BAB II TINJAUAN PUSTAKA. 1. Pengertian dan Tujuan Sistem Akuntansi. Informasi ini dibutuhkan oleh berbagai pihak yang berkepentingan baik pihak

Transkripsi

1 BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Sistem Akuntansi 1. Pengertian dan Tujuan Sistem Akuntansi Informasi keuangan mempunyai peranan penting dalam suatu perusahaan. Informasi ini dibutuhkan oleh berbagai pihak yang berkepentingan baik pihak ekstern mapun intern. Guna memenuhi kebutuhan informasi yang cepat, akurat, dan berdaya guna maka didesain suatu sistem akuntansi. Sistem akuntansi merupakan subsistem dari sistem informasi manajemen yang mengolah data keuangan menjadi informasi keuangan untuk memenuhi kebutuhan pihak intern dan ekstern. Bagi pihak intern, sistem akuntansi merupakan sarana bagi pihak manajemen untuk memperoleh informasi keuangan guna mengetahui, mengevaluasi, dan mengambil keputusan-keputusan dalam menjalankan perusahaan, yang tergantung fungsi yang mereka jalankan dalam perusahaan. Bagi pihak ekstern, seperti kreditur, investor, supplier, pemerintah, serikat kerja, memerlukan informasi keuangan dalam kaitannya dengan kepentingan mereka. Sistem akuntansi yang disusun untuk suatu perusahaan dapat diproses secara manual (tanpa mesin-mesin pembantu) dan diproses dengan menggunakan mesinmesin mulai dari mesin pembukuan yang sederhana sampai penggunaan komputer.

2 Sebelum membahas mengenai sistem akuntansi maka terlebih dahulu akan diberikan pengertian mengenai sistem dan akuntansi. Menurut Widjajanto (2001:2), Sistem adalah sesuatu yang memiliki bagian-bagian yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu melalui tiga tahapan yaitu input, proses, dan output. Defenisi di atas bermakna bahwa dalam suatu sistem harus ada tiga tahapan penting yaitu: (1) input berupa masukan, penggerak, atau pemberi tenaga di mana sistem tersebut dioperasikan, (2) proses yang merupakan aktivitas yang mengubah input menjadi output, dan (3) output adalah hasil operasi yang berati tujuan, sasaran bagi suatu sistem. Mulyadi (2001:2) mengatakan bahwa, Suatu sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Dari defenisi tersebut, dapat dirinci lebih lanjut pengertian umum mengenai sistem sebagai berikut: 1. Setiap sistem terdiri dari unsur-unsur. 2. Unsur-unsur tersebut merupakan bagian terpadu sistem yang bersangkutan. 3. Unsur sistem tersebut bekerja sama untuk mencapai tujuan sistem. 4. Suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar. Suatu sistem terdiri dari prosedur-prosedur yang saling bekerja sama untuk mencapai tujuan perusahaan. Adapun prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam untuk transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang.

3 Menurut Arens and Loebbecke (1997:3), Akuntansi merupakan proses pencatatan, pengelompokan, dan pengikhtisaran kejadian-kejadian ekonomi dalam bentuk yang teratur dan logis dengan tujuan menghasilkan informasi keuangan yang dibutuhkan untuk pengambil keputusan. Agar data keuangan tersebut dapat dimanfaatkan oleh pihak manajemen maupun pihak luar perusahaan, maka data tersebut harus diolah dan diproses dalam suatu sistem yang mengatur arus dan pengolahan data akuntansi sehingga dihasilkan suatu informasi yang berguna. Jadi informasi yang datanya berhubungan dengan keuangan dinamakan informasi akuntansi dan sistem yang memproses data keuangan menjadi informasi akuntansi dinamakan sistem informasi akuntansi atau sistem akuntansi. Setelah diuraikan pengertian dari sistem dan akuntansi maka selanjutnya akan diuraikan pengertian dari sistem akuntansi. Sistem akuntansi merupakan sarana yang dapat digunakan oleh manajemen untuk mendapatkan informasi yang diperlukan untuk mengelola perusahaan dan menyusun laporan keuangan bagi pemilik, kreditur, dan pihak lain yang berkepentingan. Sarana tersebut dapat berupa peraturan, kebijaksanaan, catatan, prosedur, dan hubungan keorganisasian yang didesain untuk mengendalikan kegiatan serta sumber-sumber yang dimiliki perusahaan. Menurut Mulyadi (2001:3), Sistem Akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasikan sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan.

4 Menurut Howard F. Stettler (19991:4), Sistem akuntansi adalah formulirformulir, catatan-catatan, prosedur-prosedur, dan alat-alat yang digunakan untuk mengelolah data mengenai usaha suatu kesatuan ekonomis dengan tujuan untuk menghasilkan umpan balik dalam bentuk laporan-laporan yang diperlukan oleh manajemen untuk mengawasi usahanya, dan bagi pihak-pihak lain yang berkepentingan seperti pemegang saham, kreditur, dan lembaga-lembaga pemerintah untuk menilai hasil operasi. Menurut IAI dalam Standar Profesional Akuntan Publik (2001 SA Seksi 319 paragraf 34), Sistem akuntansi terdiri dari metode dan catatan yang dibangun untuk mencatat, mengolah, meringkas, dan melaporkan transaksi entitas (baik peristiwa maupun kondisi) dan untuk memelihara akuntabilitas bagi aktiva, utang, dan ekuitas yang bersangkutan. Dari defenisi di atas, dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi meliputi semua metode dan catatan untuk mencatat dan mengelolah data akuntansi menjadi informasi keuangan. Selain itu, sistem akuntansi harus dapat melindungi kekayaan perusahaan dengan memberikan pengendalian atau pengecekan sehingga kecurangan-kecurangan, atau penyelewengan harta perusahaan dapat dihilangkan atau ditekan sampai seminimal mungkin.

