BAB 7 PENYAJIAN LAPORAN

Transkripsi

1 BAB 7 PENYAJIAN LAPORAN 7.1 FORMAT LAPORAN Presentasi hasil analisis Anda adalah penting. Anda dapat menggunakan fasilitas format yang ada dalam ACL untuk membuat laporan Anda mudah dimengerti dan direview. Anda dapat menghasilkan laporan dalam format tercetak (printed atau dalam format HTML (Hyper text Markup Language) untuk digunakan pada halaman World Wide Web. Semua laporan ACL didasarkan pada view. Untuk memformat sebuah view, Anda menggunakan sebuah campuran perintah-perintah, pilihan-pilihan format, dan kadangkadang menggunakan fungsi-fungsi. Beberapa fasilitas format hanya dapat diaplikasikan pada view tertentu; ada juga yang dapat diset secara global untuk diaplikasikan pada semua view dan laporan. Anda dapat memuat format sebanyak view-view yang Anda inginkan. Setiap format tersebut dapat digunakan sebagai dasar untuk sebuah laporan yang berbeda. Tidak semua perintah ACL menghasilkan output yang kemudian dapat diformat atau ditujukan untuk format global. Perintah yang menghasilkan output yang dapat diformat meliputi Repot, Summarize, Histogram, Sample, Classify, dan Stratify. Pembukaan Dokumen Anda Untuk membahas materi ini: 1. Buka dokumen Workbook.acl. Penjelasan lebih detail bagaimana membuka File document dan Input file definitions, lihat pembahasan The Overview Window pada Modul Dari jendela Overview buka Default View dari input file ap_trans yang dikaitkan dengan file data ap_trans.fil.

2 7.2 MENGGUNAKAN VIEW UNTUK MEMBUAT LAPORAN Pilihan yang ada dalam perintah Report meliputi Header, Footer, Line spacing, font size, presorting, dan pembuatan sebuah ikhtisar laporan. Anda dapat juga membatasi data yang akan dimasukkan dalam laporan dengan memanfaatkan Setting local filters. Memformat View Apabila Anda memformat field yang ada dalam view untuk membuat sebuah laporan, Anda dapat merubah nomor format, lebar kolom dan judul kolom. Anda dapat juga menentukan apakah ACL harus mentotal jumlah yang ada dalam field-field numerik. Anda dapat menyimpan view yang sudah diformat dengan sebuah nama yang mengindikasikan bahwa view tersebut adalah sebuah view laporan. Pemformatan yang Anda lakukan hanya berpengaruh terhadap view yang ada dalam difinisi file masukan (input file definition). Catatan: Apabila Anda menggunakan kotak dialog kolom Modify untuk memformat judul kolom, leber kolom, format numerik, dan totals suppression, Anda mempengaruhi format kolom yang ada dalam semua view dan laporan. Indikator Lebar Halaman Indikator lebar halaman (Page Width) akan menampilkan sebuah baris terputus-putus (dotted line) pada sebelah kiri view untuk mengindikasikan lebar halaman. Prosedur untuk menghidup matikan tampilan indikator lebar halaman: 1. Klik Edit/Preferences dari menu bar. 2. Klik tab View Option. 3. Untuk mematikan pilihan ini, jangan memberikan tanda b pada checkbox Show Right Edge of Page. Modul ACL Lanjut Halaman 97

3 4. Klik OK untuk merekam perubahan, atau untuk keluar dari pilihan ini dan kembali k view. Orientasi Halaman Secara default, orientasi Print Setup adalah portrait. Apabila Anda memiliki sebuah laporan yang lebar, mungkin Anda ingin mengatur dalam bentuk landscape. Anda dapat melihat seberapa banyak data yang berada diluar lebar halaman melalui indikator Page width. Prosedur merubah orientasi Print Setup dari portrait ke landscape: 1. Dalam jendela View, klik tombol Report, atau klik Data/Report dari menu bar. ACL menampilkan kotak dialog Report. 2. Klik Setup untuk menampilkan kotak dialog Page Setup 3. Dalam area Orientation klik tombol radio Landscape, lalu klik OK. 4. Klik OK lagi untuk menutup kotak dialog Report. Kotak dialog Print muncul. 5. Klik Ok untuk mencetak laporan, atau Cancel untuk kembali ke view dalam format lanscape. Mengedit Variabel Margin Nilai margin dapat diset baik dalam inch maupun centimeter. Sebagai contoh, 100 menunjukkan sebuah margin satu inch. Setting secara default adalah ½ inch pada semua sisi output pencetakan. Margin diukur dari bagian tepi area pencetakan, biasanya ¼ sampai 1/3 inch dari tepi kertas. Prosedur merubah margin pada semua output pencetakan: 1. Klik Edit/Preferences dari menu bar. 2. Klik tab Print. Untuk merubah margin laporan Anda, masukkan sebuah nomor pada semua kotak teks Margin: Left, Top, Right, dan Bottom. Catatan: Apabila Anda secara terus menerus menggunkan margin setting yang berbeda dari secara default, Anda dapat membuat sebuah batch margin yang Anda atur sesuai dengan kebutuhan Anda. Kemudian pada saat Anda pertama-tama membuka dokumen Anda dapat mengaktifkan batch tersebut. Header dan Footer ACL secara otomatis mencetak tanggal, waktu, dan hal-hal lain yang Anda tentukan dalam Preference pada bagian atas laporan. Prosedur untuk mengatur Header dan Footer: 1. Dari jendela View klik tombol Report, atau Data/Report dari menu bar untuk menampilkan kotak dialog Report. Modul ACL Lanjut Halaman 98

