BIDANG MANAJEMEN AIR MINUM KOMUNIKASI

Transkripsi

1 MATERI PELATIHAN BERBASIS KOMPETENSI BIDANG MANAJEMEN AIR MINUM KOMUNIKASI PAM.MM BUKU INFORMASI DEPARTEMEN PEKERJAAN UMUM BADAN PEMBINAAN KONSTRUKSI DAN SUMBER DAYA MANUSIA PUSAT PEMBINAAN KOMPETENSI DAN PELATIHAN KONSTRUKSI 2009

2 DAFTAR ISI Halaman DAFTAR ISI 1 BAB I KATA PENGANTAR Konsep dasar pelatihan berbasis kompetensi Pelatihan berbasis kompetensi Kompeten di tempat kerja Penjelasan materi pelatihan Desain materi pelatihan Isi modul Pelaksanaan materi pelatihan Pengakuan kompetensi terkini (RCC) Pengertian-pengertian 6 BAB II STANDAR KOMPETENSI Peta paket pelatihan Pengertian unit standar Unit standar kompetensi Daftar unit kompetensi Durasi pelatihan Kesempatan mencapai kompetensi Unit kompetensi yang dipelajari Judul unit Kode unit Deskripsi unit Elemen kompetensi dan kriteria unjuk kerja Batasan variabel Panduan penilaian Kompetensi kunci 13 BAB III STRATEGI DAN METODE PELATIHAN Strategi pelatihan Metode pelatihan 14 Judul modul : Komunikasi Halaman : 1 dari 55

3 BAB IV MELAKUKAN KOMUNIKASI Pelaksanaan bentuk komunikasi Makna, fungsi, dan tujuan komunikasi Komponen komunikasi Proses komunikasi Komunikasi primer dan sekunder Komunikasi verbal dan non-verbal Komunikasi internal dan eksternal Peralatan dan sarana komunikasi Komunikasi penyelenggara SPAM Identifikasi data dan informasi Melaksanakan komunikasi Pemilahan data dan informasi PDAM Prosedur penanganan data Strategi Komunikasi Potensi masalah dalam komunikasi Kelompok mitra PDAM Teknik komunikasi Perumusan strategi komunikasi Mengatasi hambatan komunikasi Hubungan komunikasi dengan perilaku perusahaan Kepemimpinan Laporan hasil kerja 52 BAB V SUMBER-SUMBER YANG DIPERLUKAN UNTUK PENCAPAIAN KOMPETENSI Sumber daya manusia Sumber-sumber perpustakaan 55 Judul modul : Komunikasi Halaman : 2 dari 55

4 BAB I KATA PENGANTAR 1.1. Konsep dasar pelatihan berbasis kompetensi Pelatihan berbasis kompetensi Pelatihan merupakan kumpulan dari unsur-unsur yang dinamis, yang saling berhubungan/berkaitan dalam proses pencapaian tujuan pelatihan. Perumusan tujuan pelatihan berbasis kompetensi merupakan penjabaran dari rangkaian kegiatan yang disyaratkan dalam standar kompetensi untuk menjawab tuntutan dari setiap kriteria unjuk kerja dalam pencapaian kompetensi kerja. Pelatihan kerja diarahkan untuk membekali, meningkatkan dan mengembangkan kompetensi kerja, meliputi pengetahuan, ketrampilan, dan sikap yang berkaitan dengan tugas yang dimiliki peserta. Sehingga setelah pelatihan selesai peserta memperoleh peningkatan kompetensi yang dibutuhkan dan mampu mengisi jabatan/profil pekerjaan yang dibutuhkan Kompeten di tempat kerja Kompetensi adalah menyatunya ketiga aspek pengetahuan, ketrampilan dan sikap kerja atau KSA (knowledge, skill, attitude) yang diterapkan untuk mewujudkan standar kinerja yang disyaratkan di tempat kerja. Kompetensi adalah potensi seseorang yang ditampilkan setelah dilatih melalui pelatihan. Adapun ukuran standar kompetensi tersebut dapat diukur dan dijelaskan oleh Kriteria Unjuk Kerja. Kompeten di tempat kerja adalah seseorang yang telah dapat memenuhi persyaratan jabatan/pekerjaan yang ditetapkan oleh pasar/tempat kerja. Tuntutan kualitas tersebut didasarkan pada perangkat bakuan kompetensi (kriteria unjuk kerja) Penjelasan materi pelatihan Desain materi pelatihan Materi pelatihan merupakan bagian dari suatu program pelatihan kerja berbasis kompetensi yang menguraikan dan menjelaskan secara rinci rangkaian pencapaian kompetensi kerja. Judul modul : Komunikasi Halaman : 3 dari 55

5 Pada materi pelatihan, aspek-aspek kompetensi dalam indikator unjuk kerja diuraikan ke dalam bentuk modul pelatihan, agar dapat dipahami, dimengerti dan dikuasai oleh peserta pelatihan. Modul ini didisain untuk dapat digunakan pada pelatihan konvensional/klasikal dan pelatihan individual/mandiri. Yang dimaksud dengan pelatihan klasikal adalah pelatihan yang dilakukan dengan melibatkan bantuan seorang pelatih atau pembimbing, dengan menggunakan proses belajar mengajar sebagaimana biasanya. Sedangkan yang dimaksud dengan pelatihan mandiri adalah pelatihan yang dilaksanakan secara mandiri oleh peserta, dengan menambah unsur-unsur atau sumber-sumber yang diperlukan dengan bantuan pelatih. Selanjutnya dapat dipraktekkan penyelesaian suatu tugas tertentu melalui tahapantahapan latihan yang sistematis Isi modul Modul merupakan uraian terkecil bahan ajar yang dikemas secara utuh dan sistematis untuk membantu peserta pelatihan menguasai tujuan pelatihan. Modul akan memandu pelatih/fasilitator menyampaikan bahan belajar dalam proses pelatihan yang sesuai secara terinci. Modul ini terdiri dari 3 bagian, yaitu: a. Buku informasi Buku Informasi adalah sumber pelatihan, baik untuk pelatih maupun untuk peserta pelatihan. b. Buku kerja Buku kerja ini digunakan oleh peserta pelatihan untuk mencatat setiap pertanyaan dan kegiatan praktik baik dalam pelatihan klasikal maupun pelatihan individual/mandiri. Buku kerja diberikan kepada peserta pelatihan dan berisi : Kegiatan-kegiatan yang membantu peserta pelatihan untuk mempelajari dan memahami informasi. Kegiatan pemeriksaan yang digunakan untuk memonitor pencapaian kemampuan peserta pelatihan. Kegiatan penilaian untuk menilai kemampuan peserta pelatihan dalam melaksanakan praktik kerja. Judul modul : Komunikasi Halaman : 4 dari 55

