BAB II TINJAUAN PUSTAKA. Pengawasan intern merupakan kebijakan dari prosedur spesifikasi yang

Transkripsi

1 BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Pengetian dan Tujuan Pengawasan Intern 1. Pengertian Pengawasan Internal Pengawasan intern merupakan kebijakan dari prosedur spesifikasi yang dirancang untuk memberikan keyakinan yang memadai bagi manajemen bahwa sasaran dan tujuan penting bagi manajemen perusahaan dapat dipenuhi. Mulyadi (2001:165) memberikan defenisi terhadap pengawasan intern sebagi berikut Pengendalian Intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk menjaga kekayaan organisasi dan mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi, dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Dari defenisi ini dapat diketahui bahwa pengawasan intern tidak terbatas hanya pada rencana organisasi, namun juga prosedur dan catatan yang berkaitan denan proses keputusan yang mengarah kepada otorisasi manajemen yang secara langsung berhubungan dengan tanggung jawab untuk mencapai tujuan organisasi. Pengertian diatas secara garis besar mengelompokkan metode dan tujuantujuan struktur pengawasan intern menjadi dua bagian besar. Tujuan pertama merupakan tujuan dari salah satu bagian pengawasan intern, yang sering disebut pengawasan intern akuntansi, yaitu menjaga kekayaan organisasi serta mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi. Sedangkan tujuan kedua adalah bagian dari pengawasan intern lainnya yang dikenal dengan pengawasan intern

2 adiministrasi, yaitu memajukan efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Pengertian pengawasan intern menurut Standar Profesional Akuntan Publik (2001:SA Part06) disebutkan : Pengawasan Intern merupakan suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen, dan personel lain entitas - yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan yaitu (a) keandalan pelaporan keuangan, (b) efektifitas dan efisiensi operasi, dan (c) kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku. Sesuai pendapat Ikatan Akuntan Indonesia dalam buku Standar Profesional Akuntan Publik (2001:SA seksi part 07) dinyatakan bahwa pengendalian intern terdiri dari 5 komponen yang saling terkait yaitu : a. Lingkungan pengendalian menetapkan corak suatu organisasi, mempengaruhi kesadaran pengendalian orang-orangnya. Lingkungan pengendalian merupakan dasar untuk semua komponen pengendalian intern, menyediakan disiplin dan struktur. b. Penaksiran resiko adalah identifikasi entitas dan analisis terhadap risiko yang relevan untuk mencapai tujuannya, membentuk suatu dasar untuk menentukan bagaimana risikoharus dikelola. c. Aktivas pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang membantu menjamin bahwa arahan manajemen dilaksanakan. d. Informasi dan komunikasi adalah pengidentifikasian, penangkapan dan pertukaran informasi dalam suatu bentuk dan waktu yang memungkinkan orang melaksanakan tanggung jawab mereka. e. Pemantauan adalah proses yang menentukan kualitas kinerja pengendalian intern sepanjang waktu Sedangkan Committee of Sponsoring Organization dari Treadway Committee ( COSO ), M. Guy (2002:226) memberikan pengertian pengawasan intern sebagai berikut : Pengendalian Intern adalah sebuah proses yang dihasilkan oleh dewan direksi entitas, manajemen dan personel lainnya, yang dirancang untuk memberikan kepastian yang layak dalam pencapaian tujuan kategorikategori berikut : (1) keandalan (reliabilitas) laporan keuangan, (2)

3 ketaatan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku, dan (3) efektifitas dan efisiensi operasi. Suatu pengawasan intern dapat dikatakan baik apabila memiliki cirri-ciri sebagai berikut M. Guy (2002:233) : a. Suatu struktur organisasi yang di dalamnya terdapat pemisahan tanggung jawab fungsional yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. b. Suatu sistem yang mencakup prosedur otorisasi dan pencatatan yang sesuai agar memungkinkan pengendalian yang wajar atas harta, hutang, pendapatan, dan biaya. c. Cara kerja yang wajar harus digunakan dalam pelaksanaan tugas dan fungsi masing-masing bagian organisasi, dan d. Kepegawaian dengan mutu yang sepadan dengan tanggung jawabnya sesuai dengan bidang yang dikerjakannya. Keempat ciri diatas mempunyai peran yang sama penting. Kelemahan yang menonjol pada salah satu ciri diatas dapat menghambat terwujudnya tujuan sistem itu sendiri. Diperlukan suatu kerja sama diantara ciri-ciri pengawasan intern tersebut. Suatu sistem yang baik pada suatu perusahaan belum tentu baik untuk perusahaan yang lain, walaupun kedua perusahaan sejenis dilihat dari aktifitas usahanya. Banyak faktor yang menentukan bentuk pengawasan intern perusahaan tersebut, seperti kemampuan struktur organisasi perusahaan dalam melaksanakan pengawasan intern, tingkat keahlian karyawan, yang namun semua itu memiliki cirri-ciri yang sama dalam pengawasan intern. 2. Tujuan Pengawasan Intern Istilah pengawasan intern banyak dibahas dalam auditing. Untuk mengetahui sistim pengawasan intern yang baik tidak hanya dapat ditinjau dari satu sisi. Pengawasan intern atau lebih luasnya sistim pengawasan manajemen

4 merupakan keseluruhan paket, metode dan prosedur yang dianut oleh manajemen dalam suatu organisasi dalam usaha mencapai tujuan perusahaan yang diembannya. Defenisi sistim pengawasan intern tersebut menekankan tujuan yang hendak dicapai, dan bukan pada unsur-unsur yang membentuk sistim tersebut. Dengan demikian, pengertian pengawasan intern tersebut diatas berlaku baik dalam perusahaan yang mengolah informasinya secara manual, dengan mesin pembukuan maupun dengan computer. Menurut Mulyadi (2001:163), ada empat tujuan sistim pengawasan intern, yaitu : a. Menjaga kekayaan organisasi b. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi c. Mendorong efisiensi d. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen Ad. 1 Menjaga Harta Perusahaan Adanya pengawasan intern untuk menghindari kemungkinan penyelewengan harta dari kekayaan perusahaan dan memisahkan harta dengan biaya-biaya lainnya. Dengan cara mempertanggungjawabkan transaksi yang berkaitan dengan pembelian dan penjualan, melindungi harta melalui sistem pengawasan intern yang melekat dan menetapkan bagian harta yang dikonsumsikan.