4 2. Dalam kotak teks Headerdan Footer, ketik kata atau kalimat yang Anda inginkan. ACL secara otomatis memposisikan kata atau kalimat tersebut di tengah-tengah pada bagian atas setiap halaman laporan Anda. Anda dapat mengetikan kata atau kalimat header dan footer sebanyak yang Anda inginkan, tidak ada batasan Catatan: Semua perintah dalam ACL memiliki sebuah tab dimana pilihan Output ditempatkan. Salah satu pilihan dalam tab Output adalah untuk penambahan header dan footer. Apabila Anda klik tab Outputnya yang ada dalam kotak dialog Report, Anda akan melihat kotak teks pilihan header dan footer. Kotak teks tersebut dikaitkan dengan kotak teks header dan footer yang ada dalam pilihan laporan utama (Main Report). Apabila Anda mengetikan header/footer dalam suatu lokasi. ACL secara otomatis merubah header/footer pada lokasi lain MENAMPILKAN LAPORAN DI LAYAR Prosedur menampilkan laporan di layar: 1. Dalam jendel View, klik tombol Report atau klik Data/Report dari menu bar untuk menampilkan kotak dialog Report. 2. Klik Preview untuk menampilkan laporan di layar, termasuk header dan footer yang akan tampil pada saat dicetak di kertas. Gunakan Zoom In dan Zoom Out untuk memperkecil dan memperbesar tampilan. Gunakan Next, Previous, dan Last Page untuk berpindah-pindah halaman. 3. Klik Close untuk kembali ke jendela view. Mencetak Laporan Untuk menyakinkan bahwa Anda telah memasang printer dengan benar, Anda dapat klik Setup dalam kotak dialog Report. Pilihan Page Setup yang Anda set disimpan dengan laporannya. Pilihan Pag Setup untuk seting printer Anda adalah identik dengan Page Setup untuk semua aplikasi Windows. 1. Klik OK untuk kembali k kotak dialog Report. 2. Dalam kotak dialog Report, klik OK. ACL menampilkan kotak dialog pencetakan (Print). 3. Tentukan halaman mana yang akan Anda cetak, dan klik Print untuk mencetak laporan Anda. Menyimpan Laporan dalam Format HTML Anda dapat menyimpan sebuah laporan dalam format HTML (Hyper Text Markup Language) yang dapat Anda gunakan dalam halaman World Wide Web. Semua browser Web dapat membaca file dalam format HTML. Dengan fasilitas ini Anda dapat menyiapkan laporan ACL untuk didistribusikan atau dipublikasikan pada Web. ACL membuat file HTML dalam format HTML 3.0. Modul ACL Lanjut Halaman 99

