BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Sistem Informasi

Transkripsi

1 BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Sistem Informasi Sistem Informasi merupakan suatu sistem yang dapat menyediakan informasi bermanfaat untuk penggunanya. Pernyataan ini diperkuat dengan konsep dari Hall (2011) yang menjelaskan sistem informasi adalah serangkaian prosedur formal di mana data dikumpulkan, diproses menjadi informasi dan didistribusikan kepada para pengguna. Berikut beberapa tipe sistem informasi yang dapat diterapkan pada perusahaan : 1. Executive Information Systems (EIS), adalah sistem informasi yang digunakan pada manajemen tingkat atas. EIS akan dijelaskan lebih detail pada sub bab Management Information Systems (MIS), digunakan untuk membantu para top manajemen mengambil keputusan dan menyelesaikan masalah. Dengan mendapatkan data mentah dari TPS hingga diubah menjadi bentuk yang lebih bermakna seperti dalam bentuk grafik. 3. Decision Support System (DSS), digunakan untuk membantu para manajer membuat keputusan dengan menyediakan lingkungan yang interaktif dalam melakukan proses pengambilan keputusan. 4. Transaction Processing Systems (TPS), digunakan untuk meningkatkan aktifitas bisnis dengan mengotomatisasikan penanganan mengenai kegiatan bisnis (transaksi). TPS biasanya digunakan pada bagian operasional. Dengan mengetahui adanya perbedaan sistem informasi yang digunakan dalam setiap level perusahaan, maka Gambar 2.1 akan memberikan gambaran mengenai bagian-bagian dari sistem informasi dari operasional hingga ke bagian eksekutif serta alur informasi dan keputusan berjalan dalam bentuk piramida. 7

2 8 Gambar 2.1 Piramida Tingkat Manajemen (Rainer & Cegielski, 2011) Gambar 2.1 merupakan gambaran piramida tingkat manajemen yang menjadi gambaran penting dalam memahami alur informasi dari bagian operasional hingga pada bagian eksekutif sesuai dengan kebutuhannya. Tujuan dari piramida tersebut adalah untuk memperjelas kebutuhan informasi pada setiap level yang bermanfaat ketika akan melakukan pengembangan sistem pada organisasi. Piramida tingkat manajemen tersebut terdapat lima bagian atau level utama pada organisasi, yaitu : a. Manajemen puncak, membuat keputusan-keputusan yang memiliki dampak dengan perencanaan strategi yang meliputi proses evaluasi lingkungan luar organisasi, penetapan tujuan organisasi, dan penentuan strategi organisasi. Dari segi penyajian informasi, bagian ini mempunyai kebutuhan informasi yang ringkas. Sedangkan berdasarkan jenis keputusan yang diambil, keputusan yang diambil akan bersifat lebih tidak terstruktur dibandingkan dengan bagian dibawahnya. Keputusan yang terstruktur merupakan keputusan yang sifatnya berulang dan rutin sehingga unsur-unsurnya lebih mudah untuk dimengerti. Contoh dari keputusan ini adalah keputusan kenaikan pangkat pegawai, kenaikan gaji berkala, dan lainnya. Sedangkan keputusan tidak terstruktur adalah keputusan yang tidak mudah untuk didefinisikan dan biasanya lebih banyak membutuhkan informasi dari lingkungan luar. b. Manajemen menengah, mempunyai tanggung jawab untuk menjabarkan rencana strategi yang sudah ditetapkan ke dalam pelaksanaannya dan meyakinkan bahwa tujuan organisasi akan tercapai.

3 9 c. Manajemen Operasional, bertanggung jawab atas segala keputusan operasional, menyediakan informasi untuk middle manager, melaksanakan rencana yang sudah ditetapkan oleh manajer tingkat menengah. d. Personel Operasional, bertanggung jawab terhadap dokumentasi transaksi atau data operasional harian. Pada bagian ini data yang didapat merupakan data yang yang paling detail dan kemudian dirangkum untuk memenuhi informasi tingkat selanjutnya. Pada piramida tingkat manajemen setiap area fungsional pada organisasi memiliki kumpulan aplikasi dan sistem informasi yang dapat digunakan untuk menunjang kebutuhannya. Seperti pada halnya penulisan ini mempunyai fokus pada bagian manajemen tingkat atas dengan melakukan penerapan executive information system (EIS) pada perusahaan. Penerapan piramida ini akan diperjelas pada bab selanjutnya bagian dekomposisi fungsional. 2.2 Business Intelligence Business intelligence (BI) dibangun untuk keperluan bisnis atau area manajemen bisnis dan juga sebagai pendukung keputusan strategis perusahaan dalam menyelesaikan suatu masalah bisnis. Kemampuan kognitif dari individu atau kelompok serta teknologi intelijen merupakan komponen utama dalam BI. Dalam lingkungan bisnis, tujuan utama dari BI adalah untuk meningkatkan pendapatan atau mengurangi biaya, meningkatkan peforma, dan meningkatkan profit (Williams & Williams, 2007). Manfaat dari Business Intelligence menurut Turban, Sharda, & Delen (2011) manfaat yang akan didapatkan dengan mengimplementasikan BI dapat dirasakan melalui kemampuan BI dalam menyediakan informasi akurat ketika dibutuhkan, termasuk ketika menentukan berbagai jenis keputusan untuk perencanaan strategis bagi perusahaan atau bahkan untuk mempertahankan posisi perusahaan sekalipun. Contohnya melihat performa perusahaan secara real-time. Dengan kesiapan informasi akurat secara real-time dan dengan mudah dapat diakses, perusahaan mendapatkan laporan yang cepat dan akurat sehingga meningkatkan kualitas pengambilan keputusan, pelayanan terhadap pelanggan juga menjadi lebih cepat sehingga akhirnya meningkatkan keuntungan bagi perusahaan.

