Developed by PT.ARFADIA

Transkripsi

1 Developed by PT.ARFADIA 1

2 Arfadia KATA PENGANTAR Portal Intranet adalah sebuah media yang menyatukan akses ke semua informasi perusahaan, media untuk bertukar informasi dan berkomunikasi antar karyawan, serta media untuk menyatukan aplikasi di internal perusahaan. Ini adalah alat yang membantu perusahaan mengelola data, aplikasi, dan informasi agar lebih mudah. PT. Arfadia merupakan sebuah perusahaan Information Technology yang memberikan layanan pembuatan intranet dengan menggunakan fitur yang sangat terkini. Hal ini didasari oleh permintaan dan kebutuhan akan intranet yang terus berkembang dari perusahaan-perusahaan, terutama pelanggan-pelanggan PT. Arfadia sendiri. Dalam implementasinya, ada 4 (empat) faktor yang menunjang keberhasilan sebuah intranet, yaitu : pemanfaatan waktu, komunikasi, kerangka perubahan budaya kerja dan hemat biaya. Apabila keempat faktor tersebut terpenuhi maka dapat dikatakan pengimplementasian intranet berhasil. Agar terwujudnya keberhasilan tersebut dibutuhkan fitur-fitur intranet yang mendukung keempat faktor tersebut. Intranet yang dikembangkan oleh PT. Arfadia memiliki fitur-fitur yang mendukung kegiatan perusahaan dan mudah untuk digunakan, sehingga dapat diakses oleh siapa pun dalam organisasi dan perusahaan tersebut. Dengan fitur-fitur ini diharapkan dapat meningkatkan kinerja karyawan dan efisiensi dalam berinteraksi dan berkomunikasi dengan seluruh karyawan dalam perusahaan, mulai dari Level Top Management, Middle Management, sampai karyawan. Untuk lebih memahami dan dapat memanfaatkan semua fitur-fitur yang ada dalam intranet ini, maka dibuatlah sebuah Buku Panduan Penggunaan Intranet (User Manual Book) yang dapat menjadi panduan dan memudahkan bagi seluruh pengguna dalam menjalankan fitur-fitur dalam intranet ini. Sehingga implementasi intranet dalam sebuah perusahaan tersebut dapat sukses dan berhasil. Tim Portal Intranet Arfadia 2

3 Arfadia DAFTAR ISI KATA PENGANTAR 2 DAFTAR ISI 3 DAFTAR GAMBAR 6 BAB 1 PORTAL INTRANET Memulai Portal Intranet Masuk Lupa Sandi Membuat Default Password 18 BAB 2 FASILITAS CARI 19 BAB 3 MENU HORIZONTAL Beranda Administrator Konten > Tentang Kami Konten > Berita Konten > Divisi Konten > Prosedur Konten > Announcement Konten > Quick Link Konten > Foto Pengguna > Pengaturan Peran Pengguna > Pengaturan Pengguna Menu > Pengaturan Akses Peran Menu > Menu Manager Situs > Daftar Proses DB Situs > Statistik Pengunjung Situs > Service Manager Data Master > Position Data Data Master > Departement Data 57 3

4 BAB 4 EMPLOYEE SPOTLIGHT 60 BAB 5 MENU VERTIKAL Profil Workspace Task Workgroup Quick Link Workgroup Menuliskan pesan Notes Membuat Notes Mengubah Notes Mencetak Notes Menghapus Notes Berkas Mengunggah Berkas Membagi Berkas Membuat Folder Baru Mengunduh Berkas Menghapus Berkas Mengganti Nama Berkas Memindahkan Berkas Conversation Memulai Conversation Join Work Group Upload File Melakukan Chatting 101 4

5 5.7 Jadwal Proyek Membuat Proyek Mengubah Data Proyek Menghapus Data Proyek Menambah Task pada Proyek Tampilan Task Foto Menambahakan Album Foto Setting Keluar 118 BAB 6 KOTAK BANTUAN 119 5

6 Arfadia DAFTAR GAMBAR Gambar 1.1 Tampilan Front End Intranet 9 Gambar 1.2 Tampilan Tombol Masuk 11 Gambar 1.3 Untuk Masuk Intranet 11 Gambar 1.4 Lupa Kata Sandi 12 Gambar 1.5 Kotak Lupa Kata Sandi 12 Gambar 1.6 Kotak Lupa Kata Sandi 13 Gambar 1.7 Setting Default Password 13 Gambar 1.8 Menyimpan Default Password 13 Gambar 2.1 Tampilan Hasil Pencarian 14 Gambar 3.1 Tampilan Beranda 15 Gambar 3.2 Memilih Submenu Tentang Kami, Visi Misi 16 Gambar 3.3 Memilih Tombol Ubah Pada Submenu Visi Misi 16 Gambar 3.4 Kotak Editor Menu Konten 17 Gambar 3.5 Pemilihan Submenu Berita 18 Gambar 3.6 Menambah Berita Baru 18 Gambar 3.7 Kotak Editor Penambahan Berita Baru 19 Gambar 3.8 Tampilam Pesan Broadcast 19 Gambar 3.9 Tampilan Broadcast Berita Berdasarkan Departemen 20 Gambar 3.10 Tampilan Ubah Berita 20 Gambar 3.11 Tampilan Menghapus Berita 21 Gambar 3.12 Konfirmasi Menghapus Pesan 21 Gambar 3.13 Memilih menu Konten Divisi 22 Gambar 3.14 Tombol Ubah 22 Gambar 3.15 Tampilan Editor Ubah Submenu Divisi 23 Gambar 3.16 Konfirmasi Simpan Data Konten 23 Gambar 3.17 Memilih Submenu Prosedur 24 Gambar 3.18 Memilih Tombol Tambah Menu Prosedur 24 Gambar 3.19 Memilih Kategori Departemen 24 Gambar 3.20 Tampilan Pemilihan Kategori pada Menu Prosedur 25 Gambar 3.21 Tampilan Mengubah Kategori pada Menu Prosedur 25 Gambar 3.22 Tampilan Menghapus Kategori pada Menu Prosedur 26 6