5 Ad. 2 Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi Tujuan dari internal check adalah untuk mencegah kesalahan dalam pekerjaan akuntansi baik yang disengaja atau tidak disengaja. Jika suatu kesalahan dapat dihindari maka dianggap bahwa laporan akuntansi menyajikan informasi yang dapat diandalkan. Oleh karna itu transaksi-transaksi dilaksanakan sesuai dengan persetujuan dengan atau wewenang pimpinan, dan juga transaksi-transaksi tersebut dicatat sedemikian rupa sehingga memungkinkan dibuatnya laporan keuangan yang sesuai dengan prinsip-prinsip akuntansi. Ad. 3 Mendorong efisiensi Efisiensi didalam perusahaan dapat dilakukan dengan adanya pembagian tanggung jawab. Pada umumnya satu bagian tidak boleh bertanggung jawab untuk melaksanakan semua tahapan-tahapan transaksi. Pembagian tanggung jawab tersebut harus memisahkan operasi, penyimpanan dan pembukuan. Maka dengan adanya pembagian tanggung jawab dapat meningkatkan kecermatan tanpa memerlukan duplikasi atau pemborosan tenaga. Ad. 4 Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen Jika manajemen telah menetapkan tujuan dan menyusun organisasi yang tepat maka haruslah ada wewenang dan prosedur pembukuan yang sesuai untuk memastikan tugas itu dilaksnakan dengan cara memuaskan. Sistem merupakan alat bagi manajemen untuk mengadakan pengawasan terhadap operasi dan transaksi-transaksi, dilakukan melalui prosedur yang telah ditetapkan terlebih dahulu. Supaya prosedur-prosedur tersebut dapat dipahami oleh karyawan perusahaan, maka dibuat pedoman prosedur ( procedure manual ) yang

6 menunjukkan arus dokumen dalam prosedur, pekerjaan yang harus dilakukan dalam masing-masing prosedur dan rekening - rekening yang akan dipakai dalam mencatat transaksi-transaksi tersebut. Audit kepatuhan ( Compliance audit ) juga merupakan salah satu tujuan sistem pengawasan intern. Menurut William C.Boynton, Raymond N.Johnson dan Walter G.Kell ( 2002:6 ), audit kepatuhan berkaitan dengan kegiatan memperoleh dan memeriksa bukti-bukti untuk menetapkan apakah kegiatan keuangan atau operasi suatu entitas telah sesuai dengan persyaratan, ketentuan atau peraturan tertentu. Jelaslah bahwa tujuan pengawasan intern adalah untuk keandalan pelaporan keuangan termasuk menjaga integritas informasi akuntansi, melindungi aktiva perusahaan terhadap kecurangan, pemborosan, pencurian yang dilakukan oleh pihak didalam maupun diluar perusahaan, dan juga harus memudahkan pelacakan kesalahan baik yang disengaja ataupun tidak sehingga memperlancar proses audit jika dilaksanakan. Tujuan berikut adalah tercapainya efektivitas dan defisiensi organisasi perusahaan dan dipatuhinya hukum dan peraturan-peraturan yang berlaku. B. Unsur-Unsur Pengawasan Intern Dalam konsep dan pengertian pengawasan intern yang baru atau menurut M.Guy (2002:226), terdapat lima unsur pengawasan intern. Kelima unsur pengawasan intern tersebut yaitu: a. Lingkungan pengawasan ( Contol Environment ) b. Penilaian resiko ( Risk Assessment ) c. Informasi dan komunikasi ( Information and Communication)

7 d. Aktivitas Pengawasan ( Control Activities) e. Pemantauan ( Monitoring ) Kelima unsur tersebut dapat diterapkan dengan tingkat formalitas dan spesifikasi implementasi yang berbeda berdasarkan pertimbangan logis dan praktis, tergantung jenis dan ukuran perusahaan. Suatu satuan usaha yang relatif lebih kecil, dapat memperlunak kelemahan melalui pengembangan budaya yang memberikan penekanan atau integritas, nilai etika dan kompetensi. a. Lingkungan Pengawasan ( Control Environment ) Lingkungan pengawasan terdiri dari tindakan, kebijakan dan prosedur yang mencerminkan keseluruhan sikap manajemen puncak dan pemilik perusahaan terhadap pengawasan intern perusahaan. Lingkungan pengawasan merupakan kombinasi pengaruh dari berbagai faktor yang membentuk, memperkuat atau memperlemah efektivitas kebijakan dan prosedur tertentu didalam perusahaan. Faktor-faktor yang mempengaruhi lingkungan pengawasan yaitu, M. Guy (2002:229): Integritas dan nilai-nilai etis Komitmen terhadap kompetensi Partisipasi dewan direksi dan komite audit Gaya operasi dan filosofi manajemen Struktur organisasi Pendelegasian wewenang dan tanggung jawab Kebijakan dan praktik sumber daya manusia dan aplikasinya Pengendalian organisasi dan operasional yang efektif tergantung pada sikap pimpinan perusahaan. Jika pimpinan merasa bahwa pengawasan intern bukan dan tidak mendapat perhatian yang berarti, maka pengawasan intern tersebut tidak akan tercapai.

8 b. Penilaian Resiko ( Risk Assessment ) Penilaian resiko adalah identifikasi, analisis dan manajemen resiko entitas harus memperhatikan keadaan serta kejadian internal dan eksternal yang dapat sangat mempengaruhi kemampuannya dalam mencatat, memproses dan melaporkan data keuangan yang konsisten dengan asersi manajemen dalam laporan keuangan, contoh-contoh resiko seperti itu adalah sistem informasi yang baru atau diperbaiki, teknologi baru dan operasi luar negri yang baru. c. Informasi dan Komunikasi ( Information and Comunication ) Sistim Informasi Pelaporan Keuangan, yang mencakup sistim akuntansi, terdiri dari metode dan catatan yang ditetapkan untuk mengidentifikasi, menyatukan, menganalisis, mengklarifikasi, mencatat dan melaporkan transaksi entitas ( kejadian dan kondisi ) serta untuk mempertahankan akuntabilitas atas aktiva dan kewajiban yang berkaitan. d. Aktivitas Pengawasan ( Control Activities ) Aktivitas pengawasan merupakan kebijakan dan prosedur yang diciptakan untuk mencapai tujuan perusahaan selain dari sistim akuntansi dan unsur-unsur lingkungan pengawasan. Pada dasarnya aktivitas pengawasan adalah : Prosedur otorisasi yang seharusnya dan jelas Pembagian tugas yang jelas Perancangan dan penggunaan dokumen yang seharusnya Pengamanan yang cukup atas akses penggunaan aktiva dan catatannya Pengecekan pekerjaan secara independent atas jumlah yang dicatat.

