A. Latar Belakang Masalah

Transkripsi

1 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah Perkembangan ilmu dan teknologi yang begitu pesat saat ini sangat berpengaruh terhadap profesionalisme baik disektor pemerintahan ataupun swasta. Hal ini dapat dilihat dari peningkatan profesionalisme yang dibutuhkan di dalam administrasi di perkantoran, perbankan, industri, pabrik, dan lain-lain. Secara umum profesionalisme berasal dari kata profesional yang mempunyai makna yaitu berhubungan dengan profesi dan memerlukan kepandaian khusus untuk menjalankannya, (KBBI, 1994). Sedangkan profesionalisme adalah tingkah laku, keahlian atau kualitas dan seseorang yang professional (Longman, 1987). Oleh karena itu dalam mengelola suatu manajemen diperlukan sikap yang profesionalisme dalam sistem penyimpanan, pengamanan, dan pemeliharaan suatu arsip untuk memperoleh informasi yang teliti, tepat dan cepat. Dewasa ini informasi semakin berkembang pesat dan untuk mendapatkan informasi yang teliti, tepat dan cepat khususnya yang berbentuk surat-menyurat diperlukan suatu sistem pengarsipan. Arsip adalah kumpulan dari pada surat-menyurat yang terjadi oleh karena pekerjaan aksi, transaksi, tindak-tanduk dokumenter, yang disimpan sehingga pada tiap-tiap saat dibutuhkan dapat dipersiapkan untuk pelaksanaan tindakan-tindakan selanjutnya (Gie, 2000 : 216). Arsip diperlukan di perkantoran untuk membantu pelayanan langganan atau keperluan informasi intern, pengambilan keputusan oleh pimpinan. Untuk itu arsip mempengaruhi seluruh kegiatan dan proses yang berhubungan dengan pengelolaan disegala bidang yang terdapat dalam perusahaan. Mengingat betapa pentingnya arsip bagi suatu perusahaan dan merupakan urat nadi bagi seluruh kegiatan dalam perusahaan, sehingga diperlukan sistem pengelolaan yang baik dan benar.

2 Sistem pengelolaan arsip dikatakan baik apabila pada waktu arsip diperlukan dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat. Setiap pekerjaan atau kegiatan yang berhubungan dengan pengurusan arsip disebut manajemen kearsipan. Manajemen kearsipan adalah pekerjaan pengurusan arsip yang meliputi pencatatan, pengendalian, penataan, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan dan pemusnahan. Jadi setiap perusahaan mutlak melakukan manajemen kearsipan karena peranan kearsipan sangatlah potensial dan tidak mungkin dapat dihapus dalam menunjang kelancaran kegiatan administrasi di segala bidang kearsipan. Pekerjaan tersebut meliputi suatu siklus kehidupan warkat (arsip) sejak diciptakan hingga dimusnahkan (Amsyah, 2003: 4). Setiap saat penilaian terhadap keberhasilan sistem pengelolaan arsip dapat dilakukan, dengan keberhasilan sistem pengelolaan arsip disini dimaksudkan bahwa sistem pengelolaan tidak mengalami hambatan, pemilihan sistem yang diterapkan sesuai dengan kebutuhan serta kecepatan memperoleh informasi dan sumber data arsip terjamin. Sistem kearsipan hendaknya memberi pelayanan kepada para pegawai, tidak sebaliknya pegawai yang melayani sistem kearsipan. Sistem pengelolaan arsip yang dipilih dalam suatu perusahaan harus memberikan kemudahan disetiap aktivitas perusahaan secara efektif dan efisien. Artinya kearsipan harus mampu menjadikan pekerjaan dalam suatu perusahaan menjadi lebih mudah dan cepat dalam pelaksanaannya. Pemakaian sistem pengelolaan arsip yang dipilih merupakan usaha penyediaan informasi pada waktu yang tepat untuk diperlukan. dan dipergunakan sebagai dasar untuk mempercepat penyelesaian masalah yang terjadi kini dan masa yang akan datang dalam suatu perusahaan sebagai pusat pengelolaan data. Proses kearsipan senantiasa bertambah kompleks seiring dengan pertambahan volume aktivitas dalam suatu perusahaan yang terwujud dengan adanya laju arsip yang semakin bertambah. Pertambahan laju arsip tersebut mengakibatkan arsip lama terdesak oleh arsip baru. Dengan demikian pelaksanaan sistem pengelolaan arsip hendaknya memperhitungkan kemungkinan laju pertambahan volume arsip, agar arsip mampu menghimpun informasi yang siap