7 Gambar 3.23 Tampilan Penambahan File pada Menu Prosedur 26 Gambar 3.24 Tampilan pemilihan File pada Menu Prosedur 27 Gambar 3.25 Tampilan Mengunggah File Pada Menu Prosedur 27 Gambar 3.26 Tampilan Menyimpan File Pada Menu Prosedur Berhasil 28 Gambar 3.27 Memilih Submenu Announcement 29 Gambar 3.28 Tampilan Menambah Pengumuman 29 Gambar 3.29 Tampilan Pengisian Isi Pesan dalam Pengumuman 29 Gambar 3.30 Tampilan List Pengumuman 30 Gambar 3.31 Tampilan Mengubah Pengumuman 30 Gambar 3.32 Tampilan Mengubah Pengumuman 30 Gambar 3.33 Tampilan Mengubah Isi Pengumuman 31 Gambar 3.34 List Pengumuman telah diubah 31 Gambar 3.35 Tampilan Menghapus Pegumuman 31 Gambar 3.36 Konfirmasil Hapus Pengumuman 31 Gambar 3.37 Tombol Tambah pada Menu Quick Links 32 Gambar 3.38 Tampilan Pengisian Quick Link 32 Gambar 3.39 Daftar Quick Link 33 Gambar 3.40 Memilih Tautan Yang Akan Diubah Pada Menu Quick Link 33 Gambar 3.41 Tombol Ubah Quick Link 33 Gambar 3.42 Tampilan Mengubah Isi Quick Link 33 Gambar 3.43 List Quick Link Yang Telah Diubah 34 Gambar 3.44 Memilih Tautan Yang Akan Dihapus 34 Gambar 3.45 Konfirmasi Menghapus Tautan 35 Gambar 3.46 List Quick Link Yang Telah Dihapus 35 Gambar 3.47 Tampilan Submenu Foto 36 Gambar 3.48 Tombol Tambah Pada Menu Submenu Pengaturan Peran 36 Gambar 3.49 Tampilan Mengisi Nama Peran 37 Gambar 3.50 List Nama Peran Yang Telah Ditambah 37 Gambar 3.51 Mengubah Nama Peran 37 Gambar 3.52 Tampilan Mengubah Nama Peran 38 Gambar 3.53 List Nama Peran Yang Telah Diubah 38 Gambar 3.54 Memilih Nama Peran Yang Akan Dihapus 38 Gambar 3.55 Konfirmasi Menghapus Nama Peran 39 7

8 Gambar 3.56 List Nama Peran Yang Telah Dihapus 39 Gambar 3.57 Tampilan Setting Default Password 39 Gambar 3.58 Tombol Tambah Pada Pengaturan Pengguna 40 Gambar 3.59 Tampilan Menambah Pengguna 41 Gambar 3.60 Memilih Pengguna Yang Ingin Diubah 41 Gambar 3.61 Tampilan Mengubah Informasi Pengguna 42 Gambar 3.62 Mengubah Kata Sandi 42 Gambar 3.63 Memilih Pengguna Yang Ingin Dihapus 43 Gambar 3.64 Konfirmasi Menghapus Pengguna 43 Gambar 3.65 Tombol Tambah pada Pengaturan Akses Peran 43 Gambar 3.66 Kotak Pengaturan Akses Menu 44 Gambar 3.67 Mengubah Akses Peran 44 Gambar 3.68 Penghapusan Akses Peran 45 Gambar 3.69 Menambah Submenu 46 Gambar 3.70 Memilih Induk Submenu 46 Gambar 3.71 Mengisi Nama Submenu 46 Gambar 3.72 Konfirmasi Mengisi konten 47 Gambar 3.73 Daftar Proses DB 47 Gambar 3.74 Statistik Pengunjung 48 Gambar 3.75 Grafik Pengunjung Setiap Login 49 Gambar 3.76 Grafik Pengunjung Dalam Satu Hari Dihitung Satu Walau Login Berkali - kali 50 Gambar 3.77 Grafik Frekuensi Per Halaman 50 Gambar 3.78 Grafik Pengunjung Per Kota 50 Gambar 3.79 Peta Pengunjung 50 Gambar 3.80 Tampilan Service Manager 50 Gambar 3.81 Tombol Tambah Pada Submenu Position Data 51 Gambar 3.82 Mengisi Jabatan Baru 51 Gambar 3.83 Memilih Jabatan Yang Akan Diubah 51 Gambar 3.84 Klik Tombol Ubah pada Submenu Position Data 52 Gambar 3.85 Mengubah Nama Jabatan Yang Baru 52 Gambar 3.86 Memilih Jabatan yang Akan Dihapus 52 Gambar 3.87 Konfirmasi Menghapus Jabatan 52 8

9 Gambar 3.88 Menambah Departemen Baru 53 Gambar 3.89 Mengisi Nama Departemen 53 Gambar 3.90 Memilih Departemen yang Akan dihapus 54 Gambar 3.91 Tombol Ubah Pada Submenu Departemen Data 54 Gambar 3.92 Mengubah Departemen 54 Gambar 3.93 Memilih Departemen Yang Akan Dihapus 54 Gambar 3.94 Tombol Hapus Departemen Data 54 Gambar 3.95 Konfirmasi Menghapus Departemen 54 Gambar 5.1 Menu Profile 56 Gambar 5.2 Halaman Profile 56 Gambar 5.3 Tombol Ubah 56 Gambar 5.4 Fitur Upload Foto 56 Gambar 5.5 Pilih Profile 57 Gambar 5.6 Data Profile 57 Gambar 5.7 Submenu Task 58 Gambar 5.8 Data Task 58 Gambar 5.9 Task Setelah Disimpan 59 Gambar 5.10 Tombol Status Task 59 Gambar 5.11 Checklist Sub-Task 59 Gambar 5.12 Tombol dan Link untuk Melihat Detail Task 60 Gambar 5.13 Tampilan Detail Task 60 Gambar 5.14 Tombol Ubah Task 60 Gambar 5.15 Tombol Hapus Task 61 Gambar 5.16 Submenu Workgroup 61 Gambar 5.17 Data Workgroup 61 Gambar 5.18 Menu Workgroup 62 Gambar 5.19 Pilihan Workgroup 62 Gambar 5.20 Tombol Ubah Workgroup 62 Gambar 5.21 Edit Data Group 63 Gambar 5.22 Tombol Hapus Workgroup 63 Gambar 5.23 Konfirmasi Hapus Workgroup 63 Gambar 5.24 Submenu Quick Link 64 9

10 Gambar 5.25 Data Quick Link 64 Gambar 5.26 Tampilan Quick Link 64 Gambar 5.27 Tab Pesan 65 Gambar 5.28 Tombol Unggah File 65 Gambar 5.29 Open File 66 Gambar 5.30 Mention Pengguna Lain 66 Gambar 5.31 Pilih Pengguna pada Saat Mention 67 Gambar 5.32 Mention Pengguna Tertentu 67 Gambar 5.33 Icon Topik 67 Gambar 5.34 Tombol send 68 Gambar 5.35 Tampilan Setelah Pesan Terkirim 68 Gambar 5.36 Notifikasi 69 Gambar 5.37 Tab Task 69 Gambar 5.38 New Task 70 Gambar 5.39 Tampilan Task 70 Gambar 5.40 Tombol Mulai 71 Gambar 5.41 Checklist Sub Task 71 Gambar 5.42 Tombol Tautan 71 Gambar 5.43 Tampilan Detail Task 72 Gambar 5.44 Tombol Ubah 72 Gambar 5.45 Tombol Hapus 72 Gambar 5.46 Tambah Judul Announcement 73 Gambar 5.47 Checklist SMS dan 73 Gambar 5.48 Menu Notes 74 Gambar 5.49 Tombol Tambah 74 Gambar 5.50 Isian Kategori 74 Gambar 5.51 Klik Kategori 74 Gambar 5.52 Tambah Notes 75 Gambar 5.53 Edit Notes 75 Gambar 5.54 Isi Notes 75 Gambar 5.55 Proses Ubah Kategori 76 Gambar 5.56 Ubah Kategori 76 Gambar 5.57 Tombol Edit Judul Note 76 10

