas pertama untuk dikembangkan karena besarnya kekuatan-kekuatan lingkungan eksternal dan kesamaan dari kekuatan faktor internal atau institusional. Beberapa sistem gagal karena benturan diantara keadaan atau lingkungan internal. Ada beberapa alasan mengapa gagal. Beberapa studi telah menemukan bahwa dalam organisasi dengan situasi dan lingkungan yang hampir sama, inovasi yang sama akan menghantarkan kesuksesan, namun kegagalan unsure yang lain dalam organisasi merupakan penyebab kegagalan. Hal ini disebabkan karena focus penjelasan terdapat pada pola implementasi yang berbeda. Kegagalan Penerapan Teknologi dan Sistem Informasi disebabkan karena faktor : Tidak ada kemauan untuk mendayagunakan informasi dan memanfaatkan teknologi Desain sisfo yang kurang memenuhi harapan Data yang dihasilkan kurang akurat dan tidak lengkap Manajemen tidak paham dengan informasi yang disampaikan grafik, flow chart,rumus sehingga informasi yang baikpun tidak akan ada gunanya. Data sering tidak di update secara rutin dan berkala sehinga informasi yang dihasilkan telah basi(kadaluarsa waktu penyampaian) dan tak ada gunanya. Masalah Pokok Spesifik Sistem Informasi (Non teknikal) biasanya berasal dari organisasi Desain tidak cocok dengan struktur, budaya dan tujuan organisasi secara keseluruhan. Data yang dihasilkan tidak cocok dengan harapan dan tujuan bisnis. Biaya yang diperlukan terkadang diatas anggaran yang disediakan atau biaya lebih besar dari nilai guna yang diharapkan Operasi yang diperlukan sangat lama untuk mendapatkan data yang diperlukan, waktu respon terlalu lama. Page15----Tugas MK SIM

19 Penyebab Kesuksesan & Kegagalan Penerapan SITI Gagal karena adanya benturan diantara lingkungan atau keadaan internal. Akan sangat berbahaya jika manusia berpikir seperti komputer bukan komputer yang berpikir seperti manusia anggapan ini sering tidak disadari. Berhasil karena Manajemen perusahaan memang menghendakinya dan senantiasa melakukan evaluasi untuk perbaikan karena pada dasarnya hasil rancangan manusia tidak akan pernah sempurna. Implementasi Konsep; Indikator kesuksesan Dukungan dana dari dalam Penyusunan organisasi baru Ketersediaan dan perbaikan yang terus menerus Klasifikasi personal baru Perubahan otoritas organisasi Internalisasi program-program pelatihan Updating sistem secara terus menerus Promosi orang orang kunci Daya tahan sistem setelah berubah dari bentuk aslinya Tercapainya tujuan penggunaan system Penyebab Kesuksesan dan Kegagalan Implementasi Keterlibatan dan pengaruh pengguna (SDM) Kesenjangan Komunikasi antara pengguna dengan perancang SI Dukungan Manajemen Tingkat Kompleksitas dan Risiko implementasi sistem Manajemen dan Proses Implementasi Page16----Tugas MK SIM

20 3.7. Tantangan dari Rekayasa Bisnis. Tantangan inovasi dan implementasi yang ada, tidak lah mengejutkan jika muncul tingkat kegagalan yang sangat tinggi bagi proyek-proyek rekayasa bisnis, yang secara mendasar memerlukan perubahan organisasi secara luas. Dalam beberapa kasus masalah berasal dari ketidakmampuan manajemen mengidentifikasi masalah-masalah kritis untuk dipecahkan melalui rekayasa atau memperjelas antara perbaikan radikal dari proses bisnis inti dan perubahan secara menyeluruh. Dalam hal ni perusahaan hanya berusaha membuat peningkatan-peningkatan menyeluruh dalam operasi yang berlangsung terus menerus disamping mendisain kembali secara radikal proses bisnisnya. Dalam beberapa kasus hambatan utama dalam rekayasa disebabkan oleh kurangnya implementasi dan perubahan pratek-pratek manajemen yang gagal dan pada akhirnya menimbulkan ketakutan untuk berubah. Masalah-masalah dalam rekayasa adalah bagian dari masalah yang lebih besar dari implementasi organisasi dan perubahan manajemen Sistem Informasi di BPS. Implementasi dan pengembangan dari Sistem Statistik Nasional. Pada tahun 2002, BPS menerapkan sistem rujukan statistik di lingkungan internal BPS dengan tujuan untuk Page17----Tugas MK SIM