6 c. Buku penilaian Buku penilaian ini digunakan oleh pelatih untuk menilai jawaban dan tanggapan peserta pelatihan pada buku kerja. Buku penilaian berisi : Kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh peserta pelatihan sebagai pernyataan kemampuan. Metode-metode yang disarankan dalam proses penilaian kemampuan peserta pelatihan. Sumber-sumber yang dapat digunakan oleh peserta pelatihan untuk mencapai kemampuan. Semua jawaban/tanggapan pada setiap pertanyaan yang diisikan pada buku kerja. Petunjuk bagi pelatih untuk menilai setiap kegiatan praktik. Catatan pencapaian kemampuan peserta pelatihan Pelaksanaan materi pelatihan Pada pelatihan klasikal, pelatihan akan: Menyediakan buku informasi yang dapat digunakan peserta pelatihan sebagai sumber pelatihan. Menyediakan salinan buku kerja kepada setiap peserta pelatihan. Menggunakan buku informasi sebagai sumber utama dalam penyelenggaraan pelatihan. Memastikan setiap peserta pelatihan memberikan jawaban tanggapan dan menuliskan hasil tugas praktiknya pada buku kerja. Pada pelatihan individual / mandiri, peserta pelatihan akan : Menggunakan buku informasi sebagai sumber utama pelatihan. Menyelesaikan setiap kegiatan yang terdapat pada buku kerja. Memberikan jawaban pada buku kerja. Mengisikan hasil tugas praktik pada buku kerja. Memiliki tanggapan-tanggapan dan hasil penilaian oleh pelatihan Pengakuan kompetensi terkini (RCC) Jika anda telah memiliki pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan untuk elemen unit kompetensi tertentu, anda dapat mengajukan pengakuan kompetensi terkini (RCC, recognition of current competency). Berarti anda tidak akan dipersyaratkan untuk belajar kembali. Judul modul : Komunikasi Halaman : 5 dari 55

7 Anda mungkin sudah memiliki pengetahuan dan keterampilan, karena anda telah: a. Bekerja dalam suatu pekerjaan yang memerlukan suatu pengetahuan dan keterampilan yang sama, atau b. Berpartisipasi dalam pelatihan yang mempelajari kompetensi yang sama, atau c. Mempunyai pengalaman lainnya yang mengajarkan pengetahuan dan keterampilan yang sama Pengertian-pengertian Profesi Profesi adalah suatu bidang pekerjaan yang menuntut sikap, pengetahuan serta keterampilan/keahlian kerja tertentu yang diperoleh dari proses pendidikan, pelatihan serta pengalaman kerja, atau penguasaan sekumpulan kompetensi tertentu yang dituntut oleh suatu pekerjaan/jabatan. Standarisasi Standarisasi adalah proses merumuskan, menetapkan serta menerapkan suatu standar tertentu. Penilaian / uji kompetensi Penilaian atau uji kompetensi adalah proses pengumpulan bukti melalui perencanaan pelaksanaan dan peninjauan ulang (review) penilaian serta keputusan mengenai apakah kompetensi sudah tercapai dengan membandingkan bukti-bukti yang dikumpulkan terhadap standar yang dipersyaratkan (kriteria unjuk kerja). Pelatihan Pelatihan adalah proses pembelajaran yang dilaksanakan untuk mencapai suatu kompetensi tertentu dimana materi, metode dan fasilitas pelatihan serta lingkungan belajar yang ada terfokus kepada pencapaian unjuk kerja pada kompetensi yang dipelajari. Kompetensi Kompetensi adalah kemampuan seseorang untuk menunjukkan aspek sikap, pengetahuan dan keterampilan serta penerapan dari ketiga aspek tersebut di tempat kerja untuk mencapai unjuk kerja yang ditetapkan. Standar kompetensi Standar kompetensi adalah standar kemampuan yang diperlukan pada rangkaian kegiatan yang harus dilakukan oleh pelaku atau pemangku jabatan kerja. Standar Judul modul : Komunikasi Halaman : 6 dari 55

8 kompetensi dinyatakan dalam format tertentu, yaitu: (i) unit kompetensi dari jabatan kerja tersebut; (ii) elemen kompetensi dari tiap unit kompetensi, dan (iii) kriteria unjuk kerja untuk tiap unit kompetensi. Sertifikasi kompetensi Sertifikasi kompetensi adalah proses penerbitan sertifikat kompetensi melalui proses penilaian/uji kompetensi. Sertifikat kompetensi Sertifikat kompetensi adalah pengakuan tertulis yang diberikan oleh Lembaga Sertifikasi Profesi kepada seseorang yang dinyatakan kompeten, yaitu tenaga kerja trampil atau ahli yang telah menguasai suatu kompetensi tertentu dan telah memenuhi persyaratan berdasarkan disiplin keilmuan dan atau keahlian/ketrampilan tertentu. Judul modul : Komunikasi Halaman : 7 dari 55

9 BAB II STANDAR KOMPETENSI 2.1. Peta paket pelatihan Standar kompetensi kerja sektor air minum dikelompokkan ke dalam 3 (tiga) sub sektor, yaitu perencanaan, pelaksanaan konstruksi, dan pengelolaan. Pada bidang pengelolaan air minum diantaranya meliputi bidang manajemen. Terdapat 19 unit kompetensi dalam jabatan manajemen air minum, yang dikategorikan dalam: Kelompok kompetensi umum, terdiri dari 2 unit kompetensi. Kelompok kompetensi inti, terdiri dari 15 unit kompetensi. Kelompok kompetensi khusus, terdiri dari 2 unit kompetensi Pengertian unit standar Unit standar kompetensi Standar kompetensi Merupakan pernyataan apa yang harus dikerjakan di tempat kerja, disusun dengan pendekatan bidang pekerjaan. Standar kompetensi terbentuk atas sejumlah unit kompetensi yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan tertentu. Unit kompetensi Merupakan uraian fungsi dan tugas atau pekerjaan yang mendukung tercapainya standar kompetensi. Setiap unit kompetensi memiliki sejumlah elemen kompetensi. Elemen kompetensi Merupakan bagian terkecil dari unit kompetensi yang mengidentifikasikan sejumlah fungsi tugas atau kegiatan yang harus dikerjakan untuk mencapai unit kompetensi tersebut. Kriteria unjuk kerja (KUK) Merupakan langkah kerja yang harus dilaksanakan dalam pencapaian elemen kompetensi. KUK mencerminkan kegiatan yang menggambarkan 3 aspek, yaitu pengetahuan, ketrampilan, dan sikap kerja. Selain itu KUK juga menunjukkan sejauh mana persyaratan elemen kompetensi dapat diukur berdasarkan pada tingkat yang diinginkan. Judul modul : Komunikasi Halaman : 8 dari 55

10 2.2.2 Daftar unit kompetensi Terdapat 19 unit kompetensi dalam jabatan manajemen air minum : A. Kelompok kompetensi umum 1. Menerapkan sistem manajemen kesehatan dan keselamatan kerja. 2. Melaksanakan manajemen umum. B Kelompok kompetensi inti 1. Melaksanakan manajemen mutu 2. Melaksanakan manajemen strategik 3. Melaksanakan manajemen sumber daya manusia 4. Melaksanakan manajemen aset/barang 5. Melaksanakan manajemen keuangan dan akuntansi 6. Melaksanakan manajemen informasi 7. Melaksanakan manajemen operasi SPAM 8. Melaksanakan manajemen pemeliharaan SPAM 9. Melakukan komunikasi 10. Melaksanakan konseling 11. Melaksanakan negosiasi bisnis 12. Melakukan manajemen bisnis air minum 13. Melakukan manajemen investasi 14. Melakukan manajemen resiko 15. Melaksanakan kemitraan pemerintah badan usaha. C Kelompok kompetensi khusus 1. Menerapkan prinsip pengadaan barang dan jasa 2. Melakukan hubungan masyarakat Durasi pelatihan Waktu yang diperlukan untuk pelaksanaan pelatihan seluruh 19 unit kompetensi adalah 111 JPL, dimana 1 JPL (jam pelajaran) adalah 45 menit. Sedangkan waktu yang diperlukan untuk pelaksanaan pelatihan unit kompetensi ini adalah 6 JPL Kesempatan mencapai kompetensi Jika anda belum mencapai kompetensi pada usaha/kesempatan pertama, pelatih anda akan mengatur rencana pelatihan dengan anda. Rencana ini akan memberikan anda Judul modul : Komunikasi Halaman : 9 dari 55