11 Gambar 5.58 Proses Edit Judul Note 77 Gambar 5.59 Tombol Edit Note 77 Gambar 5.60 Tombol Simpan Note 77 Gambar 5.61 Tombol Cetak 77 Gambar 5.62 Print Preview 78 Gambar 5.63 Tombol Delete 78 Gambar 5.64 Tombol Hapus 78 Gambar 5.65 Konfirmasi Hapus Kategori 79 Gambar 5.66 Menu Berkas 80 Gambar 5.67 Tampilan Menu Berkas 80 Gambar 5.68 Tombol Unggah 81 Gambar 5.69 Tombol Tambah File 81 Gambar 5.70 Pilih Berkas 81 Gambar 5.71 Tombol Mulai Unggah 82 Gambar 5.72 Tombol Keluar 82 Gambar 5.73 Tampilan Berkas setelah Diunggah 82 Gambar 5.74 Cara Berbagi Berkas 83 Gambar 5.75 Memilih Pengguna untuk Berbagai Berkas 83 Gambar 5.76 Berkas yang Dihargai 83 Gambar 5.77 Tombol Folder Baru 84 Gambar 5.78 Buat Folder Baru 84 Gambar 5.79 Unduh Berkas 84 Gambar 5.80 Status Unduh 84 Gambar 5.81 Berkas yang Diunduh 85 Gambar 5.82 Tombol Hapus 85 Gambar 5.83 Konfirmasi Menghapus Berkas 85 Gambar 5.84 Ganti Nama Berkas 86 Gambar 5.85 Merubah Nama Berkas 86 Gambar 5.86 Tampilan Setelah Dirubah 87 Gambar 5.87 Tombol Pindahkan 87 Gambar 5.88 Pindah Folder 87 Gambar 5.89 Memilih Tombol Conversation 88 Gambar 5.90 Tampilan Sesi BT COCOA 88 11

12 Gambar 5.91 Tampilan Conversation 89 Gambar 5.92 Tampilan Log Out Conference 90 Gambar 5.93 Konfirmasi Log Out dari Conference 90 Gambar 5.94 Memilih Workgroup dan Bergabung 91 Gambar 5.95 Tampilan Tombol Allow 91 Gambar 5.96 Tampilan Audio dan Join Group 92 Gambar 5.97 Tampilan Change Microphone 92 Gambar 5.98 Tampilan Memilih Upload File 93 Gambar 5.99 Tampilan Upload File 93 Gambar Browsing File 93 Gambar Tampilan File yang Akan diupload 94 Gambar Tampilan File Telah Berhasil Diupload 94 Gambar Tampilan File Yang Diupload 94 Gambar Tampilan File Preview dan Whiteboard 95 Gambar Melakukan chating 96 Gambar Mengubah Warna Text 96 Gambar Menu Jadwal 97 Gambar Board Harian 97 Gambar Board Minggu 97 Gambar Board Bulanan 97 Gambar Tabel Schedule 98 Gambar Detail Schedule 98 Gambar Preview Jadwal 99 Gambar Notifikasi Jadwal 99 Gambar Tampilan Proyek 101 Gambar Tambahkan Proyek 101 Gambar Tombol Ubah 102 Gambar Ubah Proyek 102 Gambar Hapus Proyek 103 Gambar Tambah Aktifitas 103 Gambar Detail Kegiatan 103 Gambar Open File 104 Gambar Tambah Sub-kegiatan

13 Gambar Simpan Komentar 105 Gambar Tombol Close Detail Kegiatan 105 Gambar Pemindahan Task 105 Gambar Pilih Tujuan Pemindahan 106 Gambar Task Berpindah 106 Gambar Penempatan 106 Gambar Notifikasi 106 Gambar Menu Foto 107 Gambar Tampilan Album 107 Gambar Tombol Tambah 107 Gambar Tambah File 107 Gambar Open File 108 Gambar Mulai Unggah 108 Gambar Proses Mengunggah 109 Gambar Pemindahan Urutan 109 Gambar Tambah Album 109 Gambar Berbagi File 110 Gambar Berbagi File dengan Beberapa Pengguna 110 Gambar Berbagi File dengan Beberapa Pengguna 110 Gambar Album Foto 111 Gambar Album Foto 111 Gambar Foto Album 111 Gambar Menu Setting 112 Gambar Tombol Edit 112 Gambar Edit Background, Format Waktu, dan Mode Bahasa 112 Gambar Menu Keluar dari Mode Pengguna 113 Gambar 6.1 Contact Help 114 Gambar 6.2 Tampilan Kotak Kontak Bantuan 114 Gambar 6.3 Konfirmasi Terkirim

14 Arfadia BAB 1 PORTAL INTRANET Portal intranet terdiri dari 2 (dua) bagian, yaitu bagian front end dan bagian back end. Bagian Front end dari intranet ini adalah tampilan informasi-informasi yang berkaitan dengan perusahaan. Bagian ini dapat diakses oleh seluruh pengguna intranet. Gambar 1.1 Tampilan Front End Intranet Komponen-komponen bagian ini antara lain : - Logo Perusahaan - Tombol Masuk ke dalam Portal Intranet - Fasilitas Cari - Informasi waktu, meliputi Hari, Tanggal dan Jam - Menu Horizontal yang terdiri dari Beranda, Tentang Kami, Prosedur, Berita, 14

15 - Divisi dan Daftar Karyawan - Berita, yang terdiri dari Berita Internal dan Eksternal - Employee Spotlight - Kalender Kegiatan - Informasi ulang tahun karyawan - File yang dibagi - Quick links - Kontak Bantuan - Footer Untuk mengelola (menambah, mengubah dan menghapus) komponen-komponen diatas dapat dilakukan pada bagian back end, yang disebut dengan Content Management System. Hal ini akan dijelaskan pada Bagian Kedua dari Buku Panduan ini. Sementara bagian backend adalah bagian yang lebih private, hanya dapat diakses oleh pengguna yang memiliki ID user dan password untuk masuk ke dalamnya. Pada bagian ini terdapat fasilitas Content Management System (CMS), yang berfungsi untuk mengatur (mengubah, menghapus, menambah) informasi-informasi yang ada pada bagian front end. Komponen-komponen yang membedakan antara front end dan back end adalah adanya menu vertikal (Menu Privat Setelah Login), yang terdiri dari beberapa fitur yaitu : Profil Workspace Workgroup Notes Berkas Conversation Jadwal Project Photos Setting Keluar Anouncement Status Jumlah Karyawan yang sedang online Notifikasi 15

