BULETIN ORGANISASI DAN APARATUR

Transkripsi

1 BULETIN ORGANISASI DAN APARATUR PENINGKATAN KINERJA TELAAHAN STAF SEBAGAI MEDIA KOMUNIKASI DALAM PEMECAHAN MASALAH ORGANISASI PEMERINTAHAN DAERAH ABSTRACT Oleh : YANISON MN, SE.,MM Widyaiswara Muda Badan Diklat Provinsi Sumatera Barat Komunikasi adalah persoalan yang sangat penting dalam organisasi, karena komunikasi mempengaruhi hubungan antar pribadi dan unit dalam organisasi. Komunikasi yang efektif akan memperlancar proses pencapaian tujuan organisasi. Telaahan staf sebagai salah satu media komunikasi internal organisasi khususnya di lingkungan pemerintahan daerah, juga sangat besar peranannya dalam menunjang tugas pokok dan fungsi pemerintahan. Karena telaahan staf berkaitan pemecahan masalah yang bersumber dari unit-unit yang melaksanakan tugas pemerintahan daerah. Untuk mencapai komunikasi yang efektif dalam penggunaan telaahan staf perlu diupayakan langkah-langkah perbaikan guna peningkatan kinerja telaahan staf sebagai media komunikasi dalam pemecahan masalah, yang ditinjau dari 3 level, yaitu : Pembuatan Telaahan Staf, Pemberian Rekomendasi dan Pembuatan Disposisi. Keynote : Komunikasi organisasi, Telaahan Staf dan Pemerintahan Daerah I. PENDAHULUAN Komunikasi dalam sebuah organisasi adalah salah satu faktor penentu keberhasilan suatu organisasi. Komunikasi sangat dibutuhkan sebagai media interaksi antar komponen organisasi dalam mencapai tujuan organisasi. Interaksi tersebut salah satunya adalah dalam bentuk koordinasi. Komunikasi yang efektif akan mempermudah proses koordinasi. Menurut Handoko (2003:196) kebutuhan akan koordinasi tergantung pada sifat dan kebutuhan komunikasi dalam pelaksanaan tugas dan derajat saling ketergantungan bermacam-macam satuan pelaksananya. Hal ini juga ditegaskan oleh Handayaningrat (1985:88) bahwa koordinasi dan komunikasi adalah sesuatu hal yang tidak dapat dipisahkan. Selain itu, Handayaningrat juga mengatakan bahwa koordinasi dan kepemimpinan (leadership) adalah tidak bisa dipisahkan satu sama lain, karena satu sama lain saling mempengaruhi. Menurut sifatnya, komunikasi dalam suatu organisasi dapat dibagi kedalam 2 bentuk yaitu : Lisan dan Tertulis. Adapun menurut jenisnya komunikasi terbagi dalam 3 jenis yaitu : Komunikasi Formal, Komunikasi Informal dan Komunikasi Non Formal. Sedangkan menurut arahnya komunikasi dapat dibedakan atas 3 bentuk, yaitu : Downward Communication (komunikasi dari atasan/pimpinan kepada bawahan, Upward

2 Communication (komunikasi dari bawahan kepada atasan/pimpinan) dan Horizontal Communication (komunikasi antar unsur yang berada dalam satu tingkatan). Di Lingkungan organisasi pemerintahan daerah, salah satu media komunikasi yang paling sering digunakan dalam melaksanakan fungsi koordinasi adalah Telaahan Staf. Telaahan staf ini adalah bentuk komunikasi tertulis formal antara suatu unit kerja atau personil pada suatu unit kerja dengan atasannya atau Kepala Daerah selaku pimpinan organisasi pemerintahan daerah, guna mendapatkan arahan dan keputusan menyangkut persoalan yang terjadi pada unit kerja itu sendiri ataupun pemerintahan daerah yang berkaitan dengan tugas pokok dan fungsinya. Alasan digunakannya telaahan staf sebagai alat berkomunikasi dan berkoordinasi adalah : 1. Tidak cukup waktu dan kesempatan untuk melakukan komunikasi secara lisan dikarenakan batasan birokrasi ataupun hal-hal lainnya; 2. Permasalahan yang dihadapi sifatnya tidak terlalu mendesak / darurat; 3. Diperlukannya dokumen otentik sebagai legitimasi atas suatu tindakan yang memerlukan persetujuan, keputusan dan arahan pimpinan yang memiliki kewenangan. Oleh sebab itu, telaahan staf baru merupakan dokumen yang utuh apabila sudah mendapat disposisi dari pimpinan yang berkewenangan sebagai jawaban atas persoalan yang disampaikan. Dalam pelaksanaannya seringkali terjadi bahwa proses diterimanya disposisi pimpinan memakan waktu yang cukup lama, sehingga disposisi