11 kesempatan kembali untuk meningkatkan level kompetensi anda sesuai dengan level yang diperlukan. Jumlah maksimum usaha/kesempatan yang disarankan adalah 3 (tiga) kali Unit kompetensi yang dipelajari Judul unit Judul unit kompetensi: melakukan komunikasi Kode unit Kode unit: PAM.MM Deskripsi unit Unit ini berhubungan dengan keterampilan, pengetahuan dan sikap kerja yang dibutuhkan dalam melaksanakan komunikasi di tempat kerja Elemen kompetensi dan kriteria unjuk kerja Elemen kompetensi yang harus dikuasai dalam unit kompetensi berikut kriteria unjuk kerja terdapat pada tabel 2.1 di bawah ini. Tabel 2.1 Elemen kompetensi dan kriteria unjuk kerja pada unit kompetensi melakukan komunikasi ELEMEN KOMPETENSI KRITERIA UNJUK KERJA 01. Melaksanakan bentuk komunikasi. 1.1 Standar prosedur berkomunikasi diidentifikasi dan dipahami sesuai dengan kebijakan yang ditetapkan oleh perusahaan. 1.2 Peralatan dan sarana untuk melakukan komunikasi (bila diperlukan) diidentifikasi dan dipersiapkan sesuai dengan SOP yang ditetapkan. 1.3 Data dan informasi yang akan dikomunikasikan diidentifikasi dan dipilah sesuai dengan kewenangan yang dimilikii. Judul modul : Komunikasi Halaman : 10 dari 55

12 ELEMEN KOMPETENSI KRITERIA UNJUK KERJA 02. Melaksanakan komunikasi 2.1 Masalah atau data/informasi yang akan dikomunikasikan diinventarisasi dan dipilah sesesuai dengan kewenangan yang dimiliki berdasar pada kebijakan perusahaan. 2.2 Permintaan data dan informasi baik dari internal maupun dari eksternal dihimpun dan dipilih sesuai dengan kewenangan yang dimiliki. 2.3 Data dan informasi yang dibutuhkan oleh klien disampaikan dengan menggunakan media komunikasi sesuai dengan SOP dan kebijakan perusahaan. 03. Menerapkan strategi komunikasi. 3.1 Potensi masalah dalam melakukan komunikasi baik dengan pihak internal maupun eksternal diidentifikasi untuk menentukan strategi dalam berkomunikasi. 3.2 Stereo type individu atau kelompok yang menjadi klien atau mitra dikenali berdasar pada kategori, jenis dan karakternya. 3.3 Strategi berkomunikasi dengan klien dan pelanggan dirumuskan dan dilakukan untuk menghasilkan komunikasi yang efektif dan efisien. 04. Membuat laporan hasil kerja 4.1 Data dan informasi yang dikomunikasikan dicatat dan direkam dengan menggunakan form dan prosedur sesuai dengan SOP yang ditetapkan. 4.2 Data dan informasi yang telah dikomunikasikan dihimpun dan dipilah sesuai dengan penggolongan dan urgensinya. 4.3 Laporan hasil kerja disusun dengan menggunakan form dan prosedur yang ditetapkan. 4.4 Laporan disampaikan kepada pihak yang terkait dan berwenang untuk memperoleh persetujuan sesuai dengan SOP dan kebijakan perusahaan yang berlaku. Judul modul : Komunikasi Halaman : 11 dari 55

13 Batasan variabel 1. Konteks variabel : Unit ini berlaku untuk melaksanakan bentuk komunikasi dan menerapkan strategi yang digunakan untuk melaksanakan komunikasi. 2. Data dan informasi yang dikomunikasikan, dapat mencakup: 2.1 Data tagihan pelanggan 2.2 Pengaduan keberatan tentang pemakaian air oleh pelanggan 3. Perlengkapan untuk melaksanakan komunikasi pada pengelolaan air minum, mencakup: 3.1 Media komunikasi. 4. Tugas pekerjaan untuk melaksanakan komunikasi pada pengelolaan air minum meliputi : 4.1 Melaksanakan bentuk komunikasi. 4.2 Menerapkan strategi komunikasi. 5. Peraturan untuk melaksanakan komunikasi pada Pengelolaan Air Minum adalah : 5.1 Tidak ada Panduan penilaian 1. Penjelasan prosedur penilaian : Alat, bahan dan tempat penilaian serta unit kompetensi yang harus dikuasai sebelumnya yang mungkin diperlukan sebelum menguasai unit kompetensi ini dengan unit-unit kompetensi yang terkait : 1.1. Tidak ada. 2. Kondisi penilaian : 2.1. Kondisi penilaian merupakan aspek dalam penilaian yang sangat berpengaruh atas tercapainya kompetensi tersebut yang terkait dengan pelaksanaan bentuk komunikasi dan penerapan strategi pada pelaksanaan komunikasi Penilaian dapat dilakukan dengan cara : lisan, tertulis, demonstrasi/praktek, dan simulasi di workshop dan atau di tempat kerja. 3. Pengetahuan yang dibutuhkan : Pengetahuan yang dibutuhkan untuk mendukung unit kompetensi ini sebagai berikut : 3.1. Ilmu Komunikasi Sosiologi. Judul modul : Komunikasi Halaman : 12 dari 55

14 4. Keterampilan yang dibutuhkan : Keterampilan yang dibutuhkan untuk mendukung unit kompetensi ini sebagai berikut : 4.1. Melakukan pendekatan personal (personal approach). 5. Aspek kritis : Aspek kritis yang merupakan kondisi kerja untuk diperhatikan dalam mendukung unit kompetensi ini, sebagai berikut : 5.1. Pemahaman tujuan Pengenalan target Ketepatan media Kompetensi kunci Kompetensi kunci dalam mencapai unjuk kerja yang disyaratkan terdapat pada Tabel 2.2 di bawah ini. Tabel 2.2 Kompetensi kunci dalam pencapaian unjuk kerja melakukan komunikasi NO KOMPETENSI KUNCI DALAM UNIT TINGKAT 1. Mengumpulkan, mengorganisasi dan menganalisa informasi 2 2. Mengkomunikasikan ide-ide dan menginformasikan 2 3. Merencanakan dan mengorganisir kegiatan 2 4. Bekerjasama dengan orang lain dan berkelompok 2 5. Menggunakan ide serta tehnik matematika 2 6. Memecahkan masalah 2 7. Menggunakan teknologi 2 Judul modul : Komunikasi Halaman : 13 dari 55

