ANALISIS DAN PERANCANGAN ELEKTRONIK OFFICE PADA PT SURADI SEJAHTERA RAYA DENGAN MENGGUNAKAN PHP DAN MySQL NASKAH PUBLIKASI.

Transkripsi

1 ANALISIS DAN PERANCANGAN ELEKTRONIK OFFICE PADA PT SURADI SEJAHTERA RAYA DENGAN MENGGUNAKAN PHP DAN MySQL NASKAH PUBLIKASI diajukan oleh Moch Harun Zain kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2013

2

3 ANALYSIS AND DESIGN ELECTRONIC OFFICE AT PT SURADI SEJAHTERA RAYA WITH PHP AND MYSQL ANALISIS DAN PERANCANGAN ELEKTRONIK OFFICE PADA PT SURADI SEJAHTERA RAYA DENGAN MENGGUNAKAN PHP DAN MYSQL Moch Harun Zain Ema Utami Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT As a multinational corporation in construction business, PT Suradi Sejahtera Raya holds abundance of data to be processed into valuable information for the employees. However, this data processing would not be an easy task to do when the distance between locations of the offices becomes the downside that hampers such process and in turn, reduces employees performance. The data collection technique used in this undergraduate thesis is a thorough analysis that includes survey (examining and verifying the condition of information system), observation, and evaluation on the existing organizational information system based on the standard theory, the implementation of security policy, assessment on possible risk, minimization of system failure risk, library research to find the suitable references, documentation, and work report. The results of the analysis show that many things are still overlooked in the application of the program, there is indifference and ignorance due to inadequate knowledge and socialization, the lack of Standard Operational Procedure (SOP), and written and clear job description for each of the employee. The employees have undertaken training in the operation of the program but improvements are still needed in its implementation in PT Suradi Sejahtera Raya workplaces to achieve the expected results. Keywords: Information, Security, Risk assessment, SOP

4 1. PENDAHULUAN 1.1 LATAR BELAKANG MASALAH Penerapan electronic office pada berbagai instansi pemerintah ataupun lembaga swasta dewasa ini semakin pesat, hal ini didasarkan pada sistem kerja berbasis kompetensi yang sangat menuntut keefisienan dan keefektifan kinerja karyawan. PT. Suradi Sejahtera Raya sebagai perusahaan multinasional yang bergerak dalam bidang jasa konstruksi, telah memiliki sertifikat ISO 9001:2000 yaitu sertifikasi mengenai manajemen mutu. Produk yang bermutu baik tentunya dihasilkan oleh karyawan - karyawan yang profesional. Namun akhir akhir ini produktivitas karyawan dalam bekerja agak terhambat karena lambatnya informasi diterima oleh karyawan di lapangan. Salah satu contoh masalah yang timbul ketika karyawan PT. Suradi Sejahtera Raya mengikuti rapat pelelangan proyek pekerjaan perbaikan jalan raya, ada sebuah berkas yang tertinggal dikantor dan untuk mengambil berkas tersebut membutuhkan waktu yang lama, sehingga menyebabkan penawaran yang dilakukan tidak lengkap dan proyek gagal didapatkan. 2. DASAR TEORI 2.1 Konsep Dasar Sistem Sistem adalah suatu kumpulan atau himpunan dari unsur atau variabel variabel yang saling terorganisasi, saling berinteraksi dan saling bergantung satu sama lain. 1 Sebagai contoh adalah sistem perguruan tinggi, yang terdiri dari dosen, mahasiswa, kurikulum, dan lain lain. Sistem ini bertujuan untuk menghasilkan mahasiswa mahasiswa yang memiliki kemampuan di bidangnya. 2.2 Karakteristik Sistem Sebuah sistem terdiri dari bagian bagian saling berkaitan yang beroperasi bersama untuk mencapai beberapa sasaran atau maksud. Karakteristik sistem antara lain: 2 1. Suatu sistem mempunyai komponen komponen sistem atau subsistem subsistem. 2. Suatu sistem mempunyai batas sistem. 3. Suatu sistem mempunyai lingkungan luar. 4. Suatu sistem mempunyai penghubung. 5. Suatu sistem mempunyai tujuan. 1 Hanif Alfatta, Analisis & Perancangan Sistem Informasi Untuk Keungulan Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern ( Andi Offset 2007 ), h