5 Dalam penyusunan sistem akuntansi untuk suatu perusahaan harus mempertimbangkan beberapa faktor penting. Menurut Baridwan (1998:7) faktorfaktor tersebut adalah: 1. Sistem akuntansi yang disusun itu harus memenuhi prinsip cepat yaitu bahwa sistem akuntansi harus mampu menyediakan informasi yang diperlukan tepat pada waktunya, dapat memenuhi kebutuhan dengan kualitas yang sesuai. 2. Sistem akuntansi yang disusun itu harus memenuhi prinsip aman yang berarti bahwa sistem akuntansi harus dapat membantu menjaga keamanan harta milik perusahaan. Untuk dapat menjaga keamanan harta milik perusahaan maka sistem akuntansi harus disusun dengan mempertimbangkan prinsip pengendalian intern. 3. Sistem akuntansi yang disusun harus memenuhi prinsip murah, yaitu berarti bahwa biaya untuk menyelenggarakan sistem akuntansi itu harus dapat ditekan sehingga relative tidak mahal, dengan kata lain dipertimbangkan cost dan benefit dalam menghasilkan informasi. Ketiga faktor tersebut harus dipertimbangkan bersama-sama dalam menyusun sistem akuntansi karena faktor tersebut merupakan satu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan antara satu dengan yang lainnya. Sistem akuntansi yang digunakan dalam perusahaan mempunyai umur yang terbatas. Hal ini disebabkan karena kebutuhan informasi dalam suatu perusahaan akan berkembang sesuai dengan perkembangan informasi pihak-pihak yang berkepentingan. Selain itu, kemajuan teknologi terutama alat-alat untuk memproses data, dapat mengakibatkan sistem akuntansi tersebut tidak efisien lagi.

6 Sistem akuntansi yang efektif menurut Mulyadi (2001:189) adalah: 1. sah 2. telah diotorisasi 3. telah dicatat 4. telah dinilai secara wajar 5. telah digolongkan secara wajar 6. telah dicatat pada periode yang seharusnya 7. telah dimasukkan ke dalam buku pembantu dan telah diringkas secara benar. Sistem akuntansi dibuat untuk menagani sesuatu hal yang berulang kali atau rutin terjadi. Oleh karena itu, sistem akuntansi yang diterapkan suatu perusahaan berbeda-beda, ini disebabkan karena perbedaan jenis, sifat, besar kecinya suatu perusahaan, struktur organisasi perusahaan, dan kebijakan perusahaan. Tujuan umum pengembangan sistem akuntansi menurut Mulyadi (2001:19) adalah : 1. Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru. 2. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur informasinya. 3. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern, yaitu untuk memperbaiki tingkat keandalan (realiability) informasi akuntansi dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggungjawaban dan perlindungan kekayaan perusahaan. 4. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi. Melalui penerapan sistem akuntansi yang baik dan memadai, akan terdapat cara-cara pengendalian intern yang berjalan dengan sendirinya, sehingga dapat meningkatkan mutu informasi, meningkatkan pengawasan internal check, melindungi harta benda perusahaan dan meningkatkan kepercayaan terhadap catatan akuntansi.

7 2. Unsur-unsur Sistem Akuntansi Menurut Mulyadi (2001:3), Unsur suatu sistem akuntansi pokok adalah formulir, catatan yang terdiri jurnal, buku besar, dan buku pembantu, serta laporan. a. Formulir Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi, serta media untuk mencatat peristiwa yang terjadi dalam organisasi ke dalam catatan. Dengan formulir ini, data yang bersangkutan dengan transaksi direkam pertama kalinya sebagai dasar pencatatan dalam catatan. Contoh formulir adalah: faktur penjualan, bukti kas keluar, dan cek. Dalam sistem akuntansi secara manual (manual system), media yang digunakan untuk merekam pertama kali data transaksi keuangan adalah formulir yang dibuat dari kertas (paper form). Dalam sistem akuntansi dengan komputer (computerized system) digunakan berbagai macam media untuk memasukkan data ke dalam sistem pengolahan data seperti: papan ketik (keyboard), optical and magnetic characters and code, mice, voice, touch sensors, dan cats. Dalam perusahaan, formulir bermanfaat untuk: 1. Menetapkan tanggung jawab timbulnya transaksi bisnis perusahaan. Dalam formulir, setiap orang yang bertanggung jawab atas terjadinya transaksi membubuhkan tanda tangan atau paraf, sebagai bukti pertanggungjawaban pemakaian wewenang atas pelaksanaan transaksi yang terjadi.

8 2. Merekam data transaksi bisnis perusahaan. Semua data yang diperlukan untuk identifikasi transaksi direkam pertama kali dalam formulir. 3. Mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara meyatakan semua kejadian dalam bentuk tulisan. Semua perintah pelaksanaan suatu transaksi perlu ditulis dalam suatu formulir untuk mengurangi kemungkinan kesalahan. 4. Menyampaikan informasi pokok dari orang satu ke orang lain di dalam organisasi yang sama atau ke organisasi yang lain. Ditinjau dari pengolahan data akuntansi, dokumen atau formulir digolongkan menjadi dua macam, yaitu dokumen sumber (source document) dan dokumen pendukung (supporting document). Dokumen sumber adalah dokumen yang dipakai sebagai dasar pencatatan ke dalam jurnal atau buku pembantu, sedangkan dokumen pendukung adalah dokumen yang melampiri dokumen sumber sebagai bukti sahnya transaksi yang direkam dalam dokumen sumber. b. Catatan Catatan yang digunakan terdiri atas jurnal, buku besar, dan buku pembantu. 1. Jurnal Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat, mengklarifikasikan, dan meringkas data perusahaan. Jurnal ada dua yaitu jurnal umum dan jurnal khusus. Salah satu cara untuk memproses data secara lebih efisien pada sistem akuntansi manual adalah dengan memperluas jurnal umum dua kolom menjadi jurnal dengan banyak kolom (jurnal

9 multikolom). Setiap kolom pada jurnal multikolom digunakan hanya untuk menampung transaksi yang mempengaruhi akun tertentu. Jurnal multikolom hanya memadai bagi perusahaan kecil. Jika usaha peruasahaan bertambah besar dan jenis transaksi menjadi lebih banyak, jurnal umum tersebut menjadi tidak mampu lagi menampung berbagai transaksi yang timbul, yang frekuensi terjadinya semakin tinggi. Dalam hal ini, mulai diperlukan jurnal khusus (special journal) selain jurnal umum tersebut. Setiap jurnal khusus dirancang untuk mencatat satu jenis transaksi yang frekuensi terjadinya semakin tinggi. Jurnal khusus yang biasanya digunakan oleh perusahaan berskala kecil dan menengah adalah: a. Jurnal pendapatan (revenue journal) digunakan hanya untuk mencatat pendapatan jasa secara kredit (fees earned on account). Penjualan produk dicatat pada jurnal penjualan yang mirip dengan jurnal pendapatan. b. Jurnal penerimaan kas (cash receipts journal) digunakan untuk mencatat semua transaksi penerimaan kas, termasuk penjualan tunai dan penerimaan tagihan. c. Jurnal pembelian (purchases journal) digunakan untuk mencatat semua transaksi pembelian secara kredit (purchases on account). Dalam jurnal ini, akan terlihat perkiraan pembelian dan hutang. d. Jurnal pembayaran kas (cash payment journal) digunakan untuk mencatat semua transaksi yang melibatkan pembayaran kas seperti pembelian tunai.

