SISTEM INFORMASI TRANSAKSI PENCUCIAN MOBIL PADA AUTOCARE THOXS YOGYAKARTA NASKAH PUBLIKASI. diajukan oleh Hamam Salim Werdiantoro

Transkripsi

1 SISTEM INFORMASI TRANSAKSI PENCUCIAN MOBIL PADA AUTOCARE THOXS YOGYAKARTA NASKAH PUBLIKASI diajukan oleh Hamam Salim Werdiantoro kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2015

2

3 SISTEM INFORMASI TRANSAKSI PENCUCIAN MOBIL PADA AUTOCARE THOXS YOGYAKARTA Hamam Salim Werdiantoro 1),Krisnawati 2) 1) Sistem Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta 2) Manajemen Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta Jl. Ringroad Utara, Condongcatur, Depok,Sleman, Yogyakarta Indonesia Now is the use of computers can not be separated from everyday life well used to the means of communication and to process the transaction data. The use of computers is also one thing that is very important in helping them work. It could even disimpulkaan that the computer is a media producer of information, which can help the complicated work of a user. Laundering "Autocare Thoxs" in data processing transactions car washes are still using manual methods, thus prone to errors in transaction entry and exit of the car to be washed. The purpose of making this information system is to provide convenience in data processing previously done manually, so it requires a lot of time and energy to enter the data required. Data processing - Data entry and exit transactions that will be washed cars, were processed in a computer-based information system using a structured database, will produce information that is more accurate and reliable at the time faster than manual processing Given some of the weaknesses of the system for recording the data manually, then made the transaction information systems Car Wash is thus able to minimize the mistakes that often occur, such as a car entry and exit reports, financial data processing and caused by human error. Keywords : Aplication, Car Washes, Autocare Thoxs 1. Pendahuluan Perkembangan dunia Ilmu Pengetahuan dan Teknologi (IPTEK) dijaman era globalisasi, khususnya di bidang ilmu teknologi informasi berkembang secara pesat. Tingkat kecepatan dan ketepatan dalam informasi merupakan hal yang penting sehingga membutuhkan dukungan teknologi informasi yang memadai. Saat ini sudah banyak perusahaan, pertokoan, bahkan usaha-usaha menengah sudah mulai menerapkan sistem informasi. Sistem informasi adalah kombinasi antara prosedur kerja, informasi, orang dan teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah organisasi (Abdul Kadir, 2009). Tujuannya adalah untuk menyajikan informasi guna mengambil keputusan pada perencanaan, pemrakarsaan, pengorganisasian, pengendalian kegiatan operasi subsistem suatu perusahaan, dan menyajikan sinergi organisasi pada proses. Salah satunya usaha yang diharapkan beralih ke sistem informasi adalah usaha jasa pencucian mobil. 1.1 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang masalah diatas maka dapat diambila suatu rumusan masalah yang menjadi pokok pembahasan yaitu: Bagaimana membuat sistem informasi yang dapat membantu kegiatan operasional pada Autocare Thoxs 1.2 Batasan Masalah Dalam batasan masalah ini, penulis membahas tentang sistem informasi pengolahan data pada pencucian mobil Autocare Thoxs. Karena pembahasan cukup luas maka dalam skripsi ini ruang lingkupnya membahas : 1. Aplikasi yang dibuat berbasis dekstop. 2. Sistem dapat digunakan oleh karyawan dan pemilik pada pencucian mobil tersebut. 