BAB II TINJAUAN PUSTAKA

Transkripsi

1 BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Pengertian perpustakaan perguruan tinggi Perpustakaan merupakaan suatu lembaga yang mempunyai kegiatan dibidang informasi, pendidikan, ilmu pengetahuan, penelitian dan pelestarian khasanah budaya bangsa yang menciptakaan masyarakat yang cerdas lahir batin. Menurut Surtarno dalam bukunya perpustakaan dan masyarakat (2003:35): Perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang diselenggarakan oleh lembaga dalam melaksanakan tujuannya dan memiliki peran yang sangat penting dalam mencapai Tri Dharma Perguruan Tinggi Perpustakaan tersebut berada di lingkungan kampus. Proses pendidikan di perguruan tinggi tidak terlepas dari kegiatan penelitian dan pegembagan inovasi serta rekayasa ilmu pengetahuan. Oleh karna itu perpustakaan perguruan tinggi sering dikatakan sebagai jantungnya universitas. Perpustakaan perguruan tinggi merupakaan unsur penunjang perguruan tinggi yang bersama-sama dengan unsur penunjang lainnya, berperan serta dalam melaksanakan tercapainya visi dan misi perguruan tinggi. 2.2 Tujuan dan Fungsi pelayanan Pengguna Perpustakaan UMN Fungsi perpustakaan perguruan tinggi adalah mendukung pelaksanaan Tri Darma Perguruan Tinggi yang diantaranya menyediakan informasi ilmiah untuk para mahasiswa, dosen, dan karyawan maupun pemakai dari luar perpustakaan. Baik koleksi buku, majalah, surat kabar, dan jenis koleksi lainnya. Keberhasilan perpustakaan menjalankan peran dan fungsinya, diukur dari banyaknya pengguna yang memanfaatkan layanan yang diberikannya. Sebagai unsur penunjang perguruan tinggi dalam mencapai visi dan misinya, Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004:3) perpustakaan memiliki berbagai fungsi sebagai berikut: 1. Fungsi Edukasi Perpustakaan merupakan sumber belajar para sivitas akademika. Oleh karena itu koleksi yang disediakan adalah koleksi yang mendukung pencapaian tujuan pembelajaran, pengorganisasian bahan pembelajaran disetiap program 9

2 studi, koleksi tentang strategi belajar mengajar dan materi yang mendukung pelaksanaan evaluasi pembelajaran. 2. Fungsi Informasi Perpustakaan merupakan sumber informasi yang mudah diakses oleh pencari dan pengguna informasi. 3. Fungsi Riset Perpustakaan mempersiapkan bahan-bahan primer dan sekunder yang paling mutakhir sebagai bahan untuk melakukan penelitian dan pengkajian ilmu pengetahuan, teknologi dan seni. Koleksi pendukung penelitian di perpustakaan perguruan tinggi mutlak dimiliki, karena tugas perguruan tinggi adalah menghasilkan untuk kepentingan pembagunan masyarakat dalam berbagai bidang. 4. Fungsi Rekreasi Perpustakaan harus menyediakan koleksi rekreatif yang bermakna untuk membangun dan mengembangkan kreatifitas, minat dan inovasi pengguna perpustakaan. 5. Fungsi Publikasi Perpustakaan selayaknya juga membantu melakukan publikasi karya yang dihasilkan oleh seluruh perguruan tinggi yakni sivitas akademik dan staf non akademik. 6. Fungsi Deposit Perpustakaan menjadi pusat deposit untuk seluruh karya dan pengetahuan yang dihasilkan oleh perguruan tinggi. 7. Fungsi Interpretasi Perpustakaan sudah seharusnya melakukan kajian dan memberikan nilai tambah terhadap sumber-sumber informasi yang dimilikinya untuk membantu pengguna dalam melakukan dharmanya. Dari fungsi diatas dapat disimpulkan bahwa tujuan perpustakaan perguruan tinggi adalah memenuhi informasi sivitas akademika dan menyediakan sarana belajar bagi pengguna perpustakaan perguruan tinggi tersebut serta menyediakan bahan rujukan dan jasa informasi aktif yang tidak saja terbatas pada lingkungan perguruan tinggi tetapi pada lingkungan perguruan tinggi tetapi sampai pada lingkungan industri. 2.3 Pengertian pelayanan pengguna Layanan perpustakaan merupakan salah satu kegiatan utama disetiap perpustakaan. Layanan tersebut merupakan kegiatan yang langsung berhubungan dengan masyarakat dan sekaligus merupakan barometer keberasilan penyelenggaraan perpustakaan. Layanan yang baik adalah yang dapat memberikan rasa senang dan puas kepada pemakai. 10

3 Pada perpustakaan perguruan tinggi hendaknya harus memberikan pelayanan kepada penggunannya secara baik, benar dan tepat agar para pengguna merasakan kepuasan. Pada umumnya perpustakaan yang baik akan selalu berusaha memberikan layanan yang memuaskan bagi pengguna perpustakaan. Menurut direktorat jendral perguruan tinggi (2004:53) menyatakan bahwa : Pelayanan pengguna adalah merupakan layanan yang diberikan oleh suatu perpustakaan sehubungan dengan pemanfaatan koleksi tersebut. Pelayanan pengguna ini bertujuan agar pengguna perpustakaan dapat menggunakan bahan pustaka dengan mudah, cepat dan tepat serta jelas dimengerti oleh pengguna. Melalui layanan perpustakaan, pengguna dapat memproleh hal berikut : a. Informasi yang dibutuhkan secara optimal dari berbagai media. b. Manfaat dari berbagai alat bantu penelusuran yang tersedia. Dalam pelayanan perpustakaan ada empat kegiatan yang mencakup ; 1) kegiatan proses peminjaman, 2) kegiatan membantu pengunjung mencari informasi (pelayanan referensi), 3) kegiatan mendidik pengunjung menggunakan alat perpustakaan dan bahan pustaka, 4) kegiatan menyebarluaskan informasi. Perkembangan dari layanan perpustakaan dipengaruhi oleh kemampuan perpustakaan tersebut dalam memberikan pelayanan sesuai dengan koleksi yang dimiliki, semakin lengkap koleksi yang dimiliki semakin besar pula kemungkinan untuk dapat meningkatkan penggunaan koleksi. Pada pelayanan perpustakaan yang paling utama ialah pelayanan sirkulasi, yang bergantung kepada besar dan kecilnya perpustakaan tersebut, jenis pelayanan yang berupa: pelayanan referensi, pelayanan audio-visual, pendidikan pengguna, layanan digital dan jasa kesiagaan informasi pada perpustakaan. Pelayanan perpustakaan ini bertujuan mempertemukan pembaca dengan bahan pustaka yang mereka minati. Kegiatan ini dilaksanakan disetiap perpustakaan yang memiliki tujuan tertentu, sama halnya dengan perpustakaan perguruan tinggi adalah untuk membantu perguruan tinggi agar dapat mencapai tujuan melalui pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Perpustakaan dapat memberikan pelayanan kepada setiap mahasiswa, dosen, 11

