BAB 3 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

Transkripsi

1 BAB 3 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM 3.1 Analisis Riwayat Klinik Keluarga Klinik Kusuma Buana Pisangan baru adalah salah satu klinik yang dikelola oleh Yayasan Kusuma Buana yang didirikan pada tanggal 27 Januari Yayasan Kusuma Buana (YKB) adalah sebuah lembaga Swadaya Masyarakat (LSM) independent yang bersifat nirlaba dan bergerak dalam bidang kesehatan, terutama kesehatan reproduksi. Yayasan Kusuma Buana didirikan pada bulan Februari 1980 dengan tujuan untuk meningkatkan peran serta swasta dan masyarakat dalam usaha kesehatan Ibu dan Anak (KIA), Keluarga Berencana (KB), Infeksi Saluran Reproduksi (ISR) termasuk PMS dan HIV/AIDS, Kesehatan Reproduksi Remaja, dan berbagai masalah lainnya yang berkaitan dengan kesehatan keluarga dan masyarakat. Untuk mencapai tujuan tersebut, selain melaksanakan sendiri berbagai kegiatan, Yayasan Kusuma Buana juga menggalang kerjasama dengan organisasi-organisasi baik organisasi pemerintah maupun swasta, dalam maupun luar negeri yang bergerak dalam bidang yang sama. Hasil pendataan Badan Koordinasi Keluarga Berencana Nasional (BKKBN) pada akhir tahun 1970-an menemukan rendahnya cakupan akseptor Keluarga Berencana (KB) di perkotaan dibandingkan dengan daerah pedesaan dan 48

2 49 angka Nasional. Hal ini menimbulkan pertanyaan karena logikanya cakupan di perkotaan akan lebih baik mengingat ketersediaan sarana kesehatan yang lebih memadai daripada di daerah pedesaan. Masyarakat kota yang terbiasa hidup dengan tingkat kepadatan yang tinggi dan kelangkaan sarana perumahan, seharusnya juga akan menimbulkan sikap untuk membatasi jumlah anak. Studi lebih lanjut menemukan bahwa, jika dilihat dari strata sosial ekonomi, ternyata kelompok menengah bawah (C-D) belum terjangkau oleh pelayanan yang ada. Kelompok A-B sudah menggunakan pelayanan melalui dokter spesialis dan rumah sakit swasta, kelompok E sendiri sudah memperoleh pelayanan gratis dari Pusat Kesehatan masyarakat(puskesmas). Akses kepada kelompok C-D mengalami masalah, karena kelompok ini enggan mencari pelayanan ke Puskesmas karena kualitas yang mereka anggap kurang baik, sementar itu mereka belum mampu membayar pelayanan di rumah sakit swasta atau dokter spesialis, akibatnya segmen ini tidak terlayani oleh system pelayanan yang ada, dan sebagai akibatnya cakupan akseptor KB di perkotaan menjadi lebih rendah daripada di pedesaan. Yayasan Kusuma Buana sebagai yayasan yang ditunjuk oleh BKKBN untuk mengembangkan program yang bisa menjangkau kelompok tersebut, memanfaatkan temuan awal BKKBN itu, maka Yayasan Kusuma Buana mendirikan sebuah klinik yang di beri nama klinik Keluarga, dan karena berlokasi di Pisangan Baru maka jadilah Klinik Keluarga Pisangan Baru.

3 50 Pada awalnya Klinik Keluarga Pisangan Baru hanyalah klinik keluarga berencana, yang menempati sebuah kota kontrakan di tengah pemukiman padat di Kelurahan Pisangan baru, tetapi program keluarga berencana tidak dapat berkembang bila tidak ditunjang dengan program Kesehatan Ibu dan Anak (KIA), maka jadilah klinik KIA/KB, dan pada akhir tahun 1987 atas permintaan masyarakat juga, klinik ini dikembangkan lagi dengan menambah pelayanan persalinan. Beruntung pada saat itu Klinik bisa membeli sebidang tanah, kemudian dibangun dan jadilah gedung klinik yang ditempati sampai saat ini. Dengan berhasilnya klinik ini maka dikembangkan klinik-klinik di kota-kota di diseluruh Indonesia. Jadi Klinik Keluarga merupakan model klinik perkotaan. Dari sejak dirikan sampai saat ini Klink Keluarga Pisangan Baru yang dikelola oleh Yayasan Kusuma Buana ini terlihat berkembang, baik dari jumlah kunjungan, jenis kegiatan yang dilaksanakan, maupun dari tingkat kemandirian klinik. Hal ini dapat dilihat pada lampiran 2 yaitu grafik tentang perkembangan klinik Visi Membantu terwujudnya masyarakat madani (civil society) yang sehat sejahtera dan mandiri Misi Meningkatkan pemberdayaan dan peran masyarakat/ sektor swasta dalam membangun sosial pada umumnya dan khususnya

4 51 dalam bidang kesehatan reproduksi, pelayanan kesehatan dasar (primary health care), dan pembangunan masyarakat melalui pelayanan masyarakat, penelitian, pelatihan, dan pengembangan Komunikasi Informasi dan Edukasi (KIE) Tujuan 1. Mengembangkan dan memberikan pelayanan dalam bidang kesehatan masyarakat pada umumnya dan kesehatan reproduksi pada khususnya untuk masyarakat dari kelompok menengah-bawah terutama didaerah kumuh perkotaan. 2. Mendorong kemandirian masyarakat untuk meningkatkan derajat kesehatan mereka dan memasyarakatkan norma keluarga kecil bahagia dan sejahtera. 3. Mengembangkan berbagai upaya untuk meningkatkan kesehatan reproduksi masyarakat, dan menurunkan Angka Kematian Ibu (AKI) dan Angka Kematian Bayi (AKB) melalui kegiatan kesehatan Ibu dan Anak (KIA). Keluarga Berencana(KB), kesehatan perempuan, kesehatan reproduksi remaja, penanggulangan Infeksi Saluran Reproduksi (ISR) termasuk PMS dan HIV/AIDS Struktur Organisasi Struktur organisasi Klinik Keluarga Pisangan Baru disusun sedemikian rupa, sehingga keterbatasan tenaga serta banyaknya program

5 52 yang dilaksanakan bisa diatasi dengan pembagian tugas dan tanggung jawab yang baik. Bidan merupakan penanggung jawab, baik penanggung jawab klinik secara keseluruhan, maupun penanggung jawab program, administrasi dan keuangan klinik. Pimpinan Pusat Dokter Spesialis Anak Koordinator Klinik Dokter umum Bidan Administrasi pembuat laporan Administrasi Keuangan Administrasi Pendaftaran Pasien Administrasi Persediaan Obat Gambar 3.1 Struktur Organisasi Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab 1. Bagian Pimpinan Pusat Menyusun dan mengatur Jalan kerja pada cabang-cabang klinik Kusuma Buana yang tersebar di Jakarta ataupun luar kota dengan memonitor struktur kerja klinik setiap bulan, dan setiap tahun. 2. Bagian Koordinator Klinik Mengkoordinasi Jalan kerja Klinik Kusuma Buana setiap hari.

6 53 Membuat Jadwal Dokter dan Karyawan 3. Bagian Dokter Umum Memberikan pelayanan pengobatan kepada pasien yang sakit umum, seperti pemeriksaan pasien yang terkena demam dan lain-lain 4. Bagian Dokter Spesialis Anak Memberikan pelayanan pengobatan untuk spesialisasi anak. Memberikan pelayanan tindakan KIA (Kesehatan Ibu dan Anak), Seperti Imunisasi anak, penimbangan anak. 5. Bagian Bidan Memberikan pelayanan tindakan KIA (Kesehatan Ibu dan Anak), Seperti Imunisasi anak, penimbangan anak. Memberikan pelayanan tindakan KB (Keluarga Berencana), Seperti Pasang alat Kontrasepsi. Memberikan pelayanan pemeriksaan ibu hamil dan persalinan. 6. Bagian Administrasi Pembuat Laporan Membuat Laporan keseluruhan di klinik, perhari, perbulan, sampai pertahun. Mengatur dan mencatat Absensi Dokter dan Karyawan. 7. Bagian Administrasi Keuangan Penerimaan Pembayaran biaya pengobatan pasien.

7 54 Mengatur keuangan pembelian obat dan alat medis. Membuat laporan keuangan. 8. Bagian Administrasi Pendaftaran Pasien. Menerima Pendaftaran Pasien. Membuatkan Kartu Pasien. Membuatkan Rekam Medis Pasien dan Catatan Kehamilan Pasien. Menyimpan Berkas-berkas Rekam medis dan catatan kehamilan. Mencatat Kunjungan Pasien setiap hari. 9. Bagian Administrasi Persediaan Obat dan alat medis Mengatur Keluar masuknya Obat dan alat medis. Mengatur bila ada Retur Obat dan alat medis. Membuat laporan keluar masuknya obat and alat medis Gambaran umum sistem yang sedang berjalan Proses Bisnis dan Diagram Aliran Dokumen Pendaftaran Pasien Pasien datang ke Klinik Keluarga, pasien melakukan pendaftaran ke bagian administrasi Pendaftaran Pasien. Bagian Administrasi Pendaftaran

8 55 Pasien menanyakan kepada pasien ingin berobat, ber-kb, atau ingin melepas KB. Pasien yang akan berobat pada klinik harus terdaftar terlebih dahulu sebagai pasien Klinik Keluarga. Jika pasien belum terdaftar, petugas administrasi akan memberikan form pendaftaran. Apabila pasien dapat mengisi form pendaftaran, pasien harus mengisi sendiri form pendaftaran tersebut. Jika tidak. Maka bisa diwakilkan oleh keluarga atau siapa saja yang mengantar pasien ke Klinik. Setelah diisi, form selanjutnya diberikan pada petugas administrasi Pendaftaran Pasien. Petugas Administrasi Pendaftaran Pasien memeriksa kelengkapan isi form pendaftaran. Setelah semua telah terisi dengan lengkap, petugas Administrasi Pendaftaran Pasien membuat kartu berobat dan memberikan kartu berobat kepada pasien. Setelah semuanya telah terisi dengan lengkap, petugas administrasi Pendaftaran Pasien membuat kartu berobat dan memberikan kartu berobat kepada pasien. Lalu pasien menunggu giliran untuk berobat. Setelah memberikan kartu berobat pasien. Administrasi Pendaftaran Pasien membuat rekam medis pasien. Jika pasien sudah terdaftar, administrasi menanyakan kepada pasien, membawa kartu berobat

9 56 atau tidak. Apabila tidak. Administrasi Pendaftaran Pasien akan menanyakan nama dan alamat pasien lalu mencari rekam medis berdasarkan nama depan pasien pada lemari pada lemari penyimpanan rekam medis. Apabila pasien membawa kartu berobat, maka pasien memberikan kartu berobat pada petugas Administrasi Pendaftaran Pasien. Petugas mencari rekam medis pasien berdasarkan nama pasien. Jika sudah ketemu, maka nomor peserta yang ada di rekam medis akan dicocokan dengan kartu berobat pasien. Petugas Administrasi daftaran Pasien mencatat data pasien dan data dokter pada buku daftar hadir pasien. Dan rekam medis dibawa Administrasi Pendaftaran Pasien Pendaftaran Pasien untuk diletakkan di meja dokter yang dituju. Pasien menunggu giliran berobat Pengobatan Pasien Umum Pasien datang di Klinik Keluarga, lalu pasien melalukan pendaftaran dibagian administrasi pendaftaran pasien. Pada bagian administrasi pendaftaran pasien, calon pasien ditanyakan akan mendaftar untuk dokter spesialis, umum, KIA, atau kebidanan. Setelah mendapatkan jawabannya, lalu bagian administrasi pendaftaran pasien menanyakan calon pasien itu apakah

10 57 pasien baru atau lama. Bila pasien baru maka, administrasi pasien akan mencatatkan data diri calon pasien lalu membuatkan kartu pasien dan kemudian mendaftarkan pasien itu untuk berobat sesuai dengan pilihan sang pasien serta membuatkan rekam medisnya. Untuk pasien lama, adminstrasi pasien akan menanyakan calon pasien apakah dia membawa kartu pasien. Bila jawabannya Ya, maka administrasi pendaftaran pasien mencarikan rekam medis sesuai dengan data yang tertera pada kartu pasien, lalu menyiapkan rekam medisnya, mencatatkan data pasien dan dokter pada daftar hadir lalu mempersilahkan calon pasien untuk menunggu giliran. Untuk calon pasien yang tidak membawa kartu pasien, administrasi pendaftaran pasien akan menanyakan nama dan alamat pasien untuk mencari data pasien dalam rak data pasien. Kemudian calon pasien akan ditanyakan apakah kartu pasiennya hilang atau tidak. Bila kartu pasien hilang maka calon pasien tersebut akan dibuatkan kartu pasien baru lalu mempersiapkan rekam medis calon pasien dan mempersilahkan untuk menunggu giliran Pendaftaran KIA Ibu Hamil Pasien hamil datang di Klinik Keluarga, melalukan pendaftaran dibagian administrasi pendaftaran pasien.

11 58 Saat pendaftaran berlangsung petugas bagian administrasi pendaftaran pasien menanyakan apakah pernah mendaftar di Klinik Keluarga. Bila belum pernah mendaftar, maka administrasi pendaftaran pasien akan memcatat data diri pasien dan membuatkan kartu pasien serta rekam catatan kehamilan lalu mempersilahkan pasien itu untuk menunggu giliran. Apabila sudah pernah mendaftar di Klinik Keluarga maka petugas administrasi pendaftaran pasien akan menanyakan apakah pasien membawa kartu pasien, jika pasien membawa maka petugas akan mencarikan rekam catatan kehamilan sesuai dengan data yang tertera pada kartu pasien kemudia mempersiapkan segala sesuatunya lalu mempersilahkan pasien menunggu giliran. Untuk pasien yang tidak membawa kartu pasien, administrasi pendaftaran pasien akan menanyakan nama dan alamat pasien untuk mencari data pasien dalam rak data pasien. Kemudian calon pasien akan ditanyakan apakah kartu pasiennya hilang atau tidak. Bila kartu pasien hilang maka calon pasien tersebut akan dibuatkan kartu pasien baru lalu mempersiapkan rekam medis calon pasien dan mempersilahkan untuk menunggu giliran.

12 Proses Pemeriksaan Dokter Umum/Spesialis Pasien mendapat giliran berobat. Pasien masuk keruangan dokter. Rekam medis sudah diletakkan di meja dokter. Pasien menceritakan keluhan, gejala, riwayat penyakit pada dokter. Setelah pasien menceritakan keluhan tersebut, dokter melakukan analisa terhadap keluhan tersebut. Selanjutnya dokter melakukan pemeriksaan fisik pasien, berdasarkan hasil analisa dokter tersebut. Selesai melakukan pemerikasaan fisik dokter menuliskan hasil pemeriksaan fisik pasien pada Rekam medis Pasien. Jika pasien dirasa harus mendapatkan penanganan lebih lanjut maka dokter akan membuat surat rujukan untuk ke rumah sakit. Jika pasien memerlukan surat keterangan sakit, dokter membuat surat keterangan sakit pasien. Surat keterangan sakit diberikan kepada pasien. Dokter menuliskan resep obat sesuai keluhan pasien dan analisa dokter. Dokter mencatat keluhan, hasil pemeriksaan, resep obat pasien dalam rekam medis dan buku resep. Lalu ada petugas dari administrasi pendaftaran pasien yang akan mengambil rekam medis dan memberikannya kebagian keuangan untuk menghitung jumlah biaya yang

13 60 harus dibayarkan oleh pasien. Lalu administrasi pendaftarakn kembali menyimpan berkas rekam medis pasien tersebut Tindakan Pasien KIA dan KB Pasien mendapat giliran untuk pemeriksaan KIA/KB, pasien memasuki ruang periksa. Kemudian dokter / bidan akan melakukan pemeriksaan ato tindakan KB. Setelah itu dokter/bidan akan menuliskan hasil analisa ato keterangan lainnya dalam rekam medis pasien, setelah semua selesai akan ada petugas administrasi pasien yang akan mengambil rekam medis pasien dan menyerahkannya kepada bagian keuangan, setelah semua terlunasi oleh pasien makan bagian administrasi pasien akan mengambil kembali rekam medis pasien tersebut lalu menyimpannya kembali Tindakan KIA Ibu Hamil Pasien ibu hamil yang sudah mendapatkan giliran untuk pemeriksaan memasuki ruang pemeriksaan. Lalu bidan/dokter akan melalukan pemeriksaan fisik terhadap sang ibu, jika dirasa diperlukan tembahan obat maka bidan/dokter akan membuatkan resep untuk sang ibu lalu menulis rekam catatan kehamilan. Saat semua telah

14 61 selesai petugas administrasi pasien akan mengambil catatan kehamilan lalu memberikannya pada bagian keuangan untuk menghitung jumlah biayanya, setelah sang ibu melunasi pembayarannya bagian administrasi pasien akan menyimpan kembali berkas catatan kehamilan Tindakan Proses Persalinan Bidan / dokter yang akan membantu persalinan meminta bagian persediaan obat dan alat medis menyiapkan tindakan persalinan, lalu bagian POA menyiapkan alat-alat untuk proses persalinan. Kemudian bagian administrasi pendaftaran pasien memberikan form persetujuan rawat inap ke keluarga, lalu keluarga mengisi dan memberi persetujuan untuk rawat inap. Bagian administrasi pendaftaran pasien mendapatkan menyimpan persetujuan rawat inap dari keluarga pasien, lalu administrasi pendaftaran pasien meminta bagian persediaan obat dan alat medis untuk menyiapkan kamar inap. Pasien yang menjalankan rawat inap dan kesehatannya dikontrol setiap hari dan dicatatkan dalam catatan kehamilan oleh dokter / bidan. Saat pasien kesehatannya sudah pulih dan bayinya sudah bias di bawa pulang, maka pasien perbolehkan untuk chek out,

15 62 kemudian bagian administrasi pendaftaran pasien memberikan catatan kehamilan pasien kepada administrasi keuangan, lalu bagian keuangan merinci seluruh biaya dan mencatatkan pada form check out, lalu bagian keuangan memberikan form check out kepada keluarga pasien dan ke bagian administrasi pendaftaran pasien. Kemudian keluarga bisa segera untuk chek out dan membayar biaya yang dikeluarkan. Saat keluarga pasien membayarkan biaya pada bagian administrasi keuangan, pemasukan tersebut akan dicatatkan pada buku catatan keuangan Pembayaran Pasien Rekam medis yang diterima dari administrasi pasien dipelajari dan dihitung jumlah total yang harus dibayarkan pasien oleh administrasi keuangan, dan berkas rekam medis/ catatan kehamilan dikembalikan ke bagian administrasi pasien. Kemudian setelah selesai ditotal seluruh jumlah yang harus dibayarkan lalu pasien dipanggil ke bagian administrasi keungan untuk melunasi pembayarannya. Administrasi keungan akan menanyakan pasien, pembayaran menggunakan asuransi atau tidak, bila tidak administrasi keungan akan memberikan penjabaran jumlah yang harus dibayarkan oleh pasien.

16 63 Setelah pasien melunasinya bagian administrasi keuangan akan menuliskan pemasukan dalam buku catatan pemasukan keuangan. Bila menggunakan asuransi petugas administrasi keuangan meminta kartu tanda kesertaan polis asuransi yang diikuti oleh pasien, setelah mencatat segala bukti, lalu petugas administrasi keuangan membuat bon pembayaran yang akan dilayangkan untuk asuransi yang digunakan oleh pasien tersebut, lalu administrasi pasien memberikan tanda terima untuk pasien Pengeluaran Obat dan Alat Medis Pasien yang hendak menebus obatnya membawa resep yang diberikan oleh dokter kebagian persediaan obat & alat medis (POA). Pada bagian POA petugas yang bertugas disana akan memeriksa resep yang diberikan oleh dokter dengan kelengkapan obat yang dimiliki oleh Klinik. Bila Obat tidak tersedia di Klinik makan petugas akan mengembalikan resep pasien tersebut bila ternyata Klinik tidak memiliki obat-obatan yang hendak ditebus oleh pasien, lalu petugas akan mencatat obat yang kosong pada buku persediaan obat & alat medis. Tetapi apabila obat yang dimiliki Klinik tidak lengkap maka, pasien akan diberikan sebagian obat yang akan ditebus oleh

17 64 pasien dan petugas POA memberi copy resep serta mencatatkan obat yang tidak tersedia / habis di Klinik dalam buku POA. Lalu petugas akan mencatatkan obat yang di tebus oleh pasien. Bila Obat tersedia seluruhnya maka, petugas akan memberikan obat yang sesuai dengan permintaan pasien lalu mencatatkan obat-obatan yang ditebus oleh pasien dalam buku POA. Setelah pasien mendapatkan obat yang dibutuhkan pasien segera menuju administrasi keungan untuk melunasi administrasinya Pembelian Obat dan Alat Medis Bagian Persediaan Obat & Alat Medis (POA) membuat list persediaan obat dan alat medis yang telah habis dan membuat list obat yang akan dibeli. Setelah itu list itu diberikan kepada pemasok obat dan alat medis Klinik Kluarga. Lalu pemasok menyediakan segala macam obat dan alat medis yang dibutuhkan Klinik. Lalu Pemasok membuat Faktur Pembelian yang diserahkan kepada bagian POA beserta obat dan alat medis yang dipesan. Bagian POA menerima obat-obatan dan alat medis serta faktur pembelian, kemudian bagian POA mencatatkan obat-obatan dan alat medis yang telah di terima serta meneruskan faktur pembelian tersebut ke bagian administrasi keuangan. Lalu bagian administrasi

18 65 keuangan melakukan pembayaran sesuai dengan faktur pembelian tersebut. Pemasok menerima pembayaran atas faktur pembelian tersebut dari bagian administrasi keuangan, kemudian pemasok memberikan tanda lunas kepada bagian administrasi keuangan. Setelah itu bagian keuangan mencatatkan pengeluaran tersebut dalam buku keuangan Klinik Retur pembelian Obat dan Alat Medis Bagian Persediaan Obat dan Alat Medis (POA) mengecek dan mencatat seluruh obat dan alat medis yang cacat / rusak / expired untuk direturn dan dicocokan dengan data yang ada dibuku pembelian obat dan alat medis. Kemudian bagian POA membuat list apa-apa saja yang aja direturn dan meminta tanda lunas dari administrasi keuangan sebagai bukti pembelian. Lalu bagian keuangan memberikan hal yang diperlukan tersebut kepada POA. Kemudian POA memberikan obat dan alat medis yang di return kepada pemasok beserta tanda lunasnya. Lalu pemasok mencatat dan memberikan penganti obat dan alat medis yang direturn. Lalu POA menerima dan mencatatkan obat dan alat medis yang telah direturn dari pemasok ke buku persediaan obat dan alat medis serta catatan obat dan alat medis yang direturn.

19 Penjadwalan Prakter Dokter dan Bidan Kordinator klinik membuat jadwal untuk para dokter dan bidan berdasarkan shift kerja dalam 1 minggu. Lalu kordinator klinik menyerahkan perancangan jadwal prakter tersebut kepada para dokter dan bidan. Bila jadwal itu disetujui oleh para dokter dan bidan maka jadwal itu yang akan dipergunakan dalam klinik, dan bila jadwal tersebut tidak disetuju maka kondinator klinik dengan para dokter dan bidan membuat kesepakatan jadwal. Apabila ada dokter yang berhalangan hadir, dokter tersebut mencarikan dokter pengganti dengan cara dokter tersebut menghubungi bagian administrasi pembuatan laporan bahwa berhalangan hadir dan akan digantikan oleh dokter lain yang telah ditentukan. Bagian administrasi pembuatan laporan akan mempertanyakan ketidak hadiran dokter tersebut, setelah itu bagian administrasi pembuatan laporan akan mencatat ketidak hadiran dokter tersebut dan mencatat dokter pengganti dalam buku catatan kehadiran dokter, dokter pengganti tersebut akan bekerja dalam shift dan jam kerja yang sama dengan dokter yang seharusnya.

20 Penjadwalan Karyawan Kordinator Klinik membuat dan memberikan jadwal shift kerja dalam seminggu untuk para karyawan, jika ada karyawan yang berhalangan hadir maka dia harus mengabarkan administrasi pembuatan laporan dan mencari penggantinya. Kemudian administrasi pembuatan laporan akan mempertanyakan ketidak hadiran karyawan tersebut dan mencatat penggantinya dalam buku kehadiran karyawan. Karyawan pengganti tersebut bekerja tetap pada shift kerja yang sama dengan karyawan yang digantikan Pembuatan Laporan Bagian administrasi pembuatan laporan membuat laporan untuk pimpinan pusat secara berkala per bulan dan pertahun. Laporan yang dibuat berupa laporan pasien, laporan penyakit, laporan dokter, bidan, dan karyawan, laporan keuangan, dan laporan persediaan obat dan alat medis. Pimpinan pusat bertugas untuk melalukan pemeriksaan terhadap laporan bulanan klinik dan menyimpan laporan-laporan tersebut. Administrasi pembuatan laporan menuliskan laporan bulanan di buku laporan manajemen, lalu administrasi pembuatan laporan membuat laporan per tahun dan memberikannya kepada

21 68 pimpinan pusat, dan pimpinan pusat bertugas untuk memeriksa dan menyimpan laporan tersebut. Lalu administrasi pembuatan laporan menuliskan laporan pertahun dibuku laporan manajemen.

22 Diagram Aliran Dokumen Pendaftaran Pasien Umum, Spesialis, KB Dan KIA Meliputi Proses Pendaftaran Pasien Umum, Spesialis, KB Dan KIA Pasien Administrasi Pendaftaran Pasien Dokter/Dokter Spesialis/Bidan Mulai Melakukan Pendaftaran Menanyakan ingin melakukan tindakan apa?, Berobat Umum/ Specialis, KIA, / KB, atau Bersalin Menanyakan Status Pasien Ya Status Pasien Baru? Tidak Kartu Pasien Menanyakan Biodata pasien Secara lisan Membuat kan kartu pasien Memberi kan kartu pasien Ya Mencari Rekam medis pasien sesuai dengan kartu pasien Membawa Kartu Berobat Ya Dibuatkan Kartu Pasien Baru Tidak Menanyak an nama dan alamat Kartu Hilang? Tidak Menunggu giliran berobat 2 Membuat rekam medis pasien Rekam medis pasien Rekam medis pasien Kartu Pasien Memberi kan kartu pasien Mencari Rekam medis pasien berdasarkan no kartu pasien A Mencatat data pasien dan dokter pada daftar hadir pasien Daftar hadir pasien T Memberikan Rekam Medis kepada dokter/ bidan Rekam Medis Pasien Selesai Gambar 3.2 Diagram Aliran Dokumen Pendaftaran Pasien Umum Spesialis, KB, Dan KIA

23 Diagram Aliran Dokumen Pendaftaran KIA Ibu Hamil Meliputi Proses Pendaftaran KIA Ibu Hamil Pasien Administrasi Pendaftaran Pasien Bidan Mulai Melakukan Pendaftaran Menanyakan Status kehamilan pasien Ya Baru Daftar Kehamilan Tidak Menanyakan Biodata pasien Secara lisan Ya Membawa Kartu Kehamilan Tidak Menanyak an nama dan alamat Kartu Kehamilan pasien Membuatk an kartu kehamilan pasien Memberikan kartu kehamilan pasien Mencari Catatan kehamilan Sesuai dengan kartu kehamilan Ya Dibuatka n Kartu Kehamil an Baru Kartu Kehamilan Kartu Hilang Tidak Menunggu giliran Membuat Catatan kehamilan pasien Memberi kan kartu Kehamil an Mencari Catatan Kehamilan pasien berdasarkan no kartu pasien 3 Catatan kehamilan Catatan kehamilan A Mencatat data pasien pada daftar hadir pasien Daftar hadir pasien T Memberikan Catatan Kehamilan kepada dokter/ bidan Catatan kehamilan Selesai Gambar 3.3 Diagram Aliran Dokumen Pendaftaran Pasien KIA Ibu Hamil

24 Diagram Aliran Dokumen Pengobatan Pasien Umum Dan Spesialis Meliputi Proses Pengobatan Pasien Umum Dan Spesialis Pasien Dokter/Dokter Spesialis/Bidan Administrasi Pendaftaran Pasien 2 Mulai Melakukan pemeriksaan Fisik kepada pasien Menuliskan hasil pemeriksaan di Rekam Medis Pasien Rekam Medis A Ya Memerlukan tindakan lanjutan ke RS Tidak 5 Surat rujukan ke rumah sakit membuat surat rujukan ke RS Memberikan Surat rujukan ke pasien Ya Surat Keterangan Sakit Tidak Menerima Rekam medis Pasien T Surat Keterangan Sakit 5 Membuat Surat Keterangan sakit Memberikan Surat keterangan sakit kepada pasien T Rekam Medis Pasien Memberikan Rekam Medis ke bagian keuangan untuk menghitung Biaya Menuliskan Obat di Rekam Medis dan Membuat Resep 5 6 T Rekam Medis Resep Obat T menyimpan rekam medis Rekam Medis Pasien T Resep Obat 4 Memberikan Rekam Medis kepada Bag. Pendaftaran Pasien, Memberikan Resep kepada Pasien T Selesai Gambar 3.4 Diagram Aliran Dokumen Pengobatan Pasien Umum Dan Spesialis

25 Diagram Aliran Dokumen Tindakan KB Dan KIA. Meliputi Proses Tindakan KB Dan KIA Pasien Bidan, Dokter Spesialis Anak Administrasi Pendaftaran Pasien 2 Mulai Melakukan tindakan KB/ KIA seperti :imunisasi, pasang alat kontrasepsi Menerima Rekam medis Pasien Menuliskan hasil tindakan di Rekam Medis Pasien T Rekam Medis Pasien Melakukan Pembayaran ke bag. keuangan T Rekam Medis Memberikan Rekam Medis ke bagian keuangan untuk menghitung Biaya 5 5 Memberikan Rekam Medis ke Bag. Penerima Pasien 6 Bag. Pendaftaran Pasien menyimpan rekam medis Rekam Medis Pasien T Selesai Gambar 3.5 Diagram Aliran Dokumen Tindakan KB Dan KIA

26 Diagram Aliran Dokumen Tindakan KIA Ibu Hamil Meliputi Proses Tindakan KIA Ibu Hamil Pasien Bidan Administrasi Pendaftaran Pasien 3 Mulai Melakukan Pemeriksaan kehamilan Menerima Catatan Kehamilan Tidak Memerlukan Obat Ya Catatan Kehamilan Melakukan Pembayar an ke bag. keuangan Menuliskan hasil pemeriksaan di Rekam Catatan Kehamilan Catatan Kehamilan Meberikan Catatan kehamilan ke bag. Pendaftaran pasien Catatan Kehamilan Membuatkan resep Obat Menuliskan hasil pemeriksaan di Rekam Catatan Kehamilan Resep obat T Memberikan Catatan Kehamilan ke bagian keuangan untuk menghitung Biaya T T Bag. Pendaftaran Pasien menyimpan Catatan Kehamilan Catatan Kehamilan Resep Obat 4 Memberikan Catatan Kehamilan ke Bag. Penerima Pasien dan memberikan resep ke pasien hamil Selesai Gambar 3.6 Diagram Aliran Dokumen Tindakan KIA Ibu Hamil

27 Diagram Aliran Dokumen Pesalinan Meliputi Proses Persalinan Keluarga Pasien Bidan/Dokter Administrasi Pendaftaran Pasien Persediaan Obatdan Alat Medis Keuangan 3 2 Mulai Memberikan form persetujuan rawat inap ke keluarga pasien Form Persetujuan rawat inap 1 Menyiapkan alat alat untuk proses persalinan 3 Meminta Bag. Persediaan obat & alat medis menyiapkan tindakan persalinan N Form Persetujuan rawat inap 1 Form persetujuan rawat inap yang telah di setujui Mengisi form persetujuan Form persetujuan rawat inap yang telah di setujui 4 6 N Pasien Menjalani perawatan (rawat inap) Melakukan Proses persalinan Melakukan kontrol setiap hari dan menuliskan di catatan kehamilan Catatan Kehamilan Pasien 2 Meminta bagian persediaan obat dan alat medis menyiapkan kamar Menyimpan Form Persetujuan Form persetujuan rawat inap yang telah di setujui T Menyiap kan kamar Catatan Kehamilan pasien Merinci Seluruh Biaya dan Mencatat di Form Check Out Form Check Out Form Check Out Pasien Membayar 7 Pasien Check Out T Catatan Kehamilan pasien Memberikan Catatan Kehamilan ke bagian keuangan meminta untuk merinci biaya seluruhnya Memberikan Form ke keluarga pasien dan memberikan Catatan kehamilan Pasien ke bag. Pendaftaran Pasien 6 7 Bag. Pendaftaran Pasien menyimpan Catatan kehamilan Menerima Pembayaran Catatan Kehamilan Pasien Mencatat Pemasukan di buku catatan keuangan Selesai Buku Catatan Keuangan T Selesai Gambar 3.7 Diagram Aliran Dokumen Persalinan

28 Diagram Aliran Dokumen Pengeluaran Obat Dan Alat Medis Meliputi Proses Pengeluaran Obat Dan Alat Medis Pasien Persediaan Obatdan Alat Medis 4 4 Mulai Mulai Menerima Menerima Resep Resep Obat Obat Pasien Pasien Resep Obat Resep Obat T T T Memeriksa Memeriksa persediaan persediaan obat di obat di klinik klinik Ya Ya Obat Tersedia atau Obat Tersedia atau tidak tidak Tidak Tidak Ya Ya Obat Tersedia Lengkap Tidak Tidak Membuat catatan Obat yang tidak tersedia di klinik Mengembali Mengembali kan resep kan resep kepada kepada pasien pasien Catatan Obat yang tidak tersedia di klinik Catatan Obat yang tidak tersedia di klinik Menulis Menulis Persediaan Persediaan Obat yang Obat yang kosong kosong Menerima Menerima obat obat Memberika Memberika obat sesuai obat sesuai resep dan resep dan memberikan memberikan resep kepada resep kepada pasien pasien Mmeberikan Obat, resep dan catatan ke kepasien T T Buku Persediaan Buku Persediaan Obat dan alat Obat dan alat medis medis T T Resep Obat Resep Obat Pasien Pasien Membayar Membayar ke Bag. ke Bag. Keuangan Keuangan Mencatat Mencatat Persediaan Persediaan Obat yang Obat yang berkurang berkurang Buku Persediaan Buku Persediaan Obat dan alat Obat dan alat medis medis Mencatat Mencatat Persediaan Persediaan Obat yang Obat yang berkurang berkurang dan tidak dan tidak tersedia/ tersedia/ Habis Habis Selesai Selesai 5 5 T T Selesai Selesai Gambar 3.8 Diagram Aliran Dokumen Pengeluaran Obat Dan Alat Medis

29 Diagram Aliran Dokumen Pembayaran Biaya Pengobatan Meliputi Proses Pembayaran Biaya Pengobatan Pasien Administrasi Keuangan Asuransi 5 Mulai Rekam Medis T Menghitung Total Biaya, lalu memberikan Rekam medis ke bag. Pendaftaran pasien 6 Surat tagihan total biaya Tidak Asuransi Ya Polis Asuransi Pasien Melakukan Pembayaran Menerima Pembayaran Meminta Polis Asuransi Pasien Polis Asuransi Pasien Memberikan tanda terim a tagihan pengobatan pasien dan pembayaran Mencatat Pemasukan di buku catatan keuangan T Membuat tagihan total biaya pasien untuk asuransi tagihan total biaya pasien asuransi T Buku Catatan Keuangan T Menagih Biaya pasien dengan memberikan Total biaya pasien asuransi Selesai Menerima Pembayaran dan Tanda terim a Tanda terima tagihan pengobatan pasien T Mencatat Pemasukan pada buku catatan keuangan dan menyimpan tanda terima Tanda terima tagihan pengobatan pasien T Selesai Gambar 3.9 Diagram Aliran Dokumen Pembayaran Biaya Pengobatan

30 Diagram Aliran Dokumen Pengadaan Obat Dan Alat Medis Meliputi Proses Pengadaan Obat Dan Alat Medis Administrasi Keuangan Persediaan Obatdan Alat Medis Pemasok Mulai Faktur Pembelian Membuat List persediaan obat dan alat medis yang habis dan akan di beli List persediaan obat yang akan dibeli Melakukan pembayaran List persediaan obat dan alat medis yang akan dibeli Mengirim Obat dan Alat Medis yang telah di pesan T 2 1 Memberikan list obat yang akan di beli kepada pemasok Faktur Pembelian Tanda lunas Melakukan pencatatan pengeluaran di buku keuangan Kninik dan menyimpan tanda lunas Menerima Obat-batan dan alat medis dan tanda terima Faktur Pembelian 1 Buku Catatan Keuangan klinik T Selesai Memberikan tanda terima di bag. keuangan Menerima pembayaran Tanda lunas Mencatat Obat-obatan yang akan dibeli di buku pembelian obat dan alat medis Memberikan tanda lunas ke bag. keuangan Buku pembelian Obat dan alat medis 2 T Gambar 3.10 Diagram Aliran Dokumen Pengadaan Obat Dan Alat Medis

31 Diagram Aliran Dokumen Retur Pembelian Obat Dan Alat Medis. Meliputi Proses Retur Pembelian Obat Dan Alat Medis. Administrasi Keuangan Persediaan Obatdan Alat Medis Pemasok Mulai M engecek obat & alat m edis yang akan di retur dari buku pem belian obat & alat m edis T Buku pem belian Obat dan alat m edis Bagian Keuangan m enggandak an Tanda Lunas (P ) Tanda lunas (K ) Tanda lunas T M em buat List obat dan alat m edis yang akan di retur List persediaan obat dan alat m edis yang akan diretur M em inta bag. Keuangan untuk m em berikan tanda lunas List persediaan obat dan alat m edis yang akan diretur (P ) Tanda lunas Memberikan tanda lunas ke bag. Persediaan obat dan alat m edis (P ) Tanda lunas M engganti obat dan alat m edis dan m em buat catatan obat yang telah diretur untuk k lin ik M em berikan list obat yang akan di retur dan tanda lunas ke pem asok M enerim a Obat dan alat m edis yang di retur dan ca ta ta n Catatan obat dan alat m edis yang telah di retur Memberikan Obat dan alat m edis dan catatan ke k lin ik bag. Persediaan obat Catatan obat dan alat m edis yang te la h d i re tu r M encatat Obat yang telah di rretur di buku persediaan obat, dan m enyim pan C a ta ta n Buku Perediaan Obat dan alat m edis Catatan obat dan alat m edis yang telah di retur T T Selesai Gambar 3.11 Diagram Aliran Dokumen Retur Pembelian Obat Dan Alat Medis.

32 Diagram Aliran Dokumen Penjadwalan Dokter Dan Bidan. Meliputi Proses Penjadwalan Penjadwalan Dokter Dan Bidan. Administrasi Pembuatan Laporan Koordinator Klinik Mulai Dokter dan Bidan. Shift Kerja dalam seminggu T Membuat Jadwal Praktek dokter & Bidan berdasarkan shift kerja dalam seminggu Jadwal Praktek Dokter & Bidan Jadwal Praktek Dokter & Bidan Ya Menyetujui Jadwal Tidak T Memberikan Jadwal Praktek Dokter Membuat Kesepakatan Jadwal praktek Jadwal Praktek Dokter & Bidan yang telah di sepakati T Ya Berhalangan Praktek Tidak Menanyakan alasan berhalangan hadir Memberi tahu bag. Pembuatan laporan bahwa dokter/bidan tidak masuk dan digantikan oleh dokter lain Mencari dokter Pengganti Mencatat Ketidakhadiran Dokter/Bidan dan mencatat pengganti dokter/bidan Bekerja Sesuai Jadwal Praktek Buku Catatan Kehadiran Dokter & Bidan Selesai T Selesai Gambar 3.12 Diagram Aliran Dokumen Penjadwalan Dokter Dan Bidan.

33 Diagram Aliran Dokumen Penjadwalan Karyawan Meliputi Proses Penjadwalan Karyawan Administrasi Pembuatan Laporan Koordinator Klinik Karyawan Klinik Mulai Shift Kerja dalam seminggu Membuat Jadwal Kerja Karyawan Jadwal Kerja Karyawan T Memberikan Jadwal Kerja Karyawan Jadwal Kerja Karyawan Menanyakan alasan berhalangan hadir Memberitahu kan berhalangan Hadir dan digantikan Mencari Pengganti Ya Berhalangan Hadir Tidak Mencatat Ketidakhadiran Karyawan dan mencatat pengganti Bekerja Sesuai Jadwal Buku Catatan Kehadiran Karyawan Selesai T Selesai Gambar 3.13 Digram Aliran Dokumen Penjadwalan Karyawan

34 Diagram Aliran Dokumen Pembuatan Laporan Meliputi Proses Pembuatan Laporan ke Pimpinan Pusat Administrasi Pembuatan Laporan Pimpinan Pusat Mulai Membuat laporan pasien, penyakit, dokter, bidan, karyawan, keuangan, obat dan alat medis Membuat Laporan Per Bulan (K) Laporan Bulanan (P) T Memberikan laporan bulanan ke pusat (P) Laporan Bulanan T Menuliskan la poran bulanan di buku laporan manajemen Melakukan pemeriksaan laporan bulanan Buku Laporan Manajemen Menyimpan Laporan T Membuat Laporan Per Tahun (K) Laporan Tahunan (P) T Memberikan la poran tahunan (P ) Laporan Tahunan T Menuliskan laporan tahunan di buku laporan manajemen Melakukan pemeriksaan laporan Tahunan Buku Laporan Manajemen Menyimpan Laporan T Selesai Gambar 3.14 Diagram Aliran Dokumen Pembuatan Laporan

35 Kebutuhan Pengguna Kebutuhan Informasi Informasi-informasi Yang Dibutuhkan Oleh Klinik Keluarga Dalam Aplikasi Ini, Yaitu: Pasien Pasien yang terdaftar pada Klinik Kusuma Buana, masing-masing memiliki kode yang unik, nama, alamat, dll. Pasien klinik dapat mendaftar keberbagai macam poli klinik yang terdapat pada Klinik Kusuma Buana. Jika pasien belum terdaftar maka, karyawan dari bagian administrasi pendaftaran akan mendata data diri dari pasien tersebut. Dokter & Bidan Dokter dan Bidan pada Klinik Kusuma Buana, masing masing memiliki kode yang unik, nama, alamat, dll. Mereka dipisahkan menurut jenis spesialisasi yang mereka miliki, satu orang dokter melayani banyak pasien berobat. Dan urut-urutan pemerikasaan dokter tersebut diatur oleh karyawan bagian administrasi pendaftaran. Dokter dan Bidan memiliki Jam dan Jadwal Praktek yang telah diatur dan disepakati bersama oleh Koordinator Klinik.

36 83 Karyawan Karyawan yang terdapat dalam Klinik Kusuma Buana, masing-masing memiliki kode unik, nama, alamat, dll. Karyawan terdiri dari beberapa bagian yaitu; administrasi pendaftaran pasien yang bertugas untuk mendata dan mendaftakan pasien klinik, administrasi keuangan yang bertugas untuk mendata setiap transaksi keuangan yang terjadi di klinik. Obat dan Alat Medis Obat dan Alat Medis yang terdapat di klinik, memiliki kode yang unik disetiap itemnya, nama, dll. Obat dan alat medis yang terdapat di klinik didapat kan dengan cara pembelian yang pertamatama disetujui oleh administrasi keuangan, dan apabila ada kerusakan pada obat atau alat medis tersebut maka obat dan alat medis tersebut akan di Retur pada pemasoknya masing-masing. Rekam Medis Setiap pasien klinik memiliki satu rekam medis dan setiap rekam medis tersebut memiliki kode unik. Data pada rekam medis pasien digunakan

37 84 sebagai catatan kondisi kesehatan pasien pada saat pemeriksaan telah dilakukan. Catatan Kehamilan Setiap pasien hamil klinik memiliki 1 catatan kehamilan dan setiap catatan kehamilan tersebut memiliki kode unik. Data pada catatan kehamilan pasien digunakan sebagai catatan kondisi kesehatan ibu hamil, janin ataupun saat persalinan berlangsung. Diagnosa Setiap pasien klinik memiliki rekam medis, dan disetiap rekam medis tersebut terdapat data diagnosa setiap pasien yang memiliki kode yang unik, diagnosa setiap pasien mewakili kondisi yang tubuh seorang pasien yang berobat di klinik. Dan data diagnosa tersebut digunakan dokter untuk mendapatkan penyakit yang diderita pasien. Resep Setiap resep di klinik memiliki kode yang unik, nama, dll. Resep hanya dikeluarkan oleh dokter dan bidan, dan pasien dapat menebus resep tersebut setelah melunasi pembayaran pada bagian administrasi keuangan.

38 85 Pasien Berobat Setiap pasien yang akan berobat di klinik akan didata oleh administrasi pendaftaran pasien dan didata kedalam data Pasien Berobat, data pasien berobat masing-masing pasien memiliki kode yang unik. Pemasok Pemasok yang mensuplai Obat dan Alat medis ke klinik. Masing-masing memiliki kode unik, nama, alamat, dll. Persediaan Obat dan Alat Medis Persediaan Obat dan Alat Medis yang tersedia di klinik. Masing-masing memiliki kode Unik, Nama Obat dan Alat Medis, jumlah stock. Persediaan tersebut berfungsi untuk mengetahui berapa Obat dan Alat Medis yang masuk maupun yang keluar. Pembelian Obat dan Alat Medis Pembelian Obat dan Alat Medis yang terjadi di klinik. Masing-masing memiliki kode Unik, Nama Obat dan Alat Medis, tanggal pembelian, Harga Obat maupun Alat Medis, Jumlah pembelian. Pembelian tersebut berfungsi untuk mengetahui

39 86 dan merekam transaksi pembelian Obat dan Alat Medis yang terjadi di klinik. Retur Pembelian Obat dan Alat Medis Retur Pembelian Obat dan Alat Medis yang terjadi di klinik. Masing-masing memiliki kode Unik, Nama Obat dan Alat Medis, tanggal Retur, Jumlah Retur. Retur tersebut berfungsi untuk mengetahui dan merekam transaksi retur Obat dan Alat Medis yang terjadi di klinik. Jadwal Dokter dan Karyawan Setiap Dokter dan karyawan klinik memiliki jadwal bertugasnya masing-masing, jadwal dokter dan karyawan memiliki kode yang unik. Fungsi Jadwal tersebut untuk mengetahui jam kerja mereka, dan menjadi acuan untuk absensi para dokter dan karyawan. Absensi Dokter dan Karyawan Setiap Dokter dan Karyawan klinik memiliki absensi tersendiri untuk melihat jumlah kehadiran mereka, absensi dihitung setiap kali dokter atau karyawan bertugas. Absensi dokter dan karyawan memiliki kode yang unik. Laporan

40 87 Laporan adalah Daftar kumpulan dari data-data transaksi maupun data master. Berfungsi untuk menganalisis kebutuhan informasi untuk mendukung kegiatan operasional klinik Kebutuhan Keamanan Data Klinik Kusuma Buana sudah sangat membutuhkan sistem keamanan data, kerena pada saat ini Klinik Kusuma Bunan belum memiliki system keamaan data yang cukup, data klinik masih tersimpan dalam map dan lemari lemari penyimpanan yang biasa saja semua orang membukanya. Karena Klinik Kusuma Buana ini ingin meningkatkan keprofesionalitasan terhadap data rumah tangganya mereka ingin semua data- data yang menyangkut Klinik Kusuma Buana dapat tergaja dengan baik, juga dapat control secara baik siapa-siapa sajakah yang dapat menggunakan data-data yang terdapat di Klinik Kusuma Buana Kebutuhan Integrasi Data Karena ingin mengikatkan keprofesionalitas kerja Klinik Kusuma Buana membutuhkan sistem dengan data-data yang terintegrasi satu sama lainnya. Kerana sistem yang ada sekarang belum terintegrasi dan

41 88 terkadang data-data klinik tidak singkron satu sama lain. Aplikasi dengan database yang diintegrasikan yang dapat memenuhi kebutuhan data yang sebelumnya tersebar di berbagai sistem informasi konvensional yang belum terkoordinasi dan terintegrasi dengan baik, sehingga mempermudah dalam mendapatkan data dan informasi yang dibutuhkan. Integritas data juga merupakan hal yang penting untuk menghasilkan dokumen-dokumen yang dibutuhkan klinik, seperti laporan keuangan, laporan pasien, laporan obat, laporan medis, laporan tagihan pengobatan karyawan, laporan jadwal dokter, laporan absensi dokter, laporanpenjadwalan Karyawan, Tindakan Pasien Ibu Hamil dan laporan tindakan pasien bersalin(persalinan) Kebutuhan Kecepatan Akses Data Semua bagian pada Klinik Kusuma Buana memerlukan informasi dan data yang dapat diakses secara cepat dan akurat. Bagian-bagian tersebut juga diharapkan untuk membuat suatu arsip data dalam bentuk yang ringkas dan mudah dicari sehinga tidak perlu bergelut dengan tumpukan kertas yang ada.

42 89 Karena kondisi yang sedang berjalan sekarang ini, pendataan pasien terkadang terhambat oleh data-data yang belum dapat tersusun dengan apik Kebutuhan Transaksi Klinik membutuhkan suatu sistem aplikasi basis data yang dapat mendukung transaksi untuk memasukan (insert), mengubah (update), memperoleh data dan informasi dengan cepat dan mudah, contohnya data pasien dapat di akses dengan mudah. Klinik Membutuhkan pencetakan laporan transaksi yang yang berjalan di klinik yang digunakan untuk menganalisis perkembangan klinik, seperti laporan pasien yang sakit dalam satu bulan, dan laporan obat yang sering terjual Permasalahan yang Dihadapi Adapun permasalahan yang dihadapi oleh Klinik Keluarga Kusuma Buana saat ini antara lain sebagai berikut: Kesulitan pencarian dokumen pasien, dokter, karyawan, persediaan maupun transaksi, terutama untuk pasien yang sudah lama. Selain itu

43 90 semakin lama data-data yang disimpan akan semakin banyak. Akibatnya, pengguna informasi membutuhkan waktu yang lama untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan. Sistem yang ada sekarang belum terintegrasi sehingga menyebabkan redudansi data. Data pasien yang tersebar di beberapa unit pelayanan. Belum ada sistem keamanan data. Data-data hanya tercatat pada buku-buku dan berkas-berkas sehingga data-data penting klinik dapat dilihat, diganti dan diambil oleh siapa saja. Kesulitan membuat dan menyajikan laporan keuangan, pasien berobat, jadwal dokter, absensi dokter, persediaan obat dan alat medis dan tagihan pengobatan karyawan dari berkas transaksi yang cukup banyak dilakukan secara manual sehingga membutuhkan waktu yang cukup lama untuk mengolah informasi yang dibutuhkan. Penyimpanan data dengan kumpulan dokumen memiliki resiko yang lebih besar terjadinya kehilangan data, dan kerusakan data Usulan Pemecah Masalah Berdasarkan permasalahan yang dihadapi di atas, pemecahan masalah yang terbaik untuk dilakukan pada saat ini adalah dengan membangun suatu aplikasi basis data terintegrasi dan terkomputerisasi yang dapat memenuhi kebutuhan informasi Klinik Kusuma Buana yang sebelumnya dijalankan secara manual dan belum terintegrasi dengan baik

44 Perancangan Perancangan Basis Data Konseptual Mengidentifikasi Tipe-Tipe Entitas Tabel 3.2 Entitas Kebutuhan Informasi Entity name Description Aliases Occurance MsPasien Berisi informasi mengenai pasien yang berobat - Pasien berobat pada dokter umum Spesialis, KIA, KB, atau Bersalin MsJenisPasien Berisi mengenai jenis - Jenis pasien berobat pasien MsDokter Berisi Informasi mengenai dokter yang praktek - Dokter umum atau bidan yang mengobati pasien PengobatanPasien Berisi mengenai daftar - Pasien Berobat di klinik pengobatan pasien MsJenisDokter Berisi Informasi mengenai - jenis dokter yang praktek RekamMedis Berisi informasi mengenai - Dokter / Bidan Klinik CttKehamilan MsRawatInap MsKamarInap rekaman kesehatan Berisi catatan kondisi kesehatan ibu dan janinnya Berisi Informasi tentang pasien yang Menjalani Rawat Inap Berisi informasi kamar inap pasien - Saat ada pasien memeriksakan kandungan dan Melahirkan - Saat Pasien Pasca Melahirkan - Saat pasien diharuskan rawat inap MsDataWHO Berisi data Penyakit WHO - Data yg diberikan WHO MsPendaftaran Berisi data-data pasien yang mendaftar berobat di klinik - Saat pasien mendaftar klinik MsKaryawan MsJenisKaryawan MsKunjungan Berisi informasi mengenai karyawan yang bekerja Berisi informasi jenis-jenis karyawan yang bekerja di klinik Berisi informasi mengenai transaksi kunjungan yang telah dilakukan pada pasien - Karyawan melakukan aktifitas kerja yang sesuai dengan jabatan -- yang dimilikinya - Saat pengkelompokan pasien - Tindakan yang dilakukan pada pasien

45 92 Entity name Description Aliases Occurance MsObat Berisi informasi mengenai obat yang ada di Klinik - Setiap obat yang dibeli, disimpan dan di jual pada Klinik MsJenisObat MsAlatMedis MsKusumaBuana MsPemasok Rujukan Resep PersedianObat&Alat Medis PembelianObat&Ala tmedis FakturPembelianOba t FakturPembelianAla tmedis ReturPembelianObat & Alat Medis MsJadwalDokter JadwalKaryawan Berisi informasi jenis-jenis obat yang tersedia di Klinik Berisi informasi alat medis yang dimiliki oleh Klinik Berisi infomasi tentang kusuma buana Berisi informasi para pemasok klinik Berisi informasi mengenai rujukan pasien ke dokter lain Berisi informasi mengenai resep obat pasien yang diberikan dokter Berisi informasi mengenai persediaan obat & alat medis klinik Berisi informasi mengenai pembelian obat & alat medis Berisi informasi mengenai faktur pembelian obat yang dilakukan Berisi informasi mengenai faktur pembelian Alat medis yang dilakukan Berisi informasi mengenai retur pembelian obat dan alat medis pada pemasok Berisikan informasi penjadwalan dokter pada klinik Berisikan informasi penjadwalan karyawan pada klinik - Saat data obat dilihat terperinci - Setiap pengecekan alat medis - Rujukan yang berikan oleh klinik - Setiap transaksi yang membutuhkan pemasok - Rujukan diberikan pada pasien - Setiap pasien memiliki resep obat yang diberikan dokter - Setiap transaksi pengecekan kesediaan obat & A.medis - Setiap transaksi pembelian obat & A.medis - Setiap transaksi pembelian obat, Klinik mendapatkan Faktur pembelian Obat - Setiap transaksi pembelian obat, Klinik mendapatkan Faktur Pembelian - Transaksi ketika melakukan retur pembelian obat dan alat medis Klinik - Setiap transaksi penjadwalan dokter - Setiap transaksi penjadwalan karyawan

46 93 Entity name Description Aliases Occurance AbsensiDokter Berisi informasi mengenai - Absensi kehadiran absensi dokter dokter AbsensiKaryawan Berisi informasi mengenai absensi karyawan - Absensi kehadiran karyawan Tabel 3.3 Kamus Data Relasi Mengidentifikasi Tipe-Tipe Relasi Entity Name Multipli Relationship Multipic Entity Name city ity MsPasien 1..* Melakukan 1..* MsPendaftaran 0..1 Memiliki 1..1 RekamMedis 0..1 Memiliki 1..1 CttKehamilan 1..* Memiliki 0..* Rujukan 1..* Menerima 0..* Resep 1..1 Melakukan 0..* MsRawatInap 1..1 Melakukan 1..* PengobatanPasien 1..1 Melakukan 1..* MsKunjungan MsJenisPasien 1..1 Dimiliki 1..* PengobatanPasien MsDokter 1..* Memiliki 1..1 MsJenisDokter 0..1 Mencatat 1..* RekamMedis 0..1 Mencatat 1..* CttKehamilan 1..1 Mencatat 0..* Rujukan 1..1 Menulis 0..* Resep 1..* Memiliki 1..1 MsJadwalDokter 1..* Memiliki 1..1 AbsensiDokter 1..1 Melakukan 1..* PengobatanPasien 1..1 Memiliki 1..* MsKunjungan MsKayawan 1..* Memiliki 1..1 MsJenisKaryawan 1..1 Menangani 1..* MsPendaftaran 1..1 Menangani 1..* MsKunjungan 1..1 Menangani 1..* MsKamarInap 1..1 Menerima 1..* FakturPembelianObat 1..1 Menerima 1..* FakturPembelianAlatMedis 1..1 Menangani 1..* PersediaanObat&AMedis 1..1 Menangani 1..* PembelianObat&AMedis 1..* Memiliki 1..1 JadwalKaryawan 1..* Memiliki 1..1 AbsensiKaryawan

47 94 Entity Name Multipli Relationship Multipic Entity Name city ity MsDataWHO 1..1 Dimiliki 1..* RekamMedis MsObat 1..* Memiliki 1..1 MsJenisObat 1..* Dicatat 0..* RekamMedis 1..* Ditebus 0..* Resep 1..* Memiliki 1..* PersediaanObat&AMedis 1..* Dibeli 0..* PembelianObat&AMedis 1..* Memiliki 1..* FakturPembelianObat 1..* Diretur 0..* ReturPembelianObat&AMedis MsAlatMedis 1..* Memiliki 1..* PersediaanObat&AMedis 1..* Dibeli 0..* PembelianObat&AMedis 1..* Memiliki 1..* FakturPembelianAlatMedis 1..* Diretur 0..* ReturPembelianObat&AMedis MsKusumaBuana 1..1 Mengeluarkan 0..* Rujukan 1..1 Memiliki 1..* FakturPembelianObat 1..1 Memiliki 1..* FakturPembelianAMedis Resep 1..* 1..1 Mengurangi Ditebus 1..* 0..* PersediaanObat&AMedis MsKunjungan PersediaanObat 1..* Menambah 1..* PembelianObat&AMedis &AMedis 1..* Diretur 0..* ReturPembelianObat&AMedis PembelianObat &AMedis 1..1 Memiliki 1..1 FakturPembelianObat 1..1 Memiliki 1..1 FakturPembelianAMedis 1..1 Melakukan 0..* ReturPembelianObat&AMedis MsPemasok 1..1 Menangani 1..* FakturPembelianObat 1..1 Menangani 1..* FakturPembelianAMedis 1..1 Menangani 1..* ReturPembelianObat&AMedis