EFEKTIVITAS MAJALAH INTERNAL WARTA KELUARGA DJARUM SEBAGAI WAHANA KOMUNIKASI INTERNAL PERUSAHAAN (KASUS KARYAWAN PT DJARUM)

Transkripsi

1 i EFEKTIVITAS MAJALAH INTERNAL WARTA KELUARGA DJARUM SEBAGAI WAHANA KOMUNIKASI INTERNAL PERUSAHAAN (KASUS KARYAWAN PT DJARUM) NUR DINNA UTAMI DEPARTEMEN SAINS KOMUNIKASI DAN PENGEMBANGAN MASYARAKAT FAKULTAS EKOLOGI MANUSIA INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2010

2 ii ABSTRACT Corporate communication in organizations devided to internal communication and external communication. Communicaton as the central part of organizations usually needs a channel to send the messages from higher level to subordinate or vice verca. Internal communication exactly needs an internal media as a channel to bridge between corporate and employees. This study is telling about effectiveness of Warta Keluarga Djarum as an internal media in PT Djarum. This study uses quantitative approach with survey method. Respondents in this study are employees in PT Djarum. They are assumpted as homogenity respondents because all of them are got and read Warta Keluarga Djarum. Eighty one respondents from four hundreds and twenty employees in Head Quarter Office, Regional Sales Officer Jakarta, and District Sales Officer Bogor PT Djarum evaluate that Warta Keluarga Djarum has been effective in performing. This study result shows that from twenty five effectiveness attributes, seventeen attributes have been effective. That means, the total result shows that Warta Keluarga Djarum has been effective in performing and also otomatically has been accomplished the goals from Corporate Communication Division PT Djarum. Keywords: internal communication, internal-communication media, media effectiveness

3 iii RINGKASAN NUR DINNA UTAMI. EFEKTIVITAS MAJALAH INTERNAL WARTA KELUARGA DJARUM SEBAGAI WAHANA KOMUNIKASI INTERNAL PERUSAHAAN (Kasus Karyawan PT Djarum). (Di bawah bimbingan AIDA VITAYALA S. HUBEIS). Komunikasi merupakan kebutuhan mendasar bagi suatu organisasi atau perusahaan karena keberhasilan perusahaan dapat dilihat dari bagaimana pola komunikasi yang digunakan antara perusahaan dan seluruh stakeholders yang berkaitan langsung dalam perusahaan. Bentuk komunikasi pada publik internal dalam perusahaan telah dikenal dengan sebutan internal communication. Lebih jelasnya, komunikasi internal mempunyai wilayah publik di lingkup publik internal perusahaan dianggap penting terkait dengan pemahaman para karyawan terhadap perusahaan. Melakukan komunikasi internal dengan seluruh karyawan tidaklah semudah yang dibayangkan karena diperlukan unsur media sebagai saluran yang mengantarkan pesan kepada komunikan. Media komunikasi memiliki kemampuan untuk lebih menunjang suatu keberhasilan penyampaian pesan yang diinginkan. Tujuan diadakannya media komunikasi internal pada korporasi dalam penyelenggaraan kegiatan komunikasi yaitu sebagai langkah aktif korporasi atau organisasi untuk membina hubungan baik terhadap setiap pihak internal perusahaan. Pemilihan media sebagai saluran pengiriman pesan komunikasi merupakan faktor yang perlu diperhatikan karena berpengaruh terhadap efektivitas penyampaian pesan. Perusahaan harus dapat memilih secara tepat media apa yang akan digunakan dan dinilai paling efektif untuk kepentingan korporasi dalam mencapai sasaran atau tujuan yang ditentukan. Pemilihan media internal sebagai saluran komunikasi antar karyawan dan manajemen perusahaan menjadi hal yang sangat tepat. Adapun sebagai perusahaan yang mempunyai cabang tersebar di seluruh Indonesia, Divisi Corporate Communication PT Djarum telah mencetak Majalah Warta Keluarga Djarum sebagai salahsatu media internal perusahaan. Tujuan penelitian ini adalah untuk menganalisis efektivitas majalah internal Warta Keluarga Djarum sebagai wahana komunikasi internal perusahaan kepada karyawan PT Djarum. Penelitian ini dilaksanakan di tiga kantor PT Djarum, yaitu di kantor HQ (Head Quarter) PT Djarum, kantor RSO (Regional Sales Officer) Jakarta PT Djarum, dan kantor DSO (District Sales Officer) Bogor PT Djarum. Subyek dalam penelitian ini adalah karyawan PT. Djarum yang dianggap homogen karena mendapatkan dan membaca majalah internal Warta Keluarga Djarum. Data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data primer dan data sekunder. Responden dalam penelitian ini berjumlah 81 orang. Secara keseluruhan efektivitas majalah internal Warta Keluarga Djarum sudah cukup baik. Atribut yang harus diperbaiki atau dikembangkan adalah dapat dijadikan sebagai media inspirasi bagi karyawan; redaksi Warta Keluarga Djarum memberikan informasi dengan nilai-nilai positif kepada karyawan; dan Warta Keluarga Djarum sudah memiliki ciri khas tersendiri (logo, teks, warna, gaya bahasa, dan lain-lain). Atribut yang harus dipertahankan adalah dapat dijadikan sebagai media untuk menyampaikan informasi mengenai kegiatan PT Djarum; Warta Keluarga Djarum merupakan media yang tepat dalam menginformasikan berbagai

4 kegiatan/ program PT Djarum; kesopanan redaksi Warta Keluarga Djarum dalam memberikan informasi; Warta Keluarga Djarum mampu memberikan berita internal terkait kegiatan/program PT Djarum (dalam waktu tiga bulan terakhir) kepada para karyawan; redaksi Warta Keluarga Djarum tanggap dalam mengupdate berita internal maupun eksternal PT Djarum (dalam waktu tiga bulan terakhir); Warta Keluarga Djarum menggunakan bahasa yang mudah dipahami; Warta Keluarga Djarum mudah didapat/diperoleh oleh karyawan; Warta Keluarga Djarum mampu memberikan informasi/berita terkait dengan karyawan; Warta Keluarga Djarum menyediakan konten yang mampu menjadi inspirasi karyawan dalam bekerja; Warta Keluarga Djarum dapat menginformasikan berita/artikel selain yang berkaitan dengan tugas/pekerjaan sehari-hari (hiburan, kesehatan, dan pengetahuan umum); Warta Keluarga Djarum menggunakan bahasa yang singkat, padat, dan jelas; dan teks Warta Keluarga Djarum mudah dibaca. Adapun dari sebanyak 25 atribut indikator efektivitas majalah Warta Keluarga Djarum, sebanyak 17 atribut memiliki kinerja yang melebihi skor ratarata dari rata-rata skor tingkat kinerja/kenyataan. Dan sebanyak 12 atribut berada pada kuadran II diagram kartesius Importance Performance Analysis (IPA). Artinya, fungsi majalah Warta Keluarga Djarum sebagai wahana komunikasi internal perusahaan sudah cukup efektif dan sudah dapat memenuhi tujuan divisi Corporate Communication PT Djarum, yaitu meningkatkan awareness karyawan terhadap informasi perusahaan, meningkatkan pemahaman karyawan terhadap informasi perusahaan, dan menumbuhkan satu rasa keluarga sebagai karyawan. iv

5 v EFEKTIVITAS MAJALAH INTERNAL WARTA KELUARGA DJARUM SEBAGAI WAHANA KOMUNIKASI INTERNAL PERUSAHAAN (Kasus Karyawan PT DJARUM) NUR DINNA UTAMI Skripsi Sebagai Bagian Persyaratan untuk Memperoleh Gelar Sarjana Sains Komunikasi dan Pengembangan Masyarakat Pada Fakultas Ekologi Manusia, Institut Pertanian Bogor DEPARTEMEN SAINS KOMUNIKASI DAN PENGEMBANGAN MASYARAKAT FAKULTAS EKOLOGI MANUSIA INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2010

6 vi LEMBAR PENGESAHAN SKRIPSI Judul : Efektivitas Majalah Internal Warta Keluarga Djarum sebagai Wahana Komunikasi Internal Perusahaan (Kasus Karyawan PT Djarum) Nama Mahasiswa : Nur Dinna Utami Nomor Mahasiswa : I dapat diterima sebagai syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Komunikasi dan Pengembangan Masyarakat pada Fakultas Ekologi Manusia, Institut Pertanian Bogor. Menyetujui, Dosen Pembimbing Prof. Dr. Aida Vitayala S. Hubeis NIP Mengetahui, Departemen Sains Komunikasi dan Pengembangan Masyarakat Ketua Dr. Ir. Soeryo Adiwibowo, MS NIP Tanggal Kelulusan:

7 vii PERNYATAAN DENGAN INI SAYA MENYATAKAN BAHWA SKRIPSI YANG BERJUDUL EFEKTIVITAS MAJALAH INTERNAL WARTA KELUARGA DJARUM SEBAGAI WAHANA KOMUNIKASI INTERNAL PERUSAHAAN (KASUS KARYAWAN PT DJARUM BELUM PERNAH DIAJUKAN PADA PERGURUAN TINGGI ATAU LEMBAGA LAIN MANAPUN. SAYA JUGA MENYATAKAN BAHWA SKRIPSI INI MERUPAKAN HASIL KARYA SAYA SENDIRI DAN TIDAK MENGANDUNG BAHAN-BAHAN YANG PERNAH DITULIS ATAU DITERBITKAN OLEH PIHAK/LEMBAGA LAIN KECUALI SEBAGAI BAHAN RUJUKAN YANG DINYATAKAN DALAM NASKAH. Bogor, Desember 2010 Nur Dinna Utami I

8 viii RIWAYAT HIDUP Penulis dilahirkan di Palembang, Sumatera Selatan pada tanggal 9 November Penulis merupakan anak pertama dari tiga bersaudara dari Bapak Ir. Hasanuddin, M.Si dan Ibu Natalina Fatimah. Penulis menamatkan pendidikan Taman Kanak-Kanak (TK) di TK Shandy Putra II Palembang ( ), Sekolah Dasar (SD) Negeri 87 ( ), Sekolah Menengah Pertama (SMP) Negeri 7 Palembang ( ) dan Sekolah Menengah Umum (SMU) di SMU Negeri 3 Palembang ( ). Kemudian pada tahun 2006, penulis diterima sebagai mahasiswa Institut Pertanian Bogor melalui jalur Seleksi Penerimaan Mahasiswa Baru (SPMB). Selama di Institut Pertanian Bogor, penulis tergabung dalam Organisasi BEM FEMA (Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas Ekologi Manusia) selama periode Penulis juga aktif dalam kegiatan BEM yaitu sebagai anggota panitia INDEX (Indonesian Ecology Expo) pada tahun 2008 dan sebagai koordinator humas INDEX pada tahun Selain itu, penulis juga mengikuti acara Let s CSR on Campus sebagai panitia humas di tahun 2009.

9 9 KATA PENGANTAR Segala puji dan syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT karena hanya dengan rahmat dan karunia-nya penulis dapat menyelesaikan skripsi yang berjudul Efektivitas Majalah Internal Warta Keluarga Djarum sebagai Wahana Komunikasi Internal Perusahaan (Kasus Karyawan PT Djarum). Pada kesempatan ini, peneliti ingin menyampaikan terima kasih kepada Prof. Dr. Ir. Aida Vitayala S. Hubeis selaku dosen pembimbing skripsi yang telah meluangkan waktunya untuk memberikan bimbingan dan arahan untuk memperbaiki kekurangan-kekurangan sehingga penulis dapat lebih memahami mengenai persepsi masyarakat sekitar dan dapat menyelesaikan skripsi ini. Selain itu, penulis juga mengucapkan terimakasih kepada pihak perusahaan (PT Djarum) yaitu Bapak Sindaka selaku Manager Public Affairs PT Djarum atas bantuannya dalam perizinan penelitian sehingga penelitian ini dapat terlaksana. Skripsi ini bertujuan untuk menganalisis efektivitas majalah internal Warta Keluarga Djarum sebagai wahana komunikasi internal PT Djarum kepada aryawannya. Melalui analisis efektivitas ini, dapat terlihat tingkat kinerja dan harapan karyawan terhadap majalah Warta Keluarga Djarum sehingga penulis dapat menjabarkan hasil dari pembuatan majalah internal ini. Selain itu, saran dari skripsi ini ini juga dapat membantu dalam memaksimalkan kinerja majalah internal Warta Keluarga Djarum sebagai salahsatu media internal PT Djarum. Penulis berharap semoga skripsi ini dapat diterima oleh pihak yang terkait dan penelitian dapat memberikan manfaat bagi semua pihak. Bogor, Desember 2010 Penulis

10 x UCAPAN TERIMA KASIH Atas rahmat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan petunjuk-nya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini. Penyelesaian penulisan skripsi ini juga tidak lepas dari bantuan dan dukungan berbagai pihak. Oleh karena itu, pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima kasih yang sebesarbesarmya kepada pihak-pihak yang telah membantu, baik secara langsung maupun tidak langsung dalam penyelesaian skripsi ini. Penulis mengucapkan terimakasih yang setulus-tulusnya, diantaranya kepada: 1. Prof. Dr. Ir. Aida Vitayala S. Hubeis sebagai dosen pembimbing, atas segala bimbingan, motivasi, saran, dan pemikirannya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini; 2. Ir. Hadiyanto, M.Si sebagai dosen penguji utama dan Rina Mardiana, M.Si sebagai dosen penguji wakil departemen yang telah memberikan banyak saran yang berguna untuk perbaikan penulisan skripsi ini; 3. Kedua orang tuaku, Umi dan Buya tersayang yang telah memberikan segenap kasih sayangnya, semangat, pandangan, serta kesabaran dalam proses penyelesaian skripsi ini, serta kedua adikku, Dian Islami dan M. Arif Budiman yang menjadi semangatku; 4. Bapak Sindaka sebagai Manager Public Affair PT Djarum atas bantuannya dalam perizinan penelitian di PT Djarum; 5. Mbak Putri, Mas Mochtar, Mas Andre, Mas Octa, dan Mas Jimmy selaku pihak dari PT Djarum yang membantu saya dalam melakukan penyebaran kuesioner dan wawancara di lapang; 6. Orang terdekat dan tersayang, Hendra Gustiawan yang selalu memotivasi hingga penulisan skripsi ini selesai; 7. Arma, Asti, Rinaldy, Bedil, yang telah banyak membantu dan bertukar pikir dalam penyelesaian skripsi ini; 8. Q-Pop (Erna, Phyta, Niaw, dan Dion) yang telah membagi tawa dikala stuck menyelesaikan skripsi ini; 9. Teman satu bimbingan, Fini Hastin dan Dahlia D. atas motivasi bersama dalam menyelesaikan skripsi ini.

11 xi DAFTAR ISI Halaman DAFTAR ISI... xi DAFTAR TABEL... xiii DAFTAR GAMBAR... xv DAFTAR LAMPIRAN... xvi BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Perumusan Masalah Tujuan Penelitian Kegunaan Penelitian... 3 BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Komunikasi Komunikasi Organisasi Komunikasi Internal (Internal Communication) Khalayak Komunikasi Internal Pola-Pola Komunikasi Internal Arti Penting Komunikasi Internal Efektivitas Komunikasi Internal Kultur Organisasional Media Komunikasi Internal Arti dan Fungsi Media Komunikasi Internal Bentuk Media Komunikasi Internal Konsep Efektivitas Kerangka Pemikiran Definisi Konseptual Definisi Operasional BAB III METODOLOGI PENELITIAN 3.1 Lokasi dan Waktu Penelitian Penetapan Populasi dan Responden Penelitian Teknik dan Pengumpulan Data Analisis Data BAB IV GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN 4.1 Profil PT Djarum... 28

12 xii Sejarah PT Djarum Tujuan dan Komitmen Perusahaan Nilai Inti Budaya Perusahaan Proses Produksi Produk PT Djarum dan Pemasarannya Profil Corporate Communication PT Djarum Struktur Organisasi Corporate Communication PT Djarum Majalah Internal Warta Keluarga Djarum Latar Belakang dan Konsep Majalah Internal Warta Keluarga Djarum Tujuan dan Manfaat Majalah Internal Warta Keluarga Djarum Rubrikasi Majalah Internal Warta Keluarga Djarum Struktur dan Tugas Redaksi Majalah Internal Warta Keluarga Djarum BAB V KARAKTERISTIK RESPONDEN 5.1 Jenis Kelamin Jabatan BAB VI EFEKTIVITAS MAJALAH INTERNAL Warta Keluarga Djarum 6.1 Reliability Assurance Responsiveness Empathy Tangibles BAB VII KESIMPULAN DAN SARAN 7.1 Kesimpulan Saran DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN... 78

13 xiii DAFTAR TABEL Halaman Tabel 1 Distribusi jumlah karyawan PT Djarum berdasarkan jenis kelamin tahun Tabel 2 Distribusi jumlah karyawan PT Djarum berdasarkan jabatan tahun Tabel 3 Distribusi responden berdasarkan penilaian harapan terhadap atribut indikator reliability majalah Warta Keluarga Djarum tahun Tabel 4 Distribusi responden berdasarkan penilaian kenyataan terhadap atribut indikator reliability majalah Warta Keluarga Djarum tahun Tabel 5 Rataan penilaian tingkat harapan/kepentingan dan tingkat kenyataan/kinerja pada indikator reliability majalah internal Warta Keluarga Djarum tahun Tabel 6 Distribusi responden berdasarkan penilaian harapan terhadap atribut indikator assurance majalah Warta Keluarga Djarum tahun Tabel 7 Distribusi responden berdasarkan penilaian kenyataan terhadap atribut indikator assurance majalah Warta Keluarga Djarum tahun Tabel 8 Rataan penilaian tingkat harapan/kepentingan dan tingkat kenyataan/kinerja pada atribut assurance majalah Warta Keluarga Djarum tahun Tabel 9 Distribusi responden berdasarkan penilaian harapan terhadap atribut indikator responsiveness majalah Warta Keluarga Djarum tahun Tabel 10 Distribusi responden berdasarkan penilaian kenyataan terhadap atribut indikator responsiveness majalah Warta Keluarga Djarum tahun Tabel 11 Rataan penilaian tingkat harapan/kepentingan dan tingkat kenyataan/kinerja pada atribut responsiveness majalah Warta Keluarga Djarum tahun Tabel 12 Distribusi responden berdasarkan penilaian harapan terhadap atribut indikator empathy majalah Warta Keluarga Djarum tahun Tabel 13 Distribusi responden berdasarkan penilaian kenyataan terhadap atribut indikator empathy majalah Warta Keluarga Djarum tahun Tabel 14 Rataan penilaian tingkat harapan/kepentingan dan tingkat kenyataan/kinerja pada atribut empathy majalah Warta Keluarga Djarum tahun Tabel 15 Distribusi responden berdasarkan penilaian harapan terhadap atribut indikator tangibles majalah Warta Keluarga Djarum tahun Tabel 16 Distribusi responden berdasarkan penilaian kenyataan terhadap atribut indikator tangibles majalah Warta Keluarga Djarum tahun

14 Tabel 17 Rataan penilaian tingkat harapan/kepentingan dan tingkat kenyataan/kinerja pada atribut tangibles majalah Warta Keluarga Djarum tahun xiv

15 xv DAFTAR GAMBAR Halaman Gambar 1 Kerangka pemikiran Gambar 2 Diagram kartesius tingkat kepentingan/harapan dan tingkat kinerja/kenyataan Gambar 3 Struktur organisasi Corporate Communication PT Djarum Gambar 4 Struktur redaksi majalah Warta Keluarga Djarum Gambar 5 Grafik jumlah karyawan PT Djarum berdasarkan jenis kelamin tahun Gambar 6 Grafik jumlah karyawan PT Djarum berdasarkan jabatan tahun Gambar 7 Diagram kartesius indikator reliability majalah internal Warta Keluarga Djarum tahun Gambar 8 Diagram kartesius indikator assurance majalah internal Warta Keluarga Djarum" tahun Gambar 9 Diagram kartesius indikator responsiveness majalah internal Warta Keluarga Djarum tahun Gambar 10 Diagram kartesius indikator empathy majalah internal Warta Keluarga Djarum tahun Gambar 11 Diagram kartesius indikator tangibles majalah internal Warta Keluarga Djarum tahun

16 xvi DAFTAR LAMPIRAN Halaman Lampiran 1. Gambar Majalah Warta Keluarga Djarum Lampiran 2. Kuesioner Lampiran 3. Struktur Organisasi PT Djarum...85