3. Program dibuat menggunakan Visual Basic Database yang digunakan SQL Server Tinjauan Pustaka Sistem informasi transaksi dapat didefinisikan sebagai suatu sistem di dalam suatu organisasi yang merupakan kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi, media prosedur-prosedur dan pengendalian yang ditujukan untuk mendapatkan jalur komunikasi penting, memproses tipe transaksi rutin tertentu, memberi sinyal kepada manajemen dan yang lainnya terhadap kejadian-kejadian internal dan eksternal yang penting dan menyediakan suatu dasar informasi untuk pengambilan keputusan. Menurut Mc Leod (Dian Tri Setya Puspitasari 2012). Sistem Informasi Jasa Pada Bengkel PT. TIRTOMOYO SUKSES JAYA program studi Teknik Informatika Fakultas Teknik Binus University Jakarta. Dalam merancang sistem penulis mencakup pembuatan Event Table, Overview Activity Diagram, Workflow Table, Detail Activity Diagram, UML Class Diagram, Use Case Diagram, Rancangan Database, Rancangan Formulir, Rancangan Form, Rancangan Laporan, serta pembuatan Matriks Rencana Penerapan Sistem. Aplikasi ini menggunakan sistem database terintegrasi yaitu dengan menggunakan SQL Server dan program aplikasi yang digunakan yaitu menggunakan bahasa pemrograman C#. C# dari Microsoft Visual (Windi Astuti 2013). Sistem Informasi Transaksi Penerimaan dan Pengambilan Laundry Pada Rumah Laundry Bandung. Dalam menganalisis dan merancang program aplikasi yang akan digunakan, penulis menggunakan metode pendekatan dan pengembangan 1

4 sistem seperti desain, implementasi, dan pemeliharaan serta menggunakan alat bantu analisis seperti flowmap, diagram kontek, DFD, kamus data, ERD, relasi tabel, dan struktur file. Implementasi perangkat lunak pengembang yang digunakan yaitu Borland Delphi 7 karena menyediakan fasilitas-fasilitas yang memadai dan mudah untuk membuat suatu program aplikasi. Sementara Microsoft Access digunakan sebagai perangkat lunak pengembang dalam basisdata dengan keunggulan diantaranya dapat menangani database dengan skala besar maupun kecil, dan memiliki sarana atau objek-objek yang dapat mempermudah pekerjaan bagi pengguna. (Erny Fandilah 2014). Sistem Informasi Pengelolaan Data Transaksi Pada Salon Desi Kudus program studi Teknik Informatika Fakultas Teknik Universitas Muria Kudus. Sistem ini dirancang penulis dengan menggunakan pemodelan UML. Sedangkan bahasa pemrograman yang digunakan adalah Microsoft Visual Basic 6.0, serta database My SQL. Hasil dari rancang bangun ini adalah Sistem Informasi Pengelolaan Data Transaksi pada Salon Desi Kudus yang berguna untuk mengelola data transaksi pada salon Desi serta mempermudah karyawan dalam melakukan pekerjaan pada salon Desi. 2.2 Pengertian Sistem Informasi Sistem informasi adalah kombinasi antara prosedur kerja, informasi, orang dan teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah organisasi (Abdul Kadir, 2009). Tujuannya adalah untuk menyajikan informasi guna mengambil keputusan pada perencanaan, pemrakarsaan, pengorganisasian, pengendalian kegiatan operasi subsistem suatu perusahaan, dan menyajikan sinergi organisasi pada proses. Informasi bersumber dari data yang telah diolah. Informasi tersebut didapat melalui kegiatan manajemen informasi yang terdiri dari pemerolehan, penggunaan dan pembuangan informasi yang tidak berguna. Pengolahan data menjadi sebuah informasi yang berharga memerlukan sistem informasi (Mulyanto, 2009). Sistem informasi merupakan perangkat pengolahan data baik secara manual maupun menggunakan teknologi informasi. Pengolahan data dimulai dengan menerima data, memilah data, menyimpan data, mengolah data menjadi informasi yang berharga dan penggunaan informasi untuk berbagai kepentingan. Adapun manfaat adanya sistem informasi sebagai berikut : 1. Menyajikan informasi guna mendukung pengambilan suatu keputusan. 2. Menyajikan informasi guna mendukung operasi harian. 3. Menyajikan informasi yang berkenaan dengan kepengurusan. 2.3 Karateristik Sistem Informasi John Burch dan Gary mengemukakan bahwa sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yaitu blok masukan,blok model,blok keluaran,blok teknologi,blok basis data dan blok kendali. Komponen-komponen sistem informasi antara lain dijelaskan berikut dibawah ini: 1) Blok Masukan (Input Block) Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input di sini termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumendokumen dasar. 