PROSES HANDLING IMPOR DENGAN LCL PADA PT.INDOTRANS ARMADA BUANA DI. Tugas Akhir. Diajukan Untuk Memenuhi Tugas-Tugas Dan Memenuhi Persyaratan

Transkripsi

1 PROSES HANDLING IMPOR DENGAN LCL PADA PT.INDOTRANS ARMADA BUANA DI SEMARANG Tugas Akhir Diajukan Untuk Memenuhi Tugas-Tugas Dan Memenuhi Persyaratan Guna Mencapai Gelar Ahli Madya Pada Program Studi Diploma III Manajemen Perdagangan Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas MaretSurakarta Oleh : DORI RAHMAN NIM :F FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2012 i

2 ii

3 iii

4 MOTTO Ada dua cara menjalani kehidupan ini. Satu, menjalani hidup serasa tidak ada keajaiban dalam hidup ini.yang kedua, adalah menjalani hidup seolah-olah segala sesuatunya adalah keajaiban, mukjizat di mana-mana. ~ A lbert Einstein ~ Kebanggaan kita yang terbesar adalah bukan tidak pernah gagal, tetapi bangkit kembali setiap kali kita jatuh. ~ Confusius~ Banyak kegagalan dalam hidup ini dikarenakan orang-orang tidak menyadari betapa dekatnya mereka dengan keberhasilan saat mereka menyerah. ~ Thomas Alva Edison~ iv

5 PERSEMBAHAN 1. (Alm) Ayah dan ibu tercinta, terima kasih atas doa dan dukungan yang telah diberikan. 2. Kakak dan Adiku serta keluarga besarku yang telah memberi dukungan. 3. Semua teman-temanku Bisnis Internasional UNS angkatan Orang yang selalu ada di dalam hatiku, yang selalu memberikan dukungan serta semangat. 5. Almamaterku. v

6 KATA PENGANTAR Dengan memanjatkan segala puji syukur atas kehadirat Allah SWT atas segala karunia dan hidayah-nya yang telah memberikan rahmat dan petunjuk- Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan Laporan Magang dengan judul PROSES HANDLING IMPOR DENGAN LCL PADA PT.INDOTRANS ARMADA BUANA DI SEMARANG. Laporan ini disusun guna memenuhi sebagian persyaratan dalam pembuatan tugas akhir yang wajib dilaksanakan oleh setiap mahasiswa DIII dan guna memenuhi syarat untuk memperoleh gelar Ahli Madya(A.Md) bidang Manajemen Perdagangan. Pada kesempatan kali ini penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih kepada: 1. Arif Rahman Hakim, SE selaku dosen pembimbing yang telah memberikan pengarahan, saran, ilmu, dan dukungannya, hingga tersusunnya laporan magang ini. 2. Ketua Program StudiManajemen Perdaganganyang telah banyak membantu selama studi di Fakultas Ekonomi. 3. Seluruh Dosen Pengajar dan Pengelola Program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret Surakarta yang telah memberikan ilmu yang bermanfaat dan memberikan bantuan selama penulis mengikuti perkuliahan. vi

7 4. Bapak H Abdul Jalil selaku pimpinan PT. Indotrans Armada Buana di Semarang yang telah memberikan izin kepada penulis untuk praktek magang kerja selama dua bulan serta memberikan pengarahan, saran, dan ilmunya kepada penulis. 5. Mas yono, Mbak Rully, dan Mas Allan selaku staf PT. Indotrans Armada Buana di Semarang, yang telah memberikan pengarahan, saran, dan ilmunya kepada penulis. Penulis sangat menyadari bahwa dalam penulisan laporan magang ini masih jauh dari sempurna, oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran dari semua pihak agar dapat menyempurnakan laporan magang ini. Surakarta, 3 Juli 2012 Penulis vii

8 DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL...i ABSTRAKSI...ii HALAMAN PERSETUJUAN...iii HALAMAN PENGESAHAN...vi MOTTO...v HALAMAN PERSEMBAHAN...vi KATA PENGANTAR...vii DAFTAR ISI... ix DAFTAR TABEL...xi DAFTAR GAMBAR...xii DAFTAR LAMPIRAN... xiii BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang...1 B. Perumusan Masalah...2 C. Tujuan Penelitian...3 D. Manfaat Penelitian...3 E. Metode Penelitian...4 BAB II LANDASAN TEORI A. Definisi Impor...6 B. Kategori Importir...6 C. Pengertian Freight Forwarder...9 D.Status Barang Impor...16 E. Dokumen Impor...19 viii

9 BAB III PEMBAHASAN A. Gambaran Umum Perusahaan...28 B. Laporan Magang Kerja...36 C. Pembahasan Proses Handling Impor LCL Pada PT. Indotrans Armada Buana Biaya Yang Timbul Dari Kegiatan Impor LCL Pada PT. Indotrans Armada Buana Kendala Yang Dihadapi PT. Indotrans Armada Buana Pada Saat Handling Impor LCL...46 BAB IV PENUTUP A. Kesimpulan...48 B. Saran...49 DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN ix

10 DAFTAR TABEL 3.1 Tabel Jam Kerja pada PT. Indotrans Armada Buana Tabel Laporan Magang Kerja...36 x

11 DAFTAR GAMBAR 3.1 Gambar Struktur Organisasi PT. Indotrans Armada Buana Gambar Prosedur Handling impor LCL PT. Indotrans Armada Buana...40 xi

12 LAMPIRAN 1. Surat Keterangan Magang 2. Master Bill of Lading 3.House Bill of Lading 4. Notice Of Arrival ( proforma) 5. Notice Of Arrival 6. Letter Of Invoice / Debit Note xii

13 PROSES HANDLING IMPOR DENGAN LCL PADA PT.INDOTRANS ARMADA BUANA DI SEMARANG Tugas Akhir Diajukan Untuk Memenuhi Tugas-Tugas Dan Memenuhi Persyaratan Guna Mencapai Gelar Ahli Madya Pada Program Studi Diploma III Manajemen Perdagangan Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas MaretSurakarta Oleh : DORI RAHMAN NIM :F FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2012

14 ABSTRACT PROCESS FOR HANDLING IMPORT WITH LCL AT PT.INDOTRANS ARMADA BUANA SEMARANG DORI RAHMAN F This study aims to get an overview and better understanding of the process of handling LCL import by the PT. Fleet Indotrans Buana in the process of import through the Freight Forwarder. The method used is descriptive analytical namely by discussing some issues, and summarizes the information contained in the research and presenting it in a form which is used desirable. The data used are the primary data and secondary data. Primary data was collected by observing the object of research and directly interviews at the object of research, while the secondary data obtained from books and resources related to import activities. The results can be concluded that in the process of handling imports carried out by PT. Armada Indotrans Armada Buana there are many activities undertaken by the company, start of transmission of documents from agencies outside the country until the release of goods from the customs area of Indonesia. In these activities a lot of parties involved in the process of handling the import is done. Advice can be given is in the process of handling imports should PT. Indotrans Armada Buana may engage in the consolidation of goods whose status is LCL (Less Container Load) itself without help of a third party other than the PT. Armada Indotrans Armada Buana also be open to costumer about the charges. Keywords: Freght forwarder, handling, LCL (Less Container Load) and Charges.

