PENGEMBANGAN SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN UNTUK MONITORING & PENINGKATAN KINERJA DOSEN (STUDI KASUS : UNIVERSITAS PARAMADINA)

Transkripsi

1 PENGEMBANGAN SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN UNTUK MONITORING & PENINGKATAN KINERJA DOSEN (STUDI KASUS : UNIVERSITAS PARAMADINA) Yeni Nuraeni Program Studi Teknik Informatika, Universitas Paramadina Jl. Gatot Subroto Kav 97, Mampang Jakarta yeninur@hotmail.com ABSTRAK Dimasa depan tugas dan fungsi seorang dosen semakin komplek, hal ini dikarenakan perkembangan ilmu pengetahuan yang sangat pesat, dan juga tuntutan untuk menggunakan E- learning atau Teknologi Informasi (IT) tidak dapat dihindari. Keadaan ini menuntut kemampuan untuk beradaptasi yang sesuai dengan kebutuhan pembangunan pendidikan tinggi. Untuk itu kesiapan seorang dosen dalam meningkatkan kualitas dan intensitas kegiatan akademiknya mutlak menjadi kesadaran dan harus direncanakan secara komprehensif serta integral. Hal ini terutama yang berkaitan dengan implementasi tri darma perguruan tinggi yakni pendidikan/pengajaran, penelitian dan pengabdian pada masyarakat. Ketiga kegiatan utama tersebut, ditambah dengan aktifitas pembimbingan serta sangat mungkin terjadi diikuti dengan tugas-tugas struktural, merupakan salah satu ukuran kinerja akademik seorang dosen. Upaya untuk terus meningkatkan kinerja dosen perlu pendekatan proaktif, dalam arti perlu keterpaduan, koordinasi diantara unsur-unsur yang ada di dalam organisasi, sehingga dapat memberikan kontribusi yang sangat berharga terhadap pencapaian sasaran organsisasi yang strategis dan berkesinambungan. Untuk dapat mewujudkan hal tersebut perlu dukungan dan komitmen antara pimpinan dan para tenaga pendidik/dosen, dan perlu disusun suatu mekanisme monitoring dan peningkatan kinerja dosen yang efektif dan efisien salah satunya upaya yang dapat dilakukan adalah mengembangkan sebuah sistem pendukung keputusan untuk monitoring dan peningkatan kinerja dosen yang berguna untuk memudahkan pengambil keputusan dalam memberi penugasan kepada dosen dalam rangka meningkatkan dan mencapai target kinerjanya. Aplikasi ini berfungsi juga untuk membantu melakukan monitoring terhadap kinerja dosen, menghitung pencapaian target kinerja yang telah ditentukan serta menentukan kegiatan-kegiatan yang harus dilakukan oleh dosen. Metode dalam pengembangan aplikasi ini terdiri dari beberapa tahapan yaitu analisis kebutuhan, perancangan model proses serta perancangan aplikasi monitoring dan evaluasi kinerja dosen. Kata kunci : Sistem Pendukung Keputusan Untuk Peningkatan Kinerja Dosen PENDAHULUAN Latar Belakang Pendidikan tinggi dalam rangka menghasilkan sumber daya manusia yang berkualitas memiliki posisi yang sangat strategis. Hal ini sejalan dengan tujuan pendidikan tinggi yakni menyiapkan peserta didik menjadi anggota masyarakat yang memiliki kemampuan akademik dan/atau profesional yang dapat menerapkan, mengembangkan dan

