KAJIAN TENTANG PENYELENGGARAAN SISTEM REKAM MEDIS DI RSUD KABUPATEN KEPULAUAN TALAUD

Transkripsi

1 KAJIAN TENTANG PENYELENGGARAAN SISTEM REKAM MEDIS DI RSUD KABUPATEN KEPULAUAN TALAUD THE STUDY OF MEDICAL RECORD SYSTEM IMPLEMENTATION IN TALAUD ISLANDS REGIONAL HOSPITAL Gaynel S. P. Timburas*, Chreisye K. F. Mandagi*, Sulaemana Engkeng* *Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Sam Ratulangi Manado. ABSTRAK Rekam medis merupakan sumber informasi serta sarana komunikasi yang dibutuhkan oleh pasien maupun pemberi pelayanan kesehatan dan pihak-pihak terkait lain (klinisi, manajemen, asuransi dll) untuk pertimbangan dalam menentukan suatu kebijakan tata laksana/pengelolaan atau tindakan medis. Setiap rumah sakit dipersyaratkan mengadakan dan memelihara rekam medis yang memadai dari setiap penderita, baik untuk penderita rawat inap maupun penderita rawat jalan. Tercapainya tertib administrasi dalam rangka upaya meningkatkan pelayanan kesehatan di rumah sakit merupakan tujuan dari Rekam medis. Tujuan penelitian ini untuk melakukan kajian tentang penyelenggaraan sistem rekam medis di Rumah sakit umum daerah Kabupaten Kepulauan Talaud. Penelitian ini adalah penelitian kualitatifdengan menggunakan metode wawancara mendalam, lokasi penelitian terletak di instalasi rekam medis Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Kepulauan Talaud pada bulan November Desember 2016.informan berjumlah 4 orang, yang terdiri dari: Penanggung jawab rekam medis Rumah Sakit, Koordinator Penerimaan Pasien, Koordinator Pengolahan Data Rekam Medis, Koordinator pengumpulan, pelaporan, dan penyajian data. Hasil dari penelitian ini didapatkan bahwa penyelenggaraan sistem penyimpanan rekam medis di RSUD Kabupaten Kepulauan Talaud menurut nomor masih kurang baik, ini dikarenakan penyimpanan menurut nomor hanya diberlakuakn untuk berkas rawat jalan. Penyelenggaraan rekam medis di RSUD Kabupaten Kepulauan Talaud harus diperbaiki agar bisa meningkatkan mutu pelayanan kepada pasien di rumah sakit. Penyelenggaraan sistem rekam medis sebaiknya juga mengikuti pedoman sistem penyelenggaraan yang berlaku di Indonesia. Kata Kunci : Sistem, Rekam Medis, Rumah Sakit ABSTRACT Medical record is a source of information and communication tool that is needed by the patient or the health care provider or the other related parties (clinic, management, insurance, etc.) to deliberate an determine a management policy or medical action. Every hospital is required to implement and maintain a sufficient record from every patient whether it is the inpatient or outpatient. To achieve a good administration in the effort to improve the health care in the hospital is the objective of medical records. The objective of this research is to conduct a study about the implementation of medical record system in Talaud Islands Regional Hospital. This is a qualitative research that uses the in-depth interview method. This research takes place in the medical record installation of Talaud Islands Regional Hospital from November to December There are 4 respondents that consist of: the person in charge of the hospital s medical records, the coordinator of patient receptionist, the coordinator of medical records data management, and the coordinator of collection, report and data presentation. The result of this research shows that the implementation of medical record system in Talaud Islands Regional Hospital by numbers is still not good enough. It is because the storage by number only applied to the outpatient archives. The implementation of medical records system in Talaud Islands Regional Hospital should be fixed in order to improve the service quality to the patients in the hospital. The implementation of medical records system is also follow the principals of implementation system that applied in Indonesia. Keywords: System, Medical Record, Hospital. 1