4 Executive Information System Eksekutif memegang peranan dalam proses penentuan strategi serta pengambilan keputusan untuk perusahaan di masa yang akan datang. Untuk mendukung penentuan strategi dan pengambilan keputusan yang tepat, eksekutif akan membutuhkan executive information system (EIS) yang bermanfaat menyediakan informasi perusahaan dalam bentuk rangkuman dari berbagai sumber secara interaktif. Sebagai salah satu business analytics tool, EIS akan mengkombinasikan informasi dan analisis bisnis untuk menyediakan solusi business intelligence yang dapat dengan mudah dirancang sesuai dengan kebutuhan para eksekutif yang akan menggunakannya (Williams & Williams, 2007). Beberapa kemampuan yang ditawarkan EIS yaitu (Turban & Aronson, 2005): 1. Drill down Karakteristik EIS yang akan menyediakan rincian dari setiap rangkuman informasi. Mendetailkan informasi yang telah didapatkan guna untuk membantu para eksekutif untuk mencari tau asal usul informasi tersebut dan untuk membuat keputusan langkah selanjutnya. Sebagai contohnya seorang eksekutif melihat adanya penurunan penjualan dari sebuah laporan harian. Untuk mengetahui penyebab terjadinya penurunan tersebut, eksekutif tersebut ingin melihat rincian dari penjualan seperti penjualan per wilayah. Jika wilayah yang menjadi penyebab terjadinya penurunan penjualan teridentifikasi, eksekutif akan mengambil tindak lanjut dengan melihat perincian dari penjualan di daerah tersebut seperti penjualan per produk, dan seterusnya sampai penyebab penurunan penjualan dapat diketahui dengan pasti. 2. CSF (Critical Success Factor) CSF merupakan faktor yang harus dipertimbangkan oleh perusahaan dalam mencapai visi, misi, atau tujuan perusahaan. CSF digunakan untuk mengintrepretasikan tujuan, taktik, dan aktifiras operasional dalam suatu perusahaan. CSF akan dijelaskan lebih lanjut pada bagian Status Access Setiap data atau laporan yang dihasilkan dalam EIS dapat diakses dimana dan kapan saja dalam jaringan. Contohnya eksekutif dapat mengontrol proses penjualan secara real-time atau memantau proses penjualan secara real-time. 4. Analysis

5 11 Kemampuan analisis disediakan pada EIS, selain untuk mengakses data, eksekutif juga akan menggunakan EIS untuk menganalisis sesuai dengan kebutuhannya. 5. Exception Reporting Exception reporting bertujuan untuk menarik perhatian eksekutif karena menunjukkan sebuah kasus dengan performa yang dibawah standar. Contohnya adalah pemakaian outstanding atau perbandingan dalam dashboard. 6. Communication EIS merupakan komunikasi dari eksekutif. Akan lebih baik jika EIS dilengkapi dengan perangkat komunikasi. Contohnya adalah dashboard yang bisa dikirimkan atau dokumen yang dikirimkan melalui via Information Navigation Melakukan navigasi terhadap sekumpulan data yang banyak secara cepat. Contohnya tampilan dashboard yang telah mengambil data dari sejumlah laporan dalam bentuk tampilan yang lebih menarik dan mudah untuk dimengerti. 8. Audio dan Visual Penggunakan audio dan visual merupakan salah satu cara untuk memudahkan para eksekutif dalam memantau setiap proses. Misalnya barang A pada gudang, jika mengeluarkan lampu hijau maka stok barang A masih aman, kuning untuk barang A telah menipis atau rata-rata, dan merah untuk barang A dibawah rata-rata stok yang dipesan. Menurut Turban, Aronson, & Liang, (2005) karakteristik EIS dan manfaat dari penggunaan EIS adalah sebagai berikut : a. Fleksibel. b. Menghasilkan informasi yang akurat, benar, tepat waktu, relevan, lengkap dan cepat. c. Memiliki tampilan GUI yang bagus dimana tampilan dari sebuah EIS bisa merupakan kombinasi antara teks dan grafik. d. User friendly. e. Mengijinkan akses informasi yang aman dan rahasia. f. Bisa diakses dimanapun dan kapanpun. g. Meminimalisir penggunaan keyboard karena lebih banyak menggunakan mouse. h. Dapat menggunakan sumber data dari luar.

6 12 i. Dapat melakukan proses analisis secara ad hoc dan multidimensi. j. Dapat menampilkan analisis trend, deviasi, dan forecasting. k. Dapat melakukan proses drill down data sehingga data bisa dilihat hingga level yang lebih detail. l. Data telah dirangkum sehingga memudahkan eksekutif untuk membandingkan rincian data kemudian membuat keputusan. Perancangan dan pembangunan sistem informasi eksekutif memerlukan peranan framework EIS sebagai kerangka kerja dan lifecycle EIS yang bersifat berulang sebagai dasar proses pembangunan sistem informasi eksekutif. Framework EIS dan lifecycle EIS akan dijelaskan lebih lanjut pada bagian dan bagian

7 Framework EIS Gambar 2.2 Framework EIS ((Kamaruddin & Razali, 2011) Framework EIS merupakan kerangka kerja EIS yang digunakan untuk membantu proses pembagian tugas atau bagian-bagian dalam pembuatan sistem itu sendiri. Perancangan framework ini dibuat berdasarkan konsep dari Kamaruddin & Razali (2011) dimana dalam pembuatan framework ini terbagi menjadi dua bagian yaitu bagian faktor dan bagian komponen serta kriteria sesuai dengan faktor yang ada. Berikut terdapat empat faktor penting dalam mendukung suatu SIE yang sukses. Keempat faktor tersebut adalah environment (lingkungan) yang menjelaskan apa saja pengaruh lingkungan dalam pembuatan SIE yang mengandung people (orang) untuk membantu, mendukung, dan terjun langsung dalam pembuatan SIE. Selanjutnya, process (proses) yang menunjukkan bagaimana sistem tersebut direncanakan sampai dirancang oleh people (orang) yang berada dalam environment (lingkungan) yang menghasilkan product (produk) yaitu sistem SIE.