4 peneliti dan sivitas akademika perguruan tinggi, yang bertujuan untuk mendukung dan memperkaya program Tri Dharma Perguruan Tinggi, pengajaran, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat diperguruan tinggi tersebut. 2.4 Peraturan pelayanan perpustakaan Peraturan perpustakaan merupakan pedoman bagi pengguna dalam memanfaatkan fasilitas dan layanan perpustakaan. Peraturan perpustakaan dimaksudkan untuk memeliharaan ketertiban diperpustakaan dan dituangkan secara tertulis dalam bentuk surat keputusan pimpinan perguruan tinggi. Peraturan yang tertulis biasanya dikomunikasikan dalam bentuk rambu-rambu,brosur, dan poster. Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004: 7) Peraturan perpustakaan sekurang-kurangnya berisi informasi sebagai berikut : 1. Peraturan mengenai keanggotaan, yang meliputi persyaratan, hak, dan kewajiban anggota perpustakaan. 2. Waktu pelayanan, yang meliputi hari dan jam buka perpustakaan. 3. Peraturan peminjaman, yang meliputi : a. Syarat peminjaman b. Macam bahan pustaka yang dipinjamkan c. Batas waktu peminjaman dan jumlah eksemplas bahan pustaka yang boleh dipinjam 4. Peraturan pengembalian bahan pustaka, yang berisi syarat pengembalian. 5. Perpanjangan waktu peminjaman, yang meliputi persaratan dan jangka waktunya. 6. Macam kesalahan pengguna dan sanksinya. 7. Tata, tertib, yang meliputi ketentuan mengenai : a. Penitipan barang b. Sopan santun di perpustakaan c. Ketenagan d. Keamanan e. Kebersihan 12

5 2.5 Sistem Pelayanan Pada dasarnya perpustakaan memiliki sistem pelayanan agar pengguna perpustakaan dapat memanfaatkan koleksi dengan baik, serta dapat mengetahui peraturan tata tertib perpustakaan. Sistem layanan yang lazim digunakan ada dua jenis yaitu : 1. sistem layanan terbuka (open access) 2. sistem layanan tertutup (close access) Sistem Pelayanan Terbuka (Opac Access) Menurut sumardji (1992:70) yang dimaksud dengan sistem pelayanan terbuka adalah, Setiap anggota perpustakaan yang akan meminjam buku yang dikehendakinya langsung dapat memilih atau mencari buku pada rak buku. Pada penjelasan diatas maka sistem pelayanan terbuka, para pengguna secara langsung mencari dan mengambil sendiri bahan pustaka yang dibutuhkannya dari rak/lemari buku atau koleksi yang tersedia dapat dibaca ditempat atau dipinjam untuk dibawa pulang. Keuntungan menggunakan sistem layanan terbuka adalah : 1. Kartu-kartu katalog tidak segera rusak, karena sedikit yang menggunakannya. Pada umumnya mereka langsung menuju ke rak buku untuk memilih sendiri. 2. Menghemat tenaga pustakawan. Sebab dalam sistem ini petugas tidak perlu mencari ke rak karena pengguna perpustakaan itu sendiri dapat mencari koleksi buku yang diinginkan oleh pengguna. 3. Judul-judul buku yang diketahui dan dibaca lebih banyak. 4. Akan segera diketahui judul buku yang dipinjam, nama dan alamat peminjam. 5. Apabila calon peminjam tidak menemukan buku tertentu yang dicari, maka saat itu pula dia dapat memilih judul lain yang relevan. 6. Kecil sekali kemungkinan terjadi salah paham antara petugas dan peminjam (Hs, Lasa 1994:5). Selain keuntungan yang diperoleh dari sistem ini, ada juga kerugiannya. Kerugian menggunakan sistem layanan terbuka adalah : 1. Frekuensi kerusakan lebih besar. 2. Memerlukan ruangan yang lebih luas, sebab letak rak satu dengan rak yang lainnya memerlukan jarak yang longgar. 3. Susunan buku menjadi tidak teratur. Oleh karena itu pustakawan harus sering megadakan reshelving. 4. Pemula yang datang ke perpustakaan itu untuk mencari buku sering bingung (Hs.,Lasa 1994:5-6) 13