15 ABSTRAKSI PROSES HANDLING IMPOR DENGAN LCL PADA PT.INDOTRANS ARMADA BUANA SEMARANG DORI RAHMAN F Penelitian ini bertujuan untuk mendapatkan gambaran dan pemahaman yang lebih mendalam mengenai proses Handling impor dengan LCL pada PT. Indotrans Armada Buana dalam proses kegiatan impor melalui Freight Forwarder. Metode penelitian yang digunakan adalah deskriptif analitik yaitu dengan mendiskusikan sejumlah persoalan, serta merangkum informasi yang terdapat dalam penelitian tersebut dan menyajikannya dalam bentuk yang diinginkan.data yang digunakan adalah data primer dan data sekunder. Data primer dikumpulkan dengan cara mengamati obyek penelitian dan wawancara langsung di obyek penelitian, sedangkan data sekunder diperoleh dari buku maupun sumber lainnya yang berkaitan dengan kegiatan impor. Hasil penelitian dapat disimpulkan bahwa dalam poses penanganan impor yang dilakukan oleh PT. Indotrans Armada Buana terdapat banyak sekali kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan, mulai dari pengiriman dokumen dari agen yang berada di luar negeri sampai dengan pengeluaran barang dari kawasan pabean Indonesia. Dalam kegiatan tersebut banyak pihak yang terlibat dalam proses penanganan impor yang dilakukan. Saran yang bisa diberikan adalah dalam proses Handling impor seharusnya PT. Indotrans Armada Buana dapat melakukan kegiatan konsolidasi barang yang statusnya LCL (Less Container Load) sendiri tanpa bantuan pihak ketigaselain itu PT. Indotrans Armada Buana juga harus terbuka kepada pengguna jasatentang charges yang harus dibayarkan dalam kegiatan impornya. Kata Kunci : Freght forwarder, handling, LCL (Less Container Load) Dan Charges.

16 1 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah Kegiatan ekspor impor didasari atas kondisi bahwa tidak ada suatu negara yang benar-benar mandiri karena satu sama lain saling membutuhkan dan saling mengisi. Setiap negara memiliki karakteristik yang berbeda baik sumber daya alam, iklim, geografis, struktur ekonomi dan struktur sosial. Perbedaan tersebut menyebabkan perbedaan komoditas yang dihasilkan, komposisi biaya yang diperlukan, kualitas dan kuantitas produk. Adanya interdependensi kebutuhan itulah yang menyebabkan adanya perdagangan internasional. Masing-masing negara memiliki keunggulan dan kekurangan. Komoditas yang dihasilkan suatu negara mungkin juga belum dapat dipakai langsung karena berupa bahan mentah yang memerlukan pengolahan lebih lanjut. Bahan mentah tersebut selanjutnya mungkin dibutuhkan negara lain sebagai bahan baku pabriknya. Kegiatan impor di Indonesia semakin marak di lakukan oleh para importir Indonesia dikarenakan banyaknya kerjasama antar kawasan yang mengarah pada system perdagangan internasional liberal, yang menyebabkan mudahnya barang yang akan di perjualbelikan di ranah internasional untuk masuk dan keluar dari Indonesia. Selain itu dengan adanya kerjasama antar kawasan akan mempermudah kegiatan impor, dan juga karena kerjasama tersebut dapat memperkecil tarif bea masuk produk impor ke dalam negeri.

17 2 Dalam kegiatan perdagangan internasional, untuk pemenuhan kebutuhan industri dalam negeri Indonesia sering kali melakukan kegiatan impor. Kegiatan impor itu akan membantu industri dalam negeri untuk dapat melakukan proses produksinya. Tidak hanya untuk industri Indonesia juga sering melakukan impor bahan pangan untuk memenuhi kebutuhan dalam negeri. Kegiatan impor ini dilakukan untuk memenuhi kebutuhan rakyat. Produk impor merupakan barang-barang yang tidak dapat dihasilkan Negara atau yang sudah dapat dihasilkan,tetapi tidak dapat mencukupi kebutuhan rakyat. Karena semakin banyaknya kegiatan impor yang di lakukan oleh Negara Indonesia penulis memandang perlu untuk menguraikan bagaimanakah kegiatan impor yang di lakukan tersebut. Oleh karena itu penulis akan membahas tentang PROSES HANDLING IMPOR DENGAN LCL PADA PT. INDOTRANS ARMADA BUANA. B. Perumusan Masalah Perumusan masalah dalam penelitian ini adalah sebagai berikut : 1. Bagaimanakah proses handling impor dengan LCL pada PT. Indotrans Armada Buana di Semarang. 2. Biaya apa saja yang timbul pada saat proses handling impor pada PT. Indotrans Armada Buana di Semarang. 3. Kendala apa saja yang timbul pada saat penanganan impor LCL pada PT. Indotrans Armada Buana di Semarang.

18 3 C. Tujuan Penelitian Di lihat dari latar belakang masalah dan perumusan masalah maka tujuan dari penelitian adalah sebagai berikut : 1. Untuk mengetahui proses handling kegiatan impor dengan LCL pada PT. Indotrans Armada Buana di Semarang. 2. Untuk mengetahui biaya apa saja yang timbul pada saat proses handling impor pada PT. Indotrans Armada Buana di Semarang. 3. Untuk mengetahui kendala yang timbul pada saat penanganan impor LCL pada PT. Indotrans Armada Buana di Semarang. D. Manfaat Penelitian 1. Bagi Akademik Bisa memberikan pengetahuan dan juga gambaran tentang proses handling impor serta sebagai referensi bacaan dan tambahan materi tentang kegiatan impor barang. 2. Bagi Perusahaan Hasil penelitian yang dilakukan di harapkan dapat memberi gambaran yang berguna bagi pengambilan keputusan untuk masalah terkait dengan proses handling impor sehingga dapat memajukan perusahaan untuk kedepannya.

19 4 E. Metode Penelitian Metode penelitian mengemukakan secara tertulis urutan kerja dari sebuah penelitian. Adapun metode penelitian memuat antara lain : 1. Ruang Lingkup Penelitian Metode yang di gunakan yaitu dengan mendiskusikan sejumlah persoalan dan melakukan observasi, serta merangkum informasi yang di peroleh dari penelitian tersebut dan menyajikanya dalam bentuk yang diinginkan. 2. Sumber data dan Alat Pengumpul Data a. Sumber data 1) Data Primer Data primer adalah data yang di peroleh langsung dalam penelitian dengan observasi langsung yang di adakan pada PT. Indotrans Armada Buana Semarang. 2) Data Sekunder Merupakan data pendukung yang di peroleh dengan membaca buku-buku litretur dan juga sumber-sumber referensi lainya yang berhubungan dengan penulisan Tugas Akhir ini. Misalnya, Buku-buku yang berhubungan dengan kegiatan impor, serta buku penunjang mata kuliah teori ekspor impor.

20 5 b. Alat Pengumpul Data 1) Observasi Dalam penelitian ini, penulis ikut terjun langsung dalam kegiatan yang dilakukan oleh PT. Indotrans Armada Buana. Yaitu dalam menangani kegiatan impor. 2) Wawancara Merupakan tekhnik pengumpulan data dengan cara melakukan dialog dan Tanya jawab dengan karyawan PT. Indotrans Armada Buana secara langsung yang ada kaitannya dengan proses handling impor pada perusahaan tersebut. 3) Studi Pustaka Merupakan tehnik pengumpulan data dengan cara mempelajari buku, catatan, arsip maupun dokumen-dokumen yang ada kaitanya dengan masalah yang diteliti. Misalnya dengan mecari referensi dari perpustakaan serta melalui media internet.