16 1.1 Memulai Portal Intranet Masuk Fitur ini digunakan untuk masuk sebagai pengguna yang memiliki peran tertentu, pembedaan peran pengguna ini digunakan untuk mengakses menu menu yang tidak muncul pada mode tampilan umum. Langkah langkahnya adalah sebagai berikut : 1. Klik tombol Masuk. Gambar 1.2. Tampilan Tombol Masuk 2. Isikan alamat atau NIK dan password pada kotak yang muncul. Gambar 1.3. Untuk Masuk Intranet 3. Klik tombol OK, halaman akan refresh dan menu yang diberikan kepada peran pengguna ini akan muncul 16

17 1.1.2 Lupa Sandi Jika pengguna lupa sandi yang digunakan untuk masuk intranet ini dengan menggunakan peran aksesnya maka fitur ini bisa digunakan. Langkah langkahnya adalah sebagai berikut : 1. Pada kotak masuk klik link Lupa Kata Sandi Anda? Gambar 1.4. Lupa Kata Sandi 2. Pada kotak yang muncul isikan alamat dan kode verifikasi. Setelah diisi semua, klik Kirim Pesan Gambar 1.5. Kotak Lupa Kata Sandi 17

18 3. Klik tombol Kirim Pesan, dan klik tombol pemberitahun bahwa password baru telah terkirim ke pengguna. Gambar 1.6. Kotak Lupa Kata Sandi 4. Pada saat yang sama, password baru akan dikirim ke Membuat Default Password Setelah masuk ke dalam Intranet, maka hal pertama yang harus dilakukan oleh Administrator adalah membuat default password dan membagikan atau menginformasikan default password ini kepada seluruh pengguna. Pengguna yang telah menerima default password ini dapat menggunakannya untuk masuk ke dalam Portal Intranet. Cara membuat default password adalah : 1. Administrator masuk (log in) dengan user ID dan password admin. 2. Masuk ke Pengaturan Pengguna dengan memilih menu Administrator, Pengguna dan Pengaturan Pengguna. Gambar 1.7. Setting Default Password 3. Klik Setting Default Password. 4. Masukkan Default Password dan simpan. Gambar 1.8. Menyimpan Default Password 5. Informasikan Default Password kepada seluruh pengguna. 18

19 Arfadia BAB 2 FASILITAS CARI Fitur ini berfungsi untuk menampilkan informasi dari kata kunci yang dicari. Caranya adalah masukkan kata kunci yang ingin dicari. Kemudian klik Cari. Gambar 2.1 Tampilan Hasil Pencarian 19

20 Arfadia BAB 3 MENU HORIZONTAL 3.1 Beranda Pada halaman ini berisi rangkuman informasi aktual meliputi artikel terbaru, berita eksternal terbaru, kalender kegiatan, karyawan yang berulang tahun hari ini, besok dan lusa, file yang disharing untuk umum, dan quick link. Gambar 3.1 Tampilan Beranda 20

21 Arfadia BAB 4 EMPLOYEE SPOTLIGHT Menu ini berisikan tentang informasi karyawan yang meliputi foto, biodata karyawan, job description. Informasi tersebut dapat diganti sesuai dengan keinginan. Untuk dapat mengakses menu ini silahkan masuk ke menu Berita, dengan memilih Administrator, Konten, dan Berita. Menu ini dapat ditambah, diubah dan dihapus. Untuk menambah, mengubah dan menghapus menu ini langkah-langkahnya sama dengan menambah, mengubah dan menghapus menu berita.. 60

22 Arfadia BAB 5 MENU VERTIKAL 5.1 Profil Menu ini bertuliskan nama dari pengguna yang sedang login, yang berisi data detail dari pengguna. Data ini dapat diubah oleh pengguna tersebut. Langkah langkahnya adalah : 1. Buka menu Gambar 5.1 Menu Profile 2. Tampilan data pengguna Gambar 5.2 Halaman Profile 3. Klik tombol ubah Gambar 5.3 Tombol Ubah 4. Pada kotak yang muncul lakukan pengubahan data. Untuk mengupload foto, klik tombol choose file. Gambar 5.4 Fitur Upload Foto 61

23 Pilih foto dari drive, klik dua kali atau klik sekali kemudian klik tombol open. Gambar 5.5 Pilih Profile 5. Isian yang wajib diisi ditandai dengan tanda bintang, sedangkan isian yang tidak boleh diganti oleh pengguna ditampilkan dengan warna abu abu. Setelah selesai melakukan perubahan data klik tombol simpan. Gambar 5.6 Data Profile 62

24 5.2 Workspace Menu ini disediakan untuk mengelola 3 hal yaitu, Task, Workgroup, dan Quick Link yang muncul di halaman beranda Task Langkah langkah untuk menambahkan task adalah : 1. Klik tombol panah di sebelah kanan tambah. 2. Isikan data data task. Gambar 5.7 Submenu Task Gambar 5.8 Data Task 63

25 3. Klik tombol simpan. 4. Tampilan setelah disimpan. Gambar 5.9 Task Setelah Disimpan 5. Jika task tersebut sudah dimulai maka pada icon segitiga di bagian status klik kemudian start task. Gambar 5.10 Tombol Status Task 6. Jika salah satu sub kegiatan sudah selesai dilakukan, centang checkbox yang disediakan. Gambar 5.11 Checklist Sub-Task 64

26 7. Untuk melihat detail dari kegiatan, klik tautan atau link nama tasknya. Gambar 5.12 Tombol dan Link untuk Melihat Detail Task 8. Berikut ini tampilan detail tasknya. Gambar 5.13 Tampilan Detail Task 9. Untuk mengubah data task, klik tombol pada kolom tindakan, kemudian pilih ubah. Gambar 5.14 Tombol Ubah Task 65

27 10. Lakukan perubahan data kemudian klik tombol simpan. 11. Untuk menghapus data task, lalu data task akan terhapus. Gambar 5.15 Tombol Hapus Task Workgroup Workgroup disini yang dimaksud adalah deskripsi dari workgroup, sedangkan untuk detailnya disediakan menu tersendiri untuk pengelolaannya. Langkah langkah untuk menambahkan data workgroup : 1. Klik tambah Gambar 5.16 Submenu Workgroup 2. Pada kotak yang muncul isikan data workgroup. Gambar 5.17 Data Workgroup 66

28 3. Klik tombol untuk menyimpan. 4. Data workgroup yang ditambahkan akan muncul di menu workgroup untuk dapat diakses oleh pengguna yang telah diundang. Klik menu workgroup. Gambar 5.18 Menu Workgroup 5. Berikut ini tampilan workgroup di menu workgroup. Gambar 5.19 Pilihan Workgroup 6. Untuk mengubah deskripsi workgroup, setelah memilih workgroup yang dimaksud maka klik tombol ubah. Gambar 5.20 Tombol Ubah Workgroup 67

