BAB II TINJAUAN LITERATUR

Transkripsi

1 BAB II TINJAUAN LITERATUR 2.1 Pengertian Sirkulasi Sirkulasi merupakan suatu layanan yang memberikan kesempatan kepada pengguna untuk meminjam bahan perpustakaan untuk dibawa ke luar perpustakaan. Namun sirkulasi juga dapat diartikan perputaran dan peredaran yang memiliki cakupan yang luas dan tidak hanya terdiri dari suatu kegiatan yaitu peminjaman tetapi mencakup banyak kegiatan. Menurut Darmono (2001:143), pelayanan sirkulasi atau layanan peminjaman dan pengembalian bahan pustaka adalah suatu kegiatan di perpustakaan yang melayani peminjaman dan pengembalian buku. Kegiatan sirkulasi juga dilakukan disemua jenis perpustakaan, baik perpustakaan umum, maupun perpustakaan khusus. Kegiatan sirkulasi dapat dilakukan sesudah buku-buku selesai diproses lengkap dengan label-labelnya seperti kartu buku, kartu tanggal kembali, kantong kartu buku, dan call number pada punggung buku. Layanan sirkulasi ini merupakan denyut dari semua kegiatan perpustakaan, karena kegiatan layanan peminjaman dan pengembalian bahan pustaka ini (layanan sirkulasi) merupakan jasa layanan yang secara langsung dapat dirasakan oleh pemakai perpustakaan. Menurut Noerhayati S (1988:188), sirkulasi merupakan suatu bagian yang termasuk unit readers service yang bertugas memberikan service kepada pembaca dalam hal peminjaman buku-buku perpustakaan. Dengan demikian bagian sirkulasi ini merupakan suatu bagian yang langsung berhubungan dengan pembaca atau pengunjung yang selalu berkembang terus. Perkembangan dari pembaca ini mengakibatkan timbulnya bermacam-macam problem sosial yang harus kita hadapi. Menurut P.Sumardji (1993:27), pelayanan sirkulasi merupakan kegiatan melayanankan koleksi perpustakaan kepada para pemakai (pengunjung) dengan berbagai macam kegiatan pula. Menurut Pawit M. Yusuf (2007:70), pelayanan peminjaman koleksi atau disebut juga sebagai pelayanan sirkulasi merupakan pelayanan yang memutar koleksi, dipinjam keluar, dikembalikan, dipinjam keluar lagi, dikembalikan lagi dan seterusnya. Dalam dunia perpustakaan memiliki arti perputaran buku atau jenis koleksi untuk beberapa waktu lamanya.

2 Menurut Soeatminah (1992:138), pelayanan sirkulasi merupakan kegiatan kerja yang berupa pemberian bantuan kepada pemakai perpustakaan dalam proses peminjaman dan pengembalian bahan pustaka. Didalam peminjaman perpustakaan akan memberikan beberapa syarat ataupun peraturan yang harus dipatuhi oleh pemakai. Syarat tersebut antara lain batas waktu peminjaman dan denda yang harus dibayar apabila pemakai terlambat dalam mengembalikan bahan perpustakaan yang dipinjam. Menurut Perpustakaan Nasional RI (1999:34), layanan sirkulasi adalah kegiatan peredaran koleksi perpustakaan di luar perpustakaan dengan tujuan pengguna perpustakaan dapat memamfaatkan dan meminjam pustaka secara tepat guna. Berdasarkan dari seluruh pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa yang dimaksud dengan Pelayanan sirkulasi adalah suatu layanan yang ada diperpustakaan yang dapat dimamfaatkan oleh para pengguna untuk melakukan proses peminjaman dan pengembalian bahan pustaka dalam waktu yang telah ditetapkan oleh perpustakaan tersebut dengan sanksi- sanksi yang telah ditetapkan. 2.2 Fungsi dan Tujuan Pelayanan Sirkuasi Sirkulasi merupakan salah satu kegiatan utama atau jasa utama bagi perpustakaan. Bagian ini juga sering sekali disebut sebagai ujung tombak jasa perpustakaan karena bagian sirkulasi inilah yang pertama kali berhubungan dengan pemakai serta paling sering digunakan pemakai. Hal ini juga dapat dilihat dari fungsi dan tujuan pelayanan sirkulasi bagi pemakai yaitu dengan cara memberikan kesempatan bagi pemakai untuk meminjam koleksi yang ada diperpustakaan sesuai dengan aturan yang ada diperpustakaan. Sirkulasi juga dapat mempermudah pengguna dalam memperoleh informasi yang dibutuhkan Fungsi Pelayanan Sirkulasi Pelayanan sirkulasi memiliki berbagai fungsi didalam perpustakaan, yaitu memberikan pelayanan langsung kepada pengguna. Dalam memberikan pelayanan, sirkulasi memiliki aturan-aturan yang telah ditetapkan oleh perpustakaan. Aturan inilah yang akan menjadi dasar dalam peminjaman bahan pustaka yang dilakukan oleh setiap pengguna perpustakaan. Menurut Sulistyo-Basuki (1993:257), fungsi dari bagian sirkulasi antara lain: 1. Mengawasi pintu masuk dan keluar perpustakaan 2. Pendaftaran anggota, perpanjangan anggota, dan pengunduran diri anggota peprustakaan.