8 14 Berikut merupakan faktor yang mendukung kesuksesan dalam suatu SIE dengan lifecycle EIS (Ward & Peppard, 2007) : 1. Faktor pertama adalah environment. Environment merupakan faktor yang mendukung kolaborasi antara orang manajerial dan teknikal untuk menghasilkan produk EIS yang terintegrasi. Beberapa komponen yang terdapat dalam faktor environment, yaitu : a) Praktek manajemen atau Management Practice Praktek manajemen merupakan salah satu komponen dalam faktor environment yang mengkoordinasikan pembangunan EIS sampai sistem dapat sepenuhnya dipakai. Manajemen perlu untuk mengetahui dan merancang alokasi untuk proyek EIS, mengidentifikasi sumber informasi yang akan diintegrasikan dalam produk EIS. Hal-hal yang termasuk dalam praktek manajemen adalah menentukan keuangan atau biaya, sumber informasi, dan manajemen mempunyai kepedulian terhadap sistem untuk perkembangan sistem nantinya. b) Politik atau budaya dalam perusahaan Komponen politik atau budaya dalam perusahaan merupakan hal apa saja yang menjadi kebiasaan dalam suatu perusahaan. Kriteria dalam komponen politik atau budaya dalam perusahaan adalah kebudayaan perusahaan dalam menanggapi proyek, berbagi informasi antar departemen atau orang, dan sikap positif terhadap proyek atau berkomitmen terhadap proyek. Aktifitas ini tidak hanya dilakukan oleh para manajemen saja tetapi akan lebih baik jika adanya korporasi antar personel edukasi dalam berbagi informasi. c) Rencana/ Tujuan Pada komponen ini akan dibuat perencanaan kasar yang didapat dari hasil diskusi dengan lingkungan sekitar dan para eksekutif/ manajemen tingkat atas. Rencana/ tujuan akan ditentukan untuk menjadi patokan atau dasar dari proses. Beberapa kriteria dari rencana/ tujuan adalah perencanaan strategis, penggunaan KPI dan SOP serta manajemen proyek. 2. Faktor kedua yaitu faktor people, faktor people adalah faktor yang menerangkan siapa saja yang akan berperan dan mendukung atau terjun langsung dalam pembuatan sistem. Faktor people terdapat top manajemen organisasi atau eksekutif, tim pembangun EIS, dan education personnel (karyawan yang memiliki pengalaman atau para ahli). Para people ini harus

9 15 mengerti mengenai tujuan dan pentingnya proyek EIS dalam meningkatkan perencanaan organisasi serta pembuatan keputusan. Beberapa komponen dalam faktor people : a) Top Management atau Eksekutif Suatu proyek EIS tidak akan sukses jika tidak adanya dukungan kuat dan keikutsertaan dari para eksekutif, disamping dalam memberikan dukungan secara finansial dan sumber berwujud. Beberapa kriteria seorang top manajemen atau eksekutif adalah mendukung pembuatan EIS dan mengikuti perkembangan sistem. b) Developer Team Tim pembangun sistem yang didukung oleh para eksekutif. Tim pembangun sistem diharuskan memiliki kemampuan teknikal dan interpersonal dalam membangun sistem. Dimana kemampuan teknikal diperlukan dalam bagian operasional dan kemampuan interpersonal diperlukan untuk mendapatkan kebutuhan yang benar serta untuk mendapatkan persetujuan dari user. Tim pembangun bertanggung jawab dalam merencanakan, membangun, dan melakukan maintain terhadap infrastuktur teknikal dan mengatur pengoperasian sistem. Beberapa kriteria development team adalah membuat sistem, mempunyai pengalaman atau keahlian dalam merancang dan membangun sistem. c) Education Personnel Memberikan saran dari pengalaman secara tertulis atau secara langsung sangat bermanfaat untuk para pembangun sistem dalam membangun sistem. Saran tersebut bisa didapatkan melalui para ahli secara tertulis atau dari karyawan yang telah berpengalaman. Saran atau informasi yang didapatkan jika berguna akan mendukung analisa yang berguna dan kemudian analisa tersebut akan digunakan oleh eksekutif untuk membuat keputusan. 3. Faktor ketiga adalah faktor process, faktor proses terdiri dari aktifitas planning dan execution yang akan terjadi dalam pembangunan EIS. Aktifitas dalam yang ada dalam faktor proses : a) Proses Perencanaan Proses perencanaan harus melibatkan alur proses dari pembangunan sistem. Pada proses perencanaan akan membuat perencanaan proyek seperti metodologi yang akan dipakai, kapan akan dilakukan maintenance,

10 16 mengidentifikasi kebutuhan sistem, serta mengidentifikasi spesifikasi hardware dan software yang akan digunakan. b) Proses Eksekusi Proses eksekusi harus sinkron dengan ekstraksi data dan aktifitas manajemen data untuk sumber bermacam-macam sumber informasi. Dalam proses eksekusi akan semakin baik jika data yang digunakan adalah data yang sesuai, benar, dan up to date. 4. Faktor keempat adalah product atau produk, produk tersebut adalah EIS yang mengandung fungsi dan fitur yang terintegrasi. Faktor ini merupakan hasil dari faktor proses yang ada dan harus sesuai dengan yang diinginkan oleh eksekutif dengan tujuan dapat membantu para eksekutif dalam melakukan pengambilan keputusan. Komponen dalam product itu sendiri adalah produk atau sistem yang dihasilkan yaitu EIS. Suatu sistem harus selalu berevolusi atau berkembang sesuai dengan respon user baru dan kebutuhan bisnis. Kegunaan dari pembuatan framework adalah memudahkan para pengembang untuk mengembangkan suatu sistem, mengetahui apa yang perlu dikerjakan dan apa hubungannya, dan secara jelas mendeskripsikan langkah-langkah dalam pembuatan sistem Executive Information System Model EIS sebuah perusahaan biasanya terdiri dari executive workstation yang terhubung komputer pusat (McLeod & Schell, 2007). Executive workstation terdiri atas sebuah PC dengan media penyimpanan kedua yang berisi database eksekutif. Database ini berisi data dan informasi yang telah diproses terlebih dahulu dalam database komputer pusat perusahaan. Data dan informasi yang ada pada database komputer pusat berasal dari sumber eksternal, informasi terkini, dan keterangan atau penjelasan yang diinput oleh staf perusahaan melewati workstation masing-masing. Ketika eksekutif membutuhkan informasi, eksekutif dapat mengaksesnya melewati workstation yang dimiliki dan informasi tersebut akan ditampilkan dalam sebuah laporan dan tampilan dashboard yang dapat digunakan untuk memonitor CSF perusahaan. Pada perancangan EIS ini akan dirancang berdasarkan model EIS seperti pada Gambar 2.3.