2 atau mem-perkaya khasanah ilmu pengetahuan, teknologi dan/atau kesenian (PP ), untuk itu perlu kesiapan perguruan tinggi dengan segala perangkatnya termasuk yang utama adalah tenaga akademik sebagai penggerak utama aktifitas pembelajaran, sehingga dosen harus mendapatkan pembinaan karier yang terencana dan proporsional. Tuntutan seperti tersebut diatas telah pula ditegaskan dalam peraturan pemerintah nomor 19 tahun 2005, tentang standar nasional pendidikan, pada pasal 45 dan 46. Dengan berbagai bentuk tanggung jawab, selayaknyalah seorang dosen mempunyai motivasi yang kuat dan jelas, yakni adanya jangkauan dedikasi yang tinggi guna pencapaian prestasi, percepatan atau regulasi kepangkatan, penghasilan yang signifikan sebagai bentuk tanggung jawab tenaga kependidikan sekaligus penghargaan yang diterimanya, dan terpenting merupakan bentuk pertangungjawaban insaniah terhadap Allah SWT yang telah menjalankan amanah dengan baik dan optimal. Rendahnya kinerja dosen dalam melaksanakan tugas pokok tri dharma perguruan tinggi dan tugas lainnya akan berdampak tidak hanya pada dosen bersangkutan, tapi juga pada institusi dan mutu lulusan yang saat ini sedang menjadi isu sentral pendidikan tinggi (quality assurance). Lebih jauh akan sangat berdampak pada produktivitas standar yang semestinya dilakukan oleh dosen dan institusi secara keseluruhan. Dosen sebagai tenaga kependidikan mempunyai posisi yang sangat strategis, dimana memiliki pengaruh langsung terhadap proses belajar, mutu lulusan dan pola keluaran yang kompetitif. Ini maknanya adalah bahwa mutu mahasiswa ditentukan bagaimana mutu tenaga dosennya sebagai unsur utama tenaga kependidikan. Bahkan sistem penjaminan mutu yang dikembangkan saat ini, dan telah menjadi acuan baku bagi tiap-tiap perguruan tinggi, menetapkan dosen sebagai sumber daya yang berkorelasi tinggi terhadap kemampuan lulusan untuk competition minded, yakni memiliki keahlian dan keilmuan sesuai dengan disiplin yang ditekuninya (Wardiman Djojonegoro, 2004, 13). Keterlibatan dosen kearah ini pada dasarnya dikarenakan : sifat organisasi perguruan tinggi dan fungsi dosen pada perguruan tinggi. Identifikasi Permasalahan Upaya peningkatan SDM di Universitas Paramadina telah menyentuh semua unsur yang ada di kampus.namun dari ketiga unsur yang ada, dosenlah yang terpenting dan punya peran yang lebih strategis. Sumber daya manusia dosen memiliki posisi yang vital dalam membentuk image mutu lulusan maupun mutu lembaga secara umum. Posisi itu diperkuat dengan fakta bahwa dosen memiliki otoritas tinggi dalam proses akademik, dan bahkan lebih tinggi daripada profesi serupa di lembaga pendidikan di bawahnya. Permasalahan seringkali ditemukan pada mekanisme kelembagaan di perguruan tinggi dalam mendeteksi atau mengkritisi performa dosen dalam proses pembelajaran, dimana hampir tidak ditemukan sistem kendali yang berarti, hanya jenjang kepangkatan dan pendidikan dosen dijadikan pedoman pokok, di samping rasio kelulusan, dalam mekanisme akreditasi. Dengan demikian memikirkan upaya pengembangan mutu dosen harus menjadi obsesi setiap pengelola pendidikan tinggi. Mengukur kinerja dosen bukan pekerjaan sederhana. Tapi pada prinsipnya kinerjanya tercermin dari produktivitasnya dalam mengamalkan Tri Dharma Perguruan Tinggi (: pendidikan dan peng ajaran, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat). Ketiga unsur ini secara sederhana dapat terindikasi pada jenjang pendidikan dan jabatan fungsional. Untuk itu Direktorat Quality Assurance (QA) Universitas Paramadina sejak tahun 2008 melaksanakan assesment terhadap setiap program studi dengan tujuan C-15-2

3 membantu mewujudkan sistem pendidikan di Paramadina sehingga memiliki suasana akademik yang kondusif serta dapat memuwujudkan sasaran yang ingin dicapai yaitu menjadi World Class University. Untuk mewujudkan cita-cita tersebut beberapa tahapan harus dilalui, terdapat parameter-parameter yang harus dipenuhi, yaitu meliputi kualitas mahasiswa, kualitas dosen, menghasilkan lulusan yang mampu bersaing di dunia kerja serta membantu meningkatkan karir dosen secara fungsional, dengan menempatkan tugas dan beban dosen secara proporsional sesuai dengan aturan dari DIKNAS. Adapun permasalahan yang dihadapi pada saat ini antara lain hasil monitoring dan evalusi kinerja dosen yang dilakukan oleh QA belum terorganisir dalam suatu database yang mudah untuk diakses jika dibutuhkan oleh dosen maupun ketua program studi dan pejabat terkait lainnya untuk melihat kinerja yang telah dicapai oleh seorang dosen dan menentukan rencana strategis untuk meningkatkan kinerja dosen di masa yang akan datang. Tujuan Berdasarkan identifikasi terhadap masalah-masalah tersebut di atas, perlu dikembangkan suatu sistem aplikasi pendukung keputusan dengan tujuan sebagai berikukt : 1. Sumber daya manusia di lingkungan perguruan tinggi khususnya dosen dapat didayagunakan secara efektif dan efisien 2. Sistem yang dibuat akan bersifat untuk membantu manajer dalam pengambilan keputusan yang berhubungan dengan peningkatan kinerja dosen 3. Meningkatkan efektivitas dan efisiensi proses pengambilan keputusan dalam rangka penugasan terhadap dosen secara proposional sesuai dengan beban kerja ideal dosen menurut aturan DIKNAS. 4. Mendorong peningkatan karir dan kesejahteraaan dosen melalui kenaikan jabatan fungsional dosen sesuai aturan DIKNAS BAHAN & METODE Parameter Penilaian Kinerja Dosen Ada beberapa parameter yang dijadikan acuan oleh QA Paramadina untuk penilaian kinerja dosen yaitu sbb: C-15-3

