PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PEMINJAMAN DAN PENGEMBALIAN BUKU PERPUSTAKAAN SMP N 2 MLATI SECARA TERKOMPUTERISASI NASKAH PUBLIKASI

Transkripsi

1 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PEMINJAMAN DAN PENGEMBALIAN BUKU PERPUSTAKAAN SMP N 2 MLATI SECARA TERKOMPUTERISASI NASKAH PUBLIKASI diajukan oleh : Niken Yuli Ristia Rini kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2013

2

3 DESIGN OF INFORMATION SYSTEM BORROW AND RETURN BOOKS LIBRARY SMP N 2 MLATI BY COMPUTERIZATION PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PEMINJAMAN DAN PENGEMBALIAN BUKU PERPUSTAKAAN SMP N 2 MLATI SECARA TERKOMPUTERISASI Niken Yuli Ristia Rini Ema Utami Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT Library of SMP N 2 Mlati a school unit that focuses on the lending library. Library Information System is part of a system of information that is useful to solve the problems in data processing libraries, aims to develop the knowledge and insight for students, teachers and employees. With the school library is expected to increase the knowledge and insight. SMP N 2 Mlati is a secondary school located in the Jombor Kidul Siduadi Mlati Sleman has a pretty good library but still use manual library system in data processing. Therefore, by building a library of computer-based information system is expected to solve the problems in data processing library. Labor process conducted during this manually can be helped by the program in the form of computerized applications. This thesis discusses how to design and build a library information system as one way to improve the effectiveness and efficiency of the workforce. Which in turn generated a library information system that will be expected to be able to improve services to visitors become better. Keywords: Information Systems, Design, Library

4 1. Pendahuluan 1.1 Latar Belakang Masalah Dalam era globalisasi sekarang ini dunia informasi berkembang begitu pesat karena ditunjang dengan perkembangan teknologi yang semakin canggih. Komputer merupakan salah satu alat guna menunjang perkembangan teknologi informasi. Oleh karena itu suatu lembaga yang menggunakan komputer dalam mengelola sistem informasinya akan mempunyai nilai lebih daripada sistem yang diolah secara manual. Untuk dapat memenuhi kebutuhan manusia akan teknologi, maka lahirlah sebuah ilmu baru yang dapat membantu orang dalam memperoleh informasi lebih cepat, lengkap, dan akurat. Ilmu tersebut adalah ilmu komputer, dengan adanya ilmu komputer manusia terus berusaha untuk mempermudah pekerjaannya, yang diharapkan dapat mempermudah pekerjaannya, yang diharapkan dapat meningkatkan kinerja dalam memperoleh informasi guna meningkatkan daya saing. Salah satunya adalah menerapkan teknologi informasi pada bagian perpustakaan sekolah. Dalam memajukan sekolah peranan perpustakaan sangat penting. Perpustakaan digunakan oleh guru-guru untuk mendapatkan referensi untuk keperluan belajar mengajar. Para siswa dapat memanfaatkan perpustakaan untuk meminjam atau sekedar membaca buku, majalah dan lainnya, guna menambah pengetahuan sehingga dapat menunjang dan mempermudah dalam belajar oleh karena itu perpustakaan dapat digunakan sebagai sarana yang efektif untuk meningkatkan mutu pe ngetahuan setiap warga sekolah. Maka penulis akan melakukan penelitian dengan judul "PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PEMINJAMAN DAN PENGEMBALIAN BUKU PERPUSTAKAAN SMP N 2 MLATI SECARA TERKOMPUTERISASI. 1.2 Rumusan Masalah Permasalahan yang sering terjadi pada perpustakaan SMP N 2 Mlati adalah kurang akuratnya informasi yang dihasilkan sehingga diperlukan suatu sistem informasi yang dapat mengelola sirkulasi buku baik peminjaman maupun pengembalian buku dan pembuatan laporan-laporan mengenai semua transaksi yang terjadi diperpustakaan. Beberapa pokok permasalahan yaitu sebagai berikut: 1. Bagaimana menganalisis sistem sirkulasi yang sedang berjalan di perpustakaan SMP N 2 Mlati? 1