tersebut tidak lagi up to date dengan permasalahan. Hal ini tentu saja berakibat pada terlambatnya proses penyelesaian masalah yang juga dapat berdampak pada kerugian organisasi atau pemerintahan daerah. Penyebabnya bisa jadi karena panjangnya birokrasi, tidak adanya pengaturan prioritas dalam pemrosesan surat masuk ke pada pimpinan, dan sebagainya. Disamping itu, permasalahan lain yang juga sering terjadi adalah telaahan staf yang diajukan maupun disposisi yang diberikan pimpinan tidak relevan dengan persoalan. Banyak faktor yang menyebabkan kondisi ini, diantaranya : missed communication antara kedua pihak baik si pembuat telaahan staf maupun pimpinan yang akan memberikan disposisi, kurangnya pemahaman atas persoalan yang terjadi di kalangan pembuat telaahan staf, kurangnya data dan informasi yang disajikan dalam telaahan, penggunaan bahasa yang tidak baku, dan lain sebagainya. Persoalan diatas menggambarkan bahwa terdapat kendala yang menghambat proses komunikasi serta mengurangi efektivitas telaahan staf sebagai media komunikasi dalam pemecahan masalah. Jika hal ini tidak diperbaiki maka fungsi sebuah telaahan staf sebagai media komunikasi dan koordinasi tidak berjalan dengan baik, dan tentu saja akan berdampak pada buruknya kinerja organisasi pemerintahan daerah disebabkan terhambatnya proses pengambilan keputusan.

3 II. PEMBAHASAN Telaahan staf dikalangan para pegawai pemerintahan daerah adalah merupakan naskah dinas yang sangat familiar. Hampir setiap hari pegawai pemerintahan daerah yang bertugas di masing-masing Satuan Kerja Perangkkat Daerah (SKPD) berurusan dengan telaahan staf. Berbeda dengan surat biasa, telaahan staf adalah sebuah naskah dinas yang tidak dapat berdiri sendiri. Artinya, sebuah telaahan staf baru diperlakukan sebagai sebuah dokumen yang dapat dipertanggungjawaban atau menjadi alat bukti yang otentik dari suatu keputusan/kebijakan setelah mendapat disposisi dari pejabat pengambil keputusan final. Oleh sebab itu sebelum membahas lebih lanjut mengenai persoalan telaahan staf ini, terlebih dahulu kita akan membahas mengenai pengertian dari telaahan staf dan disposisi. 2.1 Pengertian dan Jenis Telaahan Staf Telaahan staf adalah salah satu bentuk komunikasi tertulis yang hanya berlaku untuk internal organisasi. Di dalam Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 55 Tahun 2010, didefinisikan bahwa telaahan staf adalah naskah dinas dari bawahan kepada atasan antara lain berisi analisis pertimbangan, pendapat, dan saran-saran secara sistematis. Lembaga Administrasi Negara (LAN-RI) di dalam modul Pendidikan dan Pelatihan Kepemimpinan Tingkat III dengan judul Telaahan Staf Paripurna terbitan tahun 2008 menjelaskan bahwa telahan staf yang baik perlu memiliki beberapa persyaratan seperti: singkat, padat, jelas dan lengkap serta mengandung berbagai alternatif pemecahan masalah, penjelasannya dan saran pemilihan alternatif terbaik, serta memudahkan pimpinan. Selanjutnya dijelaskan bahwa menurut bentuknya telaahan staf dapat dibedakan atas 3 jenis, yaitu : a. Memo atau Surat Dinas Memo atau surat dinas adalah merupakan bentuk telaahan staf yang paling sederhana. Memo atau surat dinas ini berisi telaahan terhadap masalah sederhana yang dihadapi organisasi yang memerlukan bantuan staf untuk mengatasinya atau bisa juga untuk ditujukan pada pejabat lain. b. Laporan Adalah bentuk telaahan staf yang disampaikan kepada pimpinan dengan tujuan agar pimpinan mengetahui dan dapat mengambil langkah-langkah kebijakan terhadap kegiatan operasional, contoh : laporan pelaksanaan kegiatan, laporan evaluasi dan sebagainya. c. Makalah atau Staf Paper Makalah atau Staf Paper adalah bentuk telaahan staf yang kompleks yang disiapkan secara matang oleh seorang staf atau sekelompok staf guna disampaikan kepada pimpinan agar pimpinan dapat mengambil kebijakan atau keputusan dan berbagai pilihan alternatif yang paling menguntungkan bagi organisasi.