10 Dalam jurnal terdapat peringkasan data yang hasil peringkasanya (berupa jumlah rupiah transaksi tertentu) kemudian diposting ke rekening yang bersangkutan dalam buku besar. 2. Buku besar Buku besar utama (primary ledger) yang menampung semua akun neraca dan laporan laba rugi disebut sebagai buku besar umum (general ledger). Buku besar umum terdiri dari rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal. Rekening-rekening dalam buku besar ini disediakan sesuai dengan unsur-unsur informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan. 3. Buku besar pembantu Buku besar pembantu (subsidiary ledgers) terdiri dari rekening-rekening pembantu yang merinci data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu dalam buku besar. Setiap buku besar pembantu diwakili dalam buku besar umum oleh suatu akun perangkum yang disebut akun pengendali (controlling account). Dalam hal ini, hasil penjumlahan atas saldo pada buku besar pembantu harus sama dengan saldo pada akun pengendali yang bersesuaian. Dengan demikian, buku besar pembantu dapat dianggap sebagai buku besar kedua yang mendukung akun pengendali pada buku besar umum.

11 Buku besar dan buku besar pembantu merupakan catatan akuntansi akhir (books of final entry), yang berarti tidak ada catatan akuntansi lain lagi sesudah data akuntansi diringkas dan dan digolongkan dalam rekening buku besar dan buku besar pembantu, karena proses selanjutnya adalah penyajian laporan keuangan. c. Laporan Laporan merupakan hasil akhir proses akuntansi. Laporan yang menghasilkan informasi tersebut dikenal sebagai laporan keuangan, yang dapat berupa neraca, laporan laba rugi, laporan ekuitas pemilik, laporan arus kas, dan catatan atas laporan keuangan. Seluruh laporan keuangan harus diidentifikasi dengan nama perusahaan, jenis laporan, dan tanggal atau periode waktu laporan tersebut. Data yang terdapat dalam laporan laba rugi, laporan ekuitas pemilik, dan laporan arus kas digunakan untuk periode waktu tertentu. Sedangkan data yang disajikan dalam neraca adalah untuk tanggal tertentu. B. Sistem Akuntansi Penjualan Pada umumnya pendapatan utama perusahaan berasal dari aktivitas penjualan. Oleh karena itu, penjualan merupakan salah satu aktivitas yang sangat penting dalam perusahaan. Kegiatan penjualan terdiri dari transaksi penjualan barang atau jasa, baik secara tunai maupun kredit. Sistem penjualan tunai maupun kredit tersebut dapat dilakukan secara manual dan komputerisasi. Dalam pembahasan ini, penulis hanya menerangkan sistem penjualan secara manual.

12 Sistem akuntansi penjualan terdiri dari organisasi dokumen dan catatan yang digunakan, serta prosedur-prosedur yang membentuk sistem penjualan. 1. Sistem Akuntansi Penjualan Tunai Penjualan tunai dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mewajibkan pembeli melakukan pembayaran harga barang lebih dahulu sebelum barang diserahkan oleh perusahaan kepada pembeli. Setelah uang diterima oleh perusahaan, barang kemudian diserahkan kepada pembeli dan transaksi penjualan tunai kemudian dicatat oleh perusahaan. Dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan tunai adalah: a. Faktur penjualan tunai merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam berbagai informasi yang diperlukan oleh manajemen mengenai transaksi penjualan tunai. b. Pita register kas (cash register tape) merupakan dokumen yang dihasilkan oleh fungsi kas dengan cara mengoperasikan mesin register kas (cash register). Pita Register kas ini merupakan bukti penerimaan kas yang dikeluarkan oleh fungsi kas dan merupakan dokumen pendukung faktur penjualan tunai yang dicatat dalam jurnal penjualan. c. Bukti setor bank merupakan dokumen yang dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetoran kas ke bank. d. Rekapitulasi harga pokok penjualan merupakan dokumen yang digunakan oleh fungsi akuntansi untuk meringkas harga pokok produk yang dijual selama satu periode

13 e. Bukti memorial merupakan dokumen yang digunakan sebagai dasar pencatatan harga produk yang dijual selama periode akuntansi. Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penjualan tunai adalah: a. Jurnal penjualan, digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat dan meringkas data penjualan. b. Jurnal penerimaan kas, digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat penerimaan kas dari berbagai sumber, diantaranya dari penjualan tunai. c. Jurnal umum, digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat harga pokok produk yang dijual. d. Kartu persediaan, digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat berkurangnya harga pokok produk yang dijual. Kartu persediaan ini diselenggarakan di fungsi akuntansi untuk mengawasi mutasi dan persediaan barang yang disimpan di gudang. e. Kartu gudang, catatan ini tidak termasuk sebagai catatan akuntansi karena hanya berisi data kuantitas persediaan yang disimpan di gudang. Catatan ini diselenggarakan oleh fungsi gudang untuk mencatat mutasi dan persediaan barang yang disimpan dalam gudang. Jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan tunai menurut Mulyadi (2001:469) adalah sebagai berikut: 1. Prosedur order penjualan 2. Prosedur penerimaan kas 3. Prosedur penyerahan barang 4. Prosedur pencatatan penjualan tunai 5. Prosedur penyetoran kas ke bank 6. Prosedur pencatatan penerimaan kas 7. Prosedur pencatatan harga pokok penjualan

14 Dalam pelaksanaan jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan tunai, melibatkan beberapa unit atau bagian dalam organisasi. Urutan kegiatan yang sekaligus merupakan fungsi dari tiap-tiap bagian yang terlibat dalam prosedur penjualan tunai adalah sebagai berikut: 1. Bagian order penjualan Bagian ini bertanggung jawab untuk melaksanakan tugas: a. Menerima order dari pembeli b. Mengisi faktur penjualantunai rangkap tiga dengan distribusi: Lembar 1 : Diserahkan kepada pembeli untuk kepentingan pembayaran harga barang ke bagian Kasa. Lembar 2 : Dikirim ke gudang untuk menyiapkan barang yang dipesan oleh pembeli. Lembar 3 : Arsip bagian order penjualan menurut nomor urut faktur tersebut. 2. Bagian Kasa (Kasir) Bagian ini bertanggung jawab untuk melaksanakan tugas: a. Menerima faktur penjualan tunai dari bagian order penjualan b. Menerima uang dari pembeli sebesar yang tercantum dalam faktur penjualan tunai c. Mengoperasikan register kas untuk menghasilkan pita register kas d. Membubuhkan cap lunas diatas faktur penjualan tunai dan menempelkan pita register kas pada faktur tersebut.

