Communication. Function of communication

Transkripsi

1 Communication Definisi : memberitahukan pesan (berisi ide/informasi) oleh pemberi pesan yang diterima dan dimengerti oleh penerima pesan. Poor communication : apabila pesan yang diberitahukan tidak dimengerti oleh penerima Perfect communication : apabila pesan sepenuhnya dimengerti oleh penerima Function of communication Control behavior Case : seorang guru menegur anak yg mendominasi dalam kerja kelompok pesan guru tersebut akan mengontrol perilaku anak tsb dalam kerja kelompok di kemudian hari Build motivation Case : boss memberikan sebuah guide dan pujian pada pekerjaan karyawan guide/pujian akan memotivasi karyawan untuk bekerja lebih baik Express emotional feeling & social needs Case : Karyawan akan saling berinteraksi dalam workgroup dalam interaksi tersebut akan terlihat karyawan mana yang puas atau frustasi dengan pekerjaannya Making decision Case :

2 Setiap individu atau group yang telah menerima informasi akan mengevaluasi inforamsi tersebut untuk dijadikan sebuah keputusan/pilihan. Communication Proccess Message : physical product Encoding message : convert message to symbol Channel : medium to pass the message to receiver Decoding message : translate the symbol into understable form Noise : communication barriers Feedback : the check how successful is transferring the message Channel Classification : Formal Channel medium yang berada di lingkungan organisasi yg berhubungan dengan komunikasi pesan professional Informal Channel medium yang berada di lingkungan social yang berhubungan dengan komunikasi spontan Direction of Communication Downward Communication komunikasi yang mengalir dari suatu level/grup ke level yang lebih rendah

3 Function : menetapkan goals, memberikan instruksi, menjelaskan prosedur dan kebijakan, menyelesaikan masalah Contoh : manager karyawan Problem : i. Must be Repeated several times Untuk menjadi efektif, pesan yang disampaikan harus memiliki reason yang kuat dan diulangi terus menerus. Contoh ketika manager memberikan keputusan, karyawan akan lebih mendukung keputusan tersebut jika manager menjelaskan seluruh alas an dibalik keputusan tersebut. ii. One way nature Komunikasi berlangsung secara formal dan satu arah. Contoh manajer sering memberi saran kepada karyawan, tetapi jarang menanyakan saran kepada karyawan, baik untuk perusahaan atau manajer itu sendiri Upward Communication komunikasi mengalir kea rah level/grup yang lebih tinggi Function : meningkatkan awareness yang dirasakan oleh lower level, menyediakan feedback untuk meningkatkan kinerja perusahaan ke level yang lebih tinggi Contoh : karyawan manajer Problem : i. Higher levels are easily distracted Pada saat tanggung jawab manajer meluas, karyawan akan lebih sedikit memiliki kesempatan untuk berkomunikasi dengan manajer.

4 Solution membuat conference, membuat report form dengan headlines yang singkat dan informative, membuat agenda untuk mencocokan jadwal manajer dengan karyawan Lateral Communication komunikasi mengalir di level yang sama Function : mempersingkat waktu, memudahkan kordinasi Contoh : karyawan karyawan, manager manager Problem : i. Create dysfungsional conflicts Karena berada di level yang sama, karyawan menjadi bossy dan mendominasi. Interpersonal Communication (Komunikasi antarpribadi) Oral Communication komunikasi langsung secara lisan Contoh : group discussion, pidato, rumor mill + Speed and Feedback Kita dapat menyusun pesan dan menerima respon dalam waktu yang sangat cepat. Jika penerima pesan tidak mengerti isi pesan yang disampaikan, maka dapat langsung dikoreksi. The more people, the greater distortion Setiap orang memiliki cara sendiri untuk menerjemahkan pesan. Semakin banyak pemberi/penerima untuk suatu pesan, maka akan semakin sulit untuk menerima pesan sesuai konten aslinya.

