BAB 3 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

Transkripsi

1 37 BAB 3 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM 3.1 Sejarah klinik Bojong Klinik bojong berdiri pada tahun 1995,pada awalnya klinik ini adalah tempat praktek dokter umum yang dikelola pribadi oleh dr.taufiq yang pada awalnya hanya fokus pada praktek pribadi yang mencakup hanya pada pasien penyakit umum,meskipun memiliki gelar dokter spesialis Rontgent pemeriksaan lanjut untuk mengetahui detail penyakit pasien jika menyangkut ke bagian dalam,dokter melakukan pengiriman pasien ke klinik lain untuk melakukan pemfotoan rontgent dan untuk kemudian selanjutnya akan di analisa oleh dr.taufiq kembali,disamping pemeriksaan rontgent praktek dokter ini melakukan analisa lebih dalam untuk penyakit dalam melalui pemeriksaan USG,pemeriksaan ini data mengetahui jenis jenis penyakit dalam dan alat untuk mengecek kehamilan kelangsungan praktek ini berjalan sejak 1995 hingga tahun Semenjak tahun 2001 praktek dokter ini berkembang,peralatan semakin memadai dengan ditambahnya beberapa alat pendukung diantaranya : - Alat rontgent yang sudah dimiliki sendiri dan bangunan khusus untuk penempatan unit rontgent dikarenakan perlunya treatment khusus agar pancaran radiasi yang dihasilkan tidak merugikan orang lain. - Penggantian alat USG ke alat USG yang lebih canggih dalam analisis pasien,lebih mendetail dalam analisis usia kehamilan,dan lebih mendalamnya jangkauan analisa.

2 38 klinik ini berganti nama dengan nama Klinik Rontgent Bojong yang menyediakan tempat pemeriksaan untuk pasien umum,khusus (USG kehamilan,dan Analisa USG),dan bagian penyakit dalam khususnya Rontgent. Seiring berjalanya waktu klinik ini terus berkembang dengan bertambahnya jumlah pasien yang signifikan,maka pada pertengahan 2006 klinik ini melakukan ekspansi besar diantaranya penambahanya adalah : - Pengadaan Laboratorium untuk menaikan derajat hipotesa dokter dalam menganalisa penyakit pasien agar semakin akurat,pengadaan laboratorium ini berkerja sama dengan Laboratorium Prodia dalam hal pengadaan alat analisa dan perolehan profit share sebesar 40 : 60,check laboratorium yang tersedia sudah dianggap mumpuni untuk wilayah kota kecil sebesar kota Kuningan.dengan macam analisa : - Laboratorium Check Up - General Medical Check Up - Uji Klinik Obat Service - Pengadaan Apotek yang bertujuan agar pasien yang telah memperoleh analisa dokter berupa resep dan dapat langsung menukarkanya dengan obat di Apotek ini,berdirinya Apotek ini dibawah naungan Klinik Bojong. Dengan diadakanya ekspansi ini,diharapkan pelayanan terhadap pasien akan jauh lebih baik dan cepat,karena semua dilakukan di satu tempat sehingga pasien akan mendapatkan kemudahan dalam layanan kesehatan. 3.2 Visi dan Misi Perusahaan Visi yang dicanangkan oleh Klinik Bojong adalah : Menjadi klinik yang

3 39 memberikan layanan baik, akurat dan cepat khususnya dalam masalah penyakit dalam. Misi dari Klinik Bojong adalah sebagai berikut : - Memberikan Hasil Analisa yang akurat kepada pasien tentang penyakitnya - Meningkatkan derajat kesehatan masyarakat dengan cara membudayakan perilaku hidup sehat, membantu jaminan kesehatan primer yang berkualitas dengan biaya terjangkau. 3.3 Sturktur Organisasi Struktur Organisasi Klinik Bojong dirancang untuk menjamin efisiensi waktu pekerjaan,lancarnya pembagian pekerjaan dan pembagian tanggung jawab. Oleh karena itu,pembagian struktur organisasinya dipadatkan seminimal mungkin agar terjadinya suatu system kerja yang efektif. Dengan struktur organisasi, perusahaan juga dapat menentukan batasan masing masing divisi dalam mengerjakan tugas. klinik Bojong. Pada gambar berikut akan terlihat struktur organisasi yang ada pada