5 Prosedur membuat laporan dalam format HTML: 1. Dalam kotak dialog Report, klik tab Output untuk menampilkan pilihan output. 2. Klik tombol radio File untuk menentukan output ke sebuah file 3. Klik dropdown File Type dan pilih HTML Text File sebagai output Anda. 4. Dalam kotak teks Name, ketik sebuah nama untuk file output HTML. 5. Klik OK untuk membuat file HTML. Catatan: Karena sebagian besar output laporan ACL dalam format tabel, sebuah web browser yang mendukung tabel, seperti Netscape 3 atau yang lebih tinggi, Internet Explorer 3 atau yang lebih tinggi, dan lain-lain, diperlukan untuk melihat outputnya. Spasi Baris Dalam keadaan secara default, semua laporan diset dalam spasi tunggal. Untuk merubahnya dengan cara sebagai berikut: Dalam kotak dialog Report, pilih dua spasi (Double Spaced) atau spasi tiga (tiple Spaced) dari dropdown. Jendela View tidak akan mempengaruhi seting spasi baris. Anda dapat melihat spasinya pada saat Anda menampilkan laporan di layar atau mencetaknya. Fied-Field Kunci Apabila Anda ingin mensortir laporan tersebut, adalah suatu ide yang baik untuk mengaktifkan checkbox Presort pada saat field-field dalam view muncul untuk disortir. Prosedur menentukan field-field kunci untuk dapat melakukan sebuah presort: 1. Dobel klik pada bagian atas kolom Vendor Number. Kotak dialog kolom Modify muncul. 2. Cek checkbox Sort Key Column dalam rangka merancang Vendor Number sebagai sebuah field kunci. 3. Pilih tombol radio Sort Ascending. 4. Klik OK untuk menutup kotak dialog kolom Modify. 5. Dobel klik pada bagian atas kolom Invoice Amount. Kotak dialog kolom Modify muncul. 6. Cek checkbox Sort Key Column dalam rangka merancang Invoice Amount sebagai sebuah field kunci. 7. Pilih tombol radio Sort Descending 8. Klik OK untuk menutup kotak dialog kolom Modify. Kolom Pemisah Pada saat Anda menentukan sebuah field kunci, Anda juga mempunyai pilihan untuk menentukan bahwa field itu sebagai sebuah kolom pemisah (break column). Dengan penentuan sebuah kolom pemisah, ACL mencetak sebuah baris subtotal untuk semua kolom numerik pada masing-masing laporan setiap kali ada sebuah perubahan dalam isi kolom pemisah. Misalnya, apabila field lokasi Anda adalah sebuah kolom pemisah, setiap Modul ACL Lanjut Halaman 100

6 waktu perubahan lokasi Anda, ACL akan membuat subtotal semua kolom numerik untuk lokasi itu. Catatan: Kolom pemisah tidak dapat berupa field tipe numerik atau tanggal. Prosedur untuk memformat kolom Vendor Number sebagai kolom pemisah sehingga sebuah baris subtotal akan tercetak setiap kali ada perubahan nilai kolom: 1. Dobel klik pada judul kolom Vendor Number untuk menampilkan kotak dialog kolom Modify. 2. Cek checkbox Break Colomn. 3. Clik OK untuk menutup kotak dialog kolom Modify. Sub total kolom pemisah Anda juga dapat merancang sebuah kolom pemisah dengan prosedur sebagai berikut: 1. Pindahkan kolom yang Anda jadikan sebagai sebuah kolom pemisah ke tepi kiri view Anda dengan klik bagian atas kolom tersebut dan menariknya ke tepi kiri. 2. Tarik pembuat field kunci (baris hitam tebal pada sisi kiri kolom dalam view) ke bagian kanan kolom untuk menjadikan dia sebagai sebuah kolom pemisah. Prosedur untuk membuat sebuah laporan yang menunjukkan fied kunci yang sudah disortir dan kolom pemisah: 1. Dalam View, klik tombol Report. Kotak dialog Report muncul. 2. Cek checkbox Report. 3. Klik tab Output. 4. Pilih tombol radio Print. 5. Klik OK. Sekaran laporan anda akan dicetak. Anda akan mengetahui bahwa laporan Anda disortir berdasarkan Vendor Number dari urutan kecil ke besar (ascending). Invoice Amount disortir dari urutan besar ke kecil (descending). Pada saat semua faktur dari sebuah venro tunggal didaftar, ACL mencetak Modul ACL Lanjut Halaman 101