5 2. Bagaimana merancang sistem informasi diperpustakaan SMP N 2 Mlati yang menyajikan informasi secara cepat, akurat, dan relevan? 3. Bagaimana mengimplementasi sistem informasi di perpustakaan SMP N 2 Mlati? 2. Landasan Teori 2.1 Konsep Da sar Sistem Pengertian Sistem Dalam mendefinisikan sebuah sistem dilakukan dua pendekatan yaitu dengan pendekatan yang menekankan pada prosedur dan menekank an pada komponen atau elemen. Pendekatan yang menekankan pada prosedur rmendefinisikan sistem sebagai berikut: Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu". 1 Sedangkan pendekatan yang menekankan pada elemen atau komponen mendefinisikan Sistem adalah kumpulan-kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu Karakteristik Si stem Karakteristik sistem adalah sistem yang mempunyai komponen -komponen, batas sistem, lingkungan sistem, penghubung, masukan, keluaran, pengolah dan sasaran. Karakteristik sistem yang dapat membedakan suatu sistem yang satu dengan yang lain Batasan (Boundary), Lingkungan (Environment), Masukan (Input), Komponen (Component), Penghubung (Interface) Konsep Da sar Informa si Pengertian Informasi Definisi informasi menurut Jogiyanto HM adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Sedangkan kualitas informasi menurut Jogiyanto HM adalah sebagai berikut: kualitas dari suatu sistem informasi tergantung dari tiga hal, yaitu informasi yang harus akurat, tepat pada waktunya, dan relevan. 1 Jogiyanto.HM, Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Andi Offset, Yogyakarta, 1991, hal 1 2 Ibid, hal 2 2

6 2.3 Konsep Da sar Sistem Informasi Pengertian Sistem Informasi Sistem informasi menurut Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis M, sistem informasi adalah Suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan 2.4 Sistem Informa si Perpustakaan Menurut ( SIPERPUS/ 29 April 2009): Sistem Informasi Perpustakaan (SIPERPUS) merupakan perangkat lunak yang didesain khusus untuk mempermudah pendataan koleksi perpustakaan, katalog, data anggota /peminjam, transaksi dan sirkulasi koleksi perpustakaan. 2.5 Konsep Da sar Ba sis Data Menurut Andri Kristanto ( 2008 : 79 ) mendefinisikan basis data sebagai berikut : Basis data adalah kumpulan data yang dapat digambarkan sebagai aktifitas dari satu atau lebih organisasi yang berlelasi. 2.6 Perangkat Lunak Yang Digunakan Java Java dikembangkan pertama kali oleh James Gosling dari Sun Microsystems pada tahun 1990-an. Java pertama kali dikembangkan untuk memenuhi kebutuhan akan sebuah bahasa komputer yang ditulis satu kali dan dapat dijalankan di banyak sistem komputer Neatbeans IDE NetBeans sebagai IDE ditujukan untuk memudahkan pemrograman Java. Bulan Februari 2006 pada instruktur Java dari SunMicrosystems mengikuti training untuk beralih dari pemrograman Java manual ke pemrograman GUI dengan IDE Netbeans. Mereka sudah memulai langkah untuk meninggalkan pemrograman manual Java, yang memakai editor teks, dari command-prot. 3 Andri Kristanto, Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya, 2003, hal 2 3

7 2.6.3 MySQL MySQL adalah sebuah sistem manajemen database relasi (relational database management system) yang bersifat "terbuka" (open source) XAMPP XAMPP adalah perangkat lunak bebas, yang mendukung banyak sistem operasi, merupakan kompilasi dari beberapa program. Fungsinya adalah sebagai server yang berdiri sendiri (localhost), yang terdiri atas program Apache HTTP Server, MySQL database, dan penerjemah bahasa yang ditulis dengan bahasa pemrograman PHP dan Perl. 2.7 Tinjauan Umum Sejarah Sejarah SMP Negeri 2 Mlati SMP Negeri 2 Mlati Sleman yang berada di Jombor Kidul, Sinduadi, Mlati, Sleman, Yogyakarta, didirikan pada tanggal 1 April 1979 di atas tanah kas desa dari kelurahan Sinduadi seluas 5060 m2 dengan status hak sewa dan pada awalnya bernama SMP Negeri Sinduadi. 3. Analisis dan Perancangan Sistem 3.1 Analisis Sistem Definisi Analisis Sistem Analisis sistem dapat didefinisikan sebagai pengu raian dari sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatankesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya Identifikasi Masalah Mengidentifikasi masalah merupakan langkah pertama yang dilakukan dalam tahap analisis. Masalah dapat diidentifikasi sebagai suatu pernyataan yang diinginkan untuk dipecahkan, masalah ini yang menyebabkan sasaran dari sistem tidak dapat dicapai. Oleh karena itulah pada tahap analisis sistem langkah pertama yang harus dilakukan adalah mengidentifikasi terlebih dahulu masalah-masalah yang terjadi. 4

