TINJAUAN KEBUTUHAN RAK DAN RUANG PENYIMPANAN REKAM MEDIS DALAM SISTEM TERMINAL DIGIT FILING DI RUMAH SAKIT PKU MUHAMMADIYAH GAMPING TAHUN 2016

Transkripsi

1 TINJAUAN KEBUTUHAN RAK DAN RUANG PENYIMPANAN REKAM MEDIS DALAM SISTEM TERMINAL DIGIT FILING DI RUMAH SAKIT PKU MUHAMMADIYAH GAMPING TAHUN 2016 KARYA TULIS ILMIAH Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat Mencapai Gelar Ahli Madya Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Stikes Jenderal Achmad Yani Yogyakarta Disusun Oleh : HIKMAWAN NUR KHOLIS PROGRAM STUDI REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN (D-3) SEKOLAH TINGGI ILMU KESEHATAN JENDERAL ACHMAD YANI YOGYAKARTA 2016

2 HALAMAN PENGESAHAN TINJAUAN KEBUTUHAN RAK DAN RUANG PENYIMPANAN REKAM MEDIS DALAM SISTEM TERMINAL DIGIT FILING DI RUMAH SAKIT PKU MUHAMMADIYAH GAMPING TAHUN 2016 NASKAH PUBLIKASI Diajukan Oleh : HIKMAWAN NUR KHOLIS Telah Dipertahankan di Depan Dewan Penguji dan Diterima Sebagai Salah Satu Syarat untuk Mendapatkan Gelar Ahli Madya Rekam Medis dan Informasi Kesehatan di Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan Jenderal Achmad Yani Yogyakarta Tanggal :... Penguji I Menyetujui : Penguji II Sis Wuryanto, A.Md PerKes., SKM., MPH Kori Puspita Ningsih, A.Md., SKM NPP : NPP : Mengesahkan, a.n Ketua Stikes Jenderal Achmad Yani Yogyakarta Ketua Program Studi Rekam Medis dan Informasi Kesehatan (D-3) Sis Wuryanto, A.Md PerKes., SKM., MPH NPP : ii

3 HALAMAN PERNYATAAN Dengan ini saya menyatakan bahwa dalam karya tulis ilmiah ini tidak terdapat karya yang pernah diajukan untuk memperoleh gelar ahli madya di suatu perguruan tinggi dan sepanjang pengetahuan saya, belum terdapat karya tulis ilmiah atau pendapat yang pernah atau diterbitkan oleh orang lain. Kecuali secara tertulis diacu dalam naskah ini dan disebut dalam daftar pustaka. Yogyakarta,...Agustus 2016 Yang Menyatakan (Hikmawan Nur Kholis) iii

4 KATA PENGANTAR Puji Syukur kami panjatkan kehadiran Allah SWT, karena atas berkat rahmat-nya peneliti dapat menyelesaikan Karya Tulis Ilmiah ini yang akan diajukan guna melengkapi dan memenuhi salah satu syarat dalam menyelesaikan pendidikan D III Rekam Medis dan Informasi Kesehatan STIKES Achmad Yani Yogyakarta dengan judul : Tinjauan Kebutuhan Rak dan Ruang Penyimpanan Rekam Medis dalam Sistem Terminal Digit Filing di Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Gamping. Pada kesempatan ini peneliti mengucapkan terima kasih yang sebesarbesarnya kepada berbagai pihak yang membantu dalam penyusunan l Karya Tulis Ilmiah ini, yaitu : 1. Kuswanto Hardjo, Dr., M.kes sebagai Ketua Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan Jenderal Achmad Ysni Yogysksrta. 2. Sis Wuryanto, A.Md PerKes., SKM., MPH sebagai Ketua Prodi Diploma 3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan di Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan Jenderal Achmad Yani Yogyakarta serta sebagai dosen penguji yang telah memberikan masukan dan saran guna memperbaiki karya tulis ilmiah ini untuk lebih baik lagi. 3. Kori Puspita Ningsih, A.Md., SKM sebagai pembimbing karya tulis ilmiah yang telah membimbing dan mengarahkan dalam pembuatan karya tulis ilmiah. iv

5 4. Staf dan dosen-dosen Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan Jendeal Achmad Yani Yogyakarta yang telah mendukungdan melancarkan mahasiswa dalam menyelesaikan karya tulis ilmiah ini. 5. Ahmad Faesol, Dr., H., Sp. Rad., M.Kes sebagai Direktur Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Gamping Sleman yang telah nemberikan izin untuk melakukan penelitian. 6. Sri Subekti RL, A.Md, SKM sebagai pembimbing lahan yang telah membimbing dan memberikan curahan pikirannya sehingga penelitian ini dapat selesai sesuai yang direncanakan. 7. Seluruh staf dan pegawai Rekam Medis di Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Gamping Sleman yang telah mendukung dan melancarkan kegiatan penelitian karya tulis ilmiah ini. 8. Ayah dan Ibu tersayang yang telah mendukung baik secara moril maupun materiil untuk tercapainya penelitian ini, serta atas kesabarannya, doanya yang tidak pernah lelat dipanjatkan untuk kelancaran karya tulis ilmiah ini. 9. Teman teman Prodi Diploma 3 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan, Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan Jenderal Achmad Yani Yogyakarta atas kebersamaannya dan dukungannya yang berarti bagi peneliti. 10. Serta semua pihak yang tidak bisa saya sebutkan satu persatu, yang telah mendukung dan membantu dalam menyusun karya tulis ilmiah ini. v

6 Peneliti menyadari bahwa Karya Tulis Ilmiah ini jauh dari sempurna. Oleh sebab itu peneliti sangat mengharapkan masukan dari berbagai pihak demi kesempurnaan Karya Tulis Ilmiah. Yogyakarta, Juli 2016 Penyusun vi