5 Writing Communication komunikasi melalui kata/symbol yang tertulis Contoh : memo, , instant messaging, + Tangible and Verifiable Penerima dan pengirim memiliki bukti percakapan yang dapat disimpan sampai kapanpun. + More logical and clear Pengirim dapat mempersiapkan kata-kata yang ingin disampaikan terlebih dahulu sehingga penerima dapat lebih mudah menangkap pesan Time Consuming Membutuhkan waktu 1 jam untuk menyampaikan pesan yang dapat disampaikan selama 10-15minutes melalui oral communication. Lack of feedback Tidak ada jaminan bahwa penerima pesan mengerti pesan yang dimaksud oleh pengirim Nonverbal Communication komunikasi yang ditekankan oleh body language, intonasi, dan ekspresi wajah, Important message of body language : i. Seberapa besar komunikator tertarik dengan sudut pandang komunikator lainnya ii. Status antara kedua komunikator (pemberi dan penerima pesan) Nonverbal aspects of communication : i. Body language Jika sedang berada di dekat orang yang memiliki pengaruh (seperti pejabat), maka kita akan berusaha

6 memberikan gerakan yang lebih halus dan hormat dibandingkan ketika berada di dekat teman/sahabat. ii. Facial Expression Memberikan kesan ramah/arogan/sombong/angkuh/takut/malu iii. Physical Distance Jika sedang berada di dekat orang yang memiliki pengaruh (seperti pejabat), maka kita akan berusaha memberikan gerakan yang lebih halus dan hormat dibandingkan ketika berada di dekat teman/sahabat. Organizational Communication (Komunikasi dalam Organisasi) Formal Small-Group Networks jaringan komunikasi organisasi yang dibagi dalam grup berisi lima orang 3 common group in formal organization : i. Chain Bentuk komunikasi lower member to higher member yang biasanya digunakan dalam organisasi formal.

7 Higher member memiliki otoritas pada lower member. ii. Wheel Bentuk komunikasi yang mengandalkan central member dengan strong leadership yang kuat dalam menyalurkan informasi ke semua member grup. iii. All-Chanels Bentuk komunikasi yang mengandalkan self-managed teams dimana setiap member dapat secara aktif berkomunikasi dengan member lainnya. Grapevine komunikasi informal yang terjadi di dalam organisasi Contoh : gossip, guyonan Function : i. Identifikasi isu perusahaan yang penting ii. Memperdekat hubungan antar rekan perusahaan Electronic Communication (Komunikasi media elektronik)

8 (transfer text/doc with internet) + Easily written and stored + Able to distribute message to people with a click + The cost = opportunity cost if we distribute with brochure Misinterpreting the message Communicate negative message Time consuming Less emotions & expression Privacy concerns (penerima belum tentu mampu merahasiakannya) Strategies to overcome time-consuming : i. Don t check in the morning ii. Unsubscribe undesired newsletter iii. Check in batches (per hari 10/per minggu 10) iv. Stop sending (you will get no reply) v. Declare bankruptcy (Wipe out inbox, sent items, etc) Instant Messaging use real time (via computer) or portable communication device (iphone bb) + Suit for a shorter message Easily distracting Social Networking use in-house networking applications Blogs a site about single person or company Video Conferencing have real times meeting with people in different location + Can do presentation with people in different location

9 Managing Information Problem : Dealing with Information Overload Information Overload menyebabkan berkurangnya produktivitas. Untuk mengatasinya, user dapat membatasi penggunaan media untuk komunikasi, membuat to-do-list, dan bersenang-senang untuk beberapa waktu. Threats to information security Untuk private organization, kerahasiaan informasi sangatlah penting. Perusahaan umumnya melakukan routine track pada dan penggunaan internet, memasang kamera pengawas, dan merekam percakapan handphone. Choice of Communciation Channel Channel richness seberapa banyak informasi yang masuk per sesi komunikasi melalui channel tersebut High richness komunikasi dilakukan melalui chanel yang bersifat tatap muka sehingga informasi yang masuk lebih banyak dan complex Low richness komunikasi dilakukan melalui chanel yang tidak langsung (seperti tertulis) sehingga informassi yang masuk lebih sedikit dan terbatas