3 3. Meminjamkan serta mengembalikan buku dan memperpanjang waktu peminjaman. 4. Menarik denda bagi buku yang terlambat dikembalikan. 5. Mengeluarkan surat peringatan bagi buku yang belum dikembalikan pada waktunya. 6. Tugas yang berkaitan dengan peminjaman buku, khususnya buku hilang atau rusak. 7. Bertanggung jawab atas segala berkas peminjaman. 8. Membuat statistika peminjaman. 9. Peminjaman antar perpustakaan. 10. Mengawasi urusan penitipan tas, jas, mantel, dan sebagainya milik pengunjung perpustakaan. 11. Tugas lainnya terutama yang berkaitan dengan peminjaman. Agar semua fungsi dari pelayanan sirkulasi diatas dapat terlaksana dengan baik, maka setiap perpustakaan harus benar-benar memilih seorang pustakawan yang mamahami semua tentang pelayanan sirkulasi dan dapat melakukan semua tugas yang diberikan kepadanya dengan baik. Dengan demikian maka semua kegiatan pelayanan sirkulasi berjalan dengan baik serta pengguna juga akan merasa puas dengan semua pelayanan yang diberikan serta pengguna dapat memperoleh informasi yang mereka butuhkan dengan baik pula Tujuan Pelayanan Sirkulasi Semua perpustakaan mengharapkan agar tujuan yang diinginkan dapat terwujud dengan baik, yaitu memberikan pelayanan bagi pengguna.tujuan inilah yang selalu ingin ditingkatkan oleh setiap perpuatakaan terutama pelayanan sirkulasi. Menurut Lasa Hs (1995:1) tujuan dari pelayanan sirkulasi tersebut adalah: 1. Agar pengguna memaafkan koleksi yang mereka butuhkan semaksimal mungkin. 2. Agar lebih mudah untuk mengetahui pengguna yang meminjam koleksi bahan pustaka tertentu. 3. Terjaminnya pengembalian pinjaman dalam waktu yang jelas. 4. Diperoleh data kegiatan perpustakaan terutama yang berkaitan dengan pemamfaatan koleksi. 5. Apabila terjadi pelanggaran akan segera diketahui.

4 2.3 Sistem Pelayanan Sirkulasi Suatu perpustakaan harus dapat memilih dan menentukan sistem pelayanan, karena layanan perpustakaan merupakan pilar terdepan yang berhadapan langsung dengan pemakai. Salah satu layanan yang perlu untuk ditingkatkan adalah pelayanan sirkulasi. Hal ini dilakukan dengan tujuan agar pengguna perpustakaan dapat memamfaatkan koleksi yang ada dengan baik dan mempermudah pengguna dalam memperoleh informasi yang dibutukan. Sistem pelayanan sirkulasi terdiri dari dua yaitu sistem layanan terbuka. dan sistem layanan tertutup Sistem Layanan Terbuka Menurut Darmono (2001:139), sistem layanan terbuka adalah layanan yang memungkinkan para pengguna secara langsung dapat memilih, menemukan dan mengambil sendiri bahan pustaka yang dikehendaki dijajaran koleksi perpustakaan. Pada sistem ini pengguna perpustakaan dapat melakukan browsing bahan pustaka dari jajaran koleksi. Dalam sistem terbuka jika pengguna tidak menemukan bahan pustaka dijajaran koleksi maka secara langsung yang bersangkutan dapat melakukan alternatif pemilih bahan pustaka yang tersedia dijajaran koleksi. Menurut Darmono (2001:140), kebaikan yang dapat diperoleh dari sistem layanan terbuka adalah: 1. pemakai dapat melakukan pengambilan sendiri bahan pustaka yang dikehendaki di jajaran koleksi. 2. pemakai dilatih untuk dapat dipercaya dan diberi tanggung jawab terhadap terpeliharanya koleksi yang dimiliki perpustakaan 3. pemakai akan merasa lebih puas karena ada kemudahan dalam menemukan bahan pustaka dan alternatif lain jika yang dicari tidak ditemukan 4. dalam sistem ini tenaga perpustakaan yang bertugas untuk mengembalikan bahan pustaka tidak diperlukan sehingga dapat diberi tanggung jawab diposisi lain. Sistem layanan terbuka juga mengandung beberapa faktor kelemahan antara lain: 1. ada kemungkinan pengaturan buku di rak penempatan (jajaran) menjadi kacau karena ketika mereka melakukan browsing. Buku yang sudah dicabut dari jajaran rak dikembalikan lagi oleh pemakai secara tidak tepat. 2. ada kemungkinan buku yang hilang relative lebih besar bila dibandingkan dengan sistem layanan tertutup

5 3. memerlukan ruangan yang lebih luas untuk jajaran koleksi agar lalu lintas pemakai lebih leluasa 4. membutuhkan keamanan yang lebih baik agar kebebasan untuk mengambil sendiri bahan pustaka dari jajaran koleksi tidak menimbulkan berbagai ekses seperti peningkatan kehilangan atau perobekan bahan pustaka. Menurut Soeatminah (1992:130) ada beberapa hal yang dapat dijadikan pedoman dalam sistem layanan terbuka yaitu: 1. Penataan Koleksi 2. Rambu-rambu 3. Tata Ruang 4. Katalog Peprustakaan. Sistem layanan terbuka ini memberikan kebebasan dan kepuasan kepada pengguna dalam pencarian bahan perpustakaan yang mereka butuhkan. Hal ini karena pengguna dapat secara langsung memilih bahan pustaka dan mencari bahan pustaka lain sebagai pengganti sesuai dengan kebutuhan. Namun layanan ini juga memiliki kelemahan yaitu mengganggu bahan pustaka yang ada di rak, karena koleksi perpustakaan akan berantakan disebabkan pengguna dapat memilih langsung bahan pustaka yang dibutuhkan Sistem Layanan Tertutup Menurut Darmono (2001:137), sistem layanan tertutup adalah sistem layanan perpustakaan yang tidak memungkinkan pemakai perpustakaan mengambil sendiri bahan pustaka di perpustakaan. Kebaikan sistem layanan tertutup adalah sebagai berikut: 1. jajaran koleksi akan tetap terjaga kerapiannya karena hanya petugas prpustakaan yang boleh masuk ke jajaran koleksi 2. kemungkinan terjadi kehilangan atau perobekan bahan pustaka dapat ditekan karena pemakai tidak dapat melakukan akses langsung kejajaran koleksi 3. ruangan untuk koleksi tidak terlalu luas, karena lalu lintas manusia petugas didaerah jajaran koleksi rlatif rendah 4. untuk koleksi yang sangat retan terhadap kerusakan maka sistem ini sangat sesuai. Sistem layanan tertutup juga memiliki beberapa kelemahan antara lain:

6 1. dalam menemukan bahan pustaka pengguna hanya dapat mengetahui ciri-ciri kepengarangan dan ciri-ciri fisik bahan pustaka yaitu judul, pengarang, ukuran buku dan jumlah halaman, informasi semacam ini sebenarnya sangat abstrak 2. judul buku tidak selalu menggambarkan makna pembahasan buku, sehingga bisa saja judul yang telah dipilih, tetapi bukan bahan pustaka tersebut yang dimaksud oleh pengguna 3. pemakai tidak mungkin melakukan browsing dijajaran rak, sehingga pemakai tidak mungkin menemukan alternatif lain dari bahan pustaka yang diperlukan 4. jika peminjaman cukup banyak, dan petugas perpustakaan relatif terbatas hal ini membutuhkan waktu dan tenaga yang cukup banyak untuk memenuhi permintaan pemakai perpustakaan dan menyiapkan bahan pustaka yang dibutuhkannya, sehingga pemakai harus menunggu lebih lama. 2.4 Rangkaian Kegiatan Pelayanan Sirkulasi Layanan sirkulasi merupakan kegiatan yang dilakukan oleh hampir semua perpustakaan, karena layanan inilah yang sebenarnya merupakan denyut dari semua kegiatan perpustakaan. Proses pelayanan sirkulasi meliputi kegiatan sebagai berikut halhal berikut ini: 1. Keanggotaan 2. Peminjaman 3. Pengembalian 4. Memperpanjang masa pinjam 5. Penagihan 6. Memberikan sanksi 7. Memberikan keterangan bebas/bersih pinjaman. Menurut Sulistyo-Basuki, bagian layanan sirkulasi mempunyai tugas melayani pengunjung perpustakaan khususnya dalam hal berikut ini: 1. mengawasi keluarnya setiap bahan pustaka dari ruang perpustakaan untuk dipinjam menjadi tanggung jawab bagian sirkulasi. 2. pendaftaran anggota perpustakaan, yaitu menerima pendaftaran anggota perpustakaan. Untuk beberapa perpustakaan ada yang menjadi tanggung jawab bagian tata usaha perpustakaan. Selain menerima pendaftaran anggota bagian sirkuasi juga bertanggung jawab pengeluaran surat bebas pinjam bahan pustaka.

7 3. peminjaman dan pengembalian bahan pustaka, yaitu bagian sirkuasi bertanggung jawab untuk melakukan kegiatan peminjaman dan pengembalian bahan pustaka yang dipinjam oleh pengguna perpustakaan. Sistem yang digunakan dapat bermacam-macam tergantung dari sistem apa yang digunakan oleh perpustakaan. 4. memberikan sanksi bagi anggota yang terlambat mengembalikan pinjaman. Jika ada anggota yang terlambat mengembalikan bahan pustaka, atau merusakan bahan pustaka yang dipinjam, maka bagian sirkulasi memberikan sanksi sesuai dengan aturan yang berlaku. 5. memberikan peringatan bagi anggota yang belum mengembalikan pinjaman. Bagian sirkulasi juga bertugas untuk memberikan surat peringatan terhadap pengguna yang terlambat mengembalikan bahan pustaka. Surat peringatan ini biasanya berisi tentang pemberitahuan kepada pemakai bahwa pengguna mempunyai pinjaman perpustakaan yang belum dikembalikan. 6. menentukan penggantian buku yang dihilangkan anggota. Jika pengguna menghilangkan bahan pustaka yang dipinjam pengguna diminta untuk mengganti buku yang sama. 7. membuat statistik sirkulasi. Tugas bagian sirkulasi yang lain adalah membuat statistik peminjaman. Statistik peminjaman terdiri dari jumlah dan kelompok buku yang dipinjam, diperpanjang, dikembalikan. Statistik kelompok buku yang paling banyak dipinjam, statistik kelompok pengguna atau peminjam. 8. penataan koleksi dijajaran rak. Penataan koleksi atau selving buku dijajaran rak menjadi tanggung jawab sirkulasi. Buku-buku yang selesai dipinjam harus ditata kembali dirak agar pemakai lainnya segara dapat meminjam koleksi perpustakaan. Menurut P.Sumardji (1993:27), ada berbagai macam kegiatan layanan sirkulasi yang dilakukan di perpustakaan antara lain sebagai berikut: 1. membuat peraturan-peraturan mengenai pemakai/ peminjaman koleksi, misalnya yang mengatur siapa saja yang boleh memakai fasilitas perpustakaan, apa-apa saja yang menjadi sayratnya, apa saja yang menjadi hak-hak pengguna, lamanya jangka waktu peminjaman, banyaknya koleksi bahan pustaka yang boleh dipinjam keluar oleh setiap orang/ anggota, sanksi-sanksi bila terlambat mengembalikan pinjaman pustaka ataupun terjadi pelanggaran terhadap tata tertib ataupun peraturan perpustakaan 2. membuat pengumuman tentang pendaftaran anggota perpustakaan atau lewat iklan pada mass media

8 3. melakukan pendaftaran peminat yang akan menajadi anggota perpustakaan (pemakai fasilitas perpustakaan) 4. memproses kartu-kartu keanggotaan perpustakaan, misalnya dengan kegiatan membuat kartu anggota bagi setiap peminat yang telah mendaftarkan diri, membuat kartu arsipnya, membuat blanko kartu bon peminjamannya, menyimpan dengan teratur dan sistematis semau kartu-kartu yang bersangkutan dengan keanggotaan perpustakaan tersebut. 5. melayani peminjaman koleksi sirkulasi (koleksi pustaka yang boleh beredar atau dibawa pulang oleh anggota perpustakaan), terutama koleksi textbook (buku-buku teks) 6. menyimpan dengan teratur dan sistematis semua kartu yang bersangkutan dengan pelayanan peminjaman koleksi pustaka tersebut 7. melakukan penagihan kepada para anggota perpustakaan yang belum mengembalikan pinjamannya, padahal telah habis watu peminjamannya, dengan cara ditagih langsung ataupu lewat surat tagihan 8. menarik denda terhadap para anggota perpustakaan yang terlambat mengembalikan pinjamannya sesuai dengan peraturan yang berlaku 9. mencatat dengan tertib dan teratur semua pemasukan uang pendaftaran anggota peprustakaan maupun uang denda keterlambatan pengambalian koleksi pustaka 10. melayani permintaan surat bebas pinjam pustaka kepada para anggota perpustakaan yang memerlukan untuk keperluan wisuda/kelulusan dan lainya 11. membuat laporan tertulis secara berkala tentang kegiatan-kegiatan yang telah dilakukan dalam rangka melaksanakan kegiatan pelayanan sirkulasi Keanggotaan Setiap perpustakaan akan menentukan siapa saja yang boleh menjadi anggoa perpustakaan. Biasanya pada perpustakaan perguruan tinggi yang menjadi anggota perpustakaan adalah mahasiswa, staf pengajar, pegawai. Untuk menjadi anggota perpustakaan harus terlebih dahulu mengisi formulir pendaftaran sesuai dengan ketetapan yang dibuat perpustakaan. Berikut adalah contoh formulir pendaftaran untuk menjadi anggota perpustakaan.