9 Berdasarkan uraian diatas, jelas terlihat bahwa pengawasan intern mengalami suatu hal yang penting bagi manajemen perusahaan dalam mencapai tujuan perusahaan. Dengan adanya pengawasan intern, maka tujuan perusahaan dapat dilaksanakan dengan cepat. Hal-hal yang dapat menghambat laju perkembangan perusahaan dapat dideteksi penyebabnya dengan segera. Hal ini disebabkan karena tujuan dari pengawasan intern adalah menciptakan kehandalan laporan keuangan, efektifitas dan efisiensi operasi, ketaatan atas ketentuan dan peraturan yang berlaku, dan menjaga kekayaan perusahaan. e. Pemantauan ( Monitoring ) Pemantauan merupakan kebijakan dan prosedur yang dibuat untuk membantu menjamin bahwa arahan manajemen telah dijalankan dengan tepat dan benar. Ada banyak pemantauan potensial yang bias digunakan oleh perusahaan. Salah satunya adalah pemantauan akuntansi yang dirancang untuk memberikan jaminan yang masuk akal bahwa tujuan aktivitas pengawasan telah dipenuhi sebagaimana mestinya. Suatu prosedur dirancang untuk memudahkan pelaksanaan kegiatan yang rutin terjadi. Oleh karana itu, dalam suatu perusahaan diperlukan suatu sistim yang dapat menangani kegiatan yang terjadi, salah satunya adalah penganganan dalam akuntansi. Sistim akuntansi yang efektif dan efisien harus mempertimbangkan pembuatan metode dan catatan transaksi yang akan : Mengidentifikasi dan mencatat seluruh transaksi yang sah Menggambarkan transaksi yang tepat waktu dan terperinci Mengukur nilai transaksi yang tepat waktu dan terperinci

10 Menentukan periode terjadinya transaksi pada periode semestinya Menyajikan dengan semestinya dalam laporan keuangan Untuk mencapai tujuan pengawasan intern, sistim akuntansi harus berfungsi secara efektif sampai kepada pelaporan dan penggunaan sumber daya yang ada. Pada intinya konsep pengawasan intern didasarkan atas dua premis utama, yaitu tanggungjawab manajemen dan jaminan yang memadai. Hal ini dilaksanakan melalui kewajiban dalam pemeliharaan catatan-catatan yang memadai untuk menjaga harta dan menganalisa pembebasan tanggung jawab. Oleh sebab itu setiap individu dalam menajemen perusahaan harus diberi tanggung jawab untuk tugas dan fungsi tertentu. Alasan diberikan tanggung jawab adalah karena : Tanggung jawab harus ditetapkan secara jelas untuk menggambarkan lingkungan masalah dan mengarahkan perhatian kepada hal tersebut, dan Apabila karyawan telah memahami secara jelas ruang lingkup tanggung jawabnya, maka mereka akan terdorong bekerja lebih keras untuk pengendalian tanggung jawab tersebut. C. Prosedur Penjualan Kredit Menurut Mulyadi ( 2001: 219) jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit adalah sebagai berikut: 1. Prosedur order penjualan 2. Prosedur persetujuan kredit 3. Prosedur pengiriman 4. Prosedur penagihan 5. Prosedur pencatatan piutang 6. Prosedur distribusi penjualan 7. Prosedur pencatatan harga pokok penjualan

11 Ad. 1 Prosedur Order Penjualan Dalam prosedur ini, bagian penjualan menerima order dari pelanggan yang dapat dilakukan melalui surat, telepon, di toko, melalui wiraniaga di lapangan, ataupun melalui website. Order pelanggan ini dapat berupa purchase order dari pelanggan ataupun sales order yang dibuat oleh wiraniaga perusahaan. Kemudian bagian order penjualan membuat shipping order ( surat order pengiriman ) dan mengirimkannya kepada berbagai fungsi lain. Ad. 2 Prosedur Persetujuan Kredit Dalam prosedur ini, bagian order penjualan meminta persetujuan penjualan kredit dari bagian kredit dengan mengirimkan tembusan kredit dari surat order pengiriman. Penentuan pemberian kredit dapat dilakukan dengan melihat status kredit pelanggan, apakah masih ada kredit jatuh tempo yang belum dibayar atau apakah kredit yang akan diberikan melewati batas kreditnya. Perusahaan akan melakukan investigasi lengkap pada pelanggan baru untuk menentukan batas kredit. Jika batas kredit sudah ditentukan, pemeriksaan kredit mungkin hanya merupakan langkah untuk memastikan bahwa kredit yang diberikan pada saat penjualan tidak melebihi batas kredit yang sudah ditentukan. Setelah pemberian kredit telah mendapatkan persetujuan, maka diperiksa apakah persediaan yang ada mencukupi untuk memenuhi pesanan. Tembusan kredit akan ditambahkan pada arsip order pelanggan. Ad. 3 Prosedur Pengiriman Dalam prosedur ini, bagian pengiriman mengirimkan barang kepada pembeli sesuai dengan informasi yang tercantum dalam surat order pengiriman

12 yang diterima dari bagian order penjualan. Berdasarkan surat order pengiriman tersebut, bagian gudang menidentifikasi produk dan jumlah produk yang harus diambil dari gudang. Dokumen tersebut juga memberikan persetujuan formal bagi petugas gudang untuk menyerahkan barang. Surat order pengiriman beserta barang dikirimkan ke bagian pengiriman dan petugas kemudian menyesuaikan data catatan persediaan untuk menggambarkan penurunan persediaan. Sebelum menerima barang dan surat order pengiriman dari bagian gudang, bagian pengiriman menerima empat tembusan surat order pengiriman dari bagian order penjualan berupa surat order pengiriman asli, packing slip, dan surat muat beserta salinannya. Bagian pengiriman melakukan perhitungan fisik barang untuk disesuaikan dengan yang tercantum di dokumen yang diterimanya. Rekonsiliasi barang yang diterima dari gudang dengan informasi penjualan yang sudah diterima terlebih dahulu sangat penting untuk mendeteksi terjadinya kesalahan sebelum pengiriman barang. Petugas pengiriman kemudian menempelkan packing slip pada pembungkus barang dan menyerahkannya pada perusahaan jasa pengiriman beserta surat muat. Salinan surat order pengiriman disimpan di bagian pengiriman. Surat order pengiriman asli dan surat muat diserahkan kepada bagian order penjualan untuk menunjukkan bahwa barang telah dikirimkan. Bagian order penjualan kemudian mencatat tanggal pengiriman pada sales order follow-up copy dan memindahkannya ke arsip pengiriman yang telah dipenuhi. Surat order pengiriman dan surat muat diteruskan kebagian penagihan.

13 Ad. 4 Prosedur Penagihan Dalam prosedur ini, bagian penagihan membuat faktur penjualan dan mengirimkannya kepada pembeli. Bagian penagihan menerima surat order pengiriman dan surat muat dari bagian order penjualan kemudian menyiapkan faktur penjualan yang berisi data-data yang diperlukan untuk penagihan kepada konsumen. Faktur asli dikirim kepada pelanggan. Salinan kedua dikirim kepada bagian piutang bersama dengan surat muat. Salinan ketiga dan keempat dikirim kepada bagian kartu persediaan dan bagian jurnal. Salinan kelima merupakan tembusan untuk wiraniaga. Ad. 5 Prosedur Pencatatan Piutang Dalam prosedur ini, bagian piutang akan memutakhirkan buku besar pembantu piutang berdasarkan surat order pengiriman, surat muat, dan faktur yang diterimanya serta menyimpan dokumen-dokumen tersebut sesuai urutan nomornya. Setiap pelanggan mempunyai data pada buku besar pambantu piutang yang berisi informasi mengenai nama pelanggan, alamat pelanggan, data kredit, tanggal transaksi, nomor tagihan, pembayaran kredit, return dan saldo piutang. Tembusan faktur yang diterima oleh bagian kartu persediaan digunakan untuk memutakhirkan buku besar pembantu persediaan. Faktur ini kemudian diarsipkan oleh bagian ini. Bagian jurnal yang menerima tembusan faktur dari bagian penagihan mencatat transaksi dalam jurnal penjualan dan mengarsipkan faktur.