29 7. Lakukan perubahan data. Gambar 5.21 Edit Data Group 8. Untuk menghapus workgroup, pada workgroup yang dipilih klik tombol hapus. Gambar 5.22 Tombol Hapus Workgroup 9. Pada konfirmasi yang muncul klik tombol oke. Gambar 5.23 Konfirmasi Hapus Workgroup 68

30 5.2.3 Quick Link Submenu ini berfungsi untuk mengatur jalur cepat ke halaman yang dimaksud. Quick Link akan disediakan di halaman sebelah kanan pengguna yang login. Langkah langkah menambahkan quick link adalah : 1. Klik submenu quick link. Gambar 5.24 Submenu Quick Link 2. Isikan data datanya kemudian klik tombol simpan. Gambar 5.25 Data Quick Link 3. Berikut ini tampilan quick link nya. Gambar 5.26 Tampilan Quick Link 69

31 5.3 Workgroup Menu ini berfungsi untuk mengelola data kerja kelompok yang dibentuk, masing masing pengguna yang dimasukkan dalam workgroup dapat : 1. Menuliskan pesan pada detail workgroup tersebut, bisa ditujukan juga kepada pengguna tertentu. 2. Menambahkan task, mengubah task sesuai progress yang berlangsung. 3. Membuat announcement / pengumuman melalui sms ataupun ke seluruh pengguna Menuliskan pesan Langkah langkahnya adalah : 1. Klik tab pesan. Gambar 5.27 Tab Pesan 2. Tulis pesan di bagian pengisian pesan. 3. Untuk mencantumkan file, klik tombol panah. Gambar 5.28 Tombol Unggah File 70

32 4. Pada kotak yang muncul pilih file kemudian klik tombol open. Gambar 5.29 Open File 5. Untuk menunjuk pengguna tertentu klik tombol gambar orang sehingga di isian pesan muncul Gambar 5.30 Mention Pengguna Lain 71

33 6. Ketik nama pengguna yang dituju, maka akan muncul listing pengguna yang mengandung karakter tersebut. Gambar 5.31 Pilih Pengguna pada Saat Mention 7. Saat dipilih salah satu pengguna yang dimaksud maka di bagian pesan akan muncul NIK (Nomor Induk Karyawan). Gambar 5.32 Mention Pengguna Tertentu 8. Untuk menambahkan topic klik tombol symbol kotak maka akan muncul isian topic. Gambar 5.33 Icon Topik 72

34 9. Setelah topic diisi klik tombol send. Gambar 5.34 Tombol send 10. Pesan akan tersimpan di baris workgroup dan juga terkirim ke pengguna yang dituju. Pengguna lain dapat menambahkan komentar dengan mengeklik komentar. Gambar 5.35 Tampilan Setelah Pesan Terkirim 73

35 11. Pada pengguna yang disebutkan pada pesan, menerima notifikasi yang jika di-klik akan mengarah ke pesan ini. Gambar 5.36 Notifikasi Mengelola task Langkah langkah menambahkan task : 1. Klik tab task, kemudian klik tombol create task. Gambar 5.37 Tab Task 74

36 2. Tambahkan data task kemudian klik tombol simpan. Gambar 5.38 New Task 3. Tampilan task yang dibuat akan muncul di tab task. Gambar 5.39 Tampilan Task 75

37 4. Untuk memulai task, klik tombol panah di status kemudian pilih start. Gambar 5.40 Tombol Mulai 5. Pada sub task yang sudah selesai dikerjakan, centang checklist yang disediakan. Gambar 5.41 Checklist Sub Task 6. Untuk melihat detail dari task ini, klik tindakan > tautan atau link dari judul task. Gambar 5.42 Tombol Tautan 76

38 Berikut tampilan detailnya : Gambar 5.43 Tampilan Detail Task 7. Untuk Mengubah data task, klik tombol pada tindakan dan pilih ubah, lakukan perubahan data kemudian klik tombol simpan. Gambar 5.44 Tombol Ubah 8. Untuk menghapus task, klik tombol pada tindakan dan pilih hapus. Gambar 5.45 Tombol Hapus 77

39 5.3.3 Membuat announcement / pengumuman Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut : 1. Klik tab Announcement, kemudian klik pada icon kotak sebelah kiri bawah untuk menambahkan judul. Gambar 5.46 Tambah Judul Announcement 2. Centang di checklist icon handpone untuk mengirimkan ke sms semua karyawan, dan centang di checklist icon untuk mengirim ke semua karyawan. Kemudian klik tombol send. Gambar 5.47 Checklist SMS dan 78

40 5.4 Notes Menu ini merupakan fitur untuk menambahkan note / catatan sesuai kategori tertentu yang dapat dimasukkan oleh pengguna. Note dikelompokkan dalam kategori tertentu yang dapat ditambahkan lebih dari satu judul notes beserta detailnya. Pengguna dapat menambahkan, mengubah, menghapus, dan mencetak note pada menu ini Membuat Notes Langkah langkah untuk membuat notes adalah sebagai berikut : 1. Buka menu notes Gambar 5.48 Menu Notes 2. Klik tombol tambah pada toolbar Gambar 5.49 Tombol Tambah 3. Masukkan kategori pada kotak yang muncul. 4. Klik tombol simpan. Gambar 5.50 Isian Kategori 5. Kategori tersebut akan tersimpan. 6. Untuk menambahkan notes detailnya, klik deskripsi kategori tersebut. Gambar 5.51 Klik Kategori 7. Pada detail yang muncul masukkan judul note yang akan dibuat. 79

41 8. Lalu klik tombol tambah. Gambar 5.52 Tambah Notes 9. Judul note tersebut berupa link text yang jika diklik akan muncul area isian untuk menuliskan detail dari note tersebut. Gambar 5.53 Edit Notes 10. Klik tombol centang untuk menyimpan note. Gambar 5.54 Isi Notes 11. Atau klik tombol silang untuk membatalkan pengisian. 80

42 5.4.2 Mengubah Notes Langkah langkah untuk mengubah notest adalah sebagai berikut : 1. Untuk mengubah kategori, klik kategori yang akan diubah kemudian klik tombol ubah pada toolbar. Gambar 5.55 Proses Ubah Kategori 2. Pada kotak yang muncul lakukan perubahan kategori. 3. Klik tombol simpan. Gambar 5.56 Ubah Kategori 4. Untuk mengubah judul note, klik note yang akan diubah. 5. Pada note detail yang muncul, klik tombol bergambar pensil di sebelah kanan judul note. Gambar 5.57 Tombol Edit Judul Note 6. Pada isian yang muncul, ubah judul note tersebut. 7. Klik tombol centang untuk menyimpan perubahan. 81