11 17 Gambar 2.3 Model Executive Information Systems (McLeod & Schell, 2007) Lifecycle EIS Berikut merupakan siklus atau alur hidup dari pembangunan serta pemgembangan EIS yang terdiri dari enam tahap, yaitu (LUNGU & BÂRA, 2005) :

12 18 Gambar 2.4 EIS Development Lifecycle (LUNGU & BÂRA, 2005) 1. Stage 1 : Justification Pada tahap ini akan mendefinisikan kebutuhan bisnis dan peluang bisnis dengan menganalisa faktor lingkungan internal menggunakan value chain analysis dan lingkungan eksternal perusahaan dengan menggunakan model five force, kemudian kebutuhan dan peluang bisnis akan dinilai dalam bentuk solusi cost and benefit analysis serta keputusan. Proses justifikasi akan diidentifikasi dan dianalisa dalam format business case assessment. Dalam suatu business case assessment harus terdapat beberapa bagian seperti : a. Introduction : mendeskripsi proposal yang mengandung kunci objektif. Deskripsi yang dijabarkan harus bersifat komprehensif, jelas, dan singkat. Sedangkan kunci objektif harus merupakan sesuatu yang dapat diukur dan dijelaskan secara spesifik. Contoh : Action (bertambah, berkurang, berkembang, eliminasi), deadline yang harus dicapai, nilai dan unit yang dapat diukur. b. Strategies : mengidentifikasikan aspek perencanaan atau strategi informasi yang akan digunakan. c. Benefits : menjelaskan mengenai peluang dan manfaat proposal untuk perusahaan dan user. Contoh : mengurangi penggunaan kertas, mengurangi data entry, dan sebagainya.

13 19 d. Implication of not Undertaking Proposal : menjelaskan mengenai masalah yang akan terjadi jika proposal tidak disetujui. Pada bagian ini akan menjadi bagian penting di saat perusahaan akan menetapkan keputusan persetujuan proposal. Pada bagian ini juga akan diputuskan apakah proposal ini dapat mengatasi masalah yang ada atau dapat meningkatkan kinerja umum dari perusahaan. e. Alternatives : pada bagian ini berisi mengenai alternatif lain yang dapat digunakan untuk mengatasi masalah dan apakah alternatif merupakan alternatif yang dapat diterapkan atau tidak untuk mengatasi masalah. f. Organizational Area Affected : menjelaskan mengenai bagian-bagian yang akan berubah jika dilakukan pembangunan terhadap proposal. Contoh : Terdapat perubahan staff dan perlu untuk dilakukan perekrutan staff baru. g. Risks : bagian ini akan menjelaskan resiko apa yang akan mungkin akan terjadi dalam mengimplementasikan proposal dan bagaimana cara menyelesaikannya. h. Investment Costs : bagian ini akan berisi mengenai rangkuman investasi yang diperlukan atau biaya yang akan diinvestasikan perusahaan terhadap pembangunan proposal. Dalam investment cost akan terdapat bagian investasi terhadap Staff (gaji), pelatihan, peralatan, dan sebagainya. i. Running Cost : biaya yang diperlukan untuk menjalankan proposal sebagai layanan. Contoh : biaya maintenance, pembaruan lisensi, dan sebagainya. j. Payback : menjelaskan mengenai bagaimana dan kapan biaya terhadap proposal dapat menghasilkan keuntungan. Bagian ini biasanya akan dijelaskan dengan menggunakan statistic atau analisa cost dan benefit. k. Timescales/ Phasing : skala waktu dan deadline untuk pembangunan proposal. Bagian ini akan menjawab seberapa lama waktu yang diperlukan untuk pembangunan proyek. l. Decisions : bagian ini akan diisi setelah keputusan telah ada dan juga mengandung detail dari kondisi penerimaan pembangunan proposal. Setelah mendapatkan keputusan baik proposal diterima, ditolak, atau ditunda proposal akan di otorisasi oleh pihak perusahaan yang berwenang. Jika proposal diterima maka pembangunan proposal akan dilakukan sesuai dengan ketentuan yang ada. Dalam business case assessment juga terdapat istilah justifikasi bisnis dimana justifikasi bisnis merupakan pertimbangan antara strategi atau tujuan bisnis dengan strategi penerapan EIS. Berikut terdapat empat komponen justifikasi bisnis :

14 20 Gambar 2.5 Komponen Justifikasi Bisnis (Moss & Atre, 2003) a. Business Drivers, mengidentifikasi business driver, strategic business goal, dan objektif dari penerapan EIS. Ketika strategic business goals dan objektif dari penerapan EIS telah ada dan sesuai, maka akan dianalisa kebutuhan bisnis untuk EIS guna untuk mencapai strategic business goals. b. Business Analysis Issues, menganalisa informasi yang diperlukan dalam mencapai tujuan bisnis dengan menyebutkan kebutuhan informasi eksekutif untuk bisnis. Dalam memenuhi kebutuhan informasi maka akan dilakukan penggabungan data-data operasional, dan data eksternal. Data operasional berasal dari lingkungan dalam perusahaan, sedangkan data eksternal merupakan data yang berasal dari lingkungan eksternal perusahaan. Contoh dari data operasional adalah data penjualan, dan contoh dari data eksternal seperti laporan kredit pelanggan. c. Cost and benefit analysis, melakukan analisa perkiraan biaya pengembangan dari EIS serta mengidentifikasi payback atau ROI dari sisi tangible dan itangible bisnis. Contoh ROI tangible adalah nominal keuntungan yang didapatkan pada bulan x dan contoh dari ROI itangible adalah kepuasan pelanggan. d. Risk assessment, membuat penilaian terhadap resiko baik dalam sisi teknologi, integrasi, personal, tim, proyek, dan investasi. 2. Stage 2 : Planning Memperkirakan kemampuan perusahaan dalam menyelesaikan proyek EIS. Dalam planning akan dilakukan perencanaan terhadap biaya, infrastruktur, penjadwalan terhadap proyek. Perencanaan harus dilakukan secara mendetail

15 21 dikarenakan akan sangat berpengaruh terhadap perkembangan dan kesuksesan pembangunan proyek EIS. Hal yang akan dilakukan dalam tahap planning : a. Evaluasi infrastruktur perusahaan Evaluasi infrakstuktur perusahaan dapat berupa spesifikasi hardware dan software yang akan digunakan. Sedangkan evaluasi non-teknikal perusahaan dapat berupa metode atau topologi jaringan yang akan dipakai dalam menyelesaikan proyek. b. Melakukan penjadwalan proyek Mengidentifikasi milestone atau tahap-tahap yang akan digunakan dalam menyelesaikan proyek. 3. Stage 3 : Business Analysis Pada tahap ini akan diidentifikasi kebutuhan aktual perusahaan. Kebutuhan aktual perusahaan dapat diidentifikasi dengan wawancara, rapat, atau diskusi dengan para eksekutif atau top manajemen. Data yang didapatkan akan dianalisa dan digambarkan dalam bentuk ER Model atau ERD (Entity Relationship Diagram), kebutuhan yang akan digambarkan dalam bentuk use case, interaksi antar objek dan entitas dalam bentuk sequence diagram.

