Perencanaan Strategi Pemasaran (Studi Kasus : STIKOM Bali)

Transkripsi

1 120 JURNAL SISTEM DAN INFORMATIKA Perencanaan Strategi Pemasaran (Studi Kasus : STIKOM Bali) I Wayan Kayun Suawastika Sistem Informasi STIKOM Bali Jl. Raya Puputan no 86 Renon - Denpasar kayun_suwastika@yahoo.com Abstrak Persaingan instransi pendidikan saat ini semakin ketat. Setiap perguruan tinggi harus siap untuk dapat bersaing dengan perguruan tinggi yang ada saat ini. Perubahan teknologi, perubahan politik dan perubahan ekonomi mempengaruhi perkembangan perguruan tinggi. Fasilitas perguruan tinggi kualitas pelayanan dan loyalitas pelanggan merupakan salah satu peluang yang harus diperbaiki dikarenakan hal tersebut merupakan suatu ancaman bagi perguruan tinggi untuk dapat bersaing dengan perguruan tinggi yang lain. Dari permasalahan tersebut perguruan tinggi terutama STMIK STIKOM Bali harus memiliki suatu strategi perencanaan pengembangan sistem untuk dapat mengembangkan perguruan tinggi. Dalam penelitian ini akan menggunakan analisa SWOT yaitu dengan menganalisa kondisi perusahaan dan ancaman yang dihadapi perusahaan dan kekuatan yang dimiliki perusahaan. Hasil dari penelitian ini berupa matrik pengembangan. Kata kunci: Perencanaan Strategis, SWOT, Perancangan Sistem Abstract Competition instransi education is increasingly tight. Each university must be prepared to be competitive with existing colleges at this time. Technological change, changes in the political and economic changes affect the development of the college. Amenities college quality of service and customer loyalty is one opportunity that must be corrected because it is a threat for universities to be able to compete with other universities. From the problems colleges especially STMIK STIKOM Bali must have a system development planning strategy to develop higher education. This research will use a SWOT analysis is to analyze the condition of the company and threats facing the company and the strength of the company. The results of this research is a development matrix. Keywords: Strategic Planning, SWOT, System Design 1. Pendahuluan Lingkungan sekitar merupakan faktor yang dapat mempengaruhi binis pada suatu organisasi yang berada pada lingkungan tersebut. Perubahan lingkungan yang terjadi adalah suatu keadaan yang sangat sulit diramalkan, diperkirakan dan dipastikan di masa yang akan datang. Perubahan yang terjadi tidak terlepas dari berbagai ancaman yang bersumber dari lingkungan eksternal maupun lingkungan internal. Oleh karena itu sebuah organisasi harus memperhatikan faktor-faktor yang dapat mempengaruhi perkembangan bisnis baik itu faktor eksternal maupun faktor internal. Perubahan lingkungan tersebut juga dapat berdampak pada perkembangan pada instansi pendidikan. Seperti yang terjadi saat ini persaingan pada instansi pendidikan khususnya perguruan tinggi di Bali semakin ketat, hal ini disebabkan oleh banyaknya perguruan tinggi yang telah berdiri di Bali. Tidak hanya itu perubahan teknologi yang semakin pesat, perubahan politik, ekomoni dan sosial juga mempengaruhi perkembangan pada perguruan tinggi. Pelayanan akademik yang baik, sumber daya manusia, serta penggunaan teknologi yang maksimal memiliki peluang yang lebih besar untuk dapat tetap bertahan pada perubahan yang terjadi. Kondisi ini yang menyebabkan calon mahasiswa mulai mengalami perubahan dan menjadi lebih sensitif terhadap kualitas, fasilitas, dan pelayanan pada perguruan tinggi. Fenomena ini merupakan salah satu ancaman yang terjadi pada lingkungan eksternal STIKOM Bali. STIKOM Bali saat ini harus jeli melihat perubahan yang terjadi di lingkungan internal maupun L-2