4 40 Gambar 3.1 Struktur organisasi klinik Bojong 3.4 Pembagian Tugas dan Tanggung jawab Berikut tugas dan tanggung jawab dari masing-masing unit yang terdapat pada klinik Bojong : 1.CEO a. Bertugas mengatur jadwal kerja karyawan sesuai dengan peraturan yang berlaku dan membuat tata peraturan yang ada. b. Bertanggung jawab sepenuhnya terhadap segala aktifitas yang ada di Klinik Bojong. 2. Dokter a. Bertugas melakukan analisa terhadap pasien dan berhak untuk mengambil tindakan selanjutnya (melakukan pemeriksaan lanjut berupa : USG,Test Lab,Rontgent) tentunya dengan persetujuan pasien b. Bertanggung jawab penuh terhadap hasil analisa penyakit pasien,resep obat yang diberikan dan medical record yang diberikan kepada pasien.

5 41 3. Keuangan a. Tugas i. Mengatur penggajian karyawan sesuai hak yang telah disepakati dalam perjanjian hitam diatas putih yang akan diserahkan ke masing masing kepala bagian ii. Mengelola uang harian yang kemudian akan direkap oleh bagian keuangan. b. Bertanggung jawab atas jumlah dana yang dikeluarkan oleh Klinik Bojong khususnya untuk pembayaran gaji dan ketepatan waktu pembayaran gaji. 4. Kepala Bagian Laboratorium a. Tugas i. Menyusun rencana kerja dan rencana anggaran program pelayanan laboratorium test ii. iii. menyamakan SOP dengan yang ada di Prodia Mengatur karyawan bagian laboratorium b. Bertanggung jawab akan hasil analisa yang keluar dari hasil test mesin laboratorium,dan bertanggung jawab akan karyawan laboratorium 5. Pegawai Laboratorium a. Tugas : i. Melakukan analisa laboratorium atas permintaan dari dokter ii. Menjaga dan mengecek alat analisa laboratorium agar berjalan dengan baik

6 42 iii. Menyerahkan hasil analisa laboratorium kepada petugas administrasi b. Bertanggung jawab atas hasil analisa mesin analisa dari laboratorium 6. Kepala Bagian Rontgent a. Tugas i. Menyusun rencana kerja dan rencana anggaran program pelayanan rontgent. ii. Mengatur karyawan bagian rontgent,menyerahkan gaji bulanan b. Tanggung Jawab kepada karyawan rontgent. i. Bertanggung jawab atas hasil rontgent yang dikeluarkan ii. Melakukan pemeriksaan rutin terhadap unit alat rontgent dan melaporkan jika ada kerusakan yang terjadi kepada bagian teknis. 7. Pegawai Rontgent a. Bertugas melakukan pemeriksaan (pemfotoan) kepada pasien atas request dari dokter. b. Bertanggung jawab atas hasil rontgent yang dikeluarkan (aperture,keterangan foto) agar memudahkan dokter dalam hal ini menganalisa hasil rontgent 8. Kepala Bagian Administrasi a. Bertugas membuat SOP dalam hal pendaftaran pasien,dan pengurusan dokumen pasien. b. Bertanggung jawab penuh atas dokumen pasien dari pasien masuk hingga