4 Adapun menurut isinya, telaahan staf dapat dibedakan dalam 3 jenis, yaitu : a. Pemberian informasi. Telaahan staf jenis ini tujuan pembuatannya hanya untuk memberikan informasi kepada pimpinan menyangkut kondisi pelaksanaan pekerjaan pada unit si pembuat telaahan staf. Artinya, telaahan staf jenis ini tidak terlalu menuntut jawaban dari pimpinan. b. Dokumentasi. Telaahan staf jenis ini tujuan pembuatannya adalah untuk memperoleh persetujuan pimpinan, seperti : persetujuan untuk menugaskan personil melakukan perjalanan dinas ke luar daerah, persetujuan untuk mengangkat pejabat, dan sebagainya. c. Rekomendasi. Telaahan staf jenis ini tujuan pembuatannya untuk memberikan rekomendasi terhadap suatu hal tertentu yang disiapkan oleh staf untuk disampaikan kepada pimpinan agar pimpinan dapat mengambil kebijakan/keputusan dengan tepat dan cepat. Dilingkungan organisasi pemerintahan daerah, bentuk telaahan staf yang paling sering dipakai adalah memo atau surat dinas. Oleh sebab itu dalam pembahasan ini kita akan lebih memfokuskan pada permasalahan telaahan staf dalam bentuk memo atau surat dinas. Sistematika penulisan telaahan staf bisanya diatur dalam suatu peraturan kepala daerah tentang tata naskah dinas. Dalam Peraturan Gubernur Sumatera Barat Nomor 1 Tahun 2011 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Provinsi Sumatera Barat, diatur bahwa isi sebuah telaahan staf harus memuat unsur-unsur sebagai berikut : a. Persoalan, Berisi pernyataan singkat dan jelas tentang persoalan yang akan dipecahkan b. Pra-anggapan Berisi asumsi-asumsi berdasarkan data yang dihubungkan dengan fakta untuk menggambarkan situasi yang akan dihadapi di masa yang akan datang c. Data dan fakta terkait Data dan fakta yang ada kaitannya dengan permasalahan yang membantu kita dalam menganalisis permasalahan dan melakukan pemecahan masalah d. Analisis Berisi peninjauan dari satu atau beberapa sudut pandang mengenai dampak / akibat, keuntungan / kerugian, kendala atau dukungan yang mungkin dihadapi berkaitan dengan persoalan e. Kesimpulan Berisi intisari dari apa yang disajikan serta langkah apa yang dibutuhkan untuk mengatasi persoalan f. Saran Berisi usul tindak lanjut yang sebaiknya dilakukan untuk mengatasi persoalan

5 Semua unsur diatas tidak selalu disajikan dalam paragraf terpisah tergantung gaya bahasa yang digunakan. Bisa jadi analisis dan kesimpulan; atau data dan pra-anggapan disajikan dalam satu paragraf, namun biasanya yang disajikan dalam paragraf terpisah adalah saran, hal ini untuk mempercepat pimpinan dalam menangkap maksud dari telaahan staf. Komunikasi dalam bentuk telaahan staf dilakukan oleh staf atau pimpinan unit/sub-unit yang membidangi pekerjaan tertentu kepada atasannya atau pimpinan organisasi dengan tujuan untuk meminta arahan dan keputusan atas suatu persoalan organisasi atau persetujuan atas suatu tindakan berkaitan dengan kepentingan organisasi. Dengan demikian sudah barang tentu telaahan staf ditujukan kepada pimpinan yang memiliki kewenangan untuk memberikan persetujuan ataupun keputusan dimaksud. Birokrasi komunikasi telaahan staf adalah berjenjang menurut hirarkhi struktur organisasi. misalnya : telaahan staf dari kepala unit kepada kepala satuan kerja, atau kepala satuan kerja kepada pimpinan organisasi. Hal ini bergantung kepada kewenangan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan persoalan. 