21 6 BAB II LANDASAN TEORI A. Definisi Impor Impor adalah memasukkan barang ke dalam daerah pabean (Indonesia). Barang yang dimasukkan ke dalam daerah pabean diperlakukan sebagai barang impor dan terang bea masuk (Pasal 1 (1) UU No.10/1995 jo. UU No. 17/2006) Menurut Bushindo tahun 2001 impor adalah kegiatan membeli barang dan jasa dari Negara lain, serta menurut kamus besar bahasa Indonesia pengertian impor adalah kegiatan memasukan suatu barang atau sebagiannya dari luar negeri. Sedangkan impor menurut UU kepabeanan adalah kegiatan memasukan barang ke dalam daerah pabean. Semua barang yang dimaksudkan adalah semua atau seluruh barang dalam bentuk dan jenis apa saja yang masuk ke dalam daerah pabean. Dari pengertian diatas jelas bahwa impor merupakan kegiatan memasukan barang ke dalam daerah pabean, yang dimana dalam kegiatan tersebut di atur oleh undang- undang. B. Kategori Importir : 1. Pengusaha Impor

22 7 Pengusaha impor, atau lazim disebut dengan Impor-Merchant adalah badan usaha yang diberi izin oleh pemerintah dalam bentuk TAPPI (Tanda Pengenal Pengakuan Importir) untuk mengimpor barang yang khusus disebut dalam izin tersebut, dan tidak berlaku untuk barang lain diluar yang disebut dalam TAPPI tersebut. 2. Approved Importer (Approved Traders) Yang dimaksud dengan Approved Importer atau lebih dikenal dengan istilah Approved Trader, sesungguhnya hanyalah pengusaha impor biasa yang secara khusus diistimewakan oleh pemerintah dan Departemen perdagangan untuk mengimpor komoditi tertentu untuk tujuan tertentu pula yang dipandang perlu oleh pemerintah. Approved importers ini misalnya importir cengkeh, importir bahan baku plastik, importir gandum dan lain-lain. 3. Importir terbatas Untuk memudahkan perusahan-perusahaan yang didirikan dalam rangka UU-PMA/PMDN maka pemerintah telah memberikan izin khusus pada perusahaan Penanaman Modal Asing (PMA) dan Penanaman Modal Dalam Negeri (PMDN) untuk mengimpor mesinmesin dan bahan baku yang diperlukannya sendiri (bukan untuk diperdagangkan) izin ini diberikan dalambentuk APIT (Angka Pengenal Importir Terbatas) yang dikeluarkan BKPM (Badan Koordinasi Penanaman Modal) atas nama Menteri Perdagangan.

23 8 4. Importir Umum Perusahaan impor yang khusus mengimpor aneka mata dagang dapat memperoleh kedudukan sebagai importir umum atau lazim disebut General Importir. Perusahaan yang biasanya memperoleh status sebagai importir umum ini kebanyakan hanyalah persero niaga atau perusahaan dagang Negara yang lazirn juga disebut sebagai Trading House atau Wisma Dagang yang mengimpor harang-barang mulai dari barang kelontong sampai instalasi lengkap suatu pabrik. e. Agent Importers Perusahaan Asing yang berminat memasarkan hasil produksinya di Indonesia seringkali mengangkat perusahaan setempat sebagai kantor perwakilan atau menunjuk suatu Agen Tunggal yang akan mengimpor hasil produknya ke Indonesia. Alat-alat besar dan kenderaan bermotor serta barang elektrik, elektronik dan komputer umumnya mempunyai Sole Agent Importers yang bertugas mengimpor mesin dan suku cadangnya dari negara asalnya. 5. Agent Importers Perusahaan Asing yang berminat memasarkan hasil produksinya di Indonesia seringkali mengangkat perusahaan setempat sebagai kantor perwakilan atau menunjuk suatu Agen Tunggal yang akan mengimpor hasil produknya ke Indonesia. Alat-alat besar dan kenderaan bermotor serta barang elektrik, elektronik dan komputer umumnya mempunyai

24 9 Sole Agent Importers yang bertugas mengimpor mesin dan suku cadangnya dari negara asalnya. C. Pengertian Freight Forwarding Freight forwarder adalah badan usaha yang bertujuan untuk memberikan jasa pelayanan atau pegurusan atas seluruh kegiatan yang di perlukan bagi terlaksananya pengiriman, pengangkutan dan penerimaan barang dengan menggunakan multimoda transport baik melalui darat, laut dan udara. Freight forwarder juga melaksanakan pengurusan prosedur dan formalitas dokumentasi yang di persyaratkan oleh adanya peraturanperaturan pemerintah Negara ekspor. Freight forwarder juga menyelesaikan biaya-biaya yang timbul sebagai akibat dari kegiatan-kegiatan transportasi, penanganan muatan di pelabuhan, pengurusan dokumentasi dan juga mancakup asuransi yang di butuhkan oleh pemilik barang. (Capt.R P suyono,2007) Freight forwarder bukan hanya diartikan sebagai arsitek didalam pengangkutan barang saja, tetapi dapat diperluas dengan beberapa peranan freight forwarder dalam usaha. untuk meningkatkan ekspor dan impor. beberapa kegiatan dari freight forwarderantara lain : 1. Freight forwarder harus bertanggung jawab atas kehilangan atau kerusakan, barang yang terjadi selama proses pengangkutan (karena kontrak yang dilakukan freight forwarder dengan

25 10 eksportir atau importir sebatas kontrak pengangkutan), biasanya dalam hal ini eksportir telah mengasuransikan komoditi ekspornya. 2. Freight forwarder harus memegang penuh tanggung jawab dan wewenang yang di berikan eksportir atas kontrak pengangkutan barang ekspor impor. 3. Freight forwarder bertindak sebagai wakil pemilik barang dalam kegiatan penanganan, fiatmuat barang, pengudangan atau pembongkaran barang. 4. Freight forwarder bertindak sebagai pengurus dokumen-dokumen yang di butuhkan dalam kegiatan ekspor dan impor. Penggabungan kesemua kegiatan tersebut diatas akan menimbulkan biaya yang rendah bila dilakukan secara keseluruhan bila dibandingkan pekerjaan tersebut dilakukan secara terpisah-pisah. Disamping itu pengepakan barang dan sistem transportasi yang tepat dalam kegiatan freight forwarder akan menjadi penentu dalam persaingan pasar bagi perusahaan--perusahaan suatu negara untuk mempertahankan pasar internasional. Peranan atau tanggung jawab freight forwarder sebagai pihak yang ditunjuk oleh pemilik barang dalam pengiriman barang antara lain : 1) Peranan freight forwarder sebagai pengambil keputusan.