2 121 lingkungan eksternal organisasi untuk mampu bersaing dan tetap memiliki pangsa pasar. Melihat kondisi tersebut STIKOM Bali dituntut untuk selalu siap dalam menghadapi berbagai ancaman yang terjadi pada lingkungan internal dan lingkungan eksternal dari segi pemasaran. Melihat hal tersebut dalam penelitian ini akan membuat suatu perencanaan strategis yang dapat diterapkan dalam perusahaan untuk dapat bersaing dengan perusahaan lain, dimana dalam perencanaan strategis proses analisa akan menggunakan SWOT agar dapat melihat faktor internal yang dimiliki dan faktor eksternal yang dimiliki oleh perusahaan. Dengan melakukan suatu analisa akan memetakan kondisi perusaah saat ini dan ancaman yang akan dihadapi oleh perusahaan dan kekuatan yang dimiliki oleh perusaahn agar dapat berjuang untuk mempertahankan perusaahan dan dapat meningkatkan loyalitas dari konsumen serta meningkatkan jumlah konsumen yang dimiliki saat ini. Dari latar belakang yang telah di paparkan diatas maka dapat diambil rumusan masalah yang dibahas dalam penelitian ini adalah membuat strategi perencanaan pada pemasaran STIKOM Bali untuk mengantisipasi ancaman dari lingkungan eksternal dan lingkungan internal. 2. Tinjauan Pustaka/ State of the Art 2.1 Sistematika Penelitian Pada bab ini akan menjelaskan alur dari penelitian yang akan dilaksanakan. Alur penelitian yang dilakukan seperti pada gambar di bawah ini: Gambar 1. Alur Penelitian 2.2 Waktu dan Tempat Penelitian Tempat penelitian di STIKOM Bali dengan jangka waktu penelitian 5 bulan dari juli sampai dengan bulan nopember Data Tahap pertama yang dilakukan dalam penelitian ini adalah melakukan pengumpulan data-data yang diperlukan selama penelitian. Teknik pengumpulan data yang dilakukan dalam penelitian ini adalah : L-2 Perencanaan Strategi Pemasaran (Studi Kasus : STIKOM Bali) (I Wayan Kayun Suawastika)

3 Observasi Observasi adalah pengamatan dan pencatatan secara sistimatik terhadap unsur-unsur yang tampak dalam suatu gejala atau gejala-gejala dalam objek penelitian. Tujuan observasi adalah mendeskripsikan setting yang dipelajari, aktivitas-aktivitas yang berlangsung, orang-orang yang terlibat dalam aktivitas, dan makna kejadian di lihat dari perpektif mereka yang terlihat dalam kejadian yang diamati tersebut. 2. Study Literatur Metode pengumpulan data yang diperoleh dari sumber- sumber pustaka seperti majalah, internet dan buku refrensi atu dokumen-dokumen tertentu yang berhubungan dengan sistem informasi berbasis web. Sumber-sumber pustaka inilah yang penyusun harapkan dapat menjadi acuan untuk melakukan penelitian ini dan dapat mengambil suatu kesimpulan untuk suatu hal yang akan dicari. 3. Hasil dan Pembahasan 3.1 Ananlisis Gambaran Umum Perusahaan Persaingan yang semakin ketat di antara perguruan tinggi di Indonesia mendorong STMIK STIKOM Bali untuk memberikan pelayanan yang sebaik-baiknya termasuk penyediaan informasi bagi stakeholder. Berdasarkan visi dan misinya STMIK STIKOM Bali menetapkan tujuan. Tujuan ini diharapkan dapat menjawab tuntutan pasar. Tuntutan pasar ini selanjutnya akan tercakup dalam struktur kurikulum suatu jurusan/program studi. Hal-hal tersebut di atas biasanya terdapat pada perencanaan