PERANCANGAN E-KIOSK SEBAGAI LAYANAN INFORMASI PADA DINAS PENDIDIKAN PEMUDA DAN OLAHRAGA PROVINSI DIY BERBASIS MULTIMEDIA.

Transkripsi

1 PERANCANGAN E-KIOSK SEBAGAI LAYANAN INFORMASI PADA DINAS PENDIDIKAN PEMUDA DAN OLAHRAGA PROVINSI DIY BERBASIS MULTIMEDIA Naskah Publikasi diajukan oleh Tikaridha Hardiani Lutfandita Landistyas kepada JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER A M I K O M YOGYAKARTA

2 2

3 DESIGNING E-KIOSK FOR INFORMATION SERVICES IN DEPARTMENT EDUCATION YOUTH AND SPORTS PROVINCIAL DIY BASED MULTIMEDIA PERANCANGAN E-KIOSK SEBAGAI LAYANAN INFORMASI PADA DINAS PENDIDIKAN PEMUDA DAN OLAHRAGA PROVINSI DIY BERBASIS MULTIMEDIA Tikaridha Hardiani Lutfandita L Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT Information needs are important for all walks of life. Including people who need detailed information about all types of service in the Department of Education Youth and Sports (Dikpora) DIY Province. During this time, Dikpora DIY Province still use traditional media in terms of delivering information to the public. This final project aims to design and create interactive information service systems based e-kiosk with information on installation utilizing the data available. Benefits of this system is as a media receiver and transmitter of information in a structured, consistent and dynamic in one package, as well as service differentiation strategy for Dikpora. The methodology used was started with the identification and analysis of information needs through observation, interviews, library research and documentation as raw material content of the e-kiosk system. Identify needs and design the system with the structure of multimedia information systems. Implementation of system designs using Adobe flash CS3 (ActionScript), PHP, and MySQL database. All multimedia files and data information from a MySQL database will falled by flash application via the web. Web contains Dikpora agenda includes DIY Province meeting information, competitions, and agenda. Dikpora agenda information are dynamic flash applications because it can be updated every day. Keywords: e-kiosk, Dikpora, flash, web, database 3

4 1. Pendahuluan Teknologi Informasi dan Komunikasi yang perkembangannya begitu cepat secara tidak langsung mengharuskan manusia untuk menggunakannya dalam segala aktivitas. Termasuk diantaranya menggantikan sistem manual menjadi otomatis. Sampai saat ini Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga (Dikpora) Provinsi DIY masih menggunakan sistem manual yakni dalam melayani pengunjung untuk mengarahkan lokasi bagian tujuan. Hal ini mengakibatkan kegiatan operasional pegawai yang terbengkalai untuk menjelaskan sistematika karena ketiadaan costumer service. Pengembangan multimedia yang terhubung dengan database yang dapat dinikmati melalui kiosk touch screen menjadi salah satu sistem untuk mengatasi hal tersebut. Sebagai instansi yang erat hubungannya dengan pendidikan dan teknologi maka dibutuhkan rancangan dan implementasi infrastruktur teknologi seperti e-kiosk sebagai media pengenalan pemetaan bagian dan visi dan misi (company profile), terlebih mampu menghubungkan antara database dan flash multimedia yang membantu update secara dinamis setiap harinya. Dilengkapi dengan akses bahasa Indonesia, sistem baru ini akan mempermudah pengunjung baru yang mencari bagian kepentingannya secara mandiri dan informasi terbaru dari Dinas Dikpora Provinsi DIY. 2. Landasan Teori 2.1 Multimedia Dalam dunia elektronika, multimedia adalah kombinasi dari komputer dan video (Rosech, 1996) atau secara umum merupakan kombinasi tiga elemen, yaitu suara, gambar dan teks atau multimedia adalah kombinasi dari paling sedikit dua media input atau output dari data, media ini dapat audio (suara, musik), animasi, video, teks, grafik dan gambar atau multimedia merupakan alat yang dapat menciptakan presentasi yang dinamis dan interaktif yang mengkombinasikan teks, grafik, animasi, audio dan gambar video (Robin dan Linda, 2001). 2.2 E-Kiosk Saat ini sistem informasi interaktif hadir di masyarakat di berbagai bidang. Mereka melayani untuk menampilkan informasi atau untuk melakukan proses elektronik. Dalam kehidupan sehari-hari kita mengalami sistem ini misalnya dalam bentuk tiket kiosk, kios informasi. Sistem informasi interaktif ini disebut e- kiosk, sistem yang berhubungan dengan pengolahan dan pengelolaan informasi berbasis informasi teknologi menggunakan sarana multimedia. 4