26 11 Dalam pengelolaan barang impor yang dilakukan oleh freight forwarder maka akan terlihat peranannya sebagai pengambil keputusan dalam kontrak yang di sepakati antara lain: a. Freight forwarder mengeluarkan FIATA Bill Of Lading atau House Bill of Lading sendiri freight forwarder menerima tanggung jawab untuk angkutan barang tersebut sebagai pengangkut, freight forwarder dapat dianngap bertanggung jawab penuh terhadap barang sejak waktu penerimaan dan penyerahan barang kepada penerima barang. Freight forwarder juga bertanggung jawab atas sarana pengangkut yang di gunakanya. b. Freight forwarder adalah operator yang sesungguhnya dari sarana angkutan, misalnya operator angkutan darat atau gudang, maka dengan sendirinya freight forwarder akan menjadi principal untuk tahap masa pengangkutan, meskipun freight forwarder telah melakukan kontrak sebagai agen untuk bagian lain dan pergerakan barang. c. Freight forwarder sebagai pengirim barang dengan menggunakan jasa perusahaan pelayaran, maka freight forwarder maka freight forwarder bertindak sebagai prinspal dan melaksanakan tanggung jawab shipper dan consignee kepada pemilik kapal dalam hal ini pembayaran ongkos angkut, dan tanggung jawab terhadap kesalahan

27 12 pernyataan tentang sifat dan jumlah barang yang di kapalkan. 2) Peranan Freight forwarder sebagai perencana pengangkutan. Peranan Freight forwarder sebagai perencana pengelola angkutan serta mengatur segala sesuatu tentang kontrak pengangkutan dengan menunjuk pihak lain sebagai pelaksana dalam kegiatannya forwarding harus dapat : a. Merencanakan pelaksanaan keterpaduan tugas sebagai transporter dan customer broker. b. Menghimpun dan memberikan informasi kepada shipper dan consignee mengenai cara transportasi tersebut akan dailaksanakan. c. Sebagai petugas pengawas transportasi atau supervise maka freight forwarder harus dapat menganalisa serta mengambil langkah tepat jika terjadi kesalahan ataupu penyimpangan. 3) Peranan umum Freight Forwarder a. Hak,kewajiban dan tanggung jawab freight forwarder sesuai dengan kontrak yang di sepakati. Dalam hal ini Status hukum freight forwarder sangatlah beragam, tetapi yang sangat umum adalah yang mengambil standard trading conditions (Persyaratan Perdagangan Standar ) sebagai dasar dalam menetapkan hak dan kewajiban serta tanggung

28 13 jawab freight forwarder terhadap costumernya. Persyaratan itu di formulasikan sesuai dengan praktek dagang atau sistem hukum yang berlaku di Negara masing-masing. Banyak yang memakai fornulasi dari FIATA ( The Federation of internasional freight forwarder asosiation ) yang didirikan pada tahun Standar trading conditions digunakan oleh Republik Indonesia, Republik Federasi Jerman, dan Kerajaan Inggris. b. Hubungan freight forwarder dengan pihak ketiga dalam multimoda transport. Dalam dunia transportasi angkutan barang di kenal dengan istilah Multimodal Transport. Multimodal transport adalah transportasi yang melibatkan lebih dari satu jenis angkutan, apakah transportasi itu terjadi dalam satu Negara maupun lebih dari satu Negara,oleh sebab itu freight forwarder menggunakan piahk ketiga antara lain : 1. Pihak Pengangkut. a) Operator Angkutan darat b) Jasa Kereta api c) Pemilik kapal d) Angkutan udara 2. Non Pengangkut a) Terminal Petikemas

29 14 b) Perdagangan c) Container freight station (CFS) atau konsolidasi muatan d) Pemilik petikemas e) Organisasi yang kegiatanya penyelesaian dokumen ekspor-impor, transaksi valuta asing serta pengurusan dokumen. 3. Pihak Lain a) Bank b) Pihak asuransi c) Pelabuhan laut / pelabuhan udara d) Bea cukai c. Perananan Freight Forwarder sebagai konsolidator. Konsolidasi muatan (cargo consolidation ) atau juga disebut groupage adalah pengumpulan beberapa kiriman barang dari beberapa eksportir atau shipper di suatu tempat, yang dikemas dalam satu unit muatan, lalu muatan yang telah terkonsolidasi tersebut di kapalkan dan di tujukan kea gen konsolidator di tempat tujuan. Agen kemudian melakukan penyerahan barang kepada pihak consignee masing-masing. freight forwarder sebagai konsolidator pada umumnya menggunakan nama sendiri dalam menerbitkan House Bill of Lading. Keuntungan yang di

30 15 peroleh dari konsolidasi muatan ini tentunya lebih besar karena setiap eksportir maupun importir mempunyai dokumen untuk barangnya masing-masing. 4) Peranan Freight Forwarder sebagai Pengangkut. Banyak freight forwader bertindak sebagai operator dan bertanggung jawab atas kontrak pengangkutan barang ekspor maupun impor, dalam hal ini tanggung jawab freight forwarder hanya sebatas kontrak. Dalam hal kegiatan freight forwarder sebagai pengangkut atau operator pengangkut terdapat beberapa jenis : a) Vessel operating multimodal transport operator, biasanya merupakan layanan door to door -> di tebitkan FBL (fiata B/L) b) Non vessel operator (NVO) yaitu operator muatan yang mengurus pengangkutan lewat laut -> Diterbitkan House B/L (HBL) atau Ocean B/L kepada pengirim barang c) Non vessel operating common carrier (NVOCC), yang memiliki jadwal pelayaran tetap dan melayani konsolidasi muatan maupun multimodal transport-> menerbitkan HB/L dan FB/L. (PPEI, 2011) D. Status Barang Impor

31 16 1. Full Container Load (FCL) Muatan dari satu shipper yang di konsolidasikan oleh freight forwarder dalam peti kemas FCL dan di kapalkan ke Negara tujuan sebagai muatan petikemas FCL yang di tujukan kepada agen kosolidator. Oleh agen konsolidator petikemas tersebut statusnya tetap LCL dan kemudian muatan diserahkan kepada satu consignee. Status ini mempunyai cirri-ciri sebagai berikut : a. Petikemas berisi barang atau muatan dari satu shipper ke satu consignee. b. Petikemas diisi (Stuffing) oleh shipper atau dapat melalui perantara forwarder dan petikemas yang sudah diisi langsung diserahkan si container yard (CY) di pelabuha muat c. Di pelabuhan bongkar peti kemas di ambil oleh consignee di container yard (CY) dan di unstuffing oleh consignee d. Perusahaan pelayaran tidak bertanggung jawab atas kerusakan dan kehilangan barang yang ada dalam peti kemas. 2. Less Container Load (LCL) Istilah LCL dapat diartikan sebagai muatan yang dimasukan kedalam petikemas dan dibongkarnya kembali oleh cargo consolidation maupun EMKL dan mereka yang bertanggung jawab untuk fiatmuat isi dari petikemas.

32 17 Muatan dari beberapa shipper di konsolidasikan oleh freight forwarder dalam petikemas LCL dan di kapalkan ke Negara tujuan. Oleh agen konsolidator petikemas tersebut statusnya dijadika sebagai petikemas LCL kembali dan kemudian muatan di serahkan kepada masing-masing consignee. Status ini mempunyai ciri-ciri sebagai berikut : a. Petikemas berisi muatan atau barang dari beberapa shipper untuk beberapa consignee b. Muatan di terima dalam bentuk breakbulk dan di isi oleh perusahaan pelayaran di container freight station (CFS). c. Muatan di bongkar di pelabuhan bongkar dan di unstuffing di container freight station (CFS) oleh perusahaan pelayaran. Perusahaan pelayaran bertanggung jawab atas kerusakan dan kehilangan barang yang di angkut dalam petikemas. (Capt.R P suyono,2007) Prosedur Claim Apabila terjadi kerusakan pada barang impor yang berstatus LCL maka pemilik barang dapat mengajukan Claim dengan prosedur sebagai berikut : 1) Pemilik barang dapat mengajukan Claim barang kepada PT. Indotrans armada Buana selaku freight forwarder yang menangani barang impor.