4 Beban Kerja Ideal Dosen Per semester Tabel 1. Parameter Pengukuran Kinerja Dosen Beban kerja ideal dosen berdasarkan aturan DIKNAS dapat digambarkan pada diagram berikut : Gambar 1. Perhitungan Beban Kerja Ideal Dosen Adapun komponen-komponen penilaiannya di bagi menjadi 4 bidang utama yaitu : 1. Bidang A pendidikan dan pengajaran 2. Bidang B penelitian 3. Bidang C pangabdian pada masyarakat 4. Bidang D penunjang tridharma perguruan tinggi Implementasinya di Universitas Paramadina, setiap dosen tetap yang harus bekerja selama 40 jam perminggu (8 jam/hari) setiap tahunnya dibebani sebanyak 40 SKS yang harus secara proposional meliputi ke empat bidang tersebut di atas. Prosedur Penilaian Kinerja Dosen Prosedur penilaian kinerja dosen di Universitas Paramadina dimulai dengan pengisian PERSONNEL SERVICES CONTRACT/PSC (Kontrak Pelayanan Personel) oleh setiap dosen tetap maupun dosen luar biasa. Melalui PSC ini dosen menjabarkan rencana kerjanya selama 1 semester. Berikut contoh PSC yang harus diisi oleh dosen tetap setiap awal semester: C-15-4

5 Gambar 2. Personnel Services Contract Dosen Selanjutnya dosen melaksanakan kegiatan tri dharma perguruan tinggi beserta kegiatan penunjang lainnya sesuai dengan PSC yang telah diisi dan disetujui oleh Ka Prodi. Selama melaksanakan kegiatan dosen harus selalu berpedoman pada aturan yang telah ditentukan oleh Universitas serta melaporkan bukti-bukti pada saat dilakukan assessment secara personal oleh direktorat qualitiy assurance yang dilakukan setiap menjelang akhir semester. Setiap akhir semester Direktorat quality assurance menyampaikan laporan akhir penilaian kinerja dosen kepada Ka Prodi. Di lingkungan program studi masing-masing Ka prodi membahas laporan hasil monitoring dan evalausi kinerja dosen yang disampaikan oleh QA bersama seluruh dosen tetap. Hasil pembahasan laporan kinerja dosen ini menyangkut hal-hal sebagai berikut : 1 Evaluasi terhadap hasil perhitungan kinerja dosen serta cara meningkatkannya 2 Menyusun rencana strategis program studi untuk mencapai kinerja yang maksimal di masa yang akan datang 3 Penugasan setiap dosen tetap dan luar biasa untuk semester berikutnya 4 Penyusunan rencana pengusulan peningkatan jabatan fungsional dosen ke kopertis 5 Penyusunan rencana akreditasi oleh BAN-PT Metode Pengembangan Aplikasi Langkah-langkah yang dilakukan dalam membangun sistem informasi pengurusan jabatan fungsional dosen adalah sebagai berikut : 1 Identifikasi masalah melakukan analisis dan evaluasi terhadap proses monitoring dan evaluasi kinerja dosen yang telah dilakukan oleh direktorat QA dan upayaupaya yang telah dilakukan untuk meningkatkan kinerja dosen. Pada tahap ini teridentifikasi proses yang tidak bernilai tambah yang membuat proses monitoring dan upaya peningkatan kinerja dosen menjadi tidak efektif dan efisien karane sebagain besar masih dilakukan secara manual dan data-data belum terekam dan terorganisasi dengan baik sehingga sulit digunakan untuk proses pengambilan keputusan. Metode penggalian informasi dilakukan dengan wawancara, eksplorasi dokumen dan observasi. C-15-5