strategis. Perencanaan strategis ini akan dijabarkan dalam bentuk yang lebih operasional, yaitu dalam perencanaan fungsional. Perencanaan fungsional harus dibuat dengan mengacu pada standar internal dan sumber daya yang ada. Globalisasi dunia pendidikan menuntut STMIK STIKOM Bali untuk dapat mengelola informasi dengan baik, sehingga kebutuhan informasi masing masing pihak yang berkepentingan dapat terpenuhi dengan cepat dan tepat. Perencanaan strategis sistem informasi merupakan bagian dari kerekayasaan informasi yang digunakan untuk mengidentifikasi strategi pencapaian visi dan misi sistem informasi melalui pengelolaan dan pengembangan sistem informasi Analisis Kompetitor Pada bagian ini akan dijelaskan tentang lima kekuatan eksternal yang dapat mempengaruhi persaingan pada perguruan tinggi. Lima kekuatan dari porter merupakan pendekatan yang dipakai secara luas untuk mengembangkan strategi dalam perguruan tinggi. Persaingan antar perguruan tinggi sangat bervariasi tergantung pada nilai tambah yang ditawarkan. Five Forces Model merupakan sebuah metode yang digunakan untuk mengidentifikasi ancamanancaman atau tekanan-tekanan kompetisi (Competitive Forces Model) dari competitor (eksternal bisnis). Gambar 1 Five Force Model Porter Bargaining of power customer Siswa SMA/SMK/Sederajat Lulusan siswa SMU/SMK/Sederajat, merupakan supplier utama bagi STMIK STIKOM Bali. Lulusan SMU/SMK/sederajat yang masuk ke STIKOM Bali. Orang tua Siswa JURNAL SISTEM DAN INFORMATIKA Vol. 11, No. 2, Mei 2017 L-2

4 123 Proses recognizing yang sudah terbentuk di masyarakat (orang tua siswa) membuat posisi STMIK STIKOM Bali cukup dikenal di mata orang tua siswa, sehingga orang tua siswa tidak ragu untuk mendaftarkan anaknya untuk menjadi taruna/taruni STMIK STIKOM Bali Analisis Value Chain Analisa Value Chain bertujuan untuk mengidentifikasi dan membagi aktivitas di dalam perusahaan (STMIK STIKOM Bali) menjadi Aktivitas Pendukung (Support Activities) dan Aktivitas Utama (Primary Activities). Gambar dibawah ini merupakan Value Chain yang ada dalam dan STMIK STIKOM Bali. Gambar 2 Value Chain STIKOM Bali 4 (Empat) aktivitas pendukung yaitu : (1) Pelaksana operasional melipiti: a. Biro Administrasi Umum dan Keuangan (BAUK). Biro ini berfungsi unutk menangani pross keuangan interen dan pengendalian serta pengawasannya, untuk menunjang proses kegiatan belajar mengajar. Beberapa fungsi yang berhubngan dengan kegiatan belajar mengajar antara lain: mengeluarkan KRS, Kartu UTS, dan Kartu UAS. Termasuk dengan praktek kerja dan skripsi. Hal ini berhubungan dengan pembayaran keuangan. b. Biro Administrasi Akademik Kemahasiswaan (BAAK). Biro ini berfungsi untuk melayani berbagai proses kegiatan belajar mengajar mulai dari mahasiswa baru sampai administrasi alumni. c. Program Studi (Prodi) Bagian ini berfungsi untuk peningkatan kualitas belajar dan mengajar beserta prosesnya evaluasi dan monitoring serta pengambangan kurikulum. (2) Pengadaan Sarana dan Prasarana (Perlengkapan dan Peralatan) Berfungsi untuk melaksanakan kegiatan pengadaan Sarana dan Prasarana untuk menunjang Kegiatan Operasional Organisasi (3) Manajemen Sumberdaya Manusia (human resource management seperti penerimaan dan pelatihan pegawai). Berfungsi untuk melaksanakan kegiatan Administrasi karyawan, pemberdayaan, pengembangan dan penilaian kinerja karyawan; dan pendidikan. (4) Divisi IT. Pengembangan Teknologi (technology development). Berfungsi untuk menyusun, mengoperasikan, memelihara, memantau dan mengendalikan SI dan computer. Perencanaan pengendalian untuk meningkatkan IT guna mendukung aktivitas akademik. 