15 BAB III STRATEGI DAN METODE PELATIHAN 3.1 Strategi pelatihan Persiapan dan perencanaan pelatihan: Membaca bahan/materi yang telah diidentifikasi dalam setiap tahap belajar dengan tujuan mendapatkan tinjauan umum mengenai isi proses belajar anda. Membuat catatan terhadap apa yang telah dibaca. Memikirkan bagaimana pengetahuan baru yang diperoleh berhubungan dengan pengetahuan dan pengalaman yang telah dimiliki. Merencanakan aplikasi praktik pengetahuan dan keterampilan anda. Permulaan dari proses pembelajaran: Mencoba mengerjakan seluruh pertanyaan dan tugas yang terdapat pada tahap belajar. Merevisi dan meninjau materi belajar agar dapat menggabungkan pengetahuan anda. Pengamatan terhadap tugas praktik: Mengamati keterampilan praktik yang didemonstrasikan oleh pelatih atau orang yang telah berpengalaman lainnya. Mengajukan pertanyaan kepada pelatih tentang konsep sulit yang anda temukan. Implementasi dan penilaian: Penilai akan mengumpulkan bukti dan membuat pertimbangan mengenai pengetahuan, pemahaman dan unjuk kerja tugas-tugas anda dan sikap anda terhadap pekerjaan. Penilaian dapat dilaksanakan dengan tujuan sebagai bantuan dan dukungan belajar. Anda akan dinilai untuk menentukan apakah anda telah mencapai kompetensi sesuai dengan standar yang dijelaskan dalam kriteria unjuk kerja. 3.2 Metode pelatihan Terdapat tiga prinsip metode belajar yang dapat digunakan. Dalam beberapa kasus, kombinasi metode belajar mungkin dapat digunakan. Belajar secara mandiri: Belajar secara mandiri memperbolehkan anda untuk belajar secara individual, sesuai dengan kecepatan belajar masing-masing. Meskipun proses belajar dilaksanakan secara Judul modul : Komunikasi Halaman : 14 dari 55

16 bebas, anda disarankan untuk menemui pelatih setiap saat untuk mengkonfirmasikan kemajuan dan mengatasi kesulitan belajar. Belajar berkelompok Belajar berkelompok memungkinkan peserta untuk datang bersama secara teratur dan berpartisipasi dalam sesi belajar berkelompok. Walaupun proses belajar memiliki prinsip sesuai dengan kecepatan belajar masing-masing, namun sesi kelompok tetap memberikan interaksi antara peserta, pelatih dan pakar/ahli dari tempat kerja. Belajar terstruktur Belajar terstruktur meliputi sesi pertemuan kelas secara formal yang dilaksanakan oleh pelatih atau ahli lainnya. Sesi belajar terstruktur ini umumnya mencakup topik tertentu. Judul modul : Komunikasi Halaman : 15 dari 55

17 BAB IV MELAKUKAN KOMUNIKASI 4.1. Pelaksanaan bentuk komunikasi Makna, fungsi, dan tujuan komunikasi Komunikasi atau communication yang diartikan dalam bahasa Inggris, sesungguhnya berasal dari kata latin yaitu communicatio, yang bersumber dari kata communis yang artinya sama. Sama dalam arti sama makna. Dengan demikian percakapan dapat dikatakan komunikatif apabila kedua orang yang terlibat dalam percakapan tersebut mengerti bahasa yang dipergunakan dan mengerti makna yang yang dipercakapkan. Pada dasarnya pengertian komunikasi dapat dilihat dari dua sudut pandang yaitu (i) komunikasi dalam pengertian secara umum, dan (ii) komunikasi dalam pengertian secara paradigmatis. Komunikasi secara umum diartikan sebagai transfer informasi atau pesan-pesan dari pengirim pesan (komunikator) kepada komunikan (audiens, sasaran), dengan tujuan untuk mencapai saling pengertian sebagai konsekuensi dari hubungan sosial. Dalam proses komunikasi ini melibatkan sejumlah orang yang menyatakan sesuatu kepada orang lain. Sedangkan komunikasi secara paragdimatis adalah proses penyampaian suatu pesan kepada orang lain untuk memberitahu, atau untuk mengubah sikap, pendapat dan perilaku. Berarti komunikasi ini mengandung tujuan tertentu; baik yang dilakukan secara lisan, tulisan, tatap muka ataupun tidak langsung melalui media. Dapat melalui media massa, surat kabar, radio, televisi dan film. Juga dapat melalui media non-massa misalnya melalui surat, telepon, papan pengumuman, spanduk, poster dan sebagainya. Sebagaimana makna hakiki dari komunikasi paragdimatis yang terdapat di atas, di dalamnya terkandung tujuan komunikasi yang bersifat (i) informatif (informasi, data, atau laporan), dan (ii) persuasif (membujuk/mempengaruhi). Komunikasi persuasif lebih sulit daripada komunikasi informatif, karena memang tidak mudah untuk mengubah sikap, pendapat, atau perilaku seseorang atau sejumlah orang dalam waktu singkat. Hal ini memerlukan waktu yang cukup panjang. Karena komunikasi paradigmatis bersifat intensional, atau mengandung tujuan, maka harus dilakukan dengan perencanaan. Perencanaan yang baik harus mempertimbangkan pesan yang disampaikan komunikator kepada komunikan yang dijadikan sasaran. Judul modul : Komunikasi Halaman : 16 dari 55

18 Komunikasi tidak hanya diartikan sebagai pertukaran berita atau pesan, tetapi lebih dari sebagai kegiatan individu dan kelompok dalam setiap sistem sosial. Selain itu komunikasi juga didefinisikan sebagai seni untuk membuat diri kita dimengerti atau dipahami oleh pihak lain. Karena itu fungsi komunikasi begitu luas antara lain : a. Informasi. Penyebaran berita, data, fakta dan pesan b. Sosialisasi. Mensosialisasikan ilmu pengetahuan yang memungkinkan orang bersikap dan bertindak sebagai anggota masyarakat yang sadar akan fungsi sosialnya sehingga ia dapat aktif di dalam masyarakat. c. Motivasi. Memberi dorongan kepada individu dan kelompok untuk menentukan pilihannya atau keinginannya yang akan dicapai. d. Pendidikan. Pembentukan watak, keterampilan dan kemahiran yang diperlukan pada semua bidang kehidupan melalui proses pendidikan. e. Memajukan kebudayaan. Penyebaran hasil budaya dan seni dengan maksud melestarikan warisan nenek moyang suatu bangsa. f. Hiburan. Menyebarluaskan sinyal, simbol, suara dan image dalam kesenian untuk kesenangan individu dan kelompok Pada umumnya komunikasi mempunyai beberapa tujuan, yakni : a. Agar pesan yang disampaikan dapat dimengerti. Sebagai atasan atau komunikator menyampaikan pesan kepada bawahannya atau komunikan agar jelas dan tuntas, sehingga anak buah dapat mengerti dan melaksanakannya sesuai dengan yang dikehendaki oleh atasan (komunikator). b. Memahami orang lain. Atasan harus mengetahui aspirasi bawahannya tentang apa yang dikehendaki, sehingga terjadi arah yang sejalan dan tidak bertentangan. c. Agar gagasan kita dapat diterima oleh bawahan atau orang lain, dilakukan pendekatan persuasif (membujuk) bukan koersif (memaksa). d. Menggerakkan bawahannya untuk melakukan sesuatu. Dengan lebih banyak memberikan dorongan melakukan sesuatu. Secara singkat tujuan komunikasi dapat dikatakan mengharapkan pengertian, dukungan, gagasan dan tindakan. Dalam setiap melakukan komunikasi, perlu dipikirkan apa sebenarnya tujuan yang dikehendaki, apakah ingin : a. Menjelaskan sesuatu kepada orang lain agar orang tersebut mengerti dan memahaminya. b. Agar supaya orang lain menerima dan mendukung gagasan kita. c. Agar supaya orang lain mengerjakan sesuatu atau mau bertindak. Judul modul : Komunikasi Halaman : 17 dari 55