7 DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL... i HALAMAN PENGESAHAN... ii HALAMAN PERNYATAAN... iii KATA PENGANTAR... iv DAFTAR ISI... vii DAFTAR TABEL... x DAFTAR GAMBAR... xi DAFTAR LAMPIRAN... xii INTISARI... xiii ABSTRACT... xiv BAB I PENDAHULUAN... 1 A. Latar Belakang... 1 B. Rumusan Masalah... 3 C. Tujuan Tujuan Umum Tujuan Khusus... 4 D. Manfaat... 4 E. Keaslian Penelitian... 5 BAB II TINJAUAN PUSTAKA... 8 A. Tinjauan Teoritis Rekam Medis Sistem penyimpanan dokumen rekam medis... 9 vii

8 3. Bentuk Penyimpanan Rekam Medis Kebutuhan rak penyimpanan B. Landasan Teori C. Kerangka Konsep D. Pertanyaan Penelitian BAB III METODE PENELITIAN A. Desain Penelitian Jenis Penelitian Rancangan Penelitian B. Lokasi dan Waktu Penelitian C. Subjek dan Objek Penelitian Subjek Penelitian Objek Penelitian D. Definisi Operasional E. Teknik dan Alat Pengumpulan Data F. Teknik Pemeriksaan Keabsahan Data G. Metode Pengolahan dan Analisis Data H. Jalannya Penelitian I. Etika Penelitian BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN A. Hasil Gambaran Umum Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Gamping viii

9 2. Menghitung kebutuhan rak penyimpanan berkas rekam medis di Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Gamping Menghitung luas ruang penyimpanan rekam medis di Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Gamping B. Pembahasan Menghitung kebutuhan rak penyimpanan berkas rekam medis di Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Gamping Menghitung luas ruang penyimpanan rekam medis di Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Gamping C. Keterbatasan Penelitian BAB V PENUTUP A. Kesimpulan B. Saran DAFTAR PUSTAKA ix

10 DAFTAR TABEL Tabel 2. 1 Elemen Penilaian MKI Tabel 4. 1 Hasil Observasi dan Studi Dokumentasi Tabel 4. 2 Check List Observasi jenis rak penyimpanan Tabel 4. 3 Jumlah Pasien di RS PKU Muhammadiyah Gamping Tahun Tabel 4. 4 Rata-rata ketebalan berkas rekam medis di RS PKU Muhammadiyah Gamping Tabel 4. 5 Check List observasi ruang penyimpanan x

11 DAFTAR GAMBAR Gambar 1 Alur Penyusutan berkas rekam medis Gambar 2 Kerangka Konsep kebutuhan rak penyimpanan berkas rekam medis.. 25 Gambar 3 Denah Ruang Penyimpanan Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Gamping Gambar 4 Denah Ruang Penyimpanan berkas rekam medis dengan rak kayu Alternatif I Gambar 5 Denah Ruang Penyimpanan Berkas Rekam Medis dengan Roll O pack Alternatif II xi

12 DAFTAR LAMPIRAN 1. Surat Ijin Penelitian 2. Surat ijin studi pendahuluan 3. Persetujuan Responden 4. Persetujuan Subjek Triangulasi 5. Pedoman Observasi/Check List 6. Panduan Wawancara 7. Hasil Wawancara 8. Laporan kunjungan pasien 9. Standar operasional prosedur penyimpanan 10. Gambar rak penyimpanan berkas rekam medis 11. Lembar konsultasi xii

13 TINJAUAN KEBUTUHAN RAK DAN RUANG PENYIMPANAN REKAM MEDIS DALAM SISTEM TERMINAL DIGIT FILING DI RUMAH SAKIT PKU MUHAMMADIYAH GAMPING TAHUN 2016 Oleh: Hikmawan Nur Kholis 1, Kori Puspita Ningsih 2 INTISARI Latar Belakang. Rumah sakit adalah institusi kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan yang paripurna mencakup rawat jalan, rawat inap, gawat darurat. Rumah sakit sendiri harus menyelenggarakan pembuatan rekam medis, rekam medis yaitu catatan yang berisikan identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang diberikan kepada pasien. Rumah sakit juga harus menyediakan fasilitas yang diperlukan dalam penyelenggaraan rekam medis, salah satunya ruang dan rak penyimpanan. Sarana dan prasarana yang mencukupi akan menunjang tercapainya pelayanan yang optimal dan berkualitas kepada pasien. Tujuan penelitian.menegetahui kebutuhan rak dan ruang penyimpanan berkas rekam medis di Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Gamping. Metode penelitian. Jenis penelitian ini adalah deskriptif dengan pendekatan kualitatif dengan rancangan cross sectional. Subjek penelitian ini adalah dua petugas filing dan kepala bagian rekam medis sebagai triagulasi. Objek penelitian ini adalah berkas rekam medis, rak penyimpanan, ruang penyimpanan, kebijakan rekam medis, spo pnyimpanan, metode pengumpulan data dengan wawancara, observasi, studi dokumentasi. Hasil penelitian. Kebutuhan rak yang akan digunakan untuk tahun mendatang adalah dengan menggunakan rak kayu/besi dan menggunakan roll o pack dengan panjang 2,5 m dengan lebar 40 cm dengan jumlah shaft 5 dan jumlah muka 2 adalah sebanyak 12 rak penyimpanan. Kemudian untuk ruang penyimpanan terdapat dua alternatif yang pertama alternatif I didapat panjang 7,7 m, lebar 4,8 m dengan luas 37 m 2 untuk roll o pack luas yang dibutuhkan adalah 20 m 2. Alternatif II didapat panjang 11,1 m, lebar 3,5 m dengan luas 39 m 2 untuk roll o pack luas yang dibutuhkan adalah 14,3 m 2. Kata Kunci : Kebutuhan rak, ruang penyimpanan, berkas rekam medis. 1 Mahasiswa DIII RMIK STIKES Jenderal Achmad Yani Yogyakarta 2 Dosen STIKES Jenderal Achmad Yani Yogyakarta xiii