15 e. Menyerahkan faktur penjualan tunai dan pita register kas kepada pembeli untuk kepentingan pengambilan barang ke bagian pengiriman barang. f. Mengisi bukti setor bank rangkap tiga dan segera menyetorkan kas yang diterima dari hasil penjualan tunai ke bank g. Mendistribusikan bukti setor bank sebagai berikut: Lembar 1 : Diserahkan ke bank bersama dengan kas yang disetor Lembar 2 : Diserahkan ke bagian jurnal Lembar 3 : Disimpan dalam arsip bagian kasir berdasarkan urutan tanggal setor 3. Bagian Gudang Bagian ini bertanggung jawab untuk melaksanakan tugas: a. Menerima faktur penjualan tunai lembar ke-2 dan menyiapkan barang sebanyak yang tercantum dalam faktur penjualn tunai b. Mencatat kuantitas dan jenis barang yang akan diserahkan ke bagian pengiriman barang ke dalam kartu gudang. c. Menyerahkan barang ke bagian pengiriman barang, beserta dengan faktur penjualan tunai lembar ke-2 4. Bagian Pengiriman Barang Bagian ini bertanggung jawab untuk melaksanakan tugas: a. Menerima faktur penjualan tunai lembar ke-2 bersama dengan barang dari bagian gudang. b. Menerima faktur penjualan tunai lembar ke-1 yang dilampiri dengan pita register kas bagian kasir melalui pembeli

16 c. Membandingkan kedua faktur tersebut dan memeriksa pita register kas untuk menentukan apakah harga barang telah dibayar d. Menyerahkan barang kepada pembeli. e. Mendistribusikan faktur penjualan tunai sebagai berikut: Lembar 1 : Diserahkan ke bagian jurnal dilampiri dengan pita register kas Lembar 2 : Diserahkan kepada pembeli bersamaan dengan penyerahan barang (sebagai slip pembungkus) 5. Bagian Akuntansi (Jurnal) a. Menerima faktur penjualan tunai yang dilampiri dengan pita register kas dari bagian pengiriman b. Mencatat transaksi penjualan tunai ke dalam jurnal penjualan berdasarkan faktur penjualan tunai lembar ke-1 c. Mengirimkan faktur penjualan tunai yang dilampiri dengan pita register kas ke bagian kartu persediaan. d. Menerima bukti setor bank lembar ke-2 dari bagian kasir dan mencatatnya dalam jurnal penerimaan kas e. Mengarsipkan bukti setor bank lembar ke-2 dalam arsip berdasarkan urutan tanggal setor. f. Menerima bukti memorial yang dilampiri dengan rekapitulasi harga pokok penjualan dari bagian persediaan dan mencatatnya ke dalam jurnal umum g. Mengarsipakan bukti memorial yang dilampiri dengan rekapitulasi harga pokok penjualan berdasarkan nomor bukti memorial.

17 6. Bagian Kartu Persediaan a. Menerima faktur penjualan tunai lembar ke-1 yang dilampiri dengan pita register kas dari bagian jurnal b. Mencatat kuantitas dan harga pokok persediaan yang dijual ke dalam kartu persediaan berdasarkan faktur penjualan tunai c. Mengarsipkan faktur penjualan tunai yang dilampiri dengan pita register kas menurut nomor urut faktur penjualan tunai d. Secara periodik (misalnya dalam akhir bulan) membuat rekapitulasi harga pokok penjualan selama periode tertentu berdasarkan data harga pokok persediaan yang dijual dalam kartu persediaan e. Membuat bukti memorial sebagai dasar pencatatan harga pokok persediaan yang dijual selama periode berdasarkan rekapitulasi harga pokok penjualan f. Menyerahkan bukti memorial yang dilampiri dengan rekapitulasi harga pokok penjualan ke bagian jurnal.

18 Bagan alir dokumen sistem akuntansi penjualan tunai disajikan pada gambar 2.1 berikut ini.

19

20 2. Sistem Akuntansi Penjualan Kredit Penjualan kredit dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mengirimkan barang sesuai dengan order yang diterima dari pembeli, dan untuk jangka waktu tertentu, perusahaan mempunyai tagihan kepada pembeli tersebut. Dalam setiap penjualan kredit biasanya selalu didahului dengan analisa kemampuan pembeli dalam melunasi hutangnya, ini bertujuan untuk menghindari tidak tertagihnya piutang. Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan kredit adalah: 1. Surat order pengiriman dan tembusannya Surat order pengiriman merupakan dokumen pokok untuk memproses penjualan kredit kepada pelanggaan. Berbagai tembusan surat order pengiriman antara lain: surat order pengiriman, tembusan kredit, surat pengakuan, surat muat, slip pembungkus, tembusan gudang, arsip pengendalian pengiriman, dan arsip index silang. 2. Faktur penjualan dan tembusannya Faktur penjualan merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar untuk mencatat timbulnya piutang. Berbagai tembusannya antara lain: faktur penjualan, tembusan piutang, tembusan jurnal penjualan, tembusan analisis, dan tembusan wiraniaga. 3. Rekapitulasi harga pokok penjualan Rekapitulasi harga pokok penjualan merupakan dokumen pendukung yang digunakan untuk menghitung total harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu.

21 4. Bukti memorial Bukti memorial merupakan dokumen sumber untuk dasar pencatatan ke dalam jurnal umum. Dalam sistem penjualan kredit, bukti memorial merupakan dokumen sumber untuk mencatat harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu. Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penjualan kredit antara lain: 1. Jurnal penjualan adalah catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi penjualan. 2. Kartu piutang adalah catatan akuntansi yang merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi piutang perusahaan kepada setiap debiturnya. 3. Kartu persediaan adalah catatan akuntansi yang merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi setiap jenis persediaan. 4. Kartu gudang adalah catatan yang diselenggarakan oleh fungsi gudang untuk mencatat mutasi dan persediaan fisik barang yang disimpan di gudang. 5. Jurnal umum adalah catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu. Fungsi yang terkait dalam sistem penjualan kredit adalah: 1. Fungsi Penjualan Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima surat order dari pembeli, mengedit order dari pelanggan untuk menambahkan informasi yang belum ada pada surat order tersebut, meminta otorisasi kredit, menentukan tanggal pengiriman, dan mengisi surat order

22 pengiriman. Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat back order pada saat diketahui tidak tersedianya persediaan untuk memenuhi order dari pelanggan. 2. Fungsi Kredit Fungsi ini berada di bawah fungsi keuangan yang dalam transaksi penjualan kredit bertanggung jawab untuk meneliti status kredit pelanggan dan memberikan otorisasi pemberian kredit kepada pelanggan. 3. Fungsi Gudang Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertangggung jawab untuk menyimpan barang dan meyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan, serta menyerahkan barang ke fungsi pengiriman. 4. Fungsi Pengiriman Fungsi ini bertangggung jawab untuk menyerahkan barang atas dasar surat order pengiriman yang diterimanya dari fungsi penjualan. 4. Fungsi Penagihan Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat dan mengirimkan faktur penjualan kepada pelanggan, serta menyediakan copy faktur bagi kepentingan pencatatan transaksi penjualan oleh fungsi akuntansi. 5. Fungsi Akuntansi Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat piutang yang timbul dari transaksi penjualan kredit dan membuat serta mengirimkan pernyataan piutang kepada para debitur, serta membuat laporan penjualan.