6 2.5.2 Sistem Pelayanan Tertutup (Close Access) Menurut sumarji (1992:70) berpendapat bahwa yang dimaksud sistem pelayanan tertutup adalah, Setiap anggota perpustakaan akan meminjam buku yang dikehendaki dapat memilih atau mencari lewat kartu katalog dan kemudian bukunya dicarikan atau diambil oleh petugas pada rak buku. Pada sistem pelayanan tertutup, pengguna tidak dapat secara langsung masuk kelokasi ruang koleksi perpustakaan. Pengguna perpustakaan memiliki bahan pustaka yang ingin dipinjamnya melalui katalog perpustakaan dan setelah ditemukan sandi bukunya dapat meminta kepada petugas untuk mencarinya ke rak koleksi. Keuntugan menggunakan sistem pelayanan tertutup ini adalah : 1. Daya tampung koleksi lebih banyak, karena jajaran rak yang satu dengan yang lain lebih dekat. 2. Susunan buku akan lebih teratur dan tidak muda rusak. 3. Kerusakan dan kehilangan koleksi lebih sedikit dibandingkan dengan sistem pelayanan terbuka. 4. Tidak memerlukan meja baca diruang koleksi (Hs.,Lasa 1994:5). Menurut Saleh (2001: 4) Kelemahan menggunakan sistem pelayanan tertutup ini adalah Kebebasan melihat buku tidak ada, harus dicari melalui katalog. Artinya pemakai perpustakana tidak dapat melakukan browsing atau pemilihan sendiri koleksi yang dibutuhkannya di rak. Karena untuk mencari koleksi pemakai tergantung kepada katalog perpustakaan, maka katalog perpustakaan harus betul-betul baik dan dapat diandalkan (reliable). Karena itu pula perpustakaan harus secara teratur melakukan stock opname, sehingga katalog betul-betul mencerminkan keadaan koleksi yang sebenarnya. Melihat dari katalog kadang kadang mengesalkan, karena dalam katalog ada, tetapi bukunya sering tidak ada, dan harus memilih lagi sampai berulang ulang. Mungkin penggunaan katalog komputer (OPAC atau Online Public Access Catalogue) akan menghindari hal ini, karena melalui OPAC dapat diketahui apakah buku yang ada di katalog sedang tersedia di rak atau atau sedang dipinjam oleh pemakai lain (availability). Petugas harus mengambilkan dan mengembalikan buku. Inilah resiko penerapan sistem pelayanan tertutup. Karena itu diperlukan petugas yang cukup banyak di bagian pelayanan. Kadang-kadang faktor manusia yaitu kelelahan perlu diperhitungkan dalam melayani pemakai. Kadang-kadang, jika petugas lelah dalam melayani, petugas cenderung kurang teliti dalam mencari koleksi yang dibutuhkan pengguna sehingga buku yang seharusnya ditemukan di rak dikatakan tidak ada kepada pengguna. Untuk menghindari hal ini pada perpustakaan yang jumlah pemakainya besar, perlu dilakukan pergiliran petugas (shift). Dengan demikian petugas bisa secara bergiliran beristirahat. 14

7 Katalog harus lengkap. Seperti sudah dijelaskan, karena pemakai perpustakaan sepenuhnya tergantung kepada katalog perpustakaan untuk mencari kebutuhan informasinya, maka katalog tersebut harus lengkap dan dapat diandalkan. Buku yang sudah dikeluarkan dari koleksi misalnya, harus diikuti dengan pencabutan katalog (pada katalog kartu) atau penghapusan data (pada katalog OPAC). Jadi katalog perpustakaan harus betul-betul mencerminkan kondisi koleksi perpustakaan. 2.6 Jenis-jenis pelayanan perpustakaan Pelayanan pengguna yang diberikan oleh perpustakaan ditentukan oleh keadaan ataupun kondisi dari perpustakaan perguruan tinggi itu berada. Serta keadaan masyarakat yang dilayani. Dalam memberikan pelayanan terhadap masyarakat pengguna, berbeda pada besar kecilnya perpustakaan itu sendiri serta koleksi bahan pustaka yang dimilikinya. Menurut syahrial-pamuntjak, Rusina dalam Buku pedoman penyelengaraan perpustakaan (2000:97) dinyatakan bahwa: Pekerjaan pelayanan dapat mencakup empat kegiatan yaitu : 1. Kegiatan pekerjaan peminjaman (pelayanan sirkulasi) 2. Kegiatan membantu pengunjung mencari informasi (pelayanan referensi) 3. Kegiatan mendidik pengunjung menggunakan alat perpustakaan dan bahan pustaka 4. Kegiatan menyebar luaskan informasi Pelayanan Sirkulasi Menurut Hs.,Lasa (1994:1) menyatakan bahwa, pelayanan sirkulasi adalah pelayanan yang mencakup semua bentuk kegiatan pencatatan yang berkaitan dengan pemanfaatan, penggunaan koleksi perpustakaan dengan tepat waktu untuk kepentinggan penggunaan jasa perpustakaan. Kegiatan pelayanan sirkulasi merupakan suatu kegiatan peminjaman/ pengembalian koleksi perpustakaan kepada pengguna. Pelayanan ini berhubungan secara langsung dengan pengguna perpustakaan. Kegiatan sirkulasi ini merupakan kegiatan dalam usaha memberikan jasa layanan perpustakaan dalam kegiatan peminjaman dan pengembalian bahan pustaka. Jenis bahan yang dapat dipinjamkan dapat berupa buku, jurnal, kaset, CD, atau bahan pustaka lainnya. 15

8 Kelancaran proses layanan ini tergantung kepada hal-hal berikut : 1. Sistem peminjaman yang dipilih 2. Petugas yang terampil 3. Peraturan peminjaman yang jelas Layanan peminjaman mengikuti asas sebagai berikut : 1. Layanan dilakukan dengan cepat dan tepat 2. Prosedur yang ditempuh mudah dan sederhana 3. Kepuasan pengguna atas pelayanan harus diperhatikan 4. Pencatatan peminjaman dengan tertip dan teratur Bahan pustaka yang boleh dipinjam dikelompokkan menurut fungsi dan pemanfaatannya. Menurut fungsinya, bahan pustaka dapat dibedakan atas beberapa bagian yaitu : 1. Buku ajar, berupa buku yang digunakan secara langsung dalam perkuliahan. 2. Buku pengayaan, yaitu buku pelengkap yang digunakan untuk menambah dan meningkatkan pengetahuan pengguna. Proses layanan sirkulasi meliputi kegiatan sebagai berikut: 1. keanggotaan 2. Peminjaman 3. Pengembalian 4. Perpanjagan masa pinjam 5. Penagihan 6. Pemberian sanksi 7. Memberikan keteragan bebas/bersih pinjaman bahan pustaka. Semua kegiatan tersebut harus tercakup dalam peraturan perpustakaan untuk diketahui dan dipatuhi oleh pengguna dan staf perpustakaan Keanggotaan Setiap perpustakaan memiliki persyaratan untuk menjadi anggota perpustakaan dan perpustakaan boleh menentukan siapa saja yang boleh menjadi pihak atau pengguna perpustakaan, serta persyaratan apa saja yang perlu dipenuhi, perpustakaan perlu melakukan percatatan dalam keanggotaan untuk memudahkan peminjaman. 16