2.2 Disposisi Disposisi menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) memiliki pengertian pendapat seorang pejabat mengenai urusan yang termuat dalam suatu surat dinas, yang langsung dituliskan pada surat yang bersangkutan atau pada lembar khusus. Tidak ada bentuk serta acuan yang baku mengenai cara penulisan disposisi pada telaahan staf. Ada yang disposisinya langsung dibubuhkan pada lembar telaahan staf, ada yang terpisah atau memiliki lembar tersendiri. Setiap bentuk dan gaya disposisi memiliki kelebihan dan kekurangannya masing-masing. Terakhir, dengan perkembangan teknologi sudah ada yang menerapkan disposisi berbasis internet atau yang disebut dengan e- disposisi. Sebuah telaahan belum menjadi sebuah dokumen yang sah apabila tidak ada disposisi pimpinan. 2.3 Telaahan Staf sebagai Media Komunikasi Organisasi Setiap pimpinan organisasi atau orang-orang yang berada dalam tataran manajemen selalu membutuhkan informasi guna membuat suatu kebijakan atau untuk mengatasi persoalan dalam organisasi. Sebagian besar informasi yang dibutuhkan tersebut adalah berasal dari bawahan atau staf. Ronald Adler dan George Rodman dalam buku Understanding Human Communication, membagi komunikasi berdasarkan arah komunikasi kedalam 3 bentuk, yaitu : Downward Communication (komunikasi dari atasan/pimpinan kepada bawahan, Upward Communication (komunikasi dari bawahan kepada atasan/pimpinan) dan Horizontal Communication (komunikasi antar unsur yang berada dalam satu tingkatan).

6 Telaahan staf merupakan salah satu bentuk Upward communication atau komunikasi yang terjadi ketika bawahan (subordinate) mengirim pesan kepada atasannya. Fungsi dari Upward Communication adalah fungsi sebagai berikut : a. Penyampaian informasi tentang pekerjaan pekerjaan ataupun tugas yang sudah dilaksanakan; b. Penyampaian informasi tentang persoalan-persoalan pekerjaan ataupun tugas yang tidak dapat diselesaikan oleh bawahan; c. Penyampaian saran-saran perbaikan dari bawahan; serta d. Penyampaian keluhan dari bawahan tentang dirinya sendiri maupun pekerjaannya. Sedangkan disposisi pimpinan adalah termasuk salah satu bentuk Downward Coummunication. Downward Coummunication ini memiliki fungsi sebagai berikut : a. Pemberian atau penyimpanan instruksi kerja (job instruction); b. Penjelasan dari pimpinan tentang mengapa suatu tugas perlu untuk dilaksanakan (job retionnale); c. Penyampaian informasi mengenai peraturan-peraturan yang berlaku (procedures and practices); d. Pemberian motivasi kepada karyawan untuk bekerja lebih baik. Fungsi yang lazim dipakai dari sebuah disposisi pimpinan adalah fungsi sebagaimana disebutkan pada huruf a diatas. Ada beberapa faktor yang menghambat efektivitas sebuah komunikasi termasuk penggunaan media telaahan staf, yaitu : - Filtering, yaitu pengirim pesan memanipulasi informasi sehingga informasi tersebut seakan-akan terlihat menguntungkan; - Selective perception, yaitu penerima pesan dalam proses komunikasi secara selektif melihat dan mendengar pesan tersebut berdasarkan kebutuhan, motivasi, pengalaman, dan berbagai karakteristik pribadinya; - Information overload, yaitu informasi yang kita terima melebihi kapasitas kita dalam memproses/mengolah informasi tersebut; - Emotions, yaitu interpretasi yang berbeda terhadap informasi saat kita sedang sedih dengan saat kita merasa senang; - Language atau bahasa, yaitu ketidakpahaman terhadap bahasa atau istilah-istilah tertentu antara satu orang dengan yang lain; - Communcation apprehention, yaitu ketakutan/kecemasan seseorang untuk berkomunikasi; - Lying, atau berbohong. Untuk mewujudkan sebuah komunikasi yang efektif dalam penggunaan telaahan staf, hal-hal tersebut diatas harus dihindarkan.