2) Blok Model (Model Block) Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan. 3) Blok Keluaran (Output Block) Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem. 4) Blok Teknologi (Technology Block) Teknologi merupakan kotak alat (tool-box) dalam sistem informasi. Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengaksesdata, menghasilkan dan mengirimkan keluarandan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. 5) Blok Basis Data (Database Block) Basis data(database) merupakan kumpulan daridata yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan diperangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. 6) Blok Kendali (Controls Block) Pengendalian perlu dirancangdan diterapkan untuk menyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapa tdicegah ataupun bila terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung diatasi. 2.4 Bagan Alir Sistem Bagan alir sistem (systems flowchart) bisa diartikan penggambaran atau pemetaan sebuah proyek arus pekerjaan yang terjadi pada suatu aktifitas. Flowchart bisa menggambarkan tentang aktifitas pekerjaan yang terjadi dalam sistem, dokumen, program maupun proses. 2.5 Data Flow Diagram (DFD) Data flow diagram sering digunakan untuk menggambarkan sebuah sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembalikan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir (misalnya lewat telpon, surat dan sebagainya) 2

5 atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan (harddisk,cd dan lain-lain). DFD merupakan alat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang cukup terstruktur (Structured Analysis and Design). DFD juga merupakan alat yang cukup popular saat ini, karena dapat menggambarkan arus data didalam sistem dengan 2.6 Teknik Normalisasi ` Teknik normalisasi merupakan proses pengelompokan data-data elemen menjadi tabel yang menunjukan entitas dan relasinya. Pada proses normalisasi selalu diuji beberapa kondisi. Apakah mengalami kesulitan atau kesalahan pada saat menambah, merubah, membaca dan menghapus database. Adapun bentuk-bentuk normalisasi sebagai berikut : 1. Bentuk tidak normal Bentuk ini merupakan kumpulan data yang akan direkam, tidak ada keharusan mengikuti format tertentu, dapat saja tidak lengkap dan terduplikasi. Data dikumpulkan apa adanya sesuai keadaanya. 2. Bentuk normal pertama (1ˢ normal form) Bentuk ini merupakan suatu bentuk dimana data yang dikumpulkan menjadi satu field yang sifatnya tidak akan terulang dan tiap field hanya mempunyai satu pengertian. 3. Bentuk normal kedua (2 nd normal form) Bentuk normal kedua (2NF) terpenuhi jika pada sebuah tabel semua atribut yang tidak termasuk dalam primary key memiliki ketergantungan fungsional pada primary key secara utuh. 4. Bentuk normal ketiga (3 rd normal form) Sebuah tabel dikatakan memenuhi bentuk normal ketiga (3NF), jika untuk setiap ketergantungan fungsional dengan notasi X-> A, dimana A mewakili semua atribut tunggal didalam tabel yang tidak ada didalam X, maka : - X haruslah superkey pada tabel tersebut - Atau A merupakan bagian dari primary key pada tabel tersebut. 5. Bentuk normal tahap keempat dan kelima Penerapan aturan normalisasi sampai bentuk normal ketiga sudah memadai utuk mendapatkan hasil tabel berkualitas baik. Namun demikian, terdapat pula bentuk normal keempat (4NF) dan kelima (5NF). Bentuk normal keempat berkaitan dengan sifat ketergantungan banyak nilai (multivalued depedency) pada suatu tabel yang merupakan pengembangan dari ketergantungan fungsional. Adapun bentuk normal tahap kelima merupakan nama lain dari project Join normal form (PJNF). 6. Boyce code normal form (BCNF). - Memenuhi 1 st NF terstruktur yang jelas. Lebih lanjut DFD juga merupakan dokumentasi dari sistem yang baik. Beberapa simbol digunakan di DFD. 1. External Entity (kesatuan luar) atau Boundary (batas sistem) 2. Data Flow ( arus data) 3. Proses. 4. Data Store (simpanan data) - Relasi harus bergantung fungsi pada atribut superkey. 