16 22 4. Stage 4 : Design Pada tahap ini proyek EIS akan dirancang sesuai dengan kebutuhan actual perusahaan yang sudah teridentifikasi. Perancangan yang akan dilakukan pada tahap ini adalah perancangan metadata dan datamart dengan menggunakan star schema. 5. Stage 5 : Construction Tahap ini merupakan tahap realisasi rancangan pada tahap design. Setelah merancang maka proses konstruksi dan pembangunan akan dilakukan pada tahap ini. Pada tahap ini terbagi menjadi dua jenis yaitu program development dan ETL development. 6. Stage 6 : Deployment Pada tahap ini akan dilakukan implementasi sistem yang telah dibangun dengan cara memberikan pelatihan, membuat buku panduan pemakaian sistem, dan melakukan evaluasi terhadap implementasi sistem dalam bentuk laporan akhir atau release evaluation. 2.4 Technology Acceptance Model (TAM) Technology Acceptance Model (TAM) merupakan model yang menjelaskan bagaimana pengguna dapat menerima dan menggunakan suatu teknologi (Chuttur, 2009). Dalam model ini terdapat empat variabel yaitu : 1. Perceived usefulness Merupakan tingkat kepercayaan seseorang bahwa penggunakan sistem akan meningkatkan peforma kinerja sehingga orang tersebut akan menggunakan sistem untuk seterusnya. 2. Perceived ease of use Tingkat kepercayaan terhadap sistem akan mengurangi usaha yang diperlukan secara fisik maupun psikis dalam menyelesaikan tugas atau pekerjaannya. 3. Attitude toward using Tingkat seseorang merasakan suatu system dapat memberikan dampak positif dalam pekerjaannya. 4. Behavioral intention to use Tingkat keinginan seseorang atau perusahaan untuk terus menggunakan sistem.

17 Analisis SWOT Menurut Rangkuti (2004) analisis SWOT adalah identifikasi berbagai faktor secara sistematis untuk merumuskan strategi perusahaan. Analisis ini didasarkan pada logika yang dapat memaksimalkan kekuatan (Strength) dan peluang (Oppurtunity), dan meminimalkan kelemahan (Weakness) dan ancaman (Threat). SWOT juga merupakan singkatan dari Strength, Weakness, Oppurtunity, serta Threat. Perbandingan akan dilakukan dengan dua faktor yaitu faktor internal dan faktor eksternal perusahaan. Faktor internal merupakan faktor-faktor yang dapat dikontrol oleh perusahaan seperti kekuatan (Strength) yang mendefinisikan kondisi yang menjadi kekuatan dari suatu perusahaan dan kelemahan (Weakness) yang mendefinikan kondisi yang merupakan kelemahan dari perusahaan. Sedangkan faktor eksternal merupakan faktor di luar perusahaan seperti peluang (Oppurtunity) yang mendefinisikan suatusi atau kondisi yang dapat dijadikan sebagai peluang di luar dari perusahaan untuk dikembangkan serta ancaman (Threat) yang mendefinisikan situasi yang akan menjadi ancaman untuk perusahaan yang berasal dari luar perusahaan.

18 24 Gambar 2.6 Diagram SWOT (Sumber : Dari diagram tersebut dapat dilakukan kombinasi antara faktor internal dan faktor eksternal untuk saling melengkapi dan memperkecil kelemahan satu sama lain. berikut adalah kombinasi strategi untuk analisis SWOT. a. Strategi SO Strategi ini merupakan gabungan dari faktor internal (strength)dan faktor eksternal (oppotunity). Strategi ini memanfaatkan seluruh kekuatan untuk merebut dan memanfaatkan peluang sebesar-besarnya. b. Strategi ST Strategi ini merupakan gabungan dari faktor internal (strength)dan faktor eksternal (threat). Strategi ini menggunakan kekuatan yang dimiliki perusahaan untuk mengataasi segala ancaman yang datang dari luar perusahaan. c. Strategi WO Strategi ini merupakan gabungan dari faktor internal (weakness)dan faktor eksternal (opportunity). Strategi ini memanfaatkan peluang yang ada untuk mengurangi kelemahan perusahaan. d. Strategi WT Strategi ini merupakan penggabungan dari faktor internal (wekaness)dan faktor eksternal (threat). Strategi ini bersifat defensive dan berusaha untuk menghindari kemungkinan adanya ancaman dari luar untuk mengurangi kelemahan yang dimiliki perusahaan.

19 Competitive Force Model Gambar 2.7 Porter s Competitive Forces Model (Rainer & Cegielski, 2011) Competitive Five Forces Model merupakan framework yang digunakan perusahaan untuk membangun atau membuat strategi untuk meningkatkan keunggulan kompetitif. Dalam model ini akan dibahas pengaruh IT terhadap perusahaan yang kompetitif. Lima kekuatan utama yang berpengaruh dalam kompetisi antar perusahaan serta pengaruh IT dalam kelima kekuatan utama tersebut : a. The threat of new competitors Pengaruh IT dalam bagian ini adalah dengan penggunaan internet maka akan mempermudah masuknya kompetitor baru ke dalam pasar. Kompetitor tidak lagi menghiraukan penggunaan cara tradisional suatu perusahaan dapat masuk ke dalam pasar. b. The bargaining power of supplier Pengaruh teknologi akan membantu kita dalam memilih harga termurah atau mengurangi biaya seminimal mungkin ketika membeli barang pada supplier. Pada tahap ini akan ditentikan oleh jumlah supplier yang telah ada, konsentrasi supplier terhadap perusahaan, harga yang ditawarkan tiap supplier, dan tingkat hubungan dengan supplier. c. The bargaining power of buyers