5 2.3 PHP PHP (Hypertext Preeprocesor) merupakan bahasa yang hanya dapat berjalan pada server yang hasilnya dapat ditampilkan pada klien. PHP adalah bahasa program yang berbentuk script yang diletakkan di dalam server web. Sistem database yang telah didukung oleh PHP,seperti oracle, msql, MySQL, Solid, PostgresSQL. 2.4 Perangkat Lunak (Software) Software yang digunakan : a. Adobe Flash CS 3 b. Adobe Dreamwaver CS3 c. Adobe Photoshop CS3 d. XAMPP e. PHPMyAdmin 3. Tinjauan Umum 3.1 Tinjauan Umum Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Prov DIY Berdasarkan Perda nomor 6 tahun 2008 yang menyatakan penggantian nama Departemen Pendidikan dan Kebudayaan (Depdikbud) menjadi Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga (Dikpora). Beralamat di Jalan Cendana No.9 Yogyakarta Kode Pos 55166, Telepon (0274) , , Visi dan Misi Dikpora Prov DIY Visi : Menjadi katalisator terwujudnya masyarakat pendidikan yang kompetitif. Misi : 1. Meningkatkan pelayanan intern rumah tangga dalam mendukung Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta. 2. Meningkatkan pemerataan, peningkatan mutu, relevansi dan efisiensi pendidikan. 3. Meningkatkan pembinaan di bidang pemuda dan olahraga. 5

6 4. Pembahasan 4.1 Mendefinisikan Masalah Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga (Dikpora) Provinsi DIY masih menggunakan sistem manual yakni dalam melayani pengunjung untuk mengarahkan lokasi bagian tujuan. Hal ini mengakibatkan kegiatan operasional pegawai yang terbengkalai untuk menjelaskan sistematika karena ketiadaan costumer service. Pengembangan multimedia yang terhubung dengan database menggunakan mysql dan PHP yang dapat dinikmati melalui kiosk touch screen menjadi salah satu sistem untuk mengatasi hal tersebut. 4.2 Merancang Konsep Merancang konsep merupakan dasar sebuah aplikasi multimedia, karena disini diperlukan dasar pemikiran dan kreatifitas yang sesuai dengan tujuan dibuatnya aplikasi tersebut. 4.3 Merancang Isi M A1 A2 A3 A4 B1 B3 B4 B7 B2 B5 B6 Keterangan: M : Menu Utama Berisi 4 sub menu di dalamnya yaitu, profil Dikpora, Denah Lokasi, Agenda Dikpora dan Galeri Dikpora. 6

7 A1 : Profil Dikpora B1 B2 : Struktur Organisasi : Visi dan Misi A2 : Denah Lokasi B3 : Lantai 1 A3 : Agenda Dikpora B4 B5 B6 : Agenda : Rapat : Lomba A4 : Galeri B7 : Slide show 4.4 Merancang Naskah Tahapan ini merupakan kegiatan tentang naskah dan rencana yang telah disusun dan semua elemen terinci dari urutan yang telah ditentukan. 4.5 Merancang Grafik Pada bagian ini merupakan bentuk kegiatan yang didalamnya meliputi pemilihan grafik yang mendukung dialog, latar belakang atau perlengkapan fasilitas layanan informasi berbasis multimedia yang akan digunakan. Dirancang melalui pengolahan gambar dengan menggunakan software Adobe Flash CS Memproduksi Sistem Pada bagian ini akan dijelaskan mengenai pembuatan desain grafik yang mendukung semua informasi yang akan disajikan, membuat animasi sesuai tema, membuat teks sebagai penyampaian informasi, mengimport file yang sudah jadi yang semuanya akan digabungkan dengan software Adobe Flash CS 3. pembuatan database mysql pada PHPMyAdmin menggunakan bahasa pemrograman PHP (Adobe Dreamwaver CS3) dan koneksi antara database dengan Adobe Flash CS3. Database yang digunakan dalam pembuatan 7