43 8. Atau klik tombol silang untuk membatalkan perubahan. Gambar 5.58 Proses Edit Judul Note 9. Untuk mengubah isi dari note, klik tombol gambar pensil dibagian isi note. Gambar 5.59 Tombol Edit Note 10. Lakukan perubahan isi notes. 11. Klik tombol centang untuk menyimpan data. 12. Atau klik tombol silang untuk membatalkan perubahan data. Gambar 5.60 Tombol Simpan Note Mencetak Notes Langkah langkah untuk mencetak notes adalah sebagai berikut : 1. Pada isi note, klik tombol bergambar icon printer. Gambar 5.61 Tombol Cetak 82

44 2. Lakukan pensettingan media yang akan digunakan. 3. Klik tombol print. 4. Atau klik cancel untuk membatalkan proses. Gambar 5.62 Print Preview Menghapus Notes Langkah langkah menghapus notes adalah sebagai berikut : 1. Untuk menghapus salah satu note, klik tombol dengan icon tempat sampah pada isi note. Gambar 5.63 Tombol Delete 2. Untuk menghapus semua note dalam satu kategori, klik kategori yang semua notenya akan dihapus. Gambar 5.64 Tombol Hapus 83

45 3. Kemudian klik tombol hapus pada toolbar. 4. Klik tombol Ok untuk konfirmasi bahwa seluruh note beserta kategorinya akan dihapus. Gambar 5.65 Konfirmasi Hapus Kategori 5. Atau klik cancel untuk membatalkan proses. 84

46 5.5 Berkas Menu ini berfungsi untuk mengunggah berkas yang berupa dokumen digital, membagi akses berkas dengan pengguna lain, dan mengunduh berkas yang telah diunggah atau dibagi aksesnya dari pengguna lain. Fitur pengaturan penyimpanan berkas disediakan disini, meliputi : 1. Mengunggah berkas 2. Berbagi berkas 3. Membuat folder baru 4. Mengunduh berkas 5. Menghapus berkas 6. Mengganti nama berkas 7. Memindahkan lokasi berkas Untuk membuka menu berkas dengan mengeklik tombol berkas maka akan tampil tampilan tabel berkas dengan tombol tombol yang mewakili masing masing fasilitas yang disediakan menu ini. Gambar 5.66 Menu Berkas Gambar 5.67 Tampilan Menu Berkas 85

47 5.5.1 Mengunggah Berkas Langkah-langkah untuk menggungah berkas, adalah : 1. Klik tombol unggahan Gambar 5.68 Tombol Unggah 2. Klik tombol tambah berkas Gambar 5.69 Tombol Tambah File 3. Pilih berkas yang akan diunggah Gambar 5.70 Pilih Berkas 86

48 4. Klik tombol mulai unggah untuk mengunggah berkas tersebut Gambar 5.71 Tombol Mulai Unggah 5. Setelah status menjadi 100 % dan muncul centang hijau, jika akan ditambah lagi berkas lain silakan ulangi proses sebelumnya dari pada saat memilih berkas. Tetapi jika sudah selesai klik tombol keluar. Gambar 5.72 Tombol Keluar 6. Berkas akan tampil di tabel Gambar 5.73 Tampilan Berkas setelah Diunggah 87

49 5.5.2 Membagi Berkas Langkah langkah membagi berkas dengan pengguna lain : 1. Pilih salah satu berkas yang akan dibagi kepada user lain. 2. Klik tombol berbagi Gambar 5.74 Cara Berbagi Berkas 3. Untuk berbagi kepada semua pengguna maka centang checkbook berbagi kepada semua, sedangkan untuk berbagi dengan satu atau beberapa pengguna maka tuliskan nama di bagian isian kemudian klik tombol plus, lakukan sebanyak pengguna yang akan dibagi berkasnya. 4. Klik tombol simpan. Gambar 5.75 Memilih Pengguna untuk Berbagai Berkas 5. Berkas tersebut akan tampil di halaman berkas pengguna yang ditunjuk. Gambar 5.76 Berkas yang Dihargai 88

50 5.5.3 Membuat Folder Baru Langkah-langkah membuat folder baru, adalah : 1. Klik tombol Folder Baru. Gambar 5.77 Tombol Folder Baru 2. Tulis nama foldernya. Gambar 5.78 Buat Folder Baru 3. Klik tombol simpan Mengunduh Berkas Langkah langkah mengunduh berkas 1. Pilih satu atau lebih berkas dengan klik atau tekan CTRL + klik berkas yang dimaksud. 2. Klik tombol unduh Gambar 5.79 Unduh Berkas 3. Berkas akan diunduh ke folder yang disetting untuk unduh di komputer pengguna dalam bentuk.rar Gambar 5.80 Status Unduh 89

51 4. Ekstract berkas yang sudah diunduh dan cek apakah sesuai. Gambar 5.81 Berkas yang Diunduh Menghapus Berkas Langkah langkah menghapus berkas, adalah : 1. Pilih satu atau lebih berkas dengan klik atau tekan CTRL + klik berkas yang dimaksud. 2. Klik tombol hapus Gambar 5.82 Tombol Hapus 3. Pada tampilan pesan yang muncul klik tombol ok. Gambar 5.83 Konfirmasi Menghapus Berkas 90

52 5.5.6 Mengganti Nama Berkas 1. Pilih satu berkas 2. Klik tombol ganti nama. Gambar 5.84 Ganti Nama Berkas 3. Lakukan perubahan nama berkas 4. Klik tombol simpan Gambar 5.85 Merubah Nama Berkas 5. Berkas akan berubah namanya Gambar 5.86 Tampilan Setelah Dirubah 91

53 5.5.7 Memindahkan Berkas Langkah langkah memindahkan berkas : 1. Pilih berkas yang akan dipindahkan. 2. Klik tombol Pindahkan. Gambar 5.87 Tombol Pindahkan 3. Pilih folder yang akan dituju, kemudian klik tombol simpan. Gambar 5.88 Pindah Folder 92

54 5.6 Conversation Fitur ini berfungsi untuk melakukan perbincangan (chat), video conference dan sharing file. Untuk fitur ini disarankan menggunakan webcam, headset dan microphone, agar dapat melakukan pembicaraan dan video conference Memulai Conversation Fitur ini dapat dimulai dengan cara : 1. Memilih fitur conversation dan secara otomatis akan masuk ke sesi BT COCOA. Gambar 5.89 Memilih Tombol Conversation Gambar 5.90 Tampilan Sesi BT COCOA 2. Klik tombol Allow, kemudian pilih tombol Play Test Sound untuk mencoba audio dan klik Join Audio 93