21 memperbaiki duplikasi kegiatan statistik yang terjadi saat itu. Selama kurang lebih 5 tahun berjalan, penggunaan sistem yang lama tersebut ternyata belum bisa memenuhi tujuan awal kegiatan rujukan statistik, dimana sistem hanya bisa digunakan di lingkungan internal BPS dan tidak bisa menjangkau layanan publik (eksternal) sehingga berujung pada masih terjadinya duplikasi kegiatan statistik terutama dilingkungan eksternal BPS. Berdasarkan kondisi tersebut, BPS kemudian merumuskan strategi perubahan kegiatan rujukan statistik tersebut melalui implementasi dan pemanfaatan sumber daya TI. Untuk mewujudkan strategi perubahan tersebut, maka pada tahun 2007 BPS membangun sistem metadata kegiatan statistik berbasis web yang disebut dengan Sistem Informasi Rujukan Kegiatan Statistik (SIRUSA) yang dapat memberikan layanan publik untuk pengguna eksternal BPS. SIRUSA merupakan sebuah sistem yang menyimpan metadata kegiatan statistik dan berisikan informasi tentang kegiatan statistik, meliputi statistik dasar (BPS), sektoral (Instansi Pemerintah) dan khusus (Lembaga Swasta). Manajemen perubahan Teknologi Informasi (TI) yang dilakukan oleh Badan Pusat Statistik sehubungan dengan strategi perubahan kegiatan rujukan statistik sebagai implementasi dari Sistem Statistik Nasional melalui penerapan Sistem Informasi Rujukan Kegiatan Statistik sebagai IT resources. 1. Rujukan Statistik Rujukan Statistik merupakan penyelenggaran kegiatan statistik yang mencakup penyediaan layanan konsultasi, rekomendasi maupun informasi lengkap mengenai koleksi metadata seluruh kegiatan statistik yang ada di Indonesia (Kepka BPS, 2000). Rujukan statistik berperan dalam menyediakan informasi metadata secara keseluruhan, menghimpun, mendokumentasikan selanjutnya menyebarluaskan informasi metadata kegiatan statistik yang telah diselenggarakan oleh semua pihak di Indonesia. Implementasi kegiatan rujukan statistik di BPS dilakukan melalui Sistem Informasi Rujukan Kegiatan Statistik. Page18----Tugas MK SIM

22 2. Metadata Kegiatan Statistik Metadata dapat dikatakan sebagai data tentang data, yakni data yang menjelaskan tentang data tersebut. Metadata mencerminkan transaksi, kegiatan, objek, data konten, kualitas, kondisi, waktu terbentuk, sejarah, pencipta, hubungan data dan informasi lain tentang data (P.A.Bernstein and S. Melnik, 2004). Metadata merupakan informasi mengenai fisik, teknis, proses, bisnis, aturan, dan struktur tentang data (Anne J. Gilliland-Swetland, 2000). Metadata kegiatan statistik dalam kegiatan rujukan statistik dikelompokkan menjadi tiga jenis, yaitu Statistik Dasar, Sektoral, dan Khusus. Kompilasi dan pengelolaan metadata kegiatan statistik tersebut memiliki peran yang penting sebagai pedoman dalam penyelenggaraan kegiatan statistik sehingga dapat menghindarkan terjadinya duplikasi kegiatan statistik. Untuk mendapatkan data dan informasi yang lengkap mengenai latar belakang, pembangunan, pengembangan, implementasi dan evaluasi dari Sistem Informasi Rujukan Kegiatan Statistik (SIRUSA), meliputi SIRUSA versi tahun 2007 dan 2012 (pengembangan). Selain itu juga dilakukan penelitian terhadap produk dan output dari SIRUSA (metadata statistik) mulai dari tahun 2007 s/d 2013 untuk mendapatkan data mengenai progress pelaksanaan SIRUSA selama tujuh tahun. Analisis dan pembahasan studi kasus manajemen perubahan TI yang dilakukan disini meliputi identifikasi sumber daya TI (ITResources), tujuan sumber daya TI, perubahan organisasi akibat penerapan sumber daya TI, respon Page19----Tugas MK SIM

