BAB I PENDAHULUAN. bidang informasi dan komunikasi yang sangat pesat membawa pengaruh terhadap

Transkripsi

1 BAB I PENDAHULUAN A.Latar Belakang Masalah Di era globalisasi seperti saat ini, perkembangan ilmu dan teknologi dalam bidang informasi dan komunikasi yang sangat pesat membawa pengaruh terhadap seluruh kegiatan yang dilakukan oleh organisasi. Semakin tinggi teknologi komunikasi yang digunakan akan semakin mempercepat proses penyampaian informasi. Proses pertukaran informasi yang cepat dapat membantu kelancaran kegiatan administrasi didalam suatu organisasi baik swasta maupun pemerintah, khususnya kegiatan administrasi yang berkaitan dengan aktivitas korespondensi. Kegiatan komunikasi dapat dilakukan dengan berbagai cara baik secara lisan maupun tulisan. Salah satu komunikasi yang dilakukan dengan tulisan yaitu melalui surat. Surat adalah suatu alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan berita. Surat menyurat merupakan sarana komunikasi utama dan amat penting dalam setiap kegiatan organisasi. Surat tidak dapat digantikan seratus persen sebagai alat komunikasi didalam suatu organisasi karena sampai saat ini surat masih dipandang sebagai alat komunikasi tertulis yang efektif dan efisien. Di masa sekarang ini sudah banyak kita temukan alat-alat komunikasi canggih seperti telepon, handphone, telex, radio, televisi, faximile bahkan jaringan

2 informasi global seperti penggunaan internet. Dengan menggunakan surat, informasi yang akan disampaikan kepada seseorang/organisasi sesuai dengan sumber aslinya, sehingga informasi didalam surat sifatnya jelas, akurat dan sewaktu- waktu dapat menjadi alat bukti tertulis jika diperlukan. Perkembangan surat menyurat dewasa ini sangat pesat sekali terutama dalam penanganan surat masuk dan surat keluar. Hal ini terjadi karena semakin disadari pentingnya surat masuk dan surat keluar pada kegiatan yang dilakukan baik pada kantor instansi pemerintah maupun swasta. Kegiatan tidak akan berjalan dan berkembang dengan baik tanpa mengadakan hubungan atau komunikasi antara sesama atau dengan pihak lain. Mengingat begitu penting peranan surat maka sudah selayaknya dilakukan penanganan khusus terhadap surat menyurat sehingga surat akan mempercepat dalam pencapaian tujuan dan terlaksananya tugas pokok yang telah direncanakan. Karena surat dianggap sebagai suatu sumber yang harus dimiliki organisasi maupun perusahaan. Untuk itu diperlukan seorang sekretaris kantor yang dapat menangani suratsurat masuk maupun surat keluar. Sekretaris harus mahir,teliti, dan cekatan dalam menangani surat. Penyimpanan surat harus menggunakan sistem yang benar agar suatu saat bila diperlukan dapat dicari dengan mudah. Salah satu kegiatan sekretaris yang penting adalah penanganan surat masuk dan surat keluar. Adapun tujuan dari diadakannya penanganan surat masuk dan surat keluar adalah: 1. Agar surat dapat disimpan dan diketemukan kembali dengan cepat dan tepat.

3 2.Menunjang terlaksananya penyusutan surat yang berdaya guna dan berhasil guna. Prosedur penanganan surat masuk dan keluar yang baik tidak hanya dibutuhkan pada perusahaan dagang saja. Fakultas Ekonomi sebagai salah satu organisasi juga harus mampu menangani surat masuk dan surat keluarnya dengan baik. Kegiatan surat menyurat pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dilakukan pada masing masing unit kerja,. Salah satunya pada bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi. Pada bagian Sekretariat Dekan penulis melihat dan mengamati secara langsung penanganan surat masuk dan surat keluar. Bedasarkan uraian ini, penulis ingin mengkaji lebih dalam mengenai penanganan surat masuk dan surat keluar pada bagain Sekretariat Dekan FE USU. Oleh sebab itu penulis memilih judul Sistem Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar Pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

4 B. Perumusan Masalah Untuk mempermudah pembahasan agar tidak menyimpang dari materi, maka dalam hal ini penulis memberi batasan terhadap masalah yang akan diuraikan yaitu: Bagaimana Sistem Penanganan Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada Bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi C. Tujuan Penelitian Tujuan penulis dalam penulisan tugas akhir ini adalah untuk mengetahui sistem penanganan surat masuk dan surat keluar pada bagian Sekretariat Dekan. D. Manfaat Penelitian Manfaat dilakukannya penelitian ini adalah : 1. Sebagai bahan masukan atau informasi yang berguna bagi bagian Sekretariat Dekan dalam melaksanakan penanganan surat masuk dan surat keluar. 2. Untuk menambah pengetahuan serta wawasan penulis khususnya mengenai hal-hal yang berhubungan dengan penanganan surat masuk dan surat keluar dan sebagai bahan perbandingan antara teori yang telah diberikan pada masa

5 kuliah dengan kenyataan serta untuk menerapkan teori-toeri yang didapat selama masa perkuliahan. 3. Sebagai bahan masukan bagi peneliti lain untuk penyempurnaan penelitian di masa yang akan datang. E. Jadwal Penelitian Dalam Penulisan Tugas Akhir, jadwal kegiatan dapat dilihat pada Tabel 1.1. Untuk pengumpulan data dan penyusunan laporan tugas akhir ini, penelitian dilakukan di Fakultas Ekonomi Jl. T.M. Hanafiah Kampus USU Medan. Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan NO KEGIATAN MINGGU KE Persiapan 2. Pengumpulan Data 3. Penulisan Laporan

6 F. Sistematika Penulisan Tugas akhir ini di bagi atas 4 (empat) bab dan tiap bab dibagi atas beberapa sub bab antara lain : BAB I : PENDAHULUAN Bab ini berisikan Latar Belakang Masalah, Perumusan Permasalahan, Tujuan Penelitian, Manfaat Penelitian, Jadwal Survei dan Sistematika Penulisan. BAB II : PROFIL PERUSAHAAN Bab ini berisikan Sejarah Perusahaan, Struktur Organisasi, Uraian Tugas, Kegiatan Usaha, Kinerja Usaha terkini, dan Rencana Kegiatan. BAB III : PEMBAHASAN Bab ini berisikan pembahasan tentang penelitian yang dilakukan penulis pada bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkaitan dengan penanganan surat masuk dan surat keluar. BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN Bab ini berisikan Kesimpulan berdasarkan pembahasan dan hasil penelitian yang dilakukan di bagian Sekretarit Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumater Utara dan beberapa saran yang bermanfaat dikemudian hari.