55 3. Kemudian Anda akan masuk ke dalam Sesi Conversation BT COCOA Gambar 5.91 Tampilan Conversation - Share my desktop, untuk membagi layar desktop kepada pengguna lain, sehingga pengguna lain dapat melihat desktop Anda. Caranya hanya dengan mengklik icon share my desktop, maka desktop Anda dapat dilihat oleh pengguna lain. - Share my microphone, untuk membagi microphone kepada pengguna lain, sehingga pengguna lain dapat mendengar suara Anda dan melakukan perbincangan. Caranya hanya dengan mengklik icon share my microphone. - Share my camera, untuk membagi webcam, sehingga pengguna lain dapat melihat Anda melalui webcam dan dapat berkomunikasi (video conference). Caranya hanya dengan mengklik icon share my camera. - Pengguna yang aktif, adalah daftar pengguna yang sedang aktif dalam sesi tersebut. Disini juga tercantum peran, nama dan status dari pengguna. - Pendengar (listener), daftar pengguna yang dapat mendengar suara Anda. - Video Dock, merupakan area Video 94

56 - Upload file, berfungsi untuk mengupload file dan dapat dibagi kepada seluruh anggota pada sesi tersebut. - Page file adalah informasi tentang jumlah halaman dari file. Dan terdapat juga tombol untuk melanjutkan ke halaman berikutnya. - Zoom untuk membesarkan dan mengecilkan tampilan file. - Page size untuk mengatur tampilan file. - Show whiteboard, untuk menampilkan whiteboard tools yang berada di sebelah kanan file preview. Terdiri dari tombol pensil, recentangle, circle, clear page, undo, warna pencil dan ketebalan pencil Join Work Group Untuk masuk atau join ke dalam work group, langkah-langkahnya adalah 1. Log Out dari sesi BT COCOA, dengan mengklik tombol Log Out di sebelah kanan atas. Gambar 5.92 Tampilan Log Out Conference 2. Kotak konfirmasi log out dari sesi akan keluar, dan klik OK Gambar 5.93 Konfirmasi Log Out dari Conference 95

57 3. Pilih salah satu work group yang ada di list (jika Anda termasuk di dalam work group). 4. Kemudian klik Bergabung untuk join dan bergabung dengan work group tersebut. Gambar 5.94 Memilih Workgroup dan Bergabung 5. Maka akan muncul tampilan seperti di gambar. Klik Allow untuk dapat menggunakan kamera, headset dan microphone. Gambar 5.95 Tampilan Tombol Allow 96

58 6. Kemudian akan muncul tampilan seperti gambar dibawah. Klik Play Test Sound untuk memastikan suara dari headset dapat didengar. Untuk mengatur micro phone dapat memilih tombol Change Microphone. Gambar 5.96 Tampilan Audio dan Join Group Tombol Change Microphone akan memberikan informasi dan Pilihan tentang Adobe Flash Player Setting (Display, Privacy, Local Storage, Microphone, dan Camera). Gambar 5.97 Tampilan Change Microphone 97

59 7. Kemudian klik tombol Join Audio, untuk masuk ke dalam work group. 8. Setelah itu akan muncul tampilan seperti sesi BT COCOA, (Gambar Tampilan Conversation) Upload File Fitur conversation juga memungkinkan untuk melakukan upload file, caranya adalah sebagai berikut : 1. Pilih tombol upload file. Gambar 5.98 Tampilan Memilih Upload File 2. Pilih File yang ingin diupload dengan mengklik tombol tambah file Gambar 5.99 Tampilan Upload File Gambar Browsing File 98

60 3. Setelah nama file muncul, klik tombol upload file Gambar Tampilan File yang Akan diupload 4. File telah berhasil diupload Gambar Tampilan File Telah Berhasil Diupload 5. File yang telah berhasil diupload akan diconvert dan ditampilkan di File Preview. Gambar Tampilan File Yang Diupload 99

61 Untuk menampilkan dan menyembunyikan whiteboard tools dapat dilakukan dengan mengklik icon show whiteboard. Maka tools akan muncul disebelah kanan dari File Preview. Untuk menyembunyikannya klik lagi icon show white board Tools dalam Whiteboard Ada beberapa tools yang ada di whiteboard, yaitu : - Highlighter - Rectangle - Circle - Clear Page - Undo - Select Color - Change thickness Gambar Tampilan File Preview dan Whiteboard 100

62 5.6.5 Melakukan Chatting Untuk melakukan chatting (conversation), caranya adalah : 1. Ketik pesan yang akan dikirim. Gambar Melakukan chating Warna dari tulisan juga dapat diubah, caranya adalah klik text color dan pilih warna yang diinginkan. Gambar Mengubah Warna Text 2. Klik kirim untuk mengirim pesan. 101

63 5.7 Jadwal Menu ini berfungsi untuk mengatur jadwal baik jadwal pribadi ataupun umum. Board yang disediakan bisa dipilih dalam bentuk harian, minggu, atau bulanan. Untuk membukanya klik menu jadwal. Gambar Menu Jadwal Berikut ini tampilan board jadwal yang disediakan : Board Harian Gambar Board Harian Board Mingguan Board Bulanan Gambar Board Minggu Gambar Board Bulanan 102

64 5.7.4 Membuat Jadwal Cara membuat jadwal adalah sebagai berikut : 1. Pilih salah satu board, misalnya akan dibuat jadwal dalam satu hari tertentu. Pada board harian, klik dan tekan jam even akan dimulai kemudian drag sampai jam selesai kemudian lepas. Gambar Tabel Schedule 2. Setelah drag dilepas akan muncul kotak untuk melakukan pengisian data jadwal yang lebih detail. Gambar Detail Schedule 103

65 3. Klik tombol save untuk menyimpan jadwal tersebut. 4. Untuk jadwal public, di halaman home akan muncul jadwal tersebut jika diklik tanggal yang bertanda merah. Gambar Preview Jadwal 5. Pada saat jadwal public dibuat, maka di setiap akun pengguna akan muncul notifikasi tentang jadwal tersebut. Gambar Notifikasi Jadwal 104

66 6. Untuk membuat jadwal mingguan lakukan langkah langkah seperti langkah ke 1 sampai 3 pada board mingguan. Begitu pula untuk jadwal dalam satu bulan. 105

67 5.8 Proyek Menu ini berfungsi untuk mengelola pelaksanaan proyek serta berkomunikasi dengan orang orang yang terkait di dalamnya. Pada tampilannya terdapat 2 bagian yaitu data proyek dan daftar aktifitas dari perubahan data proyek baik yang dilakukan oleh sendiri ataupun pengguna lain. Gambar Tampilan Proyek Nama proyek tersebut dapat diklik untuk melihat detailnya. Bagian detailnya terdiri dari Judul Proyek, team proyek, tanggal mulai, tanggal selesai, 3 board status yang berisi task pekerjaan, dan task pekerjaan Membuat Proyek Langkah langkah menambahkan proyek adalah sebagai berikut : 1. Klik tombol tambah 2. Isikan Nama Proyek, Waktu, Penempatan, kemudian klik tombol simpan. Gambar Tambahkan Proyek 106

