Disampaikan Oleh: Muhammad Azani Hs

Transkripsi

1 Disampaikan Oleh: Muhammad Azani Hs

2 Catatan: Slide ini disadur dari Buku Teks oleh Schwalbe, Kathy. Managing Information Technology Project Seventh edition. Boston, MA: Thomson Course Technology, Silahkan lihat ke Buku Teks, untuk informasi detail dari materi yang disampaikan di slide ini. 2

3 Learning Objectives Menggambarkan suatu kerangka keseluruhan untuk manajemen integrasi proyek yang berkaitan dengan bidang pengetahuan PM lain dan siklus hidup proyek Menjelaskan proses perencanaan strategis dan menerapkan metode seleksi proyek Menjelaskan pentingnya menciptakan sebuah piagam proyek (Project Charter) untuk secara resmi memulai proyek 3

4 Learning Objectives Menjelaskan pelaksanaan proyek, hubungannya dengan perencanaan proyek, faktor yang berhubungan dengan hasil yang sukses, dan alat-alat dan teknik untuk membantu dalam mengarahkan dan mengelola pekerjaan proyek Menggambarkan proses monitoring dan pengendalian proyek Memahami proses perubahan kontrol terpadu, perencanaan untuk dan mengelola perubahan pada teknologi informasi (TI) proyek, dan mengembangkan dan menggunakan sistem kontrol perubahan Menjelaskan pentingnya mengembangkan dan mengikuti prosedur yang baik untuk proyek-proyek penutupan Menjelaskan bagaimana perangkat lunak dapat membantu dalam manajemen proyek integrasi 4

5 The Key to Overall Project Success: Good Project Integration Management Manajer proyek harus mengkoordinasikan semua bidang pengetahuan lain di seluruh siklus hidup proyek Banyak manajer proyek baru mengalami kesulitan melihat "gambaran besar" dan ingin fokus pada terlalu banyak detail Manajemen integrasi proyek tidak sama dengan integrasi perangkat lunak 5

6 Figure 4-1. Project Integration Management Summary 6

7 Strategic Planning and Project Selection Strategic planning meliputi penentuan jangka panjang, prediksi trend masa depan, dan proyeksi kebutuhan produk dan layanan baru Organisasi sering melakukan analisis SWOT Menganalisa Strengths, Weaknesses, Opportunities, and Threats Sebagai bagian dari strategic planning, organisasi identify potential projects use realistic methods to select which projects to work on formalize project initiation by issuing a project charter 7

8 Figure 4-3. Information Technology Planning Process 8

9 Methods for Selecting Projects Biasanya, akan ada lebih banyak proyek daripada waktu dan sumber daya yang tersedia untuk mengimplementasikannya Metode untuk memilih proyek meliputi: Fokus pada kebutuhan organisasi yang luas/focusing on broad organizational needs Mengkategorikan proyek TI/categorizing information technology projects Melakukan net present value atau analisis keuangan lainnya/performing net present value or other financial analyses Menggunakan model scoring tertimbang/using a weighted scoring model Menerapkan balanced score card/implementing a balanced scorecard 9

10 Focusing on Broad Organizational Needs Hal ini sering sulit dilkukn untuk dapat memberikan justifikasi yang kuat untuk beberapa proyek TI, akan tetapi semua orang setuju bahwa proyek TI memiliki nilai yang tinggi It is better to measure gold roughly than to count pennies precisely Lebih baik untuk mengukur emas sekitar daripada menghitung uang tepat Three important criteria for projects: There is a need for the project kebutuhan There are funds available Dana There s a strong will to make the project succeed kemauan 10

11 Categorizing IT Projects Kategorisasi pertama adalah apakah tujuan proyek untuk, a problem/masalah an opportunity, or/kesempatan a directive/perintah Kategorisasi lain adalah berapa lama waktu yang diperlukan untuk melaksanakan dan bila diperlukan Lainnya adalah prioritas keseluruhan proyek 11

12 Financial Analysis of Projects Pertimbangan keuangan seringkali merupakan pertimbangan penting dalam memilih proyek Tiga metode utama untuk menentukan nilai keuangan yang diproyeksikan nilai proyek: Net present value (NPV) analysis Return on investment (ROI) Payback analysis 12

13 Net Present Value Analysis Net present value (NPV) analysis adalah metode untuk menghitung keuntungan moneter yang diharapkan atau rugi bersih dari proyek dengan mendiskontokan semua arus kas masa depan yang diharapkan dan arus keluar ke titik ini dalam waktu NET PRESENT VALUE adalah selisih uang yang diterima dan uang yang dikeluarkan dengan memperhatikan time value of money. Rumus time value of money yang present value adalah untuk mengetahui nilai uang saat ini. Oleh karena uang tersebut akan diterima di masa depan, kita harus mengetahui berapa nilainya jika kita terima sekarang. Proyek dengan NPV positif harus dipertimbangkan jika nilai keuangan adalah kriteria utama Semakin tinggi NPV, semakin baik 13

