Sistem Informasi Penilaian Angka Kredit Dosen

Transkripsi

1 Sistem Informasi Penilaian Angka Kredit Dosen Heribertus Ary Setyadi STMIK AUB Surakarta ABSTRAK Untuk mengingatkan seorang dosen yang lama tidak naik jabatan, petugas kepegawaian harus mencari berkas setiap dosen mana yang harus diberi peringatan tersebut, ini akan memerlukan tenaga dan waktu. Aktivitas dosen juga tidak terarah dalam pemenuhan unsur-unsur yang menjadi syarat kenaikan jabatan fungsional. Sistem yang dibuat dalam skripsi ini dapat mencatat setiap kegiatan yang telah dilaksanakan dosen yang termasuk dalam unsur penilaian angka kredit dan langsung dapat mengetahui nilainya. Masing-masing unsur penilaian ditampilkan sub total sehingga dapat diketahui prosentase nilainya. Dalam sistem ini dilengkapi dengan fasilitas bantuan dalam penilaian angka kredit sehingga memudahkan pengguna. Luaran dari sistem yang dibuat adalah form penilaian angka kredit dosen. Metode PIECES digunakan untuk menganalisa kelemahan sistem yang sedang berjalan, juga menganalisa kebutuhan sistem yang dikembangkan. Dalam perancangan sistem yang dikembangkan dibuat bagan alir sistem, use case, diagram klas, diagram aktifitas, desain masukan, desain luaran dan desain basis data. Sistem dibuat dengan menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic. Kata kunci : angka kredit dosen, sistem informasi, STMIK AUB Surakarta I. PENDAHULUAN Jabatan fungsional dosen pada dasarnya merupakan pengakuan, penghargaan dan kepercayaan atas kompetensi, kinerja, integritas dan tanggungjawab dalam pelaksanaan tugas, serta tata krama dosen dalam melaksanakan tugas tridharmanya. Dalam melakukan penilaian kegiatan akademik dosen, termasuk dalam perhitungan angka kreditnya, standar yang dipergunakan adalah standar penilaian angka kredit jabatan fungsional dosen berdasarkan Pedoman Opearional Penilaian Angka Kredit tahun 2009 yang diterbitkan oleh Dirjen Pendidikan Tinggi Departemen Pendidikan Nasional. Unsur-unsur penilaian angka kredit jabatan fungsional dosen meliputi unsur utama pendidikan, unsur utama tridharma perguruan tinggi yang terdiri dari pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat serta unsur penunjang. Kenaikan jabatan fungsional dosen dapat dilakukan jika memenuhi jumlah angka kumulatif minimal yang ditentukan. Dosen dalam pengumpulan angka kredit masih sering mengalami keterlambatan dan masih harus diingatkan oleh pimpinan perguruan tinggi. Untuk mengingatkan seorang dosen yang lama tidak naik jabatan, petugas kepegawaian harus mencari berkas setiap dosen mana yang harus diberi peringatan tersebut, ini akan memerlukan tenaga dan waktu. Aktivitas dosen juga tidak terarah dalam pemenuhan unsur-unsur yang menjadi syarat kenaikan jabatan fungsional. Pengumpulan, pencatatan, penghitungan, dan penyusunan dokumen pengajuan masih dilakukan secara manual sehingga lambatnya pengajuan yang dilakukan dosen. Monitoring aktivitas dan nilai yang diperoleh tidak bisa diketahui secara langsung. Pada masa sekarang yang hampir semua bidang sudah tersentuh dengan teknologi informasi (TI) dan juga sudah memiliki sistem informasi yang spesifik sesuai bidangnya. Masih belum banyak perguruan tinggi yang memiliki aplikasi khusus untuk menangani angka kredit dosen padahal di beberapa aspek kegiatan sudah memanfaatkan sistem informasi khusus. Solusi dari permasalahan yang telah diuraikan di atas adalah perlu dibuat sistem yang dapat mencatat serta menghitung segala aktifitas dosen yang dapat dimasukkan ke dalam angka kredit sehingga perhitungan dan peringatan dapat dilakukan sedini mungkin. Dalam penelitian ini, akan dihasilkan solusi tersebut sehingga dosen atau BAU dapat mencatat setiap ada kegiatan yang dilakukan yang dapat dimasukkan ke dalam penilaian angka kreditnya dan total nilai untuk masingmasing kriteria dapat dimonitor setiap saat agar kekurangan nilai dapat segera terpenuhi. Halaman-33