3 untuk dipergunakan baik untuk aktivitas sendiri secara intern atau untuk pemberian jasa pelayanan diluar perusahaan. Demikian juga di Ruang Kepala Tata Usaha Fakultas Ekonomi tidak terlepas dari kegiatan kearsipan yang harus diolah dan disimpan dengan baik. Oleh sebab itu perlu diterapkan suatu sistem kearsipan yang baik dan benar. Masalah yang sering dihadapi berkaitan dengan sistem kearsipan yakni proses pendistribusian yang salah, penyimpanan arsip yang tidak teratur, pengamanan yang kurang baik, dan pemeliharaan yang tidak sesuai prosedur. Pentingnya sistem kearsipan yang baik perlu diketahui untuk diterapkan di Ruang Kepala Tata Usaha Fakultas Ekonomi melalui penulisan laporan Tugas Akhir yang berjudul SISTEM PENYIMPANAN, PENGAMANAN, DAN PEMELIHARAAN ARSIP DI RUANG KEPALA TATA USAHA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA. B. Perumusan Masalah Berdasarkan latar belakang yang diuraikan diatas maka perumusan masalah yang menjadi dasar dalam penyusunan laporan tugas akhir yaitu : Bagaimanakah Sistem Penyimpanan, Pengamanan, dan Pemeliharaan Arsip yang diterapkan di Ruang Kepala Tata Usaha Fakultas Ekonomi. C. Tujuan Penelitian Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana sistem penyimpanan, pengamanan, dan pemeliharaan arsip yang diterapkan di Ruang Kepala Tata Usaha Fakultas Ekonomi.

4 D. Manfaat Penelitian Adapun manfaat dari penelitian ini adalah : 1. Bagi Fakultas Ekonomi Sebagai bahan masukan untuk melakukan perbaikan ataupun peningkatan sistem kearsipan sehingga dapat memperlancar pekerjaan kantor. 2. Bagi Penulis Memperdalam pengetahuan tentang sistem penyimpanan, pengamanan, dan pemeliharaan arsip yang diterapkan di Ruang Kepala Tata Usaha Fakultas Ekonomi. E. Jadwal Kegiatan Penelitian ini dilakukan di Fakultas Ekonomi Jl. TM. Hanafiah Kampus USU Medan. Untuk lebih jelasnya jadwal kegiatan ini dapat dilihat pada Tabel 1.1. Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan No Kegiatan Minggu I Minggu II Minggu III Minggu IV 1. Persiapan 2. Pengumpulan Data

5 3. Penulisan Laporan Sumber penulis (2011) Dalam kegiatan pengumpulan data ini, dilakukan riset selama dua minggu dimulai tanggal 05 April 2011 sampai dengan 16 April 2011 di Ruang Kepala Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. F. Sistematika Penulisan Adapun sistematika yang disajikan dalam penulisan Tugas Akhir ini adalah: BAB I : Pendahuluan Dalam bab ini diuraikan tentang latar belakang, perumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, dan jadwal kegiatan. Bab II : Profil Fakultas Ekonomi Bab ini menguraikan tentang sejarah ringkas Fakultas Ekonomi, jaringan usaha Fakultas Ekonomi, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan kedepan dari Fakultas Ekonomi. Bab III : Pembahasan Bab ini menguraikan tentang pengertian dari arsip dan kearsipan, fungsi arsip, peranan dan tujuan kearsipan, jenis-jenis arsip, alat-alat yang digunakan untuk menyimpan arsip, sistem penyimpanan,

6 pengamanan, dan pemeliharaan arsip di Ruang Kepala Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Bab IV : Kesimpulan dan Saran Bab ini berisikan kesimpulan dan saran tentang Sistem Kearsipan di Ruang Kepala Tata Usaha Fakultas Ekonomi.