12 (Duabelas) aktivitas utama adalah : 1) Promosi Aktivitas ini berfungsi untuk memperkenalkan STIKOM ke masyarakat dan juga dapat digunakan untuk mendukung proses penerimaan mahasiswa baru sebagai sarana promosi untuk menarik minat konsumen. 2) Penerimaan Mahasiswa Baru Kegiatan ini digunakan mencatat data mahasiswa yang mendaftar, mempersiapkan administrasi, ujian dan menentukan daftar calon mahasiswa baru yang diterima. 3) Pengembangan Tenaga Dosen dan Staff Kegiatan ini bertujuan untuk meningkatkan kompetensi dosen dan staff. Bagi para dosen diberikan beasiswa untuk melanjutkan pendidikan ke tingkat selanjutnya, dan pelatihan-pelatihan yang L-2 Perencanaan Strategi Pemasaran (Studi Kasus : STIKOM Bali) (I Wayan Kayun Suawastika)

5 124 nantinya akan mendukung dalam proses belajar mengajar. Sementara untuk staff dilakukan pelatihan-pelatihan yang nantinya akan meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa dan biro-biro terkait. 4) Pengaturan Kurikulum Kegiatan ini dilakukan untuk menyesuaikan kurikulum yang ada dengan kebutuhan/permintaan dunia bisnis saat ini dan ketentuan yang ada pada Dinas Pendidikan. 5) Pelaksanaan Proses Belajar dan Mengajar. Kegiatan ini dilakukan untuk memastikan proses belajar dan mengajar dapat berjalan baik. Proses ini didukung oleh adanya sistem Penjadwalan, yang mengatur jadwal perkuliahan yang nantinya akan dilalui oleh mahasiswa; sistem pengajaran yang menangani masalah kehadiran mahasiswa; sistem BAAK diharapkan menangani masalah nilai kuliah mahasiswa dan website dosen yang memungkinkan dosen mengentri nilai mahasiswa secara langsung via web. Dalam pemilihan mata kuliah dan jadwal kuliah semester kedua dan seterusnya, mahasiswa diberikan keleluasaan untuk dapat memilih mata kuliah dan jadwal yang sesuai dengan waktu yang dimiiliki oleh mahasiswa, asalkan tetap mengacu pada kurikulum tiap program studi. Proses pemilihan mata kuliah dan jadwal kuliah ini diharapkan dapat dilakukan melalui web dan SMS selain dengan cara yang biasa dilakukan, yakni melalui dosen pembimbing akademik masingmasing. Dosen pembimbing akademik ditugaskan untuk membimbing mahasiswa mulai dari semester awal hingga mahasiswa menyelesaikan studinya di STIKOM Bali. Hal ini dimaksudkan agar diharapkan mahasiswa nantinya akan menyelesaikan studinya dengan tepat waktu. Dosen pembimbing akademik dalam melaksanakan tugasnya yaitu membimbing mahasiswa diharapkan akan dibantu oleh sistem informasi PA (Penasehat Akademik), sehingga dengan cepat dosen bisa memantau data kehadiran dan nilai mahasiswa bimbingannya. Dengan demikian jika terjadi penurunan prestasi mahasiswa, akan segera dapat ditindak lanjuti. 6) Pengelolaan Perpustakaan. Pengelolaan Perpustakaan diharapkan didukung oleh adanya sistem informasi perpustakaan yang dapat digunakan untuk mengetahui data buku, jurnal, majalah yang ada. Proses peminjaman dan pengembalian buku diharapkan terkomputerisasi sehingga dapat secara cepat dapat diketahui siapa saja yang belum mengembalikan buku, buku-buku apa saja yang masih ada, buku mana yang sering dipinjam. 7) Pengelolaan Laboratorium Kegiatan belajar mengajar di STIKOM Bali didukung oleh tersedianya laboratorium-laboratorium seperti laboratorium Perangkat keras, Laboratrium Aplikasi, Laboratorium Multimedia, Laboratorium RPL, dan Laboratorium Grafis. Masing-masing terdiri dari 30 sampai dengan 45 unit komputer. 