17 1 BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Kehidupan organisasi tidak dapat dipisahkan dari komunikasi karena komunikasi menjadi bagian penting bagi organisasi atau perusahaan. Komunikasi menduduki tempat sentral karena struktur, keluasan jangkauan, dan ruang lingkupnya hampir sepenuhnya ditentukan oleh teknik-teknik komunikasi, bahkan sesungguhnya spesialisasi dalam organisasi muncul dan dipelihara karena tuntutan-tuntutan komunikasi. Komunikasi merupakan kebutuhan mendasar bagi suatu organisasi atau perusahaan karena keberhasilan perusahaan dapat dilihat dari bagaimana pola komunikasi yang digunakan antara perusahaan dengan seluruh stakeholders yang berkaitan langsung dalam perusahaan. Adapun bila dikaitkan dengan ilmu komunikasi, terdapat teori yang mengatakan bahwa komunikasi terjadi apabila terdapat kesamaan makna mengenai suatu pesan yang disampaikan oleh komunikator dan diterima oleh komunikan (Effendy 2005). Bentuk komunikasi pada publik internal dalam perusahaan telah dikenal dengan sebutan internal communication. Internal communication harus terencana, terkoordinasi, dan sesuai dengan strategi bisnis perusahaan (Smith dan Mounter 2008). Kemudian, Smith dan Mounter (2008) menambahkan bahwa kegiatan internal communication yang tertata dan terencana dengan baik dapat membantu para karyawan untuk memahami perusahaan tempat dimana mereka bekerja dan berbagai aturannya. Hal tersebut menunjukkan bahwa pemahaman para karyawan terhadap perusahaan, peraturan, bahkan kebijakan perusahaan bergantung kepada informasi dan citra yang mereka dapatkan. Karena itu, internal communication yang mempunyai wilayah publik di lingkup publik internal perusahaan dianggap penting terkait dengan pemahaman para karyawan terhadap perusahaan. Melakukan komunikasi internal dengan seluruh karyawan tidaklah semudah yang dibayangkan. Adapun dalam prosesnya, diperlukan unsur media sebagai saluran yang mengantarkan pesan kepada komunikan. Media komunikasi memiliki kemampuan untuk lebih menunjang suatu keberhasilan penyampaian pesan yang diinginkan. Tujuan diadakannya media komunikasi internal pada korporasi dalam penyelenggaraan kegiatan komunikasi yaitu sebagai langkah aktif

18 2 korporasi atau organisasi untuk membina hubungan baik terhadap setiap pihak internal perusahaan. Pemilihan media sebagai saluran pengiriman pesan komunikasi merupakan faktor yang perlu diperhatikan karena berpengaruh terhadap efektivitas penyampaian pesan. Perusahaan harus dapat memilih secara tepat media apa yang akan digunakan dan dinilai paling efektif untuk kepentingan korporasi dalam mencapai sasaran atau tujuan yang ditentukan. Apalagi bagi perusahaan yang memiliki banyak cabang yang tersebar di seluruh Indonesia seperti PT Djarum. Pemilihan media internal sebagai saluran komunikasi antara karyawan dan manajemen perusahaan menjadi hal yang sangat tepat. Adapun Divisi Corporate Communication PT Djarum telah mencetak Majalah Warta Keluarga Djarum sebagai salahsatu media internal perusahaan. Beranjak dari alasan tersebarnya karyawan dengan fungsi/rutinitas sehariharinya membuat kesempatan mengetahui lebih jauh tentang apa yang terjadi di dalam perusahaan di luar kesehariannya semakin minim. Sehingga sebagai bagian dari perusahaan, setiap karyawan harus diupayakan mendapatkan informasi tentang arah perusahaan, dinamika perusahaan yang terjadi sehingga tetap merasa sebagai bagian dari keluarga besar dari perusahaan. Oleh karena itu Majalah Warta Keluarga Djarum sebagai salahsatu media internal perusahaan diharapkan dapat menjangkau karyawan secara massal untuk menyampaikan arah perusahaan dan dinamika perusahaan. Pemahaman akan arah perusahaan dan dinamika perusahaan diharapkan dapat membuat karyawan bangga terhadap perusahaanya dan juga saling belajar terhadap kemajuan yang dicapai oleh bagian-bagian lain. 1.2 Perumusan Masalah Berdasarkan latar belakang di atas, maka rumusan masalah yang didapat adalah bagaimanakah efektivitas majalah internal Warta Keluarga Djarum sebagai wahana komunikasi internal perusahaan kepada karyawan PT Djarum?

19 3 1.3 Tujuan Penelitian Tujuan dari penelitian ini adalah untuk menganalisis efektivitas majalah internal Warta Keluarga Djarum sebagai wahana komunikasi internal perusahaan kepada karyawan PT Djarum. 1.4 Kegunaan Penelitian Adapun kegunaan dari penelitian ini, antara lain: 1. Bagi peneliti dan Civitas Akademik Penelitian ini diharapkan dapat memperkaya pengalaman dan pengetahuan bagi penulis serta menambah perbendaharaan kepustakaan bagi Departemen Sains Komunikasi dan Pengembangan Masyarakat Institut Pertanian Bogor di bidang komunikasi, khususnya pada bagian media komunikasi internal. 2. Bagi Instansi Terkait Hasil penelitian ini diharapkan berguna bagi PT Djarum. Hasil penelitian ini dapat berguna sebagai bahan saran dan evaluasi berkenaan dengan media internal majalah Warta Keluarga Djarum yang telah diterapkan khususnya untuk karyawan kantor Head Quarter, RSO Jakarta, dan DSO Bogor PT Djarum.

20 4 BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Komunikasi Istilah komunikasi atau dalam bahasa Inggris communication berasal dari bahasa Latin communicatio, dan bersumber dari kata communis yang berarti sama (Effendy 2001). Menurut Ruslan (2006), secara garis besar dalam suatu proses komunikasi harus terdapat unsur-unsur kesamaan makna agar terjadi suatu pertukaran pikiran atau pengertian antara komunikator (penyebar pesan) dan komunikan (penerima pesan). Ruslan (2006) menambahkan proses komunikasi dapat diartikan sebagai transfer informasi atau pesan-pesan (messages) dari pengirim pesan sebagai komunikator dan kepada pengirim pesan sebagai komunikan. Tujuan dari proses komunikasi tersebut adalah tercapainya saling pengertian (mutual understanding) antara kedua belah pihak. Sebelum pesanpesan tersebut dikirim kepada komunikan, komunikator memberikan maknamakna dalam pesan tersebut (decode) yang kemudian ditangkap oleh komunikan dan diberikan makna sesuai dengan konsep yang dimilikinya (encode). Berdasarkan pengertian komunikasi sebelumnya, maka dapat ditarik unsur-unsur pokok dalam proses berkomunikasi sebagai berikut (Ruslan 2006): 1. Source, yaitu individu atau sumber untuk menyampaikan pesan-pesan. 2. Message, suatu gagasan, ide berupa pesan, informasi, pengetahuan, ajakan, bujukan, atau ungkapan bersifat pendidikan, emosi, dan lain sebagainya yang akan disampaikan komunikator kepada perorangan atau kelompok tertentu (komunikan). 3. Channel, berupa media, sarana, atau saluran yang dipergunakan oleh komunikator dalam mekanisme penyampaian pesan-pesan kepada khalayaknya. 4. Effect, suatu dampak yang terjadi dalam proses penyampaian pesan-pesan tersebut. Dapat berakibat positif maupun negatif bergantung dari tanggapan, persepsi, dan opini dari hasil komunikasi tersebut.

21 5 2.2 Komunikasi Organisasi Menurut Katz dan Robert Kahn (dua ahli psikologi sosial dari Pusat Riset Survei Universitas Michigan) yang diacu dalam Ruslan (2006), komunikasi adalah pertukaran informasi dan penyampaian makna yang merupakan hal utama dari suatu sistem sosial atau organisasi. Maka dari itu, Ruslan (2006) menegaskan komunikasi sebagai suatu proses penyampaian informasi dan pengertian dari satu orang ke orang lain, dan satu-satunya cara mengelola aktivitas dalam suau organisasi adalah melalui proses komunikasi. Komunikasi organisasi dapat didefinisikan sebagai pertunjukan dan penafsiran pesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari suatu organisasi (Pace 2005). Adapun menurut O Hair (2005), organizational communication can be defined as the exchanged of oral, written, and nonverbal messages among people working to accomplish common tasks and goals. Sedangkan menurut Zelko dan Dance diacu dalam Muhammad (2004), komunikasi organisasi adalah suatu sistem yang saling tergantung dan mencakup komunikasi internal dan eksternal. Muhammad (2004) menjabarkan bahwa komunikasi internal adalah komunikasi dalam organisasi itu sendiri seperti komunikasi dari bawahan kepada atasan, komunikasi dari atasan kepada bawahan, dan komunikasi kepada sesama karyawan yang sama tingkatnya. Sedangkan komunikasi eksternal adalah komunikasi yang dilakukan organisasi terhadap lingkungan luarnya, seperti komunikasi dalam penjualan hasil produksi, pembuatan iklan, dan hubungan dengan masyarakat umum. 2.3 Komunikasi Internal (Internal Communication) Lawrence D. Brennan diacu dalam Effendy (2001) mendefinisikan komunikasi internal sebagai pertukaran gagasan di antara para administrator dan karyawan dalam suatu perusahaan atau jawatan yang menyebabkan terwujudnya perusahaan atau jawatan tersebut lengkap dengan strukturnya yang khas (organisasi) dan pertukaran gagasan secara horizontal dan vertikal di dalam perusahaan atau jawatan yang menyebabkan pekerjaan berlangsung. Sedangkan

22 6 menurut Yulianita (2005), komunikasi internal yaitu komunikasi yang terjadi di antara orang-orang yang berada dalam suatu perusahaan Khalayak Komunikasi Internal Khalayak komunikasi internal adalah orang-orang yang berada di dalam atau yang tercakup dalam suatu organisasi, yaitu seluruh karyawan dari staf sampai dengan karyawan terbawah (Rumanti 2004). Khalayak utama adalah pekerja yang ada di semua tingkatan, termasuk pihak manajemen dan di semua lokasi. Kelompok khalayak komunikasi internal (Beard 2004) : 1. Karyawan a. Manajemen dan supervisor b. Pekerja pada semua tingkatan c. Kelompok pensiunan d. Pekerja sebelumnya atau mantan karyawan 2. Manajemen Perusahaan a. Eksekutif kepala b. Manajemen divisi c. Direktur personalia dan timnya 3. Penasihat Perusahaan a. Konsultan perekrutan b. Perusahaan jasa pelatihan c. Spesialis komunikasi internal 4. Pihak luar yang berpengaruh a. Serikat dagang b. Badan-badan professional c. Keluarga para pekerja d. Media 5. Sumber tenaga kerja masa depan a. Individu calon pekerja masa depan b. Universitas c. Sekolah dan pendidikan lanjutannya d. Penasihat karir

23 7 e. Kantor tenaga kerja pemerintah Pola-Pola Komunikasi Internal Pola-pola komunikasi internal yang sering terjadi di organisasi adalah sebagai berikut (Suranto 2005): 1. Komunikasi antara pihak manajemen organisasi dengan anggota atau karyawan organisasi tersebut. Misalnya komunikasi antara pimpinan dengan pegawai. Tujuan komunikasi dalam konteks ini bisa sangat bervariasi, antara lain sebagai berikut: a. untuk mendapatkan umpan balik pegawai, b. menjalin hubungan baik manajemen dengan karyawan, c. meningkatkan peran dan kinerja pegawai secara optimal, d. mengidentifikasi masalah-masalah yang dihadapi oleh pegawai, e. menampung usulan dan aspirasi dari bawah, f. memantapkan koordinasi, dan g. internalisasi kebijakan. 2. Komunikasi antara pucuk pimpinan organisasi dengan pegawai-pegawai kelompok atas. Misalnya komunikasi antara manajer dengan ketua-ketua divisi, antara pimpinan organisasi dengan ketua-ketua seksi. Proses komunikasi ini antara lain bertujuan untuk: a. menggugah tanggung jawab yang lebih besar, b. pendelegasian wewenang, c. memonitor pelaksanaan program, d. meningkatkan koordinasi, dan e. sharing pendapat dan informasi. 3. Komunikasi antara sesama pegawai atau sesama anggota lingkungan organisasi. Komunikasi antar anggota komunikasi merupakan suatu aktivitas yang secara dominan mewarnai pola kehidupan suatu organisasi. Proses komunikasi ini bertujuan untuk:

24 8 a. berbagi pengalaman dan perasaan, b. solidaritas dan kerjasama, c. menserasikan pelaksanaan kerja, d. menghindati kekembaran (kegandaan) pekerjaan tugas, e. menggalang kerukunan, f. membahas cara-cara menanggulangi kendala yang timbul, g. saling koreksi untuk menghindari kekeliruan, dan h. membina hubungan harmonis dan kemitraan. Atau menurut Ruslan (2006), komunikasi internal timbal balik yang dilaksanakan oleh PR dapat dilakukan melalui beberapa jalur berikut: a. Komunikasi arus ke bawah (downward communication), yakni dari pihak perusahaan kepada para karyawannya. Misalnya berupa perintah pimpinan, instruksi, dan informasi spesifikasi teknis suatu pekerjaan yang akan diberikan kepada bawahan. Media yang dipergunakan dalam bentuk komunikasi lisan (perintah dan instruksi), dan tulisan (nota dinas, peraturan, surat edaran, dan lain-lain). b. Komunikasi arus ke atas (upward communication), yaitu dari pihak karyawan ke perusahaan. Misalnya berbentuk pelaksanaan perintah berupa tulisan dan lisan, atau hasil laporan dari pekerjaan, serta sumbang saran dari pihak pekerja kepada pimpinan perusahaan. Media komunikasi baik dalam bentuk lisan maupun tulisan (laporan dan informasi) mengenai pelaksanaan tugas. c. Komunikasi sejajar (slydeways communication) yang berlangsung antarkaryawan. Misalnya, informasi mengenai pekerjaan atau menyangkut kegiatan pendidikan dan pelatihan lainnya, dapat juga mengenai kegiatan di luar pekerjaan (kedinasan) dalam bentuk olahraga, keagamaan, kekeluargaan, kesejahteraan, dan aktivitas sosial kepegawaian lainnya. Biasanya yang dipakai sebagai media komunikasi adalah berupa pemberitahuan, pengumuman, sampai kepada penggunaan media Humas (Media of Public Relations), yaitu seperti bulletin, majalah internal dan newsletter.

25 Arti Penting Komunikasi Internal Hubungan terpenting dalam organisasi adalah hubungannya dengan karyawan di semua level. Istilah publik internal dan publik karyawan mengacu pada baik itu manajer maupun orang-orang yang menjadi bawahan. Publik ini merupakan sumberdaya terbesar dari organisasi. Koordinasi dan mediasi yang dibutuhkan untuk menghadapi karyawan dewasa ini telah menempatkan staf PR, dengan pengetahuan dan keahlian komunikasinya di tengah-tengah pengelolaan hubungan internal. Dapat dirumuskan bahwa idealnya, hubungan kerja yang melibatkan komunikasi karyawan dicirikan setidaknya dengan tujuh kondisi berikut (Cutlip et al 2006): 1. Keyakinan dan kepercayaan antara karyawan dan atasan. 2. Informasi yang jujur dan transparan bebas mengalir ke atas, bawah, dan samping di dalam organisasi. 3. Status dan partisipasi yang memuaskan untuk setiap orang. 4. Kontinuitas kerja tanpa perselisihan. 5. Lingkungan yang sehat dan aman. 6. Keberhasilan usaha. 7. Optimisme tentang masa depan. Cutlip et al (2006) juga mengatakan bahwa Opinion Corporation sejak tahun 1950 telah meneliti opini karyawan tentang komunikasi internal organisasi. Sebagian besar mengakui kredibilitas organisasi, tetapi kurang dari separuh yang mengatakan bahwa organisasi memberi tahu mereka apa yang sedang terjadi, atau komunikasi ke bawah (manajemen ke karyawan). Juga hanya kurang dari separuh yang mengatakan bahwa organisasi mau mendengar pendapat mereka, atau komunikasi ke atas (karyawan ke manajemen). Adapun pelaksanaan komunikasi internal pada hakikatnya adalah untuk menjalin hubungan baik di kalangan publik internal, diantara berbagai subsistem yang ada dalam sebuah organisasi sehingga memungkinkan tercapainya sinergi kerja. Arti penting komunikasi internal bagi organisasi adalah sebagai berikut (Suranto 2005): a. Komunikasi internal merupakan forum strategis bagi manajemen untuk menyampaikan kebijakan organisasi.

26 10 b. Melalui komunikasi internal, karyawan memperoleh kesempatan untuk menyatakan pendapatnya kepada manajemen tentang berbagai hal yang berhubungan dengan pekerjaan dan tanggung jawabnya. c. Komunikasi yang baik dengan karyawan merupakan langkah awal dari usaha membina hubungan dengan masyarakat sekitar. d. Komunikasi internal yang dilakukan secara intensif akan mampu mendorong motivasi dan semangat kerja karyawan. e. Komunikasi internal menjadi sarana terbentuknya rasa saling percaya antara karyawan dan manajemen Efektivitas Komunikasi Internal Adapun kaitannya dengan komunikasi internal, Ruslan (2006) menyatakan bahwa komunikasi hubungan masyarakat internal dapat menjadi komunikasi yang efektif, apabila: 1. Adanya keterbukaan manajemen perusahaan (open management system) terhadap para karyawannya. 2. Saling menghormati atau menghargai (mutual appreciation) antara satu sama lain, baik ia bertindak sebagai pimpinan maupun sebagai bawahan demi tercapainya tujuan utama perusahaan. 3. Adanya kesadaran atau pengakuan dari pihak perusahaan akan nilai-nilai dari arti pentingnya suatu komunikasi timbal balik dengan para karyawannya. 4. Keberadaan seorang Public Relations tidak hanya memiliki keterampilan (skill) dan berpengalaman sebagai seorang komunikator, mediator, dan hingga persuader, tetapi juga harus didukung dengan sumber-sumber daya teknis yang canggih dan sekaligus sebagai media komunikasinya, seperti kemampuan mengelola dan membuat media komunikasi seperti: House PR Journal, Internal Magazine, Video and Cassetes Recording, Slide Film Presentation, Special Events Programmes, dan media pertemuan sebagai media komunikasi internal.

27 Kultur Organisasional Kultur Organisasional adalah faktor penting karena memberikan dampak signifikan pada komunikasi internal. Grunig dalam Cutlip et al (2006) mendefinisikan kultur organisasi itu sendiri sebagai keseluruhan nilai, simbol, makna, keyakinan, asumsi, dan ekspektasi yang dianut bersama yang mengorganisir dan mengintegrasikan sekelompok orang yang bekerja sama. Kultur organisasi seringkali merupakan hal yang membedakan satu organisasi dengan organisasi lain, yang mendefinisikan nilai dan norma yang dipakai oleh pembuat keputusan di organisasi. Dalam hal ini, kultur organisasi sangat mempengaruhi bagaimana perilaku didefinisikan dalam organisasi meskipun seringkali tidak dibicarakan. Adapun menurut Cutlip et al (2006), kultur organisasi termasuk ke dalam pendefinisian siapa yang mempunyai kekuasaan dan bagaimana mereka menggunakan kekuasaan tersebut. 2.4 Media Komunikasi Internal Arti dan Fungsi Media Komunikasi Internal Kegiatan komunikasi sosial oleh perusahaan dapat diselenggarakan melalui berbagai level dan media. Media atau saluran komunikasi dalam hal ini diharapkan dapat menginformasikan langkah organisasi dalam mencapai tujuan dan dalam banyak hal, pemenuhan kepentingan antara perusahaan dan karyawan dapat berlangsung lewat media komunikasi. Di sini, penulis mengartikan bahwa media internal merupakan bagian dari media komunikasi di dalam perusahaan yang ditujukan kepada publik internal perusahaan dan berisi mengenai berbagai informasi perusahaan. Adapun Suranto (2005) menjabarkan bahwa media komunikasi internal adalah semua sarana penyampaian dan penerimaan informasi di kalangan publik internal perusahaan dan biasanya bersifat non-komersial. Maka dari itu, Effendy (1993) menambahkan bahwa media internal diterbitkan untuk keperluan organisasi, terutama karyawan yang sehari-harinya bekerja dalam lingkungan organisasi. Selain itu, Ruslan (2003) mendefinisikan media korporasi atau yang biasa disebut dengan media komunikasi internal adalah media yang digunakan untuk mengkomunikasikan suatu informasi kepada pendengar atau pembaca (audience) baik cetak ataupun elektronik. Media

28 12 korporasi atau organisasi itu sendiri secara lebih luwes dapat membantu pihak manajemen korporasi atau pengurus suatu organisasi untuk menanamkan, memelihara, dan memperkenalkan perubahan yang berkaitan dengan budaya korporasi atau organisasi dalam cara yang lebih sesuai dan pada kesempatan yang lebih tepat (Siregar dan Pasaribu 2000). Jadi penulis berkesimpulan bahwa mengkomunikasikan langkah organisasi atau perusahaan melalui media komunikasi internal dapat menumbuhkan komunikasi yang dialogis antara publik internal sekaligus menambahkan budaya organisasi Bentuk Media Komunikasi Internal Komunikasi dalam organisasi terjadi dalam bentuk komunikasi lisan dan tertulis. Cutlip et al (2006) menyatakan bahwa semua bentuk komunikasi dan media yang digunakan adalah tanggung jawab bagian hubungan internal, yang terdiri dari: 1. Publikasi karyawan Publikasi cetak masih menjadi media utama untuk komunikasi internal di kebanyakan organisasi, meskipun telah banyak berkembang teknologi komunikasi baru. Tujuan publikasi ini umumnya adalah: a. menjaga karyawan tetap mendapat informasi strategi dan tujuan organisasi, b. memberikan informasi yang dibutuhkan karyawan untuk menjalankan tugas mereka dengan baik, c. mendorong karyawan untuk memelihara dan memperkuat standar organisasi dan komitmen pada peningkatan kualitas, meningkatkan efisiensi, meningkatkan pelayanan, dan tanggung jawab sosial yang besar, d. mengaku prestasi dan kesuksesan karyawan, dan e. menciptakan peluang komunikasi dua arah dengan meminta umpan balik, pertanyaan, dan perhatian karyawan. 2. Newsletter Newsletter cetak masih merupakan alat utama komunikasi karyawan, meskipun kita sudah memasuki abad komputer dan intranet. Newsletter