20 26 Bagian ini akan merupakan bagian dari kekuatan pelanggan. Kekuatan yang dimiliki pelanggan dipengaruhi oleh jumlah pembeli, pemesanan yang dilakukan oleh pembeli, sensitivitas terhadap harga jual, serta tingkat diferensiasi terhadap pembeli. d. The threat of substitute product or services Barang, produk, atau layanan yang dapat mengganti produk atau layanan yang dimiliki. Mengukur produk atau layanan pengganti yang tersedia, dan dipengaruhi juga oleh perubahan harga terhadap produk atau layanan. e. The rivalry among existing firms in industry Semakin banyak jumlah pesaing dengan produk atau layanan yang berkualitas maka akan semakin tinggi tingkat persaingan. Tahap ini dipengaruhi oleh kualitas dari produk atau layanan, loyalitas pembeli, jumlah pesaing, dan perbedaan produk. 2.7 Value Chain Analysis Perusahaan menggunkan Porter competitive force model untuk merancang strategi umum. Sedangkan untuk mengidentifikasi aktifitas spesifik yang dapat digunakan sebagai strategi kompetitif untuk hasil yang lebih baik. Value Chain akan menunjukkan poin-poin dimana perusahaan dapat menggunakan teknologi informasi untuk mencapai keuntungan kompetitif. Value Chain didasarkan pada proses yang terjadi dalam suatu organisasi. Dalam suatu organisasi akan terdapat banyak proses konversi dari input menjadi output. Aktifitas ini akan diklasifikasikan secara umum sebagai aktifitas umum atau aktifitas pendukung. Menurut Porter (1985) yang termasuk sebagai aktifitas umum dan aktifitas pendukung adalah :

21 27 Gambar 2.8 Porter Value Chain Analysis (Sumber : Aktifitas Umum (Primary Activities) adalah aktifitas bisnis yang mempunyai hubungan dengan produksi dan distribusi dari suatu produk dan layanan, serta membuat nilai bayar untuk customer. Dalam aktifitas umum biasanya terdapat proses pembelian material, mengolah material menjadi produk, dan mengirimkan produk kepada customer. Dalam aktifitas umum terdapat lima aktifitas, yaitu : a. Inbound Logistic Melibatkan supplier dan aktifitas yang melibatkan penerimaan, penyimpanan, dan penyebaran input. b. Operations Aktifitas yang melibatkan transformasi input menjadi output dalam produk dan layanan. c. Outbound Logistic Aktifitas yang mengandung pengumpulan, penyimpanan, dan pendistribusian output. d. Marketing and Sales Aktifitas dalam melakukan penyampaian produk dan layanan kepada para pembeli agar pembeli dapat membeli produk atau layanan tersebut dan untuk memfasilitiasi pembelian yang terjadi. e. Service

22 28 Aktifitas yang mengandung pelayanan terhadap produk atau layanan dalam kualitas yang baik dan pelayanan terhadap pembeli seperti pengiriman barang. Aktifitas Pendukung (Secondary Activities) adalah aktifitas untuk mendukung aktifitas umum (primary activities). Dalam aktifitas pendukung terdapat empat aktifitas untuk mendukung aktifitas umum : a. Procurement Akusisi dari input atau sumber untuk perusahaan. b. Human Resource Management Mengandung aktifitas yang di dalamnya terdapat proses perekrutan, pelatihan, dan melakukan pengembangan terhadap karyawan atau personnel. c. Technological Development Berkaitan dengan peralatan, perangkat keras, perangkat lunak, prosedur dan pengetahuan teknis yang akan digunakan untuk melakukan proses input menjadi output. d. Infrastructure Melayani kebutuhan perusahaan dan mengikat bagiannya menjadi satu kesatuan, terdiri dari fungsi atau departemen seperti akuntansi, hukum, keuangan, perencanaan, urusan publik, hubungan pemerintah, jaminan kualitas dan manajemen umum. Perbedaan antara aktifitas utama dan aktifitas pendukung secara umumnya adalah pemberian nilai pada produk yang hanya terdapat dalam aktifitas umum. Sedangkan dalam aktifitas pendukung tidak memberikan nilai secara langsung kepada produk atau layanan.

23 Gambar 2.9 Contoh Value Chain Analysis (Rainer & Cegielski, 2011) 29

24 Critical Success Factor Critical Success Factor (CSF) merupakan faktor kunci penting yang akan digunakan untuk mencapai strategi objektif perusahaan O'Brien & Marakas (2010) dan faktor tersebut biasanya akan berupa faktor strategis, manajerial, atau operasional. Menurut Ward & Peppard (2007), CSF memberikan manfaat sebagai berikut. a. CSF merupakan metode yang paling efektif dalam melibatkan manajemen senior dalam membangun strategi sistem informasi karena semuanya mempunyai dasar dari isu bisnis dan komitmen dalam mengajukan tindakan yang berkontribusi pada pencapaian di area yang paling penting. b. CSF akan menghubungkan proyek sistem informasi dengan objektif dari proyek tersebut, melakukan pensejajaran strategi bisnis dan menyediakan dasar penjualan untuk mencapai persetujuan tim manajemen tingkat atas. c. CSF merupakan katalisator dalam menggali kebutuhan informasi per orang. d. Dengan melakukan penghubungan objektif dengan kebutuhan informasi, CSF akan berperan penting dalam memprioritaskan investasi secara potensial. e. CSF penting dalam perencanaan sistem informasi ketika strategi bisnis tidak mempunyai kemajuan. f. CSF baik digunakan bersamaan dengan analisis value chain dalam mengidentifikasikan proses yang paling penting, dan memungkinkan untuk menunjuk secara akurat orang beserta tindakan yang dilakukannya.

25 31 Gambar 2.10 Critical Success Factor (CSF) (Ward & Peppard, 2007) Gambar menunjukkan proses atau alur yang terjadi dalam melakukan pendefinisian CSF. Pertama akan dimulai dengan menidentifikasikan visi perusahaan dan setelah mengetahui visi perusahaan maka akan didefinisikan misi yang akan mendukung visi perusahaan. Misi yang telah didefinisikan kemudian akan dituangkan dalam proses bisnis yang dilakukan dalam perusahaan atau organisasi sehari-harinya. Dari proses bisnis itulah dapat ditentukan apa yang menjadi faktor penting penentu keberhasilan pencapaian dari masing-masing proses bisnis sehingga pada akhirnya akan menjadi key performance indicator (KPI) yang mempunyai kegunaan untuk menunjukkan apa yang harus dilakukan untuk mencapai visi yang telah didefinisikan. 2.9 Key Performance Indicator Key Performance Indicator (KPI) adalah sebuah pengukuran yang berfokus pada aspek kritis yang mencerminkan peforma perusahaan demi kesuksesan perusahaan sekarang atau di masa yang akan datang (Parmenter, 2010).