6 2 Pembangunan model proses monitoring dan evaluasi kinerja dosen serta upaya peningkatan kinerja dosen yang didasarkan pada hasil analisis dan evaluasi pada tahap pertama. Pada proses ini dilakukan penggantian dan eleminasi proses-proses yang tergolong non added value menjadi proses added value, prose yang masih dilakukan secara manual diganti dengan komputerisasi, data yang masih dalam bentuk file sistem diganti dengan database system. 3 Perancangan aplikasi sistem pendukung keputusan untuk monitoring dan peningkatan kinerja dosen berdasarkan model yang baru dibangun pada tahap 2 tersebut di atas. Sistem pedukung keputusan dirancang dengan secara terintegrasi yang melibatkan mahasiswa, dosen, Direkorat quality assurance, direktorat bidang akademis, direktorat bidang penelitian dan pengabdian masyarakat, beserta para ketua program studi serta para pimpinan universitas lainnya. HASIL DAN PEMBAHASAN Alur Proses Monitoring dan Evaluasi Kinerja Dosen Pelaksanakan PSC akan dimonitor dan dievaluasi oleh QA dengan melakukan Assessment secara personal terhadap setiap dosen maupun Assessment ke setiap program studi. QA akan melaporkan hasil penilaian kinerja dosen tersebut ke Ketua Program Studi sehingga dapat dilihat indeks kinerja setiap dosen pada program studi yang bersangkutan, selanjutnya Ka prodi membuat rencana strategis dan penugasan dosen untuk semester berikutnya berdasarkan laporan hasil monitoring dan evaluasi kinerja dosen dari Direktorat QA. Berikut diagram alir proses penilaian kinerja dosen setelah menggunakan sistem komputerisasi : Gambar 3. Mekanisme Monitoring & Evaluasi Kinerja Dosen C-15-6

7 User Interface Aplikasi Sistem Pendukung Keputusan Monitoring dan Peningkatan Kinerja Dosen Berikut contoh beberapa user interface dari aplikasi siste pendukung keputusan untuk monitoring dan peningkatan kinerja dosen di Universitas Paramadina : Gambar 4 : User Interface Aplikasi Perhitungan Skor Kinerja Dosen Gambar 5 : User Interface, Form Pengisian Kegiatan Dosen Berdasarkan SPC, Aplikasi Perhitungan Angka Kredit dan Penugasan Dosen oleh KA Prodi C-15-7

8 KESIMPULAN Dengan adanya sistem pendukung keputusan untuk monitoring dan peningkatan kinerja dosen ini, maka ada beberapa keuntungan utama yang dapat diperoleh yaitu : 1. Universitas setiap saat dapat mengadakan penilaian kinerja dosen, sehingga dapat memotivasi dosen untuk lebih berprestasi, yang pada akhirnya dapat meningkatkan nilai akreditasi Program Studi maupun Universitas 2. Menginformasikan dan mengingatkan kepada dosen untuk terus meningkatkan pencapaian pelaksanaan Tri Dharma Perguruan Tinggi dalam rangka meningkatkan citra institusi dan sekaligus juga memberikan manfaat pribadi, karena hasil-hasil pengajaran, penelitian dan pengabdian masyarakat dapat dipakai untuk mengurus kepangkatan akademik dalam rangka meningkatkan jabatan fungsionalnya. DAFTAR PUSTAKA Direktorat Pembinaan Pendidikan Tenaga Kependidikan & Ketenagaan Perguruan Tinggi, Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi Departement Pendidikan Nasional, Himpunan Peraturan Tentang Pola Pembinaan Karier Dosen Perguruan Tinggi Di Indonesia, Pressman, Roger S, 2007, Softaware Engineering: A Practitioner s Approach, McGrawhill Companies, Inc. Suryanto Herman Asep, 2005, Review Metodologi Pengembangan Perangkat Lunak, http: Sadeli Muhammad, Aplikasi Database Visual Basic 6.0 untuk orang Awam, Maxikom, Dailani Umar Dadan, Komputerisasi Pengambilan Keputusan, Elex Media Komputindo, Turban Efraim, Decision Support and Expert System, Andi Offset, C-15-8