14 REVIEW THE NEEDS OF SHELVES AND STORAGE SPACE IN THE MEDICAL RECORD TERMINAL DIGIT FILING SYSTEM IN PKU MUHAMMADIYAH GAMPING HOSPITAL 2016 Oleh: Hikmawan Nur Kholis 1, Kori Puspita Ningsih 2 ABSTRACT Background. The hospital is a health institution that organizes health care plenary include outpatient, inpatient, emergency department. The hospital itself should also undertake the manufacture of medical records, medical records are records containing the identity of the patient, examination, treatment, action and other services provided to patients. Hospitals also must provide the necessary facilities in the administration of medical records, one of which space and storage shelves. Inadequate facilities and infrastructure that will support the achievement of optimal service and quality to patients. Research Purpose. to knows shelf and storage space needs medical record file in PKU Muhammadiyah Gamping Hospital. Research methods. This type of research is descriptive qualitative approach with cross sectional design. The subjects were two filing officer and the head of the medical record as triagulasi. The object of this study is a medical record file, storage shelves, storage space, medical records policies, spo storage can, methods of data collection by interview, observation, documentation. Result. Shelves needs to be used for the coming year is to use a wooden rack / iron and use o'pack roll with a length of 2.5 m with a width of 40 cm with shaft number 5 and number 2 is the face of as many as 12 storage racks. Then for the storage space of the first two alternatives alternatives I gained length of 7.7 m, a width of 4.8 m with an area of 37 m2 to roll wide o'pack required is 20 m2. Alternative II obtained 11.1 m long, 3.5 m wide with an area of 39 m2 to roll wide o'pack required is 14.3 m2. Keywords: Needs shelving, storage space, medical record file. xiv

15 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Rumah Sakit menurut UU No 44 tahun 2009 adalah sarana pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan yang paripurna yang mencakup pelayanan rawat jalan, rawat inap dan gawat darurat. Pesatnya perkembangan ilmu kedokteran dan teknologi serta membaiknya keadaan sosial ekonomi dan pendidikan, mengakibatkan perubahan sistem penilaian masyarakat yang menuntut pelayanan kesehatan yang bermutu, oleh karena itu Rumah Sakit harus mempunyai visi dan misi yang jelas. Rumah Sakit adalah institusi kesehatan yang berfungsi untuk menyelenggarakan pelayanan kesehatan berupa pelayanan rawat jalan, rawat inap, pelayanan gawat darurat, pelayanan rujukan yang mencakup pelayanan rekam medis dan penunjang medis yang dimanfaatkan untuk penelitian, pendidikan dan pelatihan tenaga kesehatan (Rustiyanto, 2009). Rumah Sakit harus menyelenggarakan pembuatan rekam medis untuk meningkatkan pelayanan kesehatan yang diberikan. Penyelenggaraan rekam medis dimulai dari pasien datang kemudian proses pencatatan data selama pasien mendapat pelayanan di Rumah Sakit. Kemudian dilanjutakan dalam manajemen berkas rekam medis dari pengolahan sampai dengan penyimpanan. Pengertian rekam medis menurut PERMENKES RI No 269/MENKES/PER/III/2008 adalah berkas atau bukti tertulis yang berisikan catatan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan 1

16 2 dan pelayanan lain kepada pasien pada saarana pelayanan kesehatan yang sewaktu-waktu dapat dipertanggung jawabkan. Dalam peraturan tersebut juga menyebutkan bahwa sarana pelayanan kesehatan wajib menyediakan fasilitas yang diperlukan dalam penyelenggaraan rekam medis salah satunya rak dan ruang penyimpanan rekam medis. Rak rekam medis sangat penting dan berpengaruh untuk berjalannya sistem penyimpanan di rumah sakit. Karena dengan adanya rak yang memenuhi standar, maka penyimpanan akan dapat terlaksana dengan baik dan sesuai dengan prosedur yang ada. Tidak hanya rak yang memenuhi standar, tetapi juga kebutuhan rak yang ada harus diperhatikan oleh pihak rumah sakit agar aktifitas yang berada di ruang penyimpanan seperti pengambilan dan pengembalian berkas rekam medis berjalan dengan baik. Sarana dan prasarana yang mencukupi akan menunjang tercapainya pelayanan yang optimal dan berkualitas kepada pasien di rumah sakit. Oleh karena itu diperlukan pengelolaan penyimpanan dan perencanaan sarana yang baik guna menjaga berkas rekam medis agar tidak mudah rusak dan tidak terjadi penumpukan. Berkas rekam medis sangat penting untuk berjalannya suatu pelayanan di sebuah rumah sakit. Berdasarkan studi pendahuluan di Rumah Sakit PKU Muhammadiyah II Gamping pada tanggal 10 Juni 2016, yang dilakukan dengan wawancara kepada kepala bagian rekam medis dan petugas filing diperoleh hasil bahwa rumah sakit menggunakan sistem penyimpanan terminal digit filing dan masih memerlukan rak penyimpanan berkas rekam medis dan belum melakukan perhitungan kebutuhan rak dikarenakan rencana tahun 2017 akan

17 3 merencanakan persiapan kejenjang rekam medis elektronik tetapi menurut kepala rekam medis itu baru direncanakan sehingga kebutuhan rak tetap diperhitungkan untuk menampung pertambahan berkas rekam medis dan untuk rencana strategis rekam medis tidak ada penggabungan dengan Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Yogyakarta karena. Selain itu, peneliti melakukan observasi di ruang penyimpanan berkas rekam medis diperoleh hasil rak penyimpanan berkas rekam medis penuh hal tersebut mengakibatkan kesulitan dalam pengambilan dan pengembalian berkas rekam medis, serta beberapa berkas rekam yang tidak tertata rapi bahkan ada pula berkas rekam medis yang disimpan di luar rak penyimpanan berkas rekam medis yaitu di dalam keranjang. Berdasarkan penjelasan di atas untuk mengetahui lebih lanjut bagaimana kebutuhan rak penyimpanan berkas rekam medis di rumah sakit peneliti terdorong untuk mengambil judul Tinjauan Kebutuhan Rak dan Ruang Penyimpanan Rekam Medis dalam Sistem Terminal Digit Filing di Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Gamping agar bermanfaat dalam meningkatkan pelayanan di Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Gamping. B. Rumusan Masalah Mengacu pada latar belakang permasalahan yang ada, maka rumusan masalah dalam penelitian Tugas Akhir ini adalah, Bagaimana kebutuhan rak dan ruang penyimpanan berkas rekam medis dalam sistem Terminal Digit Filing di Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Gamping.