68 5.8.2 Mengubah Data Proyek Langkah langkah mengubah data proyek : 1. Pilih baris yang akan diubah datanya. 2. Klik tombol ubah. Gambar Tombol Ubah 3. Lakukan pengubahan data. Gambar Ubah Proyek 4. Klik tombol simpan. 107

69 5.8.3 Menghapus Data Proyek Sedangkan untuk menghapus datanya, langkah langkahnya adalah : 1. Pilih baris yang akan dihapus dengan mencentangnya. Gambar Hapus Proyek 2. Klik tombol hapus. 3. Pada konfirmasi yang muncul klik tombol oke Menambah Task pada Proyek Untuk menambahkan task, klik proyek untuk menampilkan halaman detail. Langkah selanjutnnya : 1. Pada board To Do List klik link tambah. Pada kotak yang muncul isikan nama task / aktivitas dan klik tombol simpan. Gambar Tambah Aktifitas 2. Pada kotak detail yang muncul isikan deskripsi aktifitas dan klik tombol centang. Gambar Detail Kegiatan 108

70 3. Untuk menambahkan file yang mendukung task ini klik tombol choose file. Pada kotak open pilih file kemudian klik tombol open. Gambar Open File 4. Untuk menambahkan Sub dari kegiatan klik link Tambah Sub Kegiatan. Isikan deskripsi kemudian klik tombol centang. Gambar Tambah Sub-kegiatan 109

71 5. Untuk menambahkan komentar klik link Tambah Komentar. Isikan komentar kemudian klik tombol centang. Gambar Simpan Komentar 6. Setelah selesai melakukan pengubahan data, klik tombol close. Gambar Tombol Close Detail Kegiatan Tampilan Task Terdapat 3 board yaitu To Do List, On Progress, dan Done. Task tersebut dapat dipindahkan dari satu board ke board lain sesuai dengan perkembangan proyek, biasanya dimulai dari board To Do List, kemudian jika sedang dikerjakan task dipindah ke board On Progress, dan jika sudah selesai dipindah ke board Done. Langkah langkah pemindahan task : 1. Klik tombol di pojok kanan kotak task, kemudian pilih pemindahan. Gambar Pemindahan Task 110

72 2. Pilih board tujuan. Gambar Pilih Tujuan Pemindahan 3. Task akan berpindah. Gambar Task Berpindah Masing masing task tersebut dapat ditempatkan orang yang mempunyai responsible dari task tersebut. Caranya adalah dengan mengeklik tombol panah dipojok atas task dan memilih penempatan. Centang responsible dari task. Gambar Penempatan Semua kegiatan pengeditan data di proyek ini akan tercatat dan diberitahukan ke semua pengguna yang memiliki responsible pada proyek ini. Pada masing-masing pengguna akan dikirim notifikasi dari aktifitas apa saja yang berkaitan dengan tugasnya. Klik pada notification di sebelah kanan bawah layar maka akan muncul kotak berisi semua notifikasi yang berkaitan dengannya. Gambar Notifikasi 111

73 5.9 Foto Pada menu ini bisa dimasukkan foto foto dan disimpan dalam beberapa album. Foto utama dari masing masing album akan tampil sebagai cover album yang dibuat. Untuk menampilkan menu foto, klik menu bertuliskan foto dengan icon berikut. Gambar Menu Foto Gambar Tampilan Album Menambahakan Album Foto Langkah langkah menambahkan album foto adalah sebagai berikut : 1. Klik tombol tambah. Gambar Tombol Tambah 2. Pada kotak yang muncul, klik tombol tambah file. Gambar Tambah File 112

74 3. Pilih gambar yang akan dimasukkan kemudian klik tombol open. 4. Klik tombol mulai unggah. Gambar Open File Gambar Mulai Unggah 113

75 5. Tunggu beberapa saat sampai indikator unggah file menunjukkan 100%. Gambar Proses Mengunggah 6. Untuk memindahkan urutan foto silakan klik dan tahan kemudian drag ke urutan yang diinginkan. Untuk foto utama adalah foto yang akan tampil di cover album yang dibuat. Gambar Pemindahan Urutan 7. Tambahkan album dengan klik link tambah album. Gambar Tambah Album 114

76 8. Disediakan pilihan berbagi file, yaitu : Gambar Berbagi File Untuk tidak berbagi file pilih tidak, dan untuk berbagi ke semua pengguna pilih pengguna. Sedangkan untuk berbagi file ke pengguna tertentu pilih pilihan dan lakukan langkah berikut : i. Masukkan kata kunci ke filter yang disediakan, kemudian klik pengguna yang muncul di listing bawahnya. Gambar Berbagi File dengan Beberapa Pengguna ii. Atau gunakan pencarian berdasarkan departemen dan workgroup dan klik pengguna yang dimaksud. Pengguna yang akan dibagi akses filenya akan muncul di kotak sebelah kanan. Gambar Berbagi File dengan Beberapa Pengguna 115

77 9. Klik tombol simpan. Gambar Album Foto 10. Foto album yang sudah berhasil dibuat, klik untuk melihat foto foto di album ini. Untuk mengubah album klik icon ubah dan untuk menghapus album klik icon hapus. Gambar Album Foto Gambar Foto Album 116

78 5.10 Setting Menu ini berfungsi untuk mengubah warna atau motif background, format jam, dan bahasa. Langkah langkahnya adalah sebagai berikut : 1. Buka menu setting dengan mengeklik tombol setting. Gambar Menu Setting 2. Klik menu edit di toolbar. Gambar Tombol Edit 3. Pada kotak yang muncul, klik background yang dipilih. 4. Pilihan format jam yang disediakan dalam format 12 jam dan 24 jam. Klik radio button dari format yang dipilih. 5. Pilihan bahasa disediakan untuk bahasa Indonesia dan bahasa English. Klik radio button dari pilihan bahasa yang dipilih. 6. Setelah selesai pensettingan, klik tombol save untuk menyimpan data. Gambar Edit Background, Format Waktu, dan Mode Bahasa 117

79 5.11 Keluar Menu ini dilakukan untuk keluar dari mode akun pengguna. Caranya dengan mengeklik menu keluar. Setelah itu tampilan akan kembali ke mode public. Gambar Menu Keluar dari Mode Pengguna 118

80 Arfadia BAB 6 KOTAK BANTUAN Fitur ini berfungsi untuk melihat feed back, saran, atau masukan dari para pengguna intranet ini. Fitur ini terdapat pada kanan bawah page. Untuk membuka fitur ini, langkah-langkahnya adalah : 1. Klik icon telefon Gambar 6.1 Contact Help 2. Masukkan komentar, dan saran Gambar 6.2 Tampilan Kotak Kontak Bantuan 3. Bila telah diisi klik Kirim Pesan untuk mengirim pesan dan pesan telah dikirim Gambar 6.3 Konfirmasi Terkirim 119

81 Arfadia The City Tower (TCT) 12 th floor - 1N Jl. MH Thamrin No.81, Menteng Jakarta Pusat 10310, Indonesia P : F :