PROSEDUR MUTU PERBAIKAN KERUSAKAN PERALATAN KANTOR DAN PERALATAN PENDIDIKAN

Transkripsi

1 1 Juli O 1/ Tujuan Prosedur ini memberikan pedoman untuk pelaksanaan perbaikan kerusakan peralatan kantor dan peralatan pendidikan. Ruang Lingkup Prosedur ini berlaku bagi pelaksanaan perbaikan kerusakan peralatan kantor dan peralatan pendidikan di lingkungan Politeknik Negeri Semarang. 3. Uraian Umum 3.1 Definisi peralatan kantor dan peralatan pendidikan Yang dimaksud peralatan kantor meliputi : AC,Dispenser, Genset, Pompa Air, Jaringan telepon, komputer,jaringan listrik, dan Faximile Yang dimaksud peralatan pendidikan meliputi : peralatan lab/bengkel/studio, teaching aids ( alat bantu mengajar ). 3. Pengajuan laporan kerusakan Setiap pengajuan formulir laporan kerusakan harus tercantum : nama pelapor, tanda tangan, tanggal lapor, jurusan/ unit kerja, nama alat/ mesin, nomor inventaris, lokasi, jenis kerusakan (bila perlu disertai penyebabnya) dan prioritas penyelesaian Setiap pengajuan formulir laporan kerusakan dibuat rangkap dua (merah diserahkan kepada UPT-PP, kuning sebagai arsip pelapor). 3.. Pengajuan proses perbaikan kerusakan peralatan kantor dan peralatan pendidikan oleh : Pembantu Pelaksana : menyerahkan formulir laporan kerusakan (PM 6.3.5/L1) yang telah ditandatangani kaprodi/ Ketua Jurusan/ Ka. Unit/Ka. Bag/ Atasan langsung Staf Administrasi/ Staf Teknik/ Instruktur : menyerahkan formulir laporan kerusakan (PM 6.3.5/L1) yang telah ditandatangani Ka. Bengkel/ Ka. Laboratorium/Ka. Jurusan/ Ka. Unit/Kabag/Atasan langsung Pengajar : menyerahkan formulir laporan kerusakan (PM 6.3.5/L1) yang telah ditandatangani Ka. Bengkel / Ka. Laboratorium/ Kaprodi/ Ketua Jurusan Ka. Unit / Kabag : menyerahkan formulir laporan kerusakan (PM 6.3.5/L1) yang telah ditandatanganinya Setiap pengajuan formulir laporan kerusakan peralatan kantor dan peralatan pendidikan oleh

2 1 Juli 010 / 3.3 Pelaksanaan Perbaikan Perbaikan dapat dilakukan oleh UPT-PP dan atau oleh pihak luar / ketiga atas permintaan UPT-PP Penentuan perbaikan dilakukan oleh UPT-PP dengan mempertimbangkan : kemampuan teknis, dana, dan waktu pelaksanaan perbaikan Batas waktu perbaikan : Perbaikan oleh UPT-PP paling lama 1(satu) bulan terhitung dari tanggal penerimaan dari pelapor Apabila dalam waktu 1(satu) bulan, UPT-PP belum dapat memperbaiki karena: kesulitan spare part atau hal lainnya, UPT-PP akan melaporkan / merundingkan kepada pelapor / Ka. Bengkel / Laboratorium / Kaprodi / Ketua Jurusan / Ka. Unit / Kabag untuk solusi lebih lanjut Perbaikan yang dilakukan oleh pihak luar / ketiga, dikoordinasikan dengan bagian pengadaan. 3.4 Struktur Organisasi dan Uraian Tugas Struktur Organisasi DIREKTUR PD I Kepala Bagian Adm. Akademik dan Kemahasiswaan PD II PD III PD IV Ka. UPT Sek. UPT Sekretaris UPT - PP Kepala Bagian Adm. Umum dan Keuangan Administrasi Koordinator Bidang Peralatan Pendidikan Koordinator Bidang Peralatan Perkantoran