2 II. TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Penelitian Terdahulu Penelitian berjudul Pengembangan Sistem Informasi Penetapan Angka Kredit (PAK) Dosen pada Universitas Islam Negeri Syarif Hidaytullah Jakarta yang ditulis oleh Ulfah (2012), dibuat sistem menggunakan bahasa pemrograman PHP, dalam memasukkan butir penilaian angka kredit jika ada keterangan lain yang dibutuhkan (seperti judul penelitian, matakuliah yang diampu, dll) tidak disimpan ke dalam basis data sehingga dalam laporannya harus menulis keterangan tersebut. Rijati (2010) dalam penelitiannya yang berjudul Piranti Lunak Penilaian Kegiatan Akademik Dosen dan Angka Kreditnya menggunakan Visual basic dalam pembuatannya. Dalam sistem yang dibuat, pengguna memasukkan kode unsur angka kredit secara manual dan untuk memasukkan bidang serta sub bidang dilakukan dengan cara memilih. Keterangan pendukung yang diperlukan dalam setiap unsur penilian tidak disimpan dalam tabel. Penelitian yang ditulis Yuwono (2011) dengan judul Aplikasi Web Usulan Penetapan Angka Kredit Jabatan Fungsional Dosen, dibuat dengan menggunakan PHP. Dalam sistem yang dibuat, pengguna masih memasukkan kode kegiatan, butir kegiatan secara manual. Data dosen yang dibutuhkan sama sekali masih belum menggunakan otomatisasi Penilaian Penilaian merupakan bagian penting dan tak terpisahkan dalam sistem pendidikan saat ini. Berdasarkan SK Mendiknas RI No. 074/U/2000 Tanggal 4 Mei 2000 d a n Menko Wasbangpan No. 38/Kep/MK.WAS/8/1999 tgl 24 Agustus 1999 tentang unsur penilaian dosen adapun unsur unsur yang dinilai terhadap penilaian angka kredit dosen meliputi sebagai berikut: a. Unsur Utama 1. Pendidikan a) Mengikuti pendidikan sekolah dan memperoleh gelar/sebutan/ijazah/akta. b) Mengikuti pendidikan sekolah dan memperoleh gelar/sebutan/ijazah/akta tambahan yang setingkat atau lebih tinggi di luar bidang ilmunya c) Mengikuti pendidikan dan pelatihan fungsional dosen dan memperoleh Surat Tanda Tamat Pendidikan dan Pelatihan (STTPL). 2. Tridharma Perguruan Tinggi a) Melaksanakan Pendidikan dan Pengajaran 1) Melaksanakan perkuliahan dan membimbing atau menguji serta menyelenggarakan pendidikan di laboratorium, praktek keguruan, teknologi pengajaran dan praktek lapangan 2) Membimbing seminar mahasiswa 3) Membimbing Kuliah Kerja Nyata, Praktek Kerja Nyata, Praktek Kerja Lapangan. 4) Membimbing dan ikut membimbing dalam menghasilkan laporan akhir studi/ skripsi/thesis/disertasi 5) Bertugas sebagai penguji pada Ujian tugas akhir 6) Membina kegiatan mahasiswa dibidang akademik dan kemahasiswaan 7) Mengembangkan program kuliah 8) Mengembangkan bahan pengajaran 9) Menyampaikan orasi ilmiah 10) Menduduki jabatan pimpinan perguruan tinggi 11) Membimbing dosen yang lebih rendah jabatan fungsional 12) Melaksanakan kegiatan datasering dan pencakokan dosen. b) Melaksanakan Penelitian 1) Menghasilkan karya ilmiah 2) Menerjemahkan atau menyadur buku ilmiah 3) Mengedit/menyunting karya ilmiah 4) Membuat rancangan dan karya teknologi yang dipatenkan 5) Membuat rancangan dan karya teknologi, rancangan dan karya seni monumental/seni pertunjukan/karya sastra c) Melaksanakan Pengabdian Pada Masyarakat 1) Menduduki jabatan pimpinan pada lembaga pemerintah/ pejabat negara yang harus dibebastugaskan dari jabatan organiknya, 2) Melaksanakan pengembangan hasil pendidikan dan penelitian yang dapat dimanfaatkan oleh masyarakat, Halaman-34