23 Jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit menurut Mulyadi (2001:219) adalah sebagai berikut: 1. Prosedur order penjualan 2. Prosedur persetujuan kredit 3. Prosedur pengiriman 4. Prosedur penagihan 5. Prosedur pencatatan piutang 6. Prosedur distribusi penjualan 7. Prosedur pencatatan harga pokok penjualan Dalam pelaksanan jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit melibatkan beberpa unit atau bagian dalam organisasi. Urutan kegiatan yang sekaligus merupakan fungsi dari tiap-tiap bagian yang terlibat dalam prosedur adalah sebagai berikut: 1. Bagian order penjualan a. Menerima order dari pelanggan dan membuat surat order pengiriman rangkap-9 dan faktur rangkap-5, dengan distribusi: Lembar 1 : Tembusan pengiriman ke bagian gudang agar disiapkan barang yang akan dikirim. Lembar 2,3,4,5 : Untuk bagian pengiriman Lembar 6 : Tembusan pemberitahuan kepada pelanggan bahwa pesanannya sudah diterima dan kapan pengiriman akan dilakukan. Lembar 7 : Tembusan kredit ke bagian kredit untuk meminta persetujuan penjualan kredit. Lembar 8,9 : Arsip bagian order penjualan menurut tanggal

24 b. Surat order pengiriman lembar ke-7 yang telah diotorisasi diterima dan diarsipkan menurut abjad. c. Menerima surat order pengiriman lembar ke-1 dan ke-2 dari bagian pengiriman setelah barang dikirim dan mencatat tanggal pengiriman dan jumlah yang dikirim dalam surat order pengiriman tersebut. d. Mengirimkan surat order pengiriman lembar ke-1 dan ke-2 ke bagian penagihan. e. Mencatat tanggal pengiriman pada surat order lembar ke Bagian kredit a. Menerima surat order pengiriman lembar ke-7 dari bagian order penjualan. b. Memeriksa status kredit pelanggan dan memberikan otorisasi pemberian kredit kepada pelanggan. c. Menyerahkan kembali surat order pengiriman lembar ke-7 kepada bagian order penjualan setelah diotorisasi. 3. Bagian gudang a. Menerima surat order pengiriman lembar ke-1 dari bagian order penjualan dan segera menyiapkan barang sesuai pesanan yang tercantum dalam surat order tersebut. b. Mencatat kuantitas dan jenis barang yang diserahkan ke dalam kartu gudang. c. Menyerahkan barang ke bagian pengiriman beserta dengan surat order pengiriman lembar ke-1

25 4. Bagian pengiriman barang a. Menerima surat order pengiriman lembar ke-1 beserta barang dari bagian gudang b. Menerima surat order lembar ke-2,3,4, dan 5 dari bagian order penjualaan yang didistribusikan kepada: Lembar 1,2 Lembar 3 Lembar 4 Lembar 5 : Diserahkan kembali ke bagian order penjualan : Diserahkan perusahaan angkutan umum beserta barang : Arsip bagian pengiriman menurut nomor : Tembusan barang yang ditempel pada pembungkus barang sebagai slip pembungkus. 5. Bagian penagihan a. Setelah bagian penagihan menerima surat order pengiriman lembar ke-1 dan ke-2 dari bagian order penjualan sebagai pemberitahuan bahwa pengiriman barang telah dilaksanakan maka bagian ini membuat faktur rangkap lima yang didistribusikan sebagai berikut: Lembar 1 : Tembusan untuk pelanggan Lembar 2 : Dikirim ke bagian piutang bersama surat order pengiriman lembar ke-1 dan ke-2 Lembar 3 Lembar 4 Lembar 5 : Dikirim ke bagian kartu persediaan : Dikirim kebagian akuntansi (jurnal) : Dikirim kepada wiraniaga

26 6. Bagian piutang a. Mencatat piutang yang timbul dari transasksi penjualan kredit ke dalam kartu piutang berdasarkan faktur lembar ke-2. b. Mengarsipkan faktur penjualan lembar ke-2 bersama surat order pengiriman lembar ke-1 dan ke-2 menurut nomor urut. 7. Bagian kartu persediaan a. Menerima faktur penjualan lembar ke-3 dari bagian penagihan. b. Mencatat harga pokok persediaan yang dijual ke dalam kartu persediaan berdasarkan faktur lembar ke-3, c. Mengarsipkan faktur penjualan lembar ke-3 menurut nomor urut faktur, d. Membuat rekapitulasi harga pokok penjualan secara peiodik selama periode tertentu sesuai dengan data pada kartu persediaan. e. Membuat bukti memorial berdasarkan rekapitulasi harga pokok penjualan dan bukti memorial yang dilampiri dengan rekapitulasi harga pokok penjualan diserahkan ke bagian akuntansi (jurnal). 8. Bagian jurnal a. Menerima faktur penjualan lembar ke-4 dari bagian penagihan dan mencatat transaksi penjualan kredit berdasarkan faktur tersebut ke dalam jurnal penjualan. b. Mengarsipkan faktur penjualan lembar ke-4 menurut nomor urutnya. c. Mencatat bukti memorial yang dilampiri dengan rekapitulasi harga pokok penjualan.

27 d. Mengarsipkan bukti memorial yang dilampiri rekapitulasi harga pokok penjualan berdasarkan nomor urutnya. Bagan alir dokumen sistem penjualan kredit di atas disajikan pada gambar 2.2 berikut ini.