10 Persuasive Communcation Persuasive message process : i. Automatic Proccessing (AP) Mengolah pesan berdasarkan wujud asli produk tanpa membutuhkan pertimbangan yang lebih jauh. AP digunakan untuk memroses pesan yang berasal dari topic yang kurang diminati. + Membutuhkan waktu dan usaha yang lebih sedikit Dapat dibodoh-bodohi dengan membeli barang kualitas rendah dengan wujud yang baik Contoh produk minuman yang kemasannya menarik ii. Controlled Processing (CP) Mengolah pesani berdasarkan informasi yang telah dikumpulkan sebelumnya dan membutuhkan pertimbangan yang lebih jauh. CP digunakan pengguna untuk memroses pesan yang sangat diminati oleh si pengguna + Membutuhkan waktu dan usaha yang lebih banyak Pengguna Tidak dapat dibodoh-bodohi Contoh produk otomotif yang digemari oleh

11 Pemilihan Procces dipengaruhi oleh : i. Interest Level Keputusan yang diambil akan berdampak bagi kehidupan receiver selanjutnya. Semakin kuat dampak keputusan tersebut, maka semakin tinggi interest level receiver untuk memroses pesa.n (controlled processing). Seblaiknya. ii. Prior Knowledge Prior knowledge menunjukan seberapa banyak informasi/knowledge yang diketahui oleh receiver mengenai topic. Well-informed receiver memiliki informasi yang banyak sehingga memiliki argument yang kuat dan tidak dapat diubah-ubah lagi CP Poorly-informed receiver memiliki informasi yang sedikit sehingga argumentnya tidak kuat dan mudah diubah AP iii. Personality Receiver yang memeiliki keingintahuan yang besar akan sering membaca review sebelum memutuskan sesuatu. Cognition kepribadian yang terbiasa mencari bukti dan fakta dalam membuat keputusan High cognition akan menggunakan CP dan low cognition menggunakan AP iv. Message Characteristic Pemilihan proses pesan tergantung dari karakter pesan itu sendiri. Pesan yang cenderung cepat, seperti iklan di TV AP

12 Pesan yang cenderung banyak, terstruktur, butuh dicerna, seperti artikel di majalah CP Barriers to effective communication Filtering Teknik memanipulasi pesan agar lebih mudah untuk diterima Berlaku pada komunikasi yang berlangsung dalam level hirarki organisasi. Semakin tinggi hirarki, maka filtering akan sering digunakan. Sebaliknya. Contoh : karyawan akan cenderung filtering pesan untk menyenangkan bos Selective Perception Receivers cenderung melihat dan mendengar pesna berdasarkan kebutuhan, motivas, dan pengalaman. Pesan yang diterima juga cenderung dikaitkan dengan minat dan ekspetasi receiver. Contoh : interviewer perusahaan selalu menganggap wanita lebih memrioritaskan keluarga daripada karir, dimana kenyataannya tidak selalu demikian Information Overload Keadaan dimana pesan yang diterima sudah melebihi kapasitas. Pesan yang diterima dalam kondisi ini akan cenderung dilupakan, diabaikan, atau diproses selanjutnya saat reveiver sudah merasa tidak overload. Emotions Mood mempengaruhi seseorang dalam menerima dan merespon pesan Positive mood receiver mampu memroses dan merespon pesan, bahkan yang detail sekalipun, dengan baik. Negative mood receiver cenderung malas menerima pesan, apalagi yang detail.