8 3.1.3 Permasalahan Yang Timbul Adapun masalah yang timbul dalam sistem sirkulasi perpustakaan pada SMP N 2 Mlati adalah sebagai berikut: 1. Dalam pencatatan peminjaman dan pengembalian buku masih banyak kendala dikarenakan masih bersifat manual atau masih menggunakan lembar -lembar kertas sebagai arsipnya (file-file yang tidak teratur). 2. Pencarian data anggota dan data buku masih teramat sulit untuk dilakukan dan membutuhkan waktu yang agak lama serta ketelitian para staff perpustakaan, sehingga laporan yang dihasilkan kurang maksimal baik untuk pihak o perasional maupun manajemennya Analisis Kelemahan Sistem Tujuan utama analisis sistem ini adalah untuk mengevaluasi dan menentukan permasalahan yang dihadapi, dalam hal ini sistem perpustakaan SMP N 2 Mlati. Hal ini bertujuan agar analisis tersebut dapat diketahui permasalahannya yang berkaitan dengan perkembangan organisasi dan juga mengetahui kelemahan yang ada pada sistem yang baru. Untuk memastikan suatu sistem baru layak atau tidak maka diperlukan analisis PIECES (performance, information, economy, control, dan service) Analisis Kebutuhan sistem Tujuan dari fase analisis kebutuhan sistem adalah memahami dengan sebenarnya-benarnya kebutuhan dari sistem baru dan mengembangkan sebuah sistem yang mewadahi kebutuhan tersebut, atau memutuskan bahwa sebenarnya pengembangan sistem baru tidak dibutuhkan. Untuk mempermudah analisis sistem dalam menentukan keseluruhan kebutuhan secara lengkap, maka analisis membagi kebutuhan sistem ke dalam dua jenis. Jenis pertama adalah kebutuhan fungsional (functional requirements), jenis kedua adalah kebutuhan nonfungsional (nonfunctional requirements) Kebutuhan Fungsional (Functional Requirements) Jenis kebutuhan yang berisi proses-proses apa saja yang nantinya dilakukan oleh sistem. Kebutuhan fungsional juga berisi informasi-informasi apa saja yang harus ada dan dihasilkan oleh sistem. 5

9 1. Pendataan Buku 2. Pendataan Anggota 3. Transaksi Peminjaman 4. Transaksi Pengembalian 5. Sistem dapat melakukan pencatatan laporan Kebutuhan Non Fungsional 1. Kebutuhan Perangkat Lunak Maksud dari perangkat lunak disini adalah program yang digunakan untuk mengendalikan kegiatan dari sistem komputer. 2. Kebutuhan Perangkat Keras Perangkat keras yang digunakan dalam penerapan sistem ini dengan komputer yang sudah ada di SMP N 2 Mlati, sehingga biaya pengadaan hardware tidak ada. 3. Kebutuhan Perangkat Manusia Perangkat manusia memegang peranan yang sangat penting dalam pengembangan suatu sistem, karena perangkat inilah yang nantinya akan mengoperasikan teknologi tersebut, maka perlu diadakannya pelatihan terhadap perangkat manusia yang akan menggunakan sistem tersebut. 1. Perangkat manusia yang digunakan untuk pembuatan sistem ini adalah : a. Analis sistem sebagai analis sistem dan merancang sistem. b. Programmer sebagai pembuat program, mengubah spesifikasi sistem yang diberikan oleh analis sistem ke dalam bahasa pemrograman/coding. 2. Perangkat manusia yang digunakan untuk implementasi sistem ini adalah : a. User, pengguna yang memiliki/mengerti komputer Analisis Kelayakan Sistem Studi kelayakan merupakan suatu proses yang mempelajari atau menganalisis permasalahan yang telah ditentukan sesuai dengan tujuan akhir yang akan dicapai. Tujuan utama dari analisa kelayakan adalah untuk menguji apakah sistem baru yang akan diterapkan sebagai pengembangan dari sistem yang lama layak 6

10 pakai atau tidak. Dalam pengembangan sistem yang baru ada beberapa hal dalam keterkaitan layak atau tidak sistem perencanaan pengembangan sistem tersebut. Dalam penerapan dan pengembangan sistem yang baru ada beberapa kelayakan yang harus dipertimbangkan sebagai bahan dalam melakukan pengembangan sistem tersebut. 3.2 Perancangan Sistem Perancangan sistem atau desain sistem dilakukan setelah analisis selesai dilakukan. Tujuan dari perancangan sistem adalah memberikan gambaran kepada programmer tentang sistem yang akan dikerjakan. Langkah perancangan sistem dapat berupa penggambaran, perencanaan, dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam suatu kesatuan yang utuh dan berfungsi Flowchart Adapun flowchart sistem yang diusulkan dalam pengembangan sistem ini adalah sebagai berikut: Gambar 3.1 Flowchart sistem yang diusulkan 7