28

29

30

31 Dalam transaksi penjualan, tidak semuanya penjualan berhasil mendatangkan pendapatan bagi perusahaan, adakalanya pelanggan melakukan pengembalian barang yang telah dipesannya kepda perusahaan. Transaksi pengembalian barang ini ditangani perusahaan melalui sistem retur penjualan. Pengembalian barang oleh pelanggan harus diotorisasi oleh bagian penjualan dan diterima oleh bagian penerimaan barang di perusahaan. C. Sistem Akuntansi Penerimaan Kas Menurut IAI dalam Standar Akuntansi Keuangan (2004 SA Seksi 319 paragraf 06), Kas terdiri dari saldo kas (cash on hand) dan rekening giro. Kas merupakan alat pembayaran yang siap digunakan sebesar nilai nominalnya untuk membiayai kegiatan umum perusahaan. Kas dapat meliputi uang kertas dan logam, cek, wesel. Peneriaman kas dapat diperoleh dari berbagai sumber, antara lain peneriman dari piutang, penjualan tunai, ataupun penerimaan kas yang berasal dari penjualan aktiva tetap perusahaan. Pada bagian ini, penulis hanya akan menguraikan sistem akuntansi penerimaan kas yang berasal dari penjualan kredit atau piutang, karena sistem akuntansi penerimaan kas dari penjualan tunai telah diuraikan sebelumnya pada pembahasan sistem akuntansi penjualan tunai. Sistem akuntansi penerimaan kas dimulai dari pesanaan pelanggan baik melalui telepon ataupun datang langsung ke perusahaan. Jika order dari pelanggan telah dipenuhi dengan pengiriman barang maka untuk jangka waktu tertentu perusahaan mempunyai piutang kepada pelanggannya. Pada tanggal jatuh tempo, perusahaan akan melakukan penagihan atas piutang tersebut. Fungsi penagihan

32 akan melakukan penagihan kepada debitur perusahaan berdasarkan daftar piutang yang ditagih yang dibuat oleh fungsi akuntansi. Dokumen yang digunakan dalam sistem penerimaan kas dari piutang adalah: 1. Surat pemberitahuan merupakan dokumen yang dibuat oleh debitur untuk memberitahu maksud pembayaran yang dilakukannya. Surat pemberitahuan biasanya berupa tembusan bukti kas keluar yang dibuat oleh debitur, yang disertakan dengan cek yang dikirimkan oleh debitur melalui penagih perusahaan. 2. Daftar surat pemberitahuan merupakan rekapitulasi penerimaan kas yang dibuat oleh fungsi sekretariat atau fungsi penagihan. 3. Bukti setor bank merupaakan dokumen yang dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetoran kas yang diterima dari piutang ke bank. 4. Kuitansi merupakan bukti penerimaan kas yang dibuat oleh perusahaan bagi para debitur yang telah melakukan pembayaran utang mereka. Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penerimaan kas dari penjualan kredit (putang) adalah: 1. Jurnal penerimaan kas 2. Kartu piutang Fungsi yang terkait dalam sistem penerimaan kas dari piutang adalah: 1. Fungsi sekretariat Dalam sistem penerimaan kas dari piutang, fungsi sekretariat bertanggung jawab dalam penerimaan cek dan surat pemberitahuan dari para debitur

33 perusahaan. Fungsi ini bertugas untuk membuat daftar surat pemberitahuan atas dasar surat pemberitahuan yang diterima bersama cek dari para debitur. 2. Fungsi penagihan Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan penagihan kepada para debitur perusahaan berdasarkan daftar piutang yang ditagih yang dibuat oleh fungsi akuntansi. 3. Fungsi kas Fungsi ini bertanggung jawab atas penerimaan cek atau uang tunai dari fungsi sekretariat (penagih perusahaan) dan segera menyetorkan kas yang diterima dalam jumlah yang penuh. 4. Fungsi akuntansi Fungsi ini bertanggung jawab dalam pencatatan penerimaan kas dari piutang ke dalam jurnal penerimaan kas dan berkurangnya piutang ke dalam kartu piutang. 5. Fungsi pemeriksa intern Dalam sistem penerimaan kas dari piutang, fungsi ini bertanggung jawab dalam melaksanakan penghitungan kas yang ada ditangan fungsi kas secara periodik. Fungsi ini juga bertanggung jawab dalam melakukan rekonsiliasi bank, untuk mengecek ketelitian catatan kas yang diselenggarakan oleh fungsi akuntansi.

34 Dalam pelaksanaan jaringan prosedur yang membentuk sistem penerimaan kas dari piutang melibatkan beberapa bagian dalam perusahaan. Urutan kegiatan yang sekaligus merupakan fungsi dari tiap-tiap bagian yang terlibat dalam prosedur penerimaan kas dari piutang adalah sebagai berikut: 1. Bagian piutang a. Membuat daftar piutang yang ditagih (DPD) rangkap tiga dan mendistribusikannya kepada: Lembar 1 : Kepada bagian penagihan Lembar 2 : Kepada bagian kasir (kasa) Lembar 3 : Arsip bagian piutang menurut nomor urut b. Menerima daftar surat pemberitahuan (DSP) lembar ke-2 dan surat pemberitahuan (SP) dari bagian penagihan. c. Mencatat mutasi (berkurangnya) piutang ke dalam kartu piutang menurut SP dan DSP lembar ke-2 d. Mengarsipkan DSP lembar ke-2 dan SP menurut nomor urut. 2. Bagian penagihan a. Menerima daftar piutang yang ditagih lembar ke-2 dari bagian piutang. b. Melakukan penagihan ke debitur berdasarkan daftar piutang yang ditagih tersebut. c. Menerima cek (uang tunai) dan surat pemberitahuan dari debitur.

35 d. Membuat daftar surat pemberitahuan rangkap dua dan mendistribusikannnya kepada: Lembar 1 : Diserahkan kebagian kasa beserta cek atau uang tunai yang diterima. Lembar 2 : Diserahkan ke bagian piutang beserta surat pemberitahuan e. Mengarsipkan daftar piutang yang ditagih (DPD) menurut nomor urutnya. 3. Bagian kasa (kasir) a. Menerima DPD lembar ke-2 dari bagian piutang b. Menerima cek atau uang tunai dan surat pemberitahuan dari bagian penagihan c. Membandingkan DPD lembar ke-2 dengan cek atau uang tunai dan SP apakah sesuai. d. Membuat bukti setor e. Menyetorkan cek atau uang tunai ke bank f. Menyerahkan bukti setor, daftar piutang yangditagih (DPD) lembar ke-2 dan daftar surat pemberitahuan (DSP) lembar ke-2 ke bagian akuntansi (jurnal) 4. Bagian akuntansi (jurnal) a. Menerima bukti setor bank, daftar piutang yang diatgih (DPD), dan daftar surat pemberitahuan (DSP) dari bagian kasa.

36 b. Mencatat penerimaan kas dari piutang ke dalam jurnal penerimaan kas berdasarkan bukti setor, DPD, dan DSP dengan jurnal: Kas Piutang usaha c. Mengarsipkan bukti setor bank, DPD, dan DSP menurut nomor urut. Bagan alir dokumen sistem penerimaan kas dari piutang di atas disajikan pada gambar 2.3 berikut ini.