3 3) Memberi latihan/ penyuluhan/ penataran / ceramah pada masyarakat, 4) Memberi pelayanan kepada masyarakat atau kegiatan lain yang menunjang pelaksanaan tugas umum pemerintahan dan pembangunan, 5) Membuat/menulis karya pengabdian pada masyarakat yang tidak dipublikasikan. b. Unsur Penunjang 1. Penunjang Tugas Pokok Dosen a) Menjadi anggota dalam suatu penitia/ Badan pada Perguruan Tinggi b) Menjadi anggota panitita / badan pada lembaga pemerintah c) Menjadi anggota profesi d) Mewakili Perguruan Tinggi/Lembaga pemerintah duduk dalam panitia antar lembaga, e) Menjadi anggota delegasi nasional ke pertemuan internasional f) Berperan serta aktif dalam pertemuan ilmiah g) Mendapat tanda jasa/ penghargaan h) Menulis buku pelajaran SLTA ke bawah yang diterbitkan dan diedarkan secara Nasional i) Mempunyai prestasi dibidang olah raga/humaniora. III. METODE PENELITIAN Dalam penelitian ini untuk studi kasus dilakukan di STMIK AUB Surakarta. Bahan yang digunakan dalam penelitian ini antara lain : 1. Pedoman Operasional Penilaian Angka Kredit yang dikeluarkan oleh Direktorat Jenderal Perguruan Tinggi yang berisi unsur-unsur dalam penilaian angka kredit dosen untuk kenaikan jabatan fungsional. 2. Formulir daftar usul penetapan angka kredit jabatan fungsional dosen yang harus diisi oleh dosen untuk dapat mengajukan kenaikan jabatan fungsional Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode deskriptif analisis yaitu dengan cara mengumpulkan data, menganalisa data, membuat suatu pemecahan masalah, dan kemudian disusun untuk menarik kesimpulan mengenai masalah tesebut. Ada dua teknik dalam metedologi penelitian yaitu teknik pengumpulan data dan teknik pengembangan sistem Pengumpulan Data Pengumpulan data dilakukan dengan cara observasi yaitu melihat secara langsung pada bagian administrasi dan umum STMIK AUB Surakarta proses pembuatan angka kredit. Wawancara dilakukan dengan bertanya kepada staff bagian administrasi dan umum serta dosen tentang masalah yang dikaji sehingga memperoleh data yang memadai untuk diteliti yang berkaitan dengan topik yang diambil yaitu penilaian angka kredit dosen. Selain observasi dan wawancara juga dilakukan studi literatur dengan mengumpulkan data melalui buku-buku, dokumen, jurnal yang erat kaitannya dengan topik yang dibahas dalam judul penelitian ini Pengembangan Sistem Tahapan untuk pengembangan sistem dalam penelitian kali ini menggunakan metode Incremental yang sudah dikembangkan dari model waterfall, karena metode Incremental ini terdiri dari tahap-tahap yang memberikan kemudahan, jika pada satu tahap tidak sesuai atau mengalami kesalahan maka dapat kembali ketahap sebelumnya. Tahapan dalam pengembangan sistem adalah : a. Requirements analysis and definition adalah mengumpulkan kebutuhan secara lengkap kemudian dianalisis dan didefinisikan kebutuhan yang harus dipenuhi oleh program yang akan dibangun. Fase ini harus dikerjakan secara lengkap untuk bisa menghasilkan desain yang lengkap. b. System and software design adalah desain dikerjakan setelah kebutuhan selesai dikumpulkan secara lengkap. c. Implementation and unit testing adalah desain program diterjemahkan ke dalam kode-kode dengan menggunakan bahasa pemrograman yang sudah ditentukan program yang dibangun langsung diuji baik secara unit. d. Integration and system testing adalah penyatuan unit-unit program kemudian diuji secara keseluruhan (yistem testing). e. Operation and maintenance adalah mengoperasikan program di lingkunganya dan melakukan pemeliharaan, seperti penyesuaian atau perubahan karena adaptasi dengan situasi sebenarnya. Halaman-35