9 KARTU PENDAFTARAN No.: Nama :. Pekerjaan : NIP/NIM/NIRM : Fak./Jurusan : Program/Tngkat :... Alamat Sekarang :... Mohon dicatat sebagai anggota perpustakaan Saya berjanji akan memenuhi serta mematuhi peratura Perpustakaan dan akan memberitahukan bahwa saya akan Keluar atau pindah alamat. Kotaman,,20. Pemohon, ( ) Apabila pengguna telah mendapat perrsetujuan dari perpustakaan untuk menjadi anggota perpustakaan, maka pengguna akan diberikan kartu anggota yang dapat digunakan baik untuk meminjam bahan pustaka maupun untuk menggunakan fasilitas yang ada di perpustakaan. Contoh kartu anggota perpustakaan adalah: KARTU ANGGOTA Nama Pekerjaan NIP/NIM/NIRM Fak./Jurusan Program/Tk No. Anggota Bagian depan : :... :... :.. :.. :.. (Lambang Perpustakaan) (Nama Perpustakaan) (foto) (Cap Perpustakaan) Bagian belakang Berlaku sampai dengan

10 2.4.2 Peminjaman Bahan Pustaka Peminjaman bahan pustaka yang ada di sebuah perpustakaan biasanya terpisah dengan pengembalian bahan pustaka sesuai dengan kebijakan yang diambil perpustakaan. Didalam pengembalian bahan pustaka pengguna harus menunjukan slip peminjaman, kemudian pustakawan akan menghapus transaksi peminjaman yang pernah dilakukan. Apabila tanggal pengembalian buku tidak sesuai dengan tanggal pengembalian dalam slip maka pustakawan akan memberikan sanksi sesuai dengan ketetapan yang telah disepakati. Menurut Darmono (2001 : 148), sistem peminjaman untuk setiap perpustakaan tidak sama tergantung dari kondisi masing-masing perpustakaan. Sehingga perpustakaan selalu mengembangkan sistem peminjaman yang paling sesuai dengan keperluan perpustakaan. Metode peminjaman sering kali disebut pula dengan sistem kendali sirkulasi atau sistem sirkulasi. Menurut Sulistyo-Basuki, apapun sistem peminjaman yang digunakan oleh perpustakaan, sistem peminjaman harus mampu memberikan jawaban atas pertanyaan berikut: a. siapakah yang meminjam buku tertentu b. kapan tanggal kembalinya c. buku apa saja yang dipinjamkan pada hari tertentu d. buku dalam subjek apa saja yang dipinjam e. berapa jumlah buku per subjek yang dipinjam f. buku apa saja yang harus dikembalikan pada tanggal tertentu g. berapa buku yang kembali pada tanggal tertentu. Menurut Noerhayati S (1988:101), dalam peminjaman bahan pustaka harus mempunayi aturan tentang peminjaman yang mencakup hal-hal berikut: 1. hari peminjaman, menentukan hari-hari peminjaman diserahkan kepada kebijakan masing-masing perpustakaan. 2. lama peminjaman, setiap perpustakaan dapat menentukan lamanya peminjaman 3. jumlah buku yang boleh dipinjam, bila buku perpustakaan banyak jumlahnya, seorang pengguna dapat diberi izin dua atau lebih buku sekaligus 4. sanksi perpustakaan, hal ini dapat dilakukan apabila terjadi keterlambatan dalam pengembalian bahan pustaka Menurut jangka waktunya, cara meminjamkan bahan perpustakaan dibedakan menjadi tiga macam: 1. peminjaman biasa, misalnya 1 minggu sampai dengan 2 minggu

11 2. peminjaman jangka pendek, misalnya 1hari sampai 3 hari 3. peminjaman jangka panjang, misalnya 1bulan samapi 1 semester Prosedur meminjamkan bahan perpustakaan pada perpustakaan yang menganut sitem tertutup, berlangsung sebagai berikut: 1. pengguna menunjukkan tanda pengenal sebagai anggota perpustakaan 2. petugas memeriksa tanda pengenal pengguna 3. pengguna menyerahkan formulir permintaan peminjaman yang telah diisi 4. petugas mencari bahan sesuai dengan data yang tertulis dalam formulir. 5. pengguna membubuhkan tanda tangan pada kartu bahan perpustakaan 6. petugas menyerahkan bahan perpustakaan tersebut kepada sipengguna 7. petugas menyusun kartu buku dalam kotak sebagai berikut: a. menurut tanggal kembali bahan perpustakaan b. setiap kumpulan kartu dengan tanggal kembali yang sama, disusun menurut urutan kode bahan perpustakaan 8. petugas menyusun kartu pinjam dalam kotak kartu pinjam menurut nama pengguna, kemudian menurut urutan nomor tanda pengenal. Pada perpustakaan yang menganut sistem terbuka, berlangsung sebagai berikut: 1. pengguna menunjukan tanda pengenal sebagai anggota perpustakaan 2. petugas memeriksa tanda pengenal 3. pengguna menyerahkan bahan perpustakaan yang telah dipilih 4. petugas mencatat nomor anggota dan tanggal kembali pada kartu buku yang tersimpan pada kantong buku 5. petugas mencatat nomor anggota dan tanggal bahan prpustakaan itu harus dikembalikan pada lembar tanggal kembali 6. petugas mencatat kode bahan perpustakaan dan tanggal kembali. 7. pengguna membubuhkan tanda tangan pada kartu bahan perpustakaan 8. petugas menyerahkan bahan perpustakaan tersebut kepada sipengguna 9. petugas menyusun kartu buku dalam kotak sebagai berikut: a. menurut tanggal kembali bahan perpustakaan b. setiap kumpulan kartu dengan tanggal kembali yang sama, disusun menurut urutan kode bahan perpustakaan 10 petugas menyusun kartu pinjam dalam kotak kartu pinjam menurut nama pengguna, kemudian menurut urutan nomor tanda pengenal.