18 4 C. Tujuan Kegiatan Penelitian Perekam dan Informasi Kesehatan (D3) ini bertujuan untuk: 1. Tujuan Umum Mengetahui kebutuhan rak dan ruang penyimpanan berkas rekam medis di Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Gamping. 2. Tujuan Khusus a. Menghitung kebutuhan rak penyimpanan berkas rekam medis di Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Gamping. b. Mengetahui luas ruang penyimpanan rekam medis di Rumah Sakit PKU D. Manfaat Muhammadiyah Gamping. 1. Manfaat Praktis a. Manfaat Bagi Mahasiswa Menambah wawasan mahasiswa disamping teori yang dipelajari serta keterampilan di dunia kerja, juga sebagai tolak ukur untuk memasuki dunia kerja yang sesungguhnya. b. Manfaat Bagi Rumah Sakit. Dapat digunakan sebagai bahan atau informasi dan penilaian (evaluasi) pelayanan kesehatan dan peningkatan mutu penyimpanan rekam medis di masa yang akan datang di Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Gamping.

19 5 2. Manfaat Teoritis a. Manfaat Institusi Pendidikan Sebagai bahan pertimbangan dan panduan untuk mahasiswa yang akan datang khususnya mahasiswa rekam medis. b. Bagi Peneliti Lain Penelitian ini diharapkan dapat digunakan sebagai referensi dasar untuk mengembangkan penelitian lain yang sesuai E. Keaslian Penelitian 1. Ikha Sari Mardani (2005) dengan judul Tinjauan Kebutuhan Rak Penyimpanan Berkas Rekam Medis di RSU Dr. R. Soetrasno. Tujuan penelitian ini adalah mengetahui bentuk rekam medis di RSU Dr. R. Soetrasno, mengetahui pengelolaan penyipampanan berkas rekam medis pasien, mengetahui fasilitas yang mendukung pelaksanaan penyimpanan berkas rekam medis serta menghitung kebutuhan rak penyimpanan berkas rekam medis di RSU Dr. R. Soetrasno. Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian mardiani (2005) adalah penelitian survey deskriptif, cara pengumpulan data melalui teknik studi dokumentasi, pengamatan (observasi), dan wawancara (interview). Hasil penelitian yang diperoleh dalam penelitian ini adalah berkas rekam medis yang digunakan lembaran-lembaran kertas buram, pengelolaan penyimpanan kertas rekam medis sebagian fasilitas kurang mendukung pelaksanaan penyimpanan berkas rekam medis masih kurang, demikian

20 6 dengan kebutuhan rak di RSU Dr. R. Soetrasno. Persamaan dari penelitian ini adalah tentang kebutuhan rak penyimpanan berkas rekam medis perbedaannya adalah penelitian ini bertujuan untuk mengetahui pengelolaan secara umum dibagian penyimpanan berkas rekam medis. Sedangkan penelitian yang peneliti lakukan yaitu untuk mengetahui rak dan luas ruang yang akan dibutuhkan untuk menampung berkas rekam medis di tahun yang akan datang. 2. Anna (2007) dengan judul Perencanaan Rak dan Luas Ruang Penyimpanan Berkas Rekam Medis Unit Rawat Inap RSUD Dr. Sosodoro Djatikoesono Bojonegoro pada 5 tahun yang akan datang. Tujuan penelitian ini adalah merencanakan kebutuhan rak dan luas ruang penyimpanan berkas rekam medis rawat inap RSUD DR. Sosodoro Djatikoesmono Bojonegoro pada 5 tahun yang akan datang. Metode yang digunakan survey deskriptif dan pengumpulan datannya dengan menggunakan observasi dan studi dokumentasi. Hasil dari penelitian tersebut yaitu rak yang dibutuhkan untu 5 tahun yang akan datang adalah 18 unit rak jenis III dengan spesifikasi 1 muka usulan menjadi 2 mua dengan panjang 3 m; lebar 0,4 m; tinggi 1,95 m. Luas ruang yang dibutuhkan adalah 3 alternatif masing-masing menggunaan jarak 2 90 cm dan 60 cm. Persamaan penelitian ini yaitu tentang perhitungan kebutuhan rak, sedangkan perbedaan dari penelitian ini terletak pada fokus penelitiannya yang menyeluruh yaitu perhitungan dan perancangan rak yang akan digunakan dan luas penyimpanan untuk rak yang akan dibutuhkan dalam

21 7 lima tahun yang akan datang, sedangkan di dalam penelitian yang dilakuan hanya berfokus pada kebutuhan rak dan luas ruang penyimpanan berkas rekam medis saja. Perbedaan lainnya yaitu lokasi dan waktu penelitian.