4 3.3. Analisis Kelemahan Sistem Untuk mengetahui kelemahan sistem maka diperlukan analisis yang terdiri dari enam aspek yang biasa dikenal dengan PIECES, yaitu analisis kinerja (performance), informasi (Information), ekonomi (Economic), pengendalian (Control), efisiensi (Effeciency) dan pelayanan (Services). a. Analisis Kinerja Tabel 1 Analisis Kinerja Sistem Baru 1. jumlah pekerjaan yang 1. Jumlah pekerjaan dilakukan kurang yang dilakukan lebih efektif. efektif. 2. rata-rata waktu 2. Rata-rata waktu pekerja-an banyak pekerjaan yang tertunda karena mengalami kurangnya res-pons peningkatan untuk menanggapi respons untuk pekerjaan. menanggapi 3. Banyak menghabiskan waktu. 4. Penghitungan kurang akurat karena masih dengan cara manual b. Analisis Informasi 3. pekerjaan Tidak banyak yangmen- habiskan waktu 4. Penghitungan lebih akurat Tabel 2 Analisis Informasi Sistem Baru 1.Sistem lama yang 1. Sistem baru yang digunakan masih diusulkan menampilkan nilai secara mengandalkan kinerja penilai yang otomatis dari setiap menghitung itu sendiri kegiatan sesuai dengan pedoman yang ada 2.Proses penghitungan juga dilakukan secara manual sehingga memungkinkan untuk terjadinya kesalahan dalam penghitungan c. Analisis Ekonomi 2. Semua perhitungan dilakukan oleh sistem kecil dan langsung ditampilkan maka kemungkinan adanya kesalahan dalam menghitung Tabel 3 Analisis Ekonomi Terjadinya peningka-tan biaya 0pera sional karena data yang diolah bersifat manual dan membutuhkan waktu yang cukup lama,sehingga biaya SDM juga bertambah d. Analisis Pengendalian Sistem Baru diharapkan Diharapkan pengolahan data monitoring dila-kukan dengan cepat karena menggunakan sistem komputerisasi sehingga biaya operasional yang dikeluarkan relatif lebih rendah. Tabel 4 Analisis Pengendalian Keamanan informasi belum terjamin sehingga memungkinkan terjadinya penyalahgunaan data ataupun manipulasi terhadap data penilaian yang ada e. Analisis Efisiensi Sistem Baru diharapkan Pengendalian terhadap keamanan data sudah lebih baik karena sudah terproteksi dengan password sehingga orang yang tidak berkepentingan tidak dapat mengakses data tersebut. Tabel 5 Analisis Efisiensi Sistem lama dalam mendayagunakan SDM belum efisien karena penggunaan beberapa pegawai untuk mem-bantu dalam proses perhitungan nilai yang masih dikerjakan secara manual f. Analisis Pelayanan Sistem baru Dengan sistem baru diharapkan cukup dengan penggunaan minimal anggota penilai untuk mengoperasikan sistem yang akan membantu dalam proses perhitungan angka kredit Proses perhitungan yang lama menyebabkan proses pembuatan laporan yang digunakan oleh penilai untuk selanjutnya dikirim ke KOPERTIS wilayah VI memerlukan waktu yang juga lama. Sistem baru yang diusulkan mampu memberikan pelayanan dengan melakukan pembuatan laporan dalam waktu yang cukup singkat dengan data yang akurat Halaman-36

5 sehingga penilai dengan segera dapat mengirim laporan ke KOPERTIS wilayah VI. Selain itu dosen yang mengajukan kenaikan pangkat juga tidak terlalu lama untuk menunggu hasil perhitungan dari penilai Diagram Use Case Gambar 4. Relasi Antar Tabel Gambar 2. Diagram Use Case Penilaian Angka Kredit Dosen 3.5. Diagram Klas Data pendidikan dan pengajaran Data penelitian dan pengabdian Unsur penunjang Data mengajar Gambar 3. Diagram Klas Penilaian Angka Kredit Dosen 3.6. Relasi Antar Tabel IV. HASIL DAN PEMBAHASAN Berdasarkan perancangan sistem dalam metodologi penelitian sebelumnya, dalam penelitian ini menghasilkan suatu sistem yang dapat membantu para dosen untuk sejak awal mencatat kegiatan yang dapat dimasukkan dalam penilaian angka kredit dan mengetahui nilai dari masingmasing kriteria serta prosentasenya. Sistem yang akan dibuat menggunakan pemrograman visual basic dan microsoft access sebagai databasenya. Dalam sistem yang dibuat pertama kali yang dilakukan adalah memasukkan data dosen. Pada gambar 5 tampak form isian data dosen. Pertama kali muncul, tahun akademik tampil otomatis sesuai dengan bulan yang terdapat pada tanggal sistem. Ketika kursor diarahkan pada isian dan pilihan yang ada maka akan tampil petunjuk dalam mengisi atau memilih. Saat operator memasukan NIPY sesuai dengan format yang berlaku di STMIK AUB Surakarta maka tahun pada tanggal masuk akan otomatis berubah, jadi operator tinggal memasukan tanggal dan bulan saja. Setelah memasukan NIDN (Nomor Induk Dosen Nasional) maka pada tanggal, bulan dan tahun lahir akan berubah otomatis sesuai dengan NIDN yang dimasukan, jadi operator tidak perlu lagi memasukan tanggal lahir. Halaman-37