37 D. Sistem Pengendalian Intern Penjualan dan Penerimaan Kas 1. Pengertian, Tujuan, dan Unsur-Unsur Pengendalian Intern Pengendalian intern menurut Warren, Reeve, and Fees (2005:227) adalah, Kebijakan dan prosedur yang melindungi aktiva perusahaan dari kesalahan penggunaan, memastikan bahwa informasi usaha yang disajikan akurat dan meyakinkan bahwa hukum serta peraturan perusahaan telah diikuti. Menurut Mulyadi (2001:163), Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode, dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, megecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi, dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. IAI dalam Standar Profesional Akuntan Publik (2001 SA Seksi 319 paragraf 06) mendefenisikan pengendalian intern sebagai berikut, Pengendalian intern adalah suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen, dan personil lain dalam entitas yang didesain untuk memberi keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan berikut ini: (a) keandalan pelaporan keuangan, (b) efektivitas dan efisiensi operasi, (c) kepatuhan terhadap hukum yang berlaku. Dari defenisi pengendalian intern diatas, terdapat beberapa konsep dasar yang harus diperhatikan yaitu: 1. Pengendalian intern merupakan suatu proses. Pengendalian intern merupakan suatu proses untuk mencapai tujuan tertentu. Pengendalian intern merupakan suatu rangkaian tindakan yang bersifat pervasif dan menjadi bagian yang tidak terpisahkan, bukan hanya sebagai tambahan dari infrastruktur entitas.

38 2. Pengendalian intern dijalankan oleh manusia. Pengendalian intern bukan hanya terdiri dari pedoman kebijakan dan formulir, namun dijalankan oleh orang dari setiap jenjang organisasi, yang mencakup dewan komisaris, manajemen, dan personel lain. 3. Pengendalian intern diharapkan hanya dapat memberikan keyakinan yang memadai bukan keyakinan mutlak bagi manajemen dan dewan komisaris entitas. Hal ini disebabkan karena keterbatasan bawaan yang melekat dalam semua sistem pengendalian intern dan pertimbangan manfaat dan pengorbanan dalam pencapaian tujuan pengendalian. 4. Pengendalian intern ditujukan untuk mencapai tujuan yang saling berkaitan: pelaporan keuangan, kepatuhan, dan operasi. Tujuan diterapkannya sistem pengendalian intern dalam suatu perusahaan dapat dijelaskan sebagai berikut: 1. Menjaga kekayaan organisasi. Sistem pengendalian intern dibentuk guna mencegah hilang atau rusaknya kekayaan organisasi, serta untuk menemukan kekayaan yang hilang pada saat yang tepat. 2. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi. Perusahaan harus memiliki data akuntansi yang dapat diandalkan dalam pengambilan keputusan dan operasional perusahaan. Sistem pengendalian intern bertujuan untuk menguji ketelitian dan seberapa jauh data akuntansi dapat dipercaya melalui pencegahan dan penemuan kesalahan-kesalahan pada saat yang tepat.

39 3. Mendorong efisiensi. Pengendalian intern dimaksudkan agar perusahaan terhindar dari pekerjaan-pekerjaan yang tidak perlu, mencegah pemborosan serta mencegah penggunaan sumber-sumber dana yang tidak efisien. 4. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Agar tujuan perusahaan dapat tercapai dengan baik maka manajemen perusahan menyusun berbagai prosedur dan peraturan. Pengendalian intern memberikan jaminan akan ditaatinya prosedur dan peraturan tersebut oleh perusahaan. Selain untuk tujuan di atas, pengendalian intern juga harus dapat memudahkan pelacakan kesalahan baik yang disengaja maupun tidak dengan sedemikian rupa sehingga memperlancar prosedur audit. Menurut tujuannya, sistem pengendalian intern tersebut dapat dibagi menjadi dua macam, yaitu pengendalian intern akuntansi (internal accounting control) dan pengendalian intern administratif (internal administrative control). Pengendalian intern akuntansi meliputi struktur organisasi, metode dan ukuranukuran yang dikoordinasikan terutama untuk menjaga kekayaan organisasi dan mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi. Pengendalian intern akuntansi yang baik akan menjamin keamanan kekayaan para investor dan kreditur yang yang ditanamkan dalam perusahaan dan akan menghasilkan laporan keuangan yang dapat dipercaya. Pengendalian intern administratif meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk mendorong efisiensi dan dipatuhinya kebijakan manajemen.

40 terdiri dari: Unsur-unsur pengendalian intern menurut C. Rollin Niswonger (1999:184) 1. Lingkungan pengendalian 2. Penilaian Risiko 3. Prosedur Pengendalian 4. Pemantauan atau monitoring 5. Informasi dan komunikasi Unsur-unsur pengendalian intern diatas dapat dijelaskan sebagai berikut: 1. Lingkungan Pengendalian Lingkungan pengendalian suatu perusahaan mencakup seluruh sikap manajemen dan karyawan mengenai pentingnya pengendalian. Faktor yang mempengaruhi lingkungan pengendalian meliputi falsafah manajemen dan siklus operasi, struktur organisasi usaha, serta kebijakan personalia perusahaan. 2. Penilaian Resiko Setiap organisasi menghadapi risiko. Manajemen harus memperhitungkan resiko ini dan mengambil langkah penting untuk mengendalikannya sehingga tujuan dari pengendalian intern dapat dicapai. Setelah resiko diidentifikasi, maka dapat dilakukan anlisis untuk memperkirakan besarnya pengaruh dari risiko tersebut serta tingkat kemungkinan terjadinya untuk menentukan tindakan-tindakan yang akan meminimumkannya. 3. Prosedur pengendalian Prosedur pengendalian ditetapkan untuk memberi jaminan yang wajar bahwa sasaran bisnis dapat dicapai, termasuk pencegahan penggelapan. Adapun yang termasuk dalam prosedur pengendalian terdiri dari pegawai yang kompeten,

41 perputaran tugas dan cuti wajib, pemisahan tanggung jawab untuk operasi yang berkaitan, pemisahan operasi, pengamanan aktiva akuntansi, serta tata cara pembuktian dan pengamanan. 4. Pemantauan atau monitoring Pemantauan terhadap sistem pengendalian intern akan mengidentifikasi dimana letak kelemahannya dan memperbaiki efektivitas pengendalian tersebut. Pengendalian intern dapat dipantau secara rutin atau melalui evaluasi khusus. Pemantauan rutin dapat dilakukan dengan mengamati perilaku karyawan dan tanda-tanda peringatan dari sistem akuntansi tersebut. Pemantauan melalui evaluasi khusus sering dilakukan bila terjadi perubahanperubahan besar dalam hal strategi, manajemen senior, struktur usaha, atau operasi. 5. Informasi dan komunikasi adalah: Informasi mengenai lingkungan pengendalian, penilaian resiko, prosedur pengendalian, dan pemantauan diperlukan oleh manajemen untuk mengarahkan operasi dan memastikannya terpenuhinya tuntutan-tuntutan pelaporan serta peraturan yang berlaku. Menurut Mulyadi (2001:164) unsur-unsur pokok pengendalian intern 1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas. 2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya. 3. Praktik sehat dalam melaksanaakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi. 4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawab.