33 18 2) PT. Indotrans armada Buana mengajukan surat Claim atas kerusakan barang yang terjadi pada saat pengiriman kepada agen freight forwarder yang berada di luar negeri. 3) Agen tersebut kemudian menghubungi perusahaan asuransi untuk membayar ganti rugi atas kerusakan barang. 1. FCL/FCL (Full Container Load/Full Container Load) Artinya muatan dalam 1 container dikirim oleh 1 Perusahaan Eksportir, untuk 1 Perusahaan Importir di Negara Tujuan. Ongkos angkutnya biasanya dihitung per container, meskipun container mungkin hanya diisi 10 MT. 2. FCL/LCL (Full Container Load/Less Container Load) Artinya muatan dalam 1 container dikirim oleh 1 Perusahaan Eksportir, untuk beberapa Perusahaan Importir di Negara Tujuan yang sama. Ongkos angkutnya biasanya dihitung per Container, meskipun container mungkin hanya diisi 10 MT. 3. LCL/LCL (Less Container Load/Less Container Load) Artinya muatan dalam 1 container dikirim oleh beberapa Perusahaan Eksportir di Negara Asal yang sama, untuk beberapa Perusahaan Importir di Negara Tujuan yang sama. Ongkos angkutnya biasanya dihitung per MT/M 3 berdasarkan berat atau volume, tergantung ukuran/satuan yang lebih besar. Umumnya eksportir mengirimkan barang mereka ke gudang konsolidator atau gudang forwarding/emkl yang menangani pengiriman. Resiko pemuatan LCL

34 19 sangat besar sebab bercampur dengan produk perusahaan lainnya, maka di anjurkan kepada Eksportir untuk menggunakan packaging yang kuat atau di pallet. 4. LCL/FCL (Less Container Load/Full Container Load) Artinya muatan dalam 1 container dikirim oleh beberapa Perusahaan Ekspotir, untuk 1 Perusahaan Importir di Negara Tujuan. Ongkos angkutnya biasanya dihitung per MT/M3 berdasarkan berat atau volume, tergantung ukuran/satuan yang lebih besar. Maskapai Pelayaran menyediakan layanan angkutan dengan kapal container yang menjalani rute/trayek ke negara tertentu secara periodik. Guna mendapatkan informasi tentang rute yang dilayani masing-masing Maskapai Pelayaran, Eksportir dapat menghubungi beberapa Maskapai Pelayaran seperti punya BUMN Samudera Indonesia, Jakarta Loyd atau asing punya seperti Maersk Line, APL, Wan Hai dll. Dengan tersedianya beberapa alternatif layanan pengiriman tersebut, berarti terbuka kemungkinan yang lebih besar bagi Eksportir untuk melayani 1 Importir atau beberapa Importir yang membeli dalam jumlah sedikit. (Capt.R.P. Suyono, 2007) E. Dokumen Impor

35 20 Dokumen yang selalu berurusan dengan impor antara lain Manifest, Bill Of Lading (B/L), Invoice & Packing List dan Manifest (Cargo- Manifest) atau sering dikenal dengan Cargo Declaration menurut Convention on Facilitation of International Maritime Traffic 1965 (FAL Convention of 1965) merupakan dokumen yang berisi semua informasi yang berkaitan dengan barang-barang niaga (kargo) yang diangkut sarana pengangkut (kapal) pada saat kedatangan ataupun keberangkatan. Dengan demikian semua barang ekspor dan impor yang dibawa oleh sarana pengangkut akan terdata (recorded) semua dalam Cargo-Manifest. Semua proses pelayanan kepabeanan yang dilakukan oleh Bea dan Cukai (BC) akan mengacu ke dalam dokumen manifest ini. Mulai dari proses pengeluaran barang dengan penyelesaian kewajiban pabean (PIB), pengeluaran ke Tempat Penimbunan Berikat (TPB: KB, GB, TBB), pengeluaran ke Kawasan Pabean/TPS lainnya dan semua proses pelayanan kepabeanan lainnya harus menunjuk dan rekonsiliasi dengan pos-pos yang ada dalam Inward Manifest. Karena itulah setiap pergerakan barang dalam perdagangan, seharusnya dapat dikontrol melalui dokumen manifest tersebut yang secara umum dapat dikelompokkan: a. Inward Manifest, yaitu dokumen manifest yang wajib diserahkan pada saat kedatangan sarana pengangkut di suatu pelabuhan yang berisi daftar muatan cargo alat angkut tersebut pada saat datang di suatu pelabuhan;

36 21 b. Cargo Manifest, yaitu dokumen manifest selama sarana pengangkut tersebut dalam perjalanan berangkat dan menuju suatu pelabuhan, yang berisi daftar muatan cargo alat angkut tersebut melakukan perjalanan dan membawa barang-barang tersebut; c. Outward Manifest, yaitu dokumen manifest yang wajib diserahkan pada saat keberangkatan sarana pengangkut dari suatu pelabuhan yang berisi daftar muatan cargo alat angkut tersebut pada saat berangkat dari suatu pelabuhan untuk menuju pelabuhan lainnya. Dalam melakukan kontrol dan pengawasan terhadap dokumen manifest tersebut tidak hanya sebatas apakah barang-barang tersebut telah dilindungi dengan dokumen manifest, namun yang lebih penting adalah kontrol dan pengawasan dengan melakukan pengecekan. 1) Apakah Jenis Barang yang diangkut oleh sarana pengangkut tersebut (fisik barang) sesuai dengan yang tercantum dalam manifest; 2) Itu sekilas tentang manifest. Setiap barang atau muatan cargo tersebut yang diimport akan dibuat dokumen yang disebut dengan BC 2.3 (untuk Kawasan Berikat) atau PIB (Pemberitahuan Import Barang). Tentunya ada dokumen pendukung lain yang harus ada pada saat pengajuan dok BC 2.3 atau PIB seperti invoice & packing list, B/L dan manifest.

37 22 Invoice adalah suatu dokumen yang penting dalam perdagangan, sebab dengan data dalam invoice ini dapat diketahui berupa jumlah wesel yang akan ditarik, jumlah pembayaran asuransi dan penyelesaian pembayaran lain yang harus dibayar, termasuk bea masuk. Invoice dapat dibedakan dalam: a. Proforma Invoice merupakan penawaran dari penjual kepada calon pembeli atas barang yang dimilikinya. b. Commercial Invoice biasa disebut faktur dagang yaitu merupakan nota rincian tentang keterangan barang-barang yang dijual dan harga barang-barang tersebut. c. Consular Invoice adalah invoice yang dikeluarkan oleh instansi resmi, yakni kedutaan (konsulat). Packing List ini dibuat oleh eksportir yang menerangkan uraian dari barang-barang yang dipak, dibungkus/diikat dalam peti dan sebagainya dan biasanya diperlakukan oleh Pejabat Bea dan Cukai untuk memudahkan pemeriksaan barang atas isi dari suatu pengepakan. Termasuk dalam uraian barang-barang tersebut adalah jenis bahan pembungkus/pengepakan dan cara mengepakannya. Dengan adanya packing list dari setiap peti yang berisikan barangbarang tertentu maka importir atau pemeriksa barang (Pejabat Bea dan Cukai) tidak akan keliru untuk memastikan isinya. Nama dan uraian