29 13 adalah bentuk paling umum dari publikasi periodik. Karena sudah ada teknologi desktop publishing yang mudah dan murah, newsletter relatif murah, mudah, dan cepat untuk diproduksi. Akibatnya, kebanyakan organisasi mengandalkan newsletter untuk mengkomunikasikan berita secara tepat waktu dan sesuai sasaran. 3. Surat Surat tradisional masih tetap merupakan tulang punggung komunikasi organisasi internal, meskipun sekarang mulai mendominasi. 4. Sisipan dan lampiran Sisipan adalah medium yang berharga untuk menarik dukungan konstituen dan menyampaikan pengumuman dan kabar penting. 5. Publikasi pidato, position paper, dan backgrounders Publikasi pidat, paper position, dan backgrounders juga membantu karyawan memahami pendekatan baru dengan cepat dan mungkin mencegah mereka untuk menggunakan pendekatan lama guna memecahkan problem atau isu. 6. Bulletin board dan pengumuman elektronik Bulletin board merupakan ruang fisik yang menampilkan pengumuman tradisional dan pengumuman elektronik. Bulletin board menawarkan tempat publik yang bagus untuk memberikan informasi dengan pesan singkat dan memberikan akses yang cepat untuk membuat pengumuman dan melawan rumor dari sumber internal dan eksternal. Lebih lanjut, Smith & Mounter (2008) dalam bukunya Effective Internal Communication menambahkan the channels dan vehicles untuk komunikasi internal, sebagai berikut: 1. Face to face one to one 2. Face to face en masse 3. Print (Media Cetak) 4. Broadcast dan Audio-visual 5. Internet driven 6. Corporate glue games, etc

30 14 7. Events Kemudian untuk media komunikasi komunikasi internal yang digunakan sebuah perusahaan terdiri dari lima model berikut (Ruslan 2006): 1. The Sales Bulletin Merupakan bentuk media komunikasi regular antara manajer penjualan dengan salesman yang bekerja di lapangan, dan biasanya diterbitkan secara mingguan. 2. The Newsletter Merupakan media informasi atau siaran berita yang singkat, ditujukan kepada para pembaca yang sibuk atau tidak memiliki waktu yang banyak untuk membaca berita terlalu panjang dan rinci. 3. The Magazine Suatu bentuk majalah yang berisikan tulisan feature, artikel, gambargambar, dan biasanya diterbitkan berkala secara bulanan atau triwulan. 4. The Tabloid Newspaper Yaitu media yang mirip dengan surat kabar popular dan berisikan beritaberita pokok, artikel popular yang pendek dan dilengkapi dengan gambar atau ilustrasi yang menarik pembaca. Biasanya diterbitkan berkala secara mingguan, bulanan, atau dwibulanan. 5. The Wall Newspaper Merupakan bentuk media yang sering dipergunakan sebagai media komunikasi internal antara karyawan di perusahaan besar, pabrik, pusat pertokoan, dan lain-lain. 2.5 Konsep Efektivitas Definisi efektivitas secara umum menurut Hardjana (2000) adalah mengerjakan hal-hal yang benar, membawa hasil, menangani tantangan masa depan, meningkatkan keuntungan atau laba, dan mengoptimalkan penggunaan sumber daya. Lebih lanjut, efektivitas media internal akan didefinisikan berdasarkan fator-faktor yang mempengaruhi kualitas layanan jasa, sebagai berikut (Zeithaml, Berry, & Parasuraman diacu dalam Ruslan 2006):

31 15 a. Reliability Yaitu keandalan, mencakup kinerja (performance) dan kemampuan untuk dipercaya (dependability), serta dapat memenuhi janji yang ditawarkan dalam memberikan pelayanan. b. Responsiveness Kesigapan dalam merespon dan memberikan pelayanan jasa yang dibutuhkan oleh pelanggannya. c. Competence Memiliki keterampilan dan pengetahuan yang baik tentang produk jasa yang ditawarkan kepada pelanggan. d. Access Kemudahan untuk menghubungi dan dijumpai, seperti lokasi, fasilitas, dan informasi produk layanan jasa mudah diakses pelanggan. e. Courtesy Memiliki sikap sopan santun, respek, perhatian, keramahan dari pihak pemberi jasa layanan dalam kontak personal, melalui operator telepon, resepsionis, costumer service, dan costumer relations. f. Communication Media komunikasi yang dipergunakan selain dapat memudahkan penyampaian pesan-pesan, informasi, dan mudah dipahami, serta penuh perhatian untuk mendengar atau keluhan yang disampaikan oleh pelanggannya. g. Credibility Kepercayaan yang dibangun itu berawal dari sifat jujur dan dapat diterima, biasanya mencakup citra, nama dan reputasi yang baik dari pihak perusahaan atau costumer service dalam berinteraksi dengan para pelanggannya. h. Security Menciptakan rasa aman dan nyaman dari suatu resiko atau keragu-raguan, yaitu berkaitan dengan keamanan secara fisik (physical safety), keuangan (financial security), dan kerahasiaan terjamin (confidential).

32 16 i. Understanding or Knowing Berupaya memahami kebutuhan atau keinginan para pelanggannya. j. Tangibles Wujud fisik yang ditampilkan, sosok gedung, ruangan, fasilitas dan sarana parker serta peralatan penunjang lainnya untuk memberikan pelayanan jasa yang memadai, aman dan nyaman. Selanjutnya, Kotler (2000) diacu dalam Ruslan (2006) mengelompokkan dimensi layanan di atas menjadi 5 (lima) dimensi utama sebagai penentu kualitas layanan jasa: 1. Reliability, yaitu kemampuan untuk memberikan pelayanan yang sesuai dengan janji yang ditawarkan. 2. Responsiveness, respon atau kesigapan dalam membantu pelanggan dengan memberikan layanan cepat, tepat, dan tanggap serta mampu menangani keluhan para pelanggan secara baik. 3. Assurance, kemampuan karyawan tentang pengetahuan dan informasi suatu produk yang ditawarkan dengan baik, keramah-tamahan, perhatian, dan kesopanan dalam memberikan jaminan pelayanan yang terbaik. Dimensi jaminan ini terdapat unsur-unsur, sebagai berikut: a. Competence (kompetensi), keterampilan dan pengetahuan yang dimiliki costumer service dalam memberikan pelayanan kepada pelanggan. b. Courtesy (kesopanan), keramahtamahan, perhatian, dan sikap yang sopan. c. Credibility (kredibilitas), berkaitan dengan nilai-nilai kepercayaan, reputasi, prestasi yang positif dari pihak yang memberikan layanan. 4. Empathy, merupakan perhatian secara individual yang diberikan kepada pelanggan dan berusaha untuk memahami keinginan dan kebutuhan, serta mampu menangani keluhan pelanggan secara baik dan tepat. Dimensi empathy ini terdapat unsur-unsur lainnya yang terkait, yaitu sebagai berikut: a. Access (akses), kemudahan memanfaatkan dan memperoleh layanan jasa yang ditawarkan oleh perusahaan.

33 17 b. Communication (komunikasi), kemampuan dalam berkomunikasi untuk penyampaian pesan, dan informasi kepada pelanggannya. c. Understanding (pemahaman), kemampuan untuk mengetahui dan memahami kebutuhan dan keinginan serta mampu menangani keluhan para pelanggannya. 5. Tangibles, kenyataan yang berhubungan dengan penampilan fisik gedung, ruang office lobby atau front office yang representative, tersedia tempat parkir yang layak, kebersihan, kerapihan, aman, dan kenyamanan di lingkungan perusahaan dipelihara secara baik. 2.6 Kerangka Pemikiran PT Djarum mempunyai dua divisi yang berperan dan berfungsi langsung sebagai Public Relations perusahaan. Adapun divisi tersebut terdiri dari Public Affairs dan Corporate Communication. Corporate Communication merupakan divisi yang berpusat di Jakarta dan berfungsi untuk membangun hubungan dengan media, pembuatan press release, pembuatan brosur CSR (Corporate Social Responsibility) PT Djarum, membuat media internal perusahaan berupa majalah internal yang bernama Warta Keluarga Djarum yang terbit setiap tiga bulan sekali, serta membina hubungan baik internal maupun eksternal. Adapun kaitannya dengan proses diadakannya majalah internal Warta Keluarga Djarum, tujuan dari Corporate Communication dijadikan patokan atau basis dalam pembuatan majalah. Kerangka pemikiran efektivitas majalah internal Warta Keluarga Djarum sebagai berikut.

34 18 Divisi Corporate Communication PT Djarum Publik Internal Publik Eksternal Majalah Internal Warta Keluarga Djarum Efektivitas Warta Keluarga Djarum sebagai wahana komunikasi internal perusahaan kepada karyawan Tujuan Corporate Communication: 1. Meningkatkan awareness karyawan terhadap informasi perusahaan 2. Meningkatkan pemahaman karyawan terhadap informasi perusahaan 3. Menumbuhkan rasa satu keluarga sebagai karyawan Indikator: 1. Reliability 2. Assurance 3. Responsiveness 4. Empathy 5. Tangibles Gambar 1 Kerangka pemikiran Keterangan: : hubungan : cakupan penelitian Adapun hipotesis pengarah dari kerangka penelitian ini yaitu majalah Warta Keluarga Djarum adalah media komunikasi internal yang efektif dalam memenuhi tujuan Divisi Corporate Communication PT Djarum.

35 Definisi Konseptual 1. Corporate Communication merupakan salahsatu divisi kerja dari PT Djarum yang mempunyai fungsi sama dengan Public Relations. Beberapa fungsi dari Corporate Communication diantaranya: membangun hubungan dengan media, pembuatan press release, pembuatan brosur CSR PT Djarum, dan membuat media internal perusahaan. 2. Publik Eksternal merupakan pihak-pihak yang berada di luar kendali perusahaan. 3. Publik Internal adalah publik yang menjadi bagian dari unit/badan/perusahaan atau organisasi itu sendiri. Lebih jelasnya, publik internal terdiri dari seluruh karyawan dan jajaran manajerial dalam perusahaan. 4. Majalah Internal Warta Keluarga Djarum merupakan media internal yang dicetak oleh Divisi Corporate Communications sebagai sebuah saluran komunikasi yang bertugas menyebarkan informasi, pertukaran pengetahuan, dan mendorong terjadinya internalisasi budaya perusahaan pada seluruh karyawan. 6. Tujuan Divisi Corporate Communication merupakan sasaran atau hasil akhir yang diinginkan oleh Corporate Communication dalam melaksanakan program kerja di PT Djarum. 7. Indikator merupakan alat ukur yang menguji keefektivitasan dari majalah internal Warta Keluarga Djarum. 8. Efektivitas majalah internal Warta Keluarga Djarum sebagai saluran komunikasi kepada karyawan PT Djarum berarti seberapa jauh majalah internal Warta Keluarga Djarum mencapai sasaran komunikasi berdasarkan indikator reliability, access, communication, understanding, dan tangibles yang telah ditentukan. 2.8 Definisi Operasional 1. Karyawan dalam penelitian ini merupakan orang yang bekerja di PT Djarum, yang terdiri dari manajer, staff, dan karyawan non-staff.

36 20 2. Reliability merupakan salahsatu indikator pengujian efektivitas yang mencakup performance dan kemampuan untuk memberikan pelayanan kepada karyawan. Penilaian terhadap kuesioner pada indikator ini dilakukan dengan menggunakan skala Likert yang membandingkan antara nilai harapan dan kenyataan terhadap reliability Majalah Warta Keluarga Djarum, dengan pilihan dibuat berjenjang mulai dari paling rendah sampai paling tinggi. Pilihan tersebut diantaranya sangat tidak setuju, tidak setuju, netral, setuju, dan sangat setuju. Adapun perhitungan skor nilai diatur sebagai berikut: 1 = sangat rendah 2 = rendah 3 = sedang 4 = tinggi 5 = sangat tinggi 3. Assurance merupakan alat ukur uji efektivitas Majalah Warta Keluarga Djarum yang berarti kemampuan yang terdiri dari unsur-unsur kompetensi dan kredibilitas. Penilaian terhadap kuesioner pada indikator ini dilakukan dengan menggunakan skala Likert yang membandingkan antara nilai harapan dan kenyataan terhadap assurance Majalah Warta Keluarga Djarum, dengan pilihan dibuat berjenjang mulai dari paling rendah sampai paling tinggi. Pilihan tersebut diantaranya sangat tidak setuju, tidak setuju, netral, setuju, dan sangat setuju. Adapun perhitungan skor nilai diatur sebagai berikut: 1= sangat rendah 2 = rendah 3 = sedang 4 = tinggi 5 = sangat tinggi 4. Responsiveness adalah alat ukur untuk pengujian efektivitas Majalah Warta Keluarga Djarum yang berarti kemampuan merespon atau kesigapan dalam membantu pembaca dengan memberikan layanan cepat. Penilaian terhadap kuesioner pada indikator ini dilakukan dengan menggunakan skala Likert yang membandingkan antara nilai harapan dan nilai kenyataan terhadap indikator responsiveness Majalah Warta Keluarga Djarum, dengan pilihan dibuat berjenjang mulai dari paling rendah sampai paling tinggi. Pilihan tersebut diantaranya sangat tidak setuju, tidak setuju, netral, setuju, dan sangat setuju. Adapun perhitungan skor nilai diatur sebagai berikut: 1 = sangat rendah 2 = rendah 3 = sedang 4 = tinggi 5 = sangat tinggi

37 21 5. Empathy juga merupakan alat ukur uji efektivitas untuk Majalah Warta Keluarga Djarum yang berarti kemampuan Warta Keluarga Djarum yang terdiri dari unsur akses, komunikasi, dan pemahaman. Penilaian terhadap kuesioner pada indikator ini dilakukan dengan menggunakan skala Likert yang membandingkan antara nilai harapan dan kenyataan terhadap indikator empathy Majalah Warta Keluarga Djarum, dengan pilihan dibuat berjenjang mulai dari paling rendah sampai paling tinggi. Pilihan tersebut diantaranya sangat tidak setuju, tidak setuju, netral, setuju, dan sangat setuju. Adapun perhitungan skor nilai diatur sebagai berikut: 1 = sangat rendah 2 = rendah 3 = sedang 4 = tinggi 5 = sangat tinggi 6. Tangibles adalah alat ukur uji efektivitas Majalah Warta Keluarga Djarum berupa wujud fisik yang ditampilkan sehingga memberikan pelayanan yang memadai, aman, dan nyaman. Adapun penilaian terhadap kuesioner pada indikator ini dilakukan dengan menggunakan skala Likert yang membandingkan antara nilai harapan dan kenyataan terhadap tangibles Majalah Warta Keluarga Djarum, dengan pilihan dibuat berjenjang mulai dari paling rendah sampai paling tinggi. Pilihan tersebut diantaranya sangat tidak setuju, tidak setuju, netral, setuju, dan sangat setuju. Adapun perhitungan skor nilai diatur sebagai berikut: 1 = sangat rendah 2 = rendah 3 = sedang 4 = tinggi 5 = sangat tinggi

38 22 BAB III METODOLOGI PENELITIAN 3.1 Lokasi dan Waktu Penelitian Penelitian ini dilaksanakan di tiga kantor PT Djarum, yaitu di Kantor HQ (Head Quarter) PT Djarum yang bertempat di Jalan KS Tubun 2C/57 Jakarta Barat, lalu di Kantor RSO (Regional Sales Officer) Jakarta PT Djarum di Jalan KS Tubun 2C/11 Jakarta Barat, serta di Kantor DSO (District Sales Officer) Bogor PT Djarum yang bertempat di Jalan Raya Sukabumi KM 1,5 Ciawi Bogor. Adapun ketiga kantor ini dipilih secara sengaja (purposive) sebagai tempat penelitian. Waktu penelitian ini adalah selama sekitar satu bulan yaitu pada bulan Agustus-September Penetapan Populasi dan Responden Penelitian Populasi dalam penelitian ini adalah semua manajer, staff, dan karyawan non-staff yang bertempat di kantor HQ (Head Quarter) PT Djarum, kantor RSO (Regional Sales Officer) Jakarta PT Djarum, dan kantor DSO (District Sales Officer) Bogor. Ketiga kantor tersebut merupakan satu perusahaan yang dipimpin oleh pimpinan yang sama, yaitu berinduk di Kantor HQ PT Djarum. Pengambilan sampel dilakukan dengan menggunakan metode Sampel Random Sederhana (Simple Random Sampling) dengan mengambil setiap unit penelitian atau satuan elementer dari populasi sehingga unit tersebut mempunyai kesempatan atau peluang yang sama untuk terpilih sebagai sampel. Hal ini dilakukan karena semua karyawan/populasi yang membaca Majalah Warta Keluarga Djarum dianggap homogen. Adapun populasi dalam penelitian ini diperoleh 420 orang karyawan dari tiga lokasi kantor (Kantor HQ, RSO Jakarta, dan DSO Bogor PT Djarum). Sampel akan ditentukan berdasarkan rumus Slovin, sebagai berikut: n= Keterangan: n : jumlah sampel

39 23 N : jumlah populasi E : nilai kritis (batas ketelitian) yang digunakan (10%) Jadi sampel yang diambil berdasarkan rumus Slovin adalah sebanyak 81 orang yag terdiri dari 30 orang karyawan dari Kantor HQ PT Djarum, 30 orang karyawan dari Kantor RSO Jakarta PT Djarum, dan 21 orang karyawan dari Kantor DSO Bogor PT Djarum. Pengambilan jumlah sampel di setiap kantor ini didasarkan pada banyaknya jumlah populasi karyawan di setiap kantor tersebut. Sehingga, Kantor DSO Bogor PT Djarum yang memiliki jumlah karyawan paling sedikit di antara kantor lainnya juga memiliki jumlah sampel yang paling sedikit. 3.3 Teknik dan Pengumpulan Data Metode penelitian yang digunakan berupa metode penelitian kuantitatif yang didukung oleh data kualitatif. Teknik pengumpulan data yang dilakukan adalah berupa: 1. Kuesioner, yang ditujukan kepada karyawan PT Djarum yang bekerja di Kantor HQ, Kantor RSO Jakarta, dan Kantor DSO Bogor. 2. Wawancara mendalam (indepth interview), dilakukan dengan beberapa pihak terkait dari PT Djarum. 3. Analisis dokumen dari instansi terkait maupun dari berbagai literatur. Melalui kombinasi metode-metode tersebut di atas, diharapkan pengumpulan data dapat saling melengkapi sehingga realitas yang ingin dilihat menjadi lebih valid. Adapun data yang didapatkan dalam penelitian ini bersumber dari dua data, yaitu data primer dan data sekunder. Data primer berasal dari data hasil kuesioner yang ditujukan kepada karyawan PT Djarum dan data sekunder akan diperoleh melalui sumber-sumber company profile dan beberapa data dari perusahaan. 3.4 Analisis Data Penelitian ini bersifat deskriptif dengan alasan untuk menggambarkan secara jelas dan mendalam efektivitas majalah secara jelas melalui ekspresi dari

40 24 harapan dan kenyataan para karyawan. Menurut Nazir (2003), analisis deskriptif merupakan suatu metode dalam meneliti status kelompok manusia, suatu objek, suatu set kondisi, suatu sistem pemikiran amupun suatu kelas peristiwa pada masa sekarang. Tujuan dari analisis deskriptif adalah untuk membuat deskripsi, gambaran atau lukisan secara sistematis, faktual dan akurat mengenai fakta-fakta, sifat serta hubungan antar fenomena yang diselidiki. Data yang dianalisis secara deskriptif pada penelitian ini adalah data mengenai demografis karyawan dan semua indikator efektivitas majalah internal Warta Keluarga Djarum. Analisis deskriptif dilakukan dengan menggunakan software Microsoft Excel 2007 for Windows dan tabel frekuensi untuk mengelompokkan data berdasarkan jawaban yang sama, kemudian dipersentasekan berdasarkan jumlah responden. Persentase yang terbesar merupakan faktor yang dominan dari masing-masing variabel yang diteliti. Importance Performance Analysis (IPA) digunakan untuk menganalisis tingkat kepuasan konsumen dengan cara membandingkan kesesuaian antara tingkat kepentingan dengan tingkat kinerja suatu atribut yang dimiliki oleh produk dengan merek tertentu (Suprianto 2001). Pada penelitian ini, tingkat kepentingan yang dimaksud adalah tingkat harapan yang berarti seberapa besar harapan karyawan terhadap kinerja atribut. Sedangkan tingkat kinerja/kenyataan berarti aktual atribut yang dirasakan oleh karyawan atau kinerja yang erat kaitannya dengan penilaian karyawan terhadap atribut pada kenyataannya. Terdapat dua variabel yang digunakan yaitu diwakili X (tingkat kinerja/kenyataan) dan Y (tingkat kepentingan/harapan). Total penilaian tingkat kepentingan masing-masing atribut diperoleh dengan cara menjumlahkan hasil perkalian skor masing-masing skala dengan jumlah responden yang memilih pada skala tersebut. Interpretasi suatu atribut dinilai oleh keseluruhan responden menurut tingkat kepentingan/harapan dan tingkat kinerja/kenyataan yang membutuhkan rentang skala. Rentang skala yang digunakan adalah skala ordinal yang terdiri atas lima kelas berdasarkan tingkat kepentingan dan tingkat kinerja. Pembagian kelas untuk tingkat kepentingan/harapan, yaitu 1 = sangat tidak setuju; 2 = tidak setuju; 3 =netral; 4 = setuju; 5 = sangat setuju. Pembagian kelas untuk tingkat