7 sebuah subtotal untuk vendor tersebut. Hal ini karena Anda telah menentukan bahwa kolom Vendor Number sebagai sebuah field pemisah. 7.4 MENYIMPAN VIEW YANG TELAH DIFORMAT Anda dapat menyimpan view yang sudah diformat dengan sebuah nama baru, sehinggan memudahkan untuk mengidentifikasi view-view yang ada untuk membuat sebuah laporan. Prosedurnya adalah sebagai berikut: 1. Tutup jendela View. ACL meminta Anda untuk menyimpan perubahan-perubahan terhadap view. 2. Ketik nama baru, seperti Sorted Report, dan klik OK. Membuat Sebuah View Secara normal Anda membuat laporan berdasarkan atas sebuah view yang ada yang sudah Anda format dan menyimpannya dengan sebuah nama baru. Tetapi Anda dapat mendasarkan sebuah laporan pada sebuah view yang betul-betul baru. Untuk membuat sebuah view baru lakukan salah satu dari prosedur berikut ini: 1. Dalam jendela Overview, klik Views dan kemudian klik tombol New; atau 2. Klik Windows/Open View dari menu bar. Dalam kotak dialog Select View, klik New. ACL menampilkan kotak dialog Add Colomn. Anda bisa dobel klik dalam kotak daftar Available Field untuk memilih dan memindahkan mereka ke kotak daftar Selected Field, atau klik Add All untuk menambah kolom-kolom ke view. Menentukan Batas Halaman ACL dapat membuat sebuah batas halaman setiap kali sebuah kolom pemisah merubah nilai. Prosedur mencetak subtotal untuk kolom pemisah kemudian mencetak rincian untuk nilai berikutnya pada sebuah halaman baru: 1. Buka view Sorted_Report dari file input ap_trans. 2. Dobel klik judul kolom Vendor Number untuk menampilkan kotak dialog kolom Modify. 3. Cek checkbox Page Break untuk mengaktifkan pilihannya. 4. Klik OK untuk menutup kotak dialog kolom Modify. 5. Klik tombol Report. Kotak dialog Report tampil. 6. Klik OK. Laporan Anda akan dicetak dengan setiap vendor number pada sebuah halaman yang terpisah. Field numerik untuk setiap vendor number juga akan diberi subtotal dan dicetak. Menghilangkan NilaiTotal Secara default, ACL mencetak total untuk semua field numerik pada laporan. Tetapi Anda dapat meminta ACL untuk menghilangkan total tersebut. Modul ACL Lanjut Halaman 102

8 Prosedur menghilangkan nilai total untuk sebuah kolom numerik pada saat mencetak laporan: 1. Dobel klik pada bagian atas kolom Invoice Amount untuk menampilkan kotak dialog kolom Modify, atau klik judul kolomnya kemudian klik tombol kolom Modify. ACL menampilkan kotak dialog kolom Modify. 2. Aktifkan checkbox Suppress Total. 3. Kllik OK. Summarizing Secara default, sebuah laporan memasukkan baris detil, dan juga subtotal, untuk setiap field kunci yang Anda tentukan. Anda dapat menggunakan pilihan Summerize untuk menghasilkan sebuah laporan ikhtisar yang mengandung total dan subtotal untuk setiap field kunci, tetapi tidak ada baris detil. Prosedur menggunakan Summerize untuk mencegah tampilnya baris detil dalam laporan: 1. Dobel klik pada bagian atas Vendor Number untuk menampilkan kotak dialog kolom Modify. 2. Klik checkbox Page Break untuk tidak mengaktifkan pilihan Page Break, sehingga semua record itu akan tampil secara terus menerus pada halamannya. 3. Klik OK untuk menutup kotak dialog kolom Modify. 4. Dobel klik pada bagian atas kolom Invoice Amount untuk menampilkan kotak dialog kolom Modify. 5. Klik checkbox Suppress Total untuk tidak mengaktifkan pilihan ini sehingga totalnya tidak akan ditampilkan. 6. Klik OK untuk menutup kotak dialog kolom Modify. 7. Klik tombol Report. Kotak dialog Report tampil. 8. Aktifkan checkbox Summerize. Juga yakinkan bahwa checkbox Presort dalam kondisi aktif. 9. Klik OK untuk mengeksekusi perintahnya. ACL menampilkan hasilnya. Modul ACL Lanjut Halaman 103

9 Setelah prosedur ini dilakukan Anda dapat melihat bahwa hanya subtotalnya saja yang ditampilkan pada setiap Vendor Number. Baris detil untuk setiap Vendor Number tidak dimuculkan. Menggunakan Sebuah Filter dalam Sebuah Laporan Sebagaimana perintah-perintah ACL yang lain, Anda dapat menggunakan tombol If dalam kotak dialog Report untuk menentukan sebuah kondisi atau filter lokal sebuah laporan. Anda dapat juga menerapkan sebuah filter global untuk viewnya, kemudian menerapkan sebuah filter lokal untuk pada sebuah laporan tertentu. Sebagaimana firter lokal, kondisi itu hanya mempengaruhi isi dari laporan, tidak mempengarui view. Prosedur menggunakan sebuah filter untuk membatasi record yang tercetak: 1. Klik tombol Report untuk membuka kotak dialog Report. 2. Klik kotak teks If. 3. Ketik ekspresi Invoice_Amount > Klik checkbox Summrize untuk tidak mengaktifkannya. 5. Klik OK untuk eksekusi perintah. ACL menampilkan hasilnya. Dari prosedur ini data hanya menunjukkan jumlah faktur diatas $ 1, Mengkosongkan Nilai Nol (Blank if Zero) Dalam sebuah kolom numerik, Anda dapat meminta ACL untuk menampilkan nila nol sebagai kosong (blank). Pilihan ini dapat Anda lakukan dengan menyorot hanya data-data yang Anda inginkan dalam field numerik. Sebagai latihan, Anda perlu menutup file input ap_trans dan membuka input file inventory dari jendela Overview. Prosedur menampilkan nilai no sebagai blank: 1. Dobel klik pada judul kolom yang mempunyai nilai nol, misalnya kolom Quantity On Order dalam file input Inventory. 2. Dalam kotak dialog kolom Modify, cek pada checkbox Blank if Zero. 3. Klik OK. Menghilangkan Baris Kosong (Suppressing Blank Detail Line) Apabila Anda tidak ingin ACL mencetak baris kosong dalam sebuah laporan, cek pada checkbox Suppress blank detail line. ACL akan menghapus ekses spasi putih. Sebagai latihan, tutp file input inventory dan membuka file input ar dari jendela Overview. Pertama Anda harus menentukan field kunci dan kolom pemisah dan membuat sebuah multiline view: Modul ACL Lanjut Halaman 104