38 23 barang tersebut haruslah sama dengan yang tersebut dalam Commercial Invoice. Bill of Lading(B/L) adalah tanda terima barang yang telah dimuat di dalam kapal laut, yang juga merupakan documents of title yang berarti sebagai bukti atas pemilikan barang, dan disamping itu merupakan bukti dari adanya perjanjian pengangkutan barang-barang melalui laut Bill of Lading (konosemen) merupakan dokumen pengapalan yang paling penting karena mempunyai sifat jaminan atau pengamanan. Adapaun pihak-pihak yang tercantum dalam Bill of Lading (B/L) adalah : 1) Shipper yaitu pemilik kapal yang dalam banyak hal merupakan pengirim L/C (beneficiary). 2) Consignee, yaitu pihak yang merupakan penerima barang dimana kepadanya akan diberlakukan tentang saat tibanya barang. 3) Carrier yaitu perusahaan pelayaran yang berhubungan dengan perusahaan tersebut. 4) Notify Party dalam hal ini ditetapkan siapa saja yang terdapat dalam L/C tersebut. Fungsi-fungsi Bill of Lading (B/L) Bill of Lading (B/L) mempunyai 3 (tiga) fungsi yakni : 28- sebagai tanda penerimaan (kuitansi) barangbarang yang diterima oleh pengangkut (carrier) dan pengirim barang (shipper) ke suatu tempat tujuan tertentu dan selanjutnya barang-barang

39 24 tersebut diserahkan kepada pihak penerima (consignee) - Sebagai bukti kepemilikan atas barang, Bill of Lading menunjukkan hak pemilikan atas barang-barang dan tanpa bill of lading tersebut seseorang atau orang lain yang ditunjuk tidak dapat menerima barang-barang yang disebutkannya di dalam B/L yang bersangkutan dari perusahaan pelayaran. - Sebagai bukti adanya perjanjian pengangkutan dan penyerahan barang-barang antara pihak pengangkut dengan pengiriman. Jenis-Jenis pernyataan Bill of Lading (B/L) ini adalah : 1) Received for shipment Bill of Lading Merupakan jenis Bill of Lading (B/L) yang dikeluarkan untuk barang-barang yang akan dimuat ke atas kapal 2) Shipped on Board Bill of Lading Merupakan jenis Bill of Lading yang dikeluarkan untuk barangbarang yang sudah dimuat ke atas kapal tertentu. Jenis dokumen Bill of Lading ini sangat penting karena itu setelah dokumen ini diterima dari suatu perusahaan pelayaran, ia harus diperiksa dan diteliti dengan cermat. Airway Bill Merupakan tanda penerimaan barang yang dikirim melalui udara untuk barang dan alamat yang tertentu. Perlu diperhatikan bahwa airway bill ini bukan merupakan dokumen kepemilikian seperti Bill of Lading pada umumnya sehingga Airway Bill ini ditujukan kepada penerima tertentu atau bank koresponden yang telah disepakati. Dalam pemeriksaan airway bill ini, harus diperhatikan mengenai :

40 25 1) Nama dan alamat pengirim/penjual dan penerima/pembeli serta nama barang yang bersangkutan. Hal ini tidak perlu terlalu terperinci seperti jenis Bill of Lading lainnya. 2) Dalam Airway Bill harus ada tercantum pernyataan tanda terima barang untuk dikirim ke tempat tujuan oleh maskapai penerbangan bersangkutan dengan mencantumkan pula tanggal penerbitan, nama kota serta tanda tangan pejabat yang berwenang dan stempel perusahaan. Notice of arrival (NOA) adalah dokumen bukti pemberitahuan kedatangan kapal yang memuat barang impor. dalam kegiatan impor barang yang di lakukan oleh freight forwarder terdapat 2 jenis NOA : NOA yang di terbitkan oleh shiping line (shiping company) dan NOA yang di terbitkan oleh freight forwarder. Notice of Arrival adalah catatan atau dokumen yang di terbitkan oleh Freight Forwarder yang di dalamnya berisikan tentang jadwal informasi kedatangan kapal, berdasarkan Estimated Time Arrival (ETA) yang telah di informasikan oleh agentnya yang berada di luar negri. Notice of Arrival (Proforma) adalah catatan atau dokumen yang di terbitkan oleh perusahaan pelayaran yang menginformasikan bahwa kapal telah sampai di pelabuhan. (Capt.R P suyono, 2007) F. Instansi Terkait Dalam Kegiatan Impor

41 26 Importir dan eksportir merupakan pelaksana utama dalam kegiatan perdagangan internasional, namun disamping itu terdapat pula badan usaha yang berperan dalam menunjang serta menjamin kelancaran kegiatan perdagangan internasional secarta keseluruhan. Instansi-instansi terkait yang berhubungan secara langsung atau tidak langsung dalam kegiatan impor antara lain : 1. Bank Devisa Bank devisa merupakan badan usaha yang memberikan jasa perkreditan baik ekspor maupun sebagai jaminan L/C impor. bank devisa sangat dibutuhkan dalam pelaksanaan pembukaan L/C impor, penerimaan L/C ekspor, penyampaian dokumen pengapalan maupun dalam negoisasi dokumen pengapalan. Bank juga sangat berguna sebagai peneliti keaslian dokumen pengapalan dan dalam verifikasi jenis dan isi masing masing dokumen pengapalan. 2. Departemen Perindustrian Dan Perdagangan (DEPERINDAG) Peranan DEPERINDAG dalam kegiatan ekspor-impor cukup penting yaitu sebagai instansi pemerintah yang mengeluarkan izin usaha industry dan izin ekspor-impor lainnya. 3. Bea dan Cukai Dalam kegiatan ekspor maupun impor pihak Bea dan Cukai bertanggung jawab untuk melakukan pembongkaran dan penimbunan barang ekspor-impor serta juga melakukan pengawasan atas

42 27 penyelesaian pajak, bea masuk barang dan pungutan ekspor-impor. Instansi Bea dan Cukai di pelabuhan memiliki tugas : a. Mengadakan pemeriksaan terhadap keluar atau masuknya barang di daerah Bea dan Cukai. b. Pemeriksaan terhadap barang yang di muat di kapal maupun di gudang. c. Menetapkan besarnya bea masuk sesuai tarif berdasarkan tariff yang di tetapkan pemerintah. d. Mengawal barang yang belum terkena beamasuk dari pelabuhan. e. Mengawal barang dari kawasan pedalaman yang dinyatakan sebagai daerah Bea dan Cukai. 4. Perusahaan Asuransi Peranan perusahaan asuransi dalam kegiatan ekspor-impor yaitu untuk menutup segala resiko yang mungkin terjadi pada saat pengiriman barang, dengan cara memberikan konstribusi berpa premi yang dibayarkan oleh pihak yang membutuhkan jasa dari perusahaan asuransi. 5. Perusahaan surveyor Kegiatan ekspor-impor yang berkaitan dengan perusahaan surveyor yaitu kegiatan berupa pemeriksaaan barang yang akan di muat kedalam container sesuai dengan terms and conditions yang telah disepakati. Pemeriksaaan berlangsung di lokasi eksportir. (Suyono, 2007)