8) Persiapan dan Pelaksanaan UTS / UAS Pelaksanaan UTS (Ujian Tengah Semester) biasanya dilaksanakan pada pertemuan ke 8 atau 9, berdasarkan kelender akademik. Sementara pelaksanaan UAS (Ujian Akhir Semester) dilakukan secara serentak sesuai dengan jadwal pada kelender akademik yang telah ditetapkan oleh Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan. Proses pelaksanaan UAS ini diharapkan didukung dengan adanya sistem informasi Pengawas dan panitia UAS serta sistem pengelolaan anggrannya. Dengan menggunakan sistem-sistem ini maka data-data yang berhubungan dengan ujian, seperti jadwal pengawas, siapa pengawasnya dan berapa honor yang akan diterima oleh pengawas serta bank soal diharapkan terkomputerisasi dengan baik. Kemudian dengan siystem ini pula dapat diketahui dengan cepat data mahasiswa yang melanggar ketentuan dalam ujian seperti tidak memakai seragam, terlambat, tidak membawa kartu dan tertangkap melakukan pencontekan. Data pelanggaran ini akan dipakai dalam proses pemberian nilai mahasiswa. Hal ini dimaksudkan agar mahasiswa benar-benar mendapatkan nilai dengan cara yang fair, sehingga tujuan Akademi yang tercermin dalam visi misinya yaitu Terwujudnya peserta didik mempunyai sumber daya manusia di bidang IT yang handal, berdaya saing dan memberikan nilai tambah melalui pendidikan dan pelatihan. 9) Praktek Kerja Lapangan (PKL) Untuk melengkapi syarat kelulusan mahasiswa, maka mahasiswa juga wajib melakukan praktek kerja lapangan pada semester ke V bagi D3 dan semester VII bagi S1. Langkah-langkahnya adalah mahasiswa mencari lokasi PKL, pembayaran, Penetapan dosen pembimbing PKL, proses PKL, Proses bimbingan penulisan PKL, Penetapan penguji PKL, seminar PKL, penilaian, revisi (jika ada) dan pengumpulan laporan PKL ke perpustakaan. JURNAL SISTEM DAN INFORMATIKA Vol. 11, No. 2, Mei 2017 L-2

6 125 Semua semua proses tersebut diharapkan terkomputerisasi dengan adanya sistem informasi yang mendukungnya, seperti pada proses pendaftaran, pembayaran, pemilihan dosen, penilaian dan pencatatan data pengumpulan laporsan PKL ke perpustakaan. Pengumuman dosen pembimbing, penguji, jadwal seminar, diharapkan mahasiswa dapat mengakses secara langsung via web maupun SMS 10) Tugas Akhir / Ujian Komprehensif Untuk melengkapi syarat kelulusan mahasiswa, maka mahasiswa juga wajib mengerjakan skripsi atau tugas akhir. Langkah-langkahnya adalah pendaftaran, pembayaran, penetapan dosen pembimbing skripsi, seminar proposal, penetapan dosen penguji, siding skripsi, penilaian, revisi (jika ada) dan pengumpulan tugas akhir ke perpustakaan. Hampir semua proses tersebut diharapkan terkomputerisasi dengan adanya sistem informasi yang mendukungnya, seperti pada proses pendaftaran, pembayaran, pemilihan dosen, penilaian dan pencatatan data pengumpulan tugas akhir ke perpustakaan. Pengumuman dosen pembimbing tugas akhir, penguji, seminar proposal, siding skripsi, diharapkan mahasiswa dapat mengakses secara langsung via web maupun SMS 11) Wisuda Setelah mahasiswa menyelesaikan tugas akhir maka mahasiswa berhak untuk mengikuti wisuda. Proses ini dimulai dari proses pendaftaran, pembayaran dan pelaksanaan wisuda. Proses-proses tersebut diharapkan didukung oleh sistem sistem yang terkait seperti sistem keuangan dan sistem pendaftaran wisuda itu sendiri. 