8 multimedia ini merupakan database yang terdiri dari tiga tabel untuk mempermudah pengelolaan, yang dihubungkan melalui web yakni dengan Dreamweaver CS Pembuatan Database dan Web Agenda Dikpora Web yang sifatnya berperan sebagai admin (pengaman), agar data yang di akses melalui e-kiosk tidak bisa terhubung dengan sistem admin Pembuatan database menggunakan PHPMyAdmin sedangkan web Agenda Dikpora yang berisi rapat, agenda dan lomba menggunakan PHP Adobe dreamwaver CS Pembuatan Desain Menu Utama Pembuatan Desain Menu Utama menggunakan Adobe Photosop CS3 dan Adobe Flash CS Koneksi Database MySQL dan Adobe Flash CS3 Bagian Agenda Dikpora adalah sistem yang membutuhkan koneksi antara MySQL dengan Adobe Flash CS3, sebagai perantara penghubung maka dibutuhkan Web Agenda Dikpora, sistem yang telah terhubung tersebut secara otomatis akan ter-entry di e-kiosk. Pada aplikasi flash, menambahkan script koneksi pada action script Membuat File executable (Membuat File.exe) Publikasi file bertujuan agar file dapat dijalankan pada windows tanpa harus membuka program Adobe Flash CS Membuat File Autorun Tujuan membuat file AutoRun adalah agar ketika di burn di CD, file pekerjaan kita mengeksekusi secara otomatis, sehingga aplikasi berjalan dengan otomatis. 4.7 Uji Coba Sistem Setelah aplikasi multimedia diproduksi, langkah yang selanjutnya dilakukan yaitu tahap uji coba system. 8

9 4.7.1 Pengujian Loading File Aplikasi Pengujian loading file aplikasi Ekioskcs ini dilakukan pada dua sistem yaitu CPU dengan memory 1024 MB dan laptop pentium dual core memory 956 MB. Pengujian loading yang dilakukan pada CPU dengan memory 1024 lebih cepat dibandingkan dengan laptop pentium dual core yang memorynya 956 MB. Pengujian menggunakan CPU lebih cepat 1-5 detik Pengujian Error Sistem Pengujian error sistem dilakukan pada CPU dengan spesifikasi Processor Intel(R) Core(TM)2 Duo CPU 2,66GHz, Memory 1024 MB dan sistem kedua yaitu Pentium Dual Core 2.00 Ghz, Memory 956 MB tidak mengalami error saat aplikasi dijalankan. 4.8 Pengujian Pengguna Terhadap Aplikasi Selain penguajian loading sistem dan error sistem, pengujian pengguna terhadap aplikasi juga diperlukan yaitu dengan cara pemberian kuisioner kepada pengguna aplikasi yang berjumlah 25 orang dengan jumlah pertanyaan 11 soal. Dari hasil kuisioner tersebut, dapat disimpulkan bahwa aplikasi tersebut mudah dalam pengoperasiannya, tampilannya menarik serta aplikasi tersebut efektif dalam media layanan informasi pada Dikpora Prov. DIY. 4.9 Menggunakan Sistem Dalam mengoperasikan aplikasi multimedia ini, ada beberapa langkah yang harus dijalankan, antara lain : 1. Mengktifkan xampp 9

10 Tampilam mengaktifkan xampp 2. Membuka web Dikpora. a. Memasuki halaman admin.php, isikan username : admin, password : admin. Kemudian tekan Login. Tampilan admin.php b. Memasuki halaman utama yakni welcome page untuk melihat daftar dan perintah edit, simpan, tambah. 10

11 Tampilan Halaman utama web. c. Langkah selanjutnya adalah tekan ekioskcs.exe (xampplite\htdocs\dita_belajar\ekioks\ekioskcs) untuk menampilkan tampilan flash. Tampilan letak file ekioskcs.exe d. Klik pada menu yang diinginkan : Profil Dikpora Visi dan Misi Dikpora. 11

12 Tampilan menu yang di klik Halaman Visi dan Misi Dikpora setelah diklik. e. Klik Profil Dikpora Struktur Dikpora. Tekan Kembali Ke Menu Utama untuk keluar Tampilan struktur Dikpora 12

13 f. Klik Denah Dikpora, Pilih nomor ruangan yang dituju, dengan otomatis akan terlihat rute jalan tujuan dan foto ruangan. Tekan Tutup untuk mengembalikan tampilan denah menjadi semula atau Tekan Kembali Ke Menu Utama untuk keluar ke halaman utama. Tampilan denah ketika ditekan g. Klik Galeri Dikpora kemudian muncul tampilan berikut, Tekan Kembali Ke Menu Utama untuk keluar ke halaman utama. Tampilan galeri Dikpora h. Agenda Dikpora, untuk menampilkan list yang dituliskan pada web.terdiri dari Agenda, Rapat, Lomba. Tekan Kembali Ke Menu Utama untuk keluar ke halaman utama. 13