13 Language Perbedan bahasa atau kosa kata mempengaruhi receiver dalam memroses pesan. Biasanya receiver akan mengasumsi arti dari pesan tersebut, dimana asumsi tersebut pada umumnya tidak selalu benar. Contoh : orang tuan yang berbicara pada anak balita akan menggunakan bahasa yang mudah dan tidak baku, orang Indonesia yang berbicara dengan orang melayu Silence Silence kekosongan informasi Terjadi pada major class, dimana pendapatnya selalu lebih diterima oleh yang lain, sehingga minor class tidak selalu bias menyampaikan informasi. Silence yang menyangkut isu penting, seperti sexual harrasment akan berpengaruh pada psikologis seseorang. Contoh : karyawan (minority) tidak selalu bias menyampaikan informasi ke manajer, sehingga manajer mengalami silence. Communication Apprehension Keadaan dimana seseorang Merasa tegang dalam berkomunikasi secara lisan maupun tulisan. Orang tsb merasa kesulitan untuk mengekspresikan sesuatu baik lisan/tulisan, sehingga butuh bantuan pengingat lain, seperti memo. Contoh : blank saat menulis, gagap saat berbicara Lying Menyatakan fakta yang tidak benar kepada seseorang yang mengakibatkan miskomunikasi. Lying akan lebih mudah dilihat pada komunikasi langsung dibandingkan komunikasi tidak langsung. Rata-rata orang akan berbohong 2 kali/hari. Bagaimana seseorang berbohong dapat diketahui dari ekspresi wajah dan gerak badan.

14 Untuk kehidupan sehari-hari, lying masih dapat ditoleransi. Namun untuk pekerjaan yang membutuhkan integritas tinggi (seperti FBI, CIA), liar-detector diperlukan.untuk mendekteksi kebohongan. Global Implications Cultural Barriers Semakin luas ruang lingkup social, maka akan semakin terlihat hambatan dalam komunikasi. i. Semantics Kata-kata yang memiliki translate yang berbeda dalam bahasa lain atau bahkan tidak ada terjemahan yang sebanding. Contoh : effisiensi dalam B.Ind mirip dengan efficiency dalam B.Ing, tidak ada kata terjemahan yang sebanding (seperti perception = tanggapan) ii. Word Connotation Kata-kata yang memiliki konotasi berbeda dalam setiap bahasa. Contoh : hai dalam bahasa Jepang adalah Yes, I m listening. Namun cara orang jepang mengucapkannya lebih menunjukan arti Yes, Im agree dimata orang US/UK iii. Tone Differences Dalam budaya tertentu, ada penekanan tone yang berbeda untuk sebuah kata yang menunjukan arti yang berbeda.

15 COntoh : ma dalam Mandarin dapat memiliki dua arti ya itu bertanya atau ibu. Untuk membedakan, diberikan penekanan tone pada pengucapan kata tersebut. iv. Tolerance towards Problem Orang yang berasal dari belahan dunia barat (western Europe & Northern America) lebih cenderung memecahkan konflik secara langsung dan jelas. Sementara orang yang berasal dari belahan dunia timur (Asia, Timur Tengah) lebih cenderung memcahkan konflik secara terselubung, atau menganggap selesai konflik tersebut (self-assumption) Culture Context Konteks budaya adalah perbedaan dimana seseorang menerima dan memroses komunikasi berdasarkan kecenderungan budayanya. High context culuture kebudayaan kolektivis (Asia dkk) Low context culture kebudayaan individualis (US dkk) High-context culture Low-context culture Negara di Timur Tengah, Asia, Afrika dan Amerika Selatan Negara di Amerika Utara (US) da Eropa Barat Komunikasi masih terbatas status sosial dan reputasi dan bersifat formal Komunikasi tidak memandang stat sosial, reputasi dan bersifat informal

16 Lebih mengutamakan kata-kata yang diucapkan Lebih mengutamakan aksi Menggunakan intuisi dan rasa Menggunakan logika dan fakta ya Cultural Guide i. Menerima perbedaan sampai adanya kesamaan/kecocokan ii. Menekankan deskrispsi dibandingkan intepretasi/judgement iii. Mengembangkan empati iv. Ubah interpretasi dalam suatu hal menjadi suatu hipotesis yang dapat diubah lagi di kemudian hari