23 organisasi terhadap perubahan yang telah dilakukan, Forced Field Analysis, rencana manajemen perubahan, evaluasi dan analisis keberhasilan manajemen perubahan serta kontinuitas dari perubahan tersebut dimasa mendatang. Sistem Informasi Rujukan Kegiatan Statistik BPS tersebut dapat diakses melalui website dengan alamat yang memiliki layanan : kompilasi metadata kegiatan statistik (dasar, sektoral dan khusus), statistical knowledge system (indikator, kuesioner dan variabel), statistical e-solution (konsultasi statistik online), rekomendasi dan klasifikasi kegiatan statistik. Selain SIRUSA, Web Based Application System dan Metadata Database Management 3.9. IT Resources IT resources atau sumber daya TI yang diperkenalkan oleh BPS dalam rangka implementasi perubahan kegiatan rujukan statistik adalah Sistem Informasi Rujukan Kegiatan Statistik atau SIRUSA. Sistem Informasi Rujukan Kegiatan Statistik merupakan sistem informasi berbasis web yang menyediakan informasi metadata kegiatan statistik yang ada di Indonesia, dalam rangka mendukung dan mengembangkan Sistem Statistika Nasional (SSN) dengan tujuan untuk menghindari terjadinya duplikasi kegiatan statistik(sirusa Online, 2013). System juga merupakan IT Resources yang diperkenalkan oleh BPS sebagai satu kesatuan sistem untuk mendukung dan menjalankan manajemen perubahan TI pada kegiatan rujukan statistik di BPS. Tujuan utama penerapan kegiatan rujukan statistik di BPS adalah Page20----Tugas MK SIM

24 untuk menghindari terjadinya duplikasi kegiatan statistik sebagaimana tertuang dalam implementasi Sistem Statistik Nasional, baik pada lingkungan internal BPS (Subject Matter) maupun lingkungan eksternal BPS (lembaga pemerintah, lembaga penelitian, institusi pendidikan dan masyarakat). Tujuan dari Sistem Rujukan Kegiatan Statistik (SIRUSA) sebagai IT Resources mengacu pada tujuan utama MANAJEMEN PERUBAHAN KEGIATAN RUJUKAN STATISTIK. Tujuan IT Resources beserta indikator kinerja untuk masing-masing tujuan sebagai berikut; 1. Tersedianya inventaris (repository) metadata kegiatan statistik secara nasional yang bebas dari duplikasi kegiatan statistik Jumlah metadata kegiatan statistik yang sudah lolos uji duplikasi dan telah direkam dalam SIRUSA* 2. Tersedianya transparansi informasi statistik mengenai bahan-dapur kegiatan statistik BPS (survei/sensus) - Jumlah indikator, variabel dan kuesioner yang direkam dalam SIRUSA - Jumlah informasi mengenai klasifikasi kegiatan statistik(misal : KBLI, KBJI, ISIC, MFD, KBKI, dsb) 3. Tersedianya akses terhadap metadata dan informasi kegiatan statistik yang bebas dari duplikasi kegiatan statistik Jumlah akses (Hits) terhadap metadata kegiatan statistik di SIRUSA* 4. Tersedianya layanan konsultasi dan rekomendasi statistik secara online Jumlah pengunjung yang terdaftar didalam SIRUSA Jumlah rekomendasi yang dikeluarkan oleh BPS melalui Page21----Tugas MK SIM

25 Kesuksesan dan kegagalan penggunan sistem informasi di BPS juga kadang terjadi, terutama pada kantor-kantot ditingkat Kabupaten/Kota, sementara pada tingkat provinsi dan BPS Pusat karena sudah didukung oleh SDM yang memadai dibidang IT dan banyak pelatihan-pelatihan IT dan teknologi IT yang sering dilakukan kegagalan sistem informasi dengan cepat diantisipasi. Sistem informasi yang digunakan di BPS selama ini selalu mengikuti teknologi sistem informasi yang terus berkembang semua ini bermuara untuk memberikan pelayanan data-data statistik yang cepat dan mudah. Seluruh informasi dipublikasikan baik dalam bentuk hard copy, software maupun ditampilkan pada website. Berikut contoh/gambar Sistem Informasi yang digunakan BPS Gambar 1. Website bps.go.id Kesuksesan : Dapat mengakses data-data pokok yang dihasilkan BPS dengan mudah melalui jaringan internet. Kegagalan : Belum dapat menampung seluruh data-data. Page22----Tugas MK SIM

26 Gambar 2. Mailhost BPS Gambar 3. Monitoring Sensus Pertanian Kesuksesan : Mempercepat proses hasil pengolahan sensus pertanian. Kegagalan : Salah satu komponen Sistem sms gateway masih belum maksimal (ada error). Sementara dalam melaksanakan tugas pekerjaan pada kantor-kantor dibawahnya dilakukan pengontrolan monitoring pekerjaan juga dengan sistem informasi yang telah Page23----Tugas MK SIM