14 Ad. 6 Prosedur Distribusi Penjualan Bagian jurnal juga bertugas untuk membuat laporan penjualan. Jenis laporan penjualan ini akan mempengaruhi prosedur distribusi penjualan. Defenisi distribusi menurut Mulyadi (2001: 278 ): Distribusi adalah prosedur peringkasan rincian yang tercantum dalam media ( faktur penjualan misalnya ) dan pengumpulan total ringkasan tersebut untuk keperluan pembuatan laporan. Jika diterapkan dalam penjualan, distribusi penjualan adalah prosedur peringkasan rincian yang tercantumdalam faktur penjualan ( misalnya hasil penjualan menurut daerah pemasaran ) dan pengumpulan total ringkasan penjualan menurut daerah pemasaran tersebut untuk keperluan pembuatan laporan hasil penjualan menurut daerah pemasaran. Klasifikasi yang dapat digunakan dalam distribusi penjualan antara lain klasifikasi produk, pramuniaga, pelanggan, metode penjualan, daerah pemasaran, saluran distribusi dan sebagainya. Ad. 7 Prosedur Pencatatan Harga Pokok Penjualan Dari buku besar tambahan persediaan, secara periodik bagian kartu persediaan membuat rekapitulasi harga pokok penjualan dan membuat bukti memorialnya untuk kemudian dikirim ke bagian jurnal. Selanjutnya, berdasarkan rekapitulasi harga pokok penjualan dan bukti memorial tersebut, bagian jurnal mencatat harga pokok penjualan dalam jurnal umum serta mengarsipkan rekapitulasi harga pokok penjualan dan bukti memorial tersebut. Flowchart prosedur penjualan kredit seperti yang dijabarkan diatas disajikan dalam lampiran.

15 D. Prosedur Penagihan Piutang dan Penerimaan Kas 1. Prosedur Penagihan Piutang Sumber penerimaan kas suatu perusahaan yang umumnya melakukan penjualan secara kredit adalah berasal dari pelunasan piutang para debiturnya. Mulyadi (2001: 482) menyatakan bahwa Penerimaan kas dari piutang dapat dilakukan melalui berbagai cara : (1) melalui penagih perusahaan, (2) melalui pos, (3) melalui lock-box-collection plan. 1. Prosedur penagihan piutang melalui penagih perusahaan : Bagian piutang memberikan daftar piutang yang sudah saatnya ditagih kepada bagian penagihan. Bagian penagihan mengirimkan penagih, yang merupakan karyawan perusahaan, untuk melakukan penagihan kepada debitur. Bagian penagihan menerima cek atas nama dan surat pemberitahuan ( remmittance advice ) dari debitur. Bagian penagihan menyerahkan cek kepada bagian kasa. Bagian penagihan menyerahkan surat pemberitahuan kepada bagian piutang untuk kepentingan posting ke dalam kartu piutang. Bagian kasa mengirim kuitansi sebagai tanda penerimaan kas kepada debitur. Bagian kasa menyetorkan cek ke bank, setelah cek atas cek tersebut dilakukan endorsement oleh pejabat yang berwenang. Bank perusahaan melakukan clearing atas cek tersebut ke bank debitur.

16 Flowchart prosedur penjualan kredit seperti yang dijabarkan diatas disajikan dalam lampiran. 2. Prosedur penagihan piutang melalui pos: Bagian penagihan mengirim faktur penjualan kredit kepada debitur pada saat transaksi penjualan kredit terjadi. Debitur mengirim cek atas nama yang dilampiri surat pemberitahuan melalui pos. Bagian sekretariat menerima cek atas nama dan surat pemberitahuan ( remmittance advice) dari debitur. Bagian sekretariat menyerahkan cek kepada bagian kasa. Bagian sekretariat menyerahkan surat pemberitahuan kepada bagian piutang untuk kepentingan posting kedalam kartu piutang. Bagian kasa mengirim kuitansi kepada debitur sebagai tanda terima pembayaran dari debitur. Bagian kasa menyetorkan cek ke bank,setelah cek atas cek tersebut dilakukan endorsement oleh pihak yang berwenang. Bank perusahaan melakukan clearing atas cek tersebut ke bank debitur. Flowchart prosedur penjualan kredit seperti yang dijabarkan diatas disajikan dalam lampiran. 3. Lock Box Collection Plan Lock box adalah suatu alamat pos dimana pelanggan mengirim cek dan surat pemberitahuannya. Lock-box-collection plan dapat mengatasi masalah perusahaan yang debiturnya tersebar luas di berbagai daerah geografis dengan

17 pembuatan post-office box ( PO Box) di kota yang jumlah debiturnya banyak. Perusahaan kemudian membuka rekening giro di bank yang terletak di kota yang sama dengan PO Box tersebut. Prosedur penagihan piutang melalui lock-box-collection plan : Bagian penagihan mengirim faktur penjualan kredit kepada debitur pada saat transaksi penjualan kredit terjadi. Debitur melaksanakan pembayaran utangnya pada saat faktur jatuh tempo dengan mengirimkan cek dan surat pemberitahuan kepada PO Box di kota terdekat. Bank membuka PO Box dan mengumpulkan cek dan surat pemberitahuan yang diterima oleh perusahaan. Bank membuat daftar surat pemberitahuan. Dokumen inidilampiri dengan surat pemberitahuan dikirimkan oleh bank ke bagian sekretariat. Bank mengurus check clearing. Bagian sekretariat menyerahkan surat pemberitahuan kepada bagian piutang untuk mengkredit rekening pembantu piutang debitur tersebut. Bagian sekretariat menyerahkan daftar surat pemberitahuan ke bagian kasa. Bagian kasa menyerahkan daftar surat pemberitahuan ke bagian jurnal untuk dicatat di dalam jurnal penerimaan kas. Flowchart prosedur penjualan kredit seperti yang dijabarkan diatas disajikan dalam lampiran.