7 2.4 Upaya Peningkatan Kinerja Telaahan Staf Berikut ada beberapa langkah dan upaya yang dapat dilakukan untuk meningkatkan efektivitas sebuah telaahan staf, yang dibagi kedalam 4 level, yaitu : a. Pembuatan Telaahan Staf Dari sisi pembuatan telaahan ada beberapa upaya yang dapat dilakukan : 1) Pastikan telaahan staf yang dibuat adalah untuk kepentingan organisasi. Bagaimanapum telaahan staf sebuah naskah dinas, yang tujuannya adalah untuk mengakomodir permasalahan organisasi, baik yang berkaitan dengan penyelesaian masalah organisasi, peningkatan kualitas pelayanan organisasi ataupun peningkatan produktivitas organisasi. Salah satu penyebab kurang efektifnya telaahan staf sebagai alat pemecahan masalah organisasi adalah ditumpangkannya kepentingan pribadi yang disamarkan seolah-olah merupakan kepentingan organisasi. Tidak jarang untuk meyakinkan pimpinan, si pembuat telaahan staf melakukan filtering dengan memanipulasi data dan fakta atau lying (berbohong). Dampak lain adalah, jika hal ini terungkap maka akan berpengaruh pada Selective Perception dan Emotion pimpinan dalam menanggapi sebuah telaahan staf dan hal ini akan menghambat komunikasi dalam organisasi. 2) Telaahan staf harus dibuat oleh orang yang memiliki kompetensi di bidang persoalan yang akan disampaikan. Tidak ada petugas khusus atau pejabat khusus untuk membuat telaahan staf. Telaahan staf atau paling tidak konsep telaahan staf harus dibuat oleh personil/pejabat yang memiliki kompetesi terkait dengan persoalan karena di dalam telaahan staf memuat uraian tentang gambaran persoalan, analisa, serta kesimpulan dan saran yang direkomendasikan. Kompetensi yang dimaksud adalah menyangkut tentang keterkaitan tugas pokok dan fungsi, pengalaman dan pengetahuan. 3) Ungkapkan semua data, fakta dan informasi yang relevan yang dibutuhkan untuk menjelaskan persoalan. Penyajian data yang lengkap dan akurat serta fakta dan informasi yang relevan akan sangat membantu dalam melakukan analisa. Hal ini perlu kita sajikan dalam telaahan staf, agar pimpinan mudah memahami masalah dan alur fikir kita dalam menawarkan solusi. Data yang tidak lengkap akan mengurangi efekifitas suatu keputusan. Sedangkan data yang tidak akurat atau mungkin direkayasa akan berakibat lebih parah lagi, antara kesalahan tindakan yang dapat

8 merugikan organisasi, atau bahkan pelanggaran terhadap peraturan dan perundang-undangan. Gunakan data pembanding agar pimpinan dapat mengukur dan menggambarkan permasalahan. Misal : gunakan data time series untuk menggambarkan terjadinya peningkatan atau penurunan suatu kondisi, gunakan data standar sebagai pembanding atas data yang terjadi di organisasi, dan sebagainya. Berikan interpretasi terhadap data yang disajikan sehingga memudahkan pimpinan dalam memahami kondisi yang sedang terjadi. 4) Lakukan analisa terhadap persoalan. Analisa terhadap persoalan ini menyangkut : Pertama, seberapa luas cakupan persoalan. Apakah hanya sebatas unit kita saja atau lebih luas lagi menyangkut seluruh unit dalam organisasi ataupun terkait dengan pihak eksternal organisasi. Hal ini dimaksudkan agar kita dapat melakukan koordinasi dengan unit-unit yang terkait untuk memperoleh masukan dan informasi sebelum kita menyampaikan telaahan staf kepada pimpinan. Kedua, siapa yang berwenang untuk mengambil keputusan atau memberikan persetujuan untuk melakukan tindakan. Terkadang kita cenderung takut dan ragu-ragu dalam mengambil keputusan atau melakukan tindakan, dan selalu meminta petunjuk atasan dalam bertindak, padahal tindakan yang dibutuhkan masih dalam batas kewenangan kita atau sudah merupakan tugas kita. Jika hal inipun kita mohonkan arahan dan persetujuan pimpinan tentunya akan memperlambat proses penyelesaian masalah. Untuk permasalahan yang tidak memerlukan persetujuan, arahan ataupun keputusan pimpinan makan staf atau unit yang terkait dapat melakukan tindakan sendiri, namun untuk lebih baiknya, tetap menyampaikan laporan baik lisan maupun tertulis kepada atasan sebagai bentuk koordinasi vertikal. Ketiga, jangka waktu penyelesaian persoalan. Persoalan yang memerlukan waktu yang cukup lama penyelesaiannya biasanya memerlukan kajian yang panjang dan komprehensif. Untuk permasalahan seperti ini maka bentuk telaahan staf yang cocok adalah makalah atau staf papper. 5) Upayakan untuk selalu menawarkan solusi. Pimpinan bukanlah orang yang tahu segalanya. Permasalahan dalam pemerintahan daerah sangat kompleks dan beragam. Oleh sebab itu setiap tugas dan kewenangan pemerintahan daerah telah dibagi habis kedalam tugas pokok dan fungsi setiap jabatan dalam struktur organisasi pemerintahan daerah. Asumsinya setiap pejabat adalah perangkat pemerintah daerah yang paling ahli dibidang pekerjaannya.