14 Tampilan agenda 4.10 Memelihara Sistem 1. Memiliki copy-an dari sistem aplikasi tersebut meliputi file web (23 file.php) aplikasi flash (22 file), database yang terdapat pada xampplite/htdocs/dita_belajar dan file gambar. Dapat dilakukan dengan cara mengcopy file-file tersebut kedalam hardisk / CD untuk mengantisipasi ketika aplikasi hilang atau error fatal tanpa back up pada aplikasi multimedia yang dibuat. 2. Menyimpan database secara berkala atau back up minimal 2 bulan sekali, sebagai dokumentasi di lingkungan Dinas Dikpora dengan mengexport ke format.txt, agar dapat di import kembali. 3. Mengupdate data jika ada perubahan. Misalkan pada aplikasi flash ada perubahan data pada visi dan misi atau sambutan kepala Dinas pada halama utama, kita dapat mengubahnya pada berita.txt (untuk mengubah sambutan kepala Dinas) menggunakan editor teks seperti textpad atau notepad. Maka data akan otomatis berubah pada tampilan flash (ekioskcs.exe). 14

15 5. Kesimpulan Dari uraian penjelasan dan pembahasan keseluruhan materi pada bab-bab sebelumnya dan dalam rangka mengakhiri pembahasan e-kiosk sebagai layanan informasi pada dinas pendidikan pemuda dan olahraga provinsi DIY telah diambil kesimpulan-kesimpulan pokok mengenai permasalahan diatas sebagai berikut: 1. Sistem yang ada selama ini belum terkomputersisasi sehingga mengakibatkan keterlambatan informasi kepada para tamu atau pengunjung. Dengan sistem yang baru, masalah tersebut dapat dicegah karena adanya pengolahan data dan pencarian data yang sudah terkomputerisasi sehingga lebih cepat dan efisien. 2. Informasi yang disajikan bersifat dinamis yakni mengikuti informasi yang ada di Dinas Dikpora sehingga mudah dipahami pengguna dengan struktur yang up to date. 3. Pengolahan data dinamis karena sudah dilengkapi dengan database menggunakan Adobe flash CS3 dengan mysql pada Phpmyadmin. 4. Adapun kelebihan yang didapat dengan adanya sistem baru, yakni: a) Membantu kelancaran, ketepatan, kecepatan, dan efisiensi mekanisme kerja dari sistem e-kiosk sehingga informasi dapat diperoleh dengan cepat mengingat citra Dikpora sebagai instansi yang akrab dengan teknologi. b) Mempermudah mengenalkan Dikpora kepada pengunjung Dinas Dikpora. 5. Sedangkan kekurangan yang sedang dipelajari dengan adanya sistem multimedia e-kiosk, antara lain : a) Aplikasi sejenis sulit dikembangkan karena diperlukan biaya besar dalam pengadaan e-kiosk dan kekurangan sumber daya manusia (programer) 15

16 DAFTAR PUSTAKA Hasanuddin, Noviyanto, Fiftin, 2000, Pemrograman Action Script dengan Adobe Flash CS3 5 dan Aplikasinya, Yogyakarta, Andi Offset, Laura Lemay, john M.Duff, L. Moheir,1997,Desain Grafik dan Halaman Web Nugroho,Bunafit,2004,PHP & mysql dengan Editor Dreamwaver MX, Yogyakarta,Andi Offset Raymond McLeod,jr.Sistem Informasi Manajemen (Edisi Ketiga:Jakarta:PT Prenhallindo,1995 Suyanto,2003, Multimedia Alat Untuk Meningkatkan Keunggulan Bersaing, Penerbit Andi Yogyakarta Tim Divisi Penelitian dan Pengembangan MADCOMS, Mahir dalam 7 hari Macromedia Flash Pro 8, 2006 Yogyakarta: Penerbit Andi Tim Divisi Penelitian dan Pengembangan MADCOMS, Panduan Lengkap Adobe Flash CS 3, 2008 Yogyakarta : Penerbit Andi Tim Divisi Penelitian dan Pengembangan MADCOMS, Panduan Lengkap Adobe Dreamwaver CS 3, 2008 Yogyakarta : Penerbit Andi