12 1. Macam Sistem Peminjaman Sirkulasi Menurut Darmono (2001:149), dalam praktiknya terdapat berbagai macam sistem sirkulasi yang dapat diterapkan diperpustakaan mulai dari sistem sirkulasi diperpustakaan kecil sampai kepada sistem yang sangat tertib untuk mengatasi layanan sirkulasi pada perpustakaan yang besar. Banyaknya sistem sirkulasi perpustakaan ini menunjukkan adanya dinamika dan perkembangan sistem sirkulasi itu sendiri. a. Sistem Buku Besar Sistem buku besar ini menganut register, artinya setiap peminjam mendapat jatah satu halaman atau lebih dalam buku besar, disertai indeks nama peminjam pada akhir buku besar. Sistem ini hanya dapat diterapkan pada perpustakaan kecil dengan jumlah anggota sedikit dan koleksi yang sedikit pula. Contoh sistem buku besar Nama Siswa : No. Induk : Alamat : No Judul Buku No Buku No Register Tgl Pinjam Tanggal Kembali Tanda Tangan Dst b. Bentuk NCR ( No Carbon Required ) Pada sistem ini peminjam perlu mengisi formulir peminjaman, lengkap dengan nama, alamat, nama pengarang, judul, nomor klasifikasi, dan nomor induk pada formulir peminjaman. Formulir ini disebut dengan NCR karena formulir peminjaman menggunakan kertas khusus yang langsung membuat tembusan walaupun tidak menggunakan karbon. Sistem NCR banyak digunakan diperpustakaan perguruan tinggi diluar negeri. Tujuannya adalah untuk mendorong mahasiswa berpartisipasi dalam peminjaman. Biasanya perpustakaan semacam itu tidak membatasi berapa banyak buku yang boleh dipinjam oleh anggota. c. Sistem Book Issue Card ( BIC ) Sistem ini banyak digunakan diperpustakaan sekolah. Ada dua variasi sistem BIC, masing-masing menggunakan kartu berukuran 7,5 x 12,5 cm. Pada sistem pertama, pada bagian atas kartu tertulis pengarang dan judul. Pada bagian sebelah bawah pengarang

13 dan judul ditulis kolom tanggal dan peminjam. Bila buku dipinjam maka kartu dicabut, kemudian pada kolom tanggal ditulis tanggal harus kembali. Kartu BIC kemudian dijajar menurut tanggal kembali, lalu menurut pengarang. Versi kedua menggunakan kartu anggota. Dibagian atas tercetak keterangan nama dan jenis koleksi. Kolom itu akan diisi oleh petugas dengan nama anggota. d. Sistem Browne Sistem ini mula-mula digunakan di Inggris. Setiap anggota perpustakaan memperoleh tiket pembaca, jumlahnya sesuai dengan jumlah buku yang boleh dipinjam anggota perpustakaan. Jumlah buku yang boleh dipinjam seorang anggota perpustakaan bervariasi, tergantung pada kebijakan masing-masing perpustakaan. Lazimnya 2-4 buku, walaupun ada perpustakaan yang mengijinkan meminjam dalam jumlah yang tak terbatas. Tiket anggota berisi nomor anggota, nama, serta alamat diketik pada masing-masing tiket. Untuk mendampingin tiket buku diperlukan kartu buku, berisi nomor panggil, nomor induk, pengarang, judul, edisi, dan tahun terbit. Kartu ini dimasukan kedalam kantong buku, dilekatkan pada bagian akhir buku disebelah dalam sudut kiri bawah. Label tanggal atau slip tanggal dilekatkan dibagian akhir buku, lazimnya berhadap-hadapan dengan kantong buku. Dapat pula pelekatan slip tanggal dilakukan pada fly leaf yaitu bagian buku yang berhadapan dengan kulit belakang. Pada slip tanggal dituliskan nomor induk serta nomor panggil. Keuntungan sistem Browne: 1. sederhana 2. ekonomis 3. dapat mengetahui lokasi buku yang dipinjam setiap saat 4. memudahkan penandonan, bila dijajarkan secara benar 5. jumlah buku yang dipinjamkan pada setiap anggota dapat dikontrol 6. tidak ada penundaan ketika buku dikembalikan ke sirkulasi kemudian ke rak 7. kartu anggota ditangan pembaca ini membuktikan bahwa buku sudah dikembalikan. Kerugian sistem Browne: 1. makan waktu karena penjajaran secara manual 2. sangat mungkin terjadi kesalahan waktu penjajaran dan pengembalian 3. perlu tenaga untuk menangani meja sirkulasi ditambah dengan laci kartu 4. ada kemungkinan kekeliruan memasukan kedalam laci kartu 5. peminjaman makan waktu yang lama oleh karena itu mungkin saja terjadi antrian yang panjang.

14 e. Sistem Newark Dalam sistem ini, anggota perpustakaan memperoleh kartu bukti peminjaman. Adapun perlengkapan peminjaman dalam sistem Newark: 1. kartu buku pinjaman 2. kartu buku 3. kantong buku 4. slip tanggal kembali 5. stempel kembali dengan ukuran 0,5 cm x 1,5 cm 6. stempel perpanjangan ( ukuran sama dengan stempel kembali ) 7. stempel tanggal yang dapat diubah setiap hari 8. bantalan tinta Proses administrasi peminjaman pada sistem Newark adalah sebagai berikut: 1. pengguna perpustakaan membawa buku yang akan dipinjamnya beserta kartu anggota ke meja sirkulasi 2. petugas menulis nomor anggota pada kartu buku dan slip tanggal kembali 3. petugas sirkulasi mencap tanggal harus kembali pada kartu bukti peminjam, slip tanggal, dan kartu buku 4. anggota diminta memberi paraf atau tanda tangan dikartu bukti peminjaman 5. buku diserahkan kepada peminjam, dan kartu bukti pinjam disimpan bagian sirkulasi 6. kartu buku kemudian dijajarkan menurut tanggal harus kembali 7. bila terdapat kartu buku dengan tanggal harus kembali yang sama maka kartu buku disusun menurtu nomor klasifikasi. Menurtu Sulistyo-Basuki (1993:259), metode peminjaman sering sekali disebut sistem kendali sirkulasi atau sistem sirkulasi. Sistem peminjaman mengalami banyak perubahan, mulai dari sistem manual hingga ke sistem berbantuan komputer. Adapun sistem peminjaman tersebut, antara lain: 1. Sistem Buku Besar Sistem buku besar ini juga menganut register, artinya setiap peminjam mendapat jatah satu halaman atau lebih dalam buku besar, disertai indeks nama peminjam pada akhir buku besar.