43 28 BAB III DESKRIPSI OBJEK PENELITIAN A. Gambaran umum perusahaan 1. Sejarah dan Perkembangan perusahaan PT. Indotrans Armada Buana berdiri pada bulan februari tahun 1997 berdiri perusahaan yang bergerak di bidang forwarder dan keagenan yang melayani jasa pengiriman barang antar Negara. PT. Indotrans Armada Buana didirikan oleh Bapak Harto Jumantara yang berpusat di Jakarta. PT. Indotrans Armada Buana merupakan perusahaan yang bergerak di bidang forwarder dengan nomor Pengurusan Perusahaan Jasa Kepabeanan (PPJK) dan Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) , berdirinya perusahaan ini berawal dari sebuah perusahaan jasa forwarder dengan nama PT. Citra Mandiri Trans yang berlokasi di Semarang karena untuk menambah relasi kerjasama maka PT. Citra Mandiri Trans bekerjasama dengan VICLINES INTERNASIONAL dan sekarang berganti nama menjadi PT. Indotrans Armada Buana. Perkembangan PT. Indotrans Armada Buana dari tahun ke tahun terus berkembang dan semakin banyaknya permintaan costumer, maka PT. Indotrans Armada Buana membuka cabang di beberapa kota lain di Indonesia yaitu, Bandung, Semarang, Surabaya dan Bali. Cabang semarang sendiri berdiri tahun 2006 yang di pimpin oleh H. Abdul Jalil

44 29 dan sekarang memiliki 3 staff yang professional di bidang masingmasing secara keseluruhan PT. Indotrans Armada Buana juga bekerjasama dengan perusahaan pelayaran (shiping line) seperti APL, NYK, WAN HAI, EVERGREEN, MSC dan lain sebagainya. Selain bekerja sama dengan perusahaan pelayaran PT. Indotrans Armada Buana juga bekerja sama dengan perusahaan ekspedisi darat yang menyediakan pelayanan land transport. Perusahaan ini pada dasarnya bergerak di bidang jasa pengiriman jasa ekspor impor yang bersifat ke agenan yang tujuan dan misinya adalah memberikan pelayanan dengan segala kemudahan bagi para importir dan eksportir. Dalam kegiatanya PT. Indotrans Armada Buana selalu berusaha memberikan pelayanan tebaiknya kepada pelanggan, baik itu impor maupun ekspor. Mulai dari penyediaan land transport sampai dengan prose booking kapal pada shiping line serta kelengkapan dokumen ekspor dan impor Tujuan dari PT. Indotrans Armada Buana itu sendiri adalah memberikan pelyanan yang aman, tepat waktu dan biaya yang significan, untuk mengatasi masalah yang timbul dari sekian banyak aturan serta UU tentang kegiatan ekspor impor. disinilah akan terlihat jelas fungsi dari perusahaan jasa pengiriman barang yang unggul baik dari segi pelayanan maupun biaya yang timbul dari kegiatan ekspor dan impor.

45 30 2. Lokasi Perusahaan PT. Indotrans Armada Buana mempunyai kantor pusat di Jakarta dan memiliki beberapa cabang di Bandung, Semarang, Surabaya dan Bali. PT.Indotrans Armada Buana cabang Semarang sendiri beralamatkan, di Jl. Madukoro Raya Ruko Semarang Indah Blok DXIV/25 Semarang, Telp : (024) Fax : (024) VISI DAN MISI PERUSAHAAN a) Visi Perusahaan Visi Perusahaan yaitu menjadi Freight forwarding yang unggul melalui inovasi, kualitas dan pelayanan yang tepat waktu. b) Misi Perusahaan Misi Perusahaan yaitu menciptakan freight forwarding yang berkualitas dengan kinerja yang maksimal. c) Motto Perusahaan WE MAKE YOUR TRUST IN OUR SERVICES 3. Struktur Perusahaan Sebelum mengetahui struktur organisasi pada PT. Indotrans Armada Buana terlebih dahulu di kemukakan tentang pengertian organisasi perusahaan. Struktur Organisasi adalah suatu kerangka yang menyebutkan hubungan kerja satu bagian dengan bagian lainnya, sehingga jelas kedudukan,wewenang dan tanggung jawab masing-

46 31 masing dalam suatu organisasi. Adapun macam-macam bentuk organisasi tersebut adalah sebagai berikut : a. Bentuk organisasi garis Pola bentuk ini hanya mengenal satu perintah dengan setiap pekerjaan dalam setiap organisasi hanya mengenal satu pimpinan yang langsung membawahinya. b. Bentuk Organisasi Fungsional Bentuk Organisasi ini memanfaatkan tenaga ahli dalam bidang tertentu semaksimal mungkin, setiap bawahan ada hubungannya dengan fungsi diatas tersebut. c. Bentuk Organisasi garis dan staff Bentuk Organisasi ini pada umumnya di anut oleh perusahaan besar yang mempunyai daerah kerja yang luas, mempunyai bidang tugas yang beraneka ragam dan rumit serta di dalamnya ada banyak pekerjaan. Bentuk Organisasi ini merupakan perpaduan dari bentuk organisasi staff dan garis, terdapat seorang staff ahli yang bertugas memberikan nasehat dan saran kepada pimpinan perusahaanya. d. Bentuk Organisasi Fungsional Staff Bentuk Organisasi ini merupakan Bentuk Organisasi fungsional dan staff. Berdasarkan uraian diatas dapat di ambil kesimpulan untuk organisasi yang ada pada PT. Indotrans Armada Buana adalah bentuk

47 32 organisasi staff, dimana wewenang masing-masing dengan garis koordinasi namun tetap dibawah control dan pengawasan direktur utama. Untuk Lebih jelasnya berikut gambaran untuk sturktur Organisasi yang di guanakan pada PT. Indotrans Armada Buana. DIREKTUR MARKETING ACCOUNTING DOKUMEN STAFF STAFF EKSPOR IMPOR Gambar 3.1 Stuktur Organisasi PT. Indotrans Armada Buana Sumber : PT. Indotrans Armada Buana Th 2012 Adapun keterangan berdasarkan struktur organisasi di atas : 1. DIREKTUR PT. Indotrans Armada Buana di pimpin oleh seorang atasan (Direktur) yang bertanggung jawab atas staff yang ada di bawahnya, serta bertindak sebagai pengambil keputusan dalam perusahaan ini. 2. ACOUNTING Staff Accounting pada PT. Indotrans Armada Buana merupakan pihak yang mengurusi segala sesuatu yang berkaitan dengan

48 33 keuangan, dalam kegiatannya staff Accounting juga mencatat segala transaksi yang dilakukan oleh PT. Indotrans Armada Buana, serta juga bertugas sebagai tempat pembayaran atas tagihan ekspor maupun impor. 3. MARKETING Staff Marketing pada PT. Indotrans Armada Buana adalah staff yang bekerja dalam mempromosikan jasa yang di berikan oleh PT. Indotrans Armada Buana kepada eksportir maupun importir dan bertugas juga sebagai pemberi pelayanan atas permintaan pelanggan, baik dalam meminta rate, charges yang timbul,dan dokumen yang di butuhkan dalam kegiatan ekspor impor. 4. DOKUMEN a. EKSPOR Staff pengurus dokumen ekspor pada PT. Indotrans Armada Buana dalam kegiatannya adalah pembuatan dokumen- dokumen ekspor, dokumen ekspor yang di terbitkan oleh PT. Indotrans Armada Buana adalah dokumen Bill of Lading (B/L) dan (HBL) b. IMPOR Staff pengurus dokumen ekspor pada PT. Indotrans Armada Buana dalam kegiatannya adalah pembuatan dokumen- dokumen impor, dokumen impor yang di terbitkan oleh PT. Indotrans Armada Buana adalah dokumen Pemberitahuan Impor Barang (PIB), Bill of Lading (B/L) dan (HBL).