9 Untuk menjalankan peminjaman dengan lancar dan teratur, perlu diadakan administrasi pendaftaran anggota perpustakaan. Setiap pengunjung/pengguna perpustakaan dapat meminjam bahan pustaka untuk dibaca diruang baca atau juga dapat membawa pulang bahan pustaka tersebut, maka mereka harus mendaftar untuk menjadi anggota terlebih dahulu. Calon anggota harus terlebih dahulu mengisi blanko pendaftaran menjadi anggota dan sebelum mengisi calon anggota harus membaca tata tertip yang berlaku dan memenuhi persyaratan yang diminta oleh petugas. Kemudian mengisi kartu permintaan menjadi anggota dengan nama, alamat, fakultas atau jurusan dan nomor mahasiswa, serta tanggal pemintaan diajukan. Setelah mengisi data dengan lengkap dan telah memenuhi syarat maka petugas perpustakaan mencetak kartu perpustakaan dan mengaktifkan pemintaan anggota diperpustakaan tersebut Peminjaman Peminjaman bahan pustaka adalah proses yang dilaksanakan pada pelayanan sirkulasi. Menurut syahrial-pamuntjak dalam buku pedoman penyelenggaraan perpustakaan (2000:97) dinyatakan bahwa: peminjaman buku atau sirkulasi adalah kegiatan pengedara koleksi perpustakaan, baik untuk dibaca didalam perpustakaan maupun dibawa keluar perpustakaan. Menurut jangka waktu, cara meminjamkan bahan pustaka dibedakan menjadi tiga macam : 1. Peminjaman biasa, misalnya 1 minggu sampai dengan 2 minggu 2. Peminjaman jangka pendek, misalnya 1 hari sampai 3 hari 3. Peminjaman jangka panjang, misalnya 1 bulan sampai 1 semester Dalam buku pedoman perpustakaan perguruan tinggi (2004:74) prosedur meminjamkan bahan pustaka adalah sebagai berikut : 1. Pengguna menunjukan tanda pengenal sebagai anggota perpustakaan 2. Petugas memeriksa tanda pegenal pengguna a. Pada perpustakaan yang menganut sistem tertutup, langka ketiga berlangsung sebagai berikut: - Pengguna menyerahkan formulir permintaan peminjaman yang telah diisi - Petugas mencari bahan sesuai dengan data yang tertulis dalam formulir b. Pada perpustakaan yang meganut sistem terbuka, langkah ketiga berlangsungsebagai berikut : 17

10 - pengguna menyerahkan bahan pustaka yang telah dipilihnya - Petugas mencatat nomor anggota dan tanggal kembali pada kartu buku yang tersimpan pada kantong buku. - Petugas mencatat nomor anggota dan tanggal bahan pustaka itu harus dikembalikan pada lenbar tanggal kembali. - Petugas mencatat kode bahan pustaka dan tanggal kembali. 3. Pengguna membutuhkan tanda tangan pada kartu bahan pustaka 4. Petugas menyerahkan bahan pustaka tersebut pada pengguna 5. Petugas menyusun kartu buku dalam kotak sebagai berikut: - Menurut tanggal kembali bahan pustaka - Setiap kumpulan kartu dengan tanggal kembali yang sama, disusun menurut urutan kode bahan perpustakaan 6. Petugas menyusun kartu pinjam dalam kotak pinjam menurut nama pengguna, kemudian menurut urutan nomor tanda pengenal. Selain formulir dan kartu, diperlukan juga peralatan sebagai berikut: 1. Katalog perpustakaan minimal memuat kode bahan pustaka, nama pengarang, judul buku, dan deskripsi fisik; bagi perpustakaan yang menganut sistem tertutup ; katalog ini mutlak diperlukan oleh pengguna untuk memilih bahan yang dipinjamnya 2. Stempel tanggal kembali menurut tanggal, bulan dan tahun 3. Kotak kartu buku tempat menyimpan kartu buku 4. Kotak kartu pinjam tempat menyimpan kartu pinjam Untuk mendapatkan hasil sebaik mungkin, petugas perpustakaan harus didukung oleh administrasi peminjaman yang telah diatur secara efisien agar mudah dijalankan. Dalam buku pedoman penyelenggaraan perpustakaan oleh syahrial pemuntjak, rusina (2000:97) dinyatakan bahwa : Administrasi dari peminjam harus diatur sedemikian rupa sehingga: 1. Dapat memberi kesempatan bagi pengunjung untuk memperoleh buku yang diperlukan dengan cepat dan tepat. 2. Dapat diketahui bahan pustaka mana yang sedang dipinjam. 3. Dapat megetahui siapa saja yang meminjam bahan pustaka tertentu. 4. Dapat menjamin bahan pustaka yang dipinjam akan dikembalikan. 5. Dapat mengetahui volume kegiatan peminjaman. Setiap bahan pustaka yang masuk dan keluar harus dicatat agar dapat terorganisir dan terawasi dengan sebaik-baiknya. 18

11 Pengembalian Pengembalian bahan pustaka merupakan kelanjutan dari kegiatan peminjaman. Apa bila batas waktu dari peminjam bahan perpustakaan telah habis maka pengguna wajib mengembalikan bahan pustaka yang dipinjamnya. Petuga pengembalian perlu mencatat sebagai bukti bahwa pengguna telah mengembalikan bahan pustaka yang dipinjamnya. Pada perpustakaan kecil, bagian ini sering dijadikan salah satu bagian dari sistem peminjaman. Akan tetapi bagi perpustakaan yang besar bagian ini akan dapat berdiri sendiri apabila adanya dukungan dari beberapa kegiatan lainnya. Ada dua cara pengembalian yang biasa dilakukan diperpustakaan. Cara pertama pengguna membawa langsung bahan pustaka yang akan dikembalikan ke meja layanan, cara yang kedua bila memungkinkan diluar jam buka perpustakaan, pengguna dapat mengembalikan buku dengan memasukkan buku tersebut ke dalam kotak pengembalian. Dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004:81), langkah kerja yang dilakukan oleh petugas perpustakaan dalam prosedur pengembalian bahan pustaka adalah: 1. Memeriksa keutuhan koleksi atau buku dan tanggal kembali, setelah pengguna menyerahkan bahan pustaka yang akan dikembalikan. 2. Mengambil kartu buku berdasarkan tanggal kembali. 3. Mengambil kartu pinjam dari kotak kartu pinjam berdasarkan nomor anggota yang tertera pada kartu buku. 4. Membubuhkan cap/stempel tanda kembali pada kartu buku, lembar tanggal kembali dan kartu pinjam. 5. Mengembalikan kartu buku pada kantong buku. 6. Mengembalikan kartu pinjam ke dalam kotak kartu pinjam. 7. Mengelompokkan buku menurut kode bukunya untuk dikembalikan ke dalam rak. 8. Memilah beberapa buku yang mengalami: a. Koleksi buku yang rusak tetapi masih dapat diperbaiki diletakkan pada satu tempat untuk dikirim ke unit perawatan. b. Koleksi buku yang rusak dan tidak dapat diperbaiki diletakan pada tempat lain untuk disiangi Perpanjangan Perpanjangan bahan pustaka dilakukan dengan membawa bahan perpustakaan yang akan dilakukan perpanjangan ke meja sirkulasi. Dan memberikan izin untuk memperpanjang waktu peminjaman bahan pustaka setelah 19