18 Kebanyakan pelanggan akan melunasi saldo utang mereka ataupun melakukan pembayaran angsuran setelah menerima pernyataan piutang yang biasanya dikirim oleh perusahaan setiap bulan atau yang disebut dengan monthly statement. Pernyataan piutang menurut Mulyadi ( 2001 : 270 ) adalah formulir yang menyajikan jumlah kewajiban debitur pada tanggal tertentu dan ( dalam pernyataan piutang bentuk tertentu ) disertai dengan rinciannya. Bentuk pernyataan piutang perusahaan tergantung pada cara perusahaan memutakhirkan catatan piutangnya. Penyesuaian saldo piutang dapat dilakukan dengan dua metode, yaitu dengan metode open invoice dan dengan metode balance forward. Perbedaannya terletak pada kapan pelanggan melakukan pembayaran, bagaimana pembayaran itu diaplikasikan untuk memutakhirkan catatan piutang dan format dari pernyataan piutang yang dikirim kepada pelanggan. Dengan metode open invoice, pelanggan membayar per faktur. Dua salinan faktur dikirim kepada pelanggan dan satu salinan yang disebut dengan surat pemberitahuan akan dikirim kembali pada saat pembayaran. Pernyataan piutang dalam metode ini berisi daftar faktur-faktur yang belum dilunasi oleh debitur pada tanggal tertentu disertai dengan tanggal faktur dan jumlah rupiahnya. Dengan metode balance forward, pelanggan membayar berdasarkan jumlah yang tertera pada pernyataan piutang. Pernyataan piutang berisi daftar penjualan dan pembayaran yang terjadi bulan sebelumnya dan saldo piutang pelanggan. Pernyataan piutang biasanya memuat bagian yang bisa dirobek yang berisi informasi mengenai nama pelanggan, nomor rekeningnya dan saldo piutang.

19 Pada saat pembayaran, pelanggan akan diminta mengembalikan potongan ini yang berfungsi sebagai surat pemberitahuan. Supaya arus penerimaan kas lebih seragam pada metode balance forward, perusahaan dapat melakukan penagihan bersiklus ( cycle billing ) untuk mempersiapkan dan mengirimkan pernyataan piutang kepada pelanggan. Jika semua pelanggan dikirimi pernyataan piutang pada akhir bulan, pekerjaan memposting media ke dalam pernyataan piutang dan kartu piutang akan menumpuk pada akhir bulan. Demikian juga arus penerimaan kas sepanjang bulan tidak akan seragam. Dalam metode penagihan bersiklus, pekerjaanposting ke dalam kartu piutang dan pernyataan piutang tersebar merata ke dalam hari kerja selama sebulan. Setiap pelanggan akan menerima pernyataan piutang pada tanggal hari kerja yang sama setiap bulan dan harus membayar tagihan mereka dalam jangka waktu tertentu setelah mereka menerima tagihan. Bagi pelanggan yang terlambat membayar, umumnya akan diberi peringatan kedua mengenai saldo yang jatuh tempo. Selanjutnya peringatan terakhir ( deliquency notice ) mungkin dikirimkan. Jika pembayaran masih belum diterima, perusahaan dapat menyewa biro penagihan, menggunakan jasa anak piutang ( factoring ), atau akhirnya menghapus saldo tersebut. 2. Prosedur Penerimaan Kas Penerimaan kas perusahaan berasal dari dua sumber utama, yaitu penerimaan kas berasal dari penjualan tunai dan penerimaan kas dari piutang. Sebagaimana telah dijelaskan sebelumnya bahwa sistem akuntansi kas terdiri dari

20 metode dan catatan yang diciptakan untuk mengindentifikasi, menghimpun, menganalisis, mengelompokkan, mencatat dan melaporkan transaksi satuan usaha selama satu periode akuntansi. Ada banyak sumber penerimaan kas yang bisa diperoleh oleh perusahaan, akan tetapi penerimaan kas menurut Mulyadi (2001:455) akan diperoleh melalui : 1. Penjualan Tunai 2. Piutang Ad. 1 Penjualan Tunai Penjualan tunai dilaksanakn oleh perusahaan dengan cara mewajibkan pembeli melakukan pembayaran harga barang lebih dahulu sebelum barang diserahkan oleh perusahaan kepada pembeli. Setelah uang diterima oleh perusahaam, barang kemudian diserahkan kepada pembeli dan transaksi penjualan tunai kemudian dicatat oleh perusahaan. Berdasarkan sistem pengawasan intern yang baik, sistim penerimaan kas dari penjualan tunai mengaharuskan : a. Penerimaan kas dalam bentuk tunai harus segera disetor ke bank dalam jumlah penuh dengan cara melibatkan pihak lain selain kasir untuk melakukan internal check. b. Penerimaan kas dari penjualan tunai dilakukan melalui transaksi kartu kredit, yang melibatkan bank penerbit kartu kredit dalam pencatatan transaksi penerimaan kas.

21 Fungsi yang terkait dalam system penerimaan kas dari penjualan tunai adalah : a. Fungsi penjualan Dalam tansaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima order pembeli, mengisi faktur penjualan tunai dan menyerahkan faktur tersebut kepada pembeli untuk kepentingan pembayaran harga barang ke fungsi kas. b. Fungsi Kas Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, fungsi ini bertanggung jawab sebagai penerima kas dari pembeli. c. Fungsi gudang Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, fungsi ini bertanggungjawab untuk menyiapkan barang yang dipesan oleh pembeli serta menyerahkan barang tersebut ke fungsi pengiriman. d. Fungsi Pengiriman Fungssi ini bertanggung jawab untuk memebungkus barang dan menyerahkan barang yang telah dibayar kepada pembeli. e. Fungsi Akuntansi Fungsi ini bertanggung jawab sebagai pencatat transaksi penjualan dan penerimaan kas dan pembuat laporan penjualan. Ad. 2 Piutang Berdasarkan sistem pengawasan intern yang baik, sistm penerimaan kas dari piutnag harus menjamin diterimanya kas dari customer/ vendor oleh perusahaan, bukan oleh karyawan yang tidak berhak menerimanya. Menurut

22 Mulyadi (2001:492) prosedur penerimaan kas yang membentuk sistem penerimaan kas dari piutang : melalui penagih perusahaan, melalui pos,dan melalui lock-box-collection plan. a. Penagih perusahaan Menurut sisim pengawasan intern yang baik, semua penerimaan kas dari vendor/ customer harus dalam bentuk cek atas nama atau giro bilyet. b. Melalui Pos Jika penerimaan kas dari piutang dilaksanakan melalui pos, maka yang bertanggung jawab untuk menerima surat beserta cek adalah bagian sekretaris. c. Melalui lock box collection plan Dalam sistim penerimaan kas ini, perusahaan membuka pos office box ( PO BOX ) dikota yang jumlah debiturnya banyak. Perusahaan membuka rekening giro di kota yang terletak dikota yang sama dengan PO BOX tersebut. Fungsi yang terkait dalam system penerimaan kas dari piutang adalah : a. Fungsi Sekretaris Sekretaris bertanggungjawab dalam penerimaan cek dan surat pemberitahuan melalui pos dan dari para debitur perusahaan. Fungsi ini bertugas untuk membuat daftar surat pemberitahuan atas dasar surat pemberitahuan yang diterima bersama cek dari para debitur. b. Fungsi penagih Jika perusahaan melakukan penagihan piutang langsung kepada debitur melalui penagih perusahaan, fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan

23 penagihan kepada para debitur perusahaan berdasarkan daftar piutang yang ditagih yang dibuat fungsi akuntansi. c. Fungsi Kas Fungsi ini bertanggungjawab atas penerimaan cek dari fungsi sekretaris ( jika penerimaan dari piutng dilaksanakan melalui pos ) atau dari fungsi penagihan ( jika penerimaan kas dari piutang dilaksanakan melalui penagih perusahaan ). Fungsi kas bertanggungjawab untuk menyetorkan kas yang diterima dari berbagai fungsi tersebut segera ke bank dalam jumlah penuh. d. Fungsi akuntansi Fungsi ini bertanggungjawab dalam pencatatan penerimaan kas dari piutang kedalam jurnal penerimaan kas dan berkurangnya piutang kedalam kartu piutang. e. Fungsi pemeriksa intern Fungsi ini bertnggungjawab dalam melaksanakan perhitungan kas yang ada ditangan fungsi kas secara periodik. Disamping itu fungsi ini bertanggungjawab dalam melakukan rekonsiliasi bank, untuk mengecek ketelitian catatan kas yang diselenggarakan oleh funsi akuntasi. Adapun prosedur penerimaan kas yaitu sebagi berikut: Menurut Zaki Baridwan (1994:157), prosedur penerimaan uang melibatkan beberapa bagian dalam perusahaan agar transaksi penerimaan uang tidak terpusat pada suatu bagian saja, hal ini perlu agar dapat memenuhi prinsip-prinsip internal kontrol. Bagian bagian yang terlibat dalam prosedur penerimaan uang adalah bagian surat masuk, kasir, piutang dan bagian pemeriksa intern.

24 Bagian Surat Masuk Bagian surat masuk bertugas menerima semua surat-surat yang diterima perusahaan. Surat-surat yang berisi pelunasan piutang harus dipisahkan darisuratsurat lainnya. Setiap hari bagian surat masuk membuat daftar penerimaan uang harian, mengumpulkan cek dan remittance advice. Kecocokan antara jumlah dalam cek dengan jumlah dalam remittance advice menjadi tanggung jawab bagian surat masuk. Sesudah daftar penerimaan uang harian selesai dikerjakanoleh bagian surat masuk maka daftar tersebut didistribusikan sebagai berikut : satu lembar bersama dengan cek diserahkan pada kasir satu lembar bersama dengan remittance advice diserahkan kepada seksi piutang. Apabila dalam surat yang diterima oleh bagian surat masuk tidak terdapat remittance advice, maka amplop dari langganan dapat digunakan sebagai remittance advice sesudah ditulis jumlah rupiahnya pada halaman muka amplop. Kasir Kasir bertugas menerima uang yang berasal dari bagian surat masuk, pembayaran langsung atau dari penjualan oleh salesman. Setiap hari kasir membuat bukti setor ke bank dan menyetorkan semua uang yang diterimanya. Agar penerimaan uang ini dapat diawasi dengan baik maka satu lembar bukti setor dari bank langsung dikirimkan ke bagian akuntansi. Bukti setor yang diterima di bagian akuntansi dicocokkan denga daftar penerimaan uang yang diubat oleh bagian surat masuk dan oleh kasir. Salah satu cara pengawasan penerimaan uang

25 langsung oleh kasir dapat dilakukan dengan dibuatnya bukti kas masuk yang diberi nomor urut yang dicetak. Departemen piutang Petugas departemen piutang melakukan proses posting bukti pembayaran pada rekening pelanggan dibuku besar pembantu piutang. Setelah proses posting, bukti pembayaran diarsipkan untuk jejak audit. Pada akhir hari, petugas departemen piutang meringkas rekening buku pembantu piutang dan menyerahkan ringkasannya ke departemen buku besar umum. Secara berkala departemen buku besar menerima dokumen jurnal dari departemen penerimaan tunai dan ringkasan rekening dari departemen piutang. Petugas melakukan proses posting dari dokumen jurnal ke rekening control piutang dan rekening control kas, mencocokkan rekening kontrol piutang dengan ringkasan buku besar pembantu piutang dan arsip dari dokumen jurnal. Departemen pengawasan Secara berkala ( mingguan atau bulanan ) petugas pengawasan dari departemen pengawasan ( atau karyawan yang tidak terkait dengan prosedur penerimaan tunai ) mencocokkan penerimaan tunai dengan membandingkan dokumen-dokumen berikut : 1. Salinan dari bukti pembayaran 2. Slip setoran bank yang diterima dari bank 3. Dokumen jurnal dari departemen penerimaan tunai dan departemen piutang.

26 E. Pengawasan Intern Penjualan Kredit Setiap kegiatan membutuhkan sistim pengawasan yang berlainan sesuai dengan jenis kegiatan. Suatu sistim pengawasan adalah efektif, bilamana sistim pengawasan itu memenuhi prinsip fleksibel. Ini berarti bahwa sistim pengawasan itu tetap dapat dipergunakan, meskipun terjadi perubahan-perubahan terhadap rencana diluardugaan. Demikian halnya dalam aktivitas penjualan kredit memerlukan petunjuk-petunjuk sebagai pengawas yang akan mengarahkan seluruh aktivitas penjualan kredit ke proses penjulan kredit yang sebenarnya. Menurut Mulyadi (2001:220) untuk merancang unsur-unsur pengendalian intern yang diterapkan dalam sistem penjualan kredit, unsur pokok pengendalian intern terdiri dari organisasi, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan, serta praktik yang sehat. Unsur pengendalian intern penjualan kredit tersebut dijelaskan sebagai berikut. Organisasi 1. Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kredit 2. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penjualan dan fungsi kredit 3. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi kas. 4. Transaksi penjualan kredit harsu dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi kredit, fungsi pengiriman, fungsi penagihan, dan fungsi akuntansi. Tidak ada transaksi penjualan kredity yang dilaksanakan secara lengkap hanya oleh satu fungsi tersebut.