22 BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN A. Hasil 1. Gambaran Umum Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Gamping Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Gamping merupakan pengembangan dari Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Yogyakarta Jl. Ahmad Dahlan 20 Yogyakarta, pada tanggal 16 Juni 2010 rumah sakit adalah milik Pimpinan Pusat Muhammadiyah. Persyarikatan Muhammadiyah diakui pemerintah sebagai badan hukum No: 1- A/8.a/1588/1993, tanggal 15 Desember Sebagai badan pengembangan, sejarah rumah sakit tidak bisa lepas dari sejarah berdirinya Rumah sakit PKU Muhammadiyah Yogyakarta, pada awalnya Rumah Sakit PKU Muhammdiyah Yogyakarta didirikan berupa klinik pada tanggal 15 Februari 1923 dengan lokasi pertama di kampung Jagang Notoprajan No. 72 Yogyakarta. Awalnya bernama PKO (Penolong, Kesengsaraan Oemoem) dengan maksud menyediakan pelayanan kesehatan bagi kaum dhuafa. Pendirian pertama atas inisiatif H.M Sudjak yang didukung sepenuhnya oleh K.H. Ahmad Dahlan. Seiring dengan waktu, nama PKO berubah menjadi PKU (Pembina Kesejahteraan Umat). Rumah Sakit Muhammadiyah Gamping mulai operasional pada tanngal 15 Februari Pelayanan yang ada dalam rumah sakit meliputi pelayanan rawat jalan, rawat inap, gawat darurat. 39

23 40 2. Menghitung kebutuhan rak penyimpanan berkas rekam medis di Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Gamping a. Sistem Penyimpanan Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan dengan petugas filing dan kepala rekam medis yaitu Responden A dan Triangulasi. Berikut kutipan wawancara tersebut eeemmm... wah iki koyo ujianku kae ki haha..kuwi sentralisasi dek ohh sentralisasi Responden A Triangulasi Berdasarkan kutipan di atas diperoleh informasi bahwa sistem pengolahan berkas rekam medis yang diterapkan di Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Gamping saat ini yaitu dengan sentralisasi, dimana berkas rekam medis rawat inap dan rawat jalan disimpan secara satu kesatuan. Sistem penomoron yang digunakan yaitu sistem penomoran unit numbering system dengan menggunakan angka langsung dan sistem penjajaran mengggunakan terminal digit filing. Berikut kutipan wawancara yang dilakukan. nang kene unit dek terus penjajaran e TDF, terminal digit filing Responden A dengan sistem unit kemudian dengan menggunakan TDF Triangulasi

24 41 Hasil wawancara tersebut diperkuat dengan SOP penyimpanan dengan nomor dokumen 11-MKI/II/2015 telah didapatkan di lapangan yang menyebutkan bahwa pengelolaan penyimpanan menggunakan sentralisasi dengan sistem penomoran unit numbering system dan sistem penjajaran menggunakan terminal digit filing. Tabel 4. 1 Hasil Observasi dan Studi Dokumentasi No Hal yang diamati Ada Tidak Keterangan 1. SOP Penyimpanan 11-MKI/II/2015 b. Jenis Rak penyimpanan Berdasarkan observasi dan wawancara yang dilakukan penyimpanan berkas rekam medis saat ini di Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Gamping menggunakan 2 jenis rak yaitu rak statis atau rak kayu dan rak jenis Roll O Pack. Tipe yang pertama rak kayu bewarna coklat terdiri dari 3 rak 2 muka dan terdiri dari 5 shaft dengan panjang kedua rak tersebut 2,5m dan rak yang satu mempunyai panjang 1.2m, lebar rak yaitu 40cm, tinggi rak 1,95 m. Berikut hasil observasi dan wawancara yang dilakukan yang dilakukan di bagian penyimpanan berkas rekam medis. Tabel 4. 2 Check List Observasi jenis rak penyimpanan Hal-hal yang diamati Ada Tidak Ket Rak Penyimpanan Berkas rekam medis 3 Rak kayu/besi dan 4 roll o pack

25 42 Roll O Pack sama kayu Reponden A ada rak Roll O Pack dan rak besi Triangulasi Sedangkan rak yang kedua yaitu rak Roll O Pack dengan warna abu-abu satu set Roll O Pack ini terdiri dari 3 rak 2 muka dan 1 rak muka 1 dengan jumlah 6 shaft di setiap raknya. Panjang rak yaitu 5m lebar rak 3,4m tinggi rak 2,5m. c. Perhitungan Jumlah Kebutuhan Rak Untuk mengetahui kebutuhan rak penyimpanan berkas rekam medis yang diperlukan digunakan perhitungan berdasarkann rumus IFHIMA : Pasien rawat jalan + pasien rawat inap X tahun penyimpanan berkas berkas/meter Untuk mengetahui jumlah berkas rekam medis rawat inap dan rawat jalan diperoleh dari jumlah pasien rawat inap dan rawat jalan. Jumlah pasien rawat inap pada tahun 2015 dapat dilihat pada tabel dibawah ini Tabel 4. 3 Jumlah Pasien di RS PKU Muhammadiyah Gamping Tahun 2015 Pasien Jumlah Pasien Rata-rata perhari Pasien Baru Rawat Jalan Pasien Rawat Inap Jumlah

26 43 Selain jumlah berkas rekam medis, panjang jajaran rak juga dipengaruhi oleh tebal berkas rekam medis dari rawat inap dan rawat jalain pasien baru. Untuk mengetahui tebal berkas rekam medis dilakukan pengukuran ketebalan pada 40 berkas rekam medis yang didapatkan dari jumlah berkas rekam medis perhari yaitu 20 berkas rekam medis rawat inap dan 20 berkas rekam medis rawat jalan. Rata rata tebal berkas rekam medis rawat inap = Jumlah ketebalan berkas rekam medis Jumlah berkas rekam medis = 20,5 cm 20 = 1,025 cm Rata rata tebal berkas rekam medis rawat jalan = Jumlah ketebalan berkas rekam medis Jumlah berkas rekam medis = 4,5 cm 20 = 0,225 cm Tabel 4. 4 Rata-rata ketebalan berkas rekam medis di RS PKU Muhammadiyah Gamping ` Rata-rata ketebalan berkas rekam medis Rekam medis pasien rawat jalan Rekam medis pasien rawat inap 1,025 cm 0,225 cm