10 1. Dobel klik pada judul kolom Cust No untuk menampilkan kotak dialog kolom Modify. 2. Cek pada checkbox Sort Key Column untuk menentukan Cust No sebagai sebuah field kunci. 3. Cek pada checkbox Break Column untuk merancang Cust No sebagai sebuah kolom pemisah. 4. Cek pada checkbox Suppress Duplicates untuk memilih pilihan ini. 5. Klik OK. 6. Buat sebuah multiline view, tinggalkan field Cust No pada baris pertama dan pindahkan semua field-field yang lain ke baris kedua. Hal ini membuat sebuah laporan mudah dibaca. Tetapi karena pilihan Suppress Duplicates dalam keadaan aktif, ACL tidak akan mencetak Cust No berkali-kali. Sebagai gantinya akan menyisipkan sebuah baris kosong dimana Cust No berada. Untuk membuat laporan tanpa ada baris yang kosong: 1. Klik tombol Report untuk menampilkan kotak dialog Report. 2. Cek pada checkbox Presort. 3. Klik Preview untuk melihat seperti apa tampilan yang ada sebelum Anda mengaktifkan Suppress blank detail line. 4. Klik Close untuk kembali ke view. 5. Klik tombol Report untuk menampilkan kotak dialog Report lagi. 6. Cek pada checkbox Suppress blank detail line. 7. Klik Preview Suppress Blank Detail Line adalah sangat berguna untuk: Dimana terdapat banyak baris data yang kosong, seperti baris alamat tambahan Dimana terdapat bnyak field-field laporan, dan Anda ingin menyimpan space dengan mengurangi repetitive output dari break fields. 7.5 MENYAJIKAN LAPORAN DALAM BENTUK GRAFIK Pada dasarnya ACL secara otomatis menampilkan character-based ouput untuk semua perintah ACL, kecuali untuk perintah Histogram. Untuk menampilkan grafik sebagai hasil dari perintah Stratify, Classify, dan Age, lakukan salah satu dari langkah berikut ini: Klik tab Output dalam kotak dialog Command dan pilih tombol radio Graph. Dobel klik Command Result dalam jendela Command log. ACL menyimpan seting output Anda hanya untuk saat ini (duration of the session). Lain waktu Anda memulai ACL, pilihan output untuk perintah itu kembali ke keadaan aslinya. Modul ACL Lanjut Halaman 105

11 Menampilkan Sebuah Histogram Gunakan perintah Histogram untuk mendapatkan overview dari sebuah file secaara grafik. Histogram menampilkan sebuah vertical bar graph yang menunjukkan distribusi record keseluruhan nilai dari sebuah field atau ekspresi. Sebuah histogram adalah equivalent of categorizing data yang dinyatakan dalam grafik. Profilling Terhadap Input File Membuka file persediaan. 1. Dalam jendela Overview, klik tanda + di sebelah persediaan, dalam daftar definisi file input (Input File Definitions), untuk melihat semua view yang ada dalam file input. 2. Dari jendela Overview, tarik dan lepaskan ke tombol Open. Hal ini membuka Defaults View dari file input persediaan yang dikaitkan ke file data persediaan.dbf Adalah suatu ide yang baik untuk mengeksekusi perintah Profile sebelum menjalankan perintah Histogram atau Stratify. Pada saat anda pertama-tama menjalankan Profile, ACL secara otomatis menampilkan sebuah nilai maksimum dan minimum, untuk data, dalam kotak teks Histogram dan Stratify. Prosedur untuk mengeksekusi perintah Profile: 1. Klik Analyze/Profile dari menu bar. ACL menampilkan kotak dialog field Profile. 2. Dalamn kotak daftar Profile Field, klik VALUE 3. Klik OK. ACL menampilkan hasilnya dalam jendela Command Log. Modul ACL Lanjut Halaman 106