19 4.1.2 Komponen komunikasi Dalam proses komunikasi terdapat empat (4) komponen atau unsur yang yang merupakan persyaratan terjadinya komunikasi, yaitu : a. Komunikator, orang yang menyampaikan pesan atau sumber pesan. b. Pesan, pernyataan yang akan disampaikan, didukung oleh lambang. c. Media, sarana yang dipergunakan dalam komunikasi atau menyampaikan pesan. d. Komunikan, orang yang menerima pesan atau penerima. Keempat unsur atau komponen yang harus ada tersebut dapat diuraikan sebagai berikut : a. Komunikator atau pengirim/sumber pesan. Sumber adalah dasar yang digunakan di dalam penyampaian pesan, yang digunakan dalam rangka memperkuat pesan itu sendiri. Sumber dapat berupa orang, lembaga, buku dan sejenisnya. Dalam hal sumber ini yang perlu kita perhatikan adalah kredibilitas terhadap sumber (kepercayaan). Syarat-syarat yang perlu diperhatikan oleh seorang komunikator adalah sebagai berikut : - Memiliki kredibilitas yang tinggi untuk menyampaikan informasi tersebut. - Ketrampilan berkomunikasi, memahami cara/strategi komunikasi yang tepat sasaran. - Mempunyai pengetahuan yang cukup tentang topik yang dibicarakan. - Memahami kesiapan komunikan dalam menerima pesan. Misal, apakah komunikan memahami istilah dan bahasa yang digunakan; apakah kondisi memungkinkan komunikan menerima pesan. - Memiliki daya tarik dalam arti ia memiliki kemampuan untuk melakukan perubahan sikap/penambahan pengetahuan bagi/pada diri komunikan. Di dalam melakukan komunikasi dapat dilihat beberapa gaya komunikator dalam melakukan aksinya (tergantung pada situasi yang mereka hadapi). Gaya komunikator dapat kita bedakan ke dalam beberapa model seperti : 1. Komunikator yang membangun. Memiliki ciri-ciri: i) Mau mendengarkan pendapat orang lain dan dia tidak pernah menganggap dirinya benar. ii) Ingin berkerjasama dan memperbincangkan sesuatu persoalan dengan sesamanya sehingga timbul saling pengertian. iii) Dia tidak terlalu mendominir situasi dan mau mengadakan komunikasi timbal balik. iv) Dia menganggap bahwa buah pikiran orang banyak lebih baik dari seseorang. Judul modul : Komunikasi Halaman : 18 dari 55

20 2. Komunikator yang mengendalikan. Memiliki ciri-ciri : i) Pendapatnya itu merupakan hal yang paling baik sehingga ia tidak mau mendengarkan pandangan orang lain, baik dari intern maupun ekstern. ii) Ia menginginkan komunikasi satu arah saja, tidak akan menerima dari arah lain. 3. Komunikator yang melepaskan diri. Memiliki ciri-ciri: i) Ia lebih banyak menerima dari lawannya berkomunikasi. ii) Kadang-kadang rasa rendah dirinya timbul sehingga ketidakmampuannya keluar. iii) Ia lebih suka medengar pendapat orang lain dengan tidak bersungguhsungguh menanggapinya. iv) Sumbangan pikirannya tidak banyak mengandung arti sehingga ia lebih suka melemparkan tanggung jawabnya kepada orang lain. 4. Komunikator yang menarik diri. Memiliki ciri-ciri : i) Ia selalu bersifat pesimis sehingga menurutnya keadaan tidak dapat diperbaiki lagi. ii) Ia lebih suka melihat keadaan seadanya, dan kalau mungkin berusaha menghindari keadaan tambah buruk. iii) Ia selalu diam, tidak menunjukkan reaksi dan jarang memberikan buah pikirannya. b. Pesan Pesan adalah keseluruhan daripada apa yang disampaikan oleh komunikator. Pesan seharusnya mempunyai inti pesan (tema) sebagai pengarah di dalam usaha mencoba mengubah sikap dan tingkah laku komunikan. Pesan dapat disampaikan secara panjang lebar, namun yang perlu diperhatikan adalah diarahkan kepada tujuan akhir dari komunikasi. Pesan yang disampaikan komunikator adalah berupa lambang, umumnya bahasa. Ada juga lambang lain selain bahasa, yaitu kial, isyarat, gambar dan warna. Bahasa adalah lambang yang paling banyak dipergunakan dalam komunikasi, karena hanya bahasa yang mampu menerjemahkan pikiran seseorang kepada orang lain. Apakah itu berbentuk ide, informasi atau pendapat, baik yang konkrit maupun yang abstrak, bahkan dapat menjelaskan peristiwa yang lalu atau yang akan datang. Kial adalah menerjemahkan pikiran seseorang dengan gerakan anggota badan seperti mengedipkan mata, memainkan jari-jari tangan, atau menggerakkan anggota tubuh lainnya. Isyarat, adalah komunikasi dengan menggunakan alat, seperti bedug, Judul modul : Komunikasi Halaman : 19 dari 55

21 sirine, kentongan dan juga warna. Kemampuan kedua lambang ini amat terbatas dalam mewujudkan pikiran seseorang kepada orang lain. Gambar memiliki kemampuan yang melebihi lambang-lambang lain (kial, isyarat dan warna) dalam hal kemampuan menerjemahkan pikiran seseorang. Tetapi tetap gambar tidak dapat melebihi lambang bahasa, yang tetap unggul dari lambang-lambang yang ada. Bagaimana merumuskan pesan agar mengena? Pesan yang disampaikan harus tepat, ibarat kita membidik dan menembak, maka peluru yang keluar haruslah tepat kena sasarannya. Pesan yang mengena harus memenuhi syarat-syarat : 1. Pesan harus direncanakan (dipersiapkan) secara baik, serta sesuai dan terfokus pada kebutuhan audiens. 2. Menjawab pertanyaan audiens: Apa hubungan soal ini dengan saya? 3. Menggunakan bahasa yang dapat dimengerti kedua belah pihak, yaitu: mudah diingat, sederhana, fokus, dan ringkas. 4. Pesan itu harus menarik minat dan kebutuhan pribadi penerima serta menimbulkan kepuasan. 5. Membidik keyakinan dan pendapat para pemangku kepentingan tentang manfaat atau resiko yang diterima. 6. Peka budaya. Bentuk pesan dapat bersifat : informatif, persuasif, dan coersif. 1. Informatif. Memberikan keterangan-keterangan dan kemudian komunikan dapat mengambil kesimpulan sendiri. Dalam situasi tertentu pesan informatif lebih berhasil daripada pesan persuasif misalnya pada kalangan cendikiawan. 2. Persuasif. Bujukan, yakni membangkitkan pengertian dan kesadaran seseorang bahwa apa yang kita sampaikan akan memberikan rupa pendapat atau sikap sehingga ada perubahan. 3. Coersif. Memaksa dengan menggunakan sanksi-sanksi. Bentuk yang terkenal dari penyampaian secara ini adalah agitasi dengan penekanan-penekanan yang menimbulkan tekanan batin dan ketakutan di antara sesamanya dan pada kalangan publik. Coersif dapat berbentuk perintah, instruksi dan sebagainya. Judul modul : Komunikasi Halaman : 20 dari 55