27 Sistim Otorisasi dan Prosedur Pencacatan 5. Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan menggunakan formulir surat order pengiriman. 6. Persetujuan pemberian kredit oleh fungsi kredit dengan membubuhkan tanda tangan pada credit copy (yang merupakan tembusan surat order pengiriman) 7. Pengiriman barang kepada pelanggan diotorisasi oleh fungsi pengiriman dengan cara menandatangani dan membubuhkan cap sudah dikirim pada copy surat order pengiriman. 8. Penetapan harga jual, syarat penjualan, syarat pengankutan barang, dan potongan penjualan berada ditangan Direktur Pemasaran dengan penerbitan surat keputusan mengenai hal terseut. 9. Terjadinya piutang diotorisasi oleh fungsi penagihan dengan membubukan tanda tangan pada faktur penjualan. 10. Pencatatan ke dalam kartu piutang dan ke dalam jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas,dan jurnal umum diotorisasi oleh fungsi akuntansi dengan cara memberikan tanda tangan pada dokumen sumber (faktur penjualan, bukti masuk kas, dan memo kredit) 11. Pencatatan terjadinya piutang didasarkan pada faktur penjualan yang didukung dengan surat order pengiriman dan surat muat. Praktik yang Sehat 12. Surat order pengiriman bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan,

28 13. Faktur penjualan bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penagihan. 14. Secara periodik fungsi akuntansi mengirim pernyataan piutang (account receivable) kepada setiap debitur untuk menguji ketelitian catatan piutang yang diselenggarakan oleh fungsi tersebut 15. Secara periodik diadakan rekonsiliasi kartu piutang dengan rekening kontrol piutang dalam buku besar. Pemisahan tugas memastikan bahwa tidak ada satu orang atau departemen pun yang akan melakukan semua proses dan otorisasi secara keseluruhan dalam aktivitas penjualan kredit. Bagian yang akan melakukan otorisasi transaksi harus terpisah dengan bagian yang memproses transaksi. Dalam transaksi kredit, departemen kredit terpisah dari departemen-departemen lainnya karena harus memperoleh otorisasi dari departemen tertentu serta persetujuan dari lembaga ( leasing ) yang menjadi pembiaya kredit pemohon. Selain pemisahan tugas, diperlukan juga pengawasan atas pesanan selama entri pesanan penjualan. Adanya pesanan yang batal atau tidak akuratnya data tentang pemohon akan menimbulkan inefisiensi karena perlunya menghubungi kembali customer, pembatalan entri pesanan penjualan, menghubungi kembali leasing yang bersedia menerima permohonan kredit customer, serta dapat mempengaruhi persepsi pelanggan terhadap perusahaan. Pengawasan internal yang efektif sangat dibutuhkan dalam hal pesanan penjualan kredit mulai dari order penjualan kredit oleh pelanggan, otorisasi entri penjualan kredit hingga persetujuan leasing sebagai pembiaya permohonan kredit.

29 Pengawasan ini dibutuhkan untuk mengatasi keadaan yang tidak diinginkan seperti pembatalan entri penjualan, menghilangkan persepsi customer yang kurang baik serta keteraturan dan kerapian performance cabang. F. Pengawasan Intern Penerimaan Kas Menurut Mulayadi (2001:482), sumber penerimaan kas suatu perusahaan manufaktur biasanya berasal dari pelunasan piutang dari debitur, karena sebagian besar produk perusahaan tersebut dijual melalui penjualan kredit. Selain itu penerimaan kas juga berasal dari transaksi seperti penjualan tunai, penerimaan bunga investasi, penjualan barang modal dan berbagai sumber pendapatan lainnya. Jika jumlah ini telah dimasukkan dalam rencana penerimaan kas maka merencanakan arus kas masuk relatif lebih mudah. Penjualan memberikan uang kontan oleh karena itu tidak ada selisih waktu antara saat penjualan dengan penerimaan kas. Dalam penjualan kredit selisih waktu antara saat penjualan dan penerimaan uang menyebabkan masalah, pendekatan utama terhadap masalah tersebut didasarkan pada penagihan dilain waktu. Yang terpenting adalah penanganan masalah dan kecurangan dalam pengawasan intern adalah sebagi berikut : 1. Semua penerimaan kas melalui pos harus dicatat sebelum ditransfer ke kasir secara periodic. Catatan ini harus ditransfer kedalam deposit slip. 2. Semua penerimaan harus disetor sepenuhnya setiap hari. Prosedur ini mungkin juga memerlukan suatu tembusan lembaran setoran yang akan dikirimkan oleh bank atas orang yang melakukan penyetoran

30 ( selain kasir ) kepada suatu departemen independen untuk dipergunakan dalam pemeriksaan selanjutnya. 3. Tanggungjawab untuk menangani kas harus dirumuskan dengan jelas dan ditetapkan dengan pasti 4. Penanganan fisik kas harus dipisahkan seluruhnya dari penyelenggaraan pembukuan dankasir tidak berwenang atau berhak terhadap pembukuan. 5. Biasanya fungsi penerimaan kas dan pengeluaran kas harus dipisahkan sama sekali 6. Para agen diharuskan memberikan kwitansi tanda terima seta meninggalkan tembusan untuk arsip 7. Rekonsiliasi bank harus dlakukan oleh mereka yang memegang kas untuk menyelenggarakan pembukuan 8. Semua pegawai yang menangani kas atau pembukuan harus diikat dengan kontrak Penagihan Piutang dan Penerimaan Kas Penerimaan kas merupakan aktivitas terakhir dari rangkaian penjualan kredit dan penerimaan kas. Kasir, orang yang melapor kepada bendahara, menangani kiriman uang pelanggan dan menyimpannya ke bank. Oleh karena kas dan cek dari pelanggan dapat dicuri dengan mudah, adalah hal yang penting untuk mengambil langkah-langkah memadai agar menurunkan resiko pencurian. Salah satunya adalah fungsi piutang usaha yang bertanggungjawab atas pencatatan kiriman uang pelanggan seharusnya tidak memiliki akses fisik ke kas dan cek.

31 Akan tetapi, fungsi piutang usaha harus mampu mengidentifikasi sumber kiriman uang dari mana pun dan faktur penjualan terkait harus di kredit. Solusi lain adalah dengan mengirimkan dua salinan faktur kepelanggan dan memintanya untuk mengembalikan salah satu salinan tersebut bersama dengan pembayaran. Pemberitahuan pengiriman uang ini kemudian disirkulasikan ke bagian piutang usaha dan pemayaran yang sesungguhnya dari pelanggan dikirim ke kasir. Adapun fungsi-fungsi yang terkait terhadap penagihan piutang dan penerimaan kas adalah sebagai berikut : Menurut Mulyadi ( 2001 : 487 ): 1. Fungsi yang terkait Fungsi yang terkait dalam sistem penerimaan kas dari piutang adalah : b. Fungsi sekretariat c. Fungsi penagihan c. Fungsi kas d. Fungsi akuntansi e. Fungsi pemeriksa intern a. Fungsi Sekretariat Fungsi sekretariat bertanggung jawab dalam penerimaan cek dan surat pemberitahuan ( remmittance advice ) melalui pos dari para debitur perusahaan jika penerimaan kas dari piutang dilakukan melalui pos. Jika penerimaan kas dari piutang dilakukan melalui lock-box-collection plan, fungsi sekretariat bertanggung jawab dalam penerimaan daftar surat pemberitahuan dan surat pemberitahuan yang dikirim oleh bank.