12 Membuat Grafik Data Numerik Dengan Menggunakan Perintah Histogram Prosedur menampilkan hasil grafik Histogram: 1. Klik Analyze/Histogram dari menu bar. 2. Pilih nama field Value dari dropdown. Anda dapat melakukan histogram untuk field karakter atau numerik. ACL secara otomatis mengisi dalkam kotak teks Minimum dan Maximum, sebab anda sudah siap memprofile data. Anda dapat merubah atau menerima nilai. 3. Klik OK. Secara default ACL menggambarkan hasilnya dalam bentuk grafik bar tiga demensi (3D bar graph). Modul ACL Lanjut Halaman 107

13 Membuat Grafik Data Karakter Dengan Menggunakan Perintah Histogram Anda dapat menggunakan perintah Histogram pada sebuah field karakter untuk membuat sebuah grafik dari distribusi unsur-unsur persediaan. 1. Klik Analyze/Histogram dari menu bar. ACL menampilkan kotak dialog Histogram 2. Pilih sebuah field karakter, seperti LOC, dari dropdown Histogram On. 3. Klik OK. ACL dengan jelas menunjukkan distribusi dari unsur-unsur dalam setiap lokasi. Modul ACL Lanjut Halaman 108

14 Multiple Histogram dan Stratifications Apabila anda bekerja dengan sebuah file yang disortir pada sebuah field kunci atau koom pemisah, anda dapat menghasilkan sebuah histogram yang terpisah atau stratifikasi untuk setiap nilai kunci dalam file. Sebagai contoh, untuk menghasilkan histogram untuk setiap klas produk, anda pertamatama harus mensortir file itu berdasarkan klas produk. Kemudian dalam kotak dialog Histogram, klik tab More dan klik Break untuk menentukan field klas produk sebagai sebuah break field. ACL membuat sebuah grafik untuk klas produk yang pertama. Untuk membuat gfrafik dari klas-klas produk berikutnya, pindahlah ke jendela Command Log dan dobel klik pada setiap klas produk yang ingin anda buat grafiknya. Merubah Interval Untuk memfokuskan pada suatu range data tertentu, anda dapat menggunakan interval bebas dalam perintah Histogramn atau Stratify. Prosedur menampilkan sebuah grafik hasil dari interval bebas: 1. Klik Analyze/Profile dari menu bar. 2. Dalam kotak daftar Profile Field, klik Value, lalu klik lagi OK. 3. Klik Analyze/Histogram dari menu bar. 4. Pilih VALUE dari nama field dropdown. ACL secara otomatis memasukkan nilai minimum dan maximum. Modul ACL Lanjut Halaman 109

15 Anda dapat menentukan nomor interval yang lain, atau berbagai nomor interval dari berbagai ukuran. 5. Pilih tombol radio Free dan dalam kotak daftar ketikkan: 10 Enter 1000 Enter 5000 Enter Enter Enter 6. Klik OK. ACL menampiklkan hasilnya dalam grafik bar 3 demensi (3D bar graph). 7.6 MEMBUAT GRAFIK HASIL DARI PERINTAH STRATIFY, CLASSIFY, DAN AGE Untuk Stratify, pertama yang harus anda lakukan adalah mengeksekusi perintah Profile, sehingga ACL menyajikan nilai maximum dan minimum untuk anda. Anda dapat mengikuti instruksi-instruksi ini untuk membuat grafik sebagai hasil perintah dari Stratify, Classify, atau Age, tetapi untuk contoh ini anda akan menggunakan hasil perintah Classify., Prosedur membuat grafik dengan perintah Classify: 1. Klik Analyze/Classify dari menu bar untuk menampilkan kotak dialog perintahnya. Modul ACL Lanjut Halaman 110