41 25 kinerja/kenyataan juga terdiri atas lima kelas, yaitu 1 = sangat tidak setuju; 2 = tidak setuju; 3 =netral; 4 = setuju; 5 = sangat setuju. Skor penilaian tingkat kepentingan/harapan konsumen dan tingkat kinerja/kenyataan atribut dirata-rata dan diformulasikan ke dalam matriks yang telah dimodifikasi dengan bantuan software Minitab 14.0 dan Microsoft Excel 2007 for Windows. Masing-masing atribut diposisikan dalam diagram, dimana skor rata-rata penilaian terhadap tingkat kinerja pada atribut ke-i ( X i ) yang menunjukkan posisi suatu atribut pada sumbu X, sementara posisi atribut pada sumbu Y ditunjukkan oleh skor rata-rata tingkat kepentingan karyawan terhadap atribut ke-i ( Y i ), dengan rumus sebagai berikut: Xi = Keterangan: Xij n Yij Yi = n X i = Rata-rata skor penilaian tingkat kinerja oleh responden terhadap atribut ke-i Y i = Rata-rata skor penilaian kepentingan responden terhadap atribut ke-i n = Jumlah responden Diagram Kartesius atau Matriks yang digunakan adalah suatu bangun yang dibagi menjadi empat bagian yang dibatasi oleh dua buah garis yang berpotongan tegak lurus pada titik ( X,Y ) dan telah dimodifikasi (Gambar 2). Rumusnya adalah sebagai berikut: X n X i Yi i= = 1 i= Y = 1 K K n Keterangan: X = Rata-rata dari rata-rata skor tingkat kinerja dari seluruh atribut (dikategorikan sebagai tidak puas pada atribut ke-i jika X i > X )

42 26 Y = Rata-rata dari rata-rata skor tingkat kepentingan seluruh atribut (dikategorikan tinggi tingkat kepentingan terhadap atribut ke-i jika Y i > Y ) K = Jumlah atribut Y (Tingkat Kepentingan/Harapan) I. Prioritas Utama II. Pertahankan III. Prioritas Rendah IV. Berlebihan X (Tingkat Kinerja/Kenyataan) Gambar 2 Diagram kartesius tingkat kepentingan/harapan dan tingkat kinerja/kenyataan Setiap atribut yang berada pada masing-masing kuadran memiliki arti tersendiri yang berpengaruh terhadap strategi untuk meningkatkan kepuasan pelanggan jasa (yaitu karyawan). Kuadran I. (Prioritas Utama) Kuadran I memuat atribut yang dinilai penting oleh karyawan namun pelaksanaan atau kinerja atribut masih rendah. Tingkat kepuasan karyawan masih rendah sehingga perusahaan perlu meningkatkan kinerja dari atribut produk. Atribut produk pada kuadran I memiliki prioritas utama untuk diperbaiki kinerjanya oleh perusahaan.

43 27 Kuadran II. (Pertahankan Prestasi) Kuadran II memuat atribut yang dinilai penting dan kinerja atribut sesuai dengan yang dirasakan karyawan. Tingkat kepuasan relatif tinggi dan perusahaan perlu mempertahankan atribut yang berada pada kuadran II ini. Kuadran III. (Prioritas Rendah) Kuadran III memuat atribut yang kurang penting dengan pelaksanaan yang tidak terlalu baik. Peningkatan kinerja atribut perlu diperhatikan kembali karena pengaruhnya yang tidak terlalu besar terhadap kepuasan karyawan. Atribut yang terdapat pada kuadran III memiliki prioritas rendah untuk diperbaiki kinerjanya oleh perusahaan namun atribut pada kuadran III juga perlu diperhatikan dan dikelola karena ketidakpuasan karyawan seringkali berawal dari kuadran III. Kuadran IV. (Berlebihan) Kuadran IV memuat atribut yang dianggap penting dan kinerjanya dinilai berlebihan. Atribut yang ada pada kuadran ini dapat dipertahankan sebagai antisipasi terhadap perubahan karyawan di masa yang akan datang. Selain itu, kinerja atribut yang berada di kuadran ini dapat dikurangi sehingga perusahaan dapat menghemat biaya.

44 28 BAB IV GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN 4.1 Profil PT Djarum Sejarah PT Djarum Sejarah PT Djarum bermula dari Oei Wie Gwan yang sebelum memiliki Djarum telah berusaha dalam bidang pembuatan mercon Merk Leo. Waktu itu ia mempunyai hubungan dengan para pejuang pada masa kemerdekaan, sehingga tumbuh gagasan membuat rokok untuk konsumsi militer. Oei Wie Gwan adalah pebisnis yang berasal dari Rembang. Ia mulai mengembangkan bisnisnya yang masih terbilang kecil dan banyak terjun ke lapangan, mulai dari meramu tembakau, saus sampai ke pemasaran. Pada tanggal 21 April 1951, perusahaan rokok Djarum didirikan berbentuk badan hukum sebagai perusahaan perseorangan. Produk yang dihasilkan pun hanya terdiri dari empat merk. yaitu Djarum, Merata, Kotak Ajaib dan Kembang Tanjung yang semuanya merupakan Sigaret Kretek Tangan (SKT). Di tahun 1955, perusahaan mulai memperluas usahanya dengan menambah dua lokasi produksi yang menghasilkan produk Djarum lainnya, yaitu rokok klobot. Adapun pada tahun 1962, terjadi perluasan usaha lagi dengan menambah satu lokasi produksi sehingga produksinya telah mencapai 329 juta batang per tahun. Perkembangan ini sempat mengalami hambatan. Pada tahun 1963, setelah terjadi perluasan satu lokasi produksi lagi, pabrik terbakar habis dan tahun itu pula Oie Wie Gwan meninggal dunia di Semarang tanpa sempat mengetahui pabriknya telah terbakar dan yang tertinggal hanya di satu lokasi, yaitu di Kliwon, Kabupaten Kudus. Akhirnya seluruh kegiatan dipindahkan ke sana dan tiga tahun kemudian kegiatan produksi dipusatkan di Jetak dan Gribig, Kabupaten Kudus. Pengggunaan nama Djarum bukan diberikan oleh Oie Wie Gwan, melainkan sudah melekat pada pabrik yang telah dibelinya. Djarum yang dimaksudkan disini adalah djarum pada gramophone pemutar piringan hitam model kuno. Lalu dibawah nahkoda dua saudara Bambang dan Budi Hartono, 1 Company Profile PT Djarum, 2010.

45 29 terjadi perkembangan usaha mulai tahun Bersama karyawan-karyawan setia Djarum, mereka membangun sisa-sisa kebakaran hingga mampu melewati masamasa genting di tahun Pada tahun 1967, dilakukan perluasan produk sekaligus dilakukan konsolidasi pertama, yaitu dengan masuknya Ir. Julius Hadinata ke Djarum. Sebagai lulusan Belanda, Julius banyak melakukan pembenahan. Mulai ada pembagian tugas yang jelas, mesin-mesin dengan teknologi baru yang didatangkan dari Inggris dan Jerman Barat terutama untuk pengolahan tembakau serta pengangkatan beberapa manajer profesional. Pada tahun itu pula produksi melonjak tiga kali lipat (dilihat dari tahun 1965). Pada tahun 1968, bersama dengan perluasan dua lokasi produksi diperkenalkan produk baru dengan nama Admiral dan VIP Biru. Melalui gebrakan pertama tersebut, total produksi yang berhasil terjual adalah sekitar tiga miliar batang. Dua tahun kemudian muncul beberapa merk produk baru seperti VIP President, VIP International, VIP Agung, VIP Diplomat, VIP Sultan, Granat dan Nahkoda. Pada tahun 1973, Djarum mulai ambil bagian dalam kegiatan ekspor, antara lain ke Amerika Serikat, Arab Saudi, Jepang, Singapura dan Malaysia. Pada tahun 1976, mulai terdapat perubahan selera konsumen dengan kegemaran masyarakat akan Sigaret Kretek Mesin (SKM). Djarum pun mengantisipasi perubahan selera konsumen tersebut dengan meluncurkan produk Djarum Filter Special, Djarum Filter Deluxe, Djarum Filter King Size. Dua tahun kemudian disusul dengan peluncuran Djarum Super yaitu rokok kretek filter yang populer hingga saat ini. Pesatnya permintaan konsumen terhadap produk-produk Djarum memacu peningkatan proses mekanisasi seiring dengan peningkatan produksi Sigaret Kretek Tangan (SKT). Kini produk SKM dan SKT Djarum telah menjadi salahsatu pemasok pangsa pasar rokok terbesar di Indonesia. Kesuksesan tersebut membuat Djarum melakukan langkah-langkah pengembangan, seperti peningkatan produksi, kinerja perusahaan dan inovasi produk untuk menjadi yang terbaik dalam industri rokok. Pada tahun 1983, Djarum berubah menjadi PT (Perseroan Terbatas).

46 Tujuan dan Komitmen Perusahaan Tujuan perusahaan adalah dwi tunggal artinya selain mencari keuntungan juga memberi keuntungan. Hal ini merupakan satu kesatuan yang tidak bisa dipisahkan. Adapun sebagai bentuk komitmen, PT Djarum selalu terdorong untuk memenuhi kebutuhan selera konsumen secara global yang selalu dinamis. Hal ini berarti PT Djarum selalu konsisten dalam menyediakan produk yang berkualitas, selera konsumen ke depan, dan inovasi produk yang berkelanjutan dalam rangka memberikan racikan dan rasa yang unik. PT Djarum percaya bahwa sesuatu hal yang telah dilakukan dengan kemampuan yang tepat dapat membawa sukses perusahaan Nilai Inti Budaya Perusahaan PT Djarum memiliki nilai inti budaya perusahaan yang terdiri dari lima hal, yaitu: 1. Fokus kepada pelanggan Mendengarkan pelanggan dan memenuhi kebutuhan pelanggan dengan cara terbaik yang dapat dilakukan. 2. Profesionalisme Profesionalisme merupakan suatu sikap dan bukan hanya suatu perangkat kemampuan. Seorang profesional adalah orang yang bekerja dengan sikap yang baik dan melakukannya dengan cara yang terbaik dan juga memiliki perhatian yang serius. 3. Organisasi yang terus belajar Organisasi yang belajar dari karyawan internal, pelanggan eksternal serta lingkungan sekitarnya secara terus menerus. Belajar adalah kepentingan seluruh jenjang. Dilandasi sikap keterbukaan dan saling percaya sehingga orang berani melakukan perubahan dan percobaan tanpa merasa terancam 4. Satu keluarga Suatu himpunan orang yang mempunyai pertalian khas dan mau hidup bersama dengan tata cara yang disepakati bersama untuk mencapai satu tujuan.

47 31 5. Tanggungjawab sosial Tanggungjawab sosial adalah peka dan peduli terhadap kepentingan masyarakat dan lingkungan dalam kehidupan berbisnis Proses Produksi Berdasarkan teknik produksinya, PT Djarum mengenalkan dua macam jenis rokok, yaitu Sigaret Kretek Tangan (SKT) dan Sigaret Kretek Mesin (SKM). SKT adalah rokok tidak berfilter yang dibuat dengan menggunakan tenaga manusia mulai dari pembentukan sampai batangan dan pengepakan. Produk yang menggunakan SKT antara lain Djarum 76 dan Djarum Coklat. Sedangkan SKM adalah rokok berfilter yang dibuat dengan menggunakan tenaga mesin dari proses awal sampai akhir. SKM menghasilkan produk rokok seperti Djarum Super, LA Lights, Djarum Black dan Mezzo. Salahsatu bahan terpenting dalam pembuatan rokok adalah tembakau (nicotiana tabacum L). Berbagai cara untuk menikmati tembakau antara lain dengan dikulum (chewing tobacco), dihirup tembakaunya (snuffing tobacco), dihisap dengan dilinting (roll your own tobacco), dihisap dengan pipa (pipe tobacco), dihisap asapnya yang telah melewati air (water pipe tobacco) dan salahsatu cara yang paling terkenal sampai saat ini adalah dihisap sebagai rokok (smoking cigarette). Smoking cigarette memiliki berbagai variasi bentuk dan rasa sesuai selera sekelompok orang tertentu. Adapun para perokok di Asia menyukai virginia atau oriental blend, bangsa Amerika menyukai American blend, bangsa India menghisap bidis dan bagi bangsa Indonesia terkenal dengan sebutan rokok kretek. Penentuan grade tembakau dilakukan biasanya berdasarkan pengamatan elemen-elemen kualitas dan mengacu pada posisi daun tembakau. Adapun posisi tersebut adalah: 1. Pucuk (tips) 2. Atas (upper leaf) 3. Tengah (middle leaf) 4. Bawah (lower leaf) 5. Samparan (sand leaf)

48 32 Selain menggunakan material tembakau, produksi rokok kretek juga memerlukan material cengkeh sebagai bahan bakunya. Penggunaan cengkeh (Syzigium aromaticum L) telah dikenal lebih dari 2000 tahun yang lalu sebagai rempah-rempah, obat dan bahan dasar untuk rokok kretek, serta dalam industri parfum dan pembuatan kandi. Lebih dari separuh hasil cengkeh di Indonesia digunakan untuk kebutuhan bahan baku rokok kretek. Bahan dasar rokok kretek lainnya adalah cigarette paper (kertas tipis pembungkus rokok) dan saus yang sudah diformulasikan untuk dicampurkan kedalam campuran tembakau dan cengkeh. Adapun bahan untuk saus atau casing dan flavor (kulit dan rasa) yang digunakan berasal dari bahan dan racikan yang istimewa. Saus tersebut dicampur dengan tembakau dan cengkeh untuk menciptakan rasa yang unik dari Djarum. Durasi kerja pembuatan rokok dilakukan selama 300 hari dalam 1 tahun. Selama tahun 2007 produksi rokok PT Djarum mencapai + 39,457 milyar batang/tahun dan cukai rokok yang harus dibayar ke negara mencapai lebih dari tujuh triliun rupiah/tahun Produk PT Djarum dan Pemasarannya Pada awal pendirian, Oei Wei Gwan melakukan (pengawasan) pencampuran tembakau, cengkeh dan saus untuk menjaga kualitas rokok kretek yang diproduksi. Hasilnya, rokok-rokok yang diproduksi PT Djarum mampu merebut hati konsumen di pasar rokok. Berikut adalah merk Djarum yang masih beredar di pasaran: Kategori SKT (Sigaret Kretek Tangan) Produk: Djarum Coklat, Djarum 76, dan Djarum Istimewa. Kategori SKM (Sigaret Kretek Mesin) Produk: Djarum Super, LA Lights, LA Lights Menthol, Djarum Black, Djarum Black Cappuccino, Djarum Black Tea, Djarum Mezzo, Bali Hai, Djarum Special, Djarum Cherry, Djarum Vanilla, Djarum Splash. Kategori SPM (Sigaret Premium Mesin) Produk: Premium International Kategori Cerutu Produk: Cigarillos, Don Roberto, Dos Hermanos, dan Gold Seal.

49 33 Target market PT Djarum adalah di dalam dan di luar negeri. PT Djarum membaginya dalam empat wilayah Regional Sales Office (RSO) untuk pasar dalam negeri sebagai berikut. RSO Jakarta meliputi wilayah Jakarta (pusat), Medan, Bukittinggi, Padang, Batam, Jambi dan Pontianak. RSO Bandung meliputi wilayah Bandung (pusat). RSO Semarang meliputi wilayah Semarang (pusat), Solo dan Jogjakarta. RSO Surabaya meliputi Surabaya (pusat), Samarinda, Balikpapan, Banjarmasin, Manado, Toraja, Makassar, Sorong, Biak, Jayapura dan Timika. Pasar luar negeri PT Djarum yaitu ekspor rokok ke Eropa, antara lain ke negara Australia, Polandia, Prancis, Spanyol, Portugal, Turki, Yunani, Belgia, Belanda, Luxemburg, Suriname, Hungaria, Jerman, Inggris dan Republik Ceko. Sedangkan untuk pasar Asia meliputi Malaysia, Timor Leste, Brunei, Singapura, Jepang, Korea, Taiwan dan Uni Emirat. Pada pasar Amerika meliputi USA, Kanada, Argentina dan Peru. Produk yang di ekspor antara lain rokok filter Djarum Original, Djarum Super, Djarum Black, Djarum Lights, LA Lights Menthol, LA Lights, Djarum Deluxe, Djarum Special, Djarum Splash, Bali Hai, D.Vanilla, D.Cherry, D.Menthol, Cigarillos, Gold Seal dan Cerutu Dos Hermanos Churchill, Dos Hermanos Robusto, Dos Hermanos Toro, dan Dos Hermanos Torito. Nilai ekspor rokok PT Djarum untuk tahun 2007 telah mencapai lebih dari US$ 15 Juta Dollar.

50 Profil Corporate Communication PT Djarum PT Djarum mempunyai dua divisi kerja yang mempunyai fungsi dan peran yang sama dengan Public Relations (PR). Salahsatunya adalah Divisi Corporate Communication. Corporate Communication mempunyai tugas membangun hubungan dengan media, pembuatan press release, pembuatan brosur CSR PT Djarum, membuat media internal perusahaan berupa majalah internal yang bernama Warta Keluarga Djarum yang terbit setiap tiga bulan sekali, serta membina hubungan baik internal maupun eksternal yang berpusat di Jakarta. Corporate Communication PT Djarum merupakan organisasi setara Departemen dengan tugas utama mengelola image corporate dan komunikasi program CSR PT Djarum. Corporate Communication bertanggung jawab langsung kepada Chief Operating Officer. Posisi ini sebagaimana juga berlaku untuk organinasi setara departemen lainnya seperti Internal Audit, Strategic Affairs, Public Affairs. Struktur ini membuat Corporate Communication dapat berkomunikasi langsung dengan manajemen dan secara langsung dapat berkoordinasi dengan departemen lain tanpa harus melalui banyak hambatan strukutural. Perkembangan Corporate Communication PT Djarum dapat dilihat dalam tiga fase perkembangan. Corporate Communication pada awal terbentuknya merupakan salahsatu fungsi kerja yang dijalankan di bawah koordinasi Head of Corporate Communication yang dijabat oleh seorang Senior Marketing Manajer. Rangkap jabatan oleh Senior Marketing Manajer ini hanya karena alasan kecakapan personil pemangku jabatan dan bukan menjadikan fungsinya sebagai bagian dari Marketing Departement. Pada perkembangangan selanjutnya Corporate Communication mandiri menjadi sebuah unit organisasi khusus yang dipimpin oleh seorang Head of Corporate Communication. Dalam fase kedua perkembangannya, Corporate Communication berfokus pada pengelolaan komunikasi eksternal perusahaan, baik dalam hal image maupun komunikasi program CSR. Head of Corporate Communication juga terlibat dalam kegiatan operasional pelaksanaan CSR PT Djarum. Tidak ada pemisahan yang tegas antara kegitan komunikasi dan kegiatan operasional CSR PT Djarum. Meski tugas utama Corporate Communication

51 35 adalah komunikasi eksternal namun beberapa pelaksanaan tugasnya juga bersinggungan dengan fungsi komunikasi internal. Penentuan standar Pedoman Identitas Perusahaan berupa panduan logo dan aplikasi warna perusahaan serta pelaksanaan pengadaan materi komunikasi perusahaan seperti kalender perusahaan, memo, dan sebagainya merupakan sebagian dari fungsi komunikasi internal perusahaan yang telah dijalankan pada saat itu. Pada fase terakhir, Corporate Communication PT Djarum berfokus pada kegiatan komunikasi. Bila pada fase sebelumnya Head of Corporate Communication turut terlibat dalam operasional pelaksanaan kegiatan CSR, pada fase ini Corporate Communication memiliki lingkup tugas spesifik, yaitu mengelola image corporate dan komunikasi dari program CSR PT Djarum. Pelaksanaan operasional CSR menjadi lingkup tugas unit kerja baru bernama Corporate Affairs (yang kemudian berubah nama menjadi Public Affairs). Melalui pemisahan ini Corporate Communication diharapkan dapat memberikan kontribusi lebih besar dalam pengelolaan image perusahaan. Adapun visi dan misi dari divisi Corporate Communication PT Djarum, sebagai berikut. 1. Membangun image dan reputasi korporasi Djarum periode jangka panjang. 2. Mengelola platform komunikasi yang konsisten untuk semua komunikasi program-program Djarum Bakti berdasarkan personality corporate Djarum. 3. Menyampaikan komunikasi korporasi Djarum yang mudah ditangkap oleh target audience Djarum. Tugas dan fungsi Divisi Corporate Communication terkait external communication adalah melakukan komunikasi dan informasi dengan menyajikan kegiatan CSR (Corporate Social Responsibility) Djarum sesuai dengan programprogram Djarum Bakti untuk publik/masyarakat luas melalui media cetak maupun media elektronik. Selain itu membina hubungan baik dengan pihak-pihak Media Pers maupun asosiasi-asosiasi yang terkait dengan kegiatan pendidikan, olahraga, dan lingkungan. Hubungan baik yang selalu dibina oleh PT Djarum yaitu dengan media televisi, baik terhadap wartawan maupun stasiun TV. Hal ini terlihat jelas

52 36 dari banyaknya iklan yang dibuat oleh PT Djarum yang selalu eksis di layar televisi. Adapun PT Djarum juga sering melakukan asosiasi dengan beberapa universitas tertentu melalui bentuk kegiatan pendidikan dan lingkungan. Hal tersebut sejalan dengan salahsatu nilai inti PT Djarum yaitu dalam rangka bakti perusahaan kepada negeri. Pada tahun 2008, peran komunikasi dari Corporate Communication PT Djarum dalam komunikasi internal perusahaan diperluas dengan masuknya pengelolaan media internal dalam ruang lingkup perannya. Media internal di PT Djarum sebelumnya berada dibawah koordinasi HRD Departement. Atas dasar alasan bahwa komunikasi eksternal perusahaan tidak bisa dipisahkan dengan komunikasi internal perusahaan dan pengampuan dalam departemen yang berbeda dapat memperlambat kecepatan komunikasi yang ada, maka segala hal berkenaan dengan pengelolaan media internal menjadi tanggung jawab Corporate Communication. Media internal PT Djarum terdiri atas Corporate Portal dan majalah cetak Warta Keluarga Djarum. Corporate Portal merupakan internal web yang menjadi pusat informasi dan aplikasi layanan karyawan (employee service). Aplikasi layanan karyawan yang dimaksud antara lain adalah: layanan kepersonaliaan (cuti, medical claim, performance appraisal), layanan kendaraan, dan lain-lain. Adapun yang dimaksud dengan Pusat Informasi adalah NAE (News, Announement, Event) yang berkaitan dengan corporate, pusat dokumen departmen-departemen, dan employee handbook. Warta Keluarga Djarum merupakan satu-satunya media inggriya yang diterbitkan tiga bulan sekali dan diberikan kepada seluruh karyawan Djarum. Penerbitannya selain ditujukan untuk menyampaikan informasi kepada karyawan tentang dinamika yang terjadi di dalam perusahaan maupun diluar perusahaan (informasi industri) juga untuk menyuburkan nilai inti perusahaan (core values), yaitu satu keluarga yang merupakan salahsatu nilai yang ditekankan. Sehingga tujuan penerbitan tersebut secara otomatis akan mempengaruhi rubrikasi, redaksional dan gaya bahasa yang digunakan.