12 habis masa pinjamnya dengan ketentuan dan tidak ada pengguna lain yang ingin melakukan peminjaman bahan pustaka tersebut. Biasanya perpanjanggan dapat dilakukan hanya satu kali saja, pada umumnya setiap perpustakaan dalam memperpanjang bahan pustaka dapat dilakukan dengan mencatat pada kartu buku dan slip pengembalian yaitu dengan memberikan cap/stempel tanggal kembali kemudian menyerahkan buku tersebut kepada peminjam. Prosedur perpanjanggan bahan pustaka adalah sebagai berikut: 1. Pengguna membawa bahan pustaka yang dipinjam ke meja layanan sirkulasi. 2. Petugas perpustakaan wajib memeriksa formulir pemesanan. 3. Jika tidak ada yang memesan, petugas membuat tanggal kembali yang baru pada lembar tanggal kembali (Untuk melakukan perpanjangan koleksi dengan sistem manual, tanggal kembali baru perlu juga dibutuhkan pada kartu peminjaman dan kartu buku). 4. Jika ada pengguna melakukan pemesanan koleksi dengan jangka waktu yang belum habis, maka petugas perpustakaan tidak wajib memberikan perpanjangan buku yang telah sesuai dengan prosedur perpustakaan (Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi, 2004: 59 ) Penagihan Apabila pengguna tidak mengembalikan bahan pustaka dengan tepat waktu yang telah ditentukan, pihak perpustakaan akan melakukan penagihan bahan pustaka tersebut agar dikembalikan. Penagihan dapat dilakukan dengan surat maupun lisan ataupun dengan denda sebab sering terjadi, beberapa pengguna melakukan kecenderungan untuk memonopoli pemanfaatan koleksi. Penagihan dengan surat diperlukan nama lengkap dan alamat peminjam. Dalam surat penagihan dicantumkan identitas bahan pustaka yang akan ditagih sesuai dengan tanggal batas pengembalian dan jumlah denda yang harus dibayar. Penagihan dilakukan dalam beberapa tahapan yaitu: 1. Penagihan pertama 2. Penagihan kedua, jika penagihan pertama tidak diindahkan 3. Penagihan ketiga, jika penagihan ke dua tidak diindahkan Jika sudah beberapa kali dikirim surat peneguran dan tidak juga berhasil maka bahan pustaka yang dipinjam wajib diperoleh kembali, dan pihak perpustakaan masih dapat menjalankan tindakan-tindakan lain sebagai berikut : 20

13 1. Izin untuk meminjam ditarik dari anggota untuk waktu yang tertentu 2. Diberikan sanksi berupa tindakan akademis, misalnya tidak diberitahu nilai kuliah, tidak diserahkan ijazah mahasiswa yang belum mengembalikan semua bahan pustaka yg dipinjam. Cara ini hanya dapat dilakukan dengan izin Dekan atau Rektor dan dalam kerjasama dengan administrasi pendidikan. Prosedur penagihan berlangsung sebagai berikut : 1. Petugas memeriksa keterlambatan pengembalian berdasarkan tanggal kembali bahan pustaka ; pekerjaan ini harus dilakukan setiap hari 2. Petugas membuat surat penagihan rangkap dua ; lembar pertama dikirimkan kepada peminjam, sedang lembar kedua disimpan sebagai petinggal 3. Bila bahan dikembalikan setelah ditagih, petugas memprosesnya berdasarkan proses pengembalian. (Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi, 2004:21) Pemberian sanksi Pemberian sanksi dilakukan kepada anggota perpustakaan yang telah melanggar peraturan perpustakaan. Oleh karena itu sanksi dapat berupa denda, peringatan penggantian dan sanksi administrasi. Sanksi yang diberikan kepada pelanggar peminjaman hendaknya bersifat mendidik agar mereka menyadari bahwa bahan pustaka tersebut juga diperlukan oleh orang lain. Dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2000:83) dinyatakan bahwa: berikut: Sanksi diberikan kepada pengguna yang melakukan pelanggaran sebagai 1. Terlambat mengembalikan bahan pustaka 2. Mengembalikan bahan pustaka dalam keadaan rusak 3. Membawa bahan pustaka tanpa melalui prosedur yang benar 4. Menghilangkan bahan pustaka 5. Melanggar tata tertib pustaka Surat Keteragan Bebas Pinjam Surat keterangan bebas pinjam diberikan kepada pengguna sebagai bukti bahwa ia tidak mempunyai pinjaman atau kewajiban lain kepada perpustakaan, pemberian surat keteragan bebas pinjam dimaksutkan agar koleksi terpelihara dan 21