15 2. Sistem Sulihn( dummy ) Sistem sulih atau dummy system dalam bahasa inggris, menggunakan sulih yang terbuat dari karton sebagai subsitusi buku tatkala buku dipinjam. 3. Bentuk NCR ( No Carbon Required ) Pada sistem ini peminjaman perlu mengisi formulir peminjaman, lengkap dengan nama, nama pengarang, judul, nomor klasifikasi, dan nomor induk pada formulir peminjaman. Karena formulir peminjaman lebih dari satu maka semua keterangan yang diisi anggota akan tertera pada lembaran lain. 4. Sistem Book Issue Card ( BIC ) Sistem ini banyak digunakan di perpustakaan sekolah. Ada dua variasi sistem BIC, masing-masing menggunakan kartu berukuran 7,5 x 12,5 cm. Contoh kartu pada sistem BIC. Kartu BIC Autor Title Date Name... Librex 35 x. Pada sistem ini setiap anggota perpustakaan memperoleh tiket pembaca, jumlanya sama dengan jumlah buku yang boleh dipinjam oleh anggota perpustakaan. Tiket anggota berisi nomor anggota, nama, dan lainnya. Tiket pembaca berbentuk kantong. Untuk mendampingin tiket buku diperlukan kartu buku yang berisi nomor panggil, nomor induk, pengarang, judul, edisi, dan tahun terbit. Kartu buku ini dimasukan ke dalam kantong buku, dilekatkan pada bagian akhir buku disebelah dalam disudut kiri bawah. Berikut ini contoh kantong buku dan kartu buku.

16 Kantong Buku National University Library Kartu Buku Autor Title Date Name Librex 35 x. Label tanggal atau slip tanggal dilekatkan dibagian akhir buku, lazimnya berhadapan dengan kantong buku. Dapat pula melekatkan slip tanggal pada fly leaf yaitu bagian buku yang berhadapan dengan kulit belakang. Pada slip tanggal dituliskan nomor induk serta nomor panggil. Berikut contoh slip tanggal:

17 NATIONAL UNIVERSITY LIBRARY Call No. 2 : 8 N 59 Ac. No Date of release for lean This book should be returned on or before the date stamped below. An overdue charger of 10 paise will be collected fr each day the book is kept overtime. Bila peminjam ingin meminjam maka petugas mencabut kartu buku dari kantong kemudian dimasukan ke tiket pembaca. Tanggal harus kembali diterakan pada slip tanggal. Kantong buku kemudian disusun menurut tanggal harus kembali. Bila tanggal yang sama terdapat berbagai kantong buku maka kantong buku disusun menurut nomor panggil. 5. Sistem Islington ( variasi Browne ) Pada sistem islington diperlukan mesi pencetak huruf timbul (embossing machine), kartu plastik, paper clip, label tanggal pada masing-masing kantong buku dan kartu buku. Keuntungan yang dapat diperoleh dari sistem ini adalah mudah dilaksanakan, dapat melokasi satiap buku yag dipinjam, dapat mengetahui dengan segara buku yang sudah jatuh waktu, tersedia fasilitas tandon, menghindari anteran panjang pada waktu pengembalian buku. Selain keuntungan sistem ini juga mempunyai kelemahan yaitu: makan waktu karena penjajaran secara manual, ada kemungkinan kekeliruan laci kartu, relatif mahal, memerlukan partisipasi pembaca, ada kemungkinan pembaca lupa membawa kartu anggota bahkan mungkin hilang, dan tidak ada kontrol terhadap jumlah buku yang dipinjam seorang anggota. 7. Sistem Newark Sistem Newark menggunakan kartu buku, kantong buku serta slip tanggal. Kartu buku ini berisi tentang informasi buku, namun kantong buku diketikan pengarang, judul serta nomor induk buku yang kemudian dilekatkan dibagian akhir buku.

18 8. Token charging Token merupakan semacam kartu berisi tanda pengenal perpustakaan terbuat dari karto berukuran 4 x 6 cm. Pada sistem ini peminjaman dilakukan dengan cara pengguna menyerahkan satu token untuk setiap buku yang dipinjam. Apabila pengguna menghilangkan token tersebut maka pengguna tersebut akan diberikan sanksi. Keuntungan yang dapat diperoleh dalam sistem ini adalah sederhana, peminjaman dan pengembalian berlangsung cepat sehingga tidak ada antrean, dan tidak memerlukan banyak tenaga. Sedang kerugian yang terjadi pada sistem ini adalah tidak ada catatan buku apa yang dipinjam, tidak ada berkas buku apa yang dipinjam, karenanya surat peringatan tidak dapat dibuat, dan sistem ini mengarah pada sikap tidak jujur. 9. Sistem Kartu tebuk ( punched card ) Pada sistem ini bila anggota ingin meminjam buku maka petugas bagian sirkulasi mengambil kartu tebuk yang telah diberi tanggal. Pemberian tanggal dilakukan dengan stempel serta dengan alat tebuk. Kedua kartu tebuk diletakan pada mesin tebuk automatic. Bila peminjam mengembalikan buku maka kartu tebuk dikeluarkan dari kantong buku dn dipilih berdasarkan nomor buku dengan mesin tebuk, kemudian dicocokan dengan nomor duplikat tebuk yang ada diperpustakaan. Keuntungan yang dapat diperoleh menyediakan berkas peminjaman, proses pengembalian berlangsung cepat, memudahkan membuat daftar tendon, dan tersedia fasilitas pengiriman peringatan buku yang terlambat dikembalikan. Sedang kerugian yang dapat terjadi adalah proses peminjaman relatif lama, peluang galat ( error ) besar terutama dalam pengoperasian mesin tebuk serta memerlukan operator terlatih, pengiriman peringatan buku yang terlambat dikembalikan lama karena petugas memeriksa semua yang tertera dikartu tebuk. 2. Laporan Peminjaman Menurut Soeatminah (1992:148), laporan kegiatan peminjaman dilakukan setiap hari dengan cara mangisi blanko laporan harian. Buku yang dipinjam dirinci dalam kelompok bahasa dan kelompok subjek buku yang dinyatakan dengan angka klasifikasi (000, 100, 200, dan seterusnya adalah angka klasifikasi sistem DDC). Dibawah ini adalah contoh cara mengisi laporan peminjaman buku diperpustakaan. Laporan Harian yang telah diisi