16 2. Pilih field dimana perintah Classify akan dilaksanakan. Anda dapat menggunakan sebuah filter dalam kotak teks If, apabila anda mengiginkan. 3. Klik tab Output untuk menampilkan pilihan Output. 4. Untuk mengeksekusi perintahnya, pilih tombol radio Graph dan kklik OK. ACL menampilkan hasilnya. Mengedit Properti Grafik ACL menyajikan berbagai pilihan untuk memanipulasi grafik laporan anda. Anda dapat merubah format grafik, label, dan tampilan baris (grid). Anda lebih dahulu harus membuat grafik default sebelum merubah propertinya. Prosedur memilih field untuk grafik: 1. Klik Analyze/Classify dari menu bar. 2. Dalam dropdown Classify, pilih Location. 3. Dalam kotak daftar Accumulate, pilih Market Value, Quantity On Hand, dan Inventory Value pada field Cost. Lalu klik OK. 4. Klik tab Output dan pilih tombol radio Graph. 5. Klik OK untuk mengeksekusi perintah dan menampilkan grafik. Merubah Tipe Grafik Anda dapat memilih untuk menampilkan grafik dalam format 2D atau 3D bar, 2D atau 3D stacked, 2D atau 3D pie graph, 3d layered, atau grafik baris. Hanya pilihan yang Anda aplikasikan ke data dalam grafik Anda yang tersedia. Modul ACL Lanjut Halaman 111

17 Catatan: Anda tidak dapat merubah warna grafik itu, karena warna tersebut telah ditetapkan oleh sistem operasi Anda. Prosedur merubah format grafik Histogram: 1. Dalam jendela grafik, klik tombol Graph untuk menampilkan kotak dialog Graph Type. 2D bar graph 3D bar graph 2D stacked graph 3D stacked graph 2D pie graph Line graph 3D pie graph 3D layered graph Apabila laporan Anda berisi sebuah item tunggal, ACL menghilangkan pilihan stacked dan 3D layered dan menampilkan pilihan 2D dan 3D Pie charts. Sedangkan apabila laporan Anda berisi item-item multiple, pilihan-pilihan ini tersedia, sementara 2D dan 3D pie charts tidak. 2. Sebagai contoh, coba klik pada icon 2D pie graph 3. Klik OK. ACL menampilkan hasil Classify dalam sebuah grafik 2D pie graph. Modul ACL Lanjut Halaman 112

18 4. Untuk merubah tampilan lagi, klik tombol Edit graph property. 5. Dalam kotak dialog Graph Type, klik tombol line graph. 6. Klik OK. ACL menampilkan hasil Classify dalam sebuah grafik. Modul ACL Lanjut Halaman 113

19 Merubah Properti Garfik Prosedur merubah properti grafik 1. Klik tombol untuk merubah properti grafik 2. Klik tab Global Font, 3. Anda dapat merubah font, gaya font, warna dan background. Dalam tab Option Anda dapat menyembunyikan Gridlines, axis, dan legend. Merubah Properti Legend Prosedur merubah properti lagend: 1. Klik tombol (Legend Properties) untuk mengedit properti legend. 2. Klik tab Legend Attributes. 3. Anda dapat merubah gaya border, font, dan appearance data. Merubah Properti Axis Prosedur merubah properti axis: 1. Klik tombol Axis Properties untuk mengedit properti exis. 2. Klik tab Axis Scale. 3. Anda dapat memilih untuk merubah appearance, scale, orientation dan font. Memformat Data Prosedur memformat data: 1. Klik icon (Format data) untuk mengedit properti legend. 2. Klik tab Data. 3. Hapus field Count yang ACL hasilkan. 4. Pilih tab Options. 5. Rubah orientasi label ke Anda dapat memilih untuk merubah font dari labelnya. 7. Pilih tab Data Series. 8. Pilih Market Value dari field dropdown 9. Klik clor bar yang dengan tombol radio Solid untuk membuka palet Color. Anda dapat memilih sebuah warna baru untuk field Market Value. 10. Klik OK. ACL menampilkan grafik pada satu halaman. Apabila datamnya memerlukan tempat yang lebar, memerlukan waktu yang lama untuk menampilkan grafik di layar atau mungkin sulit untuk dibaca. Untuk itu Anda dapat mengurangi jumlah data yang akan ditampilkan dalam grafik. Coba hal ini dengan perinah Histogram. Modul ACL Lanjut Halaman 114

20 Merubah Label Grafik Prosedur merubah label grafik: 1. Dari sebuah grafik, pilih label grafiknya. ACL mengaktifkan tombol Label Properties. 2. Klik tombol Label Properties untuk membuka kotak dialog Label Properties. 3. Anda dapat merubah orientation, font, dan border tampilan labelnya. Graphing Drilldown Graphing drilldown bekerja dalam grafik pie atau bar chars baik dalam format 2-D atau 3-D. Dengan dobel klik pada sebuah segment atau bar tertentu, Anda dapat memunculkan sebuah filter baru untuk dilekatkan pada file view yang sudah ada. Filter baru mempersempit view data yang mendukung segment tertentu, dan membawa view ke atas, menempatkan grafik di bagian belakang. Untuk menampilkan sebuah segment yang lain, tinggal klik pada segment tersebut. Exploding Pie Segments Anda dapat memecah (explode) sebuah grafik pie dengan menarik keluar segmentsegment pie secara ndividual dari grafik pie yang utuh. Hal ini dapat dilakukan dengan menentukan sebuah segment dan memilih Explode Pie pada kotak graph pop-up atau kotak default pop-up. Anda dapat juga klik dan menarik segmentnya. Prosedur memecah sebuah grafik pie.: 1. Pilih sebuah segement dari grafik pie. 2. Klik Explode Pie dari kotak pop-up. Modul ACL Lanjut Halaman 115