6 Gambar 5. Pengolahan Data Dosen Untuk memulai memasukan penilaian angka kredit dosen, operator harus memasukan NIPY dari dosen yang akan diproses. Jika NIPY ditemukan maka data dosen akan ditampilkan atau dengan cara klik dua kali data dosen yang dipilih pada tabel, kemudian tekan tombol isikum. Pengguna bisa memasukan kegiatan pada halaman yang tampak pada gambar 6. otomatis sesuai dengan kriteria. Untuk melihat aturan dari pengisian angka kredit dosen, pengguna dapat menekan tulisan bantuan yang berada pada pojok kanan atas di setiap sub menu. Jika sebelum menyimpan ingin mengetahui total nilai yang diperoleh dari masukan pada masing-masing kegiatan pendidikan dan pengajaran tadi maka pengguna bisa menekan tombol hitung kum A seperti tampak pada gambar 7. Gambar 7. Lanjutan Tampilan Penilaian Pendidikan Dan Pengajaran Untuk cara pengisian angka kredit yang termasuk KUM B dan KUM C sama dengan di atas. Pengguna bisa klik tulisan bantuan yang berada pada pojok kanan atas untuk melihat prosedur penilaian angka kredit tiap kegiatan. Gambar 6. Tampilan Penilaian Pendidikan Dan Pengajaran Setelah memasukan tiap poin masingmasing kegiatan maka nilai akan tampil V. Kesimpulan Dari hasil pemaparan yang telah ditulis pada bab-bab sebelumnya di laporan skripsi ini maka dapat diambil kesimpulan : a. Telah dirancang dan dibuat Sistem Informasi Penilaian Angka Kredit Dosen dengan Studi Kasus di STMIK AUB Surakarta menggunakan Visual Basic. b. Tahap analisis yang dilakukan dalam mengambangkan sistem adalah menganalisa proses pengajuan kenaikan jabatan fungsional di STMIK AUB Surakarta, menganalisa kelemahan sistem dengan Halaman-38

7 menggunakan metode PIECES dilanjutkan dengan analisa kebutuhan sistem yang dikembangkan. c. Tahap-tahap perancangan dari sistem yang dikembangkan adalah membuat bagan alir sistem yang sedang berjalan, use case sistem, diagram klas serta diagram aktifitas, desain masukan dan keluaran serta desain basis data. d. Penilaian angka kredit dosen dapat dimasukkan sewaktu-waktu setelah melakukan kegiatan yang termasuk dalam kategori penilaian. Nilai tiap kegiatan dan unsur langsung ditampilkan, begitu juga untuk total nilai sehingga dosen langsung bisa mengetahui total nilai yang telah diperoleh pada masing-masing unsur penilaian. Dosen pada Universitas Islam Negeri Syarif Hidaytullah Jakarta, Universitas Islam Negeri Syarif Hidaytullah, Jakarta Zulkifli Amsyah, MLS, 2003, Manajemen Sistem Informasi, PT. Gramedia Pustaka Utama, Jakarta. DAFTAR PUSTAKA Al-Bahra Bin Ladjamudin, 2005, Analisis dan Desain Sistem Informasi, Graha Ilmu, Jakarta. AlFatta, Hanif, 2007, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi, Andi, Yogyakarta. Dedi, Budi, 2012, Aplikasi Pra Penghitungan Angka Kredit Jabatan Fungsional Dosen, Universitas Islam Negeri Syarif Hidaytullah, Jakarta Jogiyanto, HM, 2002, Analisis dan Disain Sistem Informatika ; Pendekatan Terstuktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Andi, Yogyakarta. Rijati, Nova 2010, Piranti Lunak Penilaian Kegiatan Akademik Dosen dan Angka Kreditnya, Universitas Dian Nuswantoro, Semarang Nn, Pedoman Operasional Penilaian Angka Kredit, 2009, Dikti, Jakarta Nugroho, Andi, 2004, Rational Rose Untuk Pemodelan Berorientasi Objek, Informatika, Bandung, Informatika, Bandung. Yuwono, Teguh, 2011 Aplikasi Web Usulan Penetapan Angka Kredit Jabatan Fungsional Dosen, Universitas Diponegoro, Semarang. Ulfah, 2012, Pengembangan Sistem Informasi Penetapan Angka Kredit (PAK) Halaman-39