2 PENDAHULUAN Pelayanan kesehatan pada pasien yang datang ke fasilitas pelayanan kesehatan seperti klinik, puskesmas, rumah sakit, dan lain-lain tidak lagi ditangani oleh satu orang, maka dibutuhkan sarana komunikasi dalam pelayanan kesehatan. Pelayanan kesehatan membutuhkan informasi yang diolah secara sistematik menjadi hasil yang dapat dipercaya, untuk itu diperlukan sumber informasi yang memadai. Rekam medis merupakan sumber informasi serta sarana komunikasi yang dibutuhkan oleh pasien maupun pemberi pelayanan kesehatan dan pihak-pihak terkait lain (klinisi, manajemen, asuransi dll) untuk pertimbangan dalam menentukan suatu kebijakan tata laksana/pengelolaan atau tindakan medis (PORMIKI, 2015). Menurut Permenkes No. 269/MenKes/Per/III/2008 tentang rekam medis, adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah di berikan kepada pasien Rekam medis yang baik adalah rekam medis yang memuat semua informasi yang di butuhkan, baik yang di peroleh dari pasien, pemikiran dokter, pemeriksaan dan tindakan dokter, komunikasi antar tenaga medis / kesehatan (Sampurna DKK, 2005 ). Penelitian yang dilakukan oleh Asmuni (2009) di RSU Dokter Pirngadi Medan menggunakan jenis penelitian survey analitik dengan tipe Explanatory Researche menyatakan bahwa waktu tunggu pasien untuk mendapatkan berkas rekam medis terlalu lama. ruangan yang sudah tidak lagi memadai mengakibatkan penumpukan berkasberkas rekam medis. Petugas kesehatan sulit melakukan pencarian berkas sehingga pelayanan yang di berikan kepada pasien terhambat. METODE PENELITIAN Penelitian ini menggunakan metode penelitian kualitatif dengan pengumpulan data secara in-depth interview (wawancara mendalam). untuk menjelaskan dan menggambarkan penyelenggaraan sistem rekam medis di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Kepulauan Talaud. Lokasi penelitian terletak di instalasi rekam medis Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Kepulauan Talaud. Pelaksanaan penelitian dilakukan dari bulan Oktober- November Informan berjumlah empat orang yaitu Penanggung jawab rekam medis Rumah Sakit, Koordinator Penerimaan Pasien, Koordinator Pengolahan Data Rekam Medis, Koordinator pengumpulan, pelaporan, dan penyajian data. Pengumpulan data berasal dari Data Primer di peroleh dari 2

3 hasil wawancara mendalam dengan memakai panduan wawancara kepada informan yang sudah di tentukan. Data Sekunder Data sekunder di peroleh dari data yang ada di Instalasi rekam medis RSUD Kabupaten Kepulauan Talaud. HASIL DAN PEMBAHASAN Visi dan Misi Rekam Medis RSUD Talaud : A. Visi Menyajikan informasi secara cepat, tepat, akurat. B. Misi 1. Memberikan pelayanan prima bagi penggunan jasa rumah sakit. 2. Mengembangkan pengelolaan data yang meliputi pengolahan, penyajian, dan analisa data. 3. Membantu melengkapi status medical record sesuai standar rekam medis. Karakteristik Informan Informan dalam penelitian yang dilaksanakan di bagian Rekam Medis RSUD Kabupaten Kepulauan Talaud yaitu Informan berjumlah empat orang yaitu Penanggung jawab rekam medis Rumah Sakit, Koordinator Penerimaan Pasien, Koordinator Pengolahan Data Rekam Medis, Koordinator pengumpulan, pelaporan, dan penyajian data. Sistem Penamaan Pasien Rekam Medis Wawancara dan hasil observasi yang dilakukan di bagian Rekam Medis RSUD Kabupaten Kepulauan Talaud di dapatkan bahwa penamaan pasien pada rekam medis dilakukan berdasarkan identitas yang dimiliki pasien berupa KTP/SIM dengan status penamaan lengkap pada lembar observasi. Penamaan ini bertujuan untuk membedakan identitas seorang pasien dengan pasien lainnya agar tidak terjadi kekeliruan dalam pendataan pasien rekam medis. Alur pelaksanaan sistem penamaan pasien rekam medis berdasarkan wawancara di lakukan ketika pasien memberikan tanda pengenal kepada petugas rekam medis. nama pasien di tulis sesuai tanda pengenal yang dimiliki pasien. Petugas akan membuatkan kartu status pasien serta kartu rekam medis. Pelaksanaan sistem penamaan rekam medis di RSUD Kabupaten Kepulauan Talaud sudah sesuai dengan pedoman yang di keluarkan oleh Depkes RI Tahun Contohnya kartu identitas Gaynel Timburas akan di tulis juga sesuai kartu identitas tersebut. Penulisan untuk pasien berkewarganegaraan asing sampai saat ini belum pernah dilakuakan di RSUD kabupaten Kepulauan Talaud. 3