11 4. Implementasi dan Pembahasan 4.1 Pembuatan Program Dalam pembahasan ini pembuatan program menggunakan dua tahap yaitu: Pembuatan Database Database merupakan sekumpulan data yang saling berintegrasi satu sama lain dan terorganisasi berdasarkan sebuah skema atau struktur tertentu dan tersimpan pada sebuah hardware komputer. 4.2 Pengetesan Program Sebelum program diterapkan, perlu dilakukan pengetasan terhadap program untuk menemukan kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi, pengetesan dilakukan pada tiap-tiap program dan dilanjutkan dengan pengetesan untuk semua modul yang telah dirangkai. Pengetesan program dilakukan bersamaan dengan pada saat pembuatan program, yaitu dengan pengentrian, penghapusan data, pengeditan White Box Testing White Box Testing adalah cara pengujian dengan melihat ke dalam modul untuk meneliti kode-kode program yang ada, dan menganalisis apakah ada kesalahan atau tidak. Jika ada modul yang menghasilkan output yang tidak sesuai dengan proses bisnis yang dilakukan, maka baris-baris program, variabel, dan parameter yang terlibat pada unit tersebut akan dicek satu persatu dan diperbaiki. Kesalahan dari program yang mungkin terjadi dapat diklasifikasikan dalam tiga bentuk kesalahan yaitu: 1. Kesalahan bahasa (Languege errors), yang disebut dengan kesalahan penulisan(syntax error). Yaitu kesalahan didalam penulisan source program yang tidak sesuai dengan yang telah disyaratkan. 2. Kesalahan sewaktu proses (run-time errors), adalah kesalahan yang terjadi sewaktu executable program dijalankan. Kesalahan ini akan menyebabkan proses program terhenti sebelum selesai pada saatnya. 3. Kesalahan logika (logical errors), adalah kesalahan dari logika program yang disebut Black Box Testing Black Box Testing yaitu pengujian spesifikasi suatu fungsi atau modul, apakah berjalan sesuai dengan yang diharapkan atau tidak. Cara 8

12 pengujian hanya dilakukan dengan menjalankan atau mengeksekusi unit atau modul, kemudian diamati apakah hasil dari unit sesuai dengan proses bisnis yang diinginkan. 4.3 Pemilihan dan Pelatihan Personil Tenaga kerja manusia merupakan faktor yang paling dipertimbangkan dalam pengoperasian sistem informasi. Pemilihan personil sangat penting k arena personil - personil tersebut yang nantinya akan terlibat langsung dengan program aplikasi yang telah dibangun oleh analisis dan programmer untuk memenuhi kebutuhan. Jika kebutuhan personil tidak mendapatkan latihan yang baik maka program aplikasi tidak dapat dijalankan dan itu berarti program aplikasi yang telah dirancang tidak bermanfaat bagi SMP N 2 Mlati. Setiap personil yang terlibat akan diberi pengertian dan pengetahuan tentang sistem yang akan dijalankan dan mengenai wewenang dan tugas masing - masing. Disini personil harus memiliki pengetahuan yang cukup mengenai sistem yang ada serta porsi dan tugas-tugas mereka. 1. Pelatihan Personil Pelatihan personil dilakukan agar sistem yang dibuat dapat dijalankan dengan baik. Ada beberapa tahapan dalam melakukan pelatihan personil: a. Pemberian prosedur tertulis, yang didalamnya menjelaskan tentang langkah-langkah dalam mengoperasikan aplikasi yang telah dibuat, sehingga personil yang dilatih akan lebih mudah dalam menjalankan program. b. Pelatihan secara langsung kepada personil, yakni dengan memberikan bimbingan atau arahan tentang apa yang harus dikerjakan dan bagaimana mengoperasikan sistem dan bagaimana cara kerja program yang dibuat. 2. Pelatihan Tutorial, pelatihan ini ditujukan untuk masing-masing personil secara tatap muka. Pendekatan ini baik untuk tugas-tugas yang rumit dan vital yang membutuhkan bimbingan langsung. 4.4 Konversi Sistem Konversi sistem dilakukan agar sistem yang baru siap untuk seutuhnya digunakan. Metode yang dilakukan agar resiko kegagalan yang ditimbulkan lebih 9