19 TANGGAL: PERPUSTAKAAN X BAHASA : IND. BUKU YANG DIPINJAM KELAS Catatan dengan batangan Jumlah 000 I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I 14 JUMLAH 156 Laporan Peminjaman Bulanan BULAN : JUNI 1991 PERPUSTAKAAN X BAHASA : IND. TABULASI BULANAN BUKU DIPINJAM KELAS JUMLAH JLM 156

20 Laporan Peminjaman Tahunan TAHUN : 1991 PERPUSTAKAAN X BAHASA : IND. TABULASI TAHUNAN BUKU PINJAM KELAS JUMLAH I A I A I A I A I A JML Pengembalian Bahan Pustaka Menurut Departemen Pendidikan Nasional RI (2004:81), ada dua prosedur pengembalian yang dapat dilakukan di perpustakaan. Cara pertama, pengguna membawa langsung bahan perpustakaan ynag hendak dikembalikan ke meja layanan. Cara kedua, bila memungkinkan diluar jam buka perpustakaan pengguna mengembalikan buku dengan memasukannya kedalam kotak pengembalian. Langkah yang dilakukan oleh petugas dalam prosedur pengembalian bahan perpustakaan adalah: 1. memeriksa keutuhan buku dan tanggal kembali pada lembar tanggal kembali, setelah pengguna menyerahkan bahan prpustakaan yang akan dikembalikan 2. mengambil kartu buku bedasarkan tanggal kembali 3. mengambil kartu pinjam dari kotak kartu pinjam berdasarkan nomor anggota yang tertera pada kartu buku 4. membubuhkan stempel tanda kembali pada kartu buku, lembar tanggal kembali, dan kartu pinjam 5. mengebalikan kartu buku pada kantong buku 6. mengembalikan kartu pinjam kedalam kotak kartu pinjam 7. mengelompokan buku menurut kode bukunya untuk dikembalikan kedalam rak

21 8. memilih buku, yang rusak tetapi masih dapat diperbaiki diletakkan pada satu tempat untuk dikirim ke unit perawatan dan yang rusak diletakkan pada tempat lain untuk disiangi. Sarana yang diperlukan dalam proses pengembalian ialah sebagai berikut: 1. kartu buku 2. stempel tanda kembali untuk memberikan tanda bukti bagi pengguna bahwa bahan perpustakaan yang dipinjamnya telah dikembalikan Didalam pengembalian bahan pustaka, biasanya pustakawan memeriksa seluruh bagian pada bahan pustaka tersebut. Hal ini dilakukan guna mencegah terjadinya kerusakan pada bahan pustaka. Apabila terdapat kerusakan yang tidak diinginkan pada bahan pustaka maka pengguna wajib dikenakan sanksi yang berlaku Perpanjangan Bahan Pustaka Perpanjangan bahan pustaka dapat terjadi apabila pengguna belum selesai menggunakan bahan pustaka yang dipinjamnya. Perpanjangan ini dilakukan oleh pengguna dengan cara membawa kembali bahan pustaka yang dipinjam kebagian sirkulasi, petugas sirkulasi akan memberikan waktu perpanjangan sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan oleh perpustakaan. Setiap perpustakaan memiliki kebijakan masingmasing dalam memberikan waktu perpanjangan bahan pustaka, ada sebanyak dua kali namun ada juga hanya satu kali perpanjangan saja. Berdasarkan buku pedoman Departemen Pendidikan Nasional RI (2004:82), perpanjangan peminjaman dapat diberikan jika tidak ada pengguna lain yang memesan bahan perpustakaan tersebut. Adapun prosedur perpanjangan bahan pustaka dapat dilakukan dengan cara: 1. pengguna membawa bahan yang dipinjam ke meja layanan 2. petugas memeriksa formulir peminjaman 3. jika tidak ada yang memesan, petugas membubuhkan tanggal kembali yang baru pada lembar tanggal kembali 4. jika ada yang memesan, petugas tidak memberikan perpanjangan. Didalam perpanjangan bahan pustaka sebaiknya pustakwan harus terlebih dahulu memeriksa kondisi bahan pustaka yang akan di pinjam kembali oleh sipengguna. Hal ini bertujuan untuk menjaga bahan pustaka agar tetap terawat dan selalu dalam kondisi baik.