22 c. Media/saluran/alat. Media adalah berbagai alat/saluran untuk menyalurkan informasi agar lebih mudah ditangkap sasaran. Pertimbangan dalam pemilihan media adalah mudah diakses dan terjangkau oleh audiens. Jenis-jenis media dalam komunikasi : 1. Media visual (dilihat) 2. Media audio (didengar) 3. Media audio visual (bisa didengar dan dilihat) d. Komunikan atau penerima Syarat-syarat yang harus dimiliki oleh komunikan antara lain : 1. Keterampilan/kemampuan menangkap dan meneruskan pesan. 2. Pengetahuan tertentu. 3. Sikap. Komunikasi akan berhasil baik jika pesan yang disampaikan sesuai dengan rangka pengetahuan dan lingkup pengalaman komunikan. Demikian juga pesan harus cocok dengan lingkup pengalaman komunikan. Selanjutnya dari proses tersebut timbullah umpan balik atau disebut juga arus balik (feedback) yang merupakan tanggapan komunikan kepada komunikator yang menyampaikan pesan kepada komunikan, sebagaimana digambarkan pada Gambar 4.1. Umpan balik atau feedback sangat menentukan dalam proses komunikasi, sebab ia menentukan berlanjut atau berhentinya komunikasi yang dilancarkan oleh komunikator. Sifat umpan balik: Umpan balik positif apabila umpan balik atau tanggapan komunikan menyenangkan komunikator dan komunikasi dapat berjalan lancar. Umpan balik negatif apabila umpan balik komunikan tidak menyenangkan komunikator, yang menyebabkan komunikator enggan meneruskan komunikasinya. Komunikator Pesan Media Penerima Efek (Umpan Balik) Gambar 4.1 Alur Proses Komunikasi Dua Arah Judul modul : Komunikasi Halaman : 21 dari 55

23 Sedangkan dari segi waktu, umpan balik dapat dikategorikan sebagai: Umpan balik langsung (inter feed back) atau disebut juga sebagai umpan balik seketika. Terjadi dalam komunikasi antar personal atau komunikasi tatap muka (saling berhadapan antara komunikator dengan komunikan. Umpan balik tertunda (delayed feed back). Karena memerlukan waktu untuk sampai pada komunikator. Biasanya terjadi pada komunikasi yang mempergunakan media kedua (proses komunikasi sekunder). Umpan balik yang dinyatakan komunikan dengan kata-kata dinamakan umpan balik secara verbal, sedangkan yang dinyatakan dengan bukan kata-kata tetapi dengan tindakan yang mengandung makna dinamakan umpan balik secara non verbal. Umpan balik yang dijelaskan di atas adalah umpan balik yang datang dari komunikan sebagai tanggapannya kepada komunikator. Umpan balik tersebut dinamakan umpan balik eksternal (external feedback) sebab datangnya dari luar komunikator. Selain umpan balik eksternal tersebut di atas, ada juga umpan balik yang datangnya dari diri kita sendiri sebagai komunikator, yang disebut sebagai umpan balik internal (inter feedback). Sebagai contoh kita sedang menulis surat (komunikator), kita sadar apa yang kita tulis itu salah, maka secepatnya kita coret dan memperbaikinya sebelum surat tersebut dikirim pada alamat yang dituju Proses komunikasi Komunikasi primer dan sekunder Proses komunikasi pada hakikatnya adalah proses penyampaian atau berbagi informasi/pesan oleh seseorang (komunikator) kepada audiens (komunikan) sehingga tercapai kesamaan persepsi antara pengirim dan penerima pesan, selanjutnya terjadi perubahan sikap dan perilaku seperti yang diharapkan. Perilaku adalah suatu tindakan yang dilakukan karena adanya pengetahuan (kognitif) yang mempengaruhi kesadaran (afektif) dan kemudian membentuk suatu tindakan (practice, behavioral). Proses penyampaian pesan dari komunikator kepada komunikan terbagi 2 (dua) tahap yakni : a. Proses komunikasi secara primer. b. Proses komunikasi secara sekunder. Proses komunikasi secara primer adalah komunikasi dengan mempergunakan lambang sebagai media primer adalah bahasa, kial, isyarat dan warna. Sedangkan proses komunikasi secara sekunder adalah proses penyampaian pesan dengan Judul modul : Komunikasi Halaman : 22 dari 55

24 mempergunakan alat atau sarana sebagai media kedua setelah lambang sebagai media pertama. Yang termasuk media kedua dalam melancarkan komunikasi antara lain: telepon, telex, surat, surat kabar, majalah, radio, televisi, film dan lain sebagainya. Yang terpenting dalam penyampaian pesan, baik melalui proses komunikasi primer maupun proses komunikasi sekunder, ialah bagaimana caranya agar suatu pesan yang disampaikan seseorang kepada orang lain menimbulkan efek atau dampak tertentu pada komunikan atau orang yang menerima pesan. Dampak yang ditimbulkan pesan dapat diklasifikasikan sebagai : a. Dampak kognitif adalah dampak yang timbul pada komunikan hanya dia menjadi tahu dari apa yang disampaikan komunikator. Tujuan komunikator disini hanya berusaha mengubah pikiran diri dari komunikan. Tidak perlu mencapai apakah ia melakukan sesuatu atau tidak. b. Dampak afektif. Dampaknya lebih tinggi dari dampak kognitif. Tidak hanya sekedar tahu tetapi timbul rasa iba, sehingga terharu, gembira, marah dan sebagainya. c. Dampak behavioral. Dampak yang paling tinggi diantara ketiganya, karena tidak hanya sekedar tahu, timbul rasa iba, sedih, terharu, gembira, marah dan sebagainya, tetapi juga melakukan sesuatu tindakan. Dengan pengertian bahwa dampak behavioral adalah dampak yang timbul pada komunikan dalam bentuk perilaku, tindakan atau kegiatan Komunikasi verbal dan non-verbal a. Komunikasi verbal. Komunikasi verbal adalah komunikasi yang disampaikan seseorang kepada orang lain dengan mempergunakan tulisan atau lisan. Bentuk-bentuk komunikasi verbal banyak sekali contohnya, misalnya berbicara dengan teman seprofesi, menelepon pada relasi, membacakan puisi di depan kelas, mempresentasikan makalah dalam suatu acara seminar, membaca surat kabar, menonton televisi dan sebagainya. Dalam hal mempergunakan lambang bahasa melalui tulisan atau lisan diperlukan adanya kemampuan membaca dan mendengar apa yang akan disampaikan. Untuk menyampaikan pesan-pesan seseorang dapat mempergunakan tulisan dan ucapan (lisan). Sedangkan untuk menerima pesan-pesan seseorang dapat mempergunakan pendengaran dan bacaan. Dalam penyampaian pesan-pesan bisnis, pada umumnya orang senang mempergunakan bahasa lisan daripada tulisan. Dengan bahasa lisan atau berbicara dimana komunikator dapat berhubungan langsung dengan komunikan sehingga Judul modul : Komunikasi Halaman : 23 dari 55