27 44 Berdasarkan rumus IFHIMA perhitungan kebutuhan rak dengan waktu penyimpanan 5 tahun yaitu : 1) Banyaknya berkas rekam medis dalam 1 meter Berkas rekam medis rawat inap = 1 meter Tebal berkas = 100 cm 1,025 = 97,5 berkas Jumlah berkas rekam medis rawat inap untuk tiap 1 meter adalah 98 berkas rekam medis. Berkas rekam medis rawat jalan = 1 meter Tebal berkas = 100 cm 0,225 = 444,4 berkas Jumlah berkas rekam medis rawat jalan untu tiap 1 meter adalah 444 berkas rekam medis. Jumlah berkas rekam medis keseluruhan sebagai berikut : Berkas rekam medis rawat inap + berkas rekam medis rawat jalan = = 542 berkas Jumlah berkas rekam medis dalam 1 meter adalah 542 berkas rekam medis

28 45 Jika telah diketahui banyaknya berkas rekam medis yang disimpan dalam 1 meter, selanjutnya perlu diketahui panjang jajaran berkas rekam medis untuk 5 tahun : 2) Panjang jajaran berkas rekam medis 5 tahun pasien rawat inap + pasien rawat jalan X tahun penyimpanan berkas berkas/meter = X 5 tahun 542 = /542 = 292,7 meter Panjang jajaran berkas rekam medis adalah 293 meter 3) Menentukan jenis rak yang digunakan Untuk menentukan rak jenis yang digunakan adalah rak statis yaitu rak kayu/besi dan roll o pack dengan panjang 2,5 meter dengan jumlah muka 2 dan jumlah shaf 5, maka diperoleh hasil sebagai berikut : Panjang 1 rak penyimpanan jenis rak statis adalah : = panjang x shaft x muka = 2,5 m x 5 shaft x 2 muka = 25 m

29 46 4) Menghitung kebutuhan rak Setelah dietahui panjang jajaran dan jenis rak yang digunakan untuk 5 tahun yang akan datang, maka akan diketahui jumlah rak yang dibutuhkan dengan perhitungan penggunaan rak kayu dan roll o pack dengan spesifikasi panjang yang sama, maka diperoleh hasil : Jumlah Rak = Panjang Jajaran Rak Panjang 1 Rak Penyimpanan = 293/25 = 11,7 rak Jadi rak yang dibutuhkan dalam 5 tahun yang akan datang yaitu 12 rak penyimpanan berkas rekam medis. Untuk kebutuhan sistem penjajaran terminal digit filing rak yang digunakan menjadi 10 rak sehingga kebutuhan penjajaran rekam medis akan terpenuhi.

30 47 3. Menghitung luas ruang penyimpanan rekam medis di Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Gamping. Berdasarkan observasi yang di lakukan di Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Gamping, ruang penyimpanan berkas rekam medis dibagi menjadi dua ruang, yaitu untuk rak kayu dan roll o pack, dengan masing panjang untuk ruang penyimpanan rak kayu yaitu panjang 4,1 m lebar 3,58 m, kemudian untuk ruang roll o pack mempunyai panjang 5,87 m lebar 3,45 m. Check list observasi sebagai berikut. Tabel 4. 5 Check List observasi ruang penyimpanan No Hal-hal yang diamati Ada Tidak Ket 1 Ruang Penyimpanan Terbagi menjadi 2 ruang untuk rak kayu dan roll o pack Hasil observasi menunjukkan bahwa di dalam ruang penyimpanan berkas rekam medis, selain rak terdapat juga almari arsip, dan almari untuk menyimpan barang-barang. Pengaturan posisi rak dan partisi yang berada di dalamnya menyebabkan ruangan terkesan menjadi sempit dan tidak efektif untuk berlalu-lalang lebih dari satu orang.

31 48 Berikut merupakan gambar ruang penyimpanan berkas rekam medis di Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Gamping. Gambar 3 Denah Ruang Penyimpanan Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Gamping Keterangan : 1 : Ruang penyimpanan rak kayu 2 : Ruang penyimpanan Roll O Pack I : Rak kayu/besi 2 muka : Rak kayu/besi 2 muka : Almari kayu Arsip dan alat tulis : Rak kayu/besi 1 muka : Roll O Pack : Almari besi penyimpanan YAKAR II III IV V VI Berdasarakan observasi yang dilakukan di ruang penyimpanan rekam medis Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Gamping, ruang penyimpanan tidak memungkinkan untuk penambahan jumlah rak baru, oleh karena itu perlu perhitungan luas ruang yang akan dipakai untuk menyimpan berkas rekam medis dengan sentralisasi. Selain itu

32 49 pengaturan tata letak fasilitas juga mempengaruhi luas ruangan. Dalam perhitungan kebutuhan ruang penyimpanan menggunakan rak kayu/besi dan roll o pack dengan spesikfikasi panjang 2,5 m, lebar 40 cm untuk rak kayu sedangkan untuk roll o pack spesifikasi panjang 3 m dan lebar 40 cm per raknya. Terdapat 2 alternatif pengaturan tata letak rak penyimpanan yang masing-masing menggunakan jarak 90 cm. Berikut merupakan gambar tata letak rak penyimpanan dengan beberapa alternatif. a. Alternatif I dengan rak kayu Untuk alternatif I dengan menggunakan rak kayu dan rak roll o pack. Gambar denah untuk alternatif I sebagai berikut. Gambar 4 Denah Ruang Penyimpanan berkas rekam medis dengan rak kayu Alternatif I

33 50 Keterangan : Panjang rak Lebar rak Jarak antar rak Jarak dinding : 2,5 m : 40 cm : 90 cm : 90 cm Pengaturan tata letak rak penyimpanan berkas rekam medis diatas dapat diperoleh hasil luas ruang penyimpanan sebagai berikut : Panjang ruang Lebar ruang = (jarak antar rak x jumlah)+(panjang rak x jumlah) = (90 cm x 3) + (2,5 m x 2) = 2,7 m + 5 m = 7,7 m = (jarak antar rak x jumlah) + (lebar rak x jumlah) = (90 cm x 4) + (40 cm x cm) = 3,6 m + 1 m = 4,6 m Luas ruang = panjang ruang x lebar ruang = 7,7 m x 4,6 m = 35,4 m 2 Jadi luas ruang untuk menyimpan 10 unit rak dengan posisi pengaturan letak rak penyimpanan menggunakan alternatif I adalah sebesar 35,4 m 2.