14 Figure 4-4. Net Present Value Example 14

15 Contoh kasus Perhitungan NPV contoh NPV.pdf 15

16 Return on Investment Return on investment (ROI) dihitung dengan mengurangi biaya proyek dari manfaat dan kemudian membaginya dengan biaya ROI = (total discounted benefits - total discounted costs) / discounted costs Semakin tinggi ROI, semakin baik Banyak organisasi memiliki tingkat pengembalian/required rate of return atau tingkat yang dapat diterima minimum pengembalian investasi untuk proyek - proyek Internal rate of return (IRR) dapat dihitung dengan mencari tingkat diskonto yang membuat NPV sama dengan nol 16

17 Payback Analysis Pertimbangan keuangan penting lainnya adalah payback analysis Payback period adalah jumlah waktu yang diperlukan untuk menutup, dalam bentuk arus kas bersih, total dolar/rupiah yang diinvestasikan dalam proyek Payback terjadi ketika manfaat diskon kumulatif neto sam dengan biaya Banyak organisasi ingin proyek TI memiliki waktu pengembalian yang cukup singkat 17

18 Figure 4-6. Charting the Payback Period 18

19 Weighted Scoring Model Weighted scoring model adalah alat yang menyediakan suatu proses yang sistematis untuk memilih proyek berdasarkan banyak kriteria Mengidentifikasi kriteria penting untuk proses seleksi proyek Menetapkan bobot (persentase) untuk setiap kriteria sehingga mereka menambahkan hingga 100% Menetapkan skor untuk setiap kriteria untuk setiap proyek Kalikan skor dengan bobot dan mendapatkan total skor tertimbang (Weighted Scores) Semakin tinggi skor tertimbang, lebih baik 19

20 Figure 4-7. Sample Weighted Scoring Model for Project Selection 20

21 Implementing a Balanced Scorecard Drs. Robert Kaplan and David Norton mengembangkan pendekatan ini untuk membantu memilih dan mengelola proyek yang sejalan dengan strategi bisnis Balanced scorecard Merupakan metodologi yang mengubah nilai driver organisasi, seperti layanan pelanggan, inovasi, efisiensi operasional, dan kinerja keuangan untuk serangkaian metrik yang didefinisikan See for more information 21

22 Figure 4-8. Balanced Scorecard Example 22

23 Developing a Project Charter Setelah memutuskan proyek apa untuk pekerjaan apa, penting untuk memberitahukan kepada seluruh organisasi Project charter adalah dokumen yang secara resmi mengakui keberadaan sebuah proyek dan memberikan arahan pada tujuan dan manajemen proyek Stakeholder proyek utama harus menandatangani sebuah project charter untuk mengakui kesepakatan tentang kebutuhan dan tujuan dari proyek; piagam yang ditandatangani adalah output utama manajemen proyek Information integrasi Technology Project 23

24 Inputs for Developing a Project Charter Pernyataan proyek kerja Sebuah kasus bisnis perjanjian Faktor lingkungan perusahaan Organizational process assets, meliputi rencana formal dan informal kebijakan, prosedur, pedoman, sistem informasi, sistem keuangan, sistem manajemen, pembelajaran, dan informasi sejarah 24

25 Table 4-1. Project Charter for the DNA- Sequencing Instrument Completion Project 25

26 Table 4-1. Project Charter (cont.) 26

27 Developing a Project Management Plan Project management plan adalah dokumen yang digunakan untuk mengkoordinasikan semua dokumen perencanaan proyek dan membantu membimbing pelaksanaan dan kontrol proyek Rencana dibuat dalam bidang pengetahuan lainnya yang merupakan bagian dari rencana manajemen proyek secara keseluruhan 27

28 Common Elements of a Project Management Plan Pengenalan atau gambaran dari proyek Deskripsi bagaimana proyek disusun Manajemen dan proses teknis yang digunakan pada proyek Pekerjaan yang harus dilakukan, jadwal, dan informasi anggaran 28

29 Table 4-2. Sample Contents for a Software Project Management Plan (SPMP) 29

30 Directing and Managing Project Work Meliputi pengelolaan dan pelaksanaan pekerjaan yang dijelaskan dalam rencana manajemen proyek Sebagian besar waktu dan uang biasanya dihabiskan untuk pelaksanaan Wilayah penerapan proyek secara langsung mempengaruhi pelaksanaan proyek karena produk dari proyek yang dihasilkan selama eksekusi 30

31 Coordinating Planning and Execution perencanaan dan pelaksanaan proyek saling terkait dan kegiatan yang tidak terpisahkan Mereka yang akan melakukan pekerjaan harus membantu untuk merencanakan pekerjaan Manajer proyek harus meminta masukan dari tim untuk mengembangkan rencana yang realistis 31