12) Administrasi Alumni Setelah menjadi alumni, maka diadakanlah proses pendataan alumni yang memungkinkan terjadinya hubungan atau interaksi yang menguntungkan antara mahasiswa STMIK STIKOM yang sedang menjalani pendidikannya dan para alumni di mana STMIK STIKOM sebagai mediatornya Analisis SWOT 1. Strenght Faktor internal perguruan tinggi yang dapat mendukung tercapainya tujuan bisnis perguruan tinggi adalah faktor sumber daya. Keunggulan perguruan tinggi dalam sumber daya adalah perguruan tinggi memiliki sumber daya manusia yang memadai dengan memiliki jumlah tenaga pengajar yang memiliki perbandingan yang cukup antara jumlah dosen dan mahasiswa yang ada. Staf dan karyawan dalam perguruan memadai dengan skill yang dimiliki sesuai dengan proses bisnis yang ada. Infrastruktur yang ada saat ini memadai untuk keberlangsungan proses bisnis yang ada. 2. Weakness Faktor internal yang menjadi sebuah ancaman dalam perkembangan perguruan tinggi adalah fasilitas laboratoarium yang masih belum memadai untuk proses binis. 3. Opurtunities Faktor eksternal yang mendukung perkembangan perguruan tinggi adalah perkembangan teknologi untuk dapat meningkatkan kenyamanan dari konsumen, perkembangan dan peningkatan supplier dengan berbagai teknologi perkembangan untuk dapat meningkatkan pertumbuhan supplier. 4. Treat Faktor eksternal yang dapat menghambat sebuah perkembangan perguruan tinggi untuk mencapai tujuan adalah perkembangan perguruan tinggi pesaing yang ada saat ini di Kota Denpasar yang memiliki bidang ilmu yang sejenis Matrik SWOT Strength (Kekuatan) 1. SDM yang ada saat ini memiliki keahlian yang sesuai dengan bidang ilmu 2. Jumlah mahasiswa cukup memadai 3. Media pemasaran telah tersedia (website perguruan tinggi) Opportunities (Peluang) 1. Mengembangkan infrastruktur 2. Menambah tenaga pengajar 3. Memperbaiki loyalitas ke pelanggan Weaknes (Kelemahan) 1. Fasilitas laboratorium 2. Jumlah tenaga pengajar 3. Loyalitas terhadap pelanggan Threats (Ancaman) 1. Kompetitor sejenis 2. Lowongan pekerjaan 3. Trend jurusan perkuliahan L-2 Perencanaan Strategi Pemasaran (Studi Kasus : STIKOM Bali) (I Wayan Kayun Suawastika)

7 Simpulan Kesimpulan yang didapat dalam penelitian ini adalah kekurangan dari kondisi yangada saat ini dan peluang yang akan dicapai tergambarkan dalam analisa SWOT. Analisa ini menyimpulkan bahwa pemasaran perguruan tinggi memiliki peluang dengan menambah tenaga pengajar dan memperbaiki infrastrukur yang ada. Saran yang dapat diambil dalam penelitian ini adalah analisa yang ada masih memikli beberapa kekurangan, dimana beberapa data yang didapat masih membutuhkan suatu informasi yang jelas. Daftar Pustaka [1] Fitriyani, Luvita Dwi., 2013., Penerapan Analisis Swot Dalam Strategi Pengembangan Museum Brawijaya Sebagai Salah Satu Asset Sejarah Kota Malang., Universita Brawijaya [2] Noviana., 2013., Perencanaan Strategis Sistem Dan Teknologi Informasi Unit Pustaka Pusat Badan Penelitian Dan Pengembangan Kementerian Pertanian Dengan Metode Enterprise Architecture., Universitas Bina Nusantara [3] David, Fred R, Strategic Management, Manajemen Strategis Konsep, Salemba Empat, Jakarta, 2004 [4] Rangkuti, Freddy, 2001, Analisis Swot Teknik Membedah Kasus Bisnis: Reorientasi Konsep Perencanaan [5] Rangkuti, Freddy Analisis SWOT Teknik Membedah kasus Bisnis. Gramedia pustaka Utama, Jakarta JURNAL SISTEM DAN INFORMATIKA Vol. 11, No. 2, Mei 2017 L-2