27 dilakukan oleh pegawai BPS didaerah terutama kegiatan survei dan sensus ini seperti hasil Survei Sosial Ekonomi Nasional (Susenas) berikut ; Gambar 4. Monitoring kegiatan survei sosial ekonomi nasional (Susenas) setiap pekerjaan selesai lapangan dilakukan monitoring capaian hasil lapanngan begitu juga hasil entry data, juga dilakukan monitoring disetiap Kabupaten kota sebagai contoh berikut ini monitoring kegiatan susenas. Hasil entry yang diupload apakah pekerjaan sudah seleasi dilakukan apa belum sehingga terlihat kinerja pegawai kabupaten kota khususnya yang ada di BPS Provinsi Jawa Barat. Disisi lain penggunaan SMS gate way juga dilakukan dalam mempercepat pengiriman data sederhana. Pengguna GPS juga dilakukan oleh BPS dalam membuat peta-peta wilayah pendataan/pencacahan. Untuk merelease berita resmi tentang statistik juga dilakukan video converence terutama data-data yang pokok seperti inflasi pertumbuhan ekonomi dan lainlain. Kecangihan teknologi sistem informasi yang digunakan tersebut hampir pasti sangat membantu dan mempercepat pekerjaan. Sementara ada kegagalan juga dalam melaksanakan tugas dengan penggunaan sistem informasi ini diantaranya penggunan sms gate way yang kadang masih ditemui kendala error ataupun kesiapan SDM dalam pengunaan sistem informasi ini juga mempengaruhi kesuksesan dan kegagalan penggunaan sistem informasi. Beberapa contoh kegagalan BPS dalam menerapkan sistem informasi diantara penggunaan sms gateway yang melibatkan petugas lapangan pada kegiatan sensus namun kegagalan ini akibat dari SDM pada petugas/mitra yang menbantu BPS dalam melaksanakan sensus dalam penggunaan data dengan media hp ternyata tidak berjalan mulus terutama proses pengiriman data dari petugas lapangan yang salah dalam format isian sms atau error sehingga data tidak Page24----Tugas MK SIM

28 bisa masuk ke pusat server. Begitupula dengan web site khususnya pada tingkat Kabupaten/Kota yang kadang sulit diakses atau akibat ada yang menghacker yang mungkin belum dilengkapi sistem pengamanan. Berkut ini contoh-contoh penggunaan sistem informasi yang digunakan oleh BPS. Page25----Tugas MK SIM

29 BAB IV KESIMPULAN Penerapan sistem informasi dalam suatu perusahaan tidak selalu berhasil dengan baik. Supaya dapat berhasil dengan baik maka perusahaan harus melakukan langkah-langkah yang tepat ketika akan mengimplementasikan sistem informasi. Langkah-langkah ini harus dilakukan dalam sebuah cara yang sistematis dan mengikuti kaidah-kaidah yang ada. Walaupun hal ini tidak menjamin kesuksesan pengimplementasian sebuah sistem informasi ke dalam perusahaan, namun pengerjaan yang telah mengikuti kaidah akan mendekatkan kepada hasil yang lebih baik. Selain kesuksesan, dalam penerapan sistem informasi juga terdapat kegagalan. Kegagalan ini disebabkan oleh beberapa faktor diantaranya yang penting adalah rasa memiliki perusahaan yang kurang bersama, ketidakmampuan teknisi TI yang dipekerjakan oleh perusahaan, dan ketidakcocokan TI yang dikembangkan oleh teknisi dengan tujuan perusahaan akibat ketidaktahuan manajer perusahaan mengenai TI yang ingin dikembangkan. Maka, untuk memastikan bahwa pengimplementasian TI dan SI dapat berhasil dengan baik dibutuhkan partisipasi oleh pihak perusahaan dan mempekerjakan tenaga TI yang handal, profesional, dan beretika. Page26----Tugas MK SIM

30 DAFTAR PUSTAKA Fuadi, A Langkah-Langkah Menuju Penyempurnaan Sistem Informasi. Majalah Manajemen. Edisi September-Oktober. Kroenke, David M Management Information System. McGraw Hill O Brien, James A Management Information Systems: Managing Information Tecnology in The Networked Enterprice, forth Edition, IRWIN, USA. O Brien, James A Pengantar Sistem Informasi. Salemba Empat, Jakarta. O Brien, JA and George Marakas Management Information Sistem. Ninth Edition. McGraw-Hill.Inc. Boston. O Brian dan Marakas Management Information System. McGraw Hill. Windarto, A Mantra Baru Investasi Teknologi Informasi. Majalah Swa(sembada). Edisi 23 Januari-5 Februari No. 02/XIX/23. Website : bps.go.id Page27----Tugas MK SIM