21 Atau dengan: 1. Klik pada segment dari pie yang ingin Anda pisah dan tarik ke bawah tombol mouse kiri Anda. 2. Lepaskan segment itu dari pie. Menyimpan Graph Sebagai Sebuah Bitmap Anda mungkin ingin menggunakan grafik sebagai sebuah bitmap dalam program lian. Prosedur menyimpan grafik sebagai sebuah file bitmap (.bmp): 1. Klik 2. Dalam kotak dialog Save As, tentukan lokasi dimana Anda ingin menyimpan file dan beri nama file tersebut. Mengcopy Grafik ke Clipboard Anda mungkin ingin menggunakan sebuah copy grafik dalam aplikasi yang lain. Prosedur mengcopy grafik ke clipboard: 1. Klik tombol Copy Graph to clipboard 2. Pada sebuah layar file presentasi atau layar pogram yang lain, klik past. Menggunakan Command Log untuk Membuat Grafik Anda dapat menggunakan laporan yang ada dalam Command Log untuk membuat grafik atas data yang ada atau merubah spesifikasi perintah. Anda dapat meminta ACL untuk membuat grafik dengan baris <<<Graphable Data>>> yang ACL tampilkan di bawah baris perintah. Untuk menggambar kembali sebua grafik, lakukan salah satu dari prosedur berikut ini: Dalam Command Log, dobel klik pada results dari sebuah perintah grafik. ACL segera menggambar kembali default graph untuk perintah itu. Klik baris perintah (baris yang berawalan ACL menampilkan perintah itu dalam kotak teks command. Anda dapat memodifikasi perintah dalam kotak teks kemudian klik untuk menyetujuinya; atau klik.. untuk menampilkan kotak dialog command dimana Anda dapat memodifikasi perintah. 7.7 MENGGUNAKAN PERINTAH NOTIFY dapat dibuat dalam batch job untuk menyiapkan (to alert) seorang pemakai laporan. dapat memasukkan teks yang sudah disiapkan lebih dahulu, menghasilkan string yang didasarkan pada ekspresi-ekspresi, atau pengkaitan dari hasilhasil analisis. Perintah NOTIFY ada dalam menu File. Pilih Notify untuk menampilkan kotak dialog NOTIFY. Karena Notify pada dasarnya dimaksudkan untuk digunakan dalam sebuah batch, penguasaan terhadap command syntax adalah sangat penting. Dalam kotak dialog Notify Modul ACL Lanjut Halaman 116

22 Anda dapat memasukkan input untuk enam field yang berbeda, tetapi tergantung dari sistem Anda, biasaya hanya empat atu lima field yang diperlukan: Sender (diperlukan) Password (untuk beberapa sistem diperlukan ) Mailbox path ( diperlukan ) To ( diperlukan ) Subject Text ( diperlukan ) Ini adalah sebuah contoh pesan Notify yang dikirim kepada alamat eksternal. Pesan ini memasukkan sebuah attachment dan password untuk memproteksi pesan tersebut. NOTIFY USER jsmith@acl.com PASSWORD 8456B52AD40CC450OD53DAAD521 FD624F1D2CBCB089B9AB73753B7B69475E5F23 MAILBOX smtp.internet.com ADDRESS Dmarcus@mpp.com SUBJECT Exception were found in Client s data. MESSAGE The test batches were run on the client s system. Exception were found. ATTACHMENT C:\sample data\gltrialbal.fil Mengakses NOTIFY dengan menggunakan Command Log dan Batch Files Anda dapat membuat sebuah perintah Notify dalam Command Log, sebagai sebuah perintah tunggal: NOTIFY USER username <PASSWORD xxxx> MAILBOX pathname ADDRESS recipient MESSAGE message Apabila perintah Anda tidak memasukkan unsur-unsur yang disyaratkan di atas, sebuah pesan kesalahan akan tampil, Kemudian kotak dialog akan muncul dan meminta Anda untuk membetulkan kesalahan. Modul ACL Lanjut Halaman 117