42 Unsur pokok sistem pengendalian intern tersebut disajikan pada gambar 2.4 berikut ini. Organisasi yang memisahkan tanggung jawab dan wewenang secara tegas Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan Unsur Pokok Sistem Pengendalian Intern Praktik yang sehat Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawab Gambar 2.4 Unsur Pokok Sistem Pengendalian Intern Sumber : Mulyadi, 2001, Sistem Akuntasni, Edisi ketiga, Cetakan ketiga, Salemba Empat, Jakarta, hal 165 Unsur-unsur tersebut dapat diuraikan sebagai berikut: 1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas. Struktur organisasi merupakan rerangka (framework) pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk

43 melaksanakan kegiatan pokok perusahaan. Pembagian tanggung jawab fungsional dalam organisasi didasarkan pada prinsip-prinsip berikut ini: a. Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi. b. Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua tahap suatu transaksi. Tujuan dari pemisahan fungsi ini adalah untuk membangun dan menciptakan internal check atau mekanisme saling uji antar fungsi yang saling dipisahkan. Struktur organisasi harus dilengkapi dengan uraian tugas (job description) yang mengatur tugas, hak, dan wewenang masing-masing pejabat beserta seluruh jajarannya sesuai fungsinya. Uraian tugas tersebut tersebut harus didukung oleh petunjuk prosedur (procedure manual) dalam bentuk peraturanperaturan pelaksanaan tugas disertai dengan penjelasan mengenai pihak-pihak yang berwenang untuk mengesahkan suatu kegiatan. Agar prosedur dan peraturan-peraturan tersebut ditaati dengan mudah dapat digunakan bagan alir prosedur dan didukung oleh formulir-formulir. 2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindunagn yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya. Dalam organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu, dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi.

44 3. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi. Pembagian tanggung jawab fungsional dan sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik jika tidak diciptakan cara-cara untuk menjamin praktik yang sehat dalam pelaksanaannya. Adapun cara-cara yang umumnya ditempuh oleh perusahaan dalam menciptakan praktik yang sehat adalah: a. Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakaiannya harus dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang. b. Pemeriksaan mendadak (surprised audit). c. Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi, tanpa ada campur tangan dari orang atau unit organisasi lain. d. Perputaran jabatan (job rotation). e. Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak. f. Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan catatannya. g. Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek efektivitas unsur-unsur sistem pengendalain intern yang lain 4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawab. Unsur mutu karyawan merupakan unsur sistem pengendalian intern yang paling penting. Jika perusahaan memiliki karyawan yang kompeten dan jujur, unsur pengendalian yang lain dapat dikurangi sampai batas yang minimum, dan perusahaan tetap mampu menghasilkan pertanggungjawaban keuangan yang dapat diandalkan.

45 2. Keterbatasan Pengendalian Intern Pengendalian intern setiap entitas memiliki keterbatasan bawaan. Beberapa keterbatasan bawaan yang melekat dalam setiap pengendalian intern antara lain: a. Kesalahan dalam pertimbangan. Manajemen dan personel lain dapat salah dalam mempertimbangkan keputusan bisnis yang diambil atau dalam melaksanakan tugas rutin karena tidak memadainya informasi, keterbatasan waktu, dan tekanan lainnya. b. Gangguan. Gangguan dalam pengendalian yang telah ditetapkan dapat terjadi karena personel secara keliru memahami perintah atau membuat kesalahan karena kelalaian, tidak adanya perhatian atau kelelahan. c. Kolusi. Kolusi dapat mengakibatkan tidak berjalannya pengendalian intern yang dibangun untuk melindungi kekayaan entitas dan tidak terungkapnya ketidakberesan atau tidak terdeteksinya kecurangan oleh pengendalian intern yang telah dirancang. d. Pengabaian oleh manajemen. Manajemen dapat mengabaikan kebijakan atau prosedur yang telah ditetapkan untuk tujuan yang tidak sah seperti keuntungan pribadi manajer, penyajian kondisi keuangan yang berlebihan, atau kepatuhan semu.

46 e. Biaya lawan manfaat. Biaya yang diperlukan untuk mengoperasikan pengendalian intern tidak boleh melebihi manfaat yang diharapkan dari pengendalain intern tersebut. Manajemen harus memperkirakan dan mempertimbangkan secara kuantitatif dan kualitatif dalam mengevaluasi biaya dan manfaat suatu pengendalian intern. 3. Sistem Pengendalian Intern Penjualan dan Penerimaan Kas a. Sistem Pengendalian Intern Penjualan Tunai Unsur-unsur pengendalian intern yang seharusnya ada dalam sistem akuntansi penjualan tunai adalah sebagai berikut: 1. Struktur organisasi a. Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kas. b. Fungsi kas harus terpisah dari fungsi akuntansi c. Transaksi penjualan tunai harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi pengiriman, dan fungsi akuntansi. 2. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan a. Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan menggunakan formulir faktur penjualan tunai. b. Penerimaan kas diotorisasi oleh fungsi kas (kasir) dengan cara membubuhkan cap lunas pada faktur penjualan tuani dan menempelkan pita register kas pada faktur tersebut. c. Penyerahan barang diotorisasi oleh fungsi pengiriman dengan cara membubuhkan cap sudah diserahkan pada faktur penjualan tunai.

47 d. Pencatatan ke dalam jurnal diotorisasi oleh fungsi akuntansi dengan cara memberikan tanda pada faktur penjualan tunai. 3. Praktik yang sehat a. Faktur penjualan tunai bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan. b. Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai disetor seluruhnya ke bank pada hari yang sama dengan transaksi penjualan tunai atau hari kerja berikutnya. c. Penghitungan saldo kas yang ada ditangan fungsi kas secara periodik dan secara mendadak oleh fungsi pemeriksa intern. b. Sistem Pengendalian Intern Penjualan Kredit Unsur pengendalian intern yang seharusnya ada dalam sistem akuntansi penjualan kredit adalah: 1. Struktur organisasi a. Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kredit. b. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penjualan dan kredit. c. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi kas c. Transaksi penjualan kredit harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi kredit, fungsi pengiriman, fungsi penagihan, dan fungsi akuntansi. 2. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan a. Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan menggunakan formulir surat order pengiriman.