25 dapat mengetahui efek atau tanggapan komunikan pada saat itu juga. Oleh karena itu sering dikatakan bahwa dengan mempergunakan bahasa lisan atau disebut juga sebagai komunikasi tatap muka, arus balik atau umpan balik (feed back) terjadi secara langsung, tidak tertunda. Penyampaian pesan bisnis dengan tulisan relatif jarang, tidak berarti tidak penting, sebab tidak semua orang dapat mengungkapkan idea atau gagasan secara baik dengan bahasa lisan. Mendengar dan membaca memerlukan pendekatan serupa, walaupun mendengar dan membaca suatu hal yang berbeda. Langkah yang perlu diperhatikan dalam menangani keduanya adalah: Pusatkan perhatian pada pokok pembicaraan yang sedang berlangsung dan catat hal-hal yang dianggap penting. Menafsirkan dan menilai informasi. Tentukan mana informasi yang dianggap pokok atau penting dan yang kurang penting sebagai pendukung. Mengadakan pendekatan dengan mencari ide pokok dan ide pendukung secara rinci. b. Komunikasi non-verbal. Komunikasi non-verbal adalah komunikasi yang tidak mempergunakan lambang bahasa, baik tulisan maupun lisan, tetapi mempergunakan isyarat. Komunikasi nonverbal dianggap sebagai komunikasi tertua. Menurut teori antropologi sebelum manusia menggunakan kata-kata, mereka telah menggunakan gerakan-gerakan tubuh sebagai bahasa isyarat sebagai alat berkomunikasi dengan orang lain. Walaupun komunikasi nonverbal dapat berdiri sendiri, namun dalam situasi tertentu orang sering menggabungkan antara komunikasi verbal dan nonverbal, untuk memperjelas dan mempertegas pesan yang akan disampaikan. Dengan demikian relevansi komunikasi non-verbal dapat membantu memperjelas pesan-pesan yang disampaikan pada khayalak pemakai Komunikasi internal dan eksternal Agar mampu menciptakan komunikasi antar manusia yang kondusif, maka komunikasi yang harus dikelola dalam suatu lembaga bisnis atau perusahaan adalah komunikasi internal dan eksternal. Judul modul : Komunikasi Halaman : 24 dari 55

26 a. Komunikasi internal. Komunikasi internal bertujuan untuk mempertahankan integrasi secara psikologi dan sosial. Pengakuan eksistensi manusia dalam lingkungannya akan menumbuhkan stabilitas dalam organisasi yang akan meningkatkan produktivitas. Cara yang sangat efisien adalah dengan banyak memperhatikan orang lain. Komunikasi internal menurut Lawrence D. Brennan, ialah pertukaran gagasan diantara pada administrator dan karyawan dalam suatu perusahaan yang menyebabkan terwujudnya perusahaan tersebut lengkap dengan strukturnya yang khas (organisasi), serta pertukaran gagasan secara horizontal dan vertikal di dalam perusahaan yang menyebabkan pekerjaan berlangsung (operasi dan manajemen). Organisasi dalam rangka kekaryaan mewujudkan adanya pembagian tugas yang diklasifikasikan dengan adanya pemimpin dan bawahan atau yang memimpin dan yang dipimpin. Dengan adanya klasifikasi ini, manajer tidak perlu berkomunikasi langsung pada seluruh karyawan, cukup dengan penanggung jawab masing-masing kelompok. Jumlah kelompok serta besarnya kelompok tergantung besar kecilnya organisasi. Komunikasi internal dapat dibedakan dalam dimensi komunikasi dan jenis komunikasi, yaitu : 1. Dimensi komunikasi internal, terdiri dari : i) Komunikasi vertikal. Komunikasi vertikal yaitu komunikasi yang dilakukan dari atas ke bawah dan sebaliknya dari bawah ke atas. Artinya komunikasi yang dilakukan dua arah secara timbal balik. Komunikasi vertikal yang dilaksanakan pimpinan secara terbuka dan saling mengisi mencerminkan sikap pemimpin yang demokratis yang mau mendengar aspirasi bawahannya. Komunikasi vertikal dapat dilakukan secara langsung antara pimpinan tertinggi dengan seluruh karyawan atau dapat juga dilakukan dengan melalui pejabat-pejabat dengan masing-masing bawahannya. ii) Komunikasi horisontal Komunikasi horizontal yaitu komunikasi yang dilakukan secara mendatar, antara pimpinan dengan pimpinan, antara anggota staf dengan anggota staf dan antara sesama karyawan. Komunikasi horizontal biasa bersifat tidak formal lain halnya dengan komunikasi vertikal bersifat formal. Biasanya komunikasi horizontal ini diwujudkan pada suasana santai dalam keadaan istirahat tidak dalam suasana kerja, atau juga saat rekreasi. Judul modul : Komunikasi Halaman : 25 dari 55

27 Selain komunikasi horisontal dan vertikal, juga dikenal adanya komunikasi diagonal atau komunikasi silang, yaitu komunikasi antara pimpinan bagian lain dengan pegawai lain. Contoh komunikasi diagonal terjadi antara pimpinan bagian kepegawainan dengan seorang supir dari bagian kendaraan yang berbeda strukturnya dengan bagian kepegawaian. Komunikasi seperti ini tidak bersifat formal. Namun komunikasi diagonal atau komunikasi silang dapat terlaksana secara formal. Misalnya apabila karyawan-karyawan bagian lain meminta diadakan pertemuan dengan bagian personalia karena kurang puasnya informasi yang diperoleh langsung dari atasannya berkaitan dengan perbaikan nasibnya. 2. Jenis komunikasi internal, terdiri dari : i) Komunikasi persona. Komunikasi persona atau antar persona adalah komunikasi yang dilakukan oleh dua orang yakni seorang komunikator dengan seorang komunikan. Komunikasi persona dapat dilakukan dengan 2 (dua) cara yaitu dengan cara : (a) Komunikasi tatap muka. Dikatakan komunikasi tatap muka karena antara komunikator dengan komunikan saling berhadapan atau saling bertatapan muka dan saling melihat. Komunikasi tatap muka sering kali disebut sebagai komunikasi langsung karena komunikator dapat langsung mengetahui efek atau umpan balik komunikasinya pada saat itu juga. Komunikasi tatap muka atau antar pesona dianggap paling efektif dalam hal upaya mengubah sikap, pendapat, atau perilaku seseorang, karena sifatnya yang dialogis (berupa percakapan). (b) Komunikasi persona bermedia. Komunikasi persona bermedia adalah komunikasi yang menggunakan alat sebagai saluran atau sarana untuk menyampaikan pesan, misalnya dengan telepon. Karena komunikasi ini mempergunakan alat, maka antara komunikator dengan komunikan tidak terjadi kontak pribadi. ii) Komunikasi kelompok Komunikasi kelompok adalah komunikasi dengan sejumlah komunikan. Komunikasi kelompok termasuk komunikasi tatap muka karena komunikator dengan komunikan saling berhadapan dan saling melihat. Komunikasi kelompok sama dengan komunikasi antar pesona karena dapat menimbulkan arus balik langsung. Komunikator dapat mengetahui tanggapan komunikan pada saat itu juga atau pada saat komunikasi sedang berlangsung. Judul modul : Komunikasi Halaman : 26 dari 55