3 1 Juli 010 3/ Uraian Tugas Kepala UPT PP : a. Menyusun rencana dan program kerja Politeknik dibidang Perawatan dan Perbaikan sebagai pedoman pelaksanaan kerja b. Menyusun konsep kebijakan teknis bidang Perawatan dan Perbaikan c. Melakukan koordinasi dengan jurusan /unit lain dalam hal pekerjaan Perawatan dan Perbaikan d. Menjaring masukan ( informasi ) dari Jurusan / Unit lain dalam hal pekerjaan Perawatan dan Perbaikan. e. Melakukan Pengembangan unit dalam rangka meningkatkan kinerja UPT f. Mengevaluasi kinerja dan melakukan pembinaan kepegawaian kepada staff UPTPP g. Memberi arahan tugas kepada koordinator yang ada di UPT PP h. Melaksanakan tugas lain dari atasan Sekretaris UPT PP : a. Bersama kepala UPT PP menyusun rencana dan program kerja Politeknik dibidang Perawatan dan Perbaikan sebagai pedoman pelaksanaan kerja b. Menyiapkan data dukung usulan anggaran perawatan dan perbaikan tahunan. c. Menyusun kebutuhan dan usulan pengadaan spare part sesuai skala prioritas. d. Mengorganisir pelaksanaan harian program perawatan dan perbaikan e. Memantau ketersediaan spare part kebutuhan pemeliharaan dan perbaikan. f. Mewakili kepala UPT PP dalam hal Ka UPT PP berhalangan hadir Adminstrasi

4 1 Juli / Koordinator Bidang Peralatan Pendidikan a. Merencanakan jadwal perawatan terprogram ( periodik) b. Merekap laporan masuk dalam buku laporan kerusakan c. Melaksanakan Perawatan Terencana sesuai jadwal yang dibuat d. Melaksanakan pekerjaan perbaikan berdasarkan laporan kerusakan dari jurusan /lab/ sesuai prioritas e. Merencanakan kebutuhan sparepart perawatan dan perbaikan f. Membantu/mendampingi Team Pengadaan Politeknik dalam proses pengadaan sparepart untuk Perawatan dan Perbaikan g. Membuat laporaan hasil perbaikan secara tertulis untuk direkap Cakupan kerja bidang ini terdiri dari peralatan pendidikan meliputi : peralatan lab/bengkel/studio, teaching aids ( alat bantu mengajar ) Koordinator Bidang Peralatan Kantor a. Merencanakan jadwal perawatan terprogram ( periodik) b. Merekap laporan masuk dalam buku laporan kerusakan c. Melaksanakan Perawatan Terencana sesuai jadwal yang dibuat

5 1 Juli / Prosedur 4.1 Membuat Laporan Pembantu pelaksana / Staf Administrasi / Staf Teknik / Instruktur / Pengajar Mengisi dan mengajukan formulir laporan kerusakan (PM /L1) sesuai ketentuan (point 3..1, 3.. dan 3..3) kepada : UPT PP 4.1. Ka. Bengkel / Ka. Lab. / Kaprodi / Ketua Jurusan / Ka. Unit / Ka. Bag/ Atasan Langsung Menandatangani pada formulir laporan kerusakan yang diajukan oleh pelaksana / Staf Administrasi / Staf Teknik / Instruktur / Pengajar. 4. Penerimaan Laporan ( UPT-PP ) 4..1 UPT PP-Bidang Peralatan Pendidikan Pembantu

6 1 Juli 010 6/ 4.4. Proses Pekerjaan Selesai ( UPT-PP ) Memberitahukan kepada pelapor tentang pekerjaan perbaikan yang telah selesai 4.4. Menyerahkan kembali peralatan yang telah diperbaiki kepada pelapor (disertai laporan hasil pekerjaan PM / L1) Pelapor (Pembantu pelaksana / Staf Administrasi / Staf Teknik / Instruktur / Pengajar / Ka.

7 1 Juli 010 7/