BAB I PENDAHULUAN. komunikasi yang digunakan maka akan semakin mempercepat proses. penyampaian informasi. Seiring dengan berkembangnya

Transkripsi

1 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah Perkembangan dunia usaha sangat erat kaitannya dengan pelaksanaan sistem informasi dan komunikasi yang handal. Semakin tinggi teknologi komunikasi yang digunakan maka akan semakin mempercepat proses penyampaian informasi. Seiring dengan berkembangnya zaman, teknologi komunikasi berkembang begitu pesat dengan banyak bermunculannya berbagai alat telekomunikasi yang canggih, seperti; telepon, telepon seluler (HP), televisi, radio, telegram, faksimile, , facebook dan lain sebagainya. Pada umumnya, perusahaan-perusahaan pun sudah banyak menggunakan alat komunikasi yang canggih dan modern dalam penyampaian informasi, namun masih ada komunikasi tertulis yang tidak dapat dilupakan keberadaannya, bahkan masih tetap kokoh terpakai seolah tak bisa tergantikan oleh berbagai peralatan komunikasi yang canggih dan modern tersebut. Komunikasi tertulis tersebut adalah surat. Surat merupakan alat komunikasi tulisan yang sampai sekarang masih efektif diterapkan demi kelancaran operasi suatu perusahaan. Surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warta. (Barthos, 2003:36). Menurut Bratawidjaja (2001) mengatakan Surat merupakan alat komunikasi tertulis yang efektif, merangkum informasi secara lengkap, jelas dan dapat dipertanggungjawabkan serta sebagai dokumen penting yang sewaktu-waktu

2 dapat dijadikan sebagai alat bukti tertulis. Surat masih digunakan sampai sekarang karena surat memiliki kelebihan dibandingkan dengan sarana komunikasi lainya kelebihan tersebut karena surat lebih praktis, efektif dan ekonomis. Surat selain berfungsi sebagai alat komunikasi juga berfungsi sebagai pengingat, bahan bukti hitam diatas putih yang memiliki kekuatan hukum, sumber data, alat pengikat, jaminan, wakil, alat promosi. Dalam suatu lembaga baik swasta maupun pemerintah dalam melakukan kegiatan operasional perusahaannya tidak terlepas dari kegiatan surat-menyurat atau korespondensi, maka dari itu di dalam suatu perusahaan atau instansi, kegiatan surat-menyurat harus mendapatkan perhatian yang sungguh, karena isi dari surat pada perusahaan atau instansi akan menjadi sarana pencapaian tujuan dari perusahaan/instansi yang bersangkutan, maka dari itu perlu adanya pengelolaan surat. Menurut Djuhari (2004) mengingat begitu penting peranan surat maka sudah selayaknya suatu perusahaan mengadakan penanganan khusus terhadap surat menyurat sehingga surat akan membantu perusahaan dalam mencapai tujuan dan terlaksananya tugas pokok yang telah direncanakan. Setiap surat masuk yang diterima dan surat keluar yang dikirim oleh suatu organisasi pemerintah maupun swasta mempunyai nilai yang sangat penting, baik sebagai alat komunikasi, sebagai pusat ingatan, sebagai bukti otentik dan sekaligus dapat menunjukkan dinamika atau kegiatan hidup suatu kantor atau organisasi tersebut. Oleh karena itu pengelolaan atau penanganan surat masuk dan

3 keluar harus dilakukan setepat-tepatnya sehingga selalu dapat diikuti proses perkembangannya. Pembuatan surat harus dilakukan dengan hati-hati agar citra yang baik dari organisasi dapat tercermin lewat surat tersebut. Dalam hal ini peranan pembuat surat dan para penata administrasi kantor sangat penting dalam melaksanakan hubungan komunikasi. Sistem penanganan surat masuk dan surat keluar mencakup pekerjaan kantor yang dilakukan oleh seorang petugas dengan menggunakan sistem untuk membantu pencapaian informasi melalui surat tersebut. Kegiatan pengelolaan surat-menyurat ini termasuk suatu kegiatan penting yang dikerjakan bagian khusus yaitu unit atau seksi ekpedisi pengurusan surat masuk. Pengelolaan surat masuk sangat penting terhadap pekerjaan kantor karena itu diperlukan suatu ketelitian serta melalui beberapa tahap yakni mulai dari penerimaan surat, pembukuan surat, pencatatan surat, penyortiran surat dan akhirnya pendistribusian surat. Begitu juga dengan surat keluar sama pentingnya bagi perusahaan karena surat keluar merupakan data dan informasi mengenai perusahaan yang dapat memberikan reputasi yang baik terhadap perusahaan. Pengelolaan surat keluar meliputi beberapa tahap yakni mulai dari penyiapan konsep surat, persetujuan konsep surat, registrasi dan pemberian nomor, pengetikan surat, penandatanganan surat, pencatatan surat keluar dan akhirnya pengiriman surat.

4 Berdasarkan uraian di atas, maka penulis memilih judul mengenai Pengelolaan Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU agar diperoleh pemahaman yang lebih mendalam tentang pengelolaan surat-menyurat yang mempunyai peranan penting dalam perusahaan. B. Perumusan Masalah Didalam Tugas Akhir ini penulis akan mencoba untuk membahas permasalahan mengenai Bagaimana pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada bagian kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU?

5 C. Tujuan dan Manfaat Penelitian 1. Tujuan Penelitian Tujuan Penelitian dalam penulisan tugas akhir ini adalah untuk mengetahui bagaimana pengelolaan surat masuk dan surat keluar yang dilaksanakan pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU. 2. Manfaat Penelitian Manfaat penelitian yang diharapkan antara lain: a. Memberikan berbagai masukan atau informasi yang berguna demi terciptanya pengelolaan surat masuk dan surat keluar yang efektif dan efisien. b. Sebagai bahan referensi bagi para peneliti lainnya. c. Menambah pengetahuan dan pengalaman penulis tentang pengelolaan surat masuk dan surat keluar sehingga penulis dapat membandingkan antara praktek dengan teori yang didapatkan selama mengikuti perkuliahan.

6 D. Jadwal Kegiatan Dalam pembuatan Tugas Akhir ini, penulis membuat jadwal kegiatan, gunanya agar waktu yang diperlukan dapat dibagi-bagi dengan teratur, supaya penulisan Tugas Akhir ini dapat diselesaikan tepat pada waktunya. Adapun jadwal kegiatan dapat dilihat pada Tabel 1.1 sebagai berikut: Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan No Kegiatan Ke-1 Ke-2 Ke-3 Ke-4 1 Persiapan 2 Pengumpulan Data 3 Analisis dan Pembahasan 4 Pengetikan

7 E. Sistematika Penulisan Berikut merupakan rincian sistematika penulisan pada penulisan tugas akhir ini antara lain: BAB I : PENDAHULUAN Pada bab ini akan menjelaskan latar belakang masalah, perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian serta memaparkan jadwal kegiatan dan sistematika penulisan. BAB II : PROFIL PERUSAHAAN Pada bab ini diuraikan mengenai sejarah ringkas perusahaan, struktur organisasi, job description, jenis usaha/kegiatan, kinerja usaha terkini, rencana kegiatan perusahaan. BAB III : PEMBAHASAN Membahas tentang penelitian yang dilakukan penulis pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU yang berkaitan dengan fungsi surat, bentuk-bentuk surat dan pengelolaan surat masuk, pengelolaan surat keluar dan pengelolaan arsip. BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN Menjelaskan kesimpulan menyeluruh sesuai dengan topik penelitian dan kemudian menguraikan saran yang relevan dengan kesimpulan.