3 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM 3.1 Tinjauan Umum Sejarah Pendirian Perusahaan Autocare Thoxs didirikan pada tahun 2007 yang beralamat di Jalan Gejayan, Condong Catur, Depok, Sleman, Yogyakarta dan dikelola oleh Bapak Agus Sulistyo, selaku pemilik Autocare Thoxs. Lokasi yang sangat strategis dimana tempat tersebut terletak di pinggir jalan raya, maka dari itu Bapak Agus Sulistyo mencoba membuka usaha jasa pencucian mobil ini. Hingga saat ini Autocare Thoxs telah mendapat kepercayaan dari pelanggannya terbukti dengan semakin banyak konsumen yang menggunakan jasa pencucian mobil di perusahaan untuk melakukan pencucian dan perawatan mobil. 3.2 Analisis Sistem Analisis sistem merupakan penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan dan hambatan yang terjadi. Selain itu juga merupakan suatu tahap pengembangan sistem yang bertujuan untuk mencari solusi dari masalah atau kelemahan dari sistem lama yang sudah berjalan. Berikut identifikasi masalah yang ditemukan berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan pada Autocare Thoxs : 1. Kegiatan dalam transaksi pelayanan pelanggan masih manual ( ditulis tangan) sehingga membutuhkan waktu yang cukup lama dan sangat rawan akan kesalahan perhitungan pembayaran. 2. Pengolahan data transaksi pelayanan yang dianggap kurang efektif yakni harus dicatat kembali data dari nota ke dalam buku pencatatan pengelolaan, kemudian direkap dan dimasukkan ke komputer. 3. Proses pembuatan laporan yang memerlukan ketelitian karena harus membuat laporan secara manual di pembukuan terlebih dahulu dalam mengetahui jumlah transaksi. 3

6 3.3 Perancangan Sistem Tahapan perancangan sistem secara umum bertujuan untuk mengidentifikasikan komponen-komponen sistem informasi yang akan didesain secara rinci melalui penggambaran sederhana simbol-simbol yang standar untuk dikomunikasikan kepada user. Pada perancangan sistem aplikasi di Autocare Thoxs, penulis menggunakan desain model dalam bentuk physical system (flowchart) dan logical model (data flow diagram). 3.4 Perancangan Basis Data Perancangan basis data harus dilakukan secara cermat agar dihasilkan data yang efisien dalam pemakaian ruang penyimpanan, cepat dalam pengolahan dan mudah dalam manipulasi dan penyajian data. 4. IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN 4.1 Pemrograman Database Untuk mengimplementasikan rancangan dan mengelola database penulis mengunakan Microsoft SQL Server Database berfungsi untuk penyimpanan data. Adapun database yang sudah dibuat tampilanya sebagai berikut : Gambar 1. Tampilan Pembuatan Database 4.2 Pengujian Sistem Pengetesan sistem dilakukan untuk memeriksa hubungan antar komponen sistem yang diimplementasikan. Pengetesan sistem dilakukan untuk memastikan bahwa elemen-elemen dari sistem aplikasi bekerja sesuai dengan yang diharapkan. Ada dua metode yang bisa digunakan untuk pengetesan sistem, yaitu: Metode White Box Testing White box testing adalah cara pengujian dengan melihat ke dalam modul untuk meneliti kode-kode program yang ada dan menganalisis apakah ada kesalahan atau tidak. Jika ada modul yang menghasilkan output yang tidak sesuai dengan proses yang dilakukan, maka baris-baris program, variable, dan parameter yang terlibat pada unit tersebut akan dicek satu persatu dan diperbaiki, kemudian di compile ulang. Contoh pengujian white box yaitu saat program dijalankan kemudian masuk pada form Input Data Pegawai, saat akan menyimpan salah satu data pegawai, program berhenti dan muncul kotak dialog peringatan kesalahan seperti pada gambar berikut: Gambar 2. Peringatan Kesalahan Kode Metode Black Box Testing Pengujian Black Box Testing berfokus pada fungsi sistem, tentang kesalahan interface, fungsi, basis data atau kesalahan kinerja sistem. Pengujian ini dilakukan terhadap seluruh menu yang ada, sehingga jika ditemukan kesalahan dapat dilakukan perbaikan. 4.3 Pemeliharaan Sistem Tahap akhir dari proses penerapan sistem adalah tahap pemeliharaan yang terus dilakukan selama sistem masih berjalan dan tetap dipakai. Dengan adanya sistem pemeliharaan maka sistem tersebut dapat dikontrol, sehingga ketika dioperasikan tidak akan mengalami hambatan. Kegiatan pemeliharaan ini meliputi pemeliharaan sistem perangkat keras dan perangkat lunak. 