4 Sistem Pemberian Nomor Pasien Wawancara dan observasi yang dilakukan di RSUD Kabupaten Kepulauan Talaud menyatakan sistem pemberian nomor paisen diberikan dengan menggunakan cara menurut penomoran Seri. Pedoman observasi menyatakan bahwa cara Seri dilakukan dengan status Lengkap dalam sistem pemberian nomor pasien. Pemberian nomor cara seri (Serial Numbering System) merupakan salah satu dari tiga sistem pemberian nomor pasien (Admission Patient Number). Alur sistem pemberian nomor rekam medis dilakuakan ketika pasien yang namanya sudah di tuliskan dalam kartu status pasien atau kartu rekam medis. Petugas rekam medis akan memberikan nomor pasien sesuai dengan cara penomoran yang digunakan di rumah sakit. Petugas akan memberikan kartu kuning kepada pasien untuk dibawa ketika pasien kembali berobat. Sistem Penyimpanan Rekam Medis Wawancara dan observasi yang dilakukan di bagian Rekam Medis RSUD Kabupaten Kepulauan Talaud menunjukan cara penyimpanan berkas rekam medis pasien dilakukan secara desentralisasi dengan status lengkap pada pedoman observasi. Desentralisasi merupakan cara penyimpanan berkas rekam medis dengan memisahkan berkas rekamm medis poliklinik dengan berkas rekam medis pasien yang di rawat. penyimpanan berkas rekam medis secara desentralisasi akan mebuat pasien mendapat pelayanan yang cepat juga efisiensi waktu serta beban kerja petugas menjadi lebih ringan. Sistem penyimpanan rekam medis menurut nomor berdasarkan wawancara dan observasi menunjukan sistem yang dipilih di RSUD Kabupaten Kepulauan Talaud menggunakan sistem angka akhir (Terminal Digit Filling System)dengan Ada tidak lengkap pada pedoman observasi. Status ada tidak lengkap dikarenakan dalam sistem penyimpanan berkas menurut nomor dengan sitem akhir hanya dilakukan pada berkas pasien rawat jalan. Pasien rawat inap tidak menerapkan sistem angka akhir, cara penyimpanan berkas rekam medis pasien rawat inap menggunakan map yang dikelompokan berdasarkan warna yang telah di tentukan oleh pihak rumah sakit. Sistem penyimpanan rekam medis menurut nomor berdasarkan sistem angka akhir banyak dipilih karena secara umum lebih mudah, efektif, dan efisien (Depkes 2006). Penyimpanan berkas rekam medis di RSUD kabupaten kepulauan Talaud disimpan dengan aman, Hal ini dikarenakan akses menuju ruang penyimpanan rekam medis hanya bisa 4