7 43 pasien keluar dari klinik bojong 9. Pegawai Bagian Administrasi a. Bertugas membuka dan menutup klinik bojong,melakukan pencatatan dokumen pasien dalam hal ini untuk medical record tiap pasien. b. Bertanggung pembukaan pencatatan dokumen pasien,dan semua medical record pasien. 10. Apoteker a. Tugas i. Merekap List Obat Bulanan yang masuk dan yang keluar ii. Mengatur keuangan yang masuk setiap harinya untuk kemudian diserahkan kepada bagian keuangan iii. Pembelian keperluan apotek setiap bulan (Kapsul,Alat Bantu Medis) iv. Menyimpan arsip medical record berupa resep dokter untuk direkap perbulan untuk keperluan arsip apotek v. Mengatur keuangan (gaji) karyawan apotek yang diserahkan dari bagian keuangan. b. Bertanggung jawab atas racikan obat yang keluar dari apotek atas permintaan dokter yang keluar maupun yang masuk. 11. Pegawai Apotek a. Bertugas mengerjakan resep dari dokter,biasanya racikan sendiri dengan komposisi yang telah ditentukan dokter. b. Bertanggung jawab untuk setiap racikan obat yang telah dibuat.

8 Gambaran umum sistem yang sedang berjalan Prosedur pendaftaran pasien Pasien datang ke Klinik Bojong, pasien melakukan pendaftaran ke bagian administrasi. Bagian administrasi menanyakan kepada Pasien sudah pernah datang atau baru pertama kali datang. Jika pasien pernah datang maka data sebelumnya akan di paste ke field hari ini lalu data pasien akan terdaftar di list pasien klinik bojong hari ini. Pasien yang akan berobat pada Klinik harus terdaftar terlebih dahulu sebagai pasien Klinik Bojong. Jika pasien belum terdaftar, petugas administrasi akan memberikan form pendaftaran. Apabila pasien dapat untuk mengisi form pendaftaran, pasien harus mengisi sendiri form pendaftaran tersebut. Jika tidak, maka bisa diwakilkan oleh keluarga atau siapa saja yang mengantar pasien ke Klinik. Setelah form diisi, form selanjutnya diberikan pada petugas administrasi. Petugas administrasi memeriksa kelengkapan isi form pendaftaran. Setelah semuanya telah terisi dengan lengkap, petugas administrasi membuat kartu berobat dan memberikan kartu berobat kepada pasien. Lalu pasien akan masuk kedalam list pasien hari ini dan pasien menunggu giliran untuk berobat dengan menunggu tanda panggilan dari administrasi. Petugas administrasi mencatat data pasien dan keluhan penyakit serta mengurutkan data pasien hari ini sesuai waktu kedatangan pasien dan memanggil pasien berdasarkan urutan yang telah dibuat sebelumnya untuk masuk ke ruangan dokter,semuanya di simpan dalam 1 file dengan Microsoft Excel.

9 45 Gambar 3.2 Diagram Alir Pendaftaran Pasien Prosedur Pengobatan Pasien Pasien mendapat giliran berobat. Pasien masuk ke ruangan dokter. Rekam medis sudah dibuka di 1 file yang telah diisi oleh bagian administrasi dan dibuka oleh dokter. Pasien menceritakan keluhan, gejala, riwayat penyakit pada dokter. Setelah pasien mencertakan keluhan tersebut, dokter melakukan analisa terhadap keluhan tersebut. Selanjutnya dokter melakukan pemeriksaan fisik pasien, berdasarkan hasil analisa dokter tersebut. Selesai melakukan pemeriksaan fisik dokter menuliskan hasil pemeriksaan fisik pasien pada Rekam Medis Pasien di file medical record. Jika dokter merasa diperlu melakukan tindakan fisik lanjutan dan tindakan fisik lanjutan tersebut dapat dilakukan di klinik, dokter menawarkan persetujuan pasien untuk pemeriksaan tindak lanjut,jika pasien tidak menyetujui untuk diadakanya pemeriksaan lanjut,maka dokter akan menuliskan analisa