1. Kegiatan pemeliharaan perangkat keras (hardware) 1) Melakukan perawatan minimal 1 bulan sekali terhadap perangkat keras, misalnya dibersihkan dari debu. 2) Jangan menggunakan komputer secara terus menerus tanpa istirahat. 3) Pengecekan kipas pada power supply maupun kipas pendingin prosesor agar dapat bekerja lebih baik. 2. Kegiatan pemeliharaan perangkat lunak (software) 1) Pembuatan backup data / penyimpanan data cadangan dalam media lain seperti : Hard disk, CD atau Flash disk. 2) Mencatat berbagai permasalahanpermasalahan yang muncul, jika sewaktuwaktu terjadi permasalahan yang sama maka bisa disesuaikan. 4.4 Implementasi Aplikasi Tahap implementasi merupakan salah satu tahap dalam daur hidup pengembangan sistem, dimana tahap ini merupakan tahap meletakkan suatu sistem agar siap untuk digunakan. Dalam tahap ini berlangsung beberapa aktivitas secara berurutan yaitu mulai dari menerapkan rencana implementasi, melakukan kegiatan implementasi, dan tindak lanjut implementasi. 4

7 4.5 Manual Program Sebelum sistem ini benar-benar dijalankan, selain dibutuhkan sosialisasi dan pelatihan pegawai/admin juga dibutuhkan adanya buku panduan / manual program. Manual program berfungsi untuk membantu admin dalam menggunakan sistem ini. Mulai dari cara meng-install program, masuk ke sistem (login), memasukan data, mengubah dan menghapus data serta petunjuk (secara tertulis) untuk menggunakan program secara keseluruhan. 5. KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan Dari hasil penelitian sampai dengan penyelesaian pembuatan Sistem Informasi Transaksi Pencucian Mobil Pada Autocare Thoxs Yogyakarta, penulis menarik kesimpulan sebagai berikut: 1. Untuk mengubah sistem manual menjadi sistem informasi yang berbasis komputer, penulis membuat sebuah program aplikasi sistem informasi pelayanan di Autocare Thoxs dengan menggunakan bantuan aplikasi Microsoft Visual Basic 6.0 dan Microsoft SQL Server Sistem informasi Autocare Thoxs yang dibuat dapat memberikan solusi dalam permasalahan yang timbul pada Autocare Thoxs diantaranya: 1. Pencatatan dan pengelompokan data perusahaan sudah lebih rapi dibandingkan dengan menggunakan sistem manual. 2. Data tidak lagi berbentuk arsip sehingga mempermudah dan mempercepat proses pencarian, pengecekan dan perbaikan data perusahaan. 3. Memperkecil kemungkinan terjadinya penumpukan kertas berisi arsip perusahaan yang akan menyita tempat. Daftar Pustaka [1] Al Fatta, Hanif. Analisis & Perancangan Sistem Informasi. Penerbit Andi, Yogyakarta 2007 [2] Fathansyah. Basis Data Edisi Revisi. Penerbit Informatika. Bandung 2012 [3] HM, Jogiyanto. Sistem Teknologi Informasi. Penerbit Andi, Yogyakarta 2008 [4] HM, Jogiyanto. Sistem Teknologi Informasi edisi III. Penerbit Andi Offset, Yogyakarta 2008 [5] Mulyanto, Agus. Sistem Informasi Konsep & Aplikasi. Pustaka Pelajar, Yogyakarta 2009 [6] Tantra, Rudy. Manajemen Proyek Sistem Informasi. Penerbit Anfi, Yogyakarta 2012 Hamam Salim Werdiantoro, memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.Kom), Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta, lulus Juni tahun Krisnawati, memperoleh gelar Sarjana Sains (S.Si), Jurusan Ilmu Komputer UGM. Memperoleh gelar Magister Teknik (M.T).Saat ini menjadi Dosen di STMIK AMIKOM Yogyakarta 5.2 Saran Adapun saran yang ingin penulis sampaikan adalah sebagai berikut: 1. Penerapan sistem yang baru menuntut tenaga kerja yang mempunyai kemampuan yang baik dalam pengoperasian computer sehingga perlu pelatihan dan pendidikan dalam meningkatkan produktifitas tenaga kerja itu sendiri. 2. Perlu adanya perbaikan untuk mengembangkan dan menyempurnakan program aplikasi system informasi pelayanan ini seperti pembuatan laporan berkala. 3. Demi kelancaran proses pelayanan menggunakan system informasi berbasis komputer, maka perlu dilakukan perawatan dan pemeliharaan secara berkala terhadap perangkat keras maupun perangkat lunak yang berkaitan. 5