22 2.4.5 Pemberian Sanksi Sanksi diberikan kepada anggota perpustakaan yang melanggar semua peraturan yang telah ditetapkan oleh perpustakaan. Sanksi yang diberikan oleh perpustakaan hendaknya bersifat membangun agar anggota perpustakaan dapat menyadari kesalahan yang telah diperbuat. Sanksi yang akan diberikan tergantung pada jenis pelanggaran yang dilakukan pengguna. Sanksi-sanksi tersebut dapat berupa uang, surat peringatan, menganti bahan pustaka yang telah rusak maupun sanksi akademik lainnya. Menurut Noerhayati (1988:102), tindakan-tindakan yang perlu dilaksanakan terhadap hal-hal yang dapat terjadi pada buku-buku yang dipinjamkan seperti kelambatan mengembalikan buku, buku hilang, rusak dan lain-lain. Sanksi perpustakaan tersebut akan diberikan apabila terjadi hal-hal berikut ini: 1 Buku Kotor jika buku kotor pada saat pengembalian maka sanksi yang akan diberikan berupa nasihat dan peringatan kepada anggota atau sipengguna. Jika buku tidak dapat diperbaiki maka sanksi yang akan diberikan yaitu pengguna tidak diperbolehkan meminjam buku dalam jangka waktu yang telah ditetapkan. 2 Buku Rusak jika terjadi kerusakan-kerusakan kecil pada bahan pustaka, peminjam cukup diberikan peringatan saja. Namun jika peminjam tersebut berkali-kali membuat kesalahan atau kelalaian, maka akan diambil tindakan hukuman ringan seperti dilarang meminjam buku dalam jangka watu yang telah ditatapkan. 3 Hilang Jika buku masih baru, maka buku tersebut harus diganti. Buku pengganti boleh yang lain judulnya tetapi harga buku harus hampir sama dengan buku yang hilang. Harga buku dapat dilihat pada kartu buku. 4. Terlambat mengembalikan buku berdasarkan tanggal pengembalian. Apabila pengguna terlambat mengembalikan buku berdasarkan tanggal pengembalian, maka harus dikenakan denda sesuai dengan peraturan yang telah ditetapkan perpustakaan. Menurut Departemen Pendidikan Nasional RI (2004:83), ada beberapa macam sanksi apabila dilihat dari bobot pelanggarannya, yaitu: 1. denda 2. sanksi administratif, misalnya tidak boleh meminjam bahan pustaka dalam waktu tertentu

23 3. sanksi akademik, berupa pembatalan hak dalam kegiatan belajar mengajar. Prosedur dalam penagihan yang dilakukan oleh perpustakaan antara lain: 1. petugas menerapkan tingkat pelanggaran pengguna 2. berdasarkan tingkat pelanggaran tersebut, petugas menetapkan sanksi 3. untuk sanksi administratf, petugas langsung menyelesaikannya menurut peraturan perpustakaan 4. untuk sanksi akademik, kepala perpustakaan mengusulkannya kepada pemimpin perguruan tinggi agar memberi sanksi kepada pengguna tersebut. Untuk mencengah semua sanksi, sebaiknya setiap pengguna harus benar-benar memiliki kesadaran untuk mengembalikan setiap bahan pustaka yang dipinjam sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan. Hal ini akan memberikan keuntungan bagi pengguna tersebut Penagihan Penagihan dilakukan apabila pengguna belum mengembalikan buku atau bahan pustaka sampai dengan batas waktu yang telah ditentukan. Apabila terjadi hal yang demikian, perlu ditagih agar buku pinjaman dikembalikan sekaligus bersifat mengingatkan. Adapun cara melakukan penagihan terserbut sebagai berikut : 1. Pertama-tama memeriksa kartu buku yang ada dalam kantong peminjaman. Hal ini dilakukan untuk mengetahui batas berlakunya waktu pinjam, petugas mengamati cap tanggal harus kembali yang tertera pada setiap kartu buku. 2. Pengguna yang terlambat mengembalikan dicatat identitasnya pada nomor buku yang belum dikembalikan itu. Kemudian, nama-nama itu disusun dalam bentuk daftar. 3. Daftar itu kemudian diumumkan untuk diketahui dan ditanggapi sewajarnya oleh pengguna atau peminjam bahan pustaka yang bersangkutan. 4. Untuk penagihan juga dilakukan dengan cara langsung kepada yang bersangkutan dengan menyebutkan nomor bukunya. Menurut Departemen Pendidikan Nasional RI (2004:82), bila pengguna tidak pengembalikan bahan perpustakaan pada waktunya, perpustakaan akan menagih buku agar segarah dikembalikan. Penagihan dilakukan dalam beberapa tahapan: 1. Penagihan pertama 2. penagihan kedua, jika penagihan pertama tidak diindahkan

24 3. penagihan ketiga, jika penagihan kedua tidak diindahkan. Prosedur penagihan tersebut berlangsung sebagai berikut: 1. petugas memeriksa keterlambatan pengambilan berdasarkan tanggal kembali bahan perpustakaan, hal ini harus dilakukan setiap hari 2. petugas membuat surat penagihan rangkap dua, lembar pertama dikirimkan kepada peminjam sedang lembar kedua sabagai pertinggal 3. bila bahan dikembalikan setelah ditagih petugas memproses berdasarkan proses pengembalian. Penagihan ini sangat membantu pengguna, karena dengan adanya penagihan pengguna tidak akan mendapatkan sanksi apabila pengguna tersebut mengindahkan semua tahapan penagihan yang dilakukan oleh perpustakaan Bebas Pinjam Bebas pinjam merupakan kegiatan pelayanan sirkulasi yang berupa keterangan bahwa pengguna tidak lagi memiliki pinjaman bahan pustaka di perpustakaan. Kegiatan ini dilakukan dengan memberikan tanda bukti kepada sipengguna. Menurut Departemen Pendidikan Nasional RI ( 2004 : 84 ), pemberian surat keterangan bebas pinjam dimaksudkan agar koleksi terpelihara dan pengguna mematuhi peraturan perpustakaan. Surat keterangan bebas pinjam tersebut diperlukan untuk: 1. ujian akhir 2. yudisium 3. penerimaan ijazah 4. pindah studi ke perguruan tinggi lain. Prosedur dalam pemberian surat keterangan bebas pinjam dilakukan dengan cara: 1. pengguna yang memerlukan keterangan bebas pinjam menyerahkan tanda pengenal 2. petugas mengambil kartu pinjam berdasarkan nomor anggota yang tertera pada tanda pengenal 3. petugas memeriksa ada tidaknya pinjaman yang belum dikembalikan pada kartu pinjam 4. kartu pinjam yang menunjukan bahwa pengguna tidak mempunyai pinjaman distempel bebas pinjam 5. petugas mengisi tanda bukti bebas pinjam dengan identitas pengguna.

25 Contoh kartu bebas pinjam Perpustakaan Univ. Tanpanama BUKTI BEBAS PINJAM No : Menerangkan bahwa: Nama :. NIP/NIM/NIRM :. Fak/Jurusan :. Program/Tingkat :. No.Anggota :. Alamat :. Telah bersih dari pinjaman bahan perpustakaan Kotanama,..,20.. Kepala, Apabila seluruh persyaratan bebas pinjam telah selesai dipenuhi maka pengguna akan diubah statusnya dari anggota aktif manjadi data alumni diperpustakaan tersebut.