32 Providing Leadership and a Supportive Culture Manajer proyek harus memimpin dengan contoh untuk menunjukkan pentingnya menciptakan dan kemudian mengikuti rencana proyek yang baik Budaya organisasi dapat membantu pelaksanaan proyek oleh Memberikan pedoman dan template Pelacakan kinerja berdasarkan rencana Manajer proyek mungkin masih perlu melanggar aturan untuk memenuhi tujuan proyek, dan manajer senior harus mendukung tindakan tersebut 32

33 Project Execution Tools and Techniques Expert judgment: Para ahli dapat membantu manajer proyek dan tim mereka membuat banyak keputusan yang berkaitan dengan pelaksanaan proyek Meetings: Rapat memungkinkan orang untuk mengembangkan hubungan, menangkap bahasa tubuh penting atau nada suara, dan melakukan dialog untuk membantu penyelesaian masalah. Project management information systems: Ada ratusan produk perangkat lunak manajemen proyek yang tersedia di pasar saat ini, dan banyak organisasi yang bergerak ke arah sistem manajemen proyek perusahaan yang kuat yang dapat diakses melalui Internet Lihat Contoh Sistem Informasi Transportasi Terpadu Kuala Lumpur pada p

34 Monitoring and Controlling Project Work Perubahan yang tak terelakkan di sebagian besar proyek, jadi penting untuk mengembangkan dan mengikuti proses untuk memonitor dan perubahan kontrol Pekerjaan proyek pemantauan meliputi pengumpulan, pengukuran, dan menyebarkan informasi kinerja Baseline merupakan dasar rencana manajemen proyek disetujui ditambah perubahan disetujui 34

35 Performing Integrated Change Control Tiga tujuan utamanya meliputi: Mempengaruhi faktor faktor yang membuat perubahan untuk memastikan bahwa perubahan yang terjadi adalah perubahan yang bermanfaat Menentukan bahwa perubahan telah terjadi Mengelola perubahan yang sebenarnya saat terjadi 35

36 Change Control on Information Technology Projects Former view: Tim proyek harus berusaha untuk melakukan apa yang direncanakan tepat waktu dan sesuai anggaran Problem: Stakeholders jarang setuju pada lingkup proyek, dan waktu dan perkiraan biaya yang tidak akurat Modern view: Manajemen proyek adalah suatu proses komunikasi yang konstan dan negosiasi Solution: Perubahan seringkali menguntungkan, dan tim proyek harus merencanakan untuk mereka 36

37 Change Control System Change control system sebuah proses formal, didokumentasikan yang menggambarkan kapan dan bagaimana resmi dokumen proyek dan pekerjaan dapat diubah Menjelaskan yang berwenang untuk melakukan perubahan dan bagaimana membuat mereka 37

38 Change Control Board (CCB) Change Control Board (CCB)/Papan perubahan kontrol adalah kelompok formal dari orang yang bertanggung jawab untuk menyetujui atau menolak perubahan pada sebuah proyek CCB memberikan pedoman untuk mempersiapkan permintaan perubahan, mengevaluasi permintaan perubahan, dan mengelola pelaksanaan perubahan disetujui Termasuk para pemangku kepentingan dari seluruh organisasi 38

39 Making Timely Changes Beberapa CCB hanya memenuhi sesekali, sehingga mungkin memakan waktu terlalu lama untuk perubahan yang terjadi Beberapa organisasi memiliki kebijakan di tempat untuk perubahan waktu yang sensitif 39

40 Closing Projects or Phases Untuk menutup proyek atau fase, anda harus menyelesaikan semua kegiatan dan mentransfer pekerjaan yang selesai atau dibatalkan untuk orang orang yang tepat Keluaran utama meliputi Produk akhir, layanan atau transisi hasil Update aset proses organisasi 40

41 Using Software to Assist in Project Integration Management Beberapa jenis perangkat lunak dapat digunakan untuk membantu dalam manajemen proyek integrasi Dokumen dapat dibuat dengan software pengolah kata Presentasi yang dibuat dengan software presentasi Tracking dapat dilakukan dengan spreadsheet atau database Software komunikasi seperti dan web authoring alat untuk memfasilitasi komunikasi Perangkat lunak manajemen proyek dapat menarik segala sesuatu bersama sama dan menampilkan informasi rinci dan ringkas Business Service Management (BSM) alat untuk melacak eksekusi dari aliran bisnis proses 41

42 Figure 4-9. Sample Portfolio Management Software Screen Source: 42

43 Chapter Summary Manajemen integrasi proyek melibatkan koordinasi semua bidang pengetahuan lain pada seluruh siklus hidup proyek Proses utamanya meliputi: mengembangkan piagam proyek/project charter Mengembangkan rencana manajemen proyek Eksekusi langsung dan mengelola proyek Memantau dan pengendalian pekerjaan proyek Lakukan pengendalian perubahan secara terpadu Tutup proyek atau fase 43