49 34 4. Kinerja Pada PT. Indotrans Armada Buana PT. Indotrans Armada Buana merupakan perusahaan yang bergerak di bidang jasa pengangkutan barang dari luar negeri maupun sebaliknya serta pengurusan dokumen pengangkutan atau lebih di kenal dengan Freight forwarder. dalam kegiatannya semua kegiatan tersebut di lakukan sesuai dengan kontrak yang di sepakati antara perusahaan dan pengguna jasa. Setiap staff di dalam PT. Indotrans Armada Buana mempunyai tanggung jawab masing masing dalam pekerjaan yang di tanganinya dan tetap di bawah kontrol pimpinan. Pimpinan pada PT. Indotrans Armada Buana selalu mengawasi kinerja dari para staffnya. Selain sebagai pengawas, pimpinan perusahaan juga ikut ambil bagian dalam penanganan kegiatan ekspor maupun impor, seperti dalam kegiatan land transport di dalam negeri. Dari semua kegiatan tersebut dapat dilihat kinerja dari seluruh staff pada PT. Indotrans Armada Buana, hubungan antara masing masing staff yang baik akan membuat kinerja dari perusahaan ini menjadi maksimal. Pada PT..Indotrans Armada Buana selalu mendahulukan kepentingan para pelanggan, di karenakan kegiatan yang di tangani merupakan sumber penghasilan dari perusahaan, serta kinerja yang maksimal yang di berikan kepada pelanggan.

50 35 Permintaan kontrak pengangkutan dan pengurusan dokumen dari pelanggan akan di lakukan secara maksimal oleh perusahaan, serta sesuai dengan kontrak yang telah di sepakati. Di dalam kontrak tersebut perusahaan berusaha untuk tidak melebihi tanggung jawab serta kinerja dari kontrak. Serta pelayanan yang di berikan merupakan pelayanan yang maksimal yang di berikan kepada pelanggan. Di dalam pelayanan yang di berikan kepada pelanggan perusahaan berusaha untuk dapat memuaskan kebutuhan pelanggan, karena dari pelayanan terbaik yang di berikan oleh perusahaan akan ada kerjasama yang berkelanjutan dari pihak pengguna jasa dengan perusahaan. Pelayanan jasa yang di berikan oleh perusahaan adalah kunci utama untuk kelancaran dari perusahaan jasa, oleh karena itu pelayanan terbaik pada PT. Indotrans Armada Buana akan menentukan langkah perusahaan untuk masa depannya. 5. Jam Kerja Perusahaan Jam kerja di PT. Indotrans Armada Buana dalam satu minggu adalah 5 hari kerja. Yaitu pada hari senin s/d jum at. Jam kerja dimulai pada pukul 08:30 s/d 17:00 WIB. Dan untuk jam istirahat di mulai pada pukul 12:00 s/d 13:15 WIB untuk hari sabtu dan minggu di liburkan.

51 36 Tabel 3.1 Jam kerja pada PT. Indotrans Armada Buana HARI JAM KERJA SENIN s/d SELASA s/d RABU s/d KAMIS s/d JUM AT s/d Sumber : PT Indotrans Armada Buana Th 2012 B. Laporan Kegiatan Magang Kerja Kegiatan magang kerja dilakukan oleh penulis di kantor pusat PT. Indotrans Armada Buana. Kegiatan magang kerja dilakukan mulai tanggal 24 Januari 2012 hingga 29 februari Berikut ini laporan kegiatan magang penulis per minggu: Tabel 3.2 Laporan Kegiatan Magang Kerja Minggu Tanggal Bagian / Divisi Uraian Pekerjaan Mempelajari cara 24/01/2012 I Marketing memasarkan jasa yang di 27/01/2012 II III IV V VI 30/01/ /02/2012 Ekspor 06/02/ /02/2012 Impor 13/02/ /02/2012 Accounting 20/02/ /02/ /02/ /02/2012 Impor Lapangan berikan perusahaan. Mempelajari cara pembuatan dokumen PEB online. Mempelajari cara pembuatan dokumen Notice of arrival (NOA) Mempelajari cara membuat tagihan kegiatan ekspor dan impor. Wawancara seputar kegiatan impor LCL.

52 37 C. Pembahasan 1. Proses Handling Impor LCL pada PT. Indotrans Armada Buana. Kegiatan impor pada umumnya dapat di laksanakan dengan adanya izin dari Bea cukai atas barang yang akan di impor. Dengan izin tersebut seseorang atau perusahaan dapat melaksanakan kegiatan impor barang. Setiap jenis barang yang di impor memiliki izin yang berbeda, izin untuk impor tersebut merupakan sebuah aturan dari pemerintah untuk membatasi kegiatan impor guna melindungi produk dalam negeri. Serta untuk menentukan kebijakan dari pemerintah tentang kegiatan serta aturan impor. Impor yang dilakukan oleh PT. Indotrans Armada Buana berbeda dengan impor yang di lakukan oleh perusahaan freight forwarder lainnya. Dikarenakan PT. Indotrans Armada Buana merupakan freight forwarder murni, dalam arti tidak seperti EMKL yang mengurusi kelengkapan impor seperti dokumentasi baik FCL maupun LCL termasuk konsolidasi barang. Impor barang Full Container Load (FCL) biasanya bisa di tangani sendiri oleh perusahaan, sedangkan untuk barang yang statusnya Less container load (LCL), PT. Indotrans Armada Buana berhubungan dengan perusahaan yang menangani konsolidasi barang (PT. Mentari Freight Service). Kegiatan impor dengan barang yang statusnya LCL diperlukan konsolidasi. Konsolidasi barang tersebut dilakukan oleh PT. Mentari Freight Service yang ditunjuk oleh PT. Indotrans Armada Buana, hal ini

53 38 dikarenakan PT. Indotrans Armada Buana tidak memiliki gudang untuk melakukan kegiatan konsolidasi. Proses handling impor LCL yang di lakukan oleh PT. Indotrans Armada Buana merupakan sebuah kerjasama antara freight forwarder dalam negeri dengan freight forwarder yang berada di luar negeri. Freight forwarder di luar negeri meminta kepada freight forwarder yang berada di dalam negeri untuk menghandle atau mengurusi segala permasalahan yang timbul dalam kegiatan impor seperti mengurus permasalahan kepabeanan, izin impor, pajak dan masalah administrasi terkait proses impor yang dilakukan. Dokumen merupakan hal yang paling penting dalam kegiatan impor, karena untuk mengatasi segala permasalahan yang timbul dalam kegiatan impor tersebut tergantung kepada dokumen (MB/L) yang dikirimkan oleh freight forwarder yang berada di luar negeri. Serta dokumen (MB/L) adalah sebagai acuan bagi perusahaan dalam proses receiving barang impor dan digunakan untuk pembuatan House Bill of Lading (HB/L). Dalam proses penanganan kegiatan impor di tangani langsung oleh PT. Indotrans Armada Buana. Akan tetapi dalam penanganan barang yang statusnya LCL PT. Indotrans Armada Buana berhubungan dengan pihakpihak lain yang bertugas membantu dalam proses receiving barang impor. pihak lain tersebut antara lain adalah konsolidator, shipping line dan pihak pelabuhan. Adapun proses handling impor untuk barang yang statusnya