34 51 b. Alternatif II dengan rak roll o pack Perhitungan luas ruang penyimpanan berkas rekam medis dengan menggunakan rak roll o pack dengan 4 rak dengan 2 muka dan 2 rak dengan 1 muka, sebagai berikut. Gambar 5 Denah Ruang Penyimpanan Berkas Rekam Medis dengan Roll O pack Alternatif II Keterangan : Panjang rak : 3 m Lebar rak Jarak antar rak Jarak dinding : 3,8 cm : 90 cm : 90 cm Panjang ruang = (jarak antar rak x jumlah)+(lebar rak x jumlah) = (90 cm x 2) + (40 cm x 5) = 1,8 m + 2 m = 3,8 m

35 52 Lebar ruang = (jarak antar rak x jumlah) + (panjang rak) = (90 cm x 1) + (3 m) = 90 cm + 3 m = 3,9 m Luas ruang = panjang ruang x lebar ruang = 3,8 m x 3,9 m = 14,8 m 2 Jadi luas ruang penyimpanan yang digunakan untuk menampung roll o pack dengan alternatif II adalah 15 m 2.

36 53 B. Pembahasan 1. Menghitung kebutuhan rak penyimpanan berkas rekam medis di Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Gamping Berdasarkan hasil perhitungan akan kebutuhan rak yang dibutuhkan pada lima tahun yang akan datang diperlukan penambahan rak sebanyak 12 rak. Sedangkan untuk sistem terminal digit filing rak yang digunakan harus pas dengan penjajaran yang diguanakan dalam sistem tersebut sehingga rak yang akan dibutuhkan dalam lima tahun yang akan datang menjadi 10 rak. Menurut IFHIMA (2012) untuk melakukan perhitungan kebutuhan dipengaruhi jenis rak yang akan digunakan, tebal berkas rekam medis, sistem penyimpanan. Usulan rak yang akan digunakan yaitu rak kayu/besi atau rak statis dan roll o pack dengan panjang 2,5 m dan lebar 40 cm dan tinggi 1,9 m. Sedangkan untuk roll o pack untuk panjang rak adalah 3 m karena roll o pack didesain satu-kesatuan sehingga perlu volume yang cukup digunakan untuk sistem penjajaran terminal digit filing sehingga usulan rak yang akan digunakan yaitu berjumlah 10 rak untuk penyimpanan terminal digit filing. Pemilihan rak kayu/besi ini lebih hemat dan tinggi rak dapat dijangkau oleh petugas filing, sehingga mempermudah pengambilan berkas rekam medis hal ini menguatkan penelitian Suardi dan Budi (2013) bahwa rak kayu/besi mempunyai keuntungan bisa didaur ulang, lebih murah, aman dari serangan rayap dan untuk tinggi rak, rata-rata orang indonesia 150 cm dan jangkauan tangan ke atas 30 cm jadi bila ingin mengambil berkas paling atas tidak

37 54 perlu menaiki tangga dan mengurangi kecelakaan kerja, sedangkan untuk pemilihan roll o pack sendiri yaitu lebih menghemat ruang, kerahasiaan rekam medis dapat terjamin karena roll o pack dapat dikunci sehingga berkas yang disimpan aman dan terjaga. Menurut Rustiyanto dan Warih (2011) bentuk penyimpanan terbagai menjadi 3 yaitu manual, semi manual, dan elektronik. Bentuk penyimpanan manual sendiri adalah bentuk yang tidak bisa digerakkan biasanya terbuat dari bahan kayu. Pemilihan rak kayu/besi sendiri sangat menghemat pengeluaran dan pembuatannya sangat mudah dilakukan dan tahan lama, tetapi rak kayu sendiri lebih memakan ruang penyimpanan. Kemudian untuk roll o pack atau bentuk semi manual adalah suatu rak yang bisa digeser ke kanan maupun ke kiri. Menurut PERMENKES RI No 269/MENKES/PER/III/2008 tentang rekam medis bahwa isi dari rekam medis harus dijaga kerahasiaanya. Rak kayu adalah jenis rak dengan sistem open self atau rak terbuka, sehingga rak kayu rawan pencurian dan isi dari rekam medis itu sendiri bisa hilang atau rusak, sedangkan roll o pack adalah rak yang tertutup atau bisa dikunci kapan saja, sehingga rekam medis dan isinya minim dari kejadian hilang dan rusak. Sedangkan menurut Rustiyanto dan Warih (2011) untuk memilih rak penyimpanan salah satunya harus memperhatikan faktor keamanan berkas rekam medis.