5 dilalui dengan satu pintu dan di awasi oleh petugas rekam medis di RSUD Kabupaten Kepulauan Talaud. Sarana peralatan yang digunakan dalam sistem penyimpanan rekam medis di RSUD Kabupaten Kepulauan Talaud adalah Rak dan kotak penyimpanan berdasarkan hasil wawancara. Hasil observasi menunjukan di RSUD kabupaten kepulauan Talaud, selain kotak sortir dan rak penyimpanan terdapat pula computer PC dan ATK. Dalam sarana penyimpanan tidak terdapat LAN System sehingga computer PC tidak dapat digunakan secara optimal. Kegiatan penyimpanan rekam medis belum sesuai dengan buku pedoman penyelenggaraan. Sistem rekam medis. Sistem penyimpanan berkas rekam medis menurut nomor hanya berlaku pada berkas pasien rawat jalan saja, sedangkan berkas pasien rawat inap masih disimpan menurut warna map sebagai berikut : warna hijau untuk berkas bagian interna, warna merah untuk berkas bayi baru lahir, warna kuning untuk berkas pasien anak, warna merah muda untuk berkas bagian kebidanan, dan warna biru untuk berkas bagian bedah. Prosedur penyimpanan rekam medis antara lain : berkas rekam medis yang telah diproses akan disimpan di tempat penyimpanan, akan dilakukan penyortiran, ketepatan penyimpanan ditunjukan melalui arah tracer yang tersimpan, tracer dikeluarkan setelah berkas rekam medis kembali pada posisinya. KESIMPULAN Berdasarkan hasil penelitian, maka dapat disimpulkan bahwa: 1. Sistem penamaan pasien pada Rekam Medis di RSUD Kabupaten Kepulauan Talaud dilakukan berdasarkan identitas yang dimiliki pasien berupa KTP/SIM dan Pelaksanaan sistem penamaan rekam medis di RSUD Kabupaten Kepulauan Talaud sudah sesuai dengan prosedur. 2. Sistem pemberian nomor pasien pada Rekam Medis RSUD Kabupaten Kepulauan Talaud diberikan dengan menggunakan cara Seri (Serial Numbering System). Penyelenggaraan sistem pemberian nomor pasien rekam medis sudah sesuai dengan pedoman penyelenggaraan sistem rekam medis 3. Sistem penyimpanan Rekam Medis di RSUD Kabupaten Kepulauan Talaud dilakukan dengan cara desentralisasi karena berkas pasien rawat inap dan rawat jalan dipisahkan.dan penyimpanan Rekam medis menurut nomor menggunakan sistem angka akhir (Terminal Digit Filling System) 5

6 dalam sistem penyimpanan berkas menurut nomor dengan sitem akhir hanya dilakukan pada berkas pasien rawat jalan, sedangkan Pasien rawat inap tidak menerapkan sistem angka akhir, cara penyimpanan berkas rekam medis pasien rawat inap menggunakan map yang dikelompokan berdasarkan warna yang telah di tentukan oleh pihak rumah sakit. SARAN 1. penyelenggaraan sistem rekam medis di RSUD Kabupaten Kepulauan Talaud sebaiknya menggunakan sistem manual dan komputerisasi Online sehingga dapat menyesuaikan dengan perkembangan teknologi dan pelayanan kepada pasien bisa lebih optimal. Jaringan LAN di rumah sakit juga harus di opimalkan karena akan sangat membantu pegawai rekam medis dalam menyelenggarakan sistem rekam medis di rumah sakit. 2. Sistem penyimpanan rekam medis menurut nomor sebaiknya diberlakukan untuk seluruh berkas rekam medis agar sesuai dengan buku pedoman penyelenggaraan sistem rekam medis dari Departemen Kesehatan RI Tahun DAFTAR PUSTAKA Asmuni, S Pengaruh karakteristik dan kompetensi perekam medis terhadapwaktu tunggu pasien pada pelayanan Rekam Medis Rawat jalan di Rumah Sakit Umum Dr. Pirngadi Medan Tahun Tesis Medan : Universitas Sumatera Utara Medan. (Online) ( eam/ /6650/1/09e pdf).Diakses pada tanggal 24 juni Departemen Kesehatan RI Pedoman penyelenggaraan dan prosedur Rekam Medis. Jakarta: Depkes RI. Lestari, E Sistem Informasi Rekam Medik pada Rumah Sakit Bersalin Graha RAP Tanjung Balai Karimun. php/jsi/index. diakses pada 18 Oktober 2016 pukul WITA. Menteri Kesehatan RI Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia, Nomor 269/MENKES/PER/III/2008, tentang rekam medis. Jakarta : MenKes RI 6

7 Menteri Kesehatan RI Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia, Nomor : 377/Menkes/SK/III/2007, Tentang Standar Profesi Perekam Medis Dan Informasi Kesehatan. Jakarta : Menkes RI Pawito Penelitian Komunikasi Kualitatif. Yogyakarta : LKiS Menteri Kesehatan RI Peraturan Menteri Kesehatan No. 55 Tahun 2013 tentang Penyelenggaraan Pekerjaan Perekam Medis. PORMIKI Pentingnya Rekam Medis. Jakarta: PORMIKI Sampurna, Budi ; Syamsu, Zulhasmar ; Siswaja, Tjetjep Dwidja Bioetik Dan Hukum Kedokteran. Jakarta : Pengantar Bagi Mahasiswa Kedokteran dan Hukum WHO Medical Record Manual: A Guide For Developing Countries. Filipina: WHO. 7