9 Dengan asumsi tersebut, tentunya setiap pejabat memiliki pengetahuan dan pandangan tentang solusi dari permasalahan di bidangnya. Oleh sebab itu permudahlah pimpinan dengan memberikan solusi atau alternatif solusi berdasarkan pengetahuan dan pengalaman yang kita miliki. 6) Gunakan format penulisan dan gaya bahasa yang baku sehingga mudah difahami. Format dan sistematika telaahan staf biasanya sudah diatur dalam sebuah peraturan tentang tata naskah kedinasan. Adapun gaya bahasa yang digunakan sebaiknya adalah bahasa yang baku dan dapat dimengerti oleh kedua pihak. Jika terpaksa harus menggunakan kata-kata yang tidak umum maka sebaiknya diberikan penjelasan mengenai arti dari kata tersebut. Panjang atau pendek sebuah telaahan staf sangat bergantung kepada kondisi permasalahan. Permasalahan yang kompleks dan melibatkan banyak aspek tentu perlu analisa yang komprehensif serta data-data pendukung yang lengkap. Namun demikian tetap harus diupayakan penggunaan kalimat tidak terlalu panjang dan tidak berbeli-belit serta terarah pada persoalan sehingga tidak membutuhkan waktu yang lama untuk membaca telaahan staf. Karena penggunaan bahasa (language) diyakini akan mempengaruhi emosi si penerima pesan, sedangkan telaahan staf adalah komunikasi yang ditujukan kepada pimpinan atau pejabat yang lebih tinggi, maka untuk menawarkan solusi dari permasalahan sebaiknya menggunakan kalimat yang lebih halus dan tidak terkesan menggurui atau memerintah, seperti : sebaiknya, kiranya, menurut hemat kami, dan lain sebagainya. b. Pemberian Rekomendasi Sebelum telaahan staf didisposisi oleh kepala daerah, biasanya dibutuhkan satu atau lebih rekomendasi dari pejabat terkait. Pemberian rekomendasi ini bertujuan untuk memudahkan pimpinan dalam mengambil keputusan dengan memberikan pertimbangan mengenai aspek-aspek di luar tugas pokok dan fungsi si pembuat telaahan staf. Di lingkungan pemerintahan daerah, setiap telaahan staf yang disampaikan kepada kepala daerah harus melalui rekomendasi dari Sekretaris Daerah dan/atau Asisten Sekretaris Daerah, yang tujuannya agar Sekeretaris Daerah mengetahui persoalan yang terjadi pada SKPD dan dapat memberikan rekomendasi atau masukan kepada Kepala Daerah hal-hal yang berkaitan dengan permasalahan. Sesuai dengan tujuannya maka materi rekomendasi ini seharusnya : - Tidak dalam bentuk pengulangan atas apa yang disampaikan dalam telaahan staf, karena telaahan staf bukanlah pesan berantai, setiap unit atau pejabat yang

10 dilaluinya memiliki peran dan fungsi tersendiri sehingga tujuan dari pembuatan telaahan staf dapat tercapai. - Berisi kajian singkat mengenai aspek-aspek lain yang berkaitan dengan permasalahan sehingga bisa menguatkan atau sebaliknya melemahkan saran dari sipembuat telaahan staf. - Merekomendasikan salah satu alternatif keputusan yang diajukan sipembuat telaahan staf.rlu ada rekomendasi dalam bentuk saran dan pertimbangan dari pejabat terkait. c. Peenetapan Keputusan dalam bentuk Disposisi Disposisi Pimpinan berbagai macam bentuk dan gaya bahasanya yang pada umumnya kata-katanya singkat mengandung makna persetujuan ataupun pilihan dari alternatif keputusan atau kebijakan yang akan dilaksanakan bawahan. Berikut beberapa contoh disposisi pimpinan : - Acc. - Setuju saran poin 2. - Prinsip setuju. - Pelajari kembali. - Dapat dipertimbangkan - Analisa ulang. - Belum dapat disetujui. - Jika sudah sesuai dengan aturan, laksanakan. - Laksanakan, jangan sampai ada kesalahan sekecil apapun. Sesuai dengan tujuannya adalah memberikan jawaban final dalam bentuk persetujuan atau atau memilih salah satu alternatif keputusan, maka tidak ada pilihan lain dari pimpinan selain menjawab setuju/tidak setuju, memilih salah satu atau tidak ada satu pun alternatif yang diajukan. Seandainya pimpinan masih ragu dengan keputusan yang akan diambil disebabkan kurang lengkapnya data atau kurang tajamnya analisa yang disajikan dalam telaahan staf maka pimpinan dapat menyarankan kepada si pembuat telaahan staf untuk mengkaji / mempelajari / menganalisa ulang persoalan atau mengkoordinasikan dengan unit-unit terkait. Sehingga jelas bagi bawahan apa yang harus dilakukan untuk menyelesaikan persoalan. Atau pimpinan juga dapat meminta saran dan pertimbangan dari kelompok ahli (staf ahli). Adapun disposisi-disposisi seperti : - prinsip setuju; - dapat dipertimbangkan; - jika sudah sesuai dengan aturan, laksanakan; - laksanakan, jangan sampai ada kesalahan sekecil apapun;

11 hanya akan menimbulkan kesan bahwa pimpinan ragu dengan keputusannya, dan tentunya hal ini akan membuat bimbang para bawahan untuk mengambil tindakan yang dibutuhkan. Untuk mempersingkat birokrasi pengambilan keputusan, maka setelah mendapat rekomendasi dari pejabat terkait, pimpinan seharusnya langsung mengalamatkan disposisi kepada sipembuat telaahan staf. Jika ditujukan lagi kepada pejabat pemberi rekomendasi maka yang terjadi hanyalah bentuk pesan berantai, dimana sipemberi rekomendasi hanya akan mengulangi atau menegaskan disposisi pimpinan yang sebetulnya tidak dibutuhkan lagi oleh unit yang mengajukan telaahan staf. III. PENUTUP Sesuai dengan namanya telaahan staf yang berasal dari kata telaah yang berarti kajian atau penelitian, maka untuk membuat telaahan staf, dibutuhkan kemampuan analisis terhadap suatu persoalan organisasi. Kemampuan analisis ini harus diimbangi dengan pengetahuan tentang bagaimana komunikasi yang efektif sehingga pesan-pesan yang ingin disampaikan dalam telaahan staf dapat diterima dengan baik oleh pimpinan selaku penerima pesan. Jika terdapat ketimpangan pengetahuan dan pemahaman terhadap persoalan yang dibahas antara pembuat telaahan dengan pimpinan sehingga menghambat komunikasi, maka disinilah sebenarnya fungsi pejabat pemberi rekomendasi dalam rangka menjembatani komunikasi atau intermediasi. Selanjutnya, pimpinan yang sudah mengetahui dan memahami persoalan sudah pasti dapat memberikan disposisi yang jelas, tegas dan terarah sehingga memudahkan dalam proses implementasi. DAFTAR PUSTAKA : 1. Ronald Adler dan George Rodman, Understanding Human Communication, Peraturan Dalam Negeri Nomor 25 Tahun 2010 tentang Tata Naskah DInas Di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri; 3. Telaahan Staf Paripurna, Modul Pendidikan dan Pelatihan Kepemimpinan Tingkat III, Lembaga Administrasi Negara (LAN) Republik Indonesia, 2008; 4. Handayaningrat, Soewarno, Pengantar Studi Ilmu Administrasi dan Manajemen, PT.Gunung Agung-Jakarta, 1985; 5. Handoko, T. Hani, Manajemen, BPFE-Yogyakarta, 2003; 6. Peraturan Gubernur Sumatera Barat Nomor 1 Tahun 2011 tentang Tata Naskah Dinas Di Lingkungan Pemerintah Provinsi Sumatera Barat;