26 32 Gambar 2.11 Critical Success Factor (Parmenter, 2010) CSF dan KPI mempunyai kaitan yang erat dan penting. Gambar 2.8 akan menunjukkan keterkaitan antara CSF dan KPI dimana dari visi, misi dan nilai perusahaan diturunkan menjadi strategi yang akan diterapkan oleh masing-masing bagian menjadi CSF dan kemudian dari CSF yang telah ada akan ditentukan KPI. Jika CSF yang digunakan tepat dan benar maka hal tersebut akan mempermudah penemuan KPI dalam kesuksesan perusahaan.

27 Use Case Use Case menjelaskan perspektif pengguna terhadap fungsionalitas sebuah sistem (Bennett, McRobb, & Farmer, 2006). Use Case direpresentasikan secara grafis dalam use case diagram. Gambar 2.9. merupakan contoh sederhana use case diagram. Gambar 2.12 Contoh Use Case Diagram (Bennett, McRobb, & Farmer, 2006) 2.11 ERD Entity Relationship Diagram (ERD) adalah sebuah model yang menggambarkan hubungan antara data pada suatu organisasi. (dapat dilihat pada contoh Gambar 2.10) Pendapat tersebut diperkuat oleh Satzinger, Jackson, & Burd (2009), dimana Entity Relationship Diagram merupakan model yang berisi data yang telah dianalisis menjadi informasi secara terstruktur dimana informasi tersebut dibutuhkan oleh sistem. Selain itu menurut Whitten, Bentley, & Dittman (2004), ERD adalah model data yang menggunakan beberapa notasi untuk menggambarkan data dalam hubungan antara entity dan relationship yang digambarkan oleh data tersebut.

28 34 Gambar 2.13 Contoh Entity Relationship Diagram (Satzinger, Jackson, & Burd, 2009) 2.12 Activity Diagram Activity diagram digunakan untuk menggambarkan alur kerja yang dilakukan oleh user atau sistem secara berurutan atau bertahap. Pernyataan ini diperkuat dengan konsep dari Satzinger, Jackson, & Burd (2010) yang mendefinisikan activity diagram adalah sebuah diagram yang menggambarkan alur kerja sederhana yang menjelaskan tentang aktifitas user atau sistem, orang yang melakukan setiap aktifitas, dan alur sekuensial dari aktifitas-aktifitas tersebut. Gambar 2.11 akan merupakan contoh sederhana dari activity diagram. Gambar 2.14 Contoh Activity Diagram (Sumber : computing.net/wiki/index.php/activity_diagrams)

29 Storyboard Perancangan diperlukan dalam merealisasikan ide dan konsep awal dari suatu proyek. Storyboard dapat digunakan untuk membuat suatu perancangan proyek dikarenakan mampu menjelaskan proyek secara detail menggunakan kata-kata dan sketsa untuk setiap gambar, suara, dan pilihan navigasi yang ada pada tampilan layar hingga penentuan warna dan bayangan secara spesifik, isi teks, dan sebagainya (Vaughan, 2011). Semakin jelas perancangan storyboard maka akan semakin baik dan mempermudah proses pengerjaan proyek Star Schema Menurut Connolly & Begg (2010), setiap model dimensional dibangun dari suatu tabel dengan composite primary key, yang disebut dengan tabel fakta serta kumpulan tabel kecil lainnya yang disebut sebagai tabel dimensi. Setiap dimensi memiliki satu non-composite primary key yang hanya cocok terhadap satu komponen dari composite key di tabel fakta. Oleh karena itu, tabel fakta dibangun dari dua atau lebih foreign key dan dinamakan star schema. Gambar 2.15 Contoh Star Schema (Sumber : Effendiimagination.com)

30 Sequence Diagram Menurut Bennett, McRobb, & Farmer (2006), sequence diagram atau disebut juga interaction sequence diagram menunjukkan interaksi antar objek yang diatur dalam sebuah proses. Sequence diagram menggambarkan interaksi antara objek secara beraturan sesuai dengan waktu. Sequence diagram dapat digambarkan dalam beberapa level secara detail dan untuk tujuan yang berbeda pada beberapa langkah yang dikembangkan secara Gambar 2.13 merupakan contoh sederhana sequence diagram. Gambar 2.16 Contoh Sederhana Sequence Diagram (Bennett, McRobb, & Farmer, 2006)

31 Navigation Diagram Navigation Diagram merupakan jenis diagram yang mempunyai fokus pada tampilan antarmuka secara keseluruhan. Navigation diagram menunjukkan window atau halaman apa saja dalam sebuah aplikasi dan menunjukkan proses perpindahan antar halaman dan window. Gambar 2.15 merupakan contoh sederhana dari navigation diagram. Gambar 2.17 Contoh Navigation Diagram (Mathiassen, Munk-Madsen, Nielsen, & Stage, 2000) 2.17 Deployment Diagram Deployment diagram menggambarkan detail bagaimana komponen diterapkan dalam infrastruktur sistem, dimana komponen akan terletak, bagaimana kemampuan jaringan pada lokasi tersebut, spesifikasi server, dan halhal lain yang bersifat fisikal.

32 38 Gambar 2.18 Contoh Deployment Diagram (Sumber :

33 Data Warehouse Data warehouse merupakan sekumpulan data historikal yang memiliki karakteristik berorientasi pada subjek, terintegrasi, tidak real time, dan hanya dapat digunakan pada waktu tertentu. Pendapat ini diperkuat oleh (Connolly & Begg, 2010) yang menyatakan data warehouse adalah kumpulan data yang berorientasi subjek, terintegrasi, berdasarkan waktu, dan tidak mengalami perubahan secara langsung dalam mendukung proses pengambilan keputusan manajemen. Selain itu menurut (Inmon, 2005), data warehouse adalah koleksi database yang terintegrasi dan dirancang untuk mendukung fungsi sistem pengambilan keputusan. Data warehouse memiliki empat karakteristik, yaitu : a. Subject oriented Data warehouse dibuat atau disusun berdasarkan pada subjek utama dalam lingungan perusahaan, bukan berorientasi pada proses atau fungsi aplikasi. Subject area dalam perusahaan biasanya seperti customer, product, dan transaction. Setiap subjek area utama akan diimplementasikan secara fisik sebagai sekumpulan tabel yang saling berhubungan dalam data warehouse. b. Integrated Setiap sumber data harus saling terintegrasi dan data tersebut harus konsisten untuk menyajikan data yang berkualitas kepada pengguna. c. Non Volatile Proses update tidak dilakukan secara real-time melainkan di refresh dari sistem operasional dalam basis regular. Data baru selalu ditambahkan sebagai tambahan pada database dan bukan sebagai pengganti. Database secara terus menerus mengambil data baru dan menggabungkannya dengan data sebelumnya. d. Time Variant Data pada data warehouse hanya akurat dan valid pada waktu tertentu yang artinya akan terdapat beberapa kasus dengan bentuk yang menandai waktu untuk menggunakan record Metadata Metadata adalah data yang menjelaskan tentang data yang dipakai untuk keperluan manajemen data dalam suatu basis data. Pendapat tersebut diperkuat oleh teori dari (Inmon, 2005) yang menyatakan metadata adalah data dari data atau deskripsi dari struktur, isi, kunci, indeks, dan lain-lain mengenai sebuah data.

34 40 Sedangkan menurut Connolly & Begg (2010) metadata di dalam sebuah data warehouse sangat membantu dalam proses-proses penting di dalamnya sehingga metadata sangat dibutuhkan dalam proses pembentukan data warehouse Data Mart Menurut (Turban, Sharda, & Delen, 2011), data warehouse dibangun dari sekumpulan data mart yang berarti data mart merupakan bagian kecil dari keseluruhan data warehouse. Data mart dibangun untuk keperluan bisnis tunggal seperti contohnya data mart penjualan, data mart kegiatan operasional, dan lainnya. Data Mart bisa dibangun secara dependen atau independen. Data mart yang dependen dibangun langsung dari data warehouse dengan catatan data warehouse telah ada terlebih dahulu. Data mart dependen memastikan pengguna dapat melihat versi data yang sama dengan versi data yang diakses oleh semua pengguna data warehouse yang lain. Sedangkan data mart independen merupakan gudang data kecil yang didesain untuk keperluan bisnis strategis atau sebuah departemen Proses ETL ETL atau extract, transform, loading adalah proses dimana data operasional dimasukkan ke dalam data warehouse yang sebelumnya melewati tahap transformasi data, sehngga data dari berbagai sumber mempunyai format yang sama. Konsep ini diperkuat dengan teori dari Vercellis (2009) dimana ETL merujuk kepada software yang digunakan untuk melakukan tiga fungsi berikut, yaitu pengambilan (extraction), perubahan (transformation), dan pemuatan (loading) data ke dalam data warehouse. a. Extraction Proses extract merupakan proses pengambilan data dari sumber data (data source), tetapi pada proses extract tidak mengambil keseluruhan data yang ada di database operasional melainkan hanya data yang matang saja. b. Transformation Selanjutnya data dari hasil extract akan menjalani proses transformasi (transform), dimana proses transformasi merupakan proses mengubah kode atau format yang ada menjadi kode atau format yang sama atau sesuai standar perusahaan. Hal ini diperlukan karena data yang diambil berasal dari sumber yang berbeda dan mempunyai kemungkinan kode dan format yang berbeda juga. c. Load

35 41 Setelah melakukan proses transform, selanjutnya proses load dimana proses mengirimkan data yang telah menjalani proses transformasi ke gudang data akhir. Gudang data akhir tersebut yaitu data warehouse Dashboard Dashboard merupakan sebuah tampilan untuk menunjukkan peforma yang dihasilkan dari proses pengolahan data yang berguna untuk membantu manager atau eksekutif untuk membuat keputusan serta strategi yang akan digunakan perusahaan dimasa yang akan datang. Hal ini diperkuat oleh pendapat Coronel, Morris, & Rob (2010) dimana dashboard merupakan tampilan antar muka (user interface) yang menampilkan laporan secara singkat dan mudah dimengerti, dashboard digunakan untuk menampilkan informasi dalam bentuk grafik, kurva, diagram, dan sebagainya dari berbagai macam data yang telah diringkas sesuai dengan kebutuhan top manajemen. Selain itu, dashboard mengintegrasi informasi dari berbagai area bisnis dan juga memperlihatkan grafik yang menggambarkan peforma aktual dibandingkan dengan satuan yang diinginkan. Gambar 2.19 Contoh Dashboard BI(sumber : )

36 42 Gambar 2.1 Piramida Tingkat Manajemen... 8 Gambar 2.2 Framework EIS Gambar 2.3 Model Executive Information Systems Gambar 2.4 EIS Development Lifecycle Gambar 2.5 Komponen Justifikasi Bisnis Gambar 2.7 Porter s Competitive Forces Model Gambar 2.8 Porter Value Chain Analysis Gambar 2.9 Contoh Value Chain Analysis Gambar 2.10 Critical Success Factor (CSF) Gambar 2.11 Critical Success Factor Gambar 2.12 Contoh Use Case Diagram Gambar 2.13 Contoh Entity Relationship Diagram Gambar 2.14 Contoh Activity Diagram Gambar 2.15 Contoh Star Schema Gambar 2.16 Contoh Sederhana Sequence Diagram Gambar 2.17 Contoh Navigation Diagram Gambar 2.18 Contoh Deployment Diagram Gambar 2.19 Contoh Dashboard BI BAB LANDASAN TEORI Sistem Informasi Business Intelligence Executive Information System Framework EIS Executive Information System Model... 16

37 Lifecycle EIS Technology Acceptance Model (TAM) Analisis SWOT Competitive Force Model Value Chain Analysis Critical Success Factor Key Performance Indicator Use Case ERD Activity Diagram Storyboard Star Schema Sequence Diagram Navigation Diagram Deployment Diagram Data Warehouse Metadata Data Mart Proses ETL Dashboard... 41