14 pengguna mematuhi peraturan perpustakaan. Keterangan bebas pinjam diperlukan untuk: 1. Ujian akhir 2. Yudisium 3. Penerimaan ijazah 4. Pindah studi ke perguruan tinggi lain. Sebelum para mahasiswa meninggalkan perguruan tingginya, mahasiswa diharuskan untuk mengambil surat keteranggan bebas pinjam dari tagihan perpustakaan. Surat keterangan tersebut merupakan salah satu syarat yang harus dipenuhi oleh mahasiswa yang akan menyelesaikan studinya. Pemberian surat keteragan bebas pinjam perpustakaan dilaksanakan dengan cara sebagai berikut: 1. Pengguna yang membutuhkan keteragan bebas pinjam menyerahkan tanda pengenal. 2. Petugas mengambil kartu pinjam berdasarkan nomor anggota yang tertera pada tanda pengenal. 3. Petugas memeriksa ada tidaknya pinjaman yang belum dikembalikan pada kartu pinjam. 4. Kartu pinjam yang menunjukan bahwa pengguna tidak mempunyai pinjaman distempel bebas pinjam. 5. Petugas mengisi tanda bukti bebas pinjam dengan identitas pengguna (Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi, 2004:27). Setelah persyaratan bebas pinjam perpustakaan terpenuhi, maka petugas merubah status data anggota dari anggota aktif menjadi non aktif Statistik Pengunjung Untuk memperoleh gambaran mengenai aktivitas-aktivitas bagian pelayanan perpustakaan kepada pengunjung perpustakaan, perlu dikumpulkan data tentang berapa jumlah pengunjung yang datang diperpustakaan, yang melakukan kegiatan membaca dan juga melakukan peminjaman koleksi, setiap perpustakaan perguruan tinggi harus menyediakan beberapa fasilitas yang dapat mendukung daya tarik minat pengunjung juga jumlah pengunjung yang berada diruang baca, dan jumlah bahan pustaka yang dipinjam serta jumlah anggota baru dicatat pada tabel statistik harian. Sebaiknya pencatatan dilakukan pada akhir hari. Jika diperlukan dapat dilakukan dua kali sehari pada perpustakaan yang jam 22

15 bukanya dilakukan pada pagi sampai sore hari atau sampai malam hari. Dari catatan ini dapat ditentukan jam buka yang paling efektif dimulai pukul sampai WIB. Setiap akhir bulan data statistik harian dikumpulkan dan diisi pada tabel statistik bulanan. Pada akhir tahun bagian peminjaman ini membuat laporan aktivitas tahunan yang mencakup informasi: - Jumlah anggota baru yang terdaftar dalam setiap tahunnya - Jumlah anggota keseluruhannya - Jumlah buku yang dipinjam, terperinci menurut perihal - Jumlah pengunjung diruang baca. Berdasarkan dengan statistik tahunan dari bagian lain, semua data dikumpulkan untuk menjadi inti pembahasan dalam laporan kepala perpustakaan mengenai aktivitas selama setahun Pelayanan Referensi Dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi oleh Dirtjen pendidikan tinggi (2004:86) dinyatakan bahwa: Pelayanan referensi adalah kegiatan untuk membantu pengguna menelusur informasi dalam berbagai subjek. Dengan pelayanan ini, pengguna dibantu untuk menemukan informasi dengan cepat, melakukan penelusuran informasi dengan lebih spesifik dan dengan pilihan subjek yang lebih luas serta memanfaatkan sarana penelusuran yang tersedia secara optimal. Pelayanan referensi merupakan pelayanan langsung karena adanya komunikasi antar petugas dengan penggunanya. Oleh karena itu petugas referensi dituntut memiliki kecakapan dan keterampilan menganalisis pertanyaanpertanyaan oleh pengguna perpustakaan. Petugas referensi diharapkan mampu menjawab pertanyaan dengan tepat dan cepat, petugas perlu berhati-hati memberikan jawaban informasi yang tidak sesuai dengan kebutuhan informasi yang dibutuhkan oleh pengguna. Dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004: 87) agar berjalan dengan baik, pelayanan referensi perlu memperhatikan asas sebagai berikut: 1. Adanya komunikasi yang baik antara petugas dengan pengguna 2. Pertanyaan ditanggapi secara cepat dan dipahami secara tepat 23

16 3. Pengenalan secara menyeluruh mengenai koleksi dan fasilitas perpustakaan 4. Pemanfaatan sumber informasi, baik yang ada diperpustakaan maupun diluar perpustakaan 5. Pengetahuan mengenai kapasitas dan keterbatasan setiap sumber informasi. Pelayanan referensi menyediakan koleksi yang memberi informasi berupa fakta dan data yang disajikan dalam bentuk uraian singkat, tetapi ada yang disajikan dalam uraian yang panjang menyerupai essai. Susunan buku referensi umumnya berdasarkan urutan abjad nama pengarang, nomor kelas dan urutan dari subjek, meskipun ada buku referensi yang disusun menurut satu pembagian sistematik, karena sifatnya ini yaitu memberi informasi singkat mengenai berbagai perihal yang disusun menurut urutan-urutannya, buku referensi tidak dimaksudkan untuk dibaca dari halaman pertama sampai akhir, melainkan khusus digunakan untuk mencari keterangan tertentu. Karena tiap halaman dalam satu buku referensi tidak berkesinambungan halaman yang satu dengan halaman yang lain. Memiliki koleksi referensi sangat penting, akan tetapi bukan titik akhir. Pustakawan harus siap untuk memperkenalkan buku referensi yang diperlukan. Maka itu dapat dikatakan bahwa dalam pekerjaan referensi ada tiga unsur yang perlu diperhatikan, yaitu: 1. Pertanyaan yang diajuhkan 2. Bantuan dalam penelusuran 3. Bahan pustaka sebagai sumber informasi penting. Setiap pustakawan perlu melatih dirinya dalam mempergunakan koleksi referensi, mempelajari bagaimana susunannya, bagaimana isinya dan bagaimana ciri-ciri khasnya dalam setiap koleksi. Karena semakin dalam pengetahuan yang dimiliki pustakawan tersebut maka semakin baik pula bantuan yang akan diberikan kepada penggunanya. Dalam pelayanan referensi ada beberapa kegiatan yang dilakukan yaitu : 1. Memberikan informasi yang bersifat umum, baik mengenai perpustakaan umum maupun khususnya mengenai unit pelayanan referensi. 2. Memberikan informasi yang bersifat spesifik/khusus atau konsultasi kepada para pustakawan diperpustakaan tersebut mengenai suatu sujek. 3. Memberikan bantuan penelusuran informasi sampai ditemukan informasi yang dibutuhkan para pemakai/pengunjung perpustakaan baik melalui bahan perpustakaan koleksi referensi yang bersangkutan maupun perpustakaan yang lain. 24