28 Komunikasi kelompok diklasifikasikan menjadi komunikasi kelompok kecil dan komunikasi kelompok besar. Jumlah besar kecil tidak dihitung secara matematik melainkan ditentukan berdasarkan ciri dan sifat komunikan dalam hubungannya dengan proses komunikasi. Atau dengan kata lain ditentukan berdasarkan kesempatan komunikan dalam menyampaikan tanggapannya. (a) Komunikasi kelompok kecil Komunikasi kelompok kecil adalah komunikasi antara seorang manajer dengan sekelompok karyawan, yang memungkinkan terdapat kesempatan bagi salah seorang untuk memberikan tanggapan secara verbal. Dengan kata lain, dalam komunikasi kelompok kecil ini, dapat terjadi dialog atau tanya jawab dengan seorang karyawan atau komunikan. Contoh: ceramah, diskusi panel, simposium, forum, seminar. Walaupun komunikasi kelompok kecil ini bersifat tatap muka namun belum menandingi dengan komunikasi antar persona dalam upaya mengubah sikap, pendapat dan perilaku, karena pada saat itu tidak mungkin komunikator dapat mengetahui diri komunikan selengkap-lengkapnya. Bila dibandingkan dengan komunikasi kelompok besar, komunikasi kelompok kecil lebih bersifat rasional. Ketika menerima suatu pesan dari komunikator, komunikan menanggapinya dengan lebih banyak menggunakan pikiran daripada perasaan. Keuntungan dan kerugian komunikasi kelompok kecil adalah sebagai berikut : Keuntungan : 1) Terdapat kontak pribadi. 2) Umpan balik bersifat langsung. 3) Suasana lingkungan komunikasi dapat diketahui. Kerugian : 1) Frame of reference komunikan tidak diketahui secara individual. 2) Kondisi fisik dan mental komunikan tidak dipahami secara individual. Dalam melaksanakan komunikasi kelompok kecil, hendaknya diperhatikan hal-hal sebagai berikut : Adakanlah persiapan yang seksama sebelum berkomunikasi. Bangkitkan perhatian komunikan begitu komunikasi dimulai. Peliharalah kontak pribadi selama berkomunikasi. Judul modul : Komunikasi Halaman : 27 dari 55

29 Tunjukkan diri sebagai komunikator terpecaya. Bicaralah dengan tegas, jelas, dan meyakinkan. Kemukakan fakta dan opini dalam uraian yang sistematis dan logis. Hormatilah kritik yang disampaikan komunikan. Jangan bersifat super. Jangan mengkritik. Jangan ngotot. Jangan emosional. (b) Komunikasi kelompok besar b. Komunikasi eksternal Komunikasi kelompok besar adalah kelompok komunikan yang jumlahnya banyak dalam suatu situasi komunikasi. Dalam suasana komunikasi kelompok besar, kecil sekali kemungkinan komunikator untuk dapat berdialog dengan komunikan. Komunikasi semacam ini para komunikan menerima pesan yang disampaikan komunikator lebih bersifat emosional. Apalagi jika komunikannya heterogen, beragam dalam usia, pekerjaan, tingkat pendidikan, agama dan pengalaman yang berbeda. Dalam suasana yang beragam itu biasanya terjadi apa yang disebut Contagion Mentale, suatu wabah mental. Jika seorang bertepuk tangan, diikuti dengan yang lain sehingga seluruhnya bertepuk tangan. Untuk melancarkan komunikasi kelompok besar, agar dapat berhasil dengan baik juga harus memperhatikan hal-hal yang ada pada komunikasi kelompok kecil. Komunikasi eksternal merupakan cara komunikasi perusahaan untuk membangun kepercayaan para pemangku kepentingan (stakeholders) kepada organisasi dan mandatnya (humas) melalui kegiatan kehumasan (public relation). Kegiatan kehumasan adalah suatu kegiatan komunikasi yang berencana dan berkesinambungan untuk membina hubungan publik ke dalam dan ke luar organisasi/perusahaan, yang mampu mencegah dan mencari jalan keluar untuk mengatasi timbulnya masalah-masalah sehingga tercapai suatu pengertian bersama, demi tercapainya suatu citra positif organisasi/perusahaan. Diperlukan kegiatan yang berbeda-beda agar dapat mencapai target/segmentasi pasar. Judul modul : Komunikasi Halaman : 28 dari 55

30 4.1.4 Peralatan dan sarana komunikasi Media adalah berbagai sarana untuk menyalurkan informasi agar lebih mudah ditangkap sasaran. Berbagai pendapat dikemukakan mengenai media yang dapat digunakan dalam komunikasi: a. Media audio adalah media publisitas yang dapat ditangkap dengan indera telinga, atau tegasnya yang dapat didengar. Misalnya : Radio. Piringan hitam. Tape recorder. Telepon. Wawancara. Konferensi pers dan lain-lain. b. Media visual adalah media publisitas yang dipergunakan untuk mengadakan hubungan dengan publik, yang dapat ditangkap dengan indera mata. Dengan perkataan lain yang dapat dilihat. Meliputi : Pameran-pameran foto. Surat kabar. Slide. Bulletin. Pamphlet. Lambang. Bendera. Karikatur. Gambar skema perusahaan dan sebagainya. c. Media audio-visual adalah media yang menyiarkan berita yang dapat ditangkap baik dengan indera mata maupun indera telinga, yakni : Televisi. Film. Pertemuan-pertemuan : diskusi, diskusi panel, musyawarah dan seminar. Salah satu pertimbangan dalam pemilihan media dikaitkan dengan daya ingat manusia. Kemampuan manusia untuk mengingat adalah : 10 % dari apa yang dibaca, 20 % dari apa yang didengar, 30 % dari apa yang dilihat, 50 % dari apa yang didengar dan dilihat. Judul modul : Komunikasi Halaman : 29 dari 55

31 Kalau melihat pada lingkup komunikasi, maka media yang dapat digunakan pada umumnya adalah sama yakni : media umum dan media massa. Membahas masalah media dalam komunikasi, sebenarnya yang menjadi permasalahan ialah bagaimana memilih media yang tepat dalam kegiatan komunikasi, agar dengan seefisien mungkin mencapai hasil secara efektif sehingga tujuan dari kegiatan komunikasi yang dilakukan perusahaan dapat tercapai. Untuk itu harus ditentukan dahulu pesan apa yang hendak disampaikan, dan jumlah publik yang hendak dicapai. Misalnya saja untuk mencapai publik yang luas dapat mengggunakan misalnya surat kabar. Namun jika yang dituju adalah masyarakat sekitar perusahaan, maka dilakukan personal contact dan dapat diikuti dengan pertemuan-pertemuan lainnya Komunikasi penyelenggara SPAM Tujuan komunikasi internal perusahaan penyelenggara SPAM pada dasarnya menekankan agar SDM pada penyelenggara SPAM memiliki wawasan yang memadai terhadap bidang tersebut, dan membantu dirinya dalam membentuk watak yang mandiri, sehingga mampu menentukan sikap, mencapai alternatif solusi, memprediksi jauh ke depan, serta dapat menentukan strategi yang tepat dalam langkah penyelenggaraan SPAM. Tujuan ini dapat dibedakan berdasarkan sasaran yang ingin dicapai: Untuk mempersiapkan calon komunikator. Disajikan kajian teoritis, kognisi, dengan memberikan pengertian tentang komunikasi dan bisnis, untuk meningkatkan kompetensi sebagai komunikator dan meningkatkan kemampuan dalam komunikasi dan bisnis. Untuk mempersiapkan calon praktisi. Disajikan kajian praktik, psikomotorik, untuk meningkatkan bisnis dan komunikasi, meningkatkan kompetensi sebagai pekerja, serta memberikan ketrampilan mekanis/teknis dalam bidang PDAM. Bisnis PDAM secara eksternal dalam pandangan komunikasi maksudnya adalah melalui kegiatan informasi-komunikasi kepada konsumen untuk mendistribusikan produk diantaranya melalui promosi, efek komunikasi dan media. Dipercaya bahwa komunikasi merupakan suatu kekuatan yang secara sadar dapat digunakan untuk mempengaruhi dan mengubah perilaku masyarakat terhadap PDAM, terutama dalam menerima gagasan serta teknologi baru dalam perkembangan PDAM. Salah satu tugas komunikasi dalam PDAM adalah bagaimana mengkondisikan jaringan sosial agar kondusif terhadap masalah-masalah pembangunan dan perkembangan PDAM. Judul modul : Komunikasi Halaman : 30 dari 55