38 55 2. Menghitung luas ruang penyimpanan rekam medis di Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Gamping Luas ruang penyimpanan berkas rekam medis dapat dipengaruhi oleh jenis rak yang akan digunakan. Jenis rak yang digunakan adalah rak statis tebuka 1 muka, agar memudahkan dan meminimalkan pemakaian ruangan diusulkan menjadi rak 2 muka dan menggunakan roll o pack dengan 4 rak muka 2 dan 2 rak dengan muka 1. Dalam perhitungan luas ruang penyimpanan diperlukan adanya jarak antara rak satu dengan rak yang lain untuk lalu lalang petugas penyimpanan. Dalam perhitungan luas ruang jarak yang digunakan adalah sebesar 90 cm. Menurut Rustiyanto dan Warih (2011), jarak antar rak dalam sub rak yaitu kurang lebih cm agar bisa digunakan untuk lalu lalang petugas penyimpanan. Menurut IFHIMA (2012) jarak ideal antar rak satu dengan rak yang lain adalah kemudian untuk lorong harus 1,5-1,55 m. a. Alternatif I Alternatif 1 dengan menggunakan rak kayu. Jarak yang digunakan antar rak dan dinding untuk rak kayu yaitu 90 cm diperoleh pengukuran luas ruang penyimpanan berkas rekam medis adalah sebesar 35,4 m 2 dengan panjang ruang 7,7 m dan lebar ruang 4,6 m. Alternatif I dengan jarak 90 mempunyai keuntungan yaitu petugas leluasa untuk berlalu lalang karena jarak cukup luas dari berbandingan tersebut terlihat kebutuhan luas ruang penyimpanan yang digunakan sangat besar, untuk

39 56 rak kayu/besi luas ruang yang dibutuhkan untuk penambahan rak adalah sebesa 35,4 m 2, b. Alternatif II Alternatif II untuk kebutuhan luas ruang penyimpanan dengan menggunakan roll o pack dengan pengaturan letak yang berbeda, sehingga didapatkan panjang ruang 3,8 m, lebar ruang 3,9 m sehingga luas ruang yang dibutuhkan adalah sebesar 14,8 m 2 atau dapat dibulatkan menjadi 15 m 2. Dalam pengaturan rak ini didapatkan ruang yang begitu minimal dibandingkan alternatif yang sudah dihitung, sehingga pengeluaran untuk pengadaan ruang akan lebih minim dibandingkan dengan alternatif yang lain. Dengan perbandingan rak yang digunakan dalam alternatif terdapat perbedaan yang cukup besar antara penggunaan rak kayu dengan roll o pack. Untuk rak kayu untuk alternatif I dan II didapatkan hasil perhitungan luas sebesar 35,4 m 2 dan 15 m 2. ini C. Keterbatasan Penelitian 1. Keterbatasan penelitian ini terletak pada keterbatasan waktu penelitian. 2. Responden yang enggan untuk direkam saat melakukan wawancara sehingga peneliti harus mencatat setiap point yang disampaikan oleh responden. 3. Sampel yang digunakan sangat minim karena keterbatasan waktu dan populasi yang sangat besar sehingga peneliti mengambil rata-rata jumlah pasien per hari untuk menentukan tebal berkas rekam medis.

40 BAB V PENUTUP A. Kesimpulan 1. Kebutuhan rak untuk lima tahun yang akan datang yaitu 10 rak dengan dengan menggunakan rak kayu/besi spesifikasi panjang 2,5 m, lebar 40 cm, tinggi 1,9 m dan roll o pack dengan jumlah 10 rak untuk spesifikasi panjang 3 m dan lebar 40 cm. 2. Kebutuhan luas ruang untuk penyimpanan berkas rekam medis terdapat dua B. Saran alternatif. Alternatif I dengan rak kayu luas ruang adalah 35,4 m 2, alternatif II roll o pack luas ruang adalah 15 m 2 1. Sebaiknya pengadaan rak dengan menggunakan roll o pack karena roll o pack lebih menghemat ruang dan keamanan serta kerahasiaan berkas rekam medis terjaga dengan metode penyimpanan terminal digit filing 2. Sebaiknya menggunakan alternatif II dengan menggunakan roll o pack karena luas ruang penyimpanan berkas rekam medis sangat kecil yaitu sebesar 15 m 2, sehingga akan menghemat pengeluaran untuk perencanaan ruang yang akan dibutuhakan di waktu mendatang dan dapat dimodifikasi roll o pack bisa dibuat dari kayu dengan plat besi sehingga akan lebih hemat. 57

41 DAFTAR PUSTAKA Bungin. Burhan Penelitian Kualitatif. Jakarta: Kencana Direktorat Jenderal Bina Pelayanan Medik Standar Akreditasi Rumah Sakit. Jakarta: Kemenkes RI. Hatta, Gemala Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan di Sarana Pelayanan Kesehatan. Jakarta: Universitas Indonesia. IFHIMA Education Module 3: Record Identification Systems, Filing and Retention of Health Records. Diakses dari pada tanggal 1 Juni 2016 IFHIMA Education Module 8: Planning Health Record Departement. Diakses dari pada tanggal 1 Juni 2016 Moleong, Lexy. (2002). Metodologi Penelitian Kualitatif. Bandung: PT. Remaja Rosdakarya Nasir, Abd, dkk Metodologi Penelitian Kesehatan. Yogyakarta: Muha Medika. Notoadmodjo, Soekidjo Metodologi Penelitian Kesehatan. Jakarta: Rineka Cipta. Menteri Kesehatan RI Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 269/Per/MENKES/2008 tentang Rekam Medis. Jakarta: Menteri Kesehatan Republik Indonesia Rustiyanto, Ery Etika Profesi: Perekam Medis Informasi Kesehatan, Yogyakarta: Politeknik Kesehatan Permata Indonesia Rustiyanto, E dan Warih. A.R Manajemen Filing Dokumen Rekam Medis Dan Informasi Kesehatan. Yogyakarta: Politeknik Kesehatan Permata Indonesia Suardi dan Budi Perancangan Ulang Ruang Filing Berdasarkan Ilmu Ergonomi di Rumah Sakit Panti Rini Kalasan. Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia. I (2): 1-88 Sugiyono Memahami Penelitian Kualitatif. Bandung : CV Alfabeta 58

42 Sugiyono Metode Penelitian Kuantitatif dan Kualitatif dari R&D. Bandung: CV Alfabeta. Sutopo, H.B Metodologi Penelitian Kulitatif. Surakarta: Universitas Sebelas Maret. WHO Medical Record Manual A Guide For Developing Countries. Geneva: World Health Organization 59