17 4. Memberikan bantuan untuk menelusur bahan pustaka koleksi referensi yang diperlukan oleh para pemakai/pengunjung perpustakaan dengan menggunakan katalog, bibliografi dan alat penelusuran yang lainnya. 5. Memberikan bantuan pengarahan kepada para pengguna/pengunjung perpustakaan untuk menemukan pokok-pokok bahasan pengetahuan tertentu yang terdapat didalam bahan pustaka koleksi referensi. 6. Memberikan bimbingan kepada para pengguna/pengunjung perpustakaan untuk mengenai berbagai jenis bahan pustaka koleksi referensi, mengetahui bagaimana cara memilih yang tepat untuk menemukan/mencari informasi yang diperlukan. (Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi, 2004:113). Dalam Buku Pedoman Penyelenggaraan Perpustakaan oleh Syahrial Pamuntjak, Rusina (2000:109) menyatakan bahwa buku referensi adalah karya yang dimaksud sebagai alat konsultasi untuk mendapatkan informasi. Menurut Syahrial-Pamuntjak, Rusina, (2000: ) koleksi referensi dapat dibedakan menurut cakupan dan jenis pertanyaan yang akan dijawab yaitu: 1. Ensiklopedi, Cakupan isi: memberi informasi atau uraian tentang berbagai bidang ilmu pengetahuan, dan ada ensiklopedia umum dan ensiklopedi yang terbatas pada satu subjek saja dengan memberi informasi tentang segala aspek bidang tersebut. Susunanya menurut abjad dan dilengkapi indeks yang biasanya diberi ilustrasi. Beberapa ensiklopedi menerbitkan buku tahunan yang berisi peristiwa penting yang terjadi dalam tahun yang berlalu. 2. Kamus Cakupan isi: Arti dan asal kata, defenisi, cara pengejaan, cara pengucapan, sinonim, antonim, dan contoh penggunaan. Ada kamus satu bahasa dan kamus duabahasa. Kamus dua bahasa ini memberi terjemahan dari satukata ke kata bahasa lainnya.ada pula kamus yang khusus memuat istilah dengan uraian arti dalam bidang-bidang ilmu tertentu. 3. Sumber biografi Cakupan isi: Sumber-sumber yang mengandung bermacam isi memuat riwayat hidup berbagai orang. Ada yang bersifat umum dan bersifat terbatas pada satu negara dan ada yang khusus memuat riwayat hidup dari sekelompok orang tertentu seperti pemimpin, pengarang, orang-orang tekenal, atau orangorang satu profesi. Susunannya biasa menurut nama orang yang dibahas. 4. Direktori Cakupan isi: Direktori memuat nama, alamat dan kegiatan organisasi, lembaga atau orang terkemuka dalam suatu profesi lembaga atau orang terkemuka dalam satu profesi. Susunanya memuat sesuai dengan urutan abjad nama atau menurut suatu bagan klasifikasi. 5. Buku tahunan dan almanak Cakupan isi: Buku referensi jenis ini memuat informasi mengenai kejadian yang penting, kegiatan pengembangan selama tahun yang baru berlalu, baik yang bersifat umum maupun terbatas pada satu negara ataupun mengenai suatu badan usaha. Umumnya dilengkapi dengan statistik dan data lain. 6. Sumber ilmu bumi 25

18 Cakupan isi : Informasi dalam sumber ilmu bumi berupa keterangan mengenai nama tempat, letak geografis, deskripsi, identifikasi dan jarak. Sumber informasi jenis ini dapat berbentuk atlas yang memuat dipeta, kamus geografi yang memuat uraian dan buku wisatawan yang memuat informasi mengenai objek wisata, tempat rekreasi, hotel, restaurant dan hal-hal lain yang berguna bagi wisatawan. 7. Buku Pedoman Cakupan isi : Buku pedoman memuat informasi yang praktis untuk mengerjakan sesuatu, untuk belajar mengenai sesuatu atau memberi informasi umum dalam bidang tertentu. 8. Bibliografi Cakupan isi : bibliogarfi memberikan informasi mengenai penerbitan, baik yang berupa buku maupun majalah. Keterangan yang diberikan adalah nama pengarang, judul, editor, nama penerbit dan tahun terbit. Bibliogari tersebut ada yang bersifat umum atau nasional dan tidak terbatas pada satu bidang. Ada juga bibliografi pilihan yang isinya terbatas pada satu bidang. 9. Indeks dan Abstrak Cakupan isi : Buku referensi semacam ini memuat informasi tentang karangan majalah, indeks hanya memberi keterangan lokasi yaitu nama pengarang, judul karangan, dan judul majalah, tahun, nomor serta halaman dimana karangan itu didapat. Abstrak disertai sari karangan. Kedua jenis ini biasanya terbit secara berkala. Susunannya menurut subjek. 10. Penerbitan Resmi Cakupan isi : Data fakta resmi, undang-undang, peraturan, pengumuman dari pemerintah pusat maupun pemerintah daerah Pelayanan Audio-Visual diperhatikan : Menurut syahrial-pamuntjak, Rusina dalam Buku Pedoman penyelengaraan perpustakaan (2004:17) dinyatakan bahwa. pelayanan audio visual adalah kegiatan meminjamkan bahan pustaka kepada pengguna untuk ditayangkan dengan bantuan perlengkapan didalam perpustakaan. Dalam menyelenggarakan pelayanan audio-visual, ada hal yang perlu 1. Pelayanan dapat dilakukan didalam dan diluar perpustakaan. 2. Pelayanan dapat diberikan kepada perorangan dan kelompok. 3. Pengguna adalah anggota perpustakaan. 4. Katalog koleksi audio-visual diberi sandi khusus sesuai dengan jenisnya. 5. Setiap unit perlengkapan audio-visual disertai petunjuk mengenai cara menggunakan untuk memudahkan pengguna. Adapun tujuan pelayanan audio-visual adalah untuk : a. Menyediakan media khusus untuk tujuan pendidikan, pengajaran, penelitian dan rekreasi. 26