32 Fungsi sekretariat bertugas untuk membuat daftar surat pemberitahuan atas dasar surat pemberitahuan yang diterima bersama cek dari para debitur. Fungsi sekretariat ini berada ditangan bagian sekretariat. b. Fungsi Penagihan Jika perusahaan melakukan penagihan piutang langsung kepada debitur, fungsi penagihan bertanggung jawab untuk melakukan penagihan kepada para debitur perusahaan berdasarkan daftar piutang yang ditagih yang dibuat oleh fungsi akuntansi. Fungsi penagihan berada ditangan bagian penagihan. c. Fungsi Kas Fungsi ini bertanggung jawab atas penerimaan cek dari fungsi sekretariat ( jika penerimaan kas dari piutang dilaksanakan melalui pos ) atau dari fungsi penagihan ( jika penerimaan kas dari piutang dilaksanakan melalui penagih perusahaan ). Fungsi kas bertanggung jawab untukmenyetorkan kas yang diterima dari berbagai fungsi tersebut segera ke bank dalam jumlah penuh. Fungsi kas ini berada di tangan bagian kas. d. Fungsi Akuntansi Fungsi akuntansi bertnggung jawab dalam pencatatan penerimaan kas dari piutang ke dalam jurnal peneriman kas dan berkurangnya piutang ke dalam kartu piutang. Fungsi akuntansi ini berada di tangan bagian jurnal dan bagian piutang. e. Fungsi Pemeriksa Intern Fungsi pemeriksa intern bertanggung jawab melaksanakan perhitungan kas yang ada di tangan fungsi kas secara periodik. Disamping itu, fungsi pemeriksa intern bertanggung jawab dalam melakukan rekonsiliasi bank, untuk mengecek

33 ketelitian catatan kas yang diselenggarakan oleh fungsi akuntansi. Fungsi pemeriksa intern berada di tangan bagian pemeriksa intern. 2. Dokumen dan Catatan Akuntansi Yang Digunakan Dokumen yang digunakan dalam sistem penagihan piutang adalah : a. Surat pemberitahuan b. Daftar surat pemberitahuan c. Bukti setor bank d. Kuitansi a. Surat Pemberitahuan Dokumen ini dibuat oleh debitur untuk memberitahu maksud pembayaran yang dilakukannya. Surat pemberitahuan ini biasanya berupa tembusan bukti kas keluar yang dibuat oleh debitur yang dikirimkan melalui penagih perusahaan atau pos bersama dengan cek. Bagi perusahaan yang menerima kas dari piutang, surat pemberitahuan ini digunakan sebagai dokumen sumber dalam pencatatan berkurangnya piutang di dalam kartu piutang. Surat pemberitahuan juga dapat berupa salinan faktur tagihan perusahaan atau potongan pernyataan piutang yang dikirim perusahaan. b. Daftar Surat Pemberitahuan Daftar surat pemberitahuan merupakan rekapitulasi penerimaan kas yang dibuat oleh fungsi sekretariat atau fungsi penagihan. Jika penerimaan kas dari piutang dilaksanakan melalui pos, fungsi sekretariat bertugas membuka surat dan memisahkan surat pemberitahuan dengan cek, serta membuat daftar surat

34 pemberitahuan yang diterima. Jika penerimaan kas dari piutang dilaksanakan melalui penagih perusahaan, pembuatan daftar surat pemberitahuan dilakukan oleh fungsi penagihan. Daftar surat pemberitahuan dikirimkan ke fungsi kas untuk membuat bukti setor bank dan dipakai oleh fungsi akuntansi sebagai dokumen pendukung bukti setor bank dalam pencatatan penerimaan kas kedalam jurnal penerimaan kas. c. Bukti Setor Bank Dokumen ini dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetoran kas yang diterima dari piutang ke bank. Bukti setor dibuat 3 lembar dan diserahkan oleh fungsi kas ke bank, bersamaan dengan penyetoran kas dari piutang ke bank. Dua lembur tembusannya diminta kembali dari bank setelah ditandatangani dan dicap oleh bank sebagai bukti penyetoran kas ke bank. Bukti setor bank diserahkan oleh fungsi kas kepada fungsi akuntansi, dan dipakai oleh fungsi akuntansi sebagai dokumen sumber untuk pencatatan transaksi penerimaan kas dari piutang ke dalam jurnal penerimaan kas. b. Kuitansi Dokumen ini merupakan bukti penerimaan kas yang dibuat oleh perusahaan bagi para debitur yang telah melakukan pembayaran utang mereka. Kuitansi sebagai tanda penerimaan kas ini dibuat dalam sistem perbankan yang tidak mengembalikan cancelled check kepada pembuat cek (check issuer). Jika cancelled check dikembalikan kepada check issuer, kuitansi sebagai tanda penerimaan kas digantikan fungsinya oleh cancelled check. Adapun yang dimaksud dengan cancelled check adalah cek yang telah digunakan untuk

35 membayar dan oleh penerima cek telah diuangkan atau dicairkan ke bank (Mulyadi, 2001:483). Catatan akuntansi yang digunakan dalam penagihan piutang adalah : a. Jurnal penjualan b. Jurnal return penjualan c. Jurnal umum d. Jurnal penerimaan kas e. Kartu piutang Untuk seluruh aktifitas penerimaan kas dari piutang, dibutuhkan suatu pengawasan intern demi menjaga keamanan kas dari bentuk-bentuk pencurian maupun penyelewengan. Mulyadi berpendapat (2001:490), unsur pengendalian intern dalam sistim penerimaan kas dari piutang terdiri dari : organisasi, sistim otorisasi dan prosedur pencatatan dan praktik yang sehat. Organisasi a. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penagihan dan fungsi penerimaan kas b. Fungsi penerimaan kas harus terpisah dari fungsi akuntansi. Sistim Otorisasi dan Prosedur Pencatatan c. Debitur diminta untuk melakukan pembayaran dalam bentuk cek atas nama atau dengan cara pemindahbukuan ( bilyet giro )

36 d. Fungsi penagihan melakukan penagihan hanya atas dasar daftar piutang yang harus ditagih yang dibuat oleh fungsi akuntansi. e. Pengkreditan rekening pembantu piutang oleh fungsi akuntansi ( bagian piutang ) harus didasarkan atas surat pemberitahuan yang berasal dari dibitur. Praktek yang Sehat f. Hasil penghitungan kas harus direkam dalam berita acara penghitungan kas dan disetor penuh ke bank dengan segera. g. Para penagih dan kasir harus diasuransikan ( fidelity bond insurance ) h. Kas dalam perjalanan ( baik yang ada ditangan bagian kasa maupun di tangan penagih perusahaan ) harus diasuransikan ( cash-in-safe dan cashintrnsit insurance )