13 kecil yaitu dengan metode konversi paralel, dimana metode ini digunakan secara sama-sama menjalankan sistem yang lama dengan sistem yang baru dalam beberapa waktu sampai sistem baru benar-benar siap untuk digunakan. Metode ini sangat cocok sekali digunakan karena dapat membandingkan kinerja sistem lama dengan sistem baru. Selain itu juga sangat aman karena sistem lama mas ih berjalan disaat sistem baru juga berjalan sehingga bisa menghindari kesalahan pada saat terjadi transaksi. 4.5 Pemeliharaan Sistem Untuk membuat sistem yang baik dan bebas dari masalah maka perlu dilakukan pemeliharaan sistem. Pemeliharaan pada sistem meliputi software dan hardware. 1. Pemeliharaan Software Berikut ini adalah hal-hal yang perlu diperhatikan dalam melakukan pemeliharaan pada software. a. Buatlah backup database Tujuan melakukan backup database adalah untuk mencegah apabila database mengalami kerusakan. Agar backup tidak mengalami kehilangan data maka backup data dilakukan secara berkala dan backup disimpan di tempat yang lain. 2. Pemeliharaan Hardware Pemeliharaan hardware dilakukan untuk menjaga agar tidak mengalami kerusakan. Pemiliharaan hardware dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut: a. Jangan matikan power listrik sampai komputer benar-benar mati. b. Lakukan perawatan minimal satu bulan sekali terhadap perangkat keras, misalnya pembersihan hardware dari debu. c. Gunakan komputer sesuai dengan kemampuannya, jangan sampai melebihi batas kemampuan hardware, karena hardware yang bekerja terlalu keras akan mudah rusak. 4.6 Manual Program Manual program merupakan petunjuk yang digunakan untuk menjalankan program sehingga program dapat dioperasikan dengan mudah. Dalam manual program dijelaskan bagaimana membuka aplikasi program dalam komputer dan 10

14 tampilan form yang digunakan beserta langkah-langkah dalam menggunakan form tersebut. 5. Penutup 5.1 Kesimpulan Dengan selesainya seluruh kegiatan penelitian, analisis sistem, perancangan program hingga tahap implementasi, maka penulis dapat menarik kesimpulan : 1. Pada fase analisis sistem yang digunakan menggunakan analisis tentang PIECES yang digunakan untuk mengevaluasi dan menentukan permasalahan apa saja yang dihadapi oleh perpustakaan SMP N 2 Mlati, sehinggan dapat mengetahui kelemahan yang ada pada sistem baru nantinya. 2. Setelah fase analisis dilakukan, selanjutnya melakukan perancangan: a. Model proses menggunakan flowchart, DFD b. Model data dengan pendekatan normalisasi c. Model antarmuka Pada fase implementasi, database dibuat menggunakan MySQL, sedangkan antarmuka dibuat menggunakan Neatbeans Saran Dengan kesimpulan di atas, penulis memberikan saran -saran sebagai berikut: 1. Sebaiknya sistem lama yang sudah ada diganti dengan sistem baru yang dapat bekerja lebih cepat dalam mengolah data dan menyajikan infomasi yang diperlukan. 2. Seiring berkembangnya perpustakaan maka semakin kompleks juga kebutuhannya sehingga menyebabkan sistem yang berjalan tidak layak lagi untuk digunakan pada masa berikutanya. Maka dari itu pada saatnya nanti sebuah sistem infomasi juga perlu dilakukan pengembangan. 3. Ruang lingkup dari pembahasan sistem sebaiknya diperluas seperti status buku yang masih dalam perbaikan, rusak maupun hilang. 4. Dalam peminjaman buku perlu adanya statistik peminjaman, untuk mengetahui buku apa saja yang sering dipinjam pada periode tertentu atau pada bulan tertentu. 11

15 DAFTAR PUSTAKA Arbie Manajemen Database dengan MySQL. Yogyakarta:Andi. Arief, M.Rudyanto Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact-SQL dengan Microsoft SQL Server Yogyakarta: AndiOffset. HM, Jogiyanto Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta. Andi Offset. Irawan Java untuk Orang Awam. Palembang: Maxikom. Kristanto, Andi Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya. Yogyakarta: Gava Media. Kusrini Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta: Andi Offset. Supriyanto, dkk Teknologi Informasi Perpustakaan. Yogyakarta: Kanisius. Utami, Ema RDBMS Menggunakan MS SQL Server Yogyakarta: Graha Ilmu. Cetakan Pertama. 12