5 2.3 Konsep Dasar Informasi Informasi pada hakekatnya dapat memperkaya penyajian, mempunyai nilai kejutan, atau mengungkap sesuatu yang penerimanya tidak tahu. Dalam dunia yang tidak menentu, informasi mengurangi ketidakpastian. Informasi dapat mengubah kemungkinan kemungkinan hasil yang diharapkan dalam sebuah situasi keputusan dan karena itu mempunyai nilai dalam proses keputusan. Definisi umum informasi dalam pemakaian sistem informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam mengambil keputusan saat ini atau mendatang. Informasi, dalam lingkup sistem informasi, memiliki beberapa ciri: 3 1. Benar atau salah. Ini berhubungan dengan realitas atau tidak. Bila penerima informasi yang salah mempercayainya, akibatnya sama seperti yang benar. 2. Baru. Informasi dapat sama sekali baru dan segar bagi penerimanya. 3. Tambahan. Informasi dapat memperbaharui atau memberikan tambahan baru pada informasi yang telah ada. 4. Korektif. Informasi dapat menjadi suatu koreksi atas informasi salah atau palsu sebelumnya. 5. Penegas. Informasi dapat mempertegas informasi yang telah ada. Ini masih berguna karena meningkatkan persepsi penerimanya atas kebenaran informasi tesebut. 2.4 Pengertian Sistem Informasi Sistem informasi merupakan sistem yang bertujuan untuk menghasilkan informasi ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM 3.1 Analisis sistem Inti dari analisis sistem adalah berusaha memandang keseluruh persoalan dalam konteks, meneliti secara sistematis sasaran sistem dan kriteria untuk efektivitas sistem. Dan juga untuk menilai pilihan pilihan dalam hal efektivitas dan biaya. Hasil analisis memberikan petunjuk peninjauan ulang sasaran dan kriteria, perumusan pilihan pilihan baru, efektivitas baru, dan sebagainya sehingga persoalan sasaran, anggapan, pilihan dan efektivitas dari pilihan telah jelas bagi pengambilan keputusan. Analisis sistem merupakan salah satu peranan penting dalam pendefinisisan permasalahan suatu sistem. Dalam analisis sistem iiformasi hendaklah dilakukan dengan metode metode yang telah ada, sehingga dapat memberikan suatu analisis yang akurat serta dapat dipertanggungjawabkan

6 Berikut ini penulis mencoba melakukan suatu analisis pada electronic office yang terdapat pada PT. Suradi Sejahtera Raya. Dalam tahapan analisis penulis akan melakukan dengan metode metode analisis yang telah ditentukan sebagai berikut: Pendefinisian masalah. Kelemahan sistem. Kinerja Analisis PIECES Analisis dokumen yang terkait. Analisis laporan dan kebutuhan informasi. Analisis teknologi. Analisis kelayakan sistem. Analisis kebutuhan sistem. 4. IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN 4.1 Implementasi Implementasi adalah proses realisasi dari model system yang telah dirancang sebelumnya, diantaranya penulisan model ke dalam bahasa program, pembuatan database, dan pembuatan layout halaman aplikasi. 4.2 Implementasi Model Model dari inti system direpresentasikan dalam class class yang telah diuraikan dalam bab sebelumnya. Bentuk implementasi class class yang telah diuraikan sebelumnya ditulis dalam bahasa PHP. Untuk lebih detailnya dapat dilihat pada source code di halaman lampiran. 4.3 Pembuatan Database Implementasi database meliputi penentuan tipe data pada masing masing field sekaligus pembuatannya. Untuk script pembuatannya adalah sebagai berikut: 5. PENUTUP 5.1 KESIMPULAN Dari uraian dan penjelasan serta pembahasan keseluruhan pada bab bab sebelumnya dan dalam mengakhiri pembahasan ANALISIS DAN PERANCANGAN ELEKTRONIK OFFICE PADA PT SURADI SEJAHTERA RAYA DENGAN MENGGUNAKAN PHP DAN MySQL dengan selesainya aplikasi web, maka penulis mengambil beberapa kesimpulan yaitu : 3

7 1. Dengan diterapkannya teknologi internet pada PT Suradi Sejahtera Raya, penyampaian informasi kepada karyawan di masing masing bagian akan lebih efektif dan efisien. 2. Untuk membuat situs yang up to date, maka website terkoneksi dengan database yang fungsinya untuk menyimpan data data yang akan ditampilkan di situs. Data data bisa di ubah lebih cepat dengan adanya database. untuk situs website PT. Suradi Sejahtera Raya penulis menggunakan database Mysql. 5.2 SARAN Dalam pembuatan website dinamis dan interaktif sebagai saran informasi, penulis memberikan saran untuk penyempurnaan dan kelancaran. Saran saran sebagai berikut: 1. Untuk menjaga dan meningkatkan kinerja dari karyawan dan sebagai media informasi bagi konsumen, penulis menyarankan penggunaan website sebagai sarana informasi yang handal dan up to date. 2. Agar situs mudah dikenal, sebaiknya situs didaftarkan pada hosting komersial yang menyediakan fasilitas fasilitas tambahan pada situs. Dengan demikian situs dapat menentukan sendiri domain yang menggambarkan isi situs dan mudah diingat. 3. Dalam membangun situs web, keamanan data merupakan aspek yang sangat penting. Oleh karena itu keamanan harus menjadi suatu yang mutlak untuk diperhatikan. Dalam membangun situs ini masih sangat banyak kekurangan, oleh karena itu penulis mengharapkan partisipasi dari semua pihak yang kompeten dalam bidang ini untuk lebih menyempurnakan situs ini. DAFTAR PUSTAKA Al Fatta, Hanif Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta: Andi Offset. Anonim Pedoman Penyusunan Proposal dan Laporan Skripsi Jurusan Teknik Informatika dan Sistem Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta. Dimas Belajar Komputer, diakses tanggal 25 Maret 2012 Kusrini, Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta : Andi Offset. Prasetio, Eko Protokol TCP IP protokoltcpip, diakses tanggal 15 April 2012 Siswoutomo, W PHP Undercover Membongkar Rahasia Pemrograman PHP. Jakarta : PT Elex Media Komputindo Kelompok Gramedia Vicky Belajar Komputer Mu diakses tanggal 25 Maret