53 Struktur Organisasi Corporate Communication PT Djarum berikut. Struktur organisasi Corporate Communication PT Djarum, sebagai Head of Corporate Communication Corporate Communication Manajer Corporate Communication Officer Corporate Communication Staff Corporate Communication Creative Gambar 3 Struktur organisasi Corporate Communication PT Djarum Berikut tugas masing-masing bagian divisi Corporate Communication PT Djarum. 1. Head of Corporate Communication, bertugas untuk: a) memberikan rekomendasi berkaitan dengan usaha peningkatan citra perusahaan. b) mengkoordinasikan, mengevaluasi dan mengembangkan sumber daya manusia di organisasi Corporate Communication agar berjalan dengan baik c) memutuskan program-program Corporate Communication. 2. Corporate Communication Manager, bertugas untuk: a) menjaga dan meningkatkan citra positif perusahaan dengan membina hubungan baik kepada media / pers. b) menyelesaikan isu isu yang berkaitan dengan citra perusahaan.

54 38 c) membuat dan mengontrol budget. 3. Corporate Communication Officer bertugas untuk melaksanakan dan mengawasi kegiatan-kegiatan program komunikasi yang berhubungan dengan citra perusahaan. 4. Corporate Communication Staff bertugas untuk melakukan administrasi kegiatan Corporate Communication. 5. Corporate Communication Creative bertugas untuk memastikan materi/konsep komunikasi sesuai dengan Corporate Identity. 4.3 Majalah Internal Warta Keluarga Djarum Latar Belakang dan Konsep Majalah Internal Warta Keluarga Djarum Kelahiran Warta Keluarga Djarum (WKD) berangkat dari keadaan PT Djarum yang merupakan perusahaan dengan jumlah karyawan yang cukup banyak (lebih dari 7000 orang) yang tersebar di berbagai lokasi di Indonesia (terdapat lebih dari 60 kantor cabang penjualan dan puluhan unit kerja di Kota Kudus. Tersebarnya karyawan dengan fungsi/rutinitas sehari-harinya yang beragam membuat kesempatan mengetahui lebih jauh tentang apa yang terjadi di dalam perusahaan di luar kesehariannya semakin minim. Semua karyawan disibukkan dengan aktivitas masing-masing. Sebagai bagian dari perusahaan, setiap karyawan harus diupayakan mendapatkan informasi tentang arah perusahaan dan dinamika perusahaan yang terjadi sehingga tetap merasa sebagai bagian dari keluarga besar perusahaan. Di lain pihak, manajemen membutuhkan media yang secara massal dapat menjangkau karyawan untuk menyampaikan arah perusahaan dan dinamika perusahaan. Pemahaman akan arah perusahaan dan dinamika perusahaan diharapkan membuat karyawan bangga terhadap perusahaanya karena karyawan dapat saling belajar terhadap kemajuan yang dicapai oleh bagian-bagian lain. Keberadaan media internal disadari penuh tidak akan menggantikan komunikasi organisasi yang terstruktur (komunikasi superior-subordinat, komunikasi antar departemen). Sangat disadari bahwa Warta Keluarga Djarum hanya akan menyampaikan informasi yang bersifat umum bukan hal-hal yang strategis. Pemilihan nama Keluarga dalam Warta Keluarga Djarum tidak bisa

55 39 dilepaskan dari kultur kekeluargan yang merupakan ciri khas budaya perusahaan yang telah lama berkembang di PT Djarum. Penggunaan kata Keluarga dalam Warta Keluarga Djarum juga secara langsung mempengaruhi pemilihan gaya bahasa dan konten. Adapun konsep dari Warta Keluarga Djarum adalah majalah internal yang bisa dinikmati disaat santai dan juga bisa dinikmati keluarga karyawan. Pemilihan gaya bahasa ini ternyata membawa imbas pula bahwa Warta Keluarga Djarum menjadi bacaan keluarga karyawan, terutama karyawan yang berada di daerah. Warta Keluarga Djarum dibuat sebagai media untuk membantu menginternalisasikan budaya perusahaan dan memenuhi kebutuhan informasi bagi karyawan Djarum dalam peran dirinya mewujudkan misi dan visi perusahaan. Warta Keluarga Djarum menjadi sarana untuk bonding karyawan sebagai bagian dari keluarga besar Djarum dan menjadi kebanggaan bagi keluarga karyawan. Hal ini dirasakan terutama bagi karyawan yang berada jauh dari pusatpusat informasi. Sebagai media internal perusahaan yang terbit setiap tiga bulan sekali, Warta Keluarga Djarum bertugas menjalankan fungsi berikut. 1. Menyajikan informasi mengenai : a. langkah yang diambil perusahaan dalam mewujudkan misi dan visinya. b. hal yang dapat membantu pengembangan diri karyawan dalam menjalankan peran aktifnya di dalam perusahaan. 2. Mendorong internalisasi nilai inti (core value) Djarum. 3. Memfasilitasi terciptanya komunikasi organisasi yang efektif antara manajemen-karyawan dan karyawan-karyawan. Adapun sesuai dengan panduan keredaksian dijelaskan bahwa dalam menyajikan informasi, Warta Keluarga Djarum memegang prinsip berikut. 1. Informasi disajikan dengan mengakomodasikan kepentingan dua pihak (manajemen dan karyawan). 2. Merefleksikan realitas dinamika kehidupan perusahaan. 3. Mengedepankan komunikasi dialogis dan menghindarkan diri dari cara penyampaian formal-instruksional (indoktrinisasi).

56 Tujuan dan Manfaat Majalah Internal Warta Keluarga Djarum Maksud atau tujuan pembuatan Majalah Warta Keluarga Djarum (WKD) sebagai berikut. 1. Warta Keluarga Djarum merupakan salahsatu sarana komunikasi internal perusahaan. 2. Warta Keluarga Djarum merupakan sebuah saluran komunikasi bertugas menyebarkan informasi, sharing knowledge, dan mendorong terjadinya internalisasi budaya perusahaan kepada seluruh karyawan. 3. Warta Keluarga Djarum menjadi salahsatu pilihan bagi upaya sosialisasi perkembangan aktual perusahaan (termasuk diantaranya kebijakan manajemen). 4. Selain itu, Warta Keluarga Djarum bertugas membuka ruang yang memungkinkan terjadinya komunikasi dialogis antara manajemenkaryawan dan karyawan-karyawan. Adapun manfaat pembuatan majalah Warta Keluarga Djarum adalah sebagai berikut. 1. Sebagai media komunikasi untuk mengetahui perkembangan perusahaan dan dinamika yang terjadi. 2. Sebagai sarana untuk mendapatkan pengetahuan/wawasan baru di luar aktivitas kantor yang dapat bermanfaat bagi kehidupan pribadi dan keluarganya Rubrikasi Majalah Internal Warta Keluarga Djarum Konten majalah internal Warta Keluarga Djarum dibagi ke dalam dua rubrik utama, yaitu rubrik tetap dan rubrik tidak tetap. Berikut merupakan penjelasan dari setiap rubrik: I. Rubrik Tetap 1. Daftar Isi a) Deskripsi: Tinjauan isi majalah dengan rujukan nomor halaman. Pada laporan utama dan topik-topik unggulan (topik yang

57 41 diperkirakan memiliki daya tarik lebih) disertai foto/image dan resume. b) Tujuan: Pembaca mendapat gambaran singkat mengenai isi majalah. 2. Dari Redaksi a) Deskripsi: Berisikan uraian singkat tentang laporan utama dengan memberikan alasan rasional pemilihannya sebagai topik utama disertai uraian singkat tentang topik-topik lain yang disajikan. b) Tujuan: Pembaca mendapat gambaran singkat mengenai isi majalah sekaligus mendapat gambaran akan pentingnya isu tersebut. 3. Fokus a) Deskripsi: Mengupas secara mendalam dan komprehensif mengenai isu yang dipilih sebagai laporan utama. b) Tujuan: Pembaca mendapatkan gambaran mendalam tentang isu yang diangkat, memahami maknanya bagi diri dan organisasi sekaligus mampu menentukan sikap. 4. Berita Kita a) Deskripsi: Memaparkan dinamika organisasi di ranting. b) Tujuan: Pembaca mendapatkan gambaran tentang dinamika yang terjadi di ranting sehingga menumbuhkan sense of belonging antar karyawan. 5. Gado-gado a) Deskripsi: Laporan kegiatan-kegiatan diluar kegiatan rutin organisasi, kegiatan karyawan/keluarga yang bersifat non management/informal. b) Tujuan: Merangsang pembaca untuk mengembangkan aktivitas sosial dan kekeluargaan. 6. Jeda a) Deskripsi: Berisikan artikel-artikel di luar keorganisasian PT Djarum. Dapat berupa catatan perjalanan wisata/tempat bersejarah, resensi buku, atau tinjauan budaya.

58 42 b) Tujuan: Merangsang pembaca untuk mengembangkan sisi humanis dalam dirinya 7. Curah Pikir a) Deskripsi: Menyajikan artikel kiriman pembaca (opini) yang menggagas topik/fonomena aktual di internal PT Djarum atau di luar PT Djarum yang memiliki implikasi terhadap perusahaan. b) Tujuan: Merangsang karyawan untuk berpikir kritis dan berani mengungkapkan ide-idenya. 8. Lintas Berita a) Deskripsi: Menampilkan berita foto yang merekam kegiatan-kegiatan di lingkungan PT Djarum dengan disertai caption photo yang berupa cerita/keterangan singkat mengenai kegiatan tersebut. 9. Kesehatan a) Deskripsi: Menyajikan info atau tips-tips kesehatan. b) Tujuan: Meningkatkan kesadaran pembaca terhadap kesehatan. 10. Tips a) Deskripsi: Menyajikan kiat-kiat/tips yang bermanfaat bagi peningkatan kinerja/keterampilan karyawan PT Djarum. b) Tujuan: Pembaca dapat meningkatkan kinerjanya melalui cara-cara sederhana dan pembelajaran dalam waktu singkat. 11. Quis a) Deskripsi: Menyajikan kuis yang memuat hal-hal yang berkaitan dengan PT Djarum. b) Tujuan: Menginternalisasikan hal-hal yang berkaitan dengan PT Djarum melalui cara yang lebih fun. II. Rubrik Tidak Tetap 1. Yang Tak Terlupa a) Deskripsi: Cerita pengalaman karyawan yang berkaitan dengan aktivitas kerjanya di Djarum. b) Tujuan: Berbagi pengalaman dan merangsang sense of belonging.

59 43 2. Cermin a) Deskripsi: Berisikan artikel yang menggagas strategi, kinerja organisasi/merek dari perusahaan lain (di luar Djarum) yang dianggap dapat dijadikan perbandingan/bahan refleksi bagi Djarum. b) Tujuan: Merangsang pembaca untuk terus belajar dan berani melakukan otokritik. 3. Berita Industri a) Deskripsi: Menyajikan berita tentang perkembangan terakhir issue seputar industri rokok. b) Tujuan: Memahami kejadian seputar industri sehingga pembaca mengetahui apa saja yang terjadi secara makro Struktur dan Tugas Redaksi Majalah Internal Warta Keluarga Djarum Struktur Redaksi Majalah Warta Keluarga Djarum sebagai berikut. Gambar 4 Struktur redaksi majalah Warta Keluarga Djarum

60 44 Peran dan tanggungjawab redaksi majalah Warta Keluarga Djarum, antara lain: 1. Pemimpin Redaksi Pemimpin redaksi biasanya bertugas untuk mengendalikan organisasi, keredaksian, pembiayaan operasional Warta Keluarga Djarum. Adapun pekerjaan dan tanggungjawab utamanya terdiri dari hal-hal berikut. 1. Memberikan pengarahan mengenai strategi komunikasi/rencana isi tahunan. 2. Mengendalikan aspek keredaksian yang meliputi penyajian berita, penentuan liputan, pencarian fokus pemberitaan, penentuan topik, pemilihan berita utama (head line). 3. Memonitor proses kerja penerbitan. 4. Membuat perencanaan biaya/budget untuk satu tahun penerbitan. Selain itu, pekerjaan dan tanggungjawab tambahannya adalah memantau feedback/respon pembaca terhadap Warta Keluarga Djarum. Adapun seorang pemimpin redaksi mempunyai wewenang untuk: (1) memutuskan perubahan tema tampilan artistik, dan (2) memutuskan perubahan/penambahan/penghapusan rubrik. 2. Redaktur Pelaksana Redaktur Pelaksana bertugas unuk mengendalikan dan mengkoordinasikan kegiatan harian (day to day activity) penerbitan. Pekerjaan dan tanggungjawab utama redaktur pelaksana adalah sebagai berikut. 1. Membuat perencana isi berdasarkan arahan strategi komunikasi/rencana isi tahunan dari pemimpin redaksi. 2. Mengendalikan tugas keredaksian yang diberikan oleh pemimpin redaksi. 3. Mengelola aspek keorganisasian yang meliputi pembuatan job description, tahapan (alur) kerja dan mekanisme kerja. 4. Melakukan pengkoordinasian proses keredaksian. 5. Melakukan pengkoordinasian proses pra cetak. 6. Melakukan pengkoordinasian proses cetak. 7. Melakukan pengkoordinasian proses distribusi/sirkulasi.

61 45 Adapun pekerjaan dan tanggungjawab tambahan seorang redaktur pelaksana yaitu memantau feed back/respon pembaca terhadap Warta Keluarga Djarum. Selain itu, redaktur pelaksana mempunyai wewenang untuk melakukan hal-hal sebagai berikut. 1. Mengusulkan strategi komunikasi/rencana isi tahunan. 2. Mengajukan usulan peliputan, fokus pemberitaan, topik/berita utama (head line), tajuk/editorial. 3. Mengusulkan perubahan tema tampilan artistik. 4. Memutuskan perubahan tampilan artistik. 5. Mengusulkan perubahan/penambahan/penghapusan rubrik. 3. Kontributor Tugas seorang kontributor adalah mengkoordinasikan kegiatan keredaksian di daerah tugasnya serta melakukan kegiatan jurnalistik di daerah. Pekerjaan dan tanggungjawab utamanya adalah sebagai berikut. 1. Melakukan kegiatan jurnalistik di daerah tugasnya yang meliputi pencarian, penulisan dan melakukan pengiriman berita kepada redaktur pelaksana. 2. Mengkoordinasikan kontributor dalam kegiatan jurnalistik/keredaksiannya. 3. Menerima karya tulis (jurnalistik) dari pembaca, koresponden dan mengirimkannya pada redaktur pelaksana. 4. Mengkoordinasikan sirkulasi/distribusi majalah di lingkup tugasnya. Adapun pekerjaan dan tanggung jawab tambahan seorang kontributor yaitu memantau feedback/respon pembaca terhadap Warta Keluarga Djarum. Seorang kontributor mempunyai wewenang untuk: (1) mengusulkan strategi komunikasi/rencana isi tahunan, dan (2) mengajukan usulan peliputan, fokus pemberitaan, topik/berita utama (head line). 4. Koresponden Seorang koresponden biasanya melakukan kegiatan jurnalistik berupa pencarian, peliputan dan penulisan berita yang terjadi di daerah tugasnya. Pekerjaan dan tanggungjawab utamanya sebagai berikut.

62 46 1. Melakukan pencarian, peliputan dan penulisan berita yang terjadi di daerahnya dan mengirimkannya kepada koresponden atau redaktur pelaksana. 2. Menerima karya tulis (jurnalistik) dari pembaca dan mengirimkannya pada kontributor atau redaktur pelaksana. 3. Memantau peristiwa-peristiwa di daerahnya yang memiliki newsworthy dan menginformasikan pada redaktur daerah untuk dilakukan follow up. Adapun pekerjaan dan tanggungjawab tambahan seorang koresponden adalah memantau feedback/respon pembaca terhadap Warta Keluarga Djarum.