19 b. Memotivasi pengguna agar lebih banyak memanfaatkan fasilitas pendidikan. c. Meningkatkan kualitas penyampaian informasi dan pesan pendidikan. d. Meningkatkan daya ingat pengguna melalui bahan pustaka dan pandang dengar disamping lewat bacaan (Direktorat Jederal Pendidikan Tinggi, 2004:17) Pelayanan Pendidikan Pengguna Dalam buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004:75) dinyatakan bahwa pendidikan pengguna adalah : Kegiatan membimbing atau memberikan petunjuk kepada pengguna dan calon pengguna agar mampu memanfaatkan kemudahan dan pelayanan perpustakaan dengan efektif dan efesien. Peserta pendidikan pengguna adalah sivitas akademika. Adapun tujuan pendidikan pengguna adalah untuk : 1. Meningkatkan keterampilan pengguna agar mampu memanfaatkan kemudahan dan sumber daya perpustakaan secara mandiri. 2. Membekali pengguna dengan teknik yang memadai dan sesuatu untuk menemukan informasi dalam subjek tertentu. 3. Meningkatkan pemanfaatan sumber daya dan pelayanan perpustakaan. 4. Mempromosikan pelayanan perpustakaan. 5. Menyiapkan pengguna agar dapat mengantisipasi pertimbangan ilmu dan teknologi. (Buku Pedoaman Perpustakaan Perguruan Tinggi, 2004:75) adalah : Petugas perpustakaan yang terlibat dalam kegiatan pendidikan pengguna 1. Pustakawan 2. Staf lain terlatih sebagai ahli subjek tertentu atau dosen bidang ilmu tertentu untuk membantu pengguna dari berbagai disiplin ilmu Silang Layan Menurut syahrial-pamuntjak, Rusina dalam Buku Pedoman penyelengaraan perpustakaan (2004: 79) Silang layan adalah kerjasama antara sejumlah perpustakaan dalam bentuk saling memanfaatkan sumber daya dan layanan informasi semua perpustakaan yang terlibat. Silang layan didasarkan kepada kenyataan bahwa tidak ada perpustakaan yang mampu memenuhi semua kebutuhan penggunanya. Dengan silang layan diharapkan agar : 1. Perpustakaan lebih mampu memenuhi kebutuhan penggunannya. 27

20 2. Fasilitas yang dimiliki oleh perpustakaan dapat dimanfaatkan secara optimal. 3. Sebuah perpustakaan dapat dimanfaatkan koleksinya yang lebih besar dan lebih beragam dari pada yang dimilikinya. Dengan demikian bagi perpustakaan yang lebih kecil koleksinya. Silang layan ini merupakan syarat yang mutlak untuk dapat memenuhi kebutuhan informasi penggunannya. Keperluan silang layan ini diperlukan katalog induk artinya katalog dari dua perpustakaan atau lebih. Dan dari catalog ini perpustakaan dapat mengetahui bahan pustaka yang lain, yang tidak dimiliki dan dimana letaknya. Agar silang layan dapat berjalan dengan baik maka harus dilakukan beberapa hal yang penting yaitu: 1. Ada kebutuhan dan keinginan untuk bekerja sama. 2. Ada permintaan yang disampaikan dengan jelas dan cermat. 3. Pelayanan diberikan dengan cepat dan tepat. 4. Adanya jaminan keamanan dan kelestarian bahan pustaka. 5. Adanya kebijakan tertulis yang dipahami dan disetujui oleh semua peserta kerjasama. Cara silang layan yang dapat ditempuh menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004:79) : 1. Perpustakaan menghubungi langsung perpustakaan lain. 2. Perpustakaan menghubungi pusat jaringan informasi Layanan Digital Menurut sumardji dalam buku perpustakaan : Energi pembangunan Bangsa (2004: 41) menyatakan bahwa perkembangan teknologi informasi yang sangat gencar dan peningkatan jumlah informasi yang begitu cepat, serta perkembangan dalam bidang sistem akses dan temu balik yang begitu maju, telah mendorong pertumbuhan sumber daya informasi dalam bentuk layanan digital. Berbagai informasi dalam bentuk paper-based, yang selama ini merupakan salah satu koleksi utama pada perpustakaan moderen dan sekarang telah banyak dan tersedia dalam bentuk digital. Pada pertumbuhan yang pesat dan cepat dibidang produksi bahan-bahan berbasis elektronik dan telah dilahirkan ungkapan digital Library. Oleh karena 28

21 itu perpustakaan dituntut untuk dapat bersikap responsive terhadap perubahanperubahan yang terjadi dengan berupaya mencari cara-cara yang efektif dan induktif dalam memenuhi suatu harapan pengguna terhadap informasi yang berkembang secara pesat. Agar perpustakaan dapat terus berkembang sesuai dengan kemajuan dan harus dapat mengembangkan dan menyediakan pelayanan digital. Bahan-bahan yang diterbitkan atau dihasilkan dala bentuk digital termasuk penyebaran karya pre-print oleh pakar/ahli dan pengalihan bahan-bahan yang berbasis cetak dan pernah diterbitkan kedalam bentuk digital. Makalah-makalah symposium atau konferensi, jurnal dan produk multimedia lainnya. Juga banyak dikembangkan dan ditawarkan dalam bentuk digital pula. Bahan-bahan yang tergolong selama ini banyak disajikan untuk masyarakat umum melalui internet. Menurut sumardji dalam buku perpustakaan : Energi pembangunan Bangsa (2004:58) dinyatakan bahwa : Internet adalah suatu jaringan internasional dari jaringan-jaringan yang menghubungkan jutaan computer diseluruh penjuru dunia. Perkembangan teknologi dan informasi, pada perpaduan antara teknologi dan telekomunikasi yang semakin maju menjadi pesat. Salah satu diantaranya adalah tersedianya suatu jaringan computer di dunia yang disebut internet. Saat sekarang ini jaringan internet bukanlah hal yang asing bagi masyarakat. Melalui jaringan internet ini dapat tersedia kemudahan untuk informasi apapun dengan cepat, yang tidak hanya dalam bentuk teks dan juga gambar. Selain itu internet juga menawarkan alternatif yang baru dalam memperoleh informasi juga sebagai bahan media dimana bahan digital tersedia dalam standart dan teknologinya akan terus mengalami pertumbuhan dan perkembangan kemajuan zaman. Menurut sumardji dalam buku perpustakaan : Energi pembangunan Bangsa (2004:59) fasilitas utama yang telah terdapat dalam internet adalah sebagai berikut : Usenet Newsgroup 3. Telnet 4. Gophers 5. Wais 6. World Wide Web (WWW) 29