10 46 berdasarkan keluhan pasien.jika pasien menghendaki adanya pemeriksaan lanjut maka dokter akan melakukan pemeriksaan lanjut, jika tindakan lanjut berupa USG,maka dokter akan melakukan tindakan lanjut didalam ruangan,karena alat USG memang berada di dalam ruangan dokter.jika tindakan lanjutan berupa cek Lab atau Rontgent,maka dokter akan menuliskan form permintaan pemeriksaan lanjutan kepada bagian terkait,setelah form permintaan pemeriksaan lanjut ditulis dokter maka dokter mengarahkan pasien untuk menuju bagian terkait. Setelah pasien menerima hasil pemeriksaan dari bagian pemeriksaan lanjut (Rontgent atau Laboratorium) maka pasien akan masuk kedalam ruangan dokter (case ini disesuaikan dengan antrian yang ada),maka hasil analisa tadi diberikan ke dokter untuk kemudian dianalisa oleh dokter,dan ketika analisa dokter selesai dokter menuliskan hasil analisa di file medical record dan dokter menuliskan resep dokter di file medical record tersebut serta menuliskan resep untuk pasien,kemudian pasien keluar untuk selanjutnya menuju bagian administrasi.

11 47 Gambar 3.3 Diagram Alir Pengobatan Pasien Prosedur Pemeriksaan lanjut Rontgent Pasien yang telah memegang surat permintaan pemeriksaan lanjut Rontgent dari dokter,keluar dari ruangan dokter untuk menuju ruangan Rontgent untuk melakukan pemeriksaan lanjut.petugas rontgent menerima surat permintaan pemeriksaan lanjut dan membaca analisa apa saja yang dibutuhkan oleh dokter,pasien dipersilahkan untuk menunggu jika memang ada antrian,jika tidak ada antrian maka pasien langsung melakukan pemeriksaan rontgent. Pemeriksaan rontgent yang dilakukan biasanya melakukan foto bagian dalam tubuh pasien,setelah pemeriksaan selesai petugas rontgent mengurangi

12 48 stok jumlah film di dokumen Rontgent,kemudian bagian rontgent memberikan hasil foto pada pasien untuk selanjutnya dianalisa oleh dokter.selanjutnya pasien menuju ruangan dokter dan menunggu giliran pasien dengan urutan terdepan antrian pasien. Gambar 3.4 Diagram Alir Pemeriksaan Lanjut Rontgent Prosedur Pemeriksaan lanjut Laboratorium Pasien yang telah memegang surat permintaan pemeriksaan lanjut Laboratorium dari dokter,keluar dari ruangan dokter untuk menuju ruangan Laboratorium untuk melakukan pemeriksaan lanjut.petugas Laboratorium menerima surat permintaan pemeriksaan lanjut dan membaca analisa apa saja yang dibutuhkan oleh dokter,pasien dipersilahkan untuk menunggu jika memang ada antrian,jika tidak ada antrian maka pasien langsung melakukan

13 49 pengambilan sampel darah atau air seni. Pemeriksaan laboratorium yang dilakukan biasanya melakukan analisa terhadap sampel darah atau air seni pasien dengan mesin analisa,setelah pemeriksaan selesai petugas laboratorium mengurangi stok jumlah film di dokumen Laboratorium,kemudian petugas laboratorium memberikan hasil analisa Laboratorium pada pasien untuk selanjutnya dianalisa oleh dokter.selanjutnya pasien menuju ruangan dokter dan menunggu giliran pasien dengan urutan terdepan antrian pasien. Gambar 3.5 Diagram Aliran Pemeriksaan Lanjut Laboratorium

14 Prosedur pembayaran pengobatan Pasien keluar dari ruang dokter menuju bagian adminstrasi untuk kemudian bagian administrasi mengecek jenis pemeriksaan apa saja yang telah dilakukan pasien yang dilihat dari medical record pasien.setelah merinci dengan jelas maka bagian adminstrasi mencetak rincian pembayaran dan memberikanya kepada pasien. ambar 3.6 Diagram Alir Pembayaran Pengobatan G

15 Prosedur Pembelian Obat Bagian administrasi menanyakan kepada pasien apakah akan menebus resep obat di Apotek Bojong atau apotek luar. Apabila pasien akan menebus obat di Apotek luar maka pihak administrasi mencetak salinan resep yang diberikan dokter kepada pasien,jika pasien akan membeli obat di apotek bojong maka pihak administrasi menanyakan status kesediaan obat pada apotek melalui telepon extension,jika status obat tidak tersedia maka pihak apotek akan mengganti dengan obat yang sejenis,jika obat tersedia maka pihak administrasi melakukan pemesanan obat yang tertera di resep. Pihak administrasi mencetak salinan resep sebagai tanda bukti pengambilan obat untuk pasien untuk selanjutnya pasien menuju apotek dengan membawa salinan resep untuk bukti pengambilan obat kepada bagian apotek,setelah itu Pasien mendatangi bagian apotek untuk selanjutnya bertemu dengan petugas apotek untuk menanyakan status obat tersebut,apakah sudah siap diambil atau belum,jika belum pasien akan menunggu di ruang tunggu pasien yang tersedia di apotek.ketika obat telah siap dan tersedia maka pasien akan menukarkan salin resep yang didapat dari administrasi dengan sejumlah uang yang tertera dalam kertas yang telah di print oleh petugas apotek,dan pasien akan mendapatkan copy-an resep dengan tambahan list harga obat dan pasien melakukan pembayaran.

16 52 G ambar 3.7 Diagram Alir Pembelian Obat Prosedur pembuatan laporan yang ditujukan kepada management Kepala administrasi membuat laporan keuangan dari transaksi harian untuk dijadikan laporan bulanan termasuk didalamnya : Laporan keuangan pemeriksaan pasien, Laporan Film Rontgent Keluar, Laporan peralatan laboratorium yang digunakan per hari,per minggu,per bulan dan per tahun.dan Apoteker membuat laporan masuk obat per hari, per minggu, per bulan dan per tahun yang kemudian akan diserahkan kepada bagian administrasi untuk

17 53 selanjutnya ditindak lanjuti. Petugas administrasi memberikan laporan-laporan tersebut pada management. Management memeriksa laporan-laporan tersebut. Gambar 3.8 Diagram Alir pembuatan laporan yang ditujukan kepada management 3.6 Permasalahan yang Dihadapi Adapun permasalahan yang dihadapi oleh Klinik Bojong saat ini antara lain sebagai berikut : 1. Kesulitan pencarian data-data pasien, dokter, karyawan, persediaan maupun transaksi. Klinik menyimpan data-data pasien yang berobat di

18 54 klinik. Selain itu klinik juga menyimpan data-data transakasi yang telah dilakukan klinik sehingga semakin lama data-data yang disimpan semakin banyak. Akibatnya, pengguna informasi membutuhkan waktu yang lama untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan. 2. Kesulitan membuat dan menyajikan laporan keuangan, pasien berobat, dan transaksi yang cukup banyak dilakukan secara manual sehingga membutuhkan waktu yang cukup lama untuk mengolah informasi yang dibutuhkan. 3. Belum adanya sistem keamanan data. Data-data hanya tercatat pada buku-buku dan berkas-berkas sehingga data-data penting klinik dapat dilihat, diganti dan diambil oleh siapa saja. 4. Kesalahan pemasukan data. Sistem yang berjalan pada klinik masih manual, ada kemungkinan kesalahan manusia (human error) pada pengentrian data. 3.7 Usulan pemecahan masalah Berdasarkan permasalahan yang dihadapi di atas, pemecahan masalah yang terbaik untuk dilakukan pada saat ini adalah dengan membangun suatu aplikasi basis data terintegrasi dan terkomputerisasi yang dapat memenuhi kebutuhan informasi Klinik bojong yang sebelumnya dijalankan secara manual dan belum terintegrasi dengan baik.