63 47 BAB V KARAKTERISTIK RESPONDEN Metode penelitian yang digunakan adalah metode Sampel Random Sederhana (Simple Random Sampling) seiring dengan karakteristik karyawan PT Djarum yang dianggap homogen, yaitu semua karyawan PT Djarum yang mendapatkan dan membaca majalah internal Warta Keluarga Djarum. Melalui perhitungan dengan menggunakan rumus Slovin, maka dari jumlah populasi karyawan PT Djarum sebanyak 420 orang didapatkan sebanyak 81 orang sebagai responden. Adapun sebanyak 81 orang responden tersebut tersebar sebanyak 21 orang di Kantor DSO Bogor, sebanyak 30 orang di Kantor RSO Jakarta, serta sebanyak 30 orang di Kantor HQ PT Djarum. 5.1 Jenis Kelamin Karakteristik responden penelitian berdasarkan jenis kelamin adalah lakilaki dan perempuan. Berdasarkan Tabel 1 terlihat bahwa sebanyak 21 orang (25,93%) karyawan yang menjadi responden berjenis kelamin laki-laki di Kantor DSO Bogor PT Djarum. Tabel 1 juga menunjukkan bahwa sebanyak 23 orang (28,39%) responden penelitian berjenis kelamin laki-laki dan sisanya sebanyak 7 orang (8,64%) responden berjenis kelamin perempuan. Hal tersebut menunjukkan bahwa distribusi karyawan PT Djarum didominasi oleh karyawan laki-laki di Kantor DSO Bogor dan RSO Jakarta. Namun, komposisi karyawan laki-laki dan perempuan di Kantor Head Quarter berimbang. Tabel 1 Distribusi jumlah karyawan PT Djarum berdasarkan jenis kelamin tahun 2010 Jenis Kelamin DSO Bogor RSO Jakarta HQ Laki-laki 21 (25,93) 23 (28,39) 14 (17,28) Perempuan 0 7 (8,64) 16 (19,75) Ket: angka dalam kurung menunjukkan persentase Gambar 5 memperlihatkan bahwa semua karyawan di Kantor DSO Bogor berjenis kelamin laki-laki. Hal ini bersangkutan dengan kebijakan perusahaan (PT Djarum) yang mengharuskan karyawan laki-laki untuk ditempatkan di seluruh Kantor DSO PT Djarum. Alasannya adalah karena pekerjaan yang memasarkan produk ke berbagai pasar dan klub tidak dimungkinkan untuk dilakukan oleh

64 48 wanita. Seperti yang dikatakan oleh salahsatu karyawan PT Djarum (MK, 32 tahun) sebagai berikut. pekerjaannya tidak memungkinkan dilakukan wanita karena harus angkat-angkat rokok lah, masuk ke pasar-pasar dan klub Berbeda dengan karyawan di Kantor DSO Bogor, distribusi jumlah karyawan yang berjenis kelamin perempuan di Kantor HQ terbilang lebih banyak daripada laki-laki. Hal tersebut diiringi alasan bahwa pekerjaan di kantor pusat lebih membutuhkan ketelitian yang cocok dilakukan oleh perempuan. Gambar 5 Grafik jumlah karyawan PT Djarum berdasarkan jenis kelamin tahun Jabatan Karyawan yang menjadi responden dalam penelitian ini dialokasikan mejadi tiga bagian, yaitu staff, manajer, dan karyawan non staff. Jabatan non staff merupakan security atau office boy (OB) yang bekerja di kantor tersebut dan digaji per bulan. Berikut tabel distribusi jumlah responden PT Djarum di Kantor DSO Bogor, Kantor RSO Jakarta, dan Kantor HQ PT Djarum. Tabel 2 Distribusi jumlah karyawan PT Djarum berdasarkan jabatan tahun 2010 Jabatan DSO Bogor RSO Jakarta HQ Staff 10 (12,35) 27 (33,33) 16 (19,75) Manajer 0 3 (3,70) 10 (12,35) Non Staff 11 (13,58) 0 4 (4,94) Ket: angka dalam kurung menunjukkan persentase

65 49 Berdasarkan Tabel 2 dapat disimpulkan bahwa posisi staff masih mendominasi di semua kantor. Sedangkan jumlah manajer di kantor HQ PT Djarum terbilang paling banyak dibandingkan dua kantor lainnya, yaitu sebanyak 10 orang (12,35%) karyawan. Hal ini berkaitan dengan fungsi Kantor HQ PT Djarum yaitu sebagai pusat yang mengatur semua kebijakan sales dan pemasaran produk di kantor RSO dan sebagai induk kantor RSO lainnya. Sehingga dibutuhkan lebih banyak manajer yang berperan me-manage semua kegiatan utama dan pemasaran produk perusahaan. Berikut tanggapan tambahan dari salah seorang karyawan PT Djarum (MK, 32 tahun). HQ merupakan induk dari kantor RSO dan fungsinya memberi kebijakan marketing kepada karyawan, baik di kantor RSO maupun kantor-kantor DSO. Gambar 6 Grafik jumlah karyawan PT Djarum berdasarkan jabatan tahun 2010 Bertolak belakang dari kantor DSO Bogor PT Djarum, jumlah manajer di kantor ini terbilang paling sedikit dan jumlah karyawan non-staff terbilang paling banyak. Seperti kita ketahui, kantor DSO merupakan cabang yang mengurusi sales dan promosi di suatu wilayah kerja tertentu (sebagian besar merupakan wilayah propinsi dan sebagian kecil adalah kota ex DKI Jakarta). Maka, diperlukan jumlah karyawan non-staff (seperti security) dalam rangka

66 50 mengamankan dan menjaga produk perusahaan. Gambar 6 menunjukkan distribusi jumlah responden berdasarkan jabatan.

67 51 BAB VI EFEKTIVITAS MAJALAH INTERNAL WARTA KELUARGA DJARUM 6.1 Reliability Reliability merupakan indikator pertama dari indikator efektivitas majalah internal Warta Keluarga Djarum. Definisi reliability adalah kemampuan majalah internal Warta Keluarga Djarum untuk memberikan pelayanan sesuai yang diharapkan karyawan. Indikator reliability ini terdiri dari lima atribut berikut. 1. Dapat dijadikan sebagai media inspirasi bagi karyawan. 2. Dapat dijadikan sebagai media untuk menyampaikan informasi mengenai kegiatan PT Djarum. 3. Dapat dijadikan sebagai media berbagi pengetahuan. 4. Dapat dijadikan sebagai media berbagi pengalaman. 5. Dapat dijadikan sebagai media berbagi ide dan kreativitas. Penentuan efektivitas dari indikator reliability ini didasarkan pada kesesuaian antara tingkat kepentingan/harapan dan tingkat kinerja masing-masing atribut indikator reliability. Metode yang digunakan untuk menganalisis tingkat kepuasan karyawan dengan menyesuaikan antara tingkat kepentingan/harapan dengan tingkat kinerja masing-masing atribut dikenal sebagai metode Importance Performance Analysis (IPA). Cara pengolahan data metode Importance Performance Analysis (IPA) adalah dengan mengalikan rata-rata dari rata-rata skor tingkat kinerja dari seluruh atribut dengan rata-rata dari rata-rata skor tingkat kepentingan seluruh atribut lalu hasilnya dibagi dengan jumlah atribut. Tabel 3 dan Tabel 4 merupakan Tabel distribusi responden yang memberikan penilaian terhadap tingkat harapan/kepentingan dan tingkat kenyataan/kinerja dari atribut indikator reliability majalah Warta Keluarga Djarum.

68 52 Tabel 3 Distribusi responden berdasarkan penilaian harapan terhadap atribut indikator reliability majalah Warta Keluarga Djarum tahun 2010 Atribut Skor harapan Sangat rendah Rendah Sedang Tinggi Sangat Tinggi 1 1 (1,23) 1 (1,23) 11 (13,58) 44 (54,32) 24 (29,63) 2 1 (1,23) 2 (2,42) 2 (2,42) 37 (45,68) 39 (48,15) (1,23) 7 (8,64) 53 (65,43) 20 (24,69) (11,11) 57 (70,37) 15 (18,52) (12,35) 10 (12,35) 41 (50,62) 20 (24,69) Ket: 1=Dapat dijadikan sebagai media inspirasi bagi karyawan; 2=Dapat dijadikan sebagai media untuk menyampaikan informasi mengenai kegiatan PT Djarum, 3=Dapat dijadikan sebagai media berbagi pengetahuan; 4=Dapat dijadikan sebagai media berbagi pengalaman; 5=Dapat dijadikan sebagai media berbagi ide dan kreativitas; angka dalam kurung menunjukkan persentase. Tabel 4 Distribusi responden berdasarkan penilaian kenyataan terhadap atribut indikator reliability majalah Warta Keluarga Djarum tahun 2010 Atribut Skor kenyataan Sangat rendah Rendah Sedang Tinggi Sangat Tinggi (4,94) 23 (28,39) 50 (61,73) 4 (4,94) (4,94) 13 (16,05) 48 (59,26) 16 (19,75) (3,70) 17 (20,99) 48 (59,26) 13 (16,05) (4,94) 15 (18,52) 49 (60,49) 13 (16,05) 5 1 (1,23) 4 (4,94) 21 (25,93) 41 (50,62) 14 (17,28) Ket: 1=Dapat dijadikan sebagai media inspirasi bagi karyawan; 2=Dapat dijadikan sebagai media untuk menyampaikan informasi mengenai kegiatan PT Djarum; 3=Dapat dijadikan sebagai media berbagi pengetahuan; 4=Dapat dijadikan sebagai media berbagi pengalaman; 5=Dapat dijadikan sebagai media berbagi ide dan kreativitas; angka dalam kurung menunjukkan persentase. Setelah mengetahui skor harapan/kepentingan (Tabel 3) dan skor kenyataan/kinerja (Tabel 4), maka digunakanlah cara untuk menentukan prioritas perbaikan terhadap atribut setiap indikator. Caranya yaitu dengan menggunakan alat bantu metode Importance Performance Analysis (IPA). Telah disinggung sebelumnya bahwa metode tersebut merupakan suatu cara untuk memetakan setiap atribut berdasarkan skor rata-rata antara tingkat harapan/kepentingan dengan tingkat kenyataan/kinerja. Hasil perhitungan nilai rata-rata tingkat harapan/kepentingan dan kenyataan/kinerja kelima atribut indikator reliability dapat dilihat pada Tabel 5. Adapun garis tengah diagram IPA yaitu nilai sumbu X

69 53 dan nilai sumbu Y diperoleh dari perhitungan nilai total rata-rata tingkat kenyataan/kinerja dari semua atribut dan nilai total rata-rata tingkat harapan/kepentingan dari semua atribut. Berdasarkan perhitungan tersebut diperoleh nilai total rata-rata tingkat harapan/kepentingan dari semua atribut 19,51 dan nilai total rata-rata tingkat kenyataan/kinerja dari semua atribut sebesar 19,14 (Tabel 5). Tabel 5 Rataan penilaian tingkat harapan/kepentingan dan tingkat kenyataan/kinerja pada indikator reliability majalah internal Warta Keluarga Djarum tahun 2010 No Atribut Rata-rata skor harapan/kepentingan (Y) 1 Dapat dijadikan sebagai media inspirasi bagi karyawan 2 Dapat dijadikan sebagai media untuk menyampaikan informasi mengenai kegiatan PT Djarum 3 Dapat dijadikan sebagai media berbagi pengetahuan 4 Dapat dijadikan sebagai media berbagi pengalaman 5 Dapat dijadikan sebagai media berbagi ide dan kreativitas Rata-rata skor kenyataan/kinerja (X) 4,10 3,67 4,37 3,94 3,89 3,88 3,77 3,88 3,38 3,78 Total rata-rata 19,51 19,14 Skor rata-rata 3,90 3,83 Berdasarkan skor penilaian harapan terhadap atribut reliability majalah Warta Keluarga Djarum (Tabel 3 halaman 52), terlihat jelas distribusi penilaian harapan karyawan PT Djarum terhadap atribut pertama indikator reliability. Adapun sebanyak 44 orang (54,32%) karyawan PT Djarum menganggap peran Warta Keluarga Djarum sebagai media inspirasi bagi karyawan tinggi dan sebanyak 24 orang (29,63%) karyawan PT Djarum menganggap peran Warta Keluarga Djarum sebagai media inspirasi bagi karyawan sangat tinggi. Lalu sebanyak 11 orang (13,58%) karyawan menilai tingkat harapan/kepentingan atribut pertama indikator reliability ini sedang, kemudian satu orang (1,23%) karyawan menilai tingkat harapan/ kepentingan atriibut pertama rendah, serta satu orang (1,23%) karyawan lainnya menilai sangat rendah terhadap tingkat harapan/kepentingan atribut pertama indikator reliability (Tabel 3 halaman 52).

70 54 Kemudian sebanyak 4 orang (4,94%) karyawan menilai rendah terhadap tingkat kenyataan/kinerja atribut pertama indikator reliability (Tabel 4 halaman 52). Masih berdasarkan Tabel 4, sebanyak 23 orang (28,39%) karyawan menilai sedang terhadap tingkat kenyataan/kinerja atribut pertama ini, kemudian sebanyak 50 orang (61,73%) karyawan menilai sedang, dan sebanyak 4 orang (4,94%) karyawan menilai sangat tinggi terhadap tingkat kenyataan/kinerja atribut pertama indikator reliability ini. Berdasarkan skor hasil penilaian responden terhadap harapan kenyataan terhadap atribut indikator reliability majalah Warta Keluarga Djarum (Tabel 3 dan Tabel 4), maka diperoleh rataan penilaian tingkat harapan/kepentingan dan tingkat kenyataan/kinerja pada atribut pertama indikator reliability majalah internal Warta Keluarga Djarum. Hasilnya adalah nilai ratarata tingkat harapan/kepentingan sebesar 4,10 dan nilai rata-rata tingkat kenyataan/kinerjanya sebesar 3,67 (Tabel 5). Oleh sebab itu, atribut pertama indikator reliability majalah Warta Keluarga Djarum terletak di kuadran I. Kemudian berdasarkan patokan rata-rata dari total rata-rata rataan penilaian tingkat harapan/kepentingan dan tingkat kenyataan/kinerja pada indikator reliability majalah internal Warta Keluarga Djarum (Tabel 5), maka atribut ke dua berada di kuadran II, atribut ke tiga dan ke empat berada di kuadran IV, dan atribut ke lima berada di kuadran III. Berdasarkan letak atribut di kuadran (Gambar 7 halaman 55), maka divisi Corporate Communication PT Djarum perlu menaikkan kinerja dari atribut pertama dan atribut ke lima indikator reliability. Atribut pertama yaitu dapat dijadikan sebagai media inspirasi bagi karyawan yang terletak di kuadran I menunjukkan bahwa kinerja majalah Warta Keluarga Djarum belum bisa memenuhi harapan karyawan sebagai inspirasi mereka dalam bekerja. Hal ini berkaitan dengan waktu terbit majalah Warta Keluarga Djarum selama tiga bulan sekali. Waktu terbit yang cukup lama ini mengakibatkan kinerja Warta Keluarga Djarum sebagai inspirasi karyawan tidak maksimal. Padahal para karyawan menaruh harapan besar akan peran Warta Keluarga Djarum sebagai media inspirasi. Berkaitan dengan hasil atribut pertama ini, maka divisi Corporate Communication PT Djarum seharusnya meningkatkan kinerja Warta Keluarga Djarum sebagai inspirasi karyawan dengan mempercepat waktu terbit majalah. Adapun atribut ke lima, yaitu dapat dijadikan sebagai media berbagi ide dan kreativitas yang terletak di kuadran III menunjukkan bahwa atribut ini dinilai tidak

71 55 terlalu penting oleh karyawan dan kinerjanya juga tidak terlalu baik. Walaupun harapan terhadap atribut ini rendah, namun divisi Corporate Communication PT Djarum perlu menaikkan kinerjanya. Sebab, ketidakpuasan responden biasanya bermula dari kuadran III. Hanya atribut ke dua (dapat dijadikan sebagai media untuk menyampaikan informasi mengenai kegiatan PT Djarum) indikator reliability yang berada ada kuadran II (Gambar 7). Hal ini berarti, Warta Keluarga Djarum sebagai media internal bagi karyawan PT Djarum telah efektif menyampaikan informasi mengenai kegiatan PT Djarum. Harapan dan kinerja yang tinggi pada atribut ini harus dipertahankan oleh perusahaan. Adapun atribut ke tiga dan ke empat indikator reliability terletak di kuadran IV (Gambar 7). Hal tersebut menunjukkan bahwa majalah Warta Keluarga Djarum sudah dapat dijadikan sebagai media berbagi pengetahuan dan pengalaman bagi karyawan. Adapun atribut-atribut tersebut dianggap kurang begitu penting bagi karyawan, akan tetapi tingkat kinerjanya dirasakan terlalu berlebihan. Berdasarkan Tabel 5, nilai kinerja atribut ke tiga dan ke empat dirasakan sudah baik karena nilai kinerjanya berada di atas nilai ratarata. Gambar 7 Diagram kartesius indikator reliability majalah internal Warta Keluarga Djarum tahun 2010

72 Assurance Indikator ke dua efektivitas Majalah Internal Warta Keluarga Djarum adalah assurance. Assurance merupakan kemampuan Majalah Internal Warta Keluarga Djarum terkait unsur kompetensi, kesopanan, dan kredibilitas. Indikator assurance memiliki lima atribut yaitu sebagai berikut. 1. Warta Keluarga Djarum merupakan media yang tepat dalam menginformasikan berbagai kegiatan/program PT Djarum. 2. Redaksi Warta Keluarga Djarum terampil dan kreatif dalam menyampaikan informasi kepada para karyawan. 3. Warta Keluarga Djarum merupakan media yang tepat untuk menyampaikan prestasi PT Djarum. 4. Kesopanan redaksi Warta Keluarga Djarum dalam memberikan informasi. 5. Redaksi Warta Keluarga Djarum memberikan informasi dengan nilainilai positif kepada karyawan. Sama seperti indikator pertama yaitu reliability, indikator assurance juga diolah dengan menggunakan metode Importance Performance Analysis (IPA). Metode Importance Performance Analysis (IPA) merupakan penentuan efektivitas indikator berdasarkan kesesuaian antara tingkat kepentingan/harapan dan tingkat kinerja masing-masing atribut indikator. Dengan kata lain, melalui metode ini dapat dianalisis tingkat kepuasan karyawan dengan menyesuaikan antara tingkat kepentingan/harapan dan tingkat kinerja masing-masing atribut. Cara pengolahan data metode Importance Performance Analysis (IPA) adalah dengan mengalikan rata-rata dari rata-rata skor tingkat kinerja dari seluruh atribut dengan rata-rata dari rata-rata skor tingkat kepentingan seluruh atribut lalu hasilnya dibagi dengan jumlah atribut. Adapun tabel distribusi responden yang memberikan penilaian terhadap tingkat harapan/kepentingan dan tingkat kenyataan/kinerja dari atribut indikator assurance majalah Warta Keluarga Djarum adalah Tabel 6 dan Tabel 7. Berdasarkan Tabel 6 (halaman 57), sebanyak satu orang (1,23%) karyawan PT Djarum menilai sangat rendah terhadap tingkat harapan/kepentingan atribut pertama indikator assurance majalah Warta Keluarga Djarum.

73 57 Tabel 6 Distribusi responden berdasarkan penilaian harapan terhadap atribut indikator assurance majalah Warta Keluarga Djarum tahun 2010 Atribut Skor Harapan Sangat rendah Rendah Sedang Tinggi Sangat Tinggi 1 1 (1,23) 1 (1,23) 13 (16,05) 45 (55,55) 21 (25,93) (4,94) 21 (25,93) 39 (48,15) 17 (20,99) 3 1 (1,23) 2 (2,42) 17 (20,99) 42 (51,85) 19 (23,46) (23,46) 41 (50,62) 21 (25,93) (20,99) 43 (53,09) 21 (25,93) Ket: 1= Warta Keluarga Djarum merupakan media yang tepat dalam menginformasikan berbagai kegiatan/program PT Djarum; 2=Redaksi Warta Keluarga Djarum terampil dan kreatif dalam menyampaikan informasi kepada para karyawan; 3= Warta Keluarga Djarum merupakan media yang tepat untuk menyampaikan prestasi PT Djarum; 4=Kesopanan redaksi Warta Keluarga Djarum dalam memberikan informasi; 5=Redaksi Warta Keluarga Djarum memberikan informasi dengan nilai-nilai positif kepada karyawan; angka dalam kurung menunjukkan persentase. Lalu masih satu orang (1,23%) karyawan PT Djarum menilai rendah terhadap tingkat harapan/kepentingan atribut pertama indikator assurance, kemudian 13 orang (16,05%) karyawan menilai sedang terhadap tingkat harapan/kepentingan atribut pertama ini, 45 orang (55,55%) karyawan menilai tinggi, dan sebanyak 21 orang (25,93%) karyawan menilai sangat tinggi terhadap atribut pertama dari indikator assurance majalah Warta Keluarga Djarum. Kemudian berdasarkan Tabel 7 (halaman 58), satu orang (1,23%) karyawan menilai tingkat kenyataan/kinerja atribut pertama dari indikator assurance sangat rendah dan satu orang (1,23 %) karyawan juga menilai tingkat kenyataan/kinerja atribut pertama dari indikator assurance rendah. Kemudian sebanyak 13 orang (16,05%) karyawan PT Djarum menilai sedang terhadap tingkat tingkat kenyataan/kinerja atribut pertama ini, lalu sebanyak 46 orang (56,79%) karyawan menilai tinggi terhadap tingkat tingkat kenyataan/kinerjanya, dan sebanyak 20 orang (24,69%) karyawan menilai sangat tinggi terhadap tingkat tingkat kenyataan/kinerja atribut pertama dari indikator assurance majalah Warta Keluarga Djarum.

74 58 Tabel 7 Distribusi responden berdasarkan penilaian kenyataan terhadap atribut indikator assurance majalah Warta Keluarga Djarum tahun 2010 Atribut Skor Harapan Sangat rendah Rendah Sedang Tinggi Sangat Tinggi 1 1 (1,23) 1 (1,23) 13 (16,05) 46 (56,79) 20 (24,69) (4,94) 30 (14,82) 35 (43,21) 12 (14,82) (22,22) 45 (55,55) 18 (22,22) (1,23) 12 (14,82) 49 (60,49) 19 (23,46) (28,39) 41 (50,62) 17 (20,99) Ket: 1= Warta Keluarga Djarum merupakan media yang tepat dalam menginformasikan berbagai kegiatan/program PT Djarum; 2=Redaksi Warta Keluarga Djarum terampil dan kreatif dalam menyampaikan informasi kepada para karyawan; 3= Warta Keluarga Djarum merupakan media yang tepat untuk menyampaikan prestasi PT Djarum; 4=Kesopanan redaksi Warta Keluarga Djarum dalam memberikan informasi; 5=Redaksi Warta Keluarga Djarum memberikan informasi dengan nilai-nilai positif kepada karyawan; angka dalam kurung menunjukkan persentase. Setelah dihitung dengan menggunakan metode Importance Performance Analysis (IPA), maka diperoleh nilai rata-rata dari tingkat harapan/kepentingan atribut pertama indikator assurance sebesar 4,04 dan nilai rata-rata dari tingkat kenyataan/kinerja atribut pertama indikator assurance sebesar 4,02 (Tabel 8 halaman 59). Berdasarkan rata-rata dari total rata-rata tingkat harapan/kepentingan dan tingkat kenyataan/kinerja atribut pertama indikator assurance yaitu 3,98 dan 3,94 (Tabel 8) maka atribut pertama dari indikator assurance ini terletak di kuadran II (Gambar 8 halaman 60). Hal tersebut menunjukkan bahwa anggapan karyawan terhadap fungsi majalah Warta Keluarga Djarum dalam menginformasikan berbagai kegiatan/program PT Djarum adalah penting dan tingkat kinerja dari peran Warta Keluarga Djarum tersebut juga sudah baik. Penilaian karyawan PT Djarum terhadap harapan dan kinerja atribut pertama yang sama-sama baik ini menunjukkan bahwa divisi Corporate Communication PT Djarum telah berhasil mengefektifkan peran Warta Keluarga Djarum sebagai media informasi berbagai kegiatan/program PT Djarum.

75 59 Tabel 8 Rataan penilaian tingkat harapan/kepentingan dan tingkat kenyataan/kinerja pada atribut assurance majalah Warta Keluarga Djarum tahun 2010 No Atribut Rata-rata skor tingkat harapan/kepentingan (Y) 1 Warta Keluarga Djarum merupakan media yang tepat dalam menginformasikan berbagai kegiatan/ program PT Djarum 2 Redaksi Warta Keluarga Djarum terampil dan kreatif dalam menyampaikan informasi kepada para karyawan Rata-rata skor tingkat kenyataan/kinerja (X) 4,04 4,02 3,85 3,68 3 Warta Keluarga Djarum merupakan media yang tepat untuk menyampaikan 3,94 4,00 prestasi PT Djarum 4 Kesopanan redaksi Warta Keluarga Djarum dalam memberikan informasi 4,02 4,06 5 Redaksi Warta Keluarga Djarum memberikan informasi dengan nilainilai 4,05 3,93 positif kepada karyawan Total rata-rata 19,90 19,69 Skor rata-rata 3,98 3,94 Adapun atribut ke empat (kesopanan redaksi Warta Keluarga Djarum dalam memberikan informasi) juga berada di kuadran II (Gambar 8 halaman 60). Hal ini menunjukkan bahwa peran redaksi Warta Keluarga Djarum dalam hal menyajikan informasi secara sopan sudah efektif. Menurut hasil wawancara, keryawan PT Djarum sangat mementingkan unsur kesopanan pada makalah Warta Keluarga Djarum ini karena majalah ini merupakan majalah internal PT Djarum yang khusus ditujukan untuk dibaca oleh karyawan dan keluarga karyawan. Sehingga, kinerja atribut pertama dan atribut ke empat indikator assurance ini harus dipertahankan oleh divisi Corporate Communication PT Djarum. Berdasarkan nilai rata-rata dari tingkat harapan/kepentingan dan nilai ratarata dari tingkat kenyataan/kinerja pada Tabel 8, dapat dilihat bahwa atribut ke dua indikator assurance terletak di kuadran III (Gambar 8 halaman 60). Berdasarkan hal ini pula, penilaian harapan dan kinerja terhadap peran redaksi Warta Keluarga Djarum dalam menyampaikan informasi kepada para karyawan secara

76 60 terampil dan kreatif sama-sama rendah. Para karyawan PT Djarum menganggap tidak penting akan atribut ini dan kinerjanya pun belum baik. Walaupun atribut ke dua ini bukan merupakan prioritas atribut yang harus diperbaiki (kuadran I), namun divisi Corporate Communication PT Djarum perlu menaikkan tingkat kinerja peran majalah Warta Keluarga Djarum karena ketidakpuasan penilaian karyawan biasanya bermula di kuadran III. Gambar 8 Diagram kartesius indikator assurance majalah internal Warta Keluarga Djarum tahun 2010 Gambar 8 menunjukkan bahwa atribut ke lima indikator assurance terletak di kuadran I. Berdasarkan Tabel 8, karyawan PT Djarum menilai penting terhadap atribut ini sedangkan kinerja atribut ini belum mencapai atau melebihi skor ratarata dari rata-rata skor tingkat kenyataan/kinerja. Peran redaksi Warta Keluarga Djarum dalam memberikan informasi dengan nilai-nilai positif kepada karyawan sangatlah penting karena karyawan PT Djarum menganggap bahwa majalah Warta Keluarga Djarum merupakan media cetak yang berfungsi tidak hanya sebagai penyampai informasi, tetapi juga sebagai pemberi nilai-nilai positif. Berkaitan dengan letak atribut ke lima, maka Divisi Corporate Communication PT Djarum harus meningkatkan kinerja atribut tersebut demi tercapainya efektivitas indikator assurance. Selanjutnya, atribut ke tiga dari indikator assurance berada di kuadran IV (Gambar 8). Hal tersebut menunjukkan bahwa para karyawan menilai kinerja Warta Keluarga Djarum sebagai media yang tepat untuk menyampaikan prestasi PT Djarum sudah baik, bahkan melebihi harapan para karyawan.

77 Responsiveness Indikator efektivitas majalah internal Warta Keluarga Djarum ketiga adalah responsiveness. Responsiveness berarti respon atau kesigapan Warta Keluarga Djarum dalam membantu pembaca dengan memberikan layanan cepat (dalam jangka waktu tiga bulan/ triwulan). Berikut empat atribut dari indikator responsiveness yang berfungsi sebagai penentu efektivitas. 1. Pihak Redaksi selalu tepat waktu dalam menerbitkan majalah Warta Keluarga Djarum setiap tiga bulan. 2. Warta Keluarga Djarum mampu memberikan berita eksternal terkait dengan industri cigarettes (dalam waktu tiga bulan terakhir) kepada para karyawan. 3. Warta Keluarga Djarum mampu memberikan berita internal terkait kegiatan/program PT Djarum (dalam waktu tiga bulan terakhir) kepada para karyawan. 4. Redaksi Warta Keluarga Djarum tanggap dalam meng-update berita internal maupun eksternal PT Djarum (dalam waktu tiga bulan terakhir). Penentuan efektivitas indikator responsiveness ini didasarkan pada metodevimportance Performance Analysis (IPA). Metode Importance Performance Analysis (IPA) merupakan penentuan efektivitas indikator berdasarkan kesesuaian antara tingkat kepentingan/harapan dan tingkat kinerja masing-masing atribut indikator. Dengan mengolah data melalui metode ini dapat dianalisis tingkat kepuasan karyawan dengan menyesuaikan tingkat kepentingan/harapan dengan tingkat kinerja masing-masing atribut. Caranya adalah dengan mengalikan rata-rata dari rata-rata skor tingkat kinerja dari seluruh atribut dengan rata-rata dari rata-rata skor tingkat kepentingan seluruh atribut lalu hasinya dibagi dengan jumlah atribut. Adapun sebelum mengolah data dengan menggunakan metode Importance Performance Analysis (IPA) tersebut diperlukan perhitungan terhadap distribusi responden/karyawan yang menilai tingkat harapan/kepentingan dan tingkat kenyataan/kinerja masing-masing atribut sebagai dasar pengolahan dengan menggunakan metode Importance Performance Analysis (IPA). Berikut adalah tabel yang menunjukkan distribusi responden

78 62 berdasarkan penilaian harapan dan kenyataan terhadap atribut indikator responsiveness. Tabel 9 Distribusi responden berdasarkan penilaian harapan terhadap atribut indikator responsiveness majalah Warta Keluarga Djarum tahun 2010 Atribut Skor Harapan Sangat rendah Rendah Sedang Tinggi Sangat Tinggi 1 1 (1,23) 8 (22,22) 21 (25,93) 31 (38,27) 20 (24,69) 2 1 (1,23) 4 (4,94) 20 (24,69) 39 (48,15) 17 (20,99) (2,42) 17 (20,99) 45 (55,55) 17 (20,99) (6,17) 21 (25,93) 35 (43,21) 20 (24,69) Ket: 1=Pihak Redaksi selalu tepat waktu dalam menerbitkan majalah Warta Keluarga Djarum setiap tiga bulan; 2= Warta Keluarga Djarum mampu memberikan berita eksternal terkait dengan industri cigarettes (dalam waktu tiga bulan terakhir) kepada para karyawan; 3= Warta Keluarga Djarum mampu memberikan berita internal terkait kegiatan/program PT Djarum (dalam waktu tiga bulan terakhir) kepada para karyawan; 4=Redaksi Warta Keluarga Djarum tanggap dalam meng-update berita internal maupun eksternal PT Djarum (dalam waktu tiga bulan terakhir); angka dalam kurung menunjukkan persentase. Tabel 10 Distribusi responden berdasarkan penilaian kenyataan terhadap atribut indikator responsiveness majalah Warta Keluarga Djarum tahun 2010 Atribut Skor Harapan Sangat rendah Rendah Sedang Tinggi Sangat Tinggi 1 2 (2,42) 12 (14,82) 21 (25,93) 37 (45,68) 9 (11,11) (8,64) 17 (20,99) 45 (55,55) 12 (14,82) (2,42) 15 (18,52) 53 (65,43) 11 (13,58) (4,94) 18 (22,22) 43 (53,09) 16 (19,75) Ket: 1=Pihak Redaksi selalu tepat waktu dalam menerbitkan majalah Warta Keluarga Djarum setiap tiga bulan; 2= Warta Keluarga Djarum mampu memberikan berita eksternal terkait dengan industri cigarettes (dalam waktu tiga bulan terakhir) kepada para karyawan; 3= Warta Keluarga Djarum mampu memberikan berita internal terkait kegiatan/program PT Djarum (dalam waktu tiga bulan terakhir) kepada para karyawan; 4=Redaksi Warta Keluarga Djarum tanggap dalam meng-update berita internal maupun eksternal PT Djarum (dalam waktu tiga bulan terakhir); angka dalam kurung menunjukkan persentase. Setelah mendapatkan distribusi responden berdasarkan penilaian harapan dan kenyataan terhadap atribut indikator responsiveness majalah Warta Keluarga Djarum (Tabel 9 dan Tabel 10), maka diperoleh nilai rataan. Nilai rataan ini merupakan nilai yang didapat setelah melakukan perhitungan dengan menggunakan metode Importance Performance Analysis (IPA). Metode

79 63 Importance Performance Analysis (IPA) ini berperan dalam memetakan setiap atribut berdasarkan skor rata-rata antara tingkat kepentingan dengan tingkat kinerja. Hasil perhitungan nilai rata-rata tingkat harapan/kepentingan dan kenyataan/kinerja atribut dari indikator responsiveness dapat dilihat pada Tabel 11. Tabel 11 Rataan penilaian tingkat harapan/kepentingan dan tingkat kenyataan/kinerja pada atribut indikator responsiveness majalah Warta Keluarga Djarum tahun 2010 No Atribut Rata-rata skor tingkat harapan/kepentingan (Y) 1 Pihak Redaksi selalu tepat waktu dalam menerbitkan Majalah Warta Keluarga Djarum setiap tiga bulan 2 Warta Keluarga Djarum mampu memberikan berita eksternal terkait dengan industri cigarettes (dalam waktu tiga bulan terakhir) kepada para karyawan 3 Warta Keluarga Djarum mampu memberikan berita internal terkait kegiatan/program PT Djarum (dalam waktu tiga bulan terakhir) kepada para karyawan 4 Redaksi Warta Keluarga Djarum tanggap dalam meng-update berita internal maupun eksternal PT Djarum (dalam waktu tiga bulan terakhir) Rata-rata skor tingkat kenyataan/kinerja (X) 3,75 3,48 3,83 3,77 3,95 3,90 3,86 3,88 Total rata-rata 15,40 15,02 Skor rata-rata 3,85 3,76 Berdasarkan Tabel 11, atribut pertama dari indikator responsiveness memiliki nilai rata-rata tingkat harapan/kepentingan sebesar 3,75 dan nilai ratarata tingkat kenyataan/kinerja sebesar 3,48. Berdasarkan patokan nilai rata-rata tingkat harapan/kepentingan dari total rata-rata tingkat harapan/kepentingan sebesar 3,85 dan patokan nilai rata-rata tingkat kenyataan/kinerja dari total ratarata tingkat kenyataan/kinerja sebesar 3,76 (Tabel 11), maka atribut pertama dari indikator responsivenesss berada di kuadran III pada diagram kartesius Importance Performance Analysis (Gambar 9 halaman 65). Hal ini menunjukkan bahwa atribut pertama dari indikator responsiveness ini dianggap kurang penting oleh karyawan dan tingkat kinerjanya tidak terlalu baik. Berdasarkan hasil

80 64 wawancara terhadap beberapa karyawan, tingkat harapan/kepentingan yang diharapkan terhadap atribut ini (pihak redaksi selalu tepat waktu dalam menerbitkan majalah Warta Keluarga Djarum setiap tiga bulan) dinilai rendah karena mereka mengharapkan penerbitan majalah Warta Keluarga Djarum tidak hanya tiga bulan sekali. Hendaknya penerbitan majalah internal PT Djarum ini dilakukan sebulan sekali sehingga karyawan benar-benar mendapatkan informasi perusahaan yang update. Adapun tingkat kinerja yang belum baik dari atribut pertama indikator responsiveness ini menunjukkan bahwa penerbitan majalah internal Warta Keluarga Djarum setiap tiga bulannya belum tepat waktu. Hal ini disebabkan karena minimnya sumberdaya manusia pada redaksi majalah Warta Keluarga Djarum. Peneliti menyarankan walaupun atribut pertama ini berada di posisi prioritas perbaikan yang rendah akibat tingkat harapan yang rendah, namun divisi Corporate Communication PT Djarum hendaknya melakukan perbaikan atau pengelolaan kembali terhadap atribut ini melalui perbaikan ketepatan penerbitan majalah internal Warta Keluarga Djarum seiring dengan penambahan sumberdaya manusia pada redaksi majalah Warta Keluarga Djarum. Berdasarkan nilai rata-rata dari total rata-rata tingkat harapan/kepentingan dan tingkat kenyataan/kinerja yaitu 3,85 dan 3,76 (Tabel 11 halaman 63), nilai rata-rata tingkat harapan/kepentingan dan tingkat kenyataan/kinerja atribut ke dua sebesar 3,83 dan 3,77 meletakkan atribut ini pada kuadran IV diagram kartesius (Gambar 9 halaman 65). Merujuk kepada atribut ke dua indikator responsiveness ini, letak atribut ini di kuadran IV menunjukkan bahwa penilaian karyawan terhadap tingkat harapan/kepentingan fungsi Warta Keluarga Djarum dalam memberikan berita eksternal terkait dengan industri cigarettes (dalam waktu tiga bulan terakhir) kepada para karyawan tidak terlalu baik karena belum mencapai skor rata-rata dari skor rata-rata tingkat harapan/kepentingan, namun penilaian karyawan terhadap tingkat kenyataan/kinerjanya sudah baik. Berdasarkan wawancara yang dilakukan terhadap beberapa sumber informan, majalah Warta Keluarga Djarum sudah dengan baik memberikan berita eksternal terkait dengan industri cigarettes secara makro (dalam waktu tiga bulan terakhir) kepada para karyawan.

81 65 Nilai rata-rata tingkat harapan/kepentingan dan tingkat kenyataan/kinerja atribut ke tiga dan ke empat membuat dua atribut tersebut terletak pada kuadran II (Gambar 9). Responden menilai Warta Keluarga Djarum sudah mampu memberikan berita internal terkait kegiatan/program PT Djarum (dalam waktu tiga bulan terakhir) serta menilai tingkat kinerja atas fungsi tersebut tinggi. Berdasarkan wawancara, karyawan menilai fungsi Warta Keluarga Djarum dalam memberikan berita internal terkait kegiatan/program PT Djarum (dalam waktu tiga bulan terakhir) penting untuk menumbuhkan sense of belonging antar karyawan yang berkaitan dengan nilai inti perusahaan (PT Djarum) yaitu satu keluarga. Gambar 9 Diagram kartesius indikator responsiveness majalah internal Warta Keluarga Djarum tahun 2010 Adapun berdasarkan hasil penilaian atribut ke empat dari indikator responsiveness, karyawan menilai penting terhadap peran atribut ini. Sebab, sebagai majalah yang terbit secara triwulan, menjadi tanggap dan selalu mengupdate berita internal maupun eksternal PT Djarum merupakan hal yang penting yang perlu dilakukan redaksi Warta Keluarga Djarum mengingat banyaknya media lain yang dapat menginformasikan berita secara lebih cepat dan dinamis, seperti: internet atau portal lainnya. Karyawan PT Djarum pun menilai bahwa redaksi Warta Keluarga Djarum telah tanggap dalam meng-update berita internal maupun eksternal PT Djarum (dalam waktu tiga bulan terakhir). Secara

82 66 keseluruhan, efektivitas indikator responsiveness majalah Warta Keluarga Djarum sudah baik. Hal ini telah ditunjukkan melalui letak atau posisi masingmasing atribut yang kebanyakan berada pada kuadran II dan kuadran IV (Gambar 9). Oleh karena itu, divisi Corporate Communication PT Djarum harus mempertahankan kinerja yang baik pada atribut-atribut indikator responsiveness ini. 6.4 Empathy Empathy merupakan indikator efektivitas majalah internal Warta Keluarga Djarum ke empat. Empathy merupakan dimensi yang terdiri dari unsur akses, komunikasi, dan pemahaman yang dimiliki majalah Warta Keluarga Djarum. Berikut enam atribut yang dimiliki oleh indikator empathy. 1. Warta Keluarga Djarum menggunakan bahasa yang mudah dipahami. 2. Warta Keluarga Djarum mudah didapat/diperoleh oleh karyawan. 3. Warta Keluarga Djarum mampu memberikan informasi/berita terkait dengan karyawan. 4. Warta Keluarga Djarum menyediakan konten yang mampu menjadi inspirasi karyawan dalam bekerja. 5. Warta Keluarga Djarum dapat menginformasikan berita/artikel selain yang berkaitan dengan tugas/pekerjaan sehari-hari (hiburan, kesehatan, dan pengetahuan umum). 6. Warta Keluarga Djarum menggunakan bahasa yang singkat, padat, dan jelas. Penilaian efektivitas terhadap indikator empathy dilakukan dengan menggunakan metode yang sama dengan indikator-indikator sebelumnya. Penentuan efektivitas setiap atribut dari indikator empathy dilakukan dengan menggunakan metode Importance Performance Analysis (IPA), yaitu metode yang menganalisis tingkat kepuasan karyawan dengan menyesuaikan tingkat kepentingan/harapan dengan tingkat kinerja masing-masing atribut. Cara awal pengolahan data metode Importance Performance Analysis (IPA) adalah dengan cara menghitung jumlah responden yang menilai tingkat harapan/kepentingan dan tingkat kenyataan/kinerja indikator pada setiap atribut.

83 67 Berikut hasil perhitungan distribusi responden berdasarkan penilaian tingkat harapan dan tingkat kenyataan terhadap indikator empathy majalah Warta Keluarga Djarum (Tabel 12 dan Tabel 13). Tabel 12 Distribusi responden berdasarkan penilaian harapan terhadap atribut indikator empathy majalah Warta Keluarga Djarum tahun 2010 Atribut Skor Harapan Sangat rendah Rendah Sedang Tinggi Sangat Tinggi 1 1 (1,23) 1 (1,23) 5 (6,17) 50 (61,73) 24 (29,63) 2 1 (1,23) 1 (1,23) 11 (13,58) 40 (49,38) 28 (34,57) 3 1 (1,23) 0 13 (16,05) 44 (54,32) 23 (28,39) (3,70) 12 (14,82) 46 (56,79) 20 (24,69) (25,93) 40 (49,38) 20 (24,69) 6 2 (2,42) 0 22 (27,16) 36 (44,44) 21 (25,93) Ket: 1= Warta Keluarga Djarum menggunakan bahasa yang mudah dipahami; 2= Warta Keluarga Djarum mudah didapat/diperoleh oleh karyawan; 3= Warta Keluarga Djarum mampu memberikan informasi/berita terkait dengan karyawan; 4= Warta Keluarga Djarum menyediakan konten yang mampu menjadi inspirasi karyawan dalam bekerja; 5= Warta Keluarga Djarum dapat menginformasikan berita/artikel selain yang berkaitan dengan tugas/pekerjaan sehari-hari (hiburan, kesehatan, dan pengetahuan umum); 6= Warta Keluarga Djarum menggunakan bahasa yang singkat, padat, dan jelas; angka dalam kurung menunjukkan persentase. Tabel 13 Distribusi responden berdasarkan penilaian kenyataan terhadap atribut indikator empathy majalah Warta Keluarga Djarum tahun 2010 Atribut Skor Harapan Sangat rendah Rendah Sedang Tinggi Sangat Tinggi (2,42) 13 (16,05) 45 (55,55) 21 (25,93) (3,70) 11 (13,58) 45 (55,55) 22 (27,16) (6,17) 14 (17,28) 43 (53,09) 19 (23,46) (7,41) 22 (27,16) 38 (46,91) 15 (18,52) (2,42) 19 (23,46) 42 (51,85) 18 (22,22) 6 1 (1,23) 0 15 (18,52) 46 (56,79) 19 (23,46) Ket: 1= Warta Keluarga Djarum menggunakan bahasa yang mudah dipahami; 2= Warta Keluarga Djarum mudah didapat/diperoleh oleh karyawan; 3= Warta Keluarga Djarum mampu memberikan informasi/berita terkait dengan karyawan; 4= Warta Keluarga Djarum menyediakan konten yang mampu menjadi inspirasi karyawan dalam bekerja; 5= Warta Keluarga Djarum dapat menginformasikan berita/artikel selain yang berkaitan dengan tugas/pekerjaan sehari-hari (hiburan, kesehatan, dan pengetahuan umum); 6= Warta Keluarga Djarum menggunakan bahasa yang singkat, padat, dan jelas; angka dalam kurung menunjukkan persentase.

84 68 Setelah menghitung distribusi jumlah responden yang menilai tingkat harapan dan tingkat kenyataan atribut dari indikator empathy, maka dilakukan perhitungan dengan menggunakan metode Importance Performance Analysis (IPA). Melalui perhitungan tersebut maka didapat nilai rata-rata tingkat harapan/kepentingan dan nilai rata-rata tingkat kenyataan/kinerja dari masingmasing atribut indikator empathy (Tabel 14). Berdasarkan Tabel 14, dapat dilihat bahwa nilai rata-rata dari total rata-rata tingkat harapan/kepentingan sebesar 3,37 dan nilai rata-rata dari total rata-rata tingkat kenyataan/kinerja adalah sebesar 3,29. Berdasarkan patokan nilai rata-rata dari total rata-rata tingkat harapan/kepentingan dan kenyataan/kinerja (Tabel 14), maka atribut pertama dari indikator empathy berada di kuadran II diagram kartesius (Gambar 10 halaman 69). Begitupun sisa atribut indikator empathy lainnya yang berada di kuadran II diagram kartesius Importance Performance Analysis (Gambar 10 halaman 69). Tabel 14 Rataan penilaian tingkat harapan/kepentingan dan tingkat kenyataan/kinerja pada atribut empathy majalah Warta Keluarga Djarum tahun 2010 No Atribut Rata-rata skor tingkat harapan/kepentingan (Y) 1 Warta Keluarga Djarum menggunakan bahasa yang mudah dipahami 2 Warta Keluarga Djarum mudah didapat/diperoleh oleh karyawan 3 Warta Keluarga Djarum mampu memberikan informasi/berita terkait dengan karyawan 4 Warta Keluarga Djarum menyediakan konten yang mampu menjadi inspirasi karyawan dalam bekerja 5 Warta Keluarga Djarum dapat menginformasikan berita/artikel selain yang berkaitan dengan tugas/pekerjaan sehari-hari (hiburan, kesehatan, dan pengetahuan umum) 6 Warta Keluarga Djarum menggunakan bahasa yang singkat, padat, dan jelas Rata-rata skor tingkat kenyataan/kinerja (X) 4,17 4,05 4,15 4,06 4,11 3,94 4,02 3,77 4,05 3,94 3,91 4,01 Total rata-rata 20,25 19,72 Skor rata-rata 3,37 3,29

85 69 Gambar 10 Diagram kartesius indikator empathy majalah internal Warta Keluarga Djarum tahun 2010 Bahasa yang digunakan pada Warta Keluarga Djarum merupakan bahasa yang sudah menggunakan tehnik yang mengarah dialog dan diharapkan mudah dipahami. Hal tersebut terbukti dari hasil yang didapat dari Gambar 10 bahwa atribut pertama yang berada di kuadran II. Hal tersebut menunjukkan bahwa karyawan PT Djarum mudah memahami bahasa yang digunakan pada Warta Keluarga Djarum. Selanjutnya, berdasarkan posisi atribut ke dua indikator empathy (Gambar 10), responden menilai bahwa Warta Keluarga Djarum mudah didapat/diperoleh oleh karyawan dan tingkat harapan/kepentingan akan atribut tersebut juga tinggi. Berdasarkan hal tersebut terlihat bahwa karyawan PT Djarum menunjukkan minatnya untuk membaca majalah Warta Keluarga Djarum dan ini didukung oleh distribusi Warta Keluarga Djarum yang dilakukan oleh divisi Corporate Communication PT Djarum yang juga berjalan dengan lancar. Posisi atribut ke tiga menunjukkan bahwa Warta Keluarga Djarum sudah mampu memberikan informasi/berita terkait dengan karyawan dan karyawan juga menganggap fungsi tersebut penting. Logikanya, karyawan memerlukan informasi terkait pekerjaan mereka dan hal tersebut sudah terangkum ke dalam rubrik Berita Karyawan. Kemudian Warta Keluarga Djarum sudah menyediakan konten yang mampu menjadi inspirasi karyawan dalam bekerja

86 70 dalam bentuk rubrik Fokus dan konten ini dianggap penting karena inspirasi selalu dibutuhkan untuk refresh dalam bekerja. Selanjutnya, Warta Keluarga Djarum telah dapat menginformasikan berita/artikel selain yang berkaitan dengan tugas/pekerjaan sehari-hari (hiburan, kesehatan, dan pengetahuan umum) serta telah menggunakan bahasa yang singkat, padat, dan jelas. Secara keseluruhan efektivitas indikator empathy majalah Warta Keluarga Djarum ini sudah sangat baik karena seluruh atribut berada di kuadran II (Gambar 10). Berdasarkan hal ini, dapat dianalisis bahwa semua unsur akses, komunikasi, dan pemahaman yang dimiliki majalah Warta Keluarga Djarum sudah dapat memuaskan harapan dari karyawan PT Djarum. 6.5 Tangibles Tangibles merupakan indikator efektivitas majalah Warta Keluarga Djarum yang terakhir diukur. Definisi tangibles terkait dengan kenyataan yang berhubungan dengan penampilan fisik majalah Warta Keluarga Djarum. Adapun tangibles terdiri dari lima atribut berikut. 1. Cover Warta Keluarga Djarum menarik dan informatif. 2. Teks Warta Keluarga Djarum mudah dibaca. 3. Lay out dan grafis Warta Keluarga Djarum menarik. 4. Konten Warta Keluarga Djarum terstruktur dan sistematis. 5. Warta Keluarga Djarum sudah memiliki ciri khas tersendiri (logo, teks, warna, gaya bahasa, dan lain-lain). Seperti empat indikator lainnya, indikator tangibles juga diolah melalui metode penentuan efektivitas setiap atribut, yaitu metode Importance Performance Analysis (IPA). Metode ini menganalisis tingkat kepuasan karyawan dengan menyesuaikan antara tingkat kepentingan/harapan dengan tingkat kinerja masing-masing atribut. Jadi, pada dasarnya penentuan efektivitas dari indikator tangibles ini berdasar pada kesesuaian antara tingkat kepentingan/harapan dengan tingkat kinerja masing-masing atribut indikator empathy. Cara pengolahan data metode Importance Performance Analysis (IPA) adalah dengan mengalikan ratarata dari rata-rata skor tingkat kinerja dari seluruh atribut dengan rata-rata dari rata-rata skor tingkat kepentingan seluruh atribut lalu hasinya dibagi dengan

87 71 jumlah atribut. Tabel 15 dan Tabel 16 merupakan tabel distribusi responden berdasarkan penilaian tingkat harapan dan tingkat kenyataan indikator tangibles yang berguna sebagai dasar pengolahan metode Importance Performance Analysis (IPA). Tabel 15 Distribusi responden berdasarkan penilaian harapan terhadap atribut indikator tangibles majalah Warta Keluarga Djarum tahun 2010 Atribut Skor Harapan Sangat rendah Rendah Sedang Tinggi Sangat Tinggi 1 1 (1,23) 2 (2,42) 17 (20,99) 37 (45,68) 24 (29,63) 2 1 (1,23) 1 (1,23) 12 (14,82) 42 (51,85) 25 (30,86) 3 1 (1,23) 4 (4,94) 15 (18,52) 42 (51,85) 19 (23,46) 4 1 (1,23) 1 (1,23) 20 (24,69) 37 (45,68) 22 (17,16) 5 1 (1,23) 1 (1,23) 19 (23,46) 36 (44,44) 24 (29,63) Ket: 1=Cover Warta Keluarga Djarum menarik dan informative; 2=Teks Warta Keluarga Djarum mudah dibaca; 3=Lay out dan grafis Warta Keluarga Djarum menarik; 4=Konten Warta Keluarga Djarum terstruktur dan sistematis; 5= Warta Keluarga Djarum sudah memiliki ciri khas tersendiri (logo, teks, warna, gaya bahasa, dan lain-lain); angka dalam kurung menunjukkan persentase. Tabel 16 Distribusi responden berdasarkan penilaian kenyataan terhadap atribut indikator tangibles majalah Warta Keluarga Djarum tahun 2010 Atribut Skor Kenyataan Sangat rendah Rendah Sedang Tinggi Sangat Tinggi (6,17) 13 (16,05) 43 (53,09) 20 (24,69) (2,42) 10 (12,35) 50 (61,73) 19 (23,46) 3 1 (1,23) 1 (1,23) 18 (22,22) 46 (56,79) 15 (18,52) (3,70) 21 (25,93) 45 (55,55) 12 (14,82) (6,17) 19 (23,46) 41 (50,62) 16 (19,75) Ket: 1=Cover Warta Keluarga Djarum menarik dan informative; 2=Teks Warta Keluarga Djarum mudah dibaca; 3=Lay out dan grafis Warta Keluarga Djarum menarik; 4=Konten Warta Keluarga Djarum terstruktur dan sistematis; 5= Warta Keluarga Djarum sudah memiliki ciri khas tersendiri (logo, teks, warna, gaya bahasa, dan lain-lain); angka dalam kurung menunjukkan persentase. Setelah dilakukan pengolahan data dengan menggunakan metode Importance Performance Analysis (IPA), maka didapat nilai rata-rata tingkat harapan/kepentingan dan nilai rata-rata tingkat kenyataan/kinerja masing-masing atribut tangibles pada Tabel 17 (halaman 72). Adapun garis tengah kuadran

88 72 diagram kartesius didapat berdasarkan nilai rata-rata dari total rata-rata tingkat harapan/kepentingan dan tingkat kenyataan/kinerja indikator tangibles yaitu sebesar 4,00 dan 3,93. Berpatokan pada nilai rata-rata dari total rata-rata tingkat harapan/kepentingan dan tingkat kenyataan/kinerja pada Tabel 17, maka atribut pertama indikator tangibles berada di kuadran IV diagram kartesius Importance Performance Analysis (IPA), lalu atribut ke dua berada di kuadran II, kemudian atribut ke tiga dan ke empat berada di kuadran III, dan atribut ke lima berada di kuadran I (Gambar 11 halaman 73). Tabel 17 Rataan penilaian tingkat harapan/kepentingan dan tingkat kenyataan/kinerja pada atribut tangibles majalah Warta Keluarga Djarum tahun 2010 No Atribut Rata-rata skor tingkat harapan/kepentingan (Y) 1 Cover Warta Keluarga Djarum menarik dan informatif 2 Teks Warta Keluarga Djarum mudah dibaca 3 Lay out dan grafis Warta Keluarga Djarum menarik 4 Konten Warta Keluarga Djarum terstruktur dan sistematis 5 Warta Keluarga Djarum sudah memiliki ciri khas tersendiri (logo, teks, warna, gaya bahasa, dan lain-lain) Rata-rata skor tingkat kenyataan/kinerja (X) 4,00 3,96 4,10 4,12 3,91 3,90 3,96 3,81 4,00 3,84 Total rata-rata 19,98 19,64 Skor rata-rata 4,00 3,93 Berdasarkan posisi atribut dari indikator tangibles pada Gambar 11, maka karyawan PT Djarum menganggap cover Warta Keluarga Djarum sudah menarik dan informatif namun fungsi cover Warta Keluarga Djarum yang seperti itu tidak terlalu dianggap penting. Berdasarkan hasil wawancara, karyawan PT Djarum menilai lebih membutuhkan isi dan berita yang update dari majalah Warta Keluarga Djarum dibandingkan dengan menilai bentuk serta tampilan cover-nya. Namun karyawan PT Djarum menilai cover majalah Warta Keluarga Djarum sudah sangat menarik dan informatif. Berkaitan dengan atribut ke dua, karyawan PT Djarum menilai bahwa teks pada majalah Warta Keluarga Djarum memang mudah dibaca dan fungsi terhadap ini juga dinilai penting.

89 73 Berdasarkan letak atribut ke tiga dan ke empat, karyawan PT Djarum menilai bahwa lay out dan grafis Warta Keluarga Djarum belum menarik dan konten Warta Keluarga Djarum belum terstruktur dan sistematis. Walaupun dua atribut ini berada pada kuadran dengan tingkat prioritas perbaikan yang rendah (kuadran III), namun divisi Corporate Communication PT Djarum perlu meningkatkan kinerja dari keduanya. Sebab ketidakpuasan karyawan biasanya berasal dari letak atribut pada kuadran III. Adapun atribut terakhir indikator tangibles juga berada di kuadran I (Gambar 11) yang menunjukkan bahwa responden/karyawan PT Djarum menilai Warta Keluarga Djarum belum memiliki ciri khas tersendiri (logo, teks, warna, gaya bahasa, dan lain-lain) dimana tingkat harapan/kepentingan akan atribut ini tinggi. Sehingga menurut peneliti, divisi Corporate Communication PT Djarum perlu meng-upgrade bentuk ciri khas tersendiri pada logo, teks, warna, dan gaya bahasa majalah Warta Keluarga Djarum. Sehingga, tampilan luar yang dimiliki Warta Keluarga Djarum menjadi lebih baik dan fungsi dari indikator tangibles ini menjadi efektif. Gambar 11 Diagram kartesius indikator tangibles majalah internal Warta Keluarga Djarum tahun 2010

90 74 BAB VII KESIMPULAN DAN SARAN 7.1 Kesimpulan a. Secara keseluruhan efektivitas majalah internal Warta Keluarga Djarum sudah cukup baik. Artinya, fungsi majalah Warta Keluarga Djarum sebagai wahana komunikasi internal perusahaan sudah cukup efektif. Terbukti dari 25 atribut indikator efektivitas majalah Warta Keluarga Djarum, sebanyak 17 atribut memiliki kinerja yang melebihi skor ratarata dari rata-rata skor tingkat kinerja/kenyataan. Dan sebanyak 12 atribut berada pada kuadran II diagram kartesius Importance Performance Analysis (IPA). Sehingga dapat disimpulkan bahwa fungsi majalah internal Warta Keluarga Djarum sudah dapat memenuhi tujuan divisi Corporate Communication PT Djarum, yaitu meningkatkan awareness karyawan terhadap informasi perusahaan, meningkatkan pemahaman karyawan terhadap informasi perusahaan, dan menumbuhkan satu rasa keluarga sebagai karyawan. b. Atribut yang harus diperbaiki atau dikembangkan adalah dapat dijadikan sebagai media inspirasi bagi karyawan; redaksi Warta Keluarga Djarum memberikan informasi dengan nilai-nilai positif kepada karyawan; dan Warta Keluarga Djarum sudah memiliki ciri khas tersendiri (logo, teks, warna, gaya bahasa, dan lain-lain). c. Atribut yang harus dipertahankan adalah dapat dijadikan sebagai media untuk menyampaikan informasi mengenai kegiatan PT Djarum; Warta Keluarga Djarum merupakan media yang tepat dalam menginformasikan berbagai kegiatan/ program PT Djarum; kesopanan redaksi Warta Keluarga Djarum dalam memberikan informasi; Warta Keluarga Djarum mampu memberikan berita internal terkait kegiatan/program PT Djarum (dalam waktu tiga bulan terakhir) kepada para karyawan; redaksi Warta Keluarga Djarum tanggap dalam meng-update berita internal maupun eksternal PT Djarum (dalam waktu tiga bulan terakhir); Warta Keluarga Djarum menggunakan bahasa yang mudah dipahami; Warta Keluarga Djarum mudah didapat/diperoleh oleh karyawan; Warta Keluarga

91 75 Djarum mampu memberikan informasi/berita terkait dengan karyawan; Warta Keluarga Djarum menyediakan konten yang mampu menjadi inspirasi karyawan dalam bekerja; Warta Keluarga Djarum dapat menginformasikan berita/artikel selain yang berkaitan dengan tugas/pekerjaan sehari-hari (hiburan, kesehatan, dan pengetahuan umum); Warta Keluarga Djarum menggunakan bahasa yang singkat, padat, dan jelas; dan teks Warta Keluarga Djarum mudah dibaca. 7.2 Saran Majalah internal Warta Keluarga Djarum sebagai wahana komunikasi internal PT Djarum dapat menjadi sangat efektif apabila kinerja dari atributatribut yang belum baik dimaksimalkan. Berikut beberapa saran peneliti sebagai masukan agar fungsi majalah internal Warta Keluarga Djarum menjadi lebih baik. 1. Waktu terbit majalah Warta Keluarga Djarum hendaknya dipercepat menjadi satu bulan sekali. Karena dengan mempercepat penerbitan majalah informasi yang disampaikan menjadi lebih update dan dinamis. 2. Isi atau konten majalah internal Warta Keluarga Djarum sebaiknya lebih banyak berupa feature, analisis, atau wawancara. Sehingga walaupun waktu terbit majalah ini lama namun di sisi lain konten majalah ini mempunyai nilai kedalaman. 3. Berkaitan dengan saran pertama dan ke dua, maka seyogyanya PT Djarum menambah jumlah sumberdaya manusia untuk dijadikan sebagai redaksi majalah Warta Keluarga Djarum. 4. Redaksi majalah Warta Keluarga Djarum hendaknya lebih kreatif dalam menambah konten/isi majalah serta cerita di dalam konten tersebut sehingga majalah internal ini dijadikan sebagai media inspirasi bagi karyawan PT Djarum.

92 76 DAFTAR PUSTAKA Beard, Mike Manajemen Departemen Public relations. Jakarta: Erlangga Manajemen Departemen Public relations. Jakarta: Erlangga. Cutlip, Scott M. & Allen H. Center Effective Public Relations. Jakarta: Prenada Media Group. Effendy, Unong Uchjana Human Relations dan Public Relations. Bandung: PT. Mandar Maju Ilmu Komunikasi: Teori dan Praktek. Bandung: PT Rosdakarya Ilmu Komunikasi: Teori dan Praktek. Bandung: PT Rosdakarya. Hardjana, Andre Audit Komunikasi: Teori dan Praktek. Jakarta: Grasindo. Muhammad, Arni Komunikasi Organisasi. Jakarta: Bumi Aksara. Nazir, M Metode Penelitian. Jakarta: Ghalia Indonesia. O Hair, Dan Strategic Communication in Business and the Proffesions (Fifth Edition). New York: Houghton Mifflin Company. Pace, R. Wayne Komunikasi Organisasi: Strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaan. Bandung: PT Remaja Rosdakarya. Rumanti, Maria Assumpta Dasar-dasar Public Relations. Jakarta: Dirjen Pendidikan Tinggi. Ruslan, Rosady Metode Penelitian Public Relations dan Komunikasi. Jakarta: PT. Raja Grafindo Persada Manajemen Public Relations dan Media Komunikasi. Jakarta: PT. Raja Grafindo Persada. Siregar, Ashadi, dan Rondang Pasaribu Bagaimana Mengelola Media Komunikasi Organisasi. Yogyakarta: Kanisius. Smith, Lyn & Pamela Mounter Effecive Internal Communication. India: Replika Press Pvt Ltd. Supranto, J Pengukuran Tingkat Kepuasan Pelanggan untuk Menaikkan Pangsa Pasar. Jakarta: PT. Rhineka Cipta.

93 77 Suranto, AW Komunikasi perkantoran: Prinsip Komunikasi untuk Meningkatkan Kinerja Perkantoran. Yogyakarta: Media Wacana. Yulianita, Neni Dasar-Dasar Public Relations. Bandung: Pusat Penerbitan Universitas (P2U).

94 LAMPIRAN 78

95 Gambar Majalah Warta Keluarga Djarum 79

96 80 KUESIONER MEDIA INTERNAL MAJALAH WARTA KELUARGA DJARUM SEBAGAI WAHANA KOMUNIKASI INTERNAL PT DJARUM KEPADA KARYAWAN DI PT DJARUM Yth. Bapak/Ibu Karyawan PT.Djarum, Saya, Nur Dinna Utami, mahasiswi tingkat akhir Departemen Komunikasi dan pengembangan Masyarakat Institut Pertanian Bogor. Saat ini Saya sedang melakukan penulisan skripsi mengenai Efektivitas Majalah Warta Keluarga Djarum sebagai Wahana Komunikasi Internal kepada Karyawan (Kasus Karyawan Kantor Pusat PT Djarum). Hasil dari kuesioner hanya digunakan untuk keperluan penulisan di Institut Pertanian Bogor, sehingga Bapak/Ibu tidak perlu ragu dalam memberikan jawaban pada kuesioner ini. Nama Anda tidak diperlukan, namun beberapa data demografis diperlukan untuk menganalisa data responden di kelompok tertentu. Adapun Saya akan sangat berterima kasih jika Bapak/Ibu dapat meluangkan waktu untuk mengisi kuesioner ini. Atas perhatian dan partisipasi Bapak/Ibu, saya ucapkan banyak terima kasih. I. DATA RESPONDEN Mohon diisi secara lengkap dengan cara memberi tanda cek ( ) atau silang ( ) pada kotak yang telah disediakan. 1. Jenis